CHƯƠNG 4: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ RỦI RO
4.2. Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty cổ phần ASC TRANS Việt Nam
Đầu tiên, ban lãnh đạo công ty cần nâng cao nghiệp vụ về quản trị rủi ro và đặt ra mục tiêu rõ ràng ngay từ đầu cho quản trị rủi ro nhập khẩu, thông báo tới toàn thể nhân viên để thực hiện. Các rủi ro nhập khẩu phải được quan tâm, có sự đầu tư, nghiên cứu chi tiết hơn, giúp nhân viên có thể định hướng và giảm thiểu các rủi ro tương tự.
Tiếp đến là cần nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên bởi nhân viên là người trực tiếp thực hiện hoạt động nhập khẩu, theo dõi tình trạng hàng hóa hàng ngày. Cụ thể:
• Cải tiến phương thức đào tạo phù hợp với điều kiện thực tế của ngành vận tải biển. Kết hợp giữa các buổi thực tế đi đào tạo tại cảng biển với việc rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ tại văn phòng.
• Khuyến khích các nhân viên có kinh nghiệm lâu năm truyền đạt, hướng dẫn nghiệp vụ chuyên sâu về nhập khẩu (Khai báo hải quan, nghiệp vụ vận tải,…) cho các nhân viên mới tại công ty bằng cách tổ chức các buổi đào tạo tại công ty, đồng thời có chính sách hỗ trợ đối với các nhân viên đã dành thời gian soạn thảo tài liệu và hướng dẫn đào tạo.
• Để khuyến khích các nhân viên của công ty tích cực hơn nữa trong quản trị rủi ro nhập khẩu, công ty cần xây dựng cơ chế lương thưởng hợp lý hơn trong đó xét cả khả năng trong việc tham gia quản trị rủi ro nhập khẩu.
Cuối cùng, ngoài việc nâng cao trình độ chuyên môn thì công ty nên luôn theo dõi khối lượng công việc của các bộ phận để có thể kịp thời bổ sung nhân sự nếu khối
51
lượng công việc hiện tại quá nhiều. Tránh trường hợp quá nhiều việc khiến nhân viên không thể kiểm soát tốt dẫn đến nhiều rủi ro phát sinh.
4.2.2. Nâng cao năng lực của nhân viên trong nhận dạng rủi ro
Nhân lực của công ty còn chưa thực sự quan tâm đến việc nhận dạng rủi ro, do vậy để thực hiện công tác nhận dạng rủi ro về yếu tố con người hiệu quả thì công ty có thể áp dụng phương pháp thanh tra hiện trường, phương pháp này vừa giúp ban lãnh đạo công ty gần gũi với nhân viên, vừa nắm bắt được tình hình hoạt động của mỗi cá nhân, bộ phận. Từ đó có thể dễ dàng nhận thấy các mối hiểm họa và nguyên nhân rủi ro.
Đồng thời, để nâng cao khả năng nhận dạng rủi ro, công ty nên tiến hành sử dụng một số phương pháp nhận diện rủi ro như phân tích lưu đồ thay vì chỉ liệt kê ra các rủi ro có thể gặp phải. Khi doanh nghiệp xây dựng được phương pháp lưu đồ thì có thể nhận diện được các rủi ro một cách chính xác hơn cả về khả năng xảy ra cũng như mức độ tổn thất. Từ đó giúp dự báo tối đa rủi ro có thể xảy ra trong từng trường hợp để bộ phận kinh doanh có thể tư vấn được tổng quát các rủi ro có thể gặp cho khách hàng nắm được.
4.2.3. Xây dựng các quy trình nghiệp vụ trong quản trị rủi ro
➢ Quy trình phân tích rủi ro:
Công ty cần có kế hoạch giám sát kỹ càng và nghiêm túc toàn bộ các khâu trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển để có thể phân tích về nguyên nhân, tổn thất của các rủi ro đã dự báo trước. Cụ thể:
• Công ty cần tăng cường đo lường nguy cơ và rủi ro nhập khẩu bằng việc áp dụng linh hoạt các phương pháp đo lường nguy cơ và rủi ro nhập khẩu, đánh giá, tính toán và đưa ra được con số cụ thể mức độ thiệt hại có thể xảy ra là bao nhiêu với từng rủi ro, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty ở những khía cạnh nào, hệ quả để lại ra sao. Dự tính để đo lường cả rủi ro nhập khẩu chưa xảy ra bao giờ.
• Nhân viên ở các bộ phận không chỉ cần làm tốt công việc của mình mà còn cần thường xuyên trao đổi thông tin, hỗ trợ nhau trong thực hiện quy trình nhận hàng để có thể cùng đưa ra phân tích về rủi ro có thể gặp phải và phương án xử lý tổn thất. Chú trọng đầu tư vào đảo tạo đội ngũ cán bộ kiểm tra hàng
52
có chuyên môn, hiểu biết rõ về tính chất hàng hóa để có thể ứng biến khi hải quan hỏi, có kinh nghiệm và khả năng xác định các rủi ro, phân tích và xử lý nhanh chóng.
➢ Quá trình kiểm soát rủi ro:
• Công ty nên hợp tác với các đối tác xử lý hàng có nhiều kiến thức chuyên môn về các mặt hàng thế mạnh mà công ty đang nhập khẩu là TBYT, Mỹ phẩm, TPCN để có thể nhanh chóng giải thích cho Hải quan về hồ sơ hàng hóa, kiểm tra hàng đúng mẫu mã, số lượng cũng như bốc dỡ, xếp hàng phải phù hợp với đặc tính của hàng hóa tránh xảy ra tình trạng xô vỡ, xước hàng.
• Công ty cần tìm hiểu kỹ các đại lý, hãng tàu, đối tác cho thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm, có đủ thông tin về số hiệu tàu, chủ tàu trong mỗi chuyến hàng vận chuyển. Thêm vào đó, khi ký hợp đồng vận chuyển với các hãng tàu cần quy định rõ ràng các điều khoản về trách nhiệm của các bên khi xảy ra rủi ro. Trong quá trình vận chuyển, các hãng vận tải phải luôn thông báo lịch trình, quá trình di chuyển của các phương tiện vận tải và kế hoạch thực hiện hợp đồng vận chuyển cho rõ ràng chi tiết.
➢ Công tác tài trợ rủi ro:
Hiện nay, công ty chưa có quỹ tài trợ rủi ro do vậy cần bổ sung, tăng cường các biện pháp trong kiểm soát, phòng ngừa nguy cơ và rủi ro nhập khẩu như: Xây dựng quỹ dự phòng rủi ro, sử dụng công cụ phái sinh trong phòng ngừa, nguy cơ và rủi ro về tỷ giá hối đoái và rủi ro về lãi suất, Tăng cường mua bảo hiểm cho hàng hóa vận tải quốc tế,...
4.2.4. Xây dựng quy trình xử lý cố định và hiệu quả cho các rủi ro thường gặp phải Trong dài hạn, để có thể quản trị rủi ro một cách hiệu quả, công ty nên chú trọng xây dựng một quy trình xử lý rủi ro đối với những rủi ro dễ gặp phải. Cụ thể:
• Ban giám đốc cần đưa ra một bảng tổng hợp để xác định được nhân viên hay bộ phận nào sẽ chịu trách nhiệm ở từng khâu trong quá trình nhận hàng. Công ty cần xác định rõ mục tiêu của quy trình sẽ hướng đến giảm thiểu hay né tránh rủi ro đó trong những lần tiếp theo. Chỉ khi phân tích và chỉ ra được đầy đủ những yếu tố này, quy trình mới có thể được đưa vào vận hành trơn tru, kết nối hiệu quả tới đội ngũ nhân viên và đưa đến những kết quả nhất định.
53
• Để quy trình diễn ra được chặt chẽ thì nguồn lực con người - nhân viên tham gia trực tiếp tiến hành phải được phân chia vai trò phù hợp và hiệu quả. Do đó, công ty nên chia các đối tượng tham gia vào quy trình nhận hàng nhập khẩu thành 3 nhóm cụ thể, bao gồm:
+ Nhân viên thực hiện: Là những cá nhân có trách nhiệm trực tiếp ở từng bước trong quy trình nhận hàng nhập khẩu.
+ Người giám sát (thường là các Leader từng bộ phận): Đây sẽ là nhwungx người có nhiều kinh nghiệm trong nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển để có thể đóng góp ý kiến và phản hồi cho nhân viên thực hiện có định hướng xử lý quy trình hiệu quả hơn.
+ Người hỗ trợ (thường là Ban giám đốc công ty): Mặc dù đây là các cá nhân không trực tiếp thực hiện quy trình, nhưng trong các tình huống rủi ro thì họ sẽ gián tiếp hỗ trợ người thực hiện hoàn thành nó qua những góp ý, truyền tải kiến thức/ kinh nghiệm thực tiến mang tính chuyên môn cao hơn.
Cả 3 nhóm đều có trách nhiệm và cần phối hợp với nhau ở từng bước của quy trình để nhận dạng, phân tích và xử lý các tổn thất gặp phải một cách hiệu quả nhất. Việc phân chia trách nhiệm như vậy giúp cho công ty có thể nâng cao khả năng nhận diện và kiểm soát được rủi ro phát sinh do tất cả quy trình đều được theo dõi bởi các nhân viên có nhiều kinh nghiệm.
Đặc biệt trong công tác kiểm tra chứng từ đang có nhiều sai sót, nhân viên cần chú ý và cẩn trọng kiểm tra chi tiết từng chứng từ, so sánh các thông tin trên chứng từ có khớp nhau hay không, có thiếu chứng từ hay không bởi hàng TBYT, Mỹ phẩm, TPCN cần nhiều giấy tờ như giấy phép NK, phiếu tiếp nhận hồ sơ công bố tiêu chuẩn, bản phân loại TTBYT, văn bản công bố tiêu chuẩn áp dụng… khi nhập cần có đầy đủ thì mới có thể thông quan. Hiện nay, thủ tục giấy tờ tại hải quan còn rất rườm rà, nhiều công đoạn, vì vậy nhân viên hiện trường và nhân viên chứng từ cần chú ý khi làm công tác thông quan và nhận hàng cần có kế hoạch hợp lý để không tốn thời gian chờ đợi, phát sinh thêm nhiều chi phí.
• Trong quá trình xây dựng quy trình, Ban giám đốc cần phải đồng thời xác định các phương pháp kiểm soát, kiểm tra liên tục, nhằm đánh giá mức độ tối ưu và
54
đưa những cải thiện phù hợp. Cụ thể là nên thường xuyên tổ chức, chia sẻ đến tất cả nhân viên những vụ việc, rủi ro đã xảy ra để tất cả nhân viên dù không tham gia trực tiếp vào quá trình cũng có thể nắm bắt được thông tin và đưa ra ý kiến đóng góp. Việc này sẽ giúp Ban giám đốc đánh giá được hiệu quả của công tác quản trị và có phương án cải thiện nếu cần.