TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của đề tài
Trong bối cảnh toàn cầu hóa, việc hội nhập kinh tế quốc tế đã tạo ra nhiều cơ hội cho hoạt động xuất nhập khẩu, đặc biệt là trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa Ngành giao nhận vận tải biển ở Việt Nam đóng vai trò quan trọng trong chuỗi dịch vụ logistics, với khối lượng hàng hóa vận chuyển đạt 77,82 triệu tấn trong 9 tháng đầu năm 2022, tăng 27,5% so với năm trước Mặc dù có tiềm năng phát triển lớn, vận tải biển cũng đối mặt với nhiều rủi ro, yêu cầu doanh nghiệp phải có biện pháp quản trị rủi ro hiệu quả để đảm bảo tiến độ và tiết kiệm chi phí Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam chuyên cung cấp dịch vụ logistics cho hàng y tế, mỹ phẩm và thực phẩm chức năng, nhưng vẫn gặp khó khăn trong việc quản trị rủi ro, dẫn đến hiệu quả chưa cao Vì vậy, việc nâng cao quản trị rủi ro trong hoạt động giao nhận hàng hóa là cần thiết để cải thiện hiệu quả kinh doanh của công ty.
Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam là đề tài khóa luận tốt nghiệp của tôi, trong đó tôi thực hiện nghiên cứu với vai trò người giao nhận.
Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Nghiên cứu về quản trị hoạt động giao nhận hàng hóa đang thu hút sự chú ý lớn trong bối cảnh nền kinh tế toàn cầu ngày càng hội nhập sâu rộng và sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp giao nhận ngày càng gay gắt Nhiều đề tài nghiên cứu đã được thực hiện nhằm phân tích và cải thiện hiệu quả trong lĩnh vực này.
Cao Tuyết Nhi (2021) đã nghiên cứu về quản trị rủi ro trong quy trình nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty cổ phần Cảng Hải Phòng – Chi nhánh Cảng Chùa Vẽ, xác định và phân tích 8 rủi ro chính trong nhận hàng nhập khẩu Tác giả nhấn mạnh những thành công trong quản trị rủi ro của công ty, đặc biệt là việc tuyển chọn và đào tạo nhân viên để nâng cao khả năng phân tích và đo lường rủi ro, từ đó giảm thiểu số lượng rủi ro xảy ra Tuy nhiên, nghiên cứu cũng chỉ ra một số hạn chế như thiếu đầu tư đồng bộ giữa các bộ phận, dẫn đến hoạt động kiểm soát rủi ro chưa linh hoạt Đề tài chỉ tập trung vào Chi nhánh Cảng Chùa Vẽ, do đó không thể đánh giá toàn diện công tác quản trị rủi ro của Công ty.
Nguyễn Thị Thêm (2021) trong khóa luận tốt nghiệp tại Đại học Thương Mại đã nghiên cứu về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu qua vận tải biển của Công ty TNHH giải pháp công nghệ An Việt Nghiên cứu chỉ ra sáu rủi ro phổ biến trong hoạt động này và nhấn mạnh những thành công trong quản trị rủi ro, bao gồm việc liệt kê các rủi ro thường gặp, chuẩn bị kế hoạch khảo sát thị trường và đối tác, cũng như tuyển chọn nhân viên có kinh nghiệm.
Bài nghiên cứu tập trung vào việc quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu qua đường biển từ góc độ của nhà nhập khẩu, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xây dựng mối quan hệ làm ăn bền vững với các đối tác Mặc dù có sự chú trọng đến công tác quản trị rủi ro, nghiên cứu không đi sâu vào các hoạt động quản trị rủi ro của doanh nghiệp giao nhận.
Nghiên cứu của Nguyễn Khắc Anh (2021) tại Trường Đại học Quốc gia Hà Nội đã phân tích một cách toàn diện về quản trị rủi ro trong quy trình thủ tục hàng hóa nhập khẩu tại Cục Hải quan thành phố Hà Nội Nghiên cứu không chỉ làm rõ cơ sở lý luận mà còn khảo sát thực trạng, đánh giá các khó khăn và vướng mắc trong quản trị rủi ro, từ đó xác định các nguy cơ tiềm ẩn và nguyên nhân gây ra rủi ro trong quy trình hải quan Tuy nhiên, nghiên cứu còn hạn chế khi chỉ tập trung vào hoạt động hải quan và giới hạn trong quy trình tại Cục Hải quan thành phố Hà Nội.
Nguyễn Thị Quỳnh Anh (2022) trong khóa luận tốt nghiệp tại Đại học Thương Mại đã nghiên cứu về quản trị rủi ro trong quá trình nhận hàng thiết bị y tế bằng đường biển của Tổng công ty Thiết bị y tế Việt Nam - CTCP Đề tài nổi bật với việc nhận dạng và phân tích nguyên nhân của các rủi ro theo 9 bước trong quy trình nhận hàng nhập khẩu Bài viết cung cấp các ví dụ cụ thể để làm rõ nguyên nhân và tổn thất mà công ty đã gặp phải Qua phân tích, tác giả chỉ ra rằng công ty đã đạt được thành công trong quản trị nhận hàng, bao gồm việc xây dựng bảng liệt kê rủi ro, tuyển chọn và đào tạo nhân viên có kinh nghiệm và kỹ năng xử lý vấn đề Tuy nhiên, nghiên cứu chỉ ra rằng công ty vẫn còn những thách thức trong vai trò nhà nhập khẩu trong quản trị rủi ro.
4 ro quy trình nhập khẩu bằng đường biển và chỉ tìm hiểu về mặt hàng y tế - mặt hàng kinh doanh chính của Công ty
Lê Thị Thùy Linh (2022) trong khóa luận tốt nghiệp tại Đại học Thương Mại đã nghiên cứu về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH vận tải Bách Việt Đề tài đã xác định và phân tích rủi ro theo 9 bước trong quy trình giao hàng, đồng thời đưa ra các biện pháp kiểm soát rủi ro, trong đó né tránh và chấp nhận rủi ro là hai phương pháp phổ biến nhất Mặc dù Bách Việt là một công ty lớn trong lĩnh vực giao nhận, nhưng vẫn thiếu bộ phận chuyên môn cho quản trị rủi ro trong nhận hàng nhập khẩu, cho thấy công ty nhận thức được tầm quan trọng của quản trị rủi ro nhưng chưa đầu tư đúng mức vào hoạt động này.
Mặc dù các nghiên cứu trước đây đã khái quát và phân tích các rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, nhưng vẫn còn nhiều hạn chế về phạm vi và nội dung, đồng thời chưa đề xuất giải pháp hiệu quả cho doanh nghiệp Nhận thấy khoảng trống trong các nghiên cứu trước và qua quá trình thực tập tại Công ty cổ phần ASC TRANS Việt Nam, tôi đã quyết định chọn đề tài quản trị rủi ro để phân tích hoạt động quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty.
Mục đích nghiên cứu
Mục tiêu của nghiên cứu là phân tích và đánh giá thực trạng quản trị rủi ro trong hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam Nghiên cứu sẽ đưa ra giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu, từ đó giúp công ty xây dựng uy tín vững chắc hơn trên thị trường dịch vụ giao nhận.
1.3.2 Mục đích cụ thể Để đạt được mục đích nghiên cứu chung như trên, đề tài nhắm đến những mục đích cụ thể như sau:
Hệ thống lý luận về quản trị nguy cơ, rủi ro và tổn thất là rất quan trọng trong lĩnh vực giao nhận vận tải Các khái niệm này liên quan mật thiết đến quy trình xuất khẩu qua đường biển, giúp đảm bảo an toàn và hiệu quả trong việc vận chuyển hàng hóa Việc nắm vững những lý thuyết này sẽ hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc quản lý và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động xuất khẩu.
Phân tích và đánh giá thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam trong giai đoạn 2020 cho thấy sự cần thiết phải cải thiện quy trình này Các yếu tố rủi ro như thời gian giao hàng, chất lượng hàng hóa và chi phí phát sinh cần được quản lý chặt chẽ Việc áp dụng các biện pháp quản lý rủi ro hiệu quả sẽ giúp công ty nâng cao hiệu suất hoạt động và giảm thiểu thiệt hại Đồng thời, cần tăng cường đào tạo nhân viên về nhận diện và xử lý rủi ro trong quy trình nhập khẩu để đảm bảo an toàn và hiệu quả.
Để khắc phục các hạn chế trong hoạt động quản trị rủi ro đối với quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam, cần đề xuất một số giải pháp như tăng cường đào tạo nhân viên về quản lý rủi ro, áp dụng công nghệ thông tin để theo dõi và quản lý lô hàng, cũng như thiết lập các quy trình kiểm tra và đánh giá rủi ro định kỳ Bên cạnh đó, việc hợp tác chặt chẽ với các đối tác logistics và các cơ quan chức năng cũng là yếu tố quan trọng để giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Những rủi ro trong quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển của Công ty
Cổ phần ASC TRANS Việt Nam
Nghiên cứu này tập trung vào hoạt động quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam Bài viết sẽ phân tích thực trạng quản trị rủi ro tại công ty trong một khoảng thời gian nhất định, nhằm đưa ra những nhận định và giải pháp cải thiện hiệu quả quản lý rủi ro trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
Cổ phần ASC TRANS Việt Nam trong giai đoạn từ 2020 – 2023 Từ đó đưa ra định hướng và giải pháp cho giai đoạn 2024-2029.
Phương pháp nghiên cứu
1.5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp và thông tin do Bộ phận cung cấp, nhằm thống kê và phân tích hiệu quả hoạt động.
Kế toán công ty là phương pháp chủ yếu được áp dụng để đánh giá và phân tích thực trạng hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam trong giai đoạn 2020-2023.
Trong nghiên cứu, dữ liệu sơ cấp được thu thập từ nhân viên và quản lý của công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam thông qua hai hình thức kết hợp.
Phiếu điều tra được sử dụng để đánh giá mức độ nhận diện các nguy cơ, rủi ro và tổn thất trong quy trình nhận hàng nhập khẩu của doanh nghiệp Đối tượng khảo sát là các nhân viên từ bộ phận liên quan.
6 phận kinh doanh, chứng từ, Khai báo hải quan, nhân viên hiện trường trực tiếp tham gia vào quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Phương pháp phỏng vấn sẽ được thực hiện với các quản lý và nhân viên của Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam, những người trực tiếp tham gia vào quy trình nhận hàng tại các cảng như Hải Phòng và Cát Lái Mục tiêu là tìm hiểu cách thức tiếp nhận hàng hóa và quản trị rủi ro trong quy trình nhập khẩu Bên cạnh đó, phương pháp xử lý và phân tích dữ liệu sẽ được áp dụng để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc thu thập thông tin.
Phương pháp tổng hợp và thống kê được thực hiện bằng cách sử dụng Excel để phân tích các chỉ tiêu kết quả kinh doanh Qua đó, chúng tôi đánh giá hiệu quả các hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển mà Công ty thực hiện trong ba năm từ 2020 đến 2023.
Phương pháp phân tích được thực hiện bằng cách xem xét các thông tin và số liệu từ tài liệu nội bộ của Công ty, nhằm nghiên cứu mối quan hệ đáng tin cậy giữa các dữ liệu thống kê Qua đó, chúng tôi đánh giá thực trạng hoạt động quản trị rủi ro của Công ty.
Phương pháp so sánh là một kỹ thuật hiệu quả để phân tích hoạt động kinh doanh trong ba năm qua Bằng cách lập bảng biểu thống kê và sơ đồ hình vẽ, chúng ta có thể dễ dàng nhận diện sự khác biệt và tăng trưởng về doanh thu cũng như lợi nhuận qua từng năm Việc này không chỉ giúp đánh giá hiệu suất kinh doanh mà còn cung cấp cái nhìn rõ ràng về xu hướng phát triển trong tương lai.
Phương pháp logic được sử dụng để tổng hợp và đánh giá tình hình hoạt động cũng như thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty.
1.6 Kết cấu của khóa luận
Nội dung khóa luận tốt nghiệp gồm 4 chương:
Chương 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam
Chương 3: Thực trạng về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam
Chương 4: Đề xuất giải pháp hoàn thiện quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUÁ TRÌNH NHẬN HÀNG THIẾT BỊ Y TẾ NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
Một số khái niệm cơ bản
2.1.1 Khái niệm về nguy cơ, rủi ro, tổn thất
2.1.1.1 Khái niệm về nguy cơ
Nguy cơ được định nghĩa là một nguồn, tình huống hoặc hành động có khả năng gây ra tổn hại cho con người, bao gồm tổn thương, tác hại sức khỏe hoặc cả hai (Theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 7301-1:2008).
Nguy cơ được định nghĩa là sự kết hợp giữa khả năng xảy ra của một sự kiện và những hậu quả tiêu cực mà sự kiện đó có thể gây ra.
2.1.1.2 Khái niệm về rủi ro
Rủi ro là những sự kiện bất ngờ có thể gây thiệt hại cho hoạt động của con người Mặc dù rủi ro là khách quan, con người có khả năng kiểm soát chúng ở nhiều mức độ khác nhau Điều này cho phép áp dụng các biện pháp nhằm hạn chế tối đa tổn thất do rủi ro gây ra.
Qua khái niệm, ta có thể thấy:
Bản chất rủi ro bao gồm hai yếu tố chính: đầu tiên, rủi ro là sự biến động bất ngờ xảy ra; thứ hai, rủi ro liên quan đến những biến cố có thể gây ra tổn thất, mất mát, hoặc nguy hiểm với nhiều mức độ nghiêm trọng khác nhau.
Rủi ro có thể được phân loại từ nhiều góc độ khác nhau, bao gồm phân loại theo nguồn gốc, môi trường tác động và đối tượng chịu ảnh hưởng Mỗi cách phân loại này giúp chúng ta hiểu rõ hơn về bản chất và tác động của rủi ro trong các tình huống cụ thể.
Một sự kiện được xem là rủi ro khi nó đáp ứng ba điều kiện: đó là một sự kiện bất ngờ đã xảy ra, gây ra tổn thất và là điều ngoài mong đợi Mục tiêu chính của việc nghiên cứu rủi ro là giảm thiểu thiệt hại và tổn thất cho các bên liên quan.
2.1.1.3 Khái niệm về tổn thất
Tổn thất được định nghĩa là những thiệt hại và mất mát liên quan đến tài sản, cơ hội, con người, tinh thần, sức khỏe và sự nghiệp, phát sinh từ các rủi ro khác nhau (PGS.TS Doãn Kế Bôn, 2009:336).
Tổn thất trong thương mại quốc tế thường được phân loại thành hai loại: hữu hình và vô hình Tổn thất hữu hình bao gồm tài sản, con người và sức khỏe, trong khi tổn thất vô hình liên quan đến tinh thần và đe dọa sự nghiệp Tuy nhiên, trong bối cảnh thương mại quốc tế, chủ yếu chỉ có tổn thất hữu hình được nhắc đến.
Rủi ro và tổn thất là hai khái niệm quan trọng liên quan đến các sự kiện không may Rủi ro phản ánh nguyên nhân của sự cố, trong khi tổn thất thể hiện hậu quả, bao gồm mức độ thiệt hại và mất mát về cả vật chất lẫn tinh thần.
2.1.2 Khái niệm quản trị rủi ro
Quản trị rủi ro là quá trình xác định và phân tích các rủi ro, bao gồm việc đo lường và đánh giá chúng Điều này cũng bao gồm việc xây dựng và thực hiện các kế hoạch kiểm soát và tài trợ nhằm khắc phục những hậu quả do rủi ro gây ra.
Mục tiêu của quản trị rủi ro là tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực bằng cách giảm thiểu thiệt hại do rủi ro gây ra, đồng thời khai thác cơ hội từ rủi ro để giảm nhẹ hậu quả của chúng.
Quản trị rủi ro trong tác nghiệp thương mại quốc tế là một hệ thống nghiệp vụ quan trọng, giúp nhận diện, đánh giá và ứng phó với các nguyên nhân cũng như hậu quả của rủi ro trong quá trình thực hiện các giao dịch thương mại quốc tế Theo PGS.TS Doãn Kế Bôn (2009:375), việc quản lý rủi ro này không chỉ đảm bảo an toàn cho các hoạt động thương mại mà còn nâng cao hiệu quả và bền vững trong môi trường kinh doanh toàn cầu.
Quản trị rủi ro trong kinh doanh dịch vụ vận tải quốc tế là quá trình khoa học và hệ thống nhằm nhận diện, kiểm soát và giảm thiểu tổn thất liên quan đến các hoạt động như lưu kho, vận chuyển, mua bảo hiểm, làm thủ tục hải quan và cung cấp dịch vụ tư vấn cho hàng hóa thương mại quốc tế.
2.1.3 Khái niệm nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
2.1.3.1 Khái niệm dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hoá
Theo quy tắc mẫu của Hiệp Hội Giao Nhận Quốc Tế (FIATA), dịch vụ giao nhận bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến vận chuyển hàng hóa, như gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói và phân phối Ngoài ra, dịch vụ này cũng bao gồm các hoạt động tư vấn liên quan, như hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán và thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.
Dịch vụ giao nhận vận tải là tập hợp các công việc liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa, trong đó người làm dịch vụ nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, thực hiện thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, người vận tải hoặc dịch vụ giao nhận khác Người giao nhận có thể thực hiện dịch vụ trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê bên thứ ba.
2.1.3.2 Khái niệm nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Một số lý thuyết về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
2.2.1 Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Dưới đây là quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển dưới vai trò của một công ty giao nhận (FWD):
➢ Bước 1: Xin giấy phép nhập khẩu (Nếu có)
Tùy thuộc vào loại mặt hàng và mã HS code, doanh nghiệp cần đăng ký giấy phép nhập khẩu theo quy định của Nhà nước Do tính chất phức tạp của các giấy phép này, nhiều doanh nghiệp chọn thuê công ty giao nhận (FWD) để thực hiện thủ tục xin giấy phép trước khi tiến hành các thủ tục nhập khẩu khác.
➢ Bước 2: Nhận thông tin vận chuyển từ khách hàng
Khách hàng cần cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng, bao gồm điều kiện giao hàng (Incoterm), loại hàng, kích thước, trọng lượng, cảng đi (POL) và cảng dỡ hàng (POD) Các công ty FWD phải xác định xem hàng hóa có phải là mặt hàng có pin hoặc hàng chất lỏng hay không, để xin MSDS và Giấy chứng nhận Vận chuyển An toàn trước khi gửi thông tin cho hãng tàu xác nhận.
➢ Bước 3: Thực hiện kiểm tra giá và lịch tàu dự kiến
Sau khi thu thập đầy đủ thông tin về hàng hóa, các công ty FWD sẽ hợp tác với các coloader hoặc hãng tàu để yêu cầu báo giá cước và lịch trình tàu dự kiến Đồng thời, họ sẽ thống nhất phương án vận chuyển phù hợp với yêu cầu của khách hàng.
➢ Bước 4: Nhận và kiểm tra chứng từ
Trước khi xác nhận lịch tàu vận chuyển, khách hàng cần gửi bộ chứng từ nhập khẩu như Invoice, Packing List, và GPNK để kiểm tra thông tin Điều này giúp tránh tình trạng thông tin không khớp với giấy phép nhập khẩu hoặc thiếu sót thông tin.
➢ Bước 5: Đặt tàu và xác nhận thông tin vận đơn
Sau khi xác nhận tính hợp lệ của các chứng từ từ khách hàng, công ty FWD sẽ tiến hành đặt lịch tàu theo thông tin đã thông báo Đồng thời, cần kiểm tra thông tin trên MBL và HBL nháp, cũng như xác nhận thông tin trên HBL với khách hàng trước khi phát hành vận đơn chính thức.
➢ Bước 6: Theo dõi tình hình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển
Sau khi xác nhận thông tin lô hàng với đại lý vận chuyển, công ty FWD sẽ giám sát và theo dõi toàn bộ quá trình nhận hàng, thông quan đầu xuất, lịch trình, và tình hình tàu chạy từ đại lý nước ngoài Thông qua việc trao đổi qua email, FWD liên tục cập nhật thông tin cho khách hàng.
➢ Bước 7: Hoàn thiện bộ chứng từ nhận hàng nhập khẩu
Trước ngày tàu cập ít nhất 1 ngày, công ty FWD sẽ nhận được A/N, giấy thông báo hàng đến chi tiết từ hãng tàu hoặc đại lý giao nhận A/N sẽ chứa thông tin tương tự như trên Bill, kèm theo các phụ phí tại cảng nhập (local charges) Sau khi nhận A/N, công ty FWD cần tổng hợp bộ chứng từ liên quan để tiến hành thủ tục hải quan.
➢ Bước 8: Khai báo hải quan
Nhân viên chứng từ sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử để lập tờ khai hải quan dựa trên thông tin từ các chứng từ khách hàng cung cấp Cần đặc biệt lưu ý các thông tin không thể sửa đổi trên tờ khai, bao gồm: tên người xuất khẩu, địa chỉ, mã cơ quan hải quan, mã loại hình, số cân, số kiện, số vận đơn, tên hàng, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng và mã HS hàng hóa.
Khi tờ khai hải quan được gửi thành công, hệ thống sẽ thông báo số tiếp nhận, số tờ khai và phân luồng hàng hóa Sau khi hoàn tất quá trình khai hải quan điện tử, bạn sẽ nhận được tờ khai hải quan hàng nhập, trong đó thể hiện rõ phân luồng hàng hóa theo 3 loại: luồng xanh, vàng, đỏ theo quy định tại Thông tư 38/2015/TT-BTC, cùng với thông tin về số thuế cần nộp.
➢ Bước 9: Làm thủ tục thông quan và lấy hàng tại điểm quy định
Sau khi hoàn tất khai báo hải quan, nếu hàng hóa thuộc luồng vàng hoặc đỏ, công ty FWD cần chuẩn bị bộ hồ sơ gốc để trình cho hải quan kiểm tra Sau khi xác nhận tính hợp lệ của giấy tờ, nếu cần thiết, FWD sẽ liên lạc với hải quan để thực hiện thủ tục kiểm hóa.
Sau khi hoàn tất kiểm hoá, Hải quan sẽ phê duyệt tờ khai nhập khẩu, cho phép công ty FWD xuống kho lấy hàng Trước khi nhận hàng, cần ký xác nhận với nhân viên kho và bộ phận hiện trường sẽ kiểm tra hàng hóa, đồng thời chụp ảnh để ghi lại tình trạng hàng.
➢ Bước 10: Hoàn tất các thủ tục nhập hàng
Sau khi thông quan, một số thủ tục kiểm tra chất lượng hàng hóa sẽ được hoàn tất Tại giai đoạn này, hàng hóa đã được chuyển về kho của khách hàng, và chỉ cần có giấy kiểm tra để có thể tiến hành mua bán bình thường.
Với hàng container, sau khi hoàn tất thủ tục giao hàng, công ty FWD cần mang container rỗng về làm các thủ tục trả container cho hãng tàu
➢ Bước 11: Thanh toán và trả chứng từ gốc cho khách
Sau khi hàng hóa được lưu kho an toàn, bộ phận kế toán sẽ tổng hợp chi phí toàn bộ lô hàng và gửi hóa đơn thông báo thanh toán cho khách hàng Khi khách hàng đã hoàn tất thanh toán, kế toán sẽ gửi chứng từ gốc qua dịch vụ chuyển phát nhanh, hoàn tất quy trình giao nhận hàng nhập khẩu.
2.2.2 Nội dung hoạt động quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
2.2.2.1 Khái niệm về quản trị rủi ro trong quá trình nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển
Quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là hệ thống nghiệp vụ giúp nhận diện, phân tích và đánh giá các nguyên nhân cũng như hậu quả của rủi ro Mục tiêu là đối phó hiệu quả với những rủi ro này, từ đó đưa ra các biện pháp nhằm giảm thiểu tối đa tổn thất do rủi ro gây ra.
Nhận dạng rủi ro là một quá trình liên tục và có hệ thống nhằm xác định các rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động kinh doanh Để thực hiện việc này, cần xác định nguồn gốc, đối tượng và tổn thất do rủi ro gây ra, giúp phân tích và đo lường một cách chính xác Các công ty FWD có thể gặp phải nhiều rủi ro trong quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, do đó việc nhận diện các rủi ro này là rất quan trọng.
➢ Bước 1: Xin giấy phép nhập khẩu (Nếu có)
THỰC TRẠNG VỀ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ASC TRANS VIỆT NAM
Khái quát tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần ASC
3.1.1 Khái quát về Công ty cổ phần ASC TRANS Việt Nam
Công ty Cổ phần ASC Trans Việt Nam là một trong những doanh nghiệp tư nhân hàng đầu trong lĩnh vực vận tải tại Việt Nam, chuyên cung cấp dịch vụ logistics, vận tải biển, vận tải hàng không và thủ tục hải quan cho các mặt hàng thiết bị y tế, thực phẩm chức năng và mỹ phẩm.
Hình 3.1: Logo Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam
Với phương châm "Hiệu quả lan tỏa niềm tin", ASC Trans không ngừng cải tiến và nâng cao chất lượng dịch vụ để trở thành đối tác đáng tin cậy cho khách hàng toàn cầu Chúng tôi cung cấp dịch vụ với giá cạnh tranh và liên tục đổi mới sản phẩm dịch vụ ASC Trans tự hào là một trong hơn 3600 thành viên của Hiệp Hội Logistics toàn cầu JCtrans.
Hiệp hội Logistics hàng đầu đã phát triển thành một công ty giao nhận quốc tế uy tín, với 1.807 khách hàng mới sử dụng dịch vụ tính đến ngày 1/02/2023.
Công ty Cổ phần ASC TRANS Việt Nam sở hữu đội ngũ lãnh đạo và nhân viên chuyên nghiệp, cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu trang thiết bị y tế, mỹ phẩm và thực phẩm chức năng Đội ngũ này bao gồm nhiều thành viên có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực giao nhận Logistics tại các công ty lớn trong và ngoài nước Cơ cấu tổ chức của ASC Trans được lãnh đạo bởi Ban Giám đốc, với hai khối chính là Kinh doanh và Văn phòng, bao gồm năm bộ phận: Phòng Kinh doanh, Phòng Agent - Pricing, Phòng Kế toán, Phòng chứng từ và Phòng giao nhận hiện trường.
3.2.2 Khái quát hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần ASC TRANS Việt Nam
ASC TRANS, một Forwarder dày dạn kinh nghiệm trong lĩnh vực nhập khẩu thiết bị y tế, mỹ phẩm và thực phẩm chức năng, đã nhanh chóng xây dựng uy tín và niềm tin với khách hàng thông qua dịch vụ chuyên nghiệp, nhanh chóng và chi phí hợp lý Mặc dù thời gian hoạt động còn ngắn, công ty đã khẳng định vị thế cạnh tranh trong ngành logistics tại Việt Nam ASC TRANS không ngừng mở rộng và đa dạng hóa dịch vụ, bao gồm cước vận tải quốc tế, thủ tục hải quan, và vận tải nội địa Đặc biệt, công ty ghi nhận doanh thu tăng trưởng liên tục từ 2020 đến 2022, bất chấp những thách thức do đại dịch Covid-19.
Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh Công ty giai đoạn 2020 - 2022 Đơn vị: nghìn VNĐ
Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022 Doanh thu 24,062,490 37,105,251 63,290,503
Công ty chuyên hoạt động trong lĩnh vực vận tải quốc tế và nội địa, đồng thời cung cấp dịch vụ đại lý hải quan, làm chứng từ và hỗ trợ thủ tục nhập khẩu Doanh thu của công ty được phân chia theo các loại hình dịch vụ này.
Bảng 3.2: Doanh thu theo loại hình dịch vụ giai đoạn 2020 - 2022 Đơn vị: nghìn VNĐ và %
Loại hình dịch vụ Năm 2020 Tỷ trọng Năm 2021 Tỷ trọng Năm 2022 Tỷ trọng
Vận tải đường biển 6,518,240 27.09% 9,812,659 26.45% 17,292,479 27.32% Vận tải đường hàng không 5,997,516 24.92% 10,987,619 29.61% 25,529,185 40.34% Dịch vụ hải quan 4,309,460 17.91% 5,787,895 15.60% 7,848,025 12.40% Dịch vụ chứng từ 6,826,595 28.37% 9,987,761 26.92% 11,740,027 18.55% Dịch vụ khác 410,679 1.71% 529,317 1.43% 880,788 1.39% Tổng doanh thu 24,062,490 100% 37,105,251 100% 63,290,503 100%
Trong giai đoạn 2020 - 2022, dịch vụ vận tải đường biển, vận tải đường hàng không và dịch vụ chứng từ xuất nhập khẩu chiếm tỷ trọng cao nhất Dịch vụ giao nhận hàng bằng đường biển là một trong ba lĩnh vực chủ chốt, mang lại lợi nhuận và doanh thu cao nhất cho công ty Cụ thể, doanh thu từ vận tải đường biển năm 2020 đạt 6,5 tỷ, tăng 3,2 tỷ vào năm 2021, mặc dù có sự sụt giảm nhẹ do thiếu container và chi phí vận chuyển tăng cao Đến năm 2022, doanh thu đạt 17,29 tỷ, tăng 1,76 lần so với năm 2021 và 2,65 lần so với năm 2020.
Trong tổng doanh thu theo vận tải biển của công ty thì doanh thu của hàng nhập khẩu thường chiếm đến hơn 90% mỗi năm Cụ thể:
Bảng 3.3: Doanh thu dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển giai đoạn 2020 - 2022 Đơn vị: nghìn VNĐ và %
Doanh thu Tỷ trọng Doanh thu Tỷ trọng Doanh thu Tỷ trọng Hàng y tế 3,539,603 61% 5,056,713 60.10% 8,603,015 55.19%
Doanh thu dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty đã tăng mạnh từ 5,8 tỉ năm 2020 lên 15,5 tỷ năm 2022 Dịch vụ giao nhận hàng y tế nhập khẩu đóng vai trò chủ chốt, chiếm tỷ trọng lớn trong doanh thu (55%-61%) Năm 2022, công ty đã thực hiện 2700 lô hàng y tế nhập khẩu, đánh dấu một trong những năm thành công nhất trong lĩnh vực này.
Năm 2021, mặc dù bị ảnh hưởng bởi đại dịch Covid-19, lượng hàng nhập khẩu của công ty vẫn tăng trưởng mạnh mẽ, với 2.180 lô hàng so với 1.450 lô hàng năm 2020 Trong đó, số lượng lô hàng y tế cũng tăng đáng kể, từ hơn 1.000 lô năm 2020 lên 1.460 lô năm 2021.
Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty cổ phần
Biểu đồ 3.1: Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần ASC Trans Việt Nam
➢ Bước 1: Xin giấy phép nhập khẩu (Nếu có)
Công ty chuyên cung cấp y tế, mỹ phẩm và thực phẩm chức năng (TPCN) hỗ trợ doanh nghiệp trong việc xin Giấy công bố/Lưu hành cho hàng y tế theo Nghị định 98/2021/NĐ-CP và Nghị định 07/2023/NĐ-CP, với thời gian xử lý khoảng 7 ngày cho TBYT loại A, B Đối với Phiếu công bố mỹ phẩm, thời gian là 30-40 ngày, trong khi Công bố TPCN cần khoảng 3-3,5 tháng.
➢ Bước 2: Nhận thông tin vận chuyển từ khách hàng
Sau khi khách hàng có giấy tờ nhập khẩu, họ cần cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng như điều kiện giao hàng (Incoterm), loại hàng hóa, kích thước, trọng lượng, cảng đi (POL) và cảng dỡ hàng (POD) Nhân viên Sale sẽ tư vấn về phương thức vận chuyển, xác định hàng lẻ hay hàng container, và liên hệ với bộ phận Agent - Pricing để lấy báo giá vận chuyển cùng chi phí liên quan Quan trọng là nhân viên Sale phải làm rõ với khách hàng về loại hàng, đặc biệt là hàng nguy hiểm như hàng có pin hay hóa chất.
Xin giấy phép nhập khẩu (Nếu có)
Nhận thông tin vận chuyển từ khách hàng
Thực hiện kiểm tra giá và lịch tàu dự kiến
Nhận và kiểm tra chứng từ Đặt tàu và xác nhận thông tin vận đơn
Theo dõi tình hình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển
Hoàn thiện bộ chứng từ nhận hàng nhập khẩu
Làm thủ tục thông quan và lấy hàng tại điểm quy định
Hoàn tất các thủ tục nhập hàng
Thanh toán và trả chứng từ gốc cho khách
29 lỏng sẽ cần có MSDS và Safety Transportation Certificate để hãng tàu xác nhận mức độ an toàn vận chuyển khi nhận hàng lên tàu
➢ Bước 3: Thực hiện kiểm tra giá và lịch tàu dự kiến
Nhân viên Sales sẽ gửi thông tin cho phòng Agent - Pricing, nơi sẽ làm việc với các coloader hoặc hãng tàu để xin giá cước và lịch tàu dự kiến dựa trên bảng khai chi tiết hàng hoá Bộ phận kinh doanh và bộ phận Agent - Pricing sẽ phối hợp lựa chọn phương án vận chuyển và lịch tàu phù hợp với yêu cầu của khách hàng.
➢ Bước 4: Nhận và kiểm tra chứng từ
Trong quá trình khách hàng xem xét chi phí, nhân viên Sales thường đề nghị khách hàng gửi bộ chứng từ nhập khẩu như hóa đơn, danh sách đóng gói và giấy phép Việc này giúp kiểm tra thông tin trước khi tiến hành nhập hàng, nhằm tránh tình trạng thông tin sản phẩm không khớp với giấy phép nhập khẩu đã đăng ký hoặc thiếu sót thông tin.
➢ Bước 5: Đặt tàu và xác nhận thông tin vận đơn
Sau khi thỏa thuận chi phí và nhận thông tin từ người xuất khẩu, ASC TRANS sẽ đặt lịch tàu theo thông tin đã cung cấp cho khách hàng Khi nhận được xác nhận đặt chỗ và vận đơn nháp từ đại lý nước ngoài, bộ phận Sale và Agent sẽ kiểm tra thông tin trên MBL và HBL, đồng thời xác nhận lại thông tin trên HBL với khách hàng Sau khi thông tin được xác nhận chính xác, bộ phận Agent - Pricing sẽ xác nhận với đại lý hoặc hãng tàu để phát hành vận đơn chính thức.
➢ Bước 6: Theo dõi tình hình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển
Trong Bước 5 của quy trình xác nhận vận đơn, ASC TRANS sẽ liên tục giám sát và theo dõi toàn bộ tiến trình liên lạc với người bán và nhận hàng, bao gồm thông quan đầu xuất, lịch trình và tình hình tàu chạy từ đại lý nước ngoài Chúng tôi sử dụng luồng mail trao đổi trực tiếp để cập nhật thông tin kịp thời cho khách hàng.
➢ Bước 7: Hoàn thiện bộ chứng từ nhận hàng nhập khẩu
Trước ít nhất 1 ngày tàu cập cảng, ASC TRANS sẽ nhận được A/N – giấy thông báo hàng đến chi tiết từ hãng tàu hoặc đại lý giao nhận Giấy thông báo này cung cấp thông tin về thời gian dự kiến cập bến của lô hàng.
Trên hóa đơn Bill, cần ghi rõ các thông tin như tên nhà xuất khẩu, nhà nhập khẩu, số hiệu container, seal, tên tàu, số chuyến và mô tả hàng hóa Bên cạnh đó, cũng cần lưu ý đến các phụ phí tại cảng nhập (local charges) Sau khi hoàn tất, công ty FWD cần tổng hợp bộ chứng từ liên quan để thực hiện thủ tục hải quan.
➢ Bước 8: Khai báo hải quan
Nhân viên chứng từ tại ASC TRANS tiếp nhận chứng từ từ bộ phận Sale qua email, sau đó tạo tờ khai nháp và gửi cho khách hàng để kiểm tra thông tin và thông báo mức thuế dự kiến Khi khách hàng xác nhận, bộ phận Cus sẽ truyền tờ khai hải quan qua phần mềm ECUS5/VNACCS Sau khi truyền thành công, bộ phận Cus sẽ cung cấp kết quả phân luồng hàng hóa và thông tin về số thuế cần nộp.
➢ Bước 9: Làm thủ tục thông quan và lấy hàng tại điểm quy định a Làm thủ tục thông quan
Sau khi hoàn tất khai báo hải quan, nếu hàng hóa thuộc luồng vàng hoặc đỏ, bộ phận Cus cần chuẩn bị hồ sơ liên quan để kiểm tra và gửi cho bộ phận hiện trường (Ops) của công ty Trong một số trường hợp, giấy tờ gốc sẽ được gửi qua chuyển phát nhanh, bao gồm các tài liệu như Vận đơn (B/L), Invoice, Packing list, C/O (nếu có), và Giấy giới thiệu.
Sau khi xác nhận tính hợp lệ của giấy giờ, bộ phận Ops sẽ tiến hành thủ tục đăng ký chuyển bãi và kiểm hóa hàng hóa nếu cần thiết Đối với hàng container, khi hàng đã được chuyển đến bãi kiểm hóa, công nhân cảng sẽ thực hiện việc cắt seal và dỡ hàng ra khỏi container để phục vụ kiểm hóa Đối với hàng lẻ, quá trình lấy hàng sẽ được thực hiện từ kho ra bãi kiểm hóa Cuối cùng, công chức hải quan sẽ được mời xuống kiểm tra hàng hóa theo yêu cầu của hải quan.
Sau khi hoàn tất kiểm hoá, Hải quan sẽ phê duyệt tờ khai nhập khẩu Bộ phận Ops sẽ điều xe và mang theo các chứng từ cùng giấy giới thiệu của công ty nhập khẩu để xuống kho hàng, theo dõi và chuẩn bị lấy hàng Khi hàng ra xe, Ops sẽ ký xác nhận với nhân viên kho, phiếu xuất kho sẽ được đóng dấu và trả lại để lấy hàng Đồng thời, bộ phận hiện trường cần kiểm tra hàng và chụp ảnh hàng hóa.
➢ Bước 10: Hoàn tất các thủ tục nhập hàng
Đối với những mặt hàng yêu cầu kiểm tra chất lượng như hàng hóa thuộc Bộ KHCN, bộ phận Cus cần bổ sung chứng từ vào hệ thống để hoàn tất thủ tục thông quan Sau khi giao hàng và rút ruột đối với hàng container, bộ phận Ops sẽ thực hiện các thủ tục trả container rỗng cho hãng tàu.
➢ Bước 11: Thanh toán và trả chứng từ gốc cho khách
Sau khi hàng hóa về kho an toàn, bộ phận kế toán của ASC TRANS sẽ tổng hợp chi phí toàn bộ lô hàng và gửi hóa đơn cho khách hàng Hóa đơn thường bao gồm các thông tin chính như chi phí vận chuyển quốc tế, phụ phí, chi phí thủ tục hải quan và vận chuyển nội địa Sau khi gửi hóa đơn và các chứng từ gốc đã được scan để thông báo thanh toán, kế toán sẽ hoàn tất quy trình bằng cách gửi chứng từ gốc cho khách qua chuyển phát nhanh sau khi khách đã thanh toán.
3.3 Phân tích thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty cổ phần ASC TRANS Việt Nam
3.3.1 Nhận dạng rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty cổ phần ASC TRANS Việt Nam
Tác giả đã nhận diện các rủi ro thông qua việc phân tích quy trình thực hiện thủ tục nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty, kết hợp với kết quả phỏng vấn các nhân viên từ nhiều bộ phận khác nhau, nhằm tối đa hóa việc nhận diện các rủi ro mà công ty có thể đối mặt.
Biểu đồ 3.1: Các bước thường xảy ra rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu của ASC TRANS
Nguồn: Tổng hợp bảng khảo sát
Đánh giá thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty cổ phần ASC TRANS Việt Nam
3.4.1 Thành công và kết quả đạt được
Theo khảo sát, 64% nhân viên đánh giá công tác quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty chỉ đạt mức trung bình, trong khi 36% còn lại cho rằng công ty đã thực hiện tốt công tác này.
Biểu đồ 3.5: Công tác quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của ASC TRANS
Nguồn: Tổng hợp bảng khảo sát
Công ty đặt sự chú trọng lớn vào quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu qua đường biển Ngoài việc áp dụng các biện pháp nhằm giảm thiểu rủi ro và tổn thất, công ty còn phát huy những điểm mạnh của mình trong công tác quản trị rủi ro.
Dựa trên hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực y tế, mỹ phẩm và thực phẩm chức năng, công ty ASC TRANS đã nhận thức rõ ràng về ảnh hưởng của rủi ro đối với hoạt động kinh doanh Ban quản trị công ty đã xây dựng các biện pháp nhận dạng và quản lý rủi ro nhằm bảo vệ và phát triển bền vững doanh nghiệp.
Để nâng cao hiệu quả quy trình nhận hàng bằng đường biển, cần thiết lập bảng liệt kê các rủi ro thường gặp và tổn thất liên quan Từ bảng kê này, ban quản trị có thể đánh giá mức độ tổn thất do các rủi ro gây ra, từ đó xây dựng phương án kiểm soát và tài trợ rủi ro kịp thời Hoạt động nhận diện rủi ro nhờ vậy đang được cải thiện rõ rệt.
Tại ASC TRANS, các bộ phận thực hiện phân tích và đo lường rủi ro bằng công cụ đơn giản như MS Excel Nhân viên thống kê và tính toán chi phí, doanh thu để đánh giá tức thời mức độ tổn thất do rủi ro gây ra Qua đó, họ có thể đề xuất các phương án tự kiểm soát cho các lô hàng của mình.
Công ty đang chú trọng quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu qua đường biển, thể hiện sự quan tâm ngày càng tăng đối với hoạt động kiểm soát rủi ro Để nâng cao hiệu quả, công ty đã đầu tư vào đào tạo và phát triển nhân viên, tận dụng kinh nghiệm của những nhân viên lâu năm để hướng dẫn nhân viên mới Điều này không chỉ giúp tập trung vào các nội dung đào tạo thiết yếu mà còn tiết kiệm chi phí cho việc thuê ngoài đào tạo.
Công ty đã phát triển bộ kỹ năng ứng phó với các rủi ro thường gặp, giúp nhân viên dễ dàng kiểm soát tình huống Đồng thời, công ty cũng thường xuyên cập nhật các phương án mới vào bộ kỹ năng này để nâng cao hiệu quả trong quản trị rủi ro.
3.4.2 Những khó khăn và nguyên nhân
➢ Không bổ sung đủ nguồn lực tương ứng với lượng công việc
Mặc dù công ty có nhiều nhân viên kinh nghiệm trong việc quản trị rủi ro nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, nhưng nguồn lực vẫn là một vấn đề cần được cải thiện để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Công ty đang mở rộng quy mô với số lượng nhân viên kinh doanh ngày càng tăng, dẫn đến khối lượng công việc lớn cho các bộ phận văn phòng như bộ phận đại lý và hải quan Trung bình mỗi nhân viên hải quan phải khai báo từ 70-80 tờ khai mỗi tháng cùng với các thủ tục hải quan khác như đăng ký chuyên ngành, cho thấy sự thiếu hụt nhân lực so với khối lượng công việc hiện tại.
Việc một bộ phận đảm nhận quá nhiều đầu việc sẽ dẫn đến những sai sót không đáng có và gây quá tải công việc
Chất lượng nhân lực của công ty chủ yếu là những nhân viên mới, với phần lớn có chỉ 2-3 năm kinh nghiệm, dẫn đến việc gặp phải những tình huống khó khăn mà họ không thể xử lý hiệu quả.
Năng suất và hiệu quả làm việc của nhân viên bị ảnh hưởng bởi số lượng nhân lực hạn chế và đội ngũ non trẻ Khi khối lượng công việc quá lớn, năng suất giảm sút Thêm vào đó, kỹ năng còn yếu cũng là nguyên nhân chính dẫn đến sai sót trong quá trình làm việc nếu không được đào tạo bài bản.
Khả năng nhận diện rủi ro của nhân viên mới còn hạn chế do thiếu kinh nghiệm, điều này ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý rủi ro trong công ty Mặc dù các nhà quản trị rủi ro có thể phát hiện nguy cơ, nhưng nhân viên tham gia trực tiếp vào quy trình lại thiếu kỹ năng phân tích, dẫn đến việc không nhận diện được các rủi ro tiềm ẩn.
Năng lực phân tích nguyên nhân và kiểm soát rủi ro của doanh nghiệp còn hạn chế, chủ yếu dựa vào việc liệt kê và phân tích rủi ro trong quá khứ Điều này dẫn đến việc thiếu sự quan sát sâu sắc, khiến cho các nguy cơ rủi ro không thể lường trước được khi xảy ra Mặc dù công tác trao đổi và tra cứu thông tin đã trở nên dễ dàng hơn, giúp quản trị rủi ro hiệu quả hơn, nhưng nếu không chú trọng vào phân tích và kiểm soát, việc xác định nguyên nhân và tìm ra biện pháp kiểm soát sẽ gặp nhiều khó khăn.
➢ Chưa có quy trình để kiểm soát và hạn chế rủi ro thường gặp phải
Mặc dù có nhiều rủi ro trong hoạt động khai báo hải quan, công ty vẫn chưa áp dụng biện pháp khắc phục cụ thể Hiện tại, công ty chỉ xử lý các tình huống rủi ro khi chúng phát sinh và thông báo lại trong các cuộc họp hàng tháng, nhưng chủ yếu chỉ đối với những trường hợp gây tổn thất lớn Những rủi ro nhỏ thường xuyên xảy ra ít được chia sẻ, dẫn đến việc nhiều nhân viên mới vẫn mắc phải sai lầm tương tự trong thời gian sau.
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ RỦI RO
Định hướng phát triển hoạt động quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty cổ phần ASC TRANS Việt Nam
ASC TRANS cam kết thực hiện các mục tiêu dài hạn và ngắn hạn để trở thành một trong những công ty vận chuyển hàng thiết bị y tế, mỹ phẩm và TPCN uy tín nhất Để đạt được điều này, việc phát triển hoạt động quản lý rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu là rất quan trọng Đầu tiên, ASC TRANS cần hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển nhằm giảm thiểu rủi ro Mặc dù quy trình hiện tại đã khá hoàn thiện và việc giao nhận hàng được xử lý nhanh chóng, nhưng nhân viên cần phối hợp chặt chẽ trong từng bước của quy trình Mọi bước thực hiện cần tuân thủ chuẩn quy trình và chú ý đến các rủi ro thường gặp để đảm bảo hiệu quả công việc.
Để nâng cao công tác quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, công ty cần hoạch định các kế hoạch quản trị rủi ro nhằm nhận diện, phân tích và đánh giá các rủi ro có thể xảy ra, từ đó đưa ra biện pháp né tránh và giảm thiểu Ban giám đốc nên thường xuyên chia sẻ các trường hợp rủi ro đã gặp phải để các bộ phận có thể đánh giá và góp ý cho công tác quản trị rủi ro Dựa trên những đánh giá thành công và tồn tại, công ty sẽ đề xuất các định hướng phát triển về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu.
Nâng cao nhận thức về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là rất quan trọng Để đạt được điều này, cần chú trọng đầu tư vào công tác đào tạo và tổ chức các buổi đào tạo thực tế cho nhân viên Qua đó, nhân viên sẽ được nâng cao trình độ và kinh nghiệm trong việc nhận dạng, phân tích, đo lường và kiểm soát rủi ro hiệu quả.
Vào thứ tư, việc thực hiện hiệu quả các chính sách chăm sóc khách hàng là rất quan trọng, nhằm mở rộng và duy trì mối quan hệ kinh doanh lâu dài với các đối tác cả trong và ngoài nước Đồng thời, cần tăng cường sự liên kết giữa các bên để đạt được mục tiêu chung.
Hợp tác với 50 doanh nghiệp trong lĩnh vực giao nhận vận tải quốc tế giúp chúng ta học hỏi và cải thiện quy trình quản trị rủi ro Việc này không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn tạo cơ hội để tiếp cận các phương pháp quản lý tiên tiến từ đối tác và đối thủ.
Công ty đang chú trọng vào các mặt hàng đặc biệt như TBYT, mỹ phẩm và TPCN, đòi hỏi nhiều thủ tục như xin công bố, đăng ký lưu hành, phân loại và kiểm tra chất lượng Nhà nước có các văn bản và nghị định quy định riêng về thuế suất đối với những loại hàng này Do đó, công ty cần liên tục cập nhật các quy định của Nhà nước để tránh rủi ro như tăng thuế, không nhận được hàng do thiếu chứng từ và phát sinh phụ phí.
Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty cổ phần ASC TRANS Việt Nam
4.2.1 Bổ sung và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực trong quản trị rủi ro Đầu tiên, ban lãnh đạo công ty cần nâng cao nghiệp vụ về quản trị rủi ro và đặt ra mục tiêu rõ ràng ngay từ đầu cho quản trị rủi ro nhập khẩu, thông báo tới toàn thể nhân viên để thực hiện Các rủi ro nhập khẩu phải được quan tâm, có sự đầu tư, nghiên cứu chi tiết hơn, giúp nhân viên có thể định hướng và giảm thiểu các rủi ro tương tự Tiếp đến là cần nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên bởi nhân viên là người trực tiếp thực hiện hoạt động nhập khẩu, theo dõi tình trạng hàng hóa hàng ngày Cụ thể:
Để nâng cao chất lượng đào tạo trong ngành vận tải biển, cần cải tiến phương thức giảng dạy phù hợp với thực tiễn Việc kết hợp giữa các buổi thực tế tại cảng biển và rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ tại văn phòng sẽ giúp học viên nắm bắt tốt hơn các kiến thức và kỹ năng cần thiết cho công việc.
Khuyến khích nhân viên có kinh nghiệm lâu năm chia sẻ kiến thức về nghiệp vụ nhập khẩu, bao gồm khai báo hải quan và vận tải, thông qua các buổi đào tạo tại công ty Đồng thời, công ty sẽ có chính sách hỗ trợ cho những nhân viên đã dành thời gian soạn thảo tài liệu và hướng dẫn đào tạo.
Để khuyến khích nhân viên công ty tích cực tham gia quản trị rủi ro nhập khẩu, cần xây dựng cơ chế lương thưởng hợp lý, trong đó xem xét khả năng đóng góp của họ vào việc quản lý rủi ro này.
Công ty cần không chỉ nâng cao trình độ chuyên môn mà còn phải theo dõi chặt chẽ khối lượng công việc của các bộ phận Việc này giúp đảm bảo rằng nhân sự được bổ sung kịp thời khi khối lượng công việc tăng cao.
51 lượng công việc hiện tại quá nhiều Tránh trường hợp quá nhiều việc khiến nhân viên không thể kiểm soát tốt dẫn đến nhiều rủi ro phát sinh
4.2.2 Nâng cao năng lực của nhân viên trong nhận dạng rủi ro
Để nâng cao hiệu quả nhận dạng rủi ro trong công ty, cần chú trọng đến việc áp dụng phương pháp thanh tra hiện trường, giúp lãnh đạo gần gũi với nhân viên và nắm bắt tình hình hoạt động của từng cá nhân, bộ phận Phương pháp này cho phép phát hiện các mối hiểm họa và nguyên nhân rủi ro một cách dễ dàng hơn Bên cạnh đó, việc sử dụng phân tích lưu đồ thay vì chỉ liệt kê rủi ro sẽ giúp công ty nhận diện chính xác hơn về khả năng xảy ra và mức độ tổn thất của các rủi ro Điều này hỗ trợ doanh nghiệp trong việc dự báo tối đa các rủi ro có thể xảy ra, từ đó cung cấp thông tin tổng quát cho khách hàng về những rủi ro mà họ có thể gặp phải.
4.2.3 Xây dựng các quy trình nghiệp vụ trong quản trị rủi ro
➢ Quy trình phân tích rủi ro:
Công ty cần thiết lập một kế hoạch giám sát chặt chẽ toàn bộ quy trình nhận hàng nhập khẩu qua đường biển nhằm phân tích nguyên nhân và tổn thất từ các rủi ro đã được dự báo.
Công ty cần nâng cao khả năng đo lường nguy cơ và rủi ro nhập khẩu bằng cách áp dụng linh hoạt các phương pháp đánh giá và tính toán Việc này cho phép xác định cụ thể mức độ thiệt hại có thể xảy ra từ từng rủi ro và ảnh hưởng của chúng đến hoạt động kinh doanh, cũng như hệ quả mà chúng để lại Đồng thời, công ty cũng nên dự tính để đo lường cả những rủi ro nhập khẩu chưa xảy ra nhằm bảo vệ tốt hơn cho hoạt động của mình.
Nhân viên các bộ phận cần không chỉ hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình mà còn tích cực trao đổi thông tin và hỗ trợ lẫn nhau trong quy trình nhận hàng Việc này giúp họ cùng phân tích các rủi ro có thể xảy ra và đề xuất phương án xử lý tổn thất hiệu quả Đầu tư vào đào tạo đội ngũ cán bộ kiểm tra hàng là rất quan trọng để nâng cao chất lượng công việc.
Đội ngũ chuyên gia có chuyên môn vững vàng và hiểu biết sâu sắc về tính chất hàng hóa, giúp ứng phó hiệu quả khi hải quan đặt câu hỏi Họ sở hữu kinh nghiệm dày dạn và khả năng xác định rủi ro, đồng thời phân tích và xử lý tình huống một cách nhanh chóng.
➢ Quá trình kiểm soát rủi ro:
Công ty nên hợp tác với các đối tác có chuyên môn cao trong lĩnh vực xử lý hàng hóa, đặc biệt là các mặt hàng như thiết bị y tế, mỹ phẩm và thực phẩm chức năng Điều này giúp nhanh chóng giải thích hồ sơ hàng hóa cho Hải quan, đảm bảo kiểm tra đúng mẫu mã và số lượng Hơn nữa, việc bốc dỡ và xếp hàng cần phù hợp với đặc tính hàng hóa để tránh tình trạng hư hỏng, xô vỡ hay xước hàng.
Công ty cần nghiên cứu kỹ lưỡng các đại lý, hãng tàu và đối tác cho thuê phương tiện vận tải, đồng thời thu thập đầy đủ thông tin về số hiệu tàu và chủ tàu cho mỗi chuyến hàng Khi ký hợp đồng vận chuyển, cần quy định rõ ràng trách nhiệm của các bên trong trường hợp xảy ra rủi ro Trong suốt quá trình vận chuyển, các hãng vận tải phải thông báo chi tiết về lịch trình, quá trình di chuyển của phương tiện và kế hoạch thực hiện hợp đồng.
➢ Công tác tài trợ rủi ro:
Hiện nay, công ty cần thiết lập quỹ tài trợ rủi ro để tăng cường kiểm soát và phòng ngừa các nguy cơ nhập khẩu Các biện pháp cần thực hiện bao gồm
4.2.4 Xây dựng quy trình xử lý cố định và hiệu quả cho các rủi ro thường gặp phải
Để quản trị rủi ro hiệu quả trong dài hạn, công ty cần tập trung xây dựng quy trình xử lý cho những rủi ro thường gặp.
Ban giám đốc cần xây dựng một bảng tổng hợp để xác định rõ trách nhiệm của từng nhân viên hoặc bộ phận trong quá trình nhận hàng Công ty nên đặt ra mục tiêu cụ thể nhằm giảm thiểu hoặc né tránh rủi ro trong các lần giao nhận sau Chỉ khi phân tích và xác định đầy đủ các yếu tố liên quan, quy trình mới có thể vận hành một cách trơn tru, kết nối hiệu quả với đội ngũ nhân viên và đạt được kết quả mong muốn.
Một số kiến nghị về phía cơ quan chức năng 54 TÀI LIỆU THAM KHẢO
Hiện nay, thủ tục hải quan còn rườm rà, với nhiều bước phức tạp và tốn thời gian Do đó, nhà nước cần quy định rõ ràng về thời hạn áp dụng các văn bản pháp lý liên quan đến thủ tục hải quan và thuế xuất nhập khẩu, giúp doanh nghiệp và hải quan dễ dàng cập nhật thông tin Đặc biệt đối với hàng thiết bị y tế (TBYT) và thực phẩm chức năng (TPCN), cần có các văn bản quy định rõ ràng về thời hạn áp dụng để tránh tình trạng chồng chéo giữa nhiều thông tư và nghị định, gây khó khăn cho doanh nghiệp.
Cán bộ hải quan cần thường xuyên cập nhật thông tin về các mặt hàng thiết bị y tế (TBYT) để giảm thiểu sai sót và rút ngắn thời gian thông quan Họ cũng nên hỗ trợ doanh nghiệp trong việc chuẩn bị giấy tờ và hướng dẫn bổ sung các chứng từ cần thiết, giúp công ty hoàn tất thủ tục hải quan một cách nhanh chóng và hiệu quả.
1 Báo cáo Logistics Việt Nam 2022, NXB Công Thương
2 Báo cáo tổng kết Phòng kế toán Công ty cổ phần ASC TRANS Việt Nam 2020 -
3 Nguyễn Thị Hoài Thương (2018), “Phân tích rủi ro trong quá trình thực hiện thủ tục xuất khẩu hàng may mặc tại Công ty cổ phần Dệt may Huế”, Khóa luận tốt nghiệp – Đại học Kinh tế, Đại học Huế
4 PGS TS Doãn Kế Bôn (2010), Giáo trình Quản trị tác nghiệp Thương mại quốc tế, NXB Chính trị hành chính
5 PGS TS Trần Hùng, Giáo trình quản trị rủi ro, 2017, Đại học Thương Mại, Hà Nội, NXB Hà Nội
6 Phan Văn Kiệm, “Quản trị rủi ro chuỗi cung ứng Hướng tiếp cận mới cho doanh nghiệp Việt Nam”, Tạp chí khoa học Kinh tế và Kinh doanh, Tập 29, Số 1 (2013) 41-48
7 TS Dương Văn Bạo (2014), Giao nhận vận tải quốc tế, NXB Hàng Hải.