CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG VỀ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ASC TRANS VIỆT NAM
3.2. Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty cổ phần
3.3.3. Hoạt động kiểm soát rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty cổ phần ASC TRANS Việt Nam
Hai rủi ro này dù có tần suất xuất hiện thấp nhưng mức độ tổn thất lại cao. Đa phần là do các TBYT nhập khẩu, hàng TPCN, Mỹ phẩm đều đa phần là những sản phẩm có khối lượng và giá trị lớn, mặt hàng thuế suất cao, đòi hỏi trong quá trình vận chuyển và kiểm tra chứng từ phải thật cẩn trọng và tỉ mỉ. Mức độ tổn thất là khá lớn nên công ty cần chú trọng vào giai đoạn này.
➢ Rủi ro nhóm III– nhóm tần suất xuất hiện cao, mức độ tổn thất thấp
• Rủi ro khi không kiểm tra kỹ chứng từ: Mặc dù chứng từ là thứ rất quan trọng trong nhập hàng, đặc biệt đối với mặt hàng TBYT, Mỹ phẩm, TPCN nhưng đây chỉ là bước kiểm tra trước một số chứng từ như Invoice, Packing List nên dù rủi ro xảy ra khá nhiều nhưng có thể sửa chữa những giấy tờ này nên mức độ tổn thất thường thấp.
➢ Rủi ro nhóm IV – nhóm tần suất xuất hiện thấp, mức độ tổn thất thấp
• Rủi ro khi nhận thông tin vận chuyển và báo giá cho khách hàng
• Rủi ro khi đặt tàu và xác nhận thông tin vận đơn
• Rủi ro trong quá trình hoàn tất các thủ tục nhập hàng
• Rủi ro trong việc thanh toán và trả chứng từ gốc cho khách.
Ở nhóm rủi ro này, các rủi ro thường ít xảy ra và có thể được giải quyết ngay khi phát hiện ra mà không cần tốn quá nhiều thời gian. Tổn thất ở đây có thể là báo nhầm giá, quên trả chứng từ gốc cho khách, sai thông tin trên HBL…. Những rủi ro này khả năng xảy ra thấp do ASC TRANS đã có những phương án thay thế khi rủi ro xảy ra.
3.3.3. Hoạt động kiểm soát rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty cổ phần ASC TRANS Việt Nam
Qua khảo sát 25 anh/chị nhân viên công ty, có thể thấy nhân viên công ty cho rằng ASC TRANS đã thực hiện các biện pháp kiểm soát rủi ro như biểu đồ:
43
Biểu đồ 3.4: Các biện pháp kiểm soát rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển ở ASC TRANS
Nguồn: Tổng hợp bảng khảo sát
➢ Biện pháp ngăn ngừa tổn thất:
Với 80% ý kiến của 25 nhân viên tham gia khảo sát cho rằng, khi có tổn thất xảy ra, ASC TRANS đã có các biện pháp ngăn ngừa tổn thất nhằm mục đích giảm bớt số lượng tổn thất xảy ra (tức giảm tần suất tổn thất) hoặc bằng cách làm giảm mức thiệt hại khi tổn thất xảy ra như:
• Cảnh báo khách hàng và đưa ra một số yêu cầu đóng hàng cho shipper để có thể bảo vệ hàng hóa, giảm thiểu tổn thất nhất có thể nếu như xảy ra các sự cố va chạm.
• Khi vận chuyển hàng hóa có giá trị cao hoặc dễ bị hư hỏng, ASC TRANS luôn khuyên khách hàng mua bảo hiểm hàng hóa để có thể ngăn ngừa tổn thất về hàng hóa trong quá trình vận chuyển, giảm mức thiệt hại khi tổn thất xảy ra.
• Ưu tiên tìm kiếm và lựa chọn hợp tác với các đại lý, hãng tàu uy tín, tránh hợp tác với cầu hãng thường xuyên hủy chuyến hay thay đổi lịch trình gây ảnh hưởng đến booking.
➢ Biện pháp giảm thiểu rủi ro:
Trong số 25 người được phỏng vấn, có 92% nhân viên cho rằng ASC TRANS đã thực hiện các biện pháp giảm thiểu rủi ro để kiểm soát rủi ro trong quá trình nhận hàng. Cụ thể:
• Nâng cao chất lượng nhân viên: Chất lượng nhân viên là nguyên nhân lớn nhất gây ra rủi ro ở ASC TRANS. Vì vậy, để có thể kiểm soát các rủi ro trong việc
44
nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, cũng như để nâng cao chất lượng cho nhân viên, ASC TRANS đã yêu cầu nhân viên các bộ phận gửi báo cáo hoạt động trong tuần cho các Trưởng bộ phận vào cuối buổi thứ 6 hàng tuần. Ngoài ra, vào các ngày thứ 7, công ty sẽ tổ chức những buổi họp, đào tạo giữa các bộ phận với nhau để chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn hay những khó khăn có thể gặp phải trong công việc để nâng cao trình độ cho nhân viên, từ đó có khả năng phán đoán những nguy cơ xảy ra rủi ro và né tránh rủi ro.
• Với những nhân viên mới, trong mỗi khâu thuộc quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, các nhân viên phụ trách (Leader) sẽ được phân công hướng dẫn và phải theo dõi, kiểm soát toàn bộ quy trình, tránh gây ra những rủi ro không đáng có.
• Cập nhật thông tin thường xuyên: Do các chính sách liên quan đến mặt hàng công ty đang tập trung thường xuyên thay đổi, vì vậy công ty đã chủ động xây dựng các mối quan hệ để có thể nắm bắt thông tin nhanh nhất, nhằm giảm thiểu các rủi ro khi xin giấy phép nhập khẩu và thông quan hàng hóa.
➢ Biện pháp chuyển giao rủi ro:
Chỉ có 16% nhân viên tham gia khảo sát cho rằng ASC TRANS đã sử dụng các biện pháp chuyển giao rủi ro trong quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển.
Theo đó, ASC đã thực hiện các biện pháp như:
• Bên cạnh việc tư vấn khách hàng mua bảo hiểm, trong nhiều trường hợp ASC TRANS cũng đã mua bảo hiểm vận chuyển, ký hợp đồng với đại lý để có thể chuyển giao rủi ro qua qua các đơn vị này.
• Trường hợp khách hàng không mua bảo hiểm mà phát sinh rủi ro, ASC TRANS sẽ căn cứ theo quy định về vận tải quốc tế được in ở mặt sau vận đơn để có biện pháp chuyển giao rủi ro hợp lý.
• Liên hệ đại lý để xin hỗ trợ nếu tổn thất xảy ra ở đầu xuất, khâu vận chuyển đường biển hoặc sai sót trong chứng từ quan trọng như HBL và MBL.
➢ Biện pháp chấp nhận rủi ro:
Có 32% ý kiến cho rằng công ty lựa chọn chấp nhận rủi ro gặp phải. Bởi khi công ty đã xác định được rủi ro ngay từ bước nhận dạng, phân tích nhưng do mức độ tổn thất ít và không thể né tránh hay giảm thiểu rủi ro, thì Công ty phải chấp nhận rủi
45
ro đó. Ví dụ như trường hợp dù đã kiểm tra kỹ thông tin Packing List nhưng khi cân/đo lại kích thước thì lại có sự sai lệch xảy ra. Trường hợp này nếu mức chênh lệch không quá lớn, công ty có thể chấp nhận rủi ro và không thay đổi giá vận chuyển với khách hàng. Hay như nếu sự cố liên quan đến thời tiết, thiên tai… ASC TRANS cũng chỉ có thể chấp nhận và tìm cách giảm thiểu tổn thất sau đó.
Nhận xét: Từ khảo sát thực tế, có thể thấy ASC TRANS luôn lựa chọn đối mặt và tìm cách khắc phục, giảm thiểu rủi ro trong quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển thay vì lựa chọn biện pháp né tránh rủi ro. Bởi theo kinh nghiệm của anh/chị cho rằng, luôn có rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, công ty không thể luôn né tránh mà cần tìm cách khắc phục, chấp nhận và hướng tới phát triển công tác quản trị rủi ro cho quy trình nhập khẩu của công ty.