5. Kết cấu của luận văn
3.2.2. Thủ tục kiểm soát
3.2.2.1. Các nguyên tắc cơ bản của kiểm soát trong thiết kế và vận hành các thủ tục kiểm soát tại Công ty CP TDT
Công ty Cổ phần Đầu tư v Ph t triển TDT đ x y dựng được quy chế quản ý t i chính đ c văn bản x c định rõ quyền hạn v tr ch nhiệm v mối iên hệ trong quản ý t i chính giữa công ty với c c xí nghiệp hạch to n phụ thuộc. Qua ph n tích dữ iệu điều tra v nội dung c c quy chế quy định liên quan đến công t c t i chính của doanh nghiệp c thể thấy việc thiết ập các thủ tục iểm so t nội bộ về cơ bản đ tu n thủ c c nguyên tắc: ph n công phân nhiệm; uỷ quyền phê chuẩn v bất iêm nhiệm.
Với nguyên tắc phân công, phân nhiệm
Nguyên tắc ph n công ph n nhiệm được thể hiện thông qua c c quyết định ph n công công việc gắn với quyền hạn v tr ch nhiệm giữa c c th nh viên trong ban điều h nh (bao g m hội đ ng quản trị Ban gi m đốc ), các phòng ban nghiệp vụ v trong mối iên hệ giữa doanh nghiệp với c c đơn vị phụ thuộc c c công ty con c c công ty c vốn góp của công ty mẹ.
Về phân công, phân nhiệm giữa hội đồng quản trị và tổng giám đốc:
Theo quy chế quản ý t i chính đ được doanh nghiệp x y dựng v p dụng hội đ ng quản trị thực hiện chức năng quản ý doanh nghiệp trong phạm vi thẩm quyền của mình c tr ch nhiệm tổ chức thực hiện iểm tra, giám sát các hoạt động t i chính của doanh nghiệp. Hội đ ng quản trị nhận v chịu tr ch nhiệm bảo to n ph t triển vốn của c c cổ đông chịu tr ch nhiệm trước đại hội đ ng cổ đông về ết quả hoạt động inh doanh đảm bảo thực hiện mục
tiêu m đại hội đ ng cổ đông giao cho doanh nghiệp. Hội đ ng quản trị còn c tr ch nhiệm trong ban h nh quy chế nội bộ về quản ý t i chính của doanh nghiệp c c định mức inh tế - ỹ thuật định mức ao động năng suất ao động c c định mức chi phí t i chính v c c định mức h c; c c chỉ tiêu ế hoạch t i chính d i hạn v h ng năm của doanh nghiệp; cử người đại diện phần vốn đầu tư v o c c doanh nghiệp h c. Trong mối quan hệ nội bộ hội đ ng quản trị thực hiện việc iểm tra gi m s t Ban gi m đốc c c đơn vị thành viên trong việc sử dụng bảo to n v ph t triển vốn thực hiện c c nghĩa vụ đối với nh nước c c mục tiêu nh nước giao cho doanh nghiệp theo quy định của ph p uật; thực hiện quy chế gi m s t đ nh gi hiệu quả hoạt động của xí nghiệp th nh viên.
Ban gi m đốc đại diện ph p nh n của doanh nghiệp c quyền điều hành cao nhất trong việc thực hiện c c dự n đầu tư hoạt động inh doanh đ được hội đ ng quản trị thông qua. Ban gi m đốc chịu tr ch nhiệm bảo to n v ph t triển vốn tại doanh nghiệp do hội đ ng quản trị giao; x y dựng đệ trình hội đ ng quản trị quyết định ế hoạch t i chính d i hạn v ế hoạch t i chính h ng th ng quý năm phù hợp với ế hoạch inh doanh; c c định mức inh tế - ỹ thuật định mức ao động định mức chi phí t i chính v chi phí hác phù hợp với điều iện của doanh nghiệp m căn cứ điều h nh hoạt động inh doanh.
Về phân công, phân nhiệm đối với các phòng ban nghiệp vụ: Trưởng phòng nghiệp vụ chịu tr ch nhiệm mọi mặt công t c iên quan đến ĩnh vực m mình quản lý, phó trưởng phòng giúp trưởng phòng những công việc v nhiệm vụ được ph n công c c nh n viên trong phòng thực hiện nhiệm vụ cụ thể theo sự ph n công của trưởng phòng.
Về phân công, phân nhiệm đối với các đơn vị hạch toán phụ thuộc: đơn vị hạch to n phụ thuộc nhà máy trực thuộc công ty c con dấu v t i hoản riêng nhưng hông c tư c ch ph p nh n đầy đủ. Nhà máy phụ
thuộc hông c vốn v t i sản riêng. To n bộ vốn v t i sản tại c c nhà máy phụ thuộc thuộc sở hữu của công ty. Trong sử dụng vốn đơn vị phụ thuộc được quyền chủ động sử dụng vốn v t i sản c c oại vốn quỹ h c được giao để tiến h nh hoạt động inh doanh phù hợp với nhiệm vụ theo nguyên tắc bảo to n v ph t triển vốn; c tr ch nhiệm quản ý v sử dụng c hiệu quả tối ưu hoá ợi nhuận từ c c ngu n vốn đất đai c c ngu n ực h c do công ty mẹ giao; được xem xét tăng hoặc giảm vốn cho phù hợp với nhiệm vụ inh doanh được thay đổi theo quyết định từ công ty mẹ.
Với nguyên tắc uỷ quyền, phê chuẩn
Nguyên tắc n y được thể hiện thông qua qu trình c c c nh n v bộ phận trong một doanh nghiệp thực hiện c c nhiệm vụ v công việc căn cứ v o c c quyết định m nh quản ý c thẩm quyền đưa ra.
Đối với hội đồng quản trị: Hội đ ng quản trị cơ quan c đầy đủ quyền hạn để thực hiện c c quyền nh n danh công ty trừ những thẩm quyền thuộc về đại hội đ ng cổ đông. Thẩm quyền của hội đ ng quản trị thể hiện thông qua quyền quyết định c c vấn đề quan trọng iên quan đến sự t n tại v ph t triển của doanh nghiệp trên cơ sở phù hợp với uật ph p điều ệ hoạt động c c quy chế nội bộ của doanh nghiệp v c c quyết định do đại hội đ ng cổ đông quy định.
Đối với Ban giám đốc : Ban gi m đốc điều h nh công việc inh doanh h ng ng y của Công ty chịu sự gi m s t của hội đ ng quản trị chịu trách nhiệm trước hội đ ng quản trị v trước ph p uật về việc thực hiện c c quyền v nhiệm vụ được giao.
Đối với các nhà máy phụ thuộc: Tại Công ty CP TDT c c quy định về t i chính iên quan đến thẩm quyền của c c đơn vị phụ thuộc được thiết ế tương đối chặt chẽ. Theo c c quy định n y c c đơn vị phụ thuộc được Công ty uỷ quyền quản ý sử dụng to n bộ vốn v t i sản phù hợp với nhiệm vụ sản xuất inh doanh được giao. Trong trường hợp đơn vị phụ thuộc inh
doanh hông hiệu quả hoặc hi Công ty c nhu cầu sử dụng vốn thì Công ty c quyền điều động vốn v t i sản của đơn vị phụ thuộc để phục vụ nhu cầu inh doanh chung. Đối với t i sản cố định nhà máy phụ thuộc phải thực hiện việc trích hấu hao theo đúng chế độ của nh nước quy định v được giữ ại số tiền hấu hao t i sản cố định để đầu tư mua sắm mới t i sản cố định hi được phép của Công ty. Lợi nhuận thực hiện của đơn vị phụ thuộc được hạch to n tập trung tại phòng ế to n công ty.
Với nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Nguyên tắc n y được thể hiện thông qua việc quy định sự c ch y thích hợp về tr ch nhiệm trong c c nghiệp vụ c iên quan nhằm ngăn ngừa c c sai phạm v h nh vi ạm dụng quyền hạn. Trong hoạt động t i chính n i riêng Công ty CP TDT đ vận dụng nguyên tắc n y trong việc phân công công việc v tr ch nhiệm nhằm hạn chế những sai s t v gian ận c thể xảy ra gây mất m t thất tho t t i sản. Công ty đ thực hiện việc t ch biệt giữa chức năng thủ quỹ thủ ho với ế to n ghi sổ giữa người thực hiện nghiệp vụ với người c thẩm quyền phê chuẩn nghiệp vụ. Ví dụ như quy chế chi tiêu nội bộ p dụng cho c c đơn vị phụ thuộc. Quy chế n y quy định tr ch nhiệm v quyền ợi thực hiện quản ý chi tiêu sử dụng t i sản tiền vốn của đơn vị phụ thuộc m theo c c nội dung iểm so t cụ thể iên quan đến nguyên tắc trình tự v nội dung thực hiện c c hoản chi h c nhau như: chi tạm ứng; chi phí cho c n bộ công nh n viên; chi đối ngoại; chi t i sản cố định dụng cụ ao động...
3.2.2.2. Kiểm soát các hoạt động cơ bản trong Công ty CP TDT Về kiểm soát tài sản trong sản xuất gia công
C c t i sản chủ yếu nguyên iệu trực tiếp sản xuất sản phẩm như vải c c oại chỉ cúc ho nh n m c … hoặc theo thoả thuận của hai bên h ch h ng c thể chịu tr ch nhiệm cung cấp một số thiết bị chuyên dụng phù hợp với yêu cầu ỹ thuật sản xuất sản phẩm cho doanh nghiệp. Với ượng t i sản
nhiều về số ượng v ớn về gi trị cần phải c c c thủ tục iểm so t hữu hiệu để giữ gìn v bảo vệ t i sản cho h ch h ng cả về số ượng v chất ượng.
Về kiểm soát quá trình mua hàng
Việc x c định nhu cầu ập ế hoạch mua h ng v phê duyệt trong Công ty thể hiện sự vận dụng nguyên tắc uỷ quyền v phê chuẩn trong thiết ế c c thủ tục iểm so t. Trong quy chế quản ý t i chính của Công ty CP TDT thẩm quyền của nh quản ý được quy định rõ r ng từ úc ập ế hoạch mua đến khi phê duyệt yêu cầu mua. Căn cứ v o ế hoạch hoặc dự trù mua hàng được Ban gi m đốc phê duyệt Phòng Kế to n ên ế hoạch hoặc dự to n c c hoản chi mua sắm theo th ng quý năm. Khi c c bộ phận hoặc c nh n đề xuất mua h ng thực tế phải trình Ban gi m đốc ký duyệt, kèm theo là ế hoạch đ được ập v duyệt trước đ m căn cứ để đối chiếu. Việc ập ế hoạch v đề xuất nhu cầu mua h ng còn thể hiện nguyên tắc phân công phân nhiệm trong iểm so t giúp cho doanh nghiệp tr nh được ng phí trong chi tiêu đảm bảo tính hợp ý của ế hoạch v yêu cầu mua h ng. Tại Công ty CP TDT hi mua h ng phải c thủ tục x c nhận về nhu cầu mua h ng của trưởng bộ phận c nhu cầu kèm theo báo cáo x c nhận số ượng h ng còn t n của bộ phận c chức năng quản ý oại h ng ho đ . Thủ tục iểm so t qu trình hợp t c inh doanh với nhà cung ứng được thiết ế v vận h nh với mục đích duy trì mối quan hệ bền chặt giữa doanh nghiệp với nhà cung ứng theo nguyên tắc đảm bảo quyền v ợi ích của hai bên. C c nh cung ứng được ựa chọn được theo dõi theo danh s ch riêng thường với tên gọi “Danh s ch c c nh cung cấp được phê duyệt”. Danh s ch n y thể hiện thông tin chi tiết về tên từng nh cung cấp số điện thoại v địa chỉ iên hệ chủng oại h ng ho v dịch vụ cung ứng ết quả đ nh giá xếp hạng người phê duyệt thời gian phê duyệt.
Nhờ c Danh s ch n y việc cung ứng mới thể hiện cơ sở đảm bảo mục tiêu về chất ượng số ượng thời gian v gi cả cung ứng theo những tiêu chuẩn m nh quản ý của doanh nghiệp ỳ vọng.
Việc theo dõi và thực hiện thanh to n với nh cung cấp được thực hiện để đảm bảo tính chuẩn x c đúng đắn về thông tin của c c hoản nợ phải trả v nghĩa vụ phải thanh to n cho nh cung cấp. Tr ch nhiệm n y thuộc về bộ phận ế to n của đơn vị thông qua việc theo dõi chi tiết đến từng nh cung cấp trên T i hoản Phải trả nh cung cấp (T i hoản 331) theo từng hợp đ ng từng oại h ng ho dịch vụ được cung ứng theo số nợ phương thức v thời hạn thanh to n. Tính hợp ệ của c c hoản phải trả được minh chứng bởi c c chứng từ đầy đủ hợp ph p thể hiện nghĩa vụ m doanh nghiệp phải thanh to n cho nh cung ứng c c hoản phải trả n y. Kiểm so t của nh quản ý thể hiện ở thẩm quyền duyệt chi hi thực hiện thanh to n với nh cung cấp (bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ng n h ng).
Về kiểm soát chi phí sản xuất
Quá trình sản xuất sản phẩm may ph t sinh ba hoản mục chi phí: chi phí nguyên vật iệu trực tiếp chi phí nh n công trực tiếp v chi phí sản xuất chung. Nội dung iểm so t chi phí sản xuất của Công ty Cổ phần TDT được thể hiện theo trình tự bao g m: dự to n chi phí sản xuất; ế to n chi phí sản xuất v tính gi th nh sản phẩm;
+ Dự toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm
Thông qua điều tra cho thấy Công ty rất coi trọng việc ước tính gi th nh sản phẩm gia công m cơ sở ra quyết định inh doanh v đ nh gi hiệu quả hoạt động sản xuất. Việc ập dự to n được thực hiện b n thủ công, chưa c phần mềm riêng để dự to n chi phí sản xuất v gi th nh sản phẩm.
Các bảng tính trong Exce được sử dụng nhiều nhất để tính to n gi th nh ước tính theo định mức tiêu hao nguyên vật iệu v thời gian gia công đối với từng chi tiết của sản phẩm.
Với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Việc ước tính oại chi phí n y hông được thực hiện vì nguyên vật iệu chủ yếu do h ch h ng cung cấp v chịu tr ch nhiệm thanh to n. Định mức tiêu hao nguyên vật iệu trực tiếp
(bao g m nguyên vật iệu chính vải v c c vật iệu phụ: chỉ cúc ho nh n m c …) được x y dựng dựa theo thông số của sản phẩm mẫu.
Với chi phí nhân công trực tiếp: Trong Công ty CP TDT oại chi phí n y chiếm tỷ trọng đ ng ể ớn hơn 50%. Qua quan s t v phỏng vấn c c nh n viên phụ tr ch bộ phận ế to n của Công ty CP TDT cho thấy mức độ phức tạp của sản phẩm mẫu cơ sở để x c định số ượng c c chi tiết tiểu t c hoặc công đoạn sản xuất sản phẩm từ đ ên định mức về gi nh n công trực tiếp phải trả cho người ao động đ ng thời cơ sở dự iến (hoặc ên ế hoạch) bố trí c c thiết bị sản xuất cần thiết cho sản xuất đơn h ng. C c chi tiết (hoặc tiểu tiết) may h c đơn gi cao hơn nên huyến hích người ao động n ng cao tay nghề. Nếu việc thống ê sản ượng theo từng ao động chính x c ương của người ao động sẽ được tính to n chính x c theo hình thức trả ương theo sản phẩm.
Trong Công ty CP TDT, chi phí sản xuất chung bao g m: chi phí nguyên vật iệu dùng chung tại ph n xưởng như dầu m y mỡ .. chi phí công cụ dụng cụ chi phí nh n viên ph n xưởng ( ương cho quản đốc phân xưởng nh n viên ỹ thuật tại ph n xưởng …) chi phí hấu hao t i sản cố định dùng cho sản xuất chi phí dịch vụ mua ngo i như tiền điện nước than chi phí giặt thêu in sản phẩm .. v c c chi phí bằng tiền h c cho sản xuất.
Về bản chất chi phí sản xuất chung oại chi phí hỗn hợp bao g m cả chi phí cố định v chi phí biến đổi. C c chi phí biến đổi trong doanh nghiệp may thường c c chi phí giặt thêu in .. ( ể cả tự m hoặc thuê ngo i). Ước tính các chi phí n y dựa trên cơ sở số ượng sản phẩm sản xuất với đơn gi định mức thêu giặt hoặc in … T i sản cố định phục vụ sản xuất trong doanh nghiệp may thường nh xưởng hệ thống m y may công nghiệp c c m y chuyên dụng hệ thống ò hơi hệ thống m m t nh xưởng … Nhìn chung, c c t i sản n y được trích hấu hao theo phương ph p đường thẳng với hoảng thời gian trung bình từ năm đến bảy năm.
Kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm
Đối tượng hạch to n chi phí sản xuất v tính gi th nh sản phẩm trong doanh nghiệp thường theo từng đơn h ng gia công trong đ c c chi phí như nguyên vật iệu v nh n công c thể theo dõi v tập hợp trực tiếp theo từng đơn h ng cụ thể còn chi phí sản xuất chung cần phải ph n bổ theo tiêu thức ựa chọn thích hợp. Xuất ph t từ đặc điểm n y T i hoản 621 “Chi phí nh n công trực tiếp” T i hoản 622 “Chi phí nguyên vật iệu trực tiếp” được mở chi tiết theo từng đơn h ng hoặc m h ng còn T i hoản 627 “Chi phí sản xuất chung” được mở chi tiết đến từng yếu tố chi phí nhằm tập hợp chi phí ph t sinh chung trong phạm vi to n ph n xưởng sau đ được ph n bổ cho từng đối tượng chịu chi phí. Căn cứ để hạch to n chi phí nguyên vật iệu trực tiếp c c chứng từ: phiếu xuất kho nguyên phụ iệu để sản xuất sản phẩm bảng tổng hợp nhập xuất t n theo từng oại nguyên vật iệu b o c o nguyên vật iệu tiêu hao thực tế … Chi phí nh n công trực tiếp được hạch to n dựa trên cơ sở bảng chấm công phiếu x c nhận sản phẩm ho n th nh biên bản iểm nghiệm chất ượng sản phẩm nhập ho bảng thanh to n tiền ương v c c hoản trích theo ương của ao động trực tiếp sản xuất sản phẩm …Cuối cùng căn cứ v o c c chứng từ iên quan ế to n thực hiện tập hợp v ph n bổ chi phí sản xuất chung trong phạm vi to n ph n xưởng theo từng m h ng hoặc đơn h ng để tính gi th nh sản phẩm.
Về kiểm soát chi phí thiệt hại trong sản xuất do sản phẩm không phù hợp Kiểm so t sản phẩm hông phù hợp được coi một trong những nội dung iểm so t quan trọng nhất đòi hỏi nh quản ý doanh nghiệp may phải quan tâm, chú ý. Kiểm so t sản phẩm hông phù hợp về thực chất thuộc ĩnh vực ỹ thuật nhưng c t c động trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp ể cả ở chỉ tiêu chi phí v thu nhập. Trong sản xuất hi sản phẩm bị sai hỏng doanh nghiệp phải tiêu tốn c c chi phí để hắc phục sửa chữa.
Trong b n h ng doanh thu của doanh nghiệp bị sụt giảm do tiêu thụ chậm hoặc hông tiêu thụ được vì sản phẩm hông đ p ứng được nhu cầu v sự
mong đợi từ phía h ch h ng đ ng thời g y ứ đọng vốn do ượng h ng t n cao. Chi phí tăng ên doanh thu giảm xuống hiến ợi nhuận của doanh nghiệp ảnh hưởng đ ng ể theo chiều hướng tiêu cực.
Việc iểm tra sản phẩm hông phù hợp được thực hiện theo từng công đoạn sản xuất. Nếu sản phẩm hông đạt thì yêu cầu tổ sản xuất sửa chữa hoặc m ại nếu c thể sửa chữa. Trong trường hợp hông thể sửa chữa hoặc chi phí sửa chữa qu tốn ém phải đi đến quyết định hạ cấp hoặc oại bỏ.
Trách nhiệm chính v chủ yếu trong iểm so t sản phẩm hông phù hợp thuộc về bộ phận KCS của doanh nghiệp. Bộ phận n y c t c dụng ph t hiện nhanh ch ng ịp thời c c ỗi hông đạt yêu cầu của sản phẩm v b o c o cho nh quản ý để c định hướng giải quyết nhằm hạn chế tối thiểu những thiết hại m doanh nghiệp phải g nh chịu hi hông đ p ứng được yêu cầu về chất ượng từ phía h ch h ng. Tuy nhiên qua điều tra cho thấy c sự qu tải về công việc đối với nh n viên KCS do ực ượng lao động n y qu mỏng. Tại công ty đang vận dụng cứ 20 công nh n trực tiếp sản xuất thì c 1 nh n viên KCS hoặc cao hơn thế. Sản phẩm hỏng trong doanh nghiệp xuất ph t từ nhiều ý do h c nhau ể cả ý do chủ quan v h ch quan c thể hắc phục được hoặc hông thể hắc phục được.