TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của đề tài
Hiện nay, xu hướng hội nhập kinh tế quốc tế đang gia tăng, dẫn đến sự mở rộng hoạt động kinh tế, đặc biệt là xuất nhập khẩu hàng hóa giữa các quốc gia Sự gia tăng này yêu cầu quá trình trao đổi hàng hóa phải được thực hiện một cách nhanh chóng và thuận tiện để đáp ứng nhu cầu của các bên liên quan.
Việc nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển là một quy trình phức tạp, bao gồm nhiều bước như chuẩn bị giấy tờ, thủ tục hải quan, đóng gói và vận chuyển Trong quá trình này, có nhiều rủi ro có thể xảy ra, bao gồm hàng hóa hư hại, mất trộm, không đúng chủng loại, giấy tờ không hợp lệ, và hàng giả Do đó, quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu là rất quan trọng để đảm bảo an toàn và hiệu quả cho công ty.
Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu và Dịch vụ Hải quan Vnlogs đã hoạt động 8 năm trong ngành nhưng vẫn chưa kiểm soát tốt một số rủi ro trong hoạt động nhận hàng nhập khẩu, đặc biệt là vận tải đường biển Điều này gây tổn thất kinh tế và ảnh hưởng đến uy tín công ty Quản trị rủi ro trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển có thể giúp công ty tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa quy trình vận chuyển, từ đó cải thiện hiệu quả kinh doanh Vì vậy, tôi chọn đề tài “Quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty cổ phần xuất nhập khẩu và dịch vụ hải quan Vnlogs” để nâng cao kiến thức và đóng góp vào sự phát triển của công ty.
Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Cao Tuyết Nhi (2021) đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp tại Đại học Thương mại với đề tài “Quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần cảng Hải Phòng.” Nghiên cứu này tập trung vào việc phân tích và đề xuất các giải pháp quản lý rủi ro hiệu quả trong quy trình logistics, nhằm tối ưu hóa hoạt động nhập khẩu và nâng cao hiệu suất làm việc của công ty.
Nghiên cứu này đã chỉ ra những rủi ro mà Công ty Cổ phần Cảng Hải Phòng gặp phải liên quan đến đối tác, nhân sự và trang thiết bị, đồng thời cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình quản lý rủi ro trong doanh nghiệp Dựa trên những phân tích này, bài viết đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm hạn chế các tác nhân tiêu cực và chuyển giao rủi ro một cách hiệu quả.
Nguyễn Khánh Dư (2017) trong luận văn thạc sĩ tại Đại học Dân lập Hải Phòng đã nghiên cứu quản trị rủi ro đối với hàng hóa xuất nhập khẩu tại Cục Hải quan Hải Phòng Luận văn làm rõ lý luận về quản lý rủi ro trong lĩnh vực hải quan, nhấn mạnh việc Cục Hải quan Hải Phòng đã xây dựng hệ thống các đơn vị chuyên trách quản lý rủi ro ở ba cấp Hệ thống này thực hiện đo lường, đánh giá tuân thủ và rủi ro trong hoạt động nghiệp vụ hải quan, đồng thời quản lý danh mục hàng hóa rủi ro Từ những phân tích trên, tác giả đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống quản trị rủi ro cho hàng hóa xuất nhập khẩu tại Cục Hải quan Hải Phòng.
Vũ Thương Huyền (năm 2021): “Hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu của công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Rambo” Đại học Thương Mại - Khóa luận tốt nghiệp
Khóa luận này nghiên cứu và hệ thống hóa lý thuyết về quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của các doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế, đồng thời phân tích thực tế quy trình tại công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Rambo Qua đó, bài viết chỉ ra những ưu, nhược điểm hiện tại, đề xuất định hướng phát triển và đưa ra giải pháp hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu của công ty.
Nguyễn Thu Hồng (2022) đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp tại Đại học Hàng Hải với đề tài “Quản trị rủi ro trong giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH vận tải Bách Việt” Nghiên cứu tập trung vào các vấn đề quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, phân tích các rủi ro từ nhiều khía cạnh như khách hàng, nguồn nhân lực, thời gian giao hàng, quá trình vận chuyển bốc dỡ và thanh toán Bài nghiên cứu cũng đề xuất những giải pháp thiết thực nhằm giảm thiểu rủi ro, trong đó có việc sử dụng hình thức giao hàng trang thiết bị y tế bằng đường hàng không.
Nguyên Thị Thêm (năm 2022) đã phân tích thực trạng quản trị rủi ro trong quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng phương thức vận tải biển của công ty TNHH giải pháp công nghệ An Việt Nghiên cứu chỉ ra rằng công ty gặp phải nhiều rủi ro liên quan đến đối tác forwarder không uy tín, việc mua bảo hiểm hàng hóa, thời gian giao hàng cho khách, bốc dỡ và bảo quản hàng hóa Để giảm thiểu các rủi ro này, tác giả đã đề xuất những giải pháp hợp lý như ký hợp đồng bảo hiểm với hãng tàu và thực hiện đánh giá kỹ lưỡng đối tác forwarder.
Mục đích nghiên cứu
Hệ thống lý thuyết quản trị rủi ro là yếu tố quan trọng trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của các công ty logistics Bài viết này đánh giá và phân tích các rủi ro liên quan đến quy trình này, đặc biệt là tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu và dịch vụ hải quan Vnlogs Việc hiểu rõ các rủi ro giúp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty trong lĩnh vực logistics.
Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là rất quan trọng Đề xuất các giải pháp quản trị rủi ro giúp giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa quy trình nhận hàng của Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu và Dịch vụ Hải quan Vnlogs Ngoài ra, cần đưa ra các khuyến nghị cụ thể để cải thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, nhằm nâng cao hiệu quả và giảm thiểu các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển.
Đối tượng nghiên cứu
Quy trình quản trị rủi ro trong việc nhận hàng hóa nhập khẩu của công ty cổ phần Xuất nhập khẩu và Dịch vụ Hải quan Vnlogs bao gồm các bước quan trọng nhằm đảm bảo an toàn và hiệu quả Nghiên cứu này tập trung vào việc phân tích các bước cụ thể trong quy trình, từ việc đánh giá rủi ro đến việc thực hiện các biện pháp kiểm soát Mục tiêu là tối ưu hóa quy trình nhập khẩu và giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình này.
Phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu quản trị rủi ro trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty cổ phần xuất nhập khẩu và dịch vụ hải quan Vnlogs là một chủ đề quan trọng, nhằm nâng cao hiệu quả và độ tin cậy trong hoạt động logistics Việc xác định và phân tích các rủi ro tiềm ẩn trong quá trình giao nhận sẽ giúp Vnlogs tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu thiệt hại và nâng cao sự hài lòng của khách hàng Thực hiện các biện pháp quản lý rủi ro phù hợp sẽ góp phần tăng cường khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trường xuất nhập khẩu.
Phạm vi về không gian: Phòng giao nhận tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu và dịch vụ hải quan Vnlogs
Phạm vi về thời gian: Phân tích các số liệu trong giai đoạn 2020-2022 và giải pháp cho đề tài được định hướng trong khoảng thời gian 3 năm 2023-2025.
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Trong quá trình thực tập tại công ty, dữ liệu sơ cấp đã được thu thập thông qua việc làm việc và phỏng vấn trực tiếp với nhân viên các phòng ban Điều này giúp nắm bắt thông tin quan trọng về tình hình hoạt động, quy trình nhận hàng nhập khẩu, chất lượng dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, cũng như các rủi ro mà công ty gặp phải trong quy trình này.
Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
Trong khóa luận, nguồn dữ liệu thứ cấp được thu thập từ:
Nguồn dữ liệu nội bộ của công ty bao gồm báo cáo tài chính, bảng cân đối kế toán, và các báo cáo từ phòng xuất nhập khẩu và phòng kinh doanh, cùng với báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong giai đoạn 2020-2022.
Dữ liệu bên ngoài như các bài viết liên quan được đăng tải trên báo, tạp chí, website của công ty, google.com,…
1.6.2 Phương pháp tổng hợp và phân tích
Dựa trên dữ liệu đã thu thập, chúng tôi đã xây dựng các bảng biểu và sơ đồ thể hiện hoạt động kinh doanh của công ty, qua đó phản ánh tình hình kinh doanh qua các năm.
Dựa trên các số liệu hiện có, bài viết áp dụng phương pháp phân tích để nghiên cứu và so sánh mối quan hệ giữa các dữ liệu, nhằm làm nổi bật những điểm tích cực và hạn chế trong quy trình quản trị rủi ro Kết quả này sẽ giúp đánh giá thực trạng quản trị rủi ro trong quá trình giao hàng nhập khẩu qua đường biển của công ty.
Kết cấu đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, khóa luận được chia làm 4 chương:
Chương 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty cổ phần xuất nhập khẩu và dịch vụ hải quan Vnlogs
Chương 3: Thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty cổ phần xuất nhập khẩu và dịch vụ hải quan vnlogs
Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty cổ phần xuất nhập khẩu và dịch vụ hải quan vnlogs
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VÀ DỊCH VỤ HẢI QUAN VNLOGS
Một số khái niệm cơ bản
2.1.1 Khái niệm về rủi ro, tổn thất
2.1.1.2 Khái niệm về rủi ro
Rủi ro là những sự kiện bất ngờ gây thiệt hại cho con người trong các hoạt động của mình Mặc dù rủi ro xảy ra ngoài mong muốn, con người có thể kiểm soát được chúng ở những mức độ khác nhau, từ đó áp dụng các biện pháp hạn chế tổn thất Cần phân biệt giữa rủi ro và nguy cơ rủi ro; nguy cơ rủi ro là những đe dọa có thể xảy ra, được đo lường bằng xác suất thống kê Trong khi đó, rủi ro đề cập đến thực tế đã xảy ra và gây thiệt hại cho con người Do đó, rủi ro có thể được định nghĩa là những sự kiện bất lợi, bất ngờ đã xảy ra gây tổn thất cho con người.
Khi nói đến rủi ro chúng ta cần lưu ý những vấn đề quan trọng như sau:
Rủi ro là những sự kiện bất ngờ mà con người không thể lường trước một cách chắc chắn, có thể xảy ra vào bất kỳ thời điểm nào trong tương lai và ở bất cứ đâu Mặc dù mọi rủi ro đều mang tính bất ngờ, mức độ bất ngờ của chúng có thể khác nhau và phụ thuộc vào nhận thức của con người cũng như quy luật của rủi ro.
Sự kiện bất ngờ đó phải đã xảy ra thì mới được coi là rủi ro
Rủi ro là những sự cố gây ra tổn thất, và khi chúng xảy ra, luôn để lại hậu quả Mỗi rủi ro đều dẫn đến tổn thất, có thể là tổn thất không đáng kể hoặc tổn thất gián tiếp trong một số trường hợp.
Rủi ro được định nghĩa là những sự kiện ngoài mong đợi, thường mang lại tổn thất và gây ra những sự cố bất ngờ trong mọi hoạt động Điều này thể hiện tính khó lường và khách quan của rủi ro, đồng thời loại bỏ các ý đồ chủ quan của những người tham gia.
Ba điều kiện của rủi ro bao gồm việc một sự kiện được coi là rủi ro nếu thỏa mãn đồng thời cả ba điều kiện này Nghiên cứu rủi ro nhằm mục đích hạn chế thiệt hại và tổn thất cho các đối tượng liên quan Việc này cần được xem xét trong phạm vi nhất định và gắn liền với từng đối tượng trong từng hoạt động cụ thể Một sự kiện có thể được xem là rủi ro đối với một người hoặc công ty, nhưng lại có thể là cơ hội hoặc may mắn cho người hoặc công ty khác.
2.1.1.3 Khái niệm về tổn thất
Tổn thất được định nghĩa là những thiệt hại và mất mát liên quan đến tài sản, cơ hội, cũng như ảnh hưởng đến con người, tinh thần, sức khỏe và sự nghiệp, tất cả đều phát sinh từ các rủi ro.
Tổn thất thể hiện sự mất mát và tương đương với thiệt hại, có thể phân thành hai loại: hữu hình và vô hình Tổn thất hữu hình bao gồm tài sản, con người và sức khỏe, trong khi tổn thất vô hình liên quan đến tinh thần và sự đe dọa đến sự nghiệp.
Rủi ro và tổn thất có mối quan hệ chặt chẽ, trong đó rủi ro phản ánh khả năng xảy ra sự kiện bất lợi với nguyên nhân và mức độ nguy hiểm, còn tổn thất thể hiện mức độ thiệt hại về vật chất và tinh thần do sự kiện đó gây ra Qua đó, chúng ta có thể đánh giá mức độ nghiêm trọng của sự kiện liên quan đến rủi ro.
2.1.2 Khái niệm về quản trị rủi ro
Quản trị rủi ro là quá trình quan trọng bao gồm nhận diện và phân tích các rủi ro, từ đó xây dựng và triển khai các kế hoạch kiểm soát và tài trợ nhằm khắc phục hậu quả do rủi ro gây ra.
Mục tiêu của quản trị rủi ro là tối ưu hóa nguồn lực bằng cách giảm thiểu thiệt hại và khai thác cơ hội từ rủi ro Quản trị rủi ro không chỉ là hoạt động thụ động, mà còn bao gồm những hành động chủ động của nhà quản trị nhằm dự đoán và giảm nhẹ hậu quả của các thiệt hại có thể xảy ra.
Quản trị rủi ro trong thương mại quốc tế là hệ thống các nghiệp vụ thiết yếu nhằm nhận diện, đánh giá và ứng phó với nguyên nhân cũng như hậu quả của rủi ro trong quá trình thực hiện các giao dịch thương mại quốc tế.
Quản trị rủi ro trong thương mại quốc tế không chỉ là nhận diện rủi ro mà còn là đánh giá mức độ nguy hiểm và áp dụng biện pháp giảm thiểu tổn thất Điều này cần được thực hiện xuyên suốt trong chuỗi tác nghiệp, từ việc lựa chọn đối tác đến thanh toán và thực hiện các nghĩa vụ liên quan Quản trị rủi ro phải được triển khai đồng bộ, từ lập kế hoạch nhân sự đến thực hiện từng khâu, tận dụng tối đa nguồn lực bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
2.1.3 Khái niệm nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Dịch vụ giao nhận (Freight Forwarding Service) bao gồm các hoạt động liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói và phân phối hàng hóa Ngoài ra, dịch vụ này còn cung cấp các giải pháp tư vấn về hải quan, tài chính, bảo hiểm, thanh toán và các chứng từ liên quan đến hàng hóa, tuân theo quy tắc của FIATA (Hiệp hội giao nhận kho vận quốc tế).
Giao nhận vận chuyển hàng hóa là một yếu tố thiết yếu trong hoạt động mua bán, đóng vai trò quan trọng trong việc lưu thông hàng hóa từ nơi sản xuất đến tay người tiêu dùng.
Vận tải biển đã xuất hiện từ sớm và phát triển nhanh chóng, giúp con người tận dụng các đại dương làm tuyến đường giao thông để chuyên chở hành khách và hàng hóa giữa các quốc gia Dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của thương mại toàn cầu, liên quan đến việc vận chuyển và thực hiện các thủ tục nhận hàng nhập khẩu qua phương thức vận chuyển này.
Một số lí thuyết về quản trị rủi ro trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
2.2.1 Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Bước 1: Kiểm tra xác nhận chứng từ, hồ sơ liên quan đến lô hàng
Trước khi nhập khẩu một lô hàng, việc tìm hiểu các chứng từ cần thiết là rất quan trọng Sau khi xác định được các loại chứng từ, bạn cần yêu cầu đối tác chuẩn bị đầy đủ các tài liệu này để đảm bảo quy trình nhập khẩu diễn ra thuận lợi.
Khi làm việc với khách hàng, cần kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin trên chứng từ, đặc biệt là thông tin trên WBL và HBL Bởi vì một lỗi nhỏ có thể dẫn đến rắc rối lớn với hải quan và các cơ quan nhà nước.
Bước 2 trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển là khai báo hải quan, một bước quan trọng không thể bỏ qua Để thực hiện việc này, Vnlog cần chuẩn bị các giấy tờ cần thiết bao gồm hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) nếu có, và giấy phép nhập khẩu nếu có.
Để thực hiện khai báo hải quan trên phần mềm ECUS5, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ như hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) nếu có, hóa đơn cước nếu có, cùng một số chứng từ liên quan khác.
Sau khi kiểm tra tính hợp lệ và thông tin của thông tin được truyền Hàng hóa sẽ được phân luồng và phản hồi cho doanh nghiệp
Bước 3: Nhận thông báo hàng đến từ hãng tàu và lấy lệnh giao hàng D/O Trước ngày tàu cập ít nhất 1 ngày, công ty sẽ nhận được thông báo hàng đến từ hãng tàu hoặc đại lý.
Thông báo hàng đến (arrival notice) là tài liệu quan trọng do hãng tàu hoặc đại lý giao nhận cung cấp, nhằm thông báo thời gian dự kiến hàng hóa cập bến Thông tin trên thông báo này thường bao gồm tên nhà xuất khẩu, nhà nhập khẩu, số hiệu container, seal, tên tàu, số chuyến và mô tả hàng hóa, tương tự như trên bill.
Nhân viên Vnlogs, được ủy thác bởi khách hàng, thực hiện việc lấy lệnh giao hàng (D/O) từ hãng tàu Để hoàn thành quy trình này, họ cần mang theo các giấy tờ cần thiết như thông báo hàng đến, giấy giới thiệu, Bill gốc và giấy ủy quyền.
Bước 4: Đăng ký các chứng nhận liên quan đến lô hàng
Tùy thuộc vào loại hàng hóa và mã HS code, các quy định của Nhà nước yêu cầu phải đăng ký thủ tục để được cấp chứng nhận liên quan Nếu không thực hiện việc đăng ký này, lô hàng sẽ không được thông quan và sẽ gặp khó khăn trong quá trình làm việc với các cơ quan chức năng Bước 5 là điều kho vận chuyển hàng hóa về kho.
Sau khi hoàn tất thanh lý tờ khai, bạn cần đến phòng thương vụ của cảng và mang theo D/O để thực hiện việc đóng phí Tiếp theo, hãy giao cho tài xế các chứng từ như phiếu EIR và D/O để trình hải quan giám sát cổng, từ đó cho phép xe rời khỏi cảng và chờ hàng về kho.
Bước 6: Thanh toán chi phí làm hàng
Sau khi hoàn tất thủ tục thông quan và chuyển hàng về kho cho khách hàng, công ty sẽ tiến hành thanh toán chi phí làm hàng với khách.
2.2.2 Nội dung quản trị rủi ro trong nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Nhận dạng rủi ro là một quá trình liên tục và có hệ thống nhằm xác định các rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong quá trình nhận diện rủi ro, việc xác định nguồn gốc, đối tượng bị ảnh hưởng và tổn thất do rủi ro gây ra là rất quan trọng Điều này giúp phân tích và đo lường rủi ro một cách chính xác nhất.
Một số rủi ro mà doanh nghiệp gặp phải trong quá trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là:
➢ Rủi ro từ chủ thể đối tác:
- Các công ty không có hoặc giả danh có hoạt động kinh doanh
- Tư cách pháp nhân: không có đăng kí kinh doanh, giấy phép kinh doanh hết hiệu lực, không có chức năng kinh doanh,
Đối tác kinh doanh không có uy tín, không đáp ứng đủ điều kiện pháp lý hoặc có khả năng tài chính yếu có thể gây rủi ro lớn Ngoài ra, việc người ký hợp đồng không có thẩm quyền hoặc vượt quá phạm vi ủy quyền cũng làm tăng khả năng tranh chấp và tổn thất.
Rủi ro từ việc thiếu hụt chuyên môn trong đội ngũ nhân lực là một vấn đề nghiêm trọng, khi cán bộ nhân viên chưa được trang bị đầy đủ kiến thức về thương mại quốc tế và kinh nghiệm còn hạn chế.
Rủi ro ngôn ngữ có thể phát sinh từ việc sử dụng từ ngữ tối nghĩa hoặc nhiều nghĩa, dẫn đến hiểu sai ý nghĩa chính xác của từ ngữ nước ngoài Những sai sót này có thể xảy ra trong giao tiếp và khi đánh máy văn bản, gây ra những hiểu lầm không đáng có.
THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VÀ DỊCH VỤ HẢI QUAN VNLOGS
Giới thiệu về công ty
3.1.1 Khái quát về công ty cổ phần Xuất nhập khẩu và Dịch vụ hải quan Vnlogs
- Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VÀ DỊCH VỤ HẢI QUAN VNLOGS
- Tên quốc tế: VNLOGS EXPORT AND IMPORT JOINT STOCK COMPANY
- Tên viết tắt: VNLOGS.,JSC
- Người đại diện pháp luật: Mạc Hữu Toàn
- Trụ sở chính: A2-2 Đ Lê Đức Thọ, Mỹ Đình, Nam Từ Liêm, Hà Nội
- Chi nhánh: Có 2 chi nhánh tại Hải Phòng và TP Hồ Chí Minh
VP Hải Phòng: Lê Thánh Tông, Phường Máy Tơ, quận Ngô Quyền
VP Hồ Chí Minh: Số 10 đường Ký Con, Phường 7, Quận Phú Nhuận
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần ngoài nhà nước
Với gần 8 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, Vnlogs đã cung cấp đa dạng dịch vụ logistics toàn cầu cho khách hàng Hiện tại, công ty cung cấp nhiều dịch vụ chất lượng, đáp ứng nhu cầu của thị trường.
Dịch vụ vận chuyển hàng hóa đường biển của Vnlogs cung cấp giải pháp toàn diện cho khách hàng với giá cả cạnh tranh, bao gồm cả vận chuyển hàng FCL và LCL qua các hãng tàu uy tín như SITC, MSC, ONE, Mạng lưới vận chuyển rộng khắp của chúng tôi kết nối các cảng chính tại Việt Nam như Hải Phòng, Cát Lái với các nước Châu Á, đặc biệt là Trung Quốc và ngược lại, mang lại sự linh hoạt và tiện lợi cho khách hàng.
Dịch vụ vận chuyển hàng hóa đường hàng không của Vnlogs cung cấp giải pháp vận chuyển hàng hóa nội địa và quốc tế qua các sân bay lớn Với mạng lưới đại lý rộng khắp, Vnlogs giúp khách hàng tiếp cận nhiều mức giá và dịch vụ đa dạng, đáp ứng nhu cầu vận chuyển linh hoạt và hiệu quả.
Dịch vụ vận chuyển hàng hóa đường bộ của chúng tôi cam kết hợp tác với đội xe có kinh nghiệm lâu năm, sở hữu đa dạng các loại xe và trang thiết bị hỗ trợ, đảm bảo mang đến sự thuận tiện và an toàn cho khách hàng trong quá trình vận chuyển hàng hóa nội địa.
Dịch vụ hải quan trọn gói của Vnlogs bao gồm tất cả các hoạt động cần thiết để thông quan hàng hóa cho khách hàng Các dịch vụ này bao gồm lập tờ khai hải quan, chuẩn bị hồ sơ hải quan, kiểm tra chuyên ngành, nộp hồ sơ và thuế, cũng như thực hiện các thủ tục thông quan với cơ quan hải quan.
Một số dịch vụ nổi bật bao gồm ủy thác nhập khẩu, tìm kiếm nguồn hàng và nhà cung cấp, xin giấy phép nhập khẩu, cùng với dịch vụ giám sát kho vận.
Công ty liên tục nâng cao chất lượng dịch vụ và mở rộng lĩnh vực kinh doanh nhằm mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất.
Khái quát hoạt động kinh doanh của công ty
3.2.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong 2020-2022
Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Vnlogs đã có sự phát triển mạnh mẽ trong lĩnh vực kinh doanh, bất chấp những biến động và rủi ro của nền kinh tế Trong giai đoạn 2020-2022, năm 2020 là năm chịu ảnh hưởng nặng nề nhất từ dịch bệnh Covid-19, dẫn đến doanh thu và lợi nhuận có phần chững lại so với hai năm tiếp theo Kết quả kinh doanh trong giai đoạn này đã phản ánh rõ ràng sự thách thức mà công ty phải đối mặt.
Bảng 3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Vnlogs năm 2020-2022 Đơn vị: VNĐ
Chỉ tiêu 2020 2021 2022 Tỉ lệ tăng trưởng(%)
Tổng doanh thu 13.801.455.678 14.821.456.986 15.989.677.875 7,39 7,88 Tổng chi phí 10.673.432.654 11.497.356.325 11.987.369.574 7,71 4,26 Lợi nhuận trước thuế 3.128.023.024 3.324.100.661 4.002.308.301 6,26
(Nguồn: Phòng kế toán, công ty Vnlogs)
Theo số liệu bảng thống kê ta thấy doanh thu của công ty trong 3 năm vừa qua đã luôn có sự tặng trưởng
Trong giai đoạn 2020-2021, doanh thu của công ty đã ghi nhận sự tăng trưởng đáng kể, với mức tăng 1.202.001.308 VNĐ trong năm 2021 so với năm 2020, tương ứng với tỷ lệ tăng trưởng 7,39% Điều này cho thấy sự phục hồi và phát triển của công ty sau những khó khăn do dịch bệnh Covid-19 gây ra trong năm 2020.
Năm 2021-2022: Sang đến năm 2022, công ty vẫn tiếp tục tăng so với năm
Năm 2022, mặc dù vẫn chịu ảnh hưởng của đại dịch, công ty đã ghi nhận doanh thu tăng 1.168.220.889 VNĐ so với năm 2021, tương ứng với tỷ lệ tăng trưởng 7,88% Sự đổi mới không ngừng về chất lượng dịch vụ đã giúp công ty duy trì vị thế vững chắc trên thị trường.
Trong giai đoạn 2020-2021, công ty đã thực hiện cắt giảm chi phí đáng kể do ảnh hưởng của dịch bệnh kéo dài Những khoản tiết kiệm chủ yếu đến từ việc giảm chi phí thuê mặt bằng và cắt giảm nhân sự Đến năm 2021, khi công ty bắt đầu hoạt động trở lại, chi phí đã tăng lên, với mức tăng so với năm 2020 là 823.923.671 VNĐ, tương đương 7,71%.
Năm 2022, công ty đã hoạt động trở lại hoàn toàn, thực hiện nhiều cải tiến trong chất lượng dịch vụ, dẫn đến chi phí gia tăng so với năm 2021, cụ thể là 490.013.249 VNĐ, tương ứng với mức tăng 4,26%.
Lợi nhuận của công ty đã liên tục tăng trưởng qua các năm, mặc dù năm 2020 ghi nhận mức thấp nhất trong thời gian gần đây Năm 2021, lợi nhuận tăng 6,27% so với năm 2020, và đến năm 2022, con số này đã vươn lên 20,4% so với năm 2021 Đây là một thành tích đáng tự hào của công ty sau những khó khăn do dịch bệnh gây ra.
Biểu đồ 3.1 Doanh thu từ các thị trường chính của công ty 2020-2022
(Nguồn: Phòng kinh doanh, công ty Vnlogs)
Về thị trường kinh doanh:
Theo biểu đồ thống kê, công ty đã vận chuyển hàng hóa đến hầu hết các châu lục, với Trung Quốc là thị trường chính, chiếm 39% thị phần nhờ vào vị trí địa lý thuận lợi và giá cả cạnh tranh Hàn Quốc và Nhật Bản cũng là những thị trường quan trọng, với tỷ lệ lần lượt là 21% và 17%, đang được công ty chú trọng phát triển Ngoài ra, Ấn Độ chiếm 13%, Mỹ 10%, và các nước khác như Đức, Nga cũng góp 10% vào doanh thu của công ty.
Biểu đồ 3.2 Tỷ trọng cơ cấu doanh thu của công ty 2020-2022
(Nguồn: Phòng kinh doanh, công ty Vnlogs) Dịch vụ vận tải quốc tế đường biển
Dịch vụ vận tải quốc tế đường biển vẫn là nguồn doanh thu chủ yếu của công ty, chiếm hơn 45% tổng doanh thu Cụ thể, tỷ lệ vận tải biển lần lượt là 46.3%, 45.61% và 45.08% trong các năm 2020, 2021 và 2022, với doanh thu tương ứng đạt 5.467.234.457 VNĐ, 6.013.462.554 VNĐ và 6.983.697.357 VNĐ Mặc dù tỷ trọng vận tải biển có xu hướng giảm qua các năm, công ty đang nỗ lực mở rộng các dịch vụ khác để nâng cao năng lực Các hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực này bao gồm: bán cước tàu, đặt tàu, nhận hàng và giao hàng Công ty đã thiết lập hợp tác với nhiều đại lý trên khắp cả nước.
Dịch vụ vận chuyển đường biển Dịch vụ vận tải hàng không Dịch vụ hải quan trọn gói Dịch vụ vận tải nội địa Dịch vụ khác
Năm 2021 quốc gia như Trung Quốc ,Thái Lan, Mỹ, Hàn, cùng với đó là các hãng tàu lớn và
Thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty
Việc xuất khẩu và nhập khẩu hàng hóa từ Việt Nam chiếm 65% tổng lượng hàng hóa được vận chuyển bằng đường biển đến các quốc gia trên toàn thế giới Trong đó, vận tải nguyên container (FCL) chiếm 69% và vận tải hàng lẻ (LCL) chiếm 31% Chất lượng dịch vụ được đảm bảo thông qua các tuyến đi thẳng, nhờ vào mạng lưới đại lý lâu năm và uy tín.
3.2.2 Tình hình hoat động nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty 2020-2022
3.3 Thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty
Bước 1: Khai báo hải quan trên phần mềm ECUS5
Khi nhận giấy báo hàng đến A/N, Vnlogs sẽ thực hiện khai báo hải quan điện tử cho khách hàng thông qua phần mềm ECUS 5/ VNACCS Sau khi nhận được kết quả phân luồng và thuế xuất, Vnlogs sẽ in tờ khai và hỗ trợ khách hàng nộp thuế, có thể thực hiện online hoặc trực tiếp.
Bước 2: Lấy lệnh giao hàng (D/O)
Trước khi tàu cập cảng từ 1-2 ngày, đại lý của hãng tàu sẽ gửi thông báo hàng đến (AN) Sau khi nhận thông báo, cần kiểm tra các thông tin quan trọng như ngày cập cảng, tên nhà nhập khẩu và xuất khẩu, số hiệu container, seal, kho lưu trữ và các loại chi phí liên quan.
Sau khi kiểm tra thông tin trên thông báo hàng đến, bạn cần lấy lệnh giao hàng (D/O) từ hãng tàu hoặc đại lý Để thực hiện điều này, hãy chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ như vận đơn gốc và giấy giới thiệu Đồng thời, bạn cũng phải thanh toán các chi phí liên quan như LCC và tiền cược vỏ container Nếu hợp đồng thanh toán bằng thư tín dụng (L/C), hãy mang theo vận đơn gốc có ký hậu của ngân hàng khi đến hãng tàu để nhận bộ lệnh giao hàng.
Bước 3: Đăng kí tờ khai hải quan tại cảng bộ hồ sơ thông quan nhập khẩu đường biển hàng FCL gồm các chứng từ sau:
• Tờ khai hải quan nhập khẩu (custun declaration)
• Vận đơn vận tải (bill of lading)
• Hóa đơn thương mại (Invoice)
• Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list)
Để tiến hành kiểm tra chất lượng, doanh nghiệp cần chuẩn bị giấy đăng ký kiểm tra chất lượng (nếu có) và nộp tờ khai hải quan Nhân viên hiện trường sẽ nộp bộ chứng từ vào khay phân tờ khai và chờ cán bộ phân tờ khai xử lý Sau khi phân luồng, doanh nghiệp sẽ biết được lô hàng của mình thuộc cán bộ Hải Quan nào để nộp hồ sơ Kết quả phân luồng có thể là luồng xanh, cho thấy doanh nghiệp đã chấp hành tốt các quy định pháp luật về hải quan, do đó được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và hàng hóa.
Luồng vàng trong hải quan cho phép miễn kiểm tra chi tiết hàng hóa, áp dụng cho các chủ hàng tuân thủ tốt pháp luật hải quan Điều này bao gồm máy móc và thiết bị được miễn thuế trong dự án đầu tư, hàng hóa từ nước ngoài vào khu thương mại tự do, và các trường hợp đặc biệt do Thủ tướng Chính phủ quyết định.
Để thực hiện thủ tục kiểm hóa hàng hóa tại luồng đỏ, doanh nghiệp cần liên hệ với cán bộ Hải Quan phụ trách kiểm hóa Việc đăng ký thủ tục này được thực hiện trên máy tính tại cảng, nơi có sẵn các máy tra cứu thông tin hàng hóa và hồ sơ Các thông tin cần nhập bao gồm thông tin chi tiết về hàng hóa và hồ sơ liên quan.
• Ô nhập số Tờ khai Hải Quan: nhập số tờ khai mình đã khai
• Ô số thuế doanh nghiệp: nhập số 1 hoặc mã số thuế cũng được
Sau khi bấm enter, màn hình sẽ hiển thị lại số tờ khai cùng với thông tin liên hệ của cán bộ Hải Quan kiểm hóa Bạn cần chờ đợi sự phản hồi từ Hải Quan kiểm hóa.
Bước 4: Đăng ký tờ khai và thông quan hàng hóa tại cảng
Sau khi hoàn tất khai hải quan điện tử và nhận được tờ khai từ hải quan, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ đăng ký tại cảng, bao gồm: tờ khai hải quan nhập khẩu, bill of lading, invoice, packing list, giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật và giấy giới thiệu của doanh nghiệp.
Nhân viên giao nhận trình bộ chứng từ cho hải quan kiểm tra Hải quan tiếp nhận hồ sơ doanh nghiệp để thực hiện kiểm tra, sau đó chuyển hồ sơ đến bộ phận tính giá thuế nhằm bắt đầu quy trình đóng thuế cho doanh nghiệp.
Đăng ký kiểm hóa với cơ quan hải quan là quá trình mà cơ quan này xem xét và xác định tính hợp pháp cũng như tính chính xác của bộ hồ sơ hải quan so với thực tế hàng hóa và vật phẩm trong thủ tục xuất khẩu, nhập khẩu.
- Tiến hành kiểm hóa hàng hóa: Có 2 loại kiểm hóa là kiểm soi và kiểm thủ công
Sau khi các cán bộ hải quan kiểm tra hồ sơ và hàng hóa, nếu không phát hiện bất thường, họ sẽ đóng dấu thông quan lên tờ khai Sau đó, tờ khai đã được thông quan cùng với giấy nộp thuế của doanh nghiệp sẽ được chuyển ra quầy trả hồ sơ.
Nhân viên hiện trường chờ nghe tên doanh nghiệp để đến quầy trả hồ sơ, thực hiện việc đóng lệ phí và nhận lại tờ khai đã được đóng dấu thông quan cùng giấy nộp thuế.
Bước 5: In mã vạch, nhận hàng
Nhân viên hiện trường liên hệ bộ phận văn thư của Cảng để in mã vạch thông qua trang web của Hải quan “customs.gov.vn”
Nhân viên hiện trường thực hiện việc sao chép tờ khai đã thông quan thành một bản copy, trong khi bản gốc tờ khai và giấy nộp thuế doanh nghiệp được lưu trữ trong hồ sơ Bản tờ khai copy cùng mã vạch sẽ được cung cấp cho bên vận tải để tiến hành lấy hàng.
Bước 6: Thu tiền của khách hàng
Sau khi hoàn tất quy trình giao trả hàng, bộ phận kế toán sẽ tổng hợp các khoản chi phí phát sinh và trình lên Ban Giám Đốc để xem xét và phê duyệt.
Thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty
3.4.1 Nhận dạng rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty
Sau khi tiến hành phỏng vấn và trao đổi với các phòng ban như phòng hiện trường, phòng chứng từ và phòng kinh doanh, cùng với việc quan sát trực tiếp các hoạt động tại công ty, chúng tôi đã nhận diện một số rủi ro có thể xảy ra trong quá trình nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Vnlogs.
Rủi ro từ phía đối tác:
Trong quá trình thương thảo và ký kết hợp đồng với khách hàng, có những điều khoản mà hai bên chưa hiểu rõ, dẫn đến nhầm lẫn Một số điều khoản đã được đưa vào hợp đồng nhưng đối tác lại không tuân thủ đúng Khi một trong hai bên vô tình vi phạm hoặc không thực hiện theo nội dung hợp đồng, điều này có thể gây ra tranh cãi và tổn thất lớn về chi phí.
Khi công ty đối mặt với khách hàng có công nợ xấu, việc không thu hồi được tiền từ họ sẽ dẫn đến tổn thất tài chính đáng kể cho doanh nghiệp.
Một ví dụ điển hình là khi khách hàng không cung cấp đầy đủ thông tin về hàng hóa, đặc biệt là hàng hóa chứa pin, hoặc cố tình giấu diếm thông tin Hành động này đã dẫn đến hậu quả nghiêm trọng, như cháy container trong quá trình vận chuyển, gây thiệt hại hoàn toàn cho khách hàng Sau khi điều tra, cả công ty và khách hàng đã bị hãng tàu xử phạt vì vi phạm quy định an toàn.
Rủi ro về thời gian nhận hàng:
Thời gian vận chuyển hàng hóa bằng đường biển có thể kéo dài do nhiều yếu tố như thời tiết, lịch trình tàu, tuyến đường an toàn tránh cướp biển, kiểm dịch, thủ tục hải quan và thông tin chứng từ không chính xác.
Hàng hóa thường bị chậm trễ vào mùa bão hoặc thời tiết biến động, là tình trạng phổ biến mà các công ty thường gặp phải Thêm vào đó, tình trạng tắc nghẽn tàu trong mùa cao điểm, đặc biệt là đầu vụ và dịp Tết, cũng gây ra ảnh hưởng lớn đến kế hoạch vận chuyển Những vấn đề này không chỉ làm gián đoạn chuỗi cung ứng mà còn dẫn đến tổn thất chi phí đáng kể cho các doanh nghiệp.
Khi hàng hóa đến cảng và thực hiện thủ tục hải quan, việc thông tin chứng từ không khớp với lượng hàng hóa hoặc thiếu chứng từ có thể dẫn đến tình trạng hàng hóa bị lưu kho do chưa được thông quan Tình huống này không chỉ gây tốn kém chi phí DEM, DET cho khách hàng mà còn ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín của công ty.
Rủi ro về trong việc kiểm hàng hóa:
Hàng hóa giao thường gặp vấn đề về số lượng, mẫu mã, chất lượng hoặc bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển, gây khó khăn cho người giao nhận Việc kiểm tra sơ sài có thể dẫn đến tình trạng thiếu hàng hóa so với hợp đồng, đặc biệt với hàng nguyên container (FCL), nơi nhân viên không kiểm tra kỹ có thể nhận container bị bóp méo hoặc thủng Ngoài ra, nếu hàng hóa hư hỏng do nguyên nhân chủ quan, việc đền bù bảo hiểm sẽ trở nên khó khăn.
Rủi ro trong quá trình khai thuê hải quan:
Khi công ty được ủy thác thực hiện công việc khai thuê hải quan, việc có chứng từ hợp lệ là vô cùng quan trọng Trong quá trình kê khai thủ tục hải quan, có thể xảy ra một số lỗi không mong muốn như khai sai thông tin, mất thông tin hoặc áp mã không chính xác.
Sự không đồng nhất giữa mã HS và cán bộ Hải Quan có thể dẫn đến việc hàng hóa bị kiểm hóa, gây ra chi phí lưu kho tốn kém và ảnh hưởng đến uy tín của công ty.
Trong quá trình khai thuê hải quan, một trong những thách thức lớn nhất mà công ty gặp phải là việc thống nhất mã HS Việc xác định sai mã HS sẽ dẫn đến việc cán bộ hải quan không chấp nhận hồ sơ, buộc công ty phải khai lại, gây tốn thời gian và ảnh hưởng đến quá trình nhận hàng.
Trong một số trường hợp, nhân viên công ty có thể khai báo sai thông tin trên phần mềm khai báo hải quan ECUSS 5, dẫn đến việc tốn thời gian và chi phí do phải thực hiện khai báo lại tờ khai mới.
Rủi ro trong quá trình lưu chuyển hàng hóa về kho:
Quá trình vận chuyển hàng nhập khẩu từ cảng về kho có thể gặp nhiều rủi ro, bao gồm tai nạn giao thông và cháy nổ hàng hóa, do sự tác động của nhân viên lái xe và các yếu tố bên ngoài khác.
Công ty hợp tác với đội xe chuyên vận chuyển hàng hóa nội địa đến kho cho khách hàng Tuy nhiên, trong quá trình vận chuyển, đã xảy ra một số rủi ro không mong muốn như trục trặc máy móc của phương tiện, tai nạn do tài xế mất lái, hoặc hàng hóa bị rơi khỏi xe Những sự cố này đã ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín của công ty trong mắt khách hàng.
Rủi ro trong quá trình thanh toán:
Trong quá trình thanh toán, thông tin có thể bị hack, dẫn đến việc kẻ gian lấy cắp dữ liệu giao dịch và thực hiện lừa đảo Nếu bộ phận kế toán không kiểm tra kỹ lưỡng, cả hai bên có thể chịu thiệt hại và mất mát nghiêm trọng.
Đánh giá thực trạng về quản trị rủi ro trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty VNLOGS
Trong quá trình nghiên cứu về quản trị rủi ro trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu qua đường biển của công ty Vnlogs, chúng tôi nhận thấy công ty đã đạt được nhiều thành công đáng kể.
➢ Trong quá trình nhận dạng rủi ro
Ban giám đốc công ty đã chỉ đạo xây dựng bảng liệt kê các rủi ro thường gặp trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển theo từng quý Bảng này được phân chia theo các nhóm tác nghiệp cụ thể, giúp dễ dàng xác định nguyên nhân và thực hiện các biện pháp khắc phục kịp thời.
Trước khi thực hiện hợp đồng, đội ngũ cán bộ nhân viên luôn chuẩn bị kỹ lưỡng bằng cách khảo sát thị trường và đánh giá tiềm năng của đối tác Họ cũng hoạch định kế hoạch chi tiết cho từng bộ phận, nhằm đảm bảo quá trình giao nhận hàng hóa diễn ra một cách suôn sẻ.
Ngoài ra chỉ ra những khó khăn có thể gặp phải để giám sát và có biện pháp đối phó thích hợp
➢ Trong hoạt động phân tích và đo lường
Công ty luôn nỗ lực tuyển chọn và đào tạo nhân tài, nhằm nâng cao chuyên môn và kỹ năng xử lý vấn đề cho đội ngũ nhân viên Trong quá trình làm việc, nhân viên không ngừng hoàn thiện bản thân, thể hiện trách nhiệm cao với công việc và tích lũy kiến thức về quản trị rủi ro một cách hiệu quả.
Công ty hiện có nhiều đại lý toàn cầu, với một phần lớn hàng hóa nhập khẩu từ Trung Quốc, do đó, thị trường này được công ty đặc biệt chú trọng Đội ngũ nhân viên thành thạo tiếng Trung giúp công ty thuận lợi trong nghiên cứu thị trường, hợp tác và ký kết nhiều hợp đồng chất lượng.
➢ Trong hoạt động kiểm soát rủi ro
Công ty đã nâng cao quản trị rủi ro trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, dẫn đến việc giảm thiểu số lượng rủi ro xảy ra trong các hợp đồng giao nhận Để đạt được điều này, công ty chú trọng giám sát chặt chẽ việc thực hiện hợp đồng ở tất cả các giai đoạn.
Công ty đã nỗ lực xây dựng và củng cố mối quan hệ hợp tác chặt chẽ với các đối tác tại các nước Châu Á như Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc và Ấn Độ Việc này không chỉ giúp công ty dễ dàng ký kết hợp đồng vận chuyển mà còn đảm bảo lợi ích cho cả hai bên, từ đó góp phần tăng doanh thu và lợi nhuận cho công ty.
➢ Trong hoạt động tài trợ rủi ro
Tích cực huy động vốn từ các nguồn khác nhau để có khả năng chi trả trong hoạt động kinh doanh và khi xảy ra rủi ro
Củng cố quỹ dự phòng rủi ro để tự tài trợ cho mình nếu phải bồi thường rủi ro nghiêm trọng
Có chiến lược nhằm duy trì và phát triển công tác tài trợ rủi ro trong công ty
➢ Trong quá trình nhận dạng rủi ro
Khi công ty ký quá nhiều hợp đồng, tình trạng chồng chéo công việc có thể xảy ra Đội ngũ nhân viên thường không có phương án thực hiện quy trình một cách hợp lý và khoa học, dẫn đến sự bị động Điều này dễ gây ra những rủi ro mà không được nhận diện kịp thời.
Mặc dù đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản từ các trường đại học, nhưng trong quá trình phân tích và đo lường rủi ro, vẫn còn nhiều nhân viên trẻ thiếu kinh nghiệm và kỹ năng, dẫn đến sự thiếu nhiệt huyết trong công việc.
Nhân viên mới chỉ được đào tạo về nghiệp vụ mà chưa được củng cố kiến thức quản trị rủi ro, dẫn đến nguy cơ rủi ro cao cho công ty Khi nhân viên không nhận biết được rủi ro, ban giám đốc sẽ gặp khó khăn trong việc xử lý kịp thời các tình huống rủi ro.
➢ Trong hoạt động kiểm soát rủi ro
Công ty vẫn còn chủ quan và thực hiện việc mua bảo hiểm cho các chuyến vận chuyển còn lơ là, đại khái
Hiện nay, công ty chưa thành lập bộ phận nghiên cứu quản trị rủi ro và chưa có nhân viên chuyên trách để xử lý các vấn đề liên quan Các biện pháp kiểm soát rủi ro chủ yếu phụ thuộc vào chỉ đạo từ cấp trên.
➢ Trong hoạt động tài trợ rủi ro
Vì là công ty hoạt động theo hình thức cổ phần nên Vnlogs thường gặp khó khăn khi phải huy động nguồn vốn lớn trong thời gian ngắn
Nguồn quỹ dự phòng rủi ro của công ty là hạn chế, do đó, khi đối mặt với những rủi ro nghiêm trọng, công ty cần cân nhắc kỹ lưỡng để xử lý các khoản chi phí lớn.
3.5.3 Nguyên nhân của hạn chế
Thị trường thông tin tại Việt Nam vẫn chưa phát triển mạnh mẽ, dẫn đến những dự báo về chính sách hàng hóa nhập khẩu thường thiếu chính xác Hơn nữa, các chính sách quản lý thị trường hàng hóa còn yếu kém, tạo điều kiện cho hàng giả, hàng nhái và sản phẩm kém chất lượng xâm nhập, gây ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín của hàng chính hãng.
Cơ sở hạ tầng phục vụ hoạt động xuất nhập khẩu và logistics hiện còn hạn chế, với các công trình đường xá, bến cảng và bãi chứa hàng vận chuyển chưa được đầu tư đúng mức và áp dụng công nghệ tiên tiến Điều này dẫn đến tổn thất và gia tăng chi phí trong quá trình nhập hàng.
Hiện nay, thị trường giao nhận vận chuyển tại Việt Nam đang có sự cạnh tranh mạnh mẽ với sự xuất hiện của nhiều công ty trong nước và quốc tế uy tín Trong bối cảnh này, Vnlogs đang nỗ lực không ngừng để khẳng định vị thế và cạnh tranh hiệu quả.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VÀ DỊCH VỤ HẢI QUAN VNLOGS
Định hướng phát triển quản trị rủi ro trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty
4.1.1 Định hướng chiến lược kinh doanh của công ty đến 2025
Công ty sẽ xây dựng kế hoạch phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro cho các rủi ro ưu tiên, bao gồm các biện pháp đảm bảo an toàn cho hàng hóa, giảm thiểu thời gian chờ tại cảng, tuân thủ quy định hải quan và xác thực thanh toán Để tối ưu hóa khả năng quản lý rủi ro, công ty sẽ phát triển quy trình, chính sách và tiêu chuẩn quản lý rủi ro chuyên nghiệp Đồng thời, công ty cũng dự kiến đầu tư vào công nghệ và hệ thống quản lý rủi ro hiện đại nhằm theo dõi và phát hiện kịp thời các rủi ro tiềm ẩn.
Để thực hiện hiệu quả chính sách chăm sóc khách hàng, doanh nghiệp cần mở rộng và duy trì mối quan hệ lâu dài với các đối tác trong nước và quốc tế Việc mở rộng thị trường và mạng lưới khách hàng đến các quốc gia chưa tiếp cận, đặc biệt ở Châu Âu và Châu Mỹ, là rất quan trọng Đồng thời, doanh nghiệp nên lên kế hoạch kết nối với các đối tác uy tín để xây dựng một tập khách hàng trung thành và tiềm năng, nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
Công ty cam kết nâng cao năng lực quản trị nhân sự đến năm 2025 bằng cách tiếp tục đào tạo và phát triển đội ngũ chuyên nghiệp Việc này không chỉ giúp nâng cao kỹ năng quản lý mà còn giảm thiểu rủi ro từ sai sót hoặc hành động không đúng đắn của nhân viên.
Cuối cùng, việc đầu tư vào cơ sở hạ tầng và trang thiết bị máy móc hiện đại là rất quan trọng cho hoạt động giao nhận vận chuyển Trong tương lai, công ty sẽ bổ sung phương tiện và thiết bị mới đạt tiêu chuẩn chất lượng, áp dụng công nghệ tiên tiến, đồng thời tân trang văn phòng làm việc để tạo ra một môi trường làm việc thân thiện và sáng tạo.
4.1.2 Định hướng phát triển về quản trị rủi ro trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty
Trong thời gian tới, công ty VNlogs sẽ tiếp tục xác định các rủi ro trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, bao gồm rủi ro liên quan đến hàng hóa, vận chuyển, thủ tục hải quan và thanh toán Công ty sẽ thực hiện các giải pháp đối phó với những rủi ro này, như phát hành thông báo khẩn cấp, lập kế hoạch phục hồi sau sự cố, và thực hiện các hoạt động bảo vệ quyền lợi của khách hàng.
Công ty đang hoàn thiện quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, yêu cầu nhân viên phụ trách thực hiện tốt từ báo giá đến giao hàng Mọi khâu như kiểm tra chứng từ, khai báo hải quan, vận chuyển, bốc dỡ, nhận hàng và thanh toán cần tuân thủ quy định và chú ý đến các rủi ro thường gặp.
Công ty sẽ tăng cường quản lý đối tác và nhà cung cấp hiện tại và tương lai bằng cách kiểm soát chất lượng và nguồn gốc sản phẩm, dịch vụ Định hướng xây dựng hệ thống quản lý chuyên nghiệp giúp đảm bảo chất lượng và giá cả hợp lý, đồng thời giảm thiểu rủi ro từ các đối tác không đáng tin cậy.
Đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty
4.2.1 Hoàn thiện và nâng cao năng lực nhận dạng rủi ro
Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng hàng hóa là cần thiết để nhận diện rủi ro trong từng loại mặt hàng, đảm bảo hàng hóa đạt tiêu chuẩn an toàn Công ty cần thực hiện kiểm tra nguồn gốc, đánh giá chất lượng và rủi ro tiềm ẩn Đào tạo nhân viên về quản lý rủi ro cũng rất quan trọng để nâng cao khả năng nhận diện và giảm thiểu rủi ro trong quy trình nhận hàng Mặc dù công ty đã cung cấp kiến thức và khóa học chuyên sâu cho nhân viên, nhưng trình độ hiện tại vẫn còn hạn chế Do đó, công ty nên thu hút nhân tài có kinh nghiệm trong quản trị rủi ro để cải thiện khả năng nhận diện và kiểm soát rủi ro một cách hiệu quả nhất.
Lãnh đạo và nhân viên công ty cần theo dõi tình hình chính trị, quân sự, kinh tế và thời tiết toàn cầu để dự đoán và nhận diện các rủi ro tiềm ẩn, từ đó xây dựng kế hoạch ứng phó kịp thời Đồng thời, ban lãnh đạo nên tổ chức nghiên cứu kỹ lưỡng về đối tác và năng lực kinh doanh của họ nhằm tránh rủi ro lừa đảo Bộ phận nghiên cứu thị trường cần duy trì liên lạc và báo cáo thường xuyên với lãnh đạo để kịp thời điều chỉnh các hoạt động của công ty theo tình hình thực tế.
4.2.2 Hoàn thiện các quy trình nghiệp vụ phân tích và đo lường rủi ro
Sau khi hoàn thành công tác nhận dạng rủi ro, công ty cần tiến hành phân tích và đo lường mức độ thiệt hại do rủi ro gây ra Để thực hiện quy trình này một cách hiệu quả, công ty cần cải thiện một số vấn đề quan trọng.
Công ty cần thực hiện kiểm tra và phân tích kỹ lưỡng các rủi ro trong quá trình nhận hàng bằng đường biển Để đạt được điều này, việc tổ chức nhiều cuộc họp giữa các phòng ban là cần thiết, nhằm tạo điều kiện cho việc trao đổi thông tin và phân tích sâu hơn về các nguyên nhân gây ra rủi ro, từ cả yếu tố khách quan lẫn chủ quan Qua đó, công ty có thể tìm ra nhiều hướng giải quyết khác nhau cho từng trường hợp, giúp quy trình giao nhận diễn ra một cách trơn tru và hiệu quả nhất.
Trong quy trình nhận hàng nhập khẩu, việc xem xét và phân tích kỹ lưỡng từng công đoạn, đặc biệt là khâu kiểm tra bộ chứng từ, là rất quan trọng Cần chú ý kiểm tra chi tiết các thông tin trong bộ chứng từ để đảm bảo chúng khớp nhau và đúng với hợp đồng đã ký Hiện nay, thủ tục giấy tờ tại hải quan vẫn còn rườm rà với nhiều công đoạn, do đó, nhân viên kinh doanh cần có kế hoạch hợp lý trong công tác giao nhận hàng để tránh mất thời gian chờ đợi.
Công ty cần phân tích kỹ lưỡng các loại hàng hóa mà khách hàng nhập khẩu, từ mẫu mã, chất liệu, kích thước đến các giấy tờ quan trọng như CO và phiếu kiểm tra an toàn thực phẩm Việc này giúp bố trí hợp lý máy móc thiết bị và nguồn nhân lực bốc dỡ, tránh gây hư hại cho hàng hóa và tiết kiệm thời gian, tiền bạc, từ đó giúp khách hàng giảm chi phí DEM và DET.
Sau khi phân tích rủi ro, công ty cần đo lường chính xác mức độ rủi ro để xác định thiệt hại và đưa ra giải pháp hiệu quả Để cải thiện quy trình đo lường, công ty nên đầu tư vào đào tạo đội ngũ nhân viên kiểm tra hàng hóa tại cảng, với kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết để nhận diện và xử lý rủi ro kịp thời Bên cạnh đó, việc chiêu mộ thêm nhân viên có kinh nghiệm trong quản trị rủi ro và thành thạo tiếng Anh, tiếng Trung sẽ giúp công ty sẵn sàng ứng phó với các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng giao nhận.
Công ty cần tổ chức nhân sự hợp lý để quản trị rủi ro hiệu quả, tránh tình trạng chồng chéo công việc giữa các nhân viên Việc phối hợp chặt chẽ giữa giám đốc và nhân viên là cần thiết, nhằm hoạch định công tác quản trị rủi ro một cách hợp lý và hiệu quả trong từng khâu.
4.2.3 Hoàn thiện quá trình kiểm soát rủi ro
Công ty cần tăng cường biện pháp kiểm soát rủi ro trong kiểm tra và vận chuyển hàng hóa bằng cách tuân thủ quy định an toàn lao động, cung cấp thiết bị bảo hộ và đào tạo nhân viên ứng phó sự cố Cần bố trí sửa chữa, bảo trì phương tiện vận tải và nhân lực chuyên môn để đảm bảo quy trình vận chuyển hiệu quả Trong quá trình thanh toán, nên sử dụng phần mềm bảo mật cao để trao đổi thông tin với khách hàng và đối tác Đồng thời, công ty cần theo dõi biến động môi trường chính trị, kinh tế và tỷ giá để có biện pháp khắc phục rủi ro kịp thời, bao gồm các điều khoản về tỷ giá trong hợp đồng Sử dụng hợp đồng kỳ hạn và tương lai để phòng ngừa rủi ro tài chính cũng là một giải pháp cần thiết.
Theo dõi và đánh giá hiệu quả biện pháp kiểm soát rủi ro là rất quan trọng để đảm bảo tính hiệu quả của chúng Cần thường xuyên cập nhật danh sách các rủi ro mới và thực hiện lại quá trình đánh giá rủi ro khi cần thiết, nhằm điều chỉnh các biện pháp kiểm soát cho phù hợp.
Xây dựng một hệ thống ghi nhận rủi ro là cần thiết để theo dõi tất cả các rủi ro tiềm ẩn và đã xảy ra, cùng với các biện pháp kiểm soát đã được thực hiện Hệ thống này không chỉ ghi lại thông tin về các rủi ro mà còn đánh giá hiệu quả của các biện pháp kiểm soát, đảm bảo chúng được áp dụng đầy đủ và hiệu quả Việc này giúp cải thiện quá trình quản lý rủi ro và tăng cường an toàn cho tổ chức.
4.2.4 Hoàn thiện công tác tài trợ rủi ro Để công ty mở rộng lớn mạnh hơn nữa thì công ty cần huy động nhiều vốn đầu tư hơn nữa để mở rộng quy mô và cơ sở hạ tầng cũng như chất lượng nhân lực để có thể đem về cho công ty lượng khách hàng và đối tác lớn hơn Để có thể khắc phục Huy động thêm vốn và xây dựng quỹ dự phòng rủi ro dồi dào thì công ty phải có những chính sách, biện pháp huy động các nguồn vốn tài trợ rủi ro từ: các ngân hàng nhà nước, các đối tác lớn có uy tín trong ước và nước ngoài,…
Công ty có thể nâng cao uy tín và thiết lập mối quan hệ lâu dài với các hãng tàu lớn như ONE, KMTC để thương thảo về việc thanh toán cước vận chuyển chậm, kéo dài thời gian chờ thu vốn từ các hợp đồng khác, hoặc giảm tiền cọc nhằm giảm bớt áp lực vay ngân hàng và lãi suất cao Đồng thời, việc xây dựng quỹ dự phòng rủi ro lớn sẽ giúp công ty nhanh chóng xử lý các tổn thất trong hoạt động giao nhận Đẩy nhanh tốc độ chu chuyển vốn là một biện pháp hiệu quả để tối ưu hóa sử dụng vốn đầu tư, mang lại doanh thu và lợi nhuận cao mà không cần sử dụng nhiều vốn.
Một số kiến nghị với Cơ quan Nhà nước
Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt trên thị trường giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế, Công ty Vnlogs cần đổi mới trong quản trị giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Tuy nhiên, các yếu tố bên ngoài cũng tác động mạnh mẽ đến hoạt động này, gây khó khăn cho công tác quản trị Do đó, sự hỗ trợ và quan tâm từ Nhà nước là rất cần thiết để công ty vượt qua những thách thức này.
Bộ ban ngành cần tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của công ty thông qua các chính sách thiết thực và sự quan tâm đến khó khăn, nguyện vọng của doanh nghiệp Để đạt được điều này, Nhà nước nên tăng cường hệ thống thông tin, đặc biệt là đầu tư vào công nghệ thông tin cho cơ quan hải quan, nhằm xây dựng một hệ thống quản lý thông tin hải quan chuyên nghiệp và hiệu quả Hệ thống này cần đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu và thời gian xử lý thông tin nhanh chóng, giúp giảm thiểu thời gian lưu trữ hàng hóa tại cảng và chi phí cho doanh nghiệp Bên cạnh đó, việc cải thiện quy trình xét duyệt hồ sơ cũng cần được chú trọng để tối ưu hóa thời gian xử lý, tăng cường tính minh bạch và đảm bảo sự đồng bộ giữa các quy trình trong nhập khẩu hàng hóa.
Nhà nước cần chú trọng nâng cao năng lực xử lý tại các cảng để đáp ứng nhu cầu nhập khẩu hàng hóa ngày càng tăng Để đạt được điều này, các cảng cần đầu tư mạnh mẽ vào cơ sở hạ tầng và thiết bị, nhằm giảm thiểu thời gian xếp dỡ và cải tiến quy trình nhập khẩu Bên cạnh đó, việc tăng cường đào tạo cho nhân viên liên quan đến quá trình nhập khẩu hàng hóa cũng là yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu quả hoạt động của cảng.
Thứ ba, thúc đẩy hợp tác với các quốc gia khác trong khu vực và trên thế giới:
Cơ quan nhà nước cần tăng cường hợp tác quốc tế để cải thiện quản lý thương mại và quy trình nhập khẩu hàng hóa Đồng thời, việc tận dụng nguồn vốn đầu tư nước ngoài sẽ góp phần phát triển kinh tế và giúp doanh nghiệp trong nước học hỏi kinh nghiệm quản lý cũng như nâng cao trình độ khoa học kỹ thuật.
Nhà nước cần nhanh chóng hoàn thiện hệ thống pháp luật liên quan đến ngành logistics và cung cấp thông tin kịp thời qua các phương tiện truyền thông để doanh nghiệp nắm bắt sớm Điều này bao gồm việc giải thích chi tiết các thông tư, nghị định khi doanh nghiệp có thắc mắc Đồng thời, trong các sự kiện quốc tế quan trọng, nhà nước cũng cần thông báo nhanh chóng về diễn biến, phân tích lợi hại và dự đoán tác động đến Việt Nam, giúp doanh nghiệp hình dung những ảnh hưởng đối với hoạt động vận tải của mình và từ đó xây dựng chiến lược kinh doanh phù hợp.
Trong những năm gần đây, nhiều hãng tàu quốc tế đã mở rộng các tuyến vận tải biển đến Việt Nam, đặc biệt qua các cảng trọng yếu như cảng thành phố Hồ Chí Minh và cảng Hải Phòng Cuộc bùng nổ container tại các cảng đã tạo điều kiện thuận lợi cho các công ty Logistics hoạt động tại Việt Nam Các vấn đề liên quan đến xuất nhập khẩu và Logistics đã có nhiều thay đổi trong thời gian qua, do đó, các công ty cần trang bị kiến thức vững vàng về ngoại thương để thực hiện tốt các công việc này.
Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu và Dịch vụ Hải quan Vnlogs nổi bật trong lĩnh vực Logistics nhờ khả năng thích ứng nhanh chóng với sự biến đổi của xã hội và nhu cầu khách hàng Trong thời gian qua, Vnlogs đã khẳng định vị thế của mình thông qua việc xử lý thành công nhiều lô hàng xuất nhập khẩu và xây dựng một tập khách hàng trung thành ngày càng đông đảo.
Dưới sự dẫn dắt của những nhà lãnh đạo dày dạn kinh nghiệm, công ty Cổ phần xuất nhập khẩu và Dịch vụ Hải quan Vnlogs đã triển khai những chiến lược phù hợp với tình hình kinh tế hiện tại, từng bước khẳng định vị thế trong ngành dịch vụ xuất nhập khẩu Việt Nam Mặc dù còn một số hạn chế, nhưng những thành công mà công ty đạt được trong thời gian qua là không thể phủ nhận Để phát huy những thành tựu đã có và hướng tới các mục tiêu mới, Vnlogs không ngừng nỗ lực vươn xa hơn nữa Hòa cùng nhịp độ phát triển của đất nước, Vnlogs dự kiến sẽ có những bước tiến vượt bậc trong tương lai gần.
Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn TS Trương Quang Minh đã nhiệt tình hướng dẫn em hoàn thiện bài khoá luận tốt nghiệp của mình
1 Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu và dịch vụ hải quan Vnlogs, Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh năm 2020, 2021, 2022 Phòng kinh doanh
2 Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu và dịch vụ hải quan Vnlogs, Báo cáo tài chính năm 2020, 2021, 2022 Phòng kế toán
3 Doãn Kế Bôn (2009), Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, Nhà xuất bản Chính trị - Hành chính
4 Trần Hùng (2017), Giáo trình quản trị rủi ro, Nhà xuất bản Hà Nội
5 Cao Tuyết Nhi (năm 2021) “Quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần cảng Hải Phòng” Khóa luận tốt nghiệp - Đại học Thương mại
6 Nguyễn Khánh Dư (năm 2017): “Quản trị rủi ro đối với hàng hóa xuất nhập khẩu tại cục Hải quan Hải Phòng” Luận văn thạc sĩ - Đại học dân lập Hải
7 Vũ Thương Huyền (năm 2021): “Hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu của công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Rambo” Đại học Thương Mại - Khóa luận tốt nghiệp
8 Nguyễn Thu Hồng (năm 2022): “Quản trị rủi ro trong giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH vận tải Bách Việt” Đại học Hàng Hải -
9 Nguyên Thị Thêm (năm 2022): “Quản trị rủi ro quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng phương thực vận tải biển của công ty TNHH giải pháp công nghệ