CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG VỀ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ASC TRANS VIỆT NAM
3.2. Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty cổ phần
3.3.1. Nhận dạng rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty cổ phần ASC TRANS Việt Nam
Các rủi ro được tác giả nhận dạng dựa trên việc xem xét quy trình thực hiện thủ tục nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty kết hợp với kết quả tổng hợp phỏng vấn từ các anh/chị nhân viên ở các bộ phận khác nhau để đảm bảo nhận dạng được tối đa những rủi ro mà công ty có thể gặp phải như sau:
Biểu đồ 3.1: Các bước thường xảy ra rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu của ASC TRANS
Nguồn: Tổng hợp bảng khảo sát Từ biểu đồ 3.1, có thể thấy, các rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của ASC TRANS thường xuất hiện nhiều nhất ở bước Xin giấy phép nhập
32
khẩu (64%), Theo dõi tình hình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển (60%), Khai báo hải quan (68%) và Làm thủ tục thông quan lấy hàng tại điểm quy định (76%). Cụ thể các rủi ro được tổng hợp thêm sau khi phỏng vấn như sau:
3.3.1.1. Rủi ro khi xin giấy phép nhập khẩu
• ASC TRANS chủ yếu vận chuyển hàng TBYT, Mỹ phẩm, TPCN nên việc khách hàng chưa có các giấy công bố/lưu hành với các mặt hàng này mà đã nhập hàng sẽ gây rủi ro không thể thông quan hàng hoá, phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi chờ giấy phép, thậm chí bị phạt do khai báo thiếu giấy tờ nhập khẩu.
• Hồ sơ xin giấy công bố/lưu hành với các mặt hàng này thường được quản lý nghiêm ngặt bởi các Cơ quan nhà nước như Sở/Bộ y tế, Cục quản lý dược, Cục an toàn thực phẩm,… nên việc hồ sơ bị phản hồi, yêu cầu giải trình sẽ làm thời gian xin giấy phép kéo dài hơn dự kiến.
Một ví dụ thực tế trong tháng 3/2023, ASC TRANS có nhận dịch vụ làm công bố cho hàng TPCN nhập khẩu. Tuy được báo thời gian xin công bố sẽ mất khoảng 3-3,5 tháng, nhưng khi công bố vẫn trong giai đoạn chờ Cục an toàn thực phẩm yêu cầu bổ sung, phản hồi, khách hàng đã cho nhập 2 cont 40 hàng về cảng Hải Phòng qua một bên vận chuyển khác. Vì chưa có giấy phép nhập khẩu nên khi hàng quá hạn DEM, DET và lưu bãi thêm 2 tuần thì khách hàng đã phải xuất trả hàng.
3.3.1.2. Rủi ro khi nhận thông tin vận chuyển và báo giá cho khách hàng
Việc khách hàng cung cấp thiếu, sai thông tin về cân nặng, kích thước hàng hóa khiến bộ phận Sale tính toán sai chi phí, báo thiếu chi phí cho khách hàng. Thậm chí với nhiều khách hàng mới chưa nắm rõ thủ tục mà bộ phận Sale không tư vấn chi tiết các chi phí khi báo giá thì trong quá trình nhận hàng có thể phát sinh chi phí không được dự kiến trước.
ASC TRANS cũng đã xảy ra nhiều trường hợp phát thêm sinh chi phí do không tư vấn trước cho KH để thỏa thuận với Shipper. Ví dụ như vào tháng 9/2022, khi nhập khẩu 1 lô hàng LCL TBYT theo điều kiện FCA Shenzhen, Trung Quốc về Hải Phòng. Thông thường, khi shipper giao hàng đến cảng sẽ cần đóng phí để xe chở hàng vào khu vực cảng, tuy nhiên với lô hàng này, Shipper không chịu trả tiền phí khiến KH phải chịu phát sinh thêm 50 USD tiền phí vào cảng.
33
3.3.1.3. Rủi ro khi không kiểm tra kỹ chứng từ
Các rủi ro ở bước này thường ít xảy ra hơn. Tuy nhiên việc kiểm tra thông tin của các chứng từ cơ bản không đúng, không khớp nhau, không thể hiện đủ các nội dung cần thiết sẽ ảnh hưởng đến tính thống nhất của các chứng từ quan trọng khác như:
+ Sai thông tin trên Vận đơn (B/L), số khối, danh mục hàng trên HBL và MBL khác với Packing List
+ C/O không có đủ danh mục hàng, không khớp thông tin người xuất nhập khẩu với Invoice.
3.3.1.4. Rủi ro khi đặt tàu và xác nhận thông tin vận đơn
• Rủi ro khi đặt tàu và chọn hãng tàu:
+ Với một số tuyến châu Âu hoặc các tuyến ít lượng hàng, do thời gian vận chuyển dài nên thường sẽ cần đặt lịch tàu sớm do lượng container rỗng không đủ hoặc các hãng tàu sẽ hết chỗ sớm, nhất là khi rơi vào mùa cao điểm. Việc không đặt được lịch tàu sớm gây ra rủi ro trong việc chậm hàng, thiệt hại cho khách nếu họ có hợp đồng bán hàng khác. Ví dụ với lô hàng TPCN từ Serbia về Hải Phòng của công ty, dù lô hàng đã được chốt và đặt lịch từ 10/2/2023, nhưng do tuyến vận chuyển này ít hàng nên lô hàng bị delay gần 1 tháng.
+ Bên cạnh đó, việc sử dụng hãng tàu không đáng tin cậy gây ra rủi ro giao hàng thiếu, mất hàng, hỏng hàng, sử dụng tàu già có thể bị tai nạn, không nhận được đền bù xứng đáng cũng là một trong những nguyên nhân gây rủi ro trong vận tải biển của ASC TRANS.
• Rủi ro về vận đơn (B/L):
+ Không check kỹ nội dung trên Vận đơn (B/L) nháp dẫn đến sai thông tin, địa chỉ người nhập khẩu so với đăng ký kinh doanh (ĐKKD), sai thông tin, khối lượng hàng hoá trên House Bill (HBL), từ có có thể dẫn đến sai thông tin về hàng trên Master Bill (MBL)
+ Nếu thông tin trên MBL bị sai, việc sửa chữa có thể bị tính thêm phí hoặc không sửa được với một số hãng tàu.
Ví dụ với một lô hàng TBYT nhập theo điều kiện FOB Ningbo, Trung Quốc về Cát Lái, HCM vào tháng 12/2022. Vì lô hàng khách hàng tự khai báo hải quan
34
nên khi xác nhận thông tin hàng, nhân viên Sale đã gửi chứng từ về Vận đơn (B/L) cho khách xác nhận. Tuy nhiên, sau khi phát hành Bill Telex, khách hàng lại báo Shipper gửi nhầm 1 số mục hàng so với Packing List trước đó nên muốn yêu cầu sửa HBL và MBL. Sau khi liên hệ với hãng tàu, chi phí để sửa MBL của lô hàng mất thêm 150 USD.
3.3.1.5. Rủi ro trong quá trình nhận và vận chuyển hàng hóa bằng đường biển
• Rủi ro hàng hoá đóng gói không đúng quy cách: Vì công ty thường vận chuyển các mặt hàng thiết bị, hàng thực phẩm đóng hộp thủy tinh nên hàng hoá sẽ gặp các vấn đề như hỏng hàng, móp méo hàng khi vận chuyển nếu việc đóng hàng không chắc chắn khiến hàng bị xê dịch hoặc va vào nhau. Nhiều hãng tàu quy định một số hàng hoá phải được đóng trong pallet thay vì chỉ đóng trong thùng carton bình thường.
• Rủi ro hàng hoá không giao kịp thời hạn: Shipper giao hàng chậm trễ, kéo dài thời gian giao hàng, gây trễ giờ cut-off hoặc rớt container và phải chờ một chuyến tàu kế tiếp. Đối với hàng LCL, nếu trễ hàng thì hàng hoàn toàn có thể để tại kho của đại lý và chờ chuyến tiếp theo. Nhưng với hàng FCL, nếu hàng không đến kịp thời gian đã book, nhiều hãng tàu có thể phạt chậm lịch hoặc hủy booking.
• Rủi ro giao sai hàng: Nhiều trường hợp đại lý khi nhận hàng đã sai sót, nhầm lẫn thông tin hàng hoá khi đóng hàng khiến thất lạc hàng hóa, mất hàng, thậm chí hàng được gửi nhầm sang nước khác.
• Một số vấn đề phát sinh khác như trên đường vận chuyển đến cảng xuất bị kẹt xe, hay tai nạn, tàu bị delay….
3.3.1.6. Rủi ro khi hoàn thiện bộ chứng từ nhận hàng nhập khẩu
• Rủi ro về thông tin C/O: Thông tin trên C/O không chuẩn do ghi sai tên hàng, mã HS code, sai tên người xuất khẩu và người nhập khẩu hay nếu C/O xin sau ngày tàu chạy 3 ngày mà không được đánh dấu vào ô số 13 trên C/O có thể khiến C/O bị bác bỏ và không được giảm thuế nhập khẩu.
• Rủi ro khi KH không có tài khoản khai báo hải quan: Nhiều trường hợp khách hàng nhập lần đầu và chưa đăng ký tài khoản khai báo hải quan mà nhân viên Sale không đề cập trước với khách sẽ làm phát sinh thêm thời gian chờ đăng
35
ký tài khoản (1-2 ngày) rồi mới có thể tiến hành truyền tờ khai, mất thời gian lưu kho, lưu bãi.
• Rủi ro về giấy thông báo hàng đến (AN): Giấy thông báo hàng đến rất quan trọng khi thực hiện khai báo hải quan. Tuy nhiên, nhiều trường hợp Co-Loader làm sai thông tin trên AN như số lượng, khối lượng, kích thước,… khiến giấy tờ chứng từ không khớp với AN.
3.3.1.7. Rủi ro khi khai báo hải quan
• Rủi ro áp sai mã HS code: Các mặt hàng chính của công ty như Mỹ phẩm, TPCN đều là mặt hàng có thuế NK rất cao (thường từ 10-20%) và rất dễ nhầm lẫn thành phần, trạng thái khi tra HS Code. Việc áp sai mã HS code có thể làm tăng hoặc giảm thuế nhập khẩu. Điều này dẫn tới việc DN có thể mất nhiều thuế hơn hoặc bị phạt vì khai báo sai HS để trốn thuế.
• Lên tờ khai sai lệch với chứng từ đi kèm:
+ Các thông tin trên hợp đồng, Invoice, Packing list, B/L; A/N; giấy công bố/lưu hành… không khớp thì sẽ mất rất nhiều thời gian để sửa lại tờ khai, dẫn đến việc nhận hàng chậm trễ, mất nhiều chi phí phát sinh như tiền lưu container, lưu bãi.
+ Một số trường hợp khai sai phải hủy tờ khai có thể ảnh hưởng xấu đến kết quả phân luồng của những tờ khai sau này.
• Rủi ro về đóng thuế: Khách hàng tự đóng thuế bằng cách chuyển khoản có thể xảy ra rủi ro là thủ tục đã hoàn tất nhưng thuế chuyển khoản mà vẫn chưa vào nên không thể nhận hàng được, gây mất thời gian và ảnh hưởng tới tiến trình nhận hàng.
3.3.1.8. Làm thủ tục thông quan và lấy hàng tại cảng
• Rủi ro khi kiểm tra chứng từ gốc:
+ Thông tin trên hồ sơ giấy sai lệch trên bản khai điện tử.
+ Khi bộ phận hải quan phát hiện có sự sai sót trong việc áp mã HS hàng hóa sẽ đưa ra mã HS HQ cho là phù hợp và yêu cầu DN sửa đổi.
+ Hàng thuộc diện rủi ro về giá khi kiểm tra chứng từ HQ nghi ngờ có sự tăng hoặc giảm so với giá các mặt hàng đó đã từng nhập trên hệ thống nên yêu cầu DN làm tham vấn giá.
36
• Rủi ro khi kiểm hoá: Khi hàng thuộc luồng đỏ, cần kiểm hoá thì ASC TRANS thường gặp các rủi ro như:
+ Hàng không đúng về chủng loại, số lượng, trọng lượng… Trường hợp thừa hàng thì bị phạt theo mức độ vi phạm, trường hợp thiếu hàng thì căn cứ vào điều khoản hợp đồng và đề ra hướng giải quyết cho từng trường hợp đó.
+ Hàng thiếu các thông tin về nhà sản xuất, đặc biệt là xuất xứ (MADE IN) có thể sẽ bị phạt, nặng hơn có thể quy vào tội gian lận xuất xứ hàng hoá.
Ví dụ với một lô hàng bếp từ nhập khẩu từ Trung Quốc về Hải Phòng. Khi kiểm hóa, Hải quan có thấy trên nhãn hàng có ghi sản phẩm của một công ty ở Đức và lắp ráp ở Trung Quốc. Hàng có CO Form E nhưng Hải quan lại báo DN có ý định gian lận xuất xứ và không chấp nhận CO Form E.
• Rủi ro trong việc lấy lệnh giao hàng (EDO): ASC TRANS có thể gặp phải việc công ty vận chuyển (hãng tàu hoặc FWD) không phát lệnh giao hàng (EDO) hoặc phát chậm có thể dẫn đến lô hàng bị tồn kho làm phát sinh chi phí lưu kho, bãi. Ví dụ với một lô hàng LCL Mỹ phẩm nhập khẩu điều kiện FOB Incheon, Hàn Quốc về Hải Phòng. Do Shipper chậm thanh toán một số phụ phí đầu xuất nên sau khi hàng cập cảng 3 ngày, đại lý vẫn không cấp quyền lấy EDO, làm khách hàng phải chịu thêm 2 ngày phí lưu kho hàng lẻ.
3.3.1.9. Rủi ro trong việc thanh toán và trả chứng từ gốc cho khách
Khách hàng không thanh toán tiền vận chuyển đúng hạn khiến công ty gặp rủi ro về chi phí đã tạm ứng thanh toán các phụ phí khi lấy hàng.