CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG VỀ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ASC TRANS VIỆT NAM
3.2. Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty cổ phần
3.3.2. Phân tích và đo lường rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty cổ phần ASC TRANS Việt Nam
3.3.2.1. Phân tích rủi ro
Trước khi tiến hành phân tích cụ thể nguyên nhân dẫn đến rủi ro, theo đánh giá, có thể thấy được Bộ phận chứng từ - hải quan, bộ phận Sale và bộ phận đại lý (Agent- Pricing) là 3 bộ phận phát sinh nhiều rủi ro nhất trong quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển với lần lượt 56%, 28% và 16%.
37
Biểu đồ 3.2: Tỉ lệ nhân viên từng bộ phận tham gia khảo sát về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của ASC TRANS
Nguồn: Tổng hợp bảng khảo sát Các nguyên nhân chính gây ra rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển ở Công ty cổ phần ASC TRANS Việt Nam sau khi tổng hợp kết quả khảo sát như sau:
Biểu đồ 3.3: Các nguyên nhân chính gây ra rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển ở ASC TRANS
Nguồn: Tổng hợp bảng khảo sát
➢ Nhân viên còn chưa nắm rõ hết thủ tục chuyên ngành:
Từ biểu đồ 3.3 có thể thấy, nguyên nhân gây ra rủi ro lớn nhất của ASC TRANS đến từ việc một số nhân viên còn chưa nắm rõ hết thủ tục chuyên ngành, chưa có nhiều kinh nghiệm (với tỷ lệ 76%). Việc chưa tích lũy đủ cả kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm làm việc khiến cho nhân viên không thể xử lý kịp thời các tình huống phát sinh gây rủi ro trong quá trình giao nhận. Đặc biệt với nhân viên khai báo hải
38
quan, nếu người khai tờ khai không biết rõ loại hình đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp, khai sai mã HS không phù hợp, sai thông tin chứng từ sẽ khiến doanh nghiệp không thể thông quan hàng hóa, thậm chí bị phạt và truy thu thuế.
Theo thống kê trong 3 tháng đầu năm 2023, bộ phận hải quan đã có 2 vụ việc truyền sai HS code gây tổn thất cho doanh nghiệp và truy thu thuế. Cụ thể:
+ Trước đó, khi có khách hàng nhập Chất làm đầy khớp, bộ phận Cus có truyền tờ khai với mã HS 3004 (mã HS này thường có thuế NK thấp). Sau đó, khi có một khách khác nhập Chất làm đầy da (filler), bộ phận Cus đã nhầm mặt hàng này giống với mặt hàng Chất làm đầy khớp và đã truyền tờ khai mã HS 3004, được hải quan duyệt thông quan. Sau hơn 1 năm truyền mã HS này, vào tháng 1/2023, Hải quan đã yêu cầu DN xem lại mã HS do có kết quả phân tích phân loại cho mặt hàng Chất làm đầy da (filler) thuộc nhóm HS 3304 (nhóm mặt hàng thuế nhập khẩu cao) và tiến hành truy thu thuế. Tổn thất của vụ việc này là một con số lớn, DN phải đóng thêm hơn 2 tỷ tiền thuế chênh lệch và nộp phạt.
+ Vụ việc thứ hai cũng tương tự khi bộ phận Cus truyền sai HS code (21069072) cho hàng Thực phẩm chức năng dạng lỏng sau hơn 1 năm thì đến tháng 2/2023 đã DN bị truy thu thuế.
➢ Không kiểm tra kỹ thông tin chứng từ:
Nguyên nhân thứ 2 gây ra rủi ro là do không kiểm tra kỹ thông tin chứng từ (chiếm 64%). Chứng từ là một trong những tài liệu quan trọng và dễ phát sinh rủi ro nhất trong quá trình giao nhận Việc nhân viên các bộ phận liên quan không kiểm tra đúng thông tin, địa chỉ của người nhận dẫn đến sai địa chỉ người nhận, sơ suất để thiếu một số chứng từ trong bộ chứng từ sẽ gây rủi ro khi khai báo hải quan, không lấy được hàng.
Trong tháng 3/2023, công ty đã gặp 2 vụ việc liên quan đến thiếu sót trong việc kiểm tra chứng từ.
+ Vụ việc đầu tiên vào ngày 5/3/2023, khách hàng có gửi chứng từ làm hải quan cho nhân viên Sales phụ trách và sau đó gửi bộ phận Cus lên tờ khai. Sau khi lên tờ khai nháp, nhân viên Cus phụ trách có tư vấn HS code, báo thuế NK của lô hàng là 5% cho khách để khách xác nhận trước khi truyền. Sau khi truyền và làm xong hải quan, đến bước nộp thuế thì Bộ phận kế toán của công ty khách lại thắc mắc về thuế
39
cao. Sau khi trao đổi lại thì biết là hàng có CO Form E, nếu dùng CO sẽ được miễn thuế NK về 0%. Lô hàng thiệt hại gần 7tr tiền thuế.
+ Vụ việc thứ 2 vào ngày 20/3/2023, khách hàng gửi chứng từ cho nhân viên Sales. Lô hàng có 2 invoice nhưng khi nhân viên Sales gửi lại cho bộ phận Cus truyền tờ khai thì chỉ gửi 1 invoice. Sau khi truyền tờ khai và thông quan xong mới phát hiện thiếu giá trị hàng, không thể bổ sung lại nữa. Tuy vụ việc chưa có tổn thất cụ thể, công ty đã có phương án sẽ bổ sung giá trị hàng vào lô hàng sau nhưng dễ thấy được nếu xảy ra rủi ro thì tổn thất của vụ việc sẽ là một con số không hề nhỏ bởi giá trị lô hàng rất lớn bởi tiền thuế phải nộp của invoice thiếu lên đến gần 70tr.
➢ Nhà nước liên tục thay đổi các chính sách, thủ tục, quy định:
Nguyên nhân thứ 3 là do Nhà nước liên tục thay đổi các chính sách, thủ tục, quy định liên quan đến các mặt hàng công ty đang có thế mạnh là Y tế, Mỹ phẩm, TPCN.
Nguyên nhân này chiếm đến 60% cho thấy việc không thể nhanh chóng cập nhật tình hình và thủ tục gây tổn thất do doanh nghiệp khi làm các thủ tục thông quan.
Ví dụ với hàng TTBYT, Nghị định 98/2021/NĐ-CP về Quản lý trang thiết bị y tế cho phép DN nhập khẩu TTBYT loại C, D mà chỉ có bản kết quả phân loại đến hết ngày 31/12/2022. Dù có thông tin dự thảo gia hạn cho nghị định này sẽ sớm được ban hành trong tháng 2/2023, nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn cho nhập hàng về trước. Kết quả là hàng không thể thông quan và bị lưu kho quá hạn 30 ngày. Dù việc mở tờ khai quá hạn 30 ngày doanh nghiệp chỉ bị phạt 500.000 - 1.000.000 đồng theo Điều 7, NĐ 128/2020/NĐ-CP, nhưng DN phải gặp rủi ro khi các lô hàng sau sẽ liên tục bị chuyển kiểm hóa (khoảng 3-5 lô liên tiếp), gây tốn kém chi phí. Và số tiền lưu kho của doanh nghiệp trong trường hợp này cũng là một con số không nhỏ.
➢ Các nguyên nhân khách quan:
Nguyên nhân thứ 4 đến từ các nguyên nhân khách quan (yếu tố thiên nhiên, sự cố tàu biển…). Các tai nạn không thể lường trước được như tàu mắc cạn, chìm tàu, cháy nổ phương tiện, tai nạn... Hoặc có thể là từ các yếu tố tự nhiên như sóng biển lớn khiến hàng bị xô dịch, gây hỏng hóc, bẹp, rách sẽ là nguyên nhân dẫn đến rủi ro trong vận chuyển hàng hoá. Các trường hợp rủi ro khi tàu gặp nạn hoặc sự cố thì thường dễ có thể xác nhận bên chịu trách nhiệm, nhưng những trường hợp hàng được
40
đưa vào container vận chuyển an toàn nhưng trong quá trình vận chuyển có thể bị hỏng do va đập thì rất khó xác định được bên chịu trách nhiệm.
ASC TRANS đã gặp phải rủi ro về hỏng hàng trong quá trình vận chuyển bằng đường biển với lô hàng TBYT đi đường biển từ Hà Lan về Việt Nam vào tháng 1/2023. Khi kiểm tra hàng hoá và đóng hàng, lô hàng đều đảm bảo về quy cách đóng gói, tuy nhiên trong quá trình vận chuyển hơn 1 tháng, khi nhận hàng, khách hàng đã phát hiện hàng bị móp méo. Dù kiểm tra cả phía đầu xuất và nhập thì đều chưa xác định được rủi ro xảy ra ở giai đoạn nào khiến lô hàng thiệt hại gần 10tr đồng.
➢ Không theo dõi sát sao tình hình vận chuyển hàng hóa:
Nguyên nhân thứ 5 chủ yếu là do không theo dõi sát sao tình hình vận chuyển hàng hóa, chưa chú trọng việc nhắc nhở khách hàng hoặc shipper đóng hàng cẩn thận trước khi giao cho đại lý vận chuyển khiến hàng hoá gặp rủi ro trong quá trình vận chuyển bằng đường biển thời gian dài.
➢ Các nguyên nhân khác:
Các nguyên nhân khác như kiểm tra hàng trước khi nhận (8%) hay nguyên nhân do yếu tố kỹ thuật lạc hậu (12%) được ít nhân viên đánh giá là nguyên nhân chính gây ra rủi ro đối với quy trình nhận hàng nhập khẩu của ASC TRANS.
3.3.2.1. Đo lường rủi ro
Sau khi phân tích rủi ro thì sẽ tiến hành đo lường rủi ro xem tần suất xuất hiện rủi ro cao hay thấp và tìm ra biện pháp để khắc phục. Theo kết quả bảng khảo sát, các mức độ tổn thất của rủi ro được thể hiện qua bảng dưới đây:
41
Bảng 3.4: Mức độ tổn thất các rủi ro của ASC TRANS Tần suất
xuất hiện Cao Thấp
Mức độ tổn thất
Cao
• Rủi ro khi xin giấy phép nhập khẩu
• Rủi ro khi khai báo hải quan
• Rủi ro khi làm thủ tục thông quan, lấy hàng tại cảng
• Rủi ro khi hoàn thiện bộ chứng từ nhận hàng nhập khẩu
• Rủi ro trong quá trình theo dõi tình hình vận chuyển hàng hoá bằng đường biển
Thấp • Rủi ro khi không kiểm tra kỹ chứng từ
• Rủi ro khi nhận thông tin vận chuyển và báo giá cho khách hàng
• Rủi ro khi đặt tàu và xác nhận thông tin vận đơn
• Rủi ro trong quá trình hoàn tất các thủ tục nhập hàng
• Rủi ro trong việc thanh toán và trả chứng từ gốc cho khách
Nguồn: Tự tổng hợp
➢ Rủi ro nhóm I – nhóm tần suất xuất hiện cao, mức độ tổn thất cao Nhóm rủi ro này bao gồm 3 rủi ro chính:
• Rủi ro khi xin giấy phép nhập khẩu
• Rủi ro khi khai báo hải quan
• Rủi ro khi làm thủ tục thông quan, lấy hàng tại cảng
Đây là 3 rủi ro có tần suất xuất hiện và tổn thất cao nhất ở ASC TRANS. Đa phần là do ảnh hưởng từ việc hiểu biết sai, thiếu về hàng hóa khiến ảnh hưởng đến khai báo hải quan. Đây là một lỗi thường gặp của nhân viên chứng từ như áp sai HS code, thuế VAT, phải hủy tờ khai và truyền lại tờ khai làm mất thời gian thông quan,
42
công ty có thể phải chịu phạt hành chính tuy thiệt hại nhỏ nhưng ảnh hưởng quá trình nhận hàng của khách.
➢ Rủi ro nhóm II – nhóm tần suất xuất hiện thấp, mức độ tổn thất cao
• Rủi ro khi hoàn thiện bộ chứng từ nhận hàng nhập khẩu