CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUÁ TRÌNH NHẬN HÀNG THIẾT BỊ Y TẾ NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
2.2. Một số lý thuyết về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
2.2.2. Nội dung hoạt động quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
2.2.2.1. Khái niệm về quản trị rủi ro trong quá trình nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển
Quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng NK bằng đường biển là hệ thống các nghiệp vụ nhằm nhận dạng, phân tích, đánh giá, đối phó với những nguyên nhân và hậu quả của rủi ro trong quá trình nhận hàng NK bằng đường biển bằng cách đưa ra các biện pháp hạn chế tới mức thấp nhất những tổn thất do rủi ro mang đến.
2.2.2.2. Nhận dạng rủi ro
“Nhận dạng rủi ro là quá trình xác định liên tục và có hệ thống các rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp” (PGS.TS Trần Hùng, 2017:39). Trong quá trình nhận dạng rủi ro cần xác định được nguồn gốc rủi ro, đối tượng rủi ro và tổn thất nó gây ra để có thể phân tích và đo lường chính xác nhất.
a. Nhận dạng một số rủi ro mà các công ty FWD có thể gặp phải trong quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là:
➢ Bước 1: Xin giấy phép nhập khẩu (Nếu có)
• Rủi ro khi chưa có đủ giấy tờ nhập khẩu: Nếu DN tiến hành nhập hàng khi chưa có giấy phép sẽ dẫn đến không thể thông quan hàng hoá, thậm chí có thể bị phạt nếu khai báo thiếu giấy tờ nhập khẩu.
• Nếu công ty FWD không tư vấn cho DN nhập khẩu đăng ký các giấy phép và thủ tục nhập khẩu sớm sẽ gây khó khăn trong quá trình nhận hàng với các cơ quan chức năng, lãng phí thời gian và chi phí của công ty.
➢ Bước 2: Nhận thông tin vận chuyển từ khách hàng
• Rủi ro từ nắm bắt đầy đủ thông tin về hàng hóa: thông tin về cân nặng, kích thước hàng hóa bị cung cấp thiếu ảnh hưởng việc tính toán chi phí và khả năng vận chuyển hàng hoá cũng như khai báo chứng từ sau này.
• Bên cạnh đó, không hiểu biết đầy đủ và chính xác về đặc tính của hàng hóa (hàng nguy hiểm, hàng chất lỏng, hàng có pin…) sẽ gây rủi ro khi hãng tàu đã đặt lịch không nhận chở mặt hàng này.
➢ Bước 3: Thực hiện kiểm tra giá và lịch tàu dự kiến
13
• Rủi ro trong việc báo giá: Không nắm bắt hết các chi phí trong quá trình làm hàng dẫn đến báo thiếu chi phí cho khách hàng, hoặc phát sinh chi phí không được dự kiến trước và không ghi chú rõ cho khách hàng.
• Rủi ro trong việc thông báo lịch tàu: Báo sai lịch tàu dự kiến hoặc chọn báo những lịch tàu gần đến ngày hết hạn báo giá.
➢ Bước 4: Nhận và kiểm tra chứng từ
• Việc kiểm tra các chứng từ cơ bản không đúng sẽ gây ảnh hưởng lớn đến việc khai báo hải quan cũng như tốn thêm chi phí hải quan của công ty.
• Thiết lập chứng từ bị sai sót, những thông tin trên Contract, Invoice commercial, Packing list bị sai, thiếu con dấu, chữ ký của người xuất khẩu dẫn đến lãng phí thời gian và gặp rất nhiều khó khăn trong nhập hàng.
➢ Bước 5: Đặt tàu và xác nhận thông tin vận đơn
• Rủi ro khi đặt tàu và chọn hãng tàu: Nếu công ty không đặt lịch tàu sớm hay vào các dịp cao điểm thì sẽ không thể có được container rỗng, thậm chí các hãng tàu sẽ hết chỗ sớm. Bên cạnh đó, việc sử dụng hãng tàu không đáng tin cậy sẽ có trường hợp giao hàng thiếu, mất hàng, hỏng hàng, sử dụng tàu già có thể bị tai nạn, không nhận được đền bù xứng đáng.
• Rủi ro về vận đơn (B/L): Khi được gửi B/L nháp, nếu FWD không check kỹ nội dung trên B/L có thể dẫn đến sai thông tin, địa chỉ người nhập khẩu so với đăng ký kinh doanh (ĐKKD), sai thông tin, khối lượng hàng hoá. Nếu sai sót trên House Bill (HBL) thì FWD có thể dễ dàng sửa lại nhưng nếu thông tin trên Master Bill (MBL) bị sai, việc sửa chữa có thể bị tính thêm phí hoặc không sửa chữa được.
➢ Bước 6: Theo dõi tình hình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển
• Có nhiều vấn đề như hỏng hàng, móp méo hàng khi vận chuyển do việc đóng hàng không chắc chắn. Các hiện tượng bão, sóng lớn, biển động thường gây ra tình trạng lật, nghiêng tàu, nghiêm trọng hơn là làm gãy thân tàu, dẫn đến hàng hóa bị rò rỉ, vỡ nát khi đè lên nhau.
• Rủi ro về thời hạn giao hàng: giao hàng chậm trễ, kéo dài thời gian giao hàng, máy móc thiết bị trục trặc…
14
• Rủi ro trong vận chuyển, bốc dỡ và giao nhận hàng hóa: hàng hóa hư hỏng, mất mát, mất trộm, thiếu hụt hay không giao hàng do hành động phi pháp của thuyền trưởng và thuyền viên, hàng hoá gặp sự cố hay sai sót, nhầm lẫn thông tin hàng hoá khi đóng hàng.
• Không cập nhật thông tin xem hàng đã lên tàu chưa, hay trễ giờ cut-off gây rớt container và phải chờ một chuyến tàu khác…
• Khi FWD không chú ý trong việc theo dõi tiến trình đóng hàng và chuyển hàng thì sẽ không kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh như kẹt xe khi giao hàng đến cảng, hay tai nạn dẫn đến trễ giờ quy định hàng lên tàu, tàu bị delay…
➢ Bước 7: Hoàn thiện bộ chứng từ nhận hàng nhập khẩu
• Rủi ro về thất lạc hoặc sai lệch chứng từ: Thất lạc chứng từ hay chuyển phát chứng từ trễ từ nhà XK đến công ty, thiếu chứng từ khiến hàng không thể thông quan và công ty sẽ phải chịu các chi phí phát sinh liên quan. Nhiều trường hợp nhà nhập khẩu nhận chứng từ giả do nhà XK gửi hoặc kiểm tra nội dung hàng không giống như chứng từ, hoặc bộ chứng từ không hợp lệ theo quy định tại nước nhập khẩu. Hiện nay, đa số chứng từ đều có thể dùng bản scan/điện tử nên rủi ro này có thể được giảm bớt hơn.
• Rủi ro về thông tin C/O: Thông tin trên C/O không chuẩn do ghi sai tên hàng, mã HS code, sai tên người xuất khẩu và người nhập khẩu hay nếu C/O xin sau ngày tàu chạy 3 ngày mà không được đánh dấu vào ô số 13 trên C/O có thể khiến C/O bị bác bỏ và không được giảm thuế nhập khẩu.
• Rủi ro khi lấy thông tin tài khoản khai báo hải quan: Nhiều trường hợp khi khai báo Hải quan, công ty FWD mới hỏi khách hàng tài khoản VNACCS.
Nếu khách hàng nhập lần đầu và chưa đăng ký tài khoản này sẽ phát sinh thêm thời gian chờ đăng ký tài khoản (1-2 ngày) rồi mới có thể tiến hành truyền tờ khai, mất thời gian lưu kho, lưu bãi.
• Rủi ro về giấy thông báo hàng đến (AN): Giấy thông báo hàng đến rất quan trọng khi thực hiện khai báo hải quan. Tuy nhiên, nhiều trường hợp Co-Loader làm sai thông tin trên AN khiến giấy tờ chứng từ không khớp.
➢ Bước 8: Khai báo hải quan
15
• Rủi ro khi áp sai mã HS code: nếu nhân viên chứng từ chưa có nhiều kiến thức, kinh nghiệm có thể gặp rủi ro khi áp sai mã HS, làm tăng hoặc giảm thuế nhập khẩu. Điều này dẫn tới việc DN có thể mất nhiều thuế hơn hoặc bị phạt vì khai báo sai HS để trốn thuế.
• Rủi ro khi khai báo thông tin không khớp chứng từ: rủi ro có thể xảy ra như lên tờ khai sai lệch với chứng từ đi kèm: Hợp đồng, Invoice, Packing list, B/L và A/N; lệch thông tin khi kê khai khử trùng, giám định phẩm chất giấy chứng nhận xuất xứ… nếu không phát hiện trước khi tiến hành khai hải quan thì sẽ mất rất nhiều thời gian để sửa lại tờ khai, dẫn đến việc tiến hành ra cảng nhận hàng chậm trễ, mất nhiều chi phí phát sinh như tiền lưu container, lưu bãi. Đặc biệt, hiện theo quy định hiện nay phải đóng thuế trong vòng 1 ngày khi khai hải quan mới được cán bộ hải quan tiếp nhận hồ sơ và khai hải quan, ra cảng nhận hàng, giả định người khai hải quan khai sai Chi Cục Hải Quan hay Cảng đến, sau khi đã đóng thuế rồi mới phát hiện khai sai tên cảng thì ảnh hưởng đến vấn đề tài chính, người mua hàng sẽ phải mất rất nhiều thời gian để lấy lại được tiền thuế. Một số trường hợp khai sai có thể sửa được, nhưng có những trường hợp công ty đã phải hủy tờ khai. Điều này sẽ dẫn đến việc phát sinh chi phí cũng như rắc rối cả trước, sau khi hoàn thành thủ tục cho lô hàng. Việc hủy tờ khai nhiều, có thể ảnh hưởng xấu đến kết quả phân luồng của những tờ khai sau này. Cũng có trường hợp nếu mạng bị quá tải, sẽ chậm trễ có được số tờ khai và phân luồng, ảnh hưởng quá trình nhận hàng về sẽ tốn thêm tiền lưu cont tại cảng.
• Rủi ro về thông báo thuế: Về đóng tiền thuế, nếu ghi sai thông tin ngày mở tờ khai, phải xin điều chỉnh lại thời gian nộp tiền. Trong trường hợp đóng thuế bằng cách chuyển khoản có thể xảy ra rủi ro là thủ tục đã hoàn tất nhưng thuế chuyển khoản mà vẫn chưa vào nên không thể nhận hàng được, gây mất thời gian và ảnh hưởng tới tiến trình nhận hàng.
➢ Bước 9: Làm thủ tục thông quan và lấy hàng tại cảng
• Rủi ro khi kiểm tra chứng từ: Khi tờ khai rơi vào luồng vàng, nếu tài liệu và giải thích của nhân viên Hải quan không đủ thuyết phục hoặc nhận thấy có cơ sở để nghi ngờ có gian lận trong khai báo, cán bộ hải quan tiếp nhận có thể sẽ
16
báo cáo và đề xuất với lãnh đạo chuyển sang kiểm tra hàng hóa trực tiếp (như đối với luồng đỏ). Trường hợp này rất ít gặp, nhưng vẫn có thể xảy ra, nhất là với những chủ hàng mới nhập lần đầu, với những mặt hàng nhạy cảm, có rủi ro gian lận cao.
• Rủi ro khi kiểm hoá: Khi hàng thuộc luồng đỏ, cần kiểm hoá hàng sẽ có thể có các rủi ro như:
+ Đóng gói không đúng, hàng không đúng về chủng loại, số lượng, trọng lượng… Trường hợp thừa hàng thì bị phạt theo mức độ vi phạm, trường hợp thiếu hàng thì căn cứ vào điều khoản hợp đồng và đề ra hướng giải quyết cho từng trường hợp đó. Điều này sẽ gây mất thời gian, tốn chi phí cân lại hàng của công ty hoặc thậm chí công ty sẽ phải sửa lại tờ khai.
+ Hàng thiếu các thông tin về nhà sản xuất, xuất xứ (MADE IN) có thể sẽ bị phạt, nặng hơn có thể quy vào tội gian lận xuất xứ hàng hoá.
+ Số seal thực tế sai với số seal trên chứng từ, mất, đứt seal, FWD phải lập biên bản sai, mất, hư seal, số seal mới để ký xác nhận với tàu/hãng tàu.
• Rủi ro trong việc lấy lệnh giao hàng (EDO): Công ty FWD bắt buộc phải có EDO thì mới có thể tiến hành lấy hàng. Tuy nhiên, khi công ty vận chuyển (hãng tàu hoặc FWD) không phát lệnh giao hàng (EDO) hoặc phát chậm có thể dẫn đến lô hàng bị tồn kho làm phát sinh chi phí lưu kho, bãi. Ngoài ra, nếu FWD chưa thanh toán phụ phí tại cảng (LCC), hoặc gửi báo cáo đối chiếu công nợ SOA (Statement of Account) cho FWD nước ngoài thì họ có thể giữ điện khiến không thể lấy được EDO, làm chậm trễ giao hàng.
• Rủi ro khi vận chuyển hàng về kho: Với hàng container, nếu FWD không xem kỹ mục hết hạn trên phiếu EIR (Phiếu giao nhận container) để nhắc tài xế vào lấy cont cho phù hợp thì khi phiếu EIR hết hạn sẽ không thể lấy cont. Tài xế làm mất phiếu EIR sẽ phải xin cấp lại gây lãng phí thời gian và chi phí xin cấp lại, tiền cược cont bị chậm hoàn lại. Ngoài ra, trong quá trình vận chuyển hàng về kho có thể xảy ra rủi ro như mất hàng, lừa đảo, xe bị tai nạn…
➢ Bước 10: Hoàn tất các thủ tục nhập hàng
17
• Nếu sau khi làm thủ tục trả container phát hiện container chứa hàng bị móp méo, sàn cont bị bẩn (tràn dầu máy,…) sẽ phải đóng thêm tiền phí vệ sinh và phí sửa chữa container.
• Với chi phí cược container, một số hãng tàu trả cược rất lâu, thủ tục trả cược thì đòi hỏi phức tạp.
➢ Bước 11: Thanh toán và trả chứng từ gốc cho khách
• Khách hàng không thanh toán tiền vận chuyển đúng hạn khiến công ty FWD gặp rủi ro về chi phí đã tạm ứng thanh toán các phụ phí khi lấy hàng.
• Công ty không lưu trữ chứng từ hay lưu trữ thiếu, thất lạc sẽ gây khó khăn khi cần rà soát lại, ảnh hưởng tới công tác kiểm tra sau thông quan.
b. Các phương pháp nhận dạng rủi ro
➢ Lập bảng câu hỏi: cần trả lời các câu hỏi gặp phải những rủi ro nào? Tổn thất bao nhiêu? Tần suất của rủi ro trong khoảng thời gian nhất định? Biện pháp phòng ngừa, tài trợ rủi ro là gì? Từ đó có cơ sở để đánh giá và đề xuất công tác quản trị rủi ro.
➢ Phân tích báo cáo tài chính: Phân tích bảng tổng kết tài sản, báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh, từng tài khoản chi tiết các khoản chi phí và lợi nhuận và đối chiếu với kế hoạch tài chính được thiết lập đầu năm tài chính để có được những số liệu, nhận định về rủi ro. Trên cơ sở đó có thể xác định mọi nguy cơ rủi ro của tổ chức về tài sản, nguồn nhân lực và trách nhiệm pháp lý. Đây là phương pháp khách quan, có độ tin cậy nhưng khó áp dụng tại nhiều doanh nghiệp do đòi hỏi nhân sự quản trị rủi ro phải có năng lực và kỹ năng tốt về rủi ro, tổn thất.
➢ Phương pháp nhận dạng theo nhóm tác nghiệp: dựa trên sự phân chia chuỗi các tác nghiệp thương mại quốc tế thành các nhóm nhất định theo đặc thù của tác nghiệp hoặc theo công đoạn tiến hành nội dung nghĩa vụ và các cam kết để từ đó chỉ ra được những rủi ro cho từng nhóm tác nghiệp. Đây là phương pháp được sử dụng phổ biến tại các doanh nghiệp bởi nó cho phép các doanh nghiệp có thể nhận dạng linh hoạt các rủi ro theo từng nhóm tác nghiệp mà mình tham gia.
➢ Phương pháp sơ đồ: dựa trên sự phân chia chuỗi các tác nghiệp thương mại quốc tế thành các nhóm tác nghiệp nhất định theo đặc thù của tác nghiệp hoặc theo công đoạn tiến hành nội dung nghĩa vụ và các cam kết để từ đó chỉ ra được những
18
rủi ro cho từng nhóm tác nghiệp. Đây là phương pháp được sử dụng phổ biến tại các doanh nghiệp bởi nó cho phép các doanh nghiệp có thể nhận dạng linh hoạt các rủi ro theo từng nhóm tác nghiệp mà mình tham gia.
➢ Thanh tra hiện trường/ Nghiên cứu tại chỗ: trực tiếp quan sát, tổng thể các hoạt động diễn ra ở mỗi đơn vị, mỗi bộ phận, mỗi cá nhân trong doanh nghiệp, nhà quản trị tìm hiểu được các mối hiểm họa, nguyên nhân và các đối tượng rủi ro.
2.2.2.3. Phân tích và đo lường rủi ro a. Phân tích rủi ro
Đây là bước tiếp theo của nhận dạng rủi ro, sau khi đã tìm ra được chính xác rủi ro, tổn thất gây ra sẽ tiến hành phân tích rủi ro đó. Mục đích của việc phân tích rủi ro là tìm hiểu rõ nguyên nhân xảy ra rủi ro, nguồn gốc phát sinh vấn đề và sau đó đưa ra các biện pháp phòng ngừa, xử lý kịp thời, hiệu quả. Do đó, phân tích rủi ro cần tập trung:
➢ Phân tích hiểm họa: là quá trình phân tích những điều kiện hay yếu tố tạo ra rủi ro hoặc những điều kiện, những yếu tố làm tăng mức độ tổn thất khi rủi ro xảy ra. Để phân tích các điều kiện hay yếu tố tạo ra rủi ro thì cần sử dụng phương pháp điều tra bằng các mẫu điều tra khác nhau để phát hiện ra mối hiểm họa.
➢ Phân tích nguyên nhân rủi ro: là phân tích những điều kiện hay yếu tố tạo ra rủi ro hoặc những điều kiện, yếu tố làm tăng mức độ tổn thất khi rủi ro xảy ra. Các cách để tiếp cận nguyên nhân gây ra rủi ro như liên quan đến con người, liên quan đến yếu tố kỹ thuật và kết hợp cả hai nguyên nhân trên. Hoặc cũng có thể xem xét nguyên nhân rủi ro theo hai nhóm đó là nguyên nhân khách quan (những điều kiện bất lợi về thiên nhiên như gió, bão, sóng ngầm,..) và các nguyên nhân chủ quan ( liên quan trực tiếp tới hành vi của con người).
➢ Phân tích tổn thất: Bằng cách tham khảo hồ sơ được lưu trữ về các tổn thất trong quá khứ, nhà quản trị có thể dự báo được các xu hướng tổn thất có thể xảy ra trong tương lai.
b. Một số nguyên nhân dẫn đến rủi ro trong quy trình nhận hàng bằng đường biển
• Công ty nhập khẩu (Consignee) không cung cấp đúng thông tin hàng hóa:
Việc Consignee không cung cấp chính xác thông tin cân kiện, loại mặt hàng