Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Ngày nay, sự giao lưu buôn bán giữa Việt Nam và các quốc gia ngày càng gia tăng, yêu cầu quá trình vận chuyển hàng hóa quốc tế phải nhanh chóng và thuận tiện Tổng khối lượng hàng hóa qua cảng biển Việt Nam đạt hơn 362 triệu tấn, theo Tổng cục Hải quan Mặc dù giảm 3% so với cùng kỳ năm 2022, vận chuyển qua cảng biển vẫn là hình thức chủ yếu và đóng vai trò quan trọng trong xuất nhập khẩu hàng hóa.
Tại Công ty TNHH Giao nhận quốc tế Trường Thành, dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển là nguồn doanh thu chủ yếu, với hàng nhập khẩu chiếm hơn 70% tổng doanh thu Tuy nhiên, trong quá trình thực tập, tác giả nhận thấy rằng hoạt động này đang đối mặt với một số rủi ro liên quan đến thủ tục hải quan và chuẩn bị giấy tờ Công ty chưa kiểm soát hiệu quả những rủi ro này, dẫn đến tổn thất kinh tế và ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín của TTL trên thị trường.
Quản trị rủi ro hiệu quả trong quy trình nhận hàng hoá nhập khẩu qua đường biển là yếu tố quan trọng giúp Công ty TNHH Giao nhận quốc tế Trường Thành hạn chế tổn thất, nâng cao chất lượng dịch vụ và cải thiện hiệu quả kinh doanh Tác giả chọn đề tài “Quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Giao nhận quốc tế Trường Thành” nhằm nghiên cứu vai trò của người giao nhận, với hy vọng kết quả nghiên cứu sẽ đóng góp vào việc cải thiện quản trị rủi ro tại công ty.
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu qua đường biển là một chủ đề quan trọng, thu hút sự chú ý và nghiên cứu từ nhiều tác giả Việc quản lý hiệu quả các rủi ro này không chỉ giúp đảm bảo an toàn cho hàng hóa mà còn nâng cao hiệu suất hoạt động logistics.
Nguy Thu Trang (2023) trong khoá luận tốt nghiệp đã nghiên cứu về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần ASC Trans Việt Nam Nghiên cứu này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc nhận diện và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn trong quá trình vận chuyển hàng hóa, nhằm tối ưu hóa hiệu quả hoạt động logistics và giảm thiểu thiệt hại cho công ty Bài viết cũng đề xuất các giải pháp quản lý rủi ro hiệu quả, giúp nâng cao chất lượng dịch vụ và tăng cường sự tin cậy từ phía khách hàng.
Trường Đại học Thương mại Đề tài đã chỉ ra và phân tích các rủi ro công ty gặp phải
Quy trình nhận hàng nhập khẩu đường biển tại ASC Trans bao gồm 11 bước quan trọng Để nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro, chúng tôi đã tiến hành khảo sát 25 nhân sự về thực trạng kiểm soát rủi ro trong công ty Từ những đánh giá này, chúng tôi đưa ra các khuyến nghị nhằm cải thiện quy trình quản lý rủi ro tại ASC Trans.
Lê Thị Ngọc Linh (2023) đã nghiên cứu về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu và dịch vụ hải quan VNLogs Bài viết nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xác định và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn trong quá trình nhập khẩu, từ đó đề xuất các biện pháp quản lý hiệu quả nhằm nâng cao hiệu suất và giảm thiểu thiệt hại cho doanh nghiệp Việc áp dụng các phương pháp quản trị rủi ro sẽ giúp VNLogs tối ưu hóa quy trình logistics và đảm bảo sự tuân thủ các quy định hải quan.
Khoá luận tốt nghiệp của Đàm Nguyễn Thu Trang tại Trường Đại học Thương mại tập trung vào việc phát hiện các rủi ro trong quy trình nhập khẩu hàng của VNLogs Các rủi ro được xác định bao gồm rủi ro từ đối tác, thời gian nhận hàng, kiểm tra hàng hoá, khai thuê hải quan và lưu chuyển hàng về kho Tác giả đã tiến hành đo lường các rủi ro này và đánh giá thực trạng quản trị rủi ro tại công ty Dựa trên những phân tích đó, tác giả đưa ra 04 đề xuất cho công ty và 04 kiến nghị với cơ quan nhà nước nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu tại Công ty TNHH ExTrans Việt Nam.
Tác giả đã tiến hành khảo sát nhân sự tại công ty và phát hiện 08 rủi ro trong quy trình nhập hàng Bài viết phân tích các rủi ro này, đồng thời đề xuất các biện pháp kiểm soát nhằm nâng cao hiệu quả nhận dạng, phân tích, đo lường và tài trợ rủi ro.
Nguyễn Thị Quỳnh Anh (2022) trong khóa luận tốt nghiệp tại Trường Đại học Thương mại đã nghiên cứu về quản trị rủi ro trong quá trình nhận hàng thiết bị y tế bằng đường biển của Tổng công ty Thiết bị y tế Việt Nam - CTCP Tác giả đã nhận dạng và phân tích các rủi ro mà công ty thường gặp theo 9 bước của quy trình nhận hàng nhập khẩu Qua đó, bài nghiên cứu chỉ ra những thành công và hạn chế trong quản trị nhận hàng thiết bị y tế, đồng thời đưa ra các đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả quản trị cho công ty.
Trong khóa luận tốt nghiệp của Phan Thị Hà Vi (2023), tác giả đã phân tích quy trình quản trị rủi ro trong việc nhận hàng thiết bị y tế qua đường biển tại Công ty Cổ phần Express Thành Đạt Nghiên cứu này tập trung vào các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý rủi ro, đồng thời đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao tính an toàn và hiệu quả trong quá trình vận chuyển thiết bị y tế.
Trường Đại học Thương mại đã chỉ ra bốn rủi ro lớn trong quy trình nhận hàng của công ty, bao gồm rủi ro từ đối tác, rủi ro trong quá trình làm thủ tục hải quan, rủi ro liên quan đến chứng từ và rủi ro về thời gian.
Tác giả phân tích ba gian nhận hàng và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc nhận dạng, phân tích và đo lường, cũng như kiểm soát và tài trợ rủi ro.
Bài viết này phân tích rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty và đề xuất giải pháp quản trị hiệu quả Các tác giả đã tiếp cận vấn đề từ nhiều góc độ, bao gồm quy trình nhập khẩu, khảo sát ý kiến nhân sự và quan sát thực tế trong quá trình thực tập Tuy nhiên, nghiên cứu vẫn còn hạn chế về phạm vi và nội dung, đồng thời chưa đưa ra giải pháp cụ thể cho doanh nghiệp Dựa trên những khoảng trống trong nghiên cứu và kinh nghiệm thực tập tại TTL, tác giả đã chọn đề tài phân tích hoạt động quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng nhập khẩu.
Mục đích nghiên cứu
Mục tiêu chính của nghiên cứu này là phân tích và đánh giá thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu qua đường biển tại Công ty Trường Thành Dựa trên kết quả phân tích, bài viết sẽ đưa ra những khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro của công ty.
1.3.2 Mục đích cụ thể Để đạt được mục đích nghiên cứu chung, đề tài hướng tới 03 mục đích cụ thể sau: thứ nhất, hệ thống một số lý thuyết về vấn đề nghiên cứu; thứ hai, phân tích và đánh giá thực trạng của vấn đề nghiên cứu; thứ ba, đề xuất khuyến nghị nhằm cải thiện các hạn chế trong hoạt động quản trị rủi ro đối với quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Giao nhận quốc tế Trường Thành.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
1.4.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài này là những rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Giao nhận quốc tế Trường Thành
Phạm vi về nội dung: Các hoạt động trong quản trị rủi ro đối với quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Phạm vi về không gian: Đề tài nghiên cứu các vấn đề tại Công ty TNHH Giao nhận quốc tế Trường Thành
Phạm vi về thời gian: Nghiên cứu thực trạng từ năm 2020 đến 6 tháng đầu năm
2023 Từ đó, đưa ra định hướng cho giai đoạn 6 tháng cuối năm 2023 đến năm 2026.
Phương pháp nghiên cứu
1.5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua việc khảo sát ý kiến nhân sự tại TTL
Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ các nguồn nội bộ của Công ty TTL, bao gồm kết quả khảo sát ý kiến nhân sự và thông tin từ các đơn vị uy tín như Tổng cục Hải quan và Thư viện Trường Đại học Thương mại.
1.5.2 Phương pháp xử lý và phân tích dữ liệu
Phương pháp thống kê được sử dụng để thu thập, phân loại thông tin, số liệu, qua đó đánh giá thực trạng của vấn đề nghiên cứu
Phương pháp phân tích được áp dụng nhằm nghiên cứu và so sánh các mối quan hệ đáng tin cậy giữa các dữ liệu thống kê từ tài liệu nội bộ của công ty.
Phương pháp so sánh được áp dụng thông qua việc sử dụng các bảng biểu, sơ đồ và hình vẽ để phân tích hoạt động kinh doanh của công ty Qua đó, chúng ta có thể đánh giá các điểm mạnh và yếu, cũng như hiệu quả và không hiệu quả trong hoạt động, từ đó tìm ra giải pháp cho vấn đề nghiên cứu.
Phương pháp tổng hợp được sử dụng để phân tích và đưa ra các nhận xét đánh giá về vấn đề nghiên cứu
Kết cấu của Khoá luận
Nội dung của Khoá luận bao gồm 4 chương:
Chương 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Chương 3: Thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Giao nhận quốc tế Trường Thành
Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Giao nhận quốc tế Trường Thành
Cơ sở lý luận về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Một số khái niệm cơ bản
2.1.1 Khái niệm về nguy cơ, rủi ro, tổn thất
2.1.1.1 Khái niệm về nguy cơ
Nguy cơ là những đe dọa tiềm ẩn, có thể gây hại cho con người và luôn tồn tại song song với các hoạt động của họ Những hiện tượng bất lợi này cần được nhận thức và quản lý để bảo vệ sức khỏe và an toàn cho cộng đồng.
Nguy cơ được định nghĩa là sự kết hợp giữa khả năng xảy ra một sự kiện và những hậu quả tiêu cực mà sự kiện đó có thể gây ra.
2.1.1.2 Khái niệm về rủi ro
Rủi ro là những sự kiện bất ngờ mà con người không lường trước được, dẫn đến thiệt hại trong các hoạt động của họ (Doãn Kế Bôn, 2009).
Rủi ro là những sự kiện bất ngờ không thể lường trước, có thể xảy ra vào bất kỳ thời điểm nào trong tương lai và ở bất kỳ địa điểm nào Những sự cố này thường gây ra tổn thất, để lại hậu quả có thể là tổn thất nhỏ hoặc gián tiếp Với tính chất khó lường và khách quan, rủi ro loại bỏ các ý đồ chủ quan của những người tham gia hoạt động.
2.1.1.3 Khái niệm về tổn thất
Tổn thất bao gồm thiệt hại về tài sản, cơ hội bị mất, cũng như ảnh hưởng đến con người, tinh thần, sức khỏe và sự nghiệp của họ Những tổn thất này thường xuất phát từ các rủi ro khác nhau.
Tổn thất không chỉ biểu thị sự mất mát mà còn tương đương với thiệt hại Nó có thể được phân loại thành hai loại: tổn thất hữu hình, như tài sản, con người và sức khỏe, và tổn thất vô hình, bao gồm cơ hội bị mất, tổn thương tinh thần và đe dọa đến sự nghiệp.
2.1.2 Khái niệm về quản trị rủi ro
Quản trị rủi ro là quá trình xác định và phân tích các rủi ro, bao gồm đo lường và đánh giá chúng Quá trình này cũng bao gồm việc xây dựng và thực hiện các kế hoạch kiểm soát cũng như tài trợ nhằm giảm thiểu các tác động tiêu cực của rủi ro (Trần Hùng, 2017).
Quản trị rủi ro là quá trình khoa học và hệ thống nhằm nhận diện, kiểm soát, phòng ngừa và giảm thiểu tổn thất do rủi ro gây ra Hoạt động này không chỉ mang tính thụ động mà còn đòi hỏi sự chủ động từ nhà quản trị trong việc dự đoán thiệt hại và tìm kiếm giải pháp giảm nhẹ hậu quả.
2.1.3 Khái niệm về nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Theo Điều 28 Luật Thương mại 2005, nhập khẩu hàng hoá được định nghĩa là việc đưa hàng hoá vào lãnh thổ Việt Nam từ nước ngoài hoặc từ khu vực đặc biệt trên lãnh thổ Việt Nam, nơi được công nhận là khu vực hải quan riêng theo quy định pháp luật.
Khái niệm “Vận tải đường biển”
Vận tải đường biển là việc chuyên chở hàng hoá hay hành khách trong nước hoặc giữa các quốc gia bằng đường biển
Khái niệm “Dịch vụ giao nhận”
Dịch vụ giao nhận (Freight Forwarding Service) bao gồm các hoạt động liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói và phân phối hàng hóa Ngoài ra, dịch vụ này còn cung cấp các giải pháp tư vấn liên quan, bao gồm cả các vấn đề về hải quan.
8 tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập, chứng từ liên quan đến hàng hóa (theo quy tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận)
Giao nhận hàng hoá là một hoạt động thương mại quan trọng, trong đó dịch vụ giao nhận thực hiện việc nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, và lưu kho Họ cũng đảm nhận các thủ tục giấy tờ và dịch vụ liên quan để giao hàng cho người nhận, theo sự uỷ thác của chủ hàng, người vận tải hoặc người giao nhận khác, như quy định tại Điều 163 của Luật Thương mại 2005.
Nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là quá trình tiếp nhận và vận chuyển hàng hóa từ nước ngoài vào quốc gia, bao gồm các dịch vụ như vận chuyển, xếp dỡ, lưu kho và làm thủ tục hải quan.
Một số lý thuyết về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
2.2.1 Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Dưới đây là quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển trong vai trò của một công ty giao nhận hàng hoá:
Bước 1: Xin giấy phép nhập khẩu (Nếu có)
Doanh nghiệp forwarder cần đăng ký xin giấy phép nhập khẩu trước khi thực hiện các thủ tục nhập khẩu hàng, tùy thuộc vào quy định của từng mặt hàng.
Bước 2: Nhận thông tin vận chuyển từ khách hàng
Công ty giao nhận tiếp nhận các thông tin lô hàng do khách hàng cung cấp: điều kiện giao hàng (Incoterm), loại hàng, kích thước, trọng lượng,
Bước 3: Thực hiện kiểm tra giá và lịch tàu dự kiến
Khi đã thu thập đầy đủ thông tin về hàng hóa, các công ty FWD sẽ phối hợp với các coloader hoặc hãng tàu để yêu cầu báo giá cước, lịch trình tàu dự kiến và thống nhất phương án vận chuyển phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
Bước 4: Nhận và kiểm tra chứng từ
Trước khi xác nhận đặt lịch tàu vận chuyển, khách hàng cần gửi bộ chứng từ nhập khẩu như Invoice và Packing List để kiểm tra thông tin, nhằm tránh tình trạng thông tin không khớp.
Bước 5: Đặt tàu và xác nhận thông tin vận đơn
Sau khi xác nhận tính hợp lệ của các chứng từ từ khách hàng, công ty FWD sẽ lên lịch tàu theo thông tin đã cung cấp Đồng thời, công ty cần kiểm tra thông tin trên MBL và xác nhận thông tin trên HBL với khách hàng trước khi phát hành vận đơn chính thức.
Bước 6: Theo dõi tình hình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển
Sau khi xác nhận thông tin lô hàng với đại lý vận chuyển, công ty FWD sẽ giám sát và theo dõi toàn bộ quá trình nhận hàng, thông quan đầu xuất (nếu có) và tình hình tàu chạy từ đại lý nước ngoài Chúng tôi sử dụng luồng email trao đổi trực tiếp để liên tục cập nhật thông tin cho khách hàng.
Bước 7: Hoàn thiện bộ chứng từ nhận hàng nhập khẩu
Trước ngày tàu cập ít nhất 1 ngày, công ty FWD sẽ nhận được giấy thông báo hàng đến (A/N) chi tiết từ hãng tàu Sau đó, công ty cần tổng hợp bộ chứng từ liên quan để thực hiện thủ tục hải quan.
Bước 8: Khai báo hải quan
Nhân viên chứng từ sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử để lập tờ khai hải quan, dựa trên thông tin từ các chứng từ mà khách hàng cung cấp.
Sau khi hoàn tất khai hải quan điện tử, người khai sẽ nhận được tờ khai hải quan hàng nhập, trong đó thể hiện rõ phân luồng hàng hóa với ba màu: xanh, vàng, đỏ, cùng với thông tin về số thuế cần nộp.
Bước 9: Làm thủ tục thông quan và lấy hàng tại địa điểm quy định
Sau khi hoàn thành khai báo hải quan, công ty FWD sẽ chuẩn bị bộ hồ sơ gốc để trình cho hải quan kiểm tra nếu hàng hóa thuộc luồng vàng hoặc đỏ Nếu cần thiết phải kiểm hóa, FWD sẽ liên hệ với hải quan theo bảng phân công để tiến hành kiểm tra.
Sau khi hoàn tất kiểm hoá và được hải quan duyệt thông quan tờ khai nhập khẩu, công ty FWD sẽ tiến hành lấy hàng tại kho Trước khi nhận hàng, công ty cần ký xác nhận với nhân viên kho và bộ phận hiện trường phải kiểm tra, chụp lại ảnh hàng hóa.
Bước 10: Hoàn tất các thủ tục nhập hàng
Sau khi thông quan, một số thủ tục kiểm tra chất lượng đối với các mặt hàng quy định sẽ được thực hiện Tại giai đoạn này, hàng hoá đã được chuyển về kho của khách hàng và chỉ cần chờ giấy kiểm tra để có thể bắt đầu mua bán bình thường Đối với hàng container, sau khi hoàn tất thủ tục giao hàng, công ty FWD cần trả container rỗng cho hãng tàu.
Bước 11: Thanh toán và trả chứng từ gốc cho khách
Sau khi hàng hóa được nhập kho an toàn, bộ phận kế toán sẽ tổng hợp chi phí của lô hàng và gửi hóa đơn thông báo thanh toán đến khách hàng Khi khách hàng hoàn tất thanh toán, công ty FWD sẽ gửi chứng từ gốc cho khách và hoàn tất quy trình giao nhận hàng nhập khẩu.
2.2.2 Nội dung quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Khái niệm “Nhận dạng rủi ro?”
Nhận dạng rủi ro là một quá trình liên tục và có hệ thống nhằm xác định các rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp (Trần Hùng, 2017).
Một số rủi ro mà công ty FWD có thể gặp phải trong quy tình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Bước 1: Rủi ro khi chưa có đủ giấy tờ nhập khẩu
Bước 2: Rủi ro từ nắm bắt không đầy đủ thông tin về hàng hóa và khách hàng
Bước 3: Rủi ro trong việc báo giá và thông báo lịch tàu
Bước 4: Rủi ro trong việc chuẩn bị chứng từ không phù hợp
Bước 5: Rủi ro khi đặt tàu và chọn hãng tàu; rủi ro về vận đơn (B/L)
Bước 6: Rủi ro trong quá trình vận chuyển có thể bao gồm hỏng hóc hoặc móp méo hàng hóa do đóng gói không chắc chắn, cũng như các vấn đề về thời hạn giao hàng như giao hàng chậm trễ hoặc sự cố máy móc Ngoài ra, còn tồn tại rủi ro trong việc bốc dỡ và giao nhận hàng hóa.
Bước 7: Rủi ro về thất lạc hoặc sai lệch chứng từ; rủi ro về thông tin C/O; rủi ro khi lấy thông tin tài khoản khai báo hải quan; …
Bước 8: Rủi ro khi áp sai mã HS code; Rủi ro khi khai báo thông tin không khớp chứng từ; rủi ro về thông báo thuế; …
Bước 9: Cần lưu ý đến các rủi ro liên quan đến việc kiểm tra chứng từ, kiểm hoá, lấy lệnh giao hàng (EDO) và vận chuyển hàng về kho Những rủi ro này có thể ảnh hưởng đến quy trình logistics và hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Bước 10: Rủi ro khi container chứa hàng bị móp méo, sàn cont bị bẩn; …
Thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Giao nhận quốc tế Trường Thành
Khái quát về Công ty TNHH Giao nhận quốc tế Trường Thành (TTL)
3.1.1 Một số thông tin cơ bản về TTL
Công ty TNHH Giao nhận Quốc tế Trường Thành, hoạt động độc lập và có tư cách pháp nhân, đã chính thức đi vào hoạt động từ ngày 05/07/2009, tuân thủ các quy định hiện hành của Nhà nước.
Hình 3.1: Logo Công ty TNHH Giao nhận quốc tế Trường Thành
Một số thông tin về Công ty:
- Tên Tiếng Việt: Công ty TNHH Giao nhận Quốc tế Trường Thành
- Tên quốc tế: Truong Thanh Logistics Company Limited (TTL)
- Người đại diện: Bà Lê Thị Thu Hương
- Mã số thuế: 0105937262; vốn điều lệ: 5.000.000 VNĐ (năm tỷ đồng)
- Trụ sở chính: Tầng 26, Khu A, Tòa Nhà Sông Đà, Phạm Hùng, Hà Nội
Các lĩnh vực kinh doanh chính bao gồm vận tải quốc tế, vận tải nội địa, dịch vụ khai báo hải quan, xin cấp giấy phép nhập khẩu, giấy phép CITES và giấy chứng nhận xuất xứ (C/O).
3.1.2 Khái quát kết quả kinh doanh của TTL từ năm 2020 đến 6 tháng đầu năm 2023
3.1.2.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của TTL
Bảng 3.1: Kết quả kinh doanh của Công ty giai đoạn năm 2020 – 6 tháng đầu năm 2023 Đơn vị: tỷ VNĐ
STT Khoản mục Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022 Quý I, II năm 2023
Nguồn: Báo cáo tài chính của TTL
Từ năm 2020 đến giữa năm 2023, Trường Thành ghi nhận sự tăng trưởng đáng kể ở tất cả bốn chỉ số quan trọng: doanh thu, chi phí, lợi nhuận trước và sau thuế, bất chấp những thách thức từ đại dịch Covid-19 và lạm phát Sự gia tăng này cũng được thúc đẩy bởi việc Việt Nam gia nhập WTO và ký kết nhiều FTA thế hệ mới như EVFTA và CPTPP, dẫn đến lượng khách hàng và sản phẩm của Trường Thành tăng mạnh.
Trong các hoạt động giao nhận hàng hoá quốc tế tại TTL, vận tải đường biển đóng vai trò chủ yếu với doanh thu và tỷ trọng lớn nhất Châu Âu là thị trường hàng đầu của TTL trong lĩnh vực vận tải biển quốc tế, tiếp theo là châu Mỹ và châu Á.
3.1.2.2 Tình hình hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại TTL
Bảng 3.2: Kết quả giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu bằng đường biển tại TTL
Nguồn: Báo cáo thường niên của TTL
Từ năm 2020 đến tháng 6 năm 2023, nhận hàng nhập khẩu luôn chiếm tỷ trọng lớn nhất trong hoạt động giao nhận đường biển tại Trường Thành, với tỷ trọng này tăng dần qua các năm Đặc biệt, từ năm 2022 đến nay, do tình hình suy thoái kinh tế và sự giảm sút lượng hàng xuất khẩu, hoạt động giao nhận tại TTL chủ yếu tập trung vào nhận hàng nhập khẩu.
Công ty chuyên giao nhận các mặt hàng như máy móc dây chuyền, đồ sắt thép, mỹ phẩm và vật liệu xây dựng Các thị trường nhập khẩu chủ yếu của công ty bao gồm Trung Quốc, Hàn Quốc, Đức và Ấn Độ.
Mặc dù năm 2023 chứng kiến suy thoái kinh tế toàn cầu và tại Việt Nam, doanh thu từ hoạt động nhập khẩu đường biển của TTL trong 6 tháng đầu năm chỉ giảm 3,4% so với cùng kỳ năm 2022.
Trong quý II năm 2023, doanh thu từ hàng nhập khẩu của công ty đạt 8,1 tỷ VNĐ, tăng hơn 15% so với quý trước Điều này cho thấy khối lượng hàng hóa thực hiện vẫn tương đối ổn định, nhờ vào việc các mặt hàng nhập khẩu chính không bị ảnh hưởng nhiều bởi suy thoái.
Vào năm 2023, thị trường sắt thép và vật liệu xây dựng đang hồi phục mạnh mẽ, dẫn đến sự gia tăng số lượng đơn hàng mà Trường Thành thực hiện.
3.2 Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Giao nhận Quốc tế Trường Thành
Hình 3.2: Quy trình nhận hàng nhập khẩu đường biển tại TTL
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp Bước 1: Nhận chứng từ và thông tin vận chuyển từ khách hàng
TTL tiếp nhận thông tin lô hàng từ khách hàng, bao gồm loại hàng hóa, điều kiện giao hàng (Incoterm), kích thước, trọng lượng và thời gian giao hàng Những thông tin này được thể hiện qua các chứng từ như Invoice và Packing List.
Bước 2: Xin giấy phép nhập khẩu (Nếu có)
Khi đã có thông tin về hàng hoá, TTL cần đăng ký xin giấy phép nhập khẩu theo quy định của nhà nước trước khi thực hiện các bước giao nhận hàng tiếp theo.
Bước 3: Thực hiện kiểm tra cước biển và lịch tàu dự kiến
Từ các thông tin về lô hàng, TTL sẽ làm việc với các coloader hoặc hãng tàu xin giá cước, lịch tàu dự kiến
Bước 4: Đặt tàu và xác nhận thông tin vận đơn
Sau khi thống nhất lịch tàu với khách hàng, TTL tiến hành đặt lịch tàu và cung cấp thông tin để làm MBL cho hãng tàu Đồng thời, TTL phát hành HBL nháp cho khách hàng trước khi phát hành vận đơn chính thức.
Bước 5: Theo dõi tình hình vận chuyển hàng
Sau khi xác nhận thông tin lô hàng với hãng tàu, TTL sẽ giám sát và theo dõi toàn bộ quá trình nhận hàng, thông quan đầu xuất (nếu có), lịch trình và tình hình tàu từ đại lý nước ngoài Chúng tôi sử dụng luồng email trao đổi trực tiếp để liên tục cập nhật thông tin cho khách hàng.
Bước 6: Hoàn thiện bộ chứng từ nhận hàng nhập khẩu và lên tờ khai nháp
Nhân viên của TTL sẽ chuẩn bị các chứng từ cần thiết cho thủ tục hải quan, bao gồm giấy phép nhập khẩu, Invoice, Packing List và Bill of Lading Hai ngày trước khi tàu cập cảng, nhân viên chứng từ tại TTL sẽ lập tờ khai nháp và gửi cho khách hàng để xác minh thông tin.
Bước 7: Đăng ký kiểm tra chất lượng (nếu có) và khai báo hải quan
Khi tàu cập cảng Việt Nam, nhân viên TTL sẽ tiến hành đăng ký kiểm tra chất lượng hàng hóa nếu cần thiết Sau khi nhận được số kiểm tra chất lượng, họ sẽ thực hiện khai báo hải quan qua phần mềm ECUSS, dựa trên thông tin từ các chứng từ mà khách hàng cung cấp.
Thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại TTL
3.3.1 Nhận dạng rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại TTL
Tác giả đã tiến hành phỏng vấn và khảo sát 30 nhân sự tại TTL để nhận diện các rủi ro trong quy trình 10 bước nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty Phương pháp này giúp làm rõ các rủi ro xảy ra trong giai đoạn nghiên cứu từ năm.
Hình 3.3: Đánh giá mức độ xuất hiện rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu tại TTL (theo ý kiến nhân sự TTL)
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp
Kết quả lấy ý kiến cho thấy, hầu hết nhân sự (28/30) cho rằng xảy ra rủi ro tại bước
Trong quy trình khai báo hải quan, bước 7 ghi nhận 23/30 nhân sự tham gia vào bước thanh toán (bước 10), trong khi bước theo dõi tình hình (bước 5) có 19/30 nhân sự Cụ thể, rủi ro tại từng bước được phân tích theo số lượng nhân sự tham gia.
3.3.1.1 Rủi ro nhận chứng từ và thông tin vận chuyển từ khách hàng
Khi nhân viên phòng kinh doanh không nhận đủ thông tin về lô hàng, việc phân tích thủ tục nhập khẩu sẽ không chính xác, dẫn đến báo giá thiếu các chi phí vận chuyển cho khách hàng và phát sinh thêm chi phí trong quá trình thực hiện.
Vào tháng 10/2022, TTL đã tiếp nhận thông tin về việc nhập khẩu một container 40ft hàng đồ trang trí bằng sứ Mặc dù hầu hết các mặt hàng sứ không cần giấy phép nhập khẩu, nhưng do hàng hóa có in hình ảnh nhạy cảm liên quan đến bản đồ và văn hóa Việt Nam, TTL đã phải xin giấy phép từ Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch Kết quả là TTL phải chịu chi phí lưu container trong một tháng và bồi thường chi phí giao hàng chậm cho khách hàng.
3.3.1.2 Rủi ro xin giấy phép nhập khẩu Đối với 1 số mặt hàng đặc thù phải xin giấy phép nhập khẩu như mỹ phẩm, thiết bị y tế, thực phẩm chức năng, sách báo, … thì việc xác định đúng thời gian chờ xin giấy phép sẽ giúp việc vận chuyển hàng hoá diễn ra theo đúng kế hoạch, tránh trường hợp hàng cập cảng nhập khẩu mà chưa xin được giấy phép sẽ độn thêm chi phí
Vào tháng 5/2023, TTL đã tiếp nhận một đơn hàng nhập khẩu mỹ phẩm FOB từ Incheon, Hàn Quốc, dự kiến hàng sẽ về vào tháng 8 theo L/C Thời gian xin giấy Công bố mỹ phẩm thường là 3-3,5 tháng, nhưng do thiếu sót giấy tờ cần bổ sung, thời gian thực tế kéo dài lên 4 tháng Kết quả là khi hàng cập cảng Hải Phòng, giấy Công bố vẫn chưa được cấp Để tránh tình trạng phải tái xuất, TTL đã phải gia hạn thêm 7 ngày thời gian DEM và DET với hãng tàu.
3.3.1.3 Rủi ro đặt tàu và xác nhận thông tin vận đơn
Một số tuyến đường biển ít được khai thác do thiếu hàng hóa và thời tiết xấu, vì vậy cần đặt lịch sớm để hãng tàu có thể gom đủ lượng hàng Tuy nhiên, việc đặt những tuyến này tiềm ẩn rủi ro cao về thời gian giao hàng, và có khả năng chuyến đi sẽ bị hủy sát ngày.
Vào đầu tháng 10/2022, TTL đã nhận một đơn hàng nhập khẩu gạch men FOB từ Grangmouth (Anh) về Hải Phòng Tuyến đường này có rất ít hãng tàu khai thác và số chuyến rất hạn chế Dù đã đặt lịch tàu chạy vào ngày 23/12/2022, nhưng giữa tháng 12, hãng tàu thông báo huỷ chuyến do không đủ lượng container TTL buộc phải tìm một hãng tàu khác và chuyển lịch sang ngày 20/01/2023, đồng thời phải chịu mức giá cước tăng thêm.
3.3.1.4 Rủi ro theo dõi tình hình vận chuyển hàng về cảng Việt Nam
Trong quá trình vận chuyển hàng hóa, các công ty forwarder, đặc biệt là TTL, thường phải đối mặt với nhiều rủi ro Một trong những rủi ro lớn là hàng hóa bị đóng quá tải, dẫn đến việc hãng tàu có thể phạt hoặc từ chối cho tải hàng lên tàu Ngoài ra, rủi ro về việc tàu không cập cảng đúng thời gian cũng rất phổ biến, có thể do thời tiết xấu, tai nạn tàu hoặc thay đổi lịch trình.
TTL đã nhận một đơn hàng nhập khẩu 1 container 20ft bột xi măng từ Đức Theo quy định của hãng tàu, mặt hàng này chỉ được đóng tối đa 28 tấn, tuy nhiên, khách hàng đã đóng vượt mức quy định.
Khi tàu chuyển tải tại Singapore, 29 tấn hàng đã bị hãng tàu phát hiện Ngay lập tức, TTL đã liên hệ với đại lý tại Singapore để mở container, rút hàng và tiêu hủy số hàng thừa, nhằm đảm bảo hàng hóa có thể tiếp tục được chuyển tải về cảng Hải Phòng.
Hoặc 1 ví dụ khác, theo lịch trình đã đặt với hãng tàu, 15/09/2022, TTL sẽ có 1 cont 20ft hàng máy móc cập cảng Hải Phòng; tuy nhiên, đến 13/09/2022 hãng tàu thông báo tàu sẽ cập ở cảng Cát Lái, sau đó 20/9 quay về Hải Phòng Như vậy, TTL bị trễ ít nhất 7 ngày giao hàng cho khách và phải bồi thường 1 khoản tiền cho khách vì sự chậm trễ này
3.3.1.5 Rủi ro hoàn thiện bộ chứng từ
Theo khảo sát, phần lớn rủi ro tại TTL liên quan đến việc C/O không hợp lệ, bao gồm sai tên hàng và thông tin về người xuất khẩu, người nhập khẩu Điều này có thể dẫn đến việc C/O bị bác bỏ, không được hưởng ưu đãi thuế, và trong một số trường hợp, mặt hàng có thể không được nhập vào Việt Nam do thiếu chứng nhận xuất xứ.
3.3.1.6 Rủi ro đăng ký kiểm tra chất lượng và khai báo hải quan
Rủi ro nhiều nhất ở bước này là áp sai mã HS hàng hoá, dẫn tới việc bị phạt vì liên quan đến số thuế nhập khẩu phải nộp
Trong lô hàng nhập khẩu vật liệu xây dựng chịu lửa, việc khai mã HS rất quan trọng; mã 69032000 có thuế nhập khẩu 0%, trong khi mã 69039000 là 5% Mặc dù TTL đã thống nhất với khách hàng để sử dụng mã HS đầu tiên, nhưng hải quan Cát Lái đã bác bỏ và yêu cầu sử dụng mã HS thứ hai Kết quả là doanh nghiệp không chỉ phải đóng thêm thuế nhập khẩu mà còn phải chịu phạt do áp dụng sai mã HS.
3.3.1.7 Rủi ro làm thủ tục thông quan Ở bước này có thể gặp rủi ro về kiểm hoá hàng Khi tờ khai bị phân vào luồng đỏ, hải quan sẽ tiến hành kiểm tra thực tế hàng Nếu hàng hoá không đúng với miêu tả của tờ khai như sai kích thước, sai mẫu mã, … sẽ bị phạt theo mức độ vi phạm
Ngoài ra, còn gặp phải rủi ro trong lấy lệnh giao hàng EDO nếu hãng tàu chậm phát hành chứng từ này
3.3.1.8 Rủi ro hoàn tất thủ tục nhập hàng
Định hướng phát triển và đề xuất khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty
Định hướng phát triển hoạt động quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại TTL từ tháng 06/2023 đến năm 2025
Để tối ưu hóa quản trị rủi ro trong tương lai, Công ty Trường Thành cần xác định định hướng phát triển rõ ràng cho hoạt động này nhằm xây dựng chính sách phù hợp Theo quan điểm của tác giả và kết quả khảo sát từ các nhân sự TTL, có hai định hướng chính được đề xuất.
Trường Thành đã thành lập một phòng ban chuyên trách về quản trị rủi ro trong các hoạt động kinh doanh, bao gồm cả việc nhận hàng nhập khẩu qua đường biển Phòng ban này được đào tạo bài bản và sở hữu chuyên môn vững chắc trong lĩnh vực quản trị rủi ro.
Nền kinh tế toàn cầu và Việt Nam đang dần phục hồi sau suy thoái, dự báo sự trở lại sôi động của thị trường hàng hóa và hoạt động thương mại quốc tế Hoạt động nhập khẩu hàng hóa của Việt Nam phục hồi nhanh hơn xuất khẩu, mở ra cơ hội cho TTL trong lĩnh vực nhận hàng nhập khẩu đường biển Để tận dụng thời cơ này, TTL cần chuẩn bị và lập kế hoạch cho tương lai, trong đó chuyên môn hóa quản trị rủi ro sẽ là yếu tố quan trọng giúp thực hiện các chiến lược quản trị rủi ro hiệu quả.
- Xây dựng quan hệ “bạn hàng thân thiết” với các đối tác để việc thực hiện các nội dung quản trị rủi ro đạt hiệu quả tốt nhất
Hiện nay, số lượng doanh nghiệp forwarder ngày càng tăng, dẫn đến sự cạnh tranh không chỉ về chất lượng dịch vụ mà còn về giá cả Do đó, việc xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng trở thành yếu tố quan trọng để thu hút và giữ chân khách hàng trong ngành logistics.
Quan hệ tốt với các đối tác là yếu tố then chốt giúp các công ty như FWD Trường Thành tối ưu hóa giá đầu vào và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Để xây dựng mối quan hệ vững mạnh, doanh nghiệp có thể đặt cọc sản lượng hàng lớn với hãng tàu nhằm nhận được mức giá cước ưu đãi, đồng thời cần chứng minh kết quả kinh doanh khả quan với ngân hàng để được hưởng lãi suất ưu đãi.
Đề xuất khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại TTL
Trong quá trình thực tập và nghiên cứu về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Trường Thành, tác giả cùng với nhân sự TTL đã đưa ra một số đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị rủi ro tại đây.
4.2.1 Đối với hoạt động nhận dạng rủi ro
TTL nên áp dụng phần mềm ghi chép như Excel để nhân sự ghi lại các sự kiện rủi ro trong quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Việc này không chỉ giúp cập nhật và lưu trữ thông tin dễ dàng mà còn hỗ trợ tìm kiếm và phân tích dữ liệu một cách chính xác và hiệu quả hơn.
Để đảm bảo quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển hiệu quả, các nhân viên cần xem xét lại từng lô hàng đã thực hiện Họ sẽ lập danh sách các rủi ro gặp phải trong quá trình làm hàng, bao gồm thông tin về loại rủi ro, địa điểm xảy ra, thời điểm, cách xử lý và kết quả đạt được.
- Phân chia các rủi ro này theo mặt hàng và theo quy trình 10 bước thực hiện hoạt động nhận hàng nhập khẩu đường biển
4.2.2 Đối với hoạt động phân tích và đo lường rủi ro
Ban lãnh đạo Công ty nên thành lập phòng ban chuyên quản trị rủi ro để theo dõi và cập nhật các rủi ro trong quá trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển tại TTL Nhân sự trong phòng ban này sẽ phân tích dữ liệu liên quan nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro Việc chuyên môn hóa đội ngũ sẽ giúp hạn chế các rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động nhập khẩu.
39 trạng một nhân viên phải đảm nhiệm chồng chéo các nghiệp vụ, ảnh hưởng tới hiệu quả công việc
Nhân sự phụ trách quản trị rủi ro, đặc biệt trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, cần có chuyên môn thực tế trong giao nhận hàng hóa hoặc được đào tạo từ các chuyên ngành quản trị kinh doanh và quản trị rủi ro Để phát triển đội ngũ nhân sự giỏi trong lĩnh vực này, Công ty Trường Thanh nên thực hiện một số hoạt động như đào tạo chuyên sâu, tổ chức hội thảo và chia sẻ kinh nghiệm thực tiễn.
Ban lãnh đạo và nhân viên thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo và chia sẻ về quản trị rủi ro, với tần suất hàng tuần hoặc hàng tháng Điều này giúp kịp thời nắm bắt tình hình hoạt động của Công ty, đồng thời nâng cao kiến thức chuyên môn và thực tiễn cho nhân viên.
Tổ chức chuyến tham quan thực tế tại cảng biển giúp nhân sự không có cơ hội trực tiếp tham gia vào quy trình giao nhận hàng hóa hiểu rõ hơn về quy trình này và mối quan hệ với các đối tác của Công ty.
Liên tục cập nhật chính sách nhập khẩu các mặt hàng nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho các phòng ban như Phòng Kinh doanh và Phòng Chứng từ, giúp tối ưu hóa việc lập kế hoạch và nâng cao hiệu quả từ giai đoạn tư vấn dịch vụ cho khách hàng.
4.2.3 Đối với hoạt động kiểm soát rủi ro Đối với hoạt động kiểm soát rủi ro, tác giả có kiến nghị tương tự hoạt động phân tích và đo lường rủi ro, đó là có các nhân sự riêng về quản trị rủi ro Ngay trước khi diễn ra các hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của 01 lô hàng, các nhân sự này sẽ phải đưa ra các kịch bản rủi ro có thể xảy ra, các hướng giải quyết phù hợp để kiểm soát tối đa rủi ro; tránh tình trạng “xảy ra đến đâu, xử lý đến đó”
TTL cần thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo nâng cao về quản trị rủi ro cho nhân sự, nhằm giúp họ nhạy bén hơn với thực tiễn Việc thành lập bộ phận mới có thể dẫn đến tình trạng chất lượng nhân sự chưa ổn định, do đó đào tạo là rất cần thiết.
Một số biện pháp cụ thể như:
Để thuận tiện trong việc thu hồi công nợ và tránh lừa đảo, cần tìm hiểu và xác nhận kỹ lưỡng thông tin của khách hàng Việc xác thực này có thể thực hiện qua việc tra cứu thông tin doanh nghiệp trên mạng xã hội, khai thác các mối quan hệ kinh doanh, hoặc thậm chí đến tận cơ sở kinh doanh của khách hàng.
Khi ký hợp đồng vận chuyển với hãng tàu, cần quy định rõ ràng trách nhiệm của các bên liên quan trong trường hợp xảy ra rủi ro Việc này giúp tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm và né tránh nghĩa vụ, từ đó giảm thiểu chậm trễ trong quản lý và xử lý các tình huống rủi ro.
4.2.4 Đối với hoạt động tài trợ rủi ro
Tăng cường xây dựng mối quan hệ đối tác vững chắc với các hãng tàu, cảng vụ, và ngân hàng nhằm tối ưu hóa giá đầu vào Điều này không chỉ giúp thu hút nguồn vốn hiệu quả mà còn bù đắp chi phí dự phòng rủi ro trong báo giá, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh về chi phí so với các đối thủ trong ngành.
Để đảm bảo nguồn vốn dồi dào cho việc đầu tư cơ sở vật chất, công ty nên huy động vốn từ các ngân hàng mà mình có mối quan hệ thân thiết Bên cạnh đó, việc tận dụng các gói hỗ trợ vay vốn lãi suất thấp từ nhà nước sẽ giúp gia tăng nguồn vốn phục vụ cho hoạt động kinh doanh và quản lý rủi ro hiệu quả.
Ký hợp đồng với các doanh nghiệp thương mại và hãng tàu cho hàng sản lượng lớn giúp doanh nghiệp có giá đầu vào tối ưu và nhận được các chính sách ưu đãi Các hãng tàu thường cung cấp mức giá tốt và ưu đãi cho những đối tác thường xuyên với trọng lượng hoặc thể tích lớn Đặc biệt, trong mùa cao điểm hoặc khi khan hiếm container, những đối tác lớn này luôn được ưu tiên hàng đầu.
- Xây dựng quỹ dự phòng rủi ro đủ lớn để có thể nhanh chóng xử lý các tổn thất từ hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Kiến nghị với Cơ quan Nhà nước
Để nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị rủi ro tại Công ty Trường Thanh, tác giả cùng đội ngũ nhân sự TTL đề xuất một số kiến nghị gửi đến các Cơ quan Nhà nước.
Các Bộ, Ban, Ngành cần tiến hành rà soát và thống nhất các nội dung quy định trong chính sách nhập khẩu hàng hóa Việc này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho TTL trong việc nhận hàng nhập khẩu qua đường biển và nâng cao khả năng quản trị rủi ro trong quy trình, đặc biệt là trong hoạt động kiểm soát rủi ro Chẳng hạn, trong thủ tục tạm nhập tái xuất các loài động, thực vật nguy cấp theo các Phụ lục CITES, cần thay thế yêu cầu hiện tại để đảm bảo tính hiệu quả và chính xác.
Để tránh sự chồng chéo trong thủ tục, doanh nghiệp cần xin một Giấy phép từ Bộ Công Thương và cơ quan có thẩm quyền quản lý CITES Việt Nam.
Để hỗ trợ doanh nghiệp, Nhà nước cần chỉ định rõ các cơ quan có trách nhiệm truyền tải thông tin, luật lệ và quy định mới Qua các kênh thông tin chính thống như website của Bộ Công Thương và Cục Xúc tiến Thương mại (VCCI), các Bộ, Ban, Ngành cần tạo điều kiện cho doanh nghiệp như Trường Thành Logistics tiếp cận thông tin chính xác và đáng tin cậy.
Cơ quan Nhà nước cần tổ chức các buổi chia sẻ cho doanh nghiệp về rủi ro trong quá trình nhận hàng nhập khẩu qua đường biển, từ góc nhìn của các Cán bộ quản lý Những buổi chia sẻ này sẽ cung cấp thông tin về cách khắc phục và quản trị rủi ro hiệu quả Đồng thời, hoạt động này cũng giúp TTL học hỏi thêm từ các công ty forwarder khác về quản trị rủi ro.
Vào thứ tư, các Bộ, Ngành cần triển khai cơ chế một cửa quốc gia nhằm chuẩn hóa quy trình thủ tục cho doanh nghiệp Thực tế cho thấy, hiện nay có nhiều vấn đề cần giải quyết để nâng cao hiệu quả hoạt động này.
Bộ, Ngành đã triển khai thủ tục kiểm tra chất lượng đối với hàng hóa nhập khẩu trên cơ
Mặc dù đã có 42 chế một cửa quốc gia, nhưng một số Bộ, ngành vẫn chưa thực hiện đồng bộ và thống nhất các thủ tục kiểm tra chất lượng cho sản phẩm và hàng hóa trong lĩnh vực quản lý.