TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Trong bối cảnh toàn cầu hóa mạnh mẽ, hội nhập kinh tế quốc tế đã tạo ra nhiều cơ hội giao thương và thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu, đặc biệt cho nền kinh tế Việt Nam Chính sách mở cửa đã mở ra thị trường tiềm năng nhưng cũng đặt ra thách thức cho các doanh nghiệp giao nhận hàng hóa Ngành giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc lưu chuyển hàng hóa, kết nối người mua, người bán, và người tiêu dùng, trở thành một phần thiết yếu trong ngành vận tải và nền kinh tế quốc dân Dịch vụ này không yêu cầu đầu tư lớn nhưng mang lại lợi nhuận ổn định, và sự phát triển của nó đã tạo ra hiệu quả kinh tế tích cực Tuy nhiên, để đảm bảo giao nhận hàng hóa diễn ra suôn sẻ, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần có biện pháp kiểm soát rủi ro Hiện nay, phần lớn các công ty Logistics tại Việt Nam là vừa và nhỏ, thiếu bộ phận quản trị rủi ro Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam, hoạt động 8 năm nhưng chưa chú trọng đến kiểm soát rủi ro trong vận tải biển, dẫn đến tổn thất kinh tế và ảnh hưởng đến uy tín công ty.
Nhận thấy tầm quan trọng của quản trị rủi ro trong quy trình giao nhận vận tải biển, em đã chọn đề tài "Quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam" cho khóa luận tốt nghiệp Qua đó, em mong muốn mở rộng kiến thức cá nhân và đóng góp vào sự phát triển bền vững của công ty.
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Giao nhận vận tải hiện đang là vấn đề được chú trọng trong bối cảnh nền kinh tế toàn cầu hội nhập sâu rộng và cạnh tranh gia tăng Nhiều nghiên cứu đã được thực hiện về hoạt động giao nhận hàng hóa Trong quá trình lựa chọn đề tài nghiên cứu, tôi đã tham khảo một số khóa luận của sinh viên khóa trước cùng với các đề tài liên quan.
Luận văn tốt nghiệp của Nguyễn Thúy Hằng, Trường Đại học Thương Mại, năm 2019, với đề tài "Quản trị rủi ro trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Kinh doanh quốc tế Fingroup", đã khái quát quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển và phân tích các rủi ro mà Công ty Fingroup gặp phải trong quá trình này Luận văn cũng đề xuất các giải pháp nhằm kiểm soát rủi ro, giúp công ty hoàn thiện và quản lý hiệu quả các nghiệp vụ giao nhận, từ đó giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh.
Luận văn tốt nghiệp của Phạm Thị Phương Loan tại Trường Đại học Thương Mại, thực hiện năm 2017, tập trung vào "Quản trị rủi ro quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản phẩm vách và khung bể bơi từ thị trường Áo của Công ty cổ phần Ngọc Phương Việt." Nghiên cứu này đã khái quát quy trình nhập khẩu, phân tích thực trạng hiện tại và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong hoạt động nhập khẩu sản phẩm từ thị trường Áo.
Luận văn tốt nghiệp của Đặng Tiểu Hiền tại Trường Đại học Ngoại Thương tập trung vào việc "Hạn chế rủi ro trong hoạt động giao hàng và vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển" của Công ty TNHH KGL Việt Nam chi nhánh Nội Bài Nghiên cứu này nhằm phân tích các rủi ro tiềm ẩn trong quy trình vận chuyển hàng hóa xuất khẩu và đề xuất các giải pháp hiệu quả để giảm thiểu những rủi ro đó, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động logistics của công ty.
Bài viết phân tích thực trạng quản trị rủi ro trong hoạt động giao hàng và vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH KGL Việt Nam chi nhánh Nội Bài Đồng thời, bài viết cũng đề xuất các giải pháp nhằm hạn chế rủi ro trong quy trình giao nhận vận tải của công ty.
Luận văn thạc sĩ của Vũ nghiên cứu về chất lượng dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu tại Công ty Liên doanh TNHH Nippon Express Việt Nam ở Hà Nội Nghiên cứu này đánh giá các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ và đề xuất giải pháp cải thiện nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty trong lĩnh vực logistics.
Thúy Quỳnh, Trường Đại học Kinh tế, thực hiện năm 2016
Tác giả đã phân tích thực trạng và tiến hành khảo sát, từ đó đề xuất các biện pháp nhằm rút ngắn thời gian vận chuyển hàng, cải thiện các chỉ tiêu về chất lượng dịch vụ và nâng cao trình độ nguồn nhân lực tại công ty.
- Luận văn tốt nghiệp: “Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biên của công ty TNHH Vận tải và thương mại Quốc Việt” -
Hà Thị Thùy Trang, Trường đại học kỹ thuật công nghệ TP HCM, thực hiện năm
Năm 2012, đề tài nghiên cứu tập trung vào việc đánh giá và phân tích thực trạng quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container bằng đường biển của Công ty TNHH Vận tải và Thương mại Quốc Việt Mục tiêu của nghiên cứu là đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng nhập khẩu nguyên container, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty trong lĩnh vực vận tải biển.
Trong lĩnh vực giao nhận vận tải, nhiều nghiên cứu đã được thực hiện, nhưng chủ yếu tập trung vào các khía cạnh chung như chất lượng dịch vụ và hạn chế rủi ro Đặc biệt, chưa có nghiên cứu nào đi sâu vào hoạt động quản trị rủi ro trong lĩnh vực nhận hàng nhập khẩu tại Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam Vì vậy, đề tài nghiên cứu của tôi là hoàn toàn mới và có tính độc đáo.
Mục đích nghiên cứu
Đề tài nhằm mục đích nghiên cứu các vấn đề sau:
- Khái quát hệ thống cơ sở lý luận về quản trị rủi ro, quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của các công ty logistics
Bài viết này nhằm phân tích thực trạng quản trị rủi ro trong quá trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam Qua đó, chúng tôi sẽ đánh giá những thành tựu đã đạt được cũng như những vấn đề còn tồn tại trong quản lý rủi ro liên quan đến quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty.
Để nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam, cần đề xuất một số giải pháp cụ thể Trước hết, việc xây dựng một hệ thống quản lý rủi ro toàn diện sẽ giúp nhận diện và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn trong quá trình vận chuyển Thứ hai, đào tạo nhân viên về nhận thức và xử lý rủi ro là rất quan trọng để nâng cao năng lực ứng phó Cuối cùng, tăng cường hợp tác với các đối tác vận chuyển và bảo hiểm sẽ góp phần giảm thiểu thiệt hại và cải thiện quy trình giao nhận hàng hóa.
1.4 Đối tượng nghiên cứu Đề tài khóa luận tập trung nghiên cứu quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam
Đề tài nghiên cứu này tập trung vào quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu qua đường biển của công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam, nơi công ty đóng vai trò là môi giới hải quan và đại lý vận chuyển, gom hàng.
- Phạm vi về không gian: Tại Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam
Nghiên cứu này tập trung vào hoạt động nhận hàng nhập khẩu của công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam trong khoảng thời gian từ năm 2020 đến tháng 6 năm 2023 Dựa trên việc thu thập và phân tích số liệu, bài viết sẽ đề xuất một số giải pháp nhằm định hướng cho hoạt động của công ty trong giai đoạn 5 năm tiếp theo, từ 2023 đến 2028.
Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Trong quá trình thực tập tại công ty, dữ liệu được thu thập thông qua phỏng vấn trực tiếp với nhân viên phòng kinh doanh và phương pháp quan sát Bài viết đánh giá chất lượng dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển mà công ty cung cấp, đồng thời phân tích những rủi ro mà công ty phải đối mặt trong quy trình giao hàng xuất khẩu.
Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
Trong khóa luận, nguồn dữ liệu thứ cấp đƣợc thu thập từ:
Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam sử dụng nguồn dữ liệu nội bộ phong phú, bao gồm báo cáo tài chính, thuyết minh báo cáo tài chính, cũng như các báo cáo từ phòng xuất khẩu và phòng kinh doanh Những tài liệu này cung cấp cái nhìn sâu sắc về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn cụ thể.
2020-T6/2023, thêm vào đó là các tài liệu, hợp đồng đƣợc tham khảo trong quá trình thực tập tại công ty
Nguồn dữ liệu thứ cấp được thu thập từ nhiều nguồn bên ngoài, bao gồm các bài viết liên quan trên báo, tạp chí, website của công ty, cũng như từ các trang như google.com, Tổng cục Thống kê và Tổng cục Hải quan.
1.6.2 Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu
Khóa luận này áp dụng phương pháp thống kê để thu thập và phân loại thông tin, số liệu nhằm đánh giá thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam.
Bài viết này phân tích các tài liệu nội bộ của Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam, áp dụng phương pháp tư duy logic để so sánh và đánh giá mối quan hệ giữa các dữ liệu thống kê Qua đó, chúng tôi đánh giá thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, nhằm xác định tính hợp lý của các dữ liệu thu thập được.
Lập bảng thống kê và sơ đồ hình vẽ về hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam qua các năm giúp so sánh sự khác biệt và tăng trưởng doanh thu, lợi nhuận Qua việc đối chiếu với các chỉ tiêu đã đặt ra, chúng ta có thể đánh giá các mặt mạnh, yếu, hiệu quả và không hiệu quả, từ đó đề xuất biện pháp hoàn thiện công tác quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển.
Phương pháp tổng hợp được áp dụng để phân tích và đánh giá thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam.
1.7 Kết cấu của khóa luận
Nội dung khóa luận tốt nghiệp của em gồm 4 chương sau:
Chương 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam
Chương 3: Thực trạng về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam
Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam
Phạm vi nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu này tập trung vào quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu qua đường biển tại công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam, nơi công ty hoạt động như một môi giới hải quan và đại lý vận chuyển, cũng như gom hàng.
- Phạm vi về không gian: Tại Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam
Nghiên cứu này tập trung vào hoạt động nhận hàng nhập khẩu của công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam trong giai đoạn từ năm 2020 đến tháng 6 năm 2023 Dựa trên dữ liệu thu thập được, bài viết sẽ đề xuất một số giải pháp nhằm định hướng cho hoạt động này trong khoảng thời gian 5 năm tới, từ 2023 đến 2028.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Trong quá trình thực tập tại công ty, dữ liệu đã được thu thập thông qua việc làm việc và phỏng vấn trực tiếp với nhân viên phòng kinh doanh Bằng phương pháp quan sát và phân tích, tôi đã đánh giá chất lượng dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển mà công ty cung cấp, đồng thời nhận diện những rủi ro mà công ty gặp phải trong quy trình giao hàng xuất khẩu.
Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
Trong khóa luận, nguồn dữ liệu thứ cấp đƣợc thu thập từ:
Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam sử dụng nguồn dữ liệu nội bộ phong phú, bao gồm báo cáo tài chính, thuyết minh báo cáo tài chính, và các báo cáo từ phòng xuất khẩu cũng như phòng kinh doanh Những tài liệu này cung cấp cái nhìn tổng quan về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn cụ thể.
2020-T6/2023, thêm vào đó là các tài liệu, hợp đồng đƣợc tham khảo trong quá trình thực tập tại công ty
Nguồn dữ liệu thứ cấp được thu thập từ nhiều nguồn bên ngoài, bao gồm các bài viết liên quan được đăng trên báo, tạp chí, website của công ty, cũng như từ các trang như google.com, Tổng cục Thống kê, và Tổng cục Hải quan.
1.6.2 Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu
Khóa luận này áp dụng phương pháp thống kê để thu thập và phân loại thông tin, số liệu nhằm đánh giá thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam.
Bài viết này phân tích các tài liệu nội bộ của Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam, sử dụng phương pháp tư duy logic để so sánh và đánh giá mối quan hệ giữa các dữ liệu thống kê Mục tiêu là đánh giá thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, đồng thời xem xét tính hợp lý của các dữ liệu thu thập được.
Lập bảng biểu và sơ đồ thống kê hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam qua các năm giúp so sánh và chỉ ra sự khác biệt trong tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận Qua việc đối chiếu với các chỉ tiêu đã đặt ra, chúng ta có thể đánh giá các mặt mạnh và yếu, cũng như hiệu quả và không hiệu quả trong quy trình quản trị rủi ro, từ đó tìm ra biện pháp hoàn thiện công tác quản lý rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển.
Phương pháp tổng hợp được áp dụng để phân tích và đánh giá thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam.
Kết cấu của khóa luận
Nội dung khóa luận tốt nghiệp của em gồm 4 chương sau:
Chương 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam
Chương 3: Thực trạng về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam
Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY
Quản trị rủi ro
2.1.1 Khái niệm rủi ro và quản trị rủi ro
Rủi ro là những sự kiện bất ngờ có thể gây thiệt hại cho con người trong các hoạt động của họ Mặc dù rủi ro là những sự kiện khách quan và xảy ra ngoài ý muốn, con người vẫn có khả năng kiểm soát rủi ro ở nhiều mức độ khác nhau Điều này cho phép chúng ta áp dụng các biện pháp để hạn chế tối đa những tổn thất mà rủi ro có thể mang lại.
Khi nói đến rủi ro, cần lưu ý những vấn đề quan trọng như sau:
Rủi ro là những sự kiện bất ngờ có thể xảy ra bất cứ lúc nào và ở bất kỳ đâu, mà con người không thể dự đoán một cách chắc chắn Mặc dù mức độ bất ngờ của rủi ro có thể khác nhau, nó phụ thuộc nhiều vào nhận thức của con người và quy luật của rủi ro.
Sự kiện bất ngờ đó phải đã xảy ra thì mới đƣợc coi là rủi ro
Rủi ro là những sự cố có thể gây ra tổn thất, và khi chúng xảy ra, thường để lại những hậu quả nhất định Mọi rủi ro đều dẫn đến tổn thất, có thể là tổn thất không đáng kể hoặc tổn thất gián tiếp trong một số trường hợp.
Rủi ro được định nghĩa là sự kiện ngoài mong đợi, thường dẫn đến tổn thất và là những sự cố bất ngờ mà mọi người không mong muốn trong mọi hoạt động Điều này cho thấy tính khó lường và tính khách quan của rủi ro, đồng thời loại bỏ những ý đồ chủ quan từ các cá nhân tham gia.
Rủi ro được xác định khi ba điều kiện cơ bản được thỏa mãn Nghiên cứu rủi ro nhằm mục đích giảm thiểu thiệt hại cho các đối tượng liên quan Việc này cần được thực hiện trong những phạm vi cụ thể, liên quan đến từng đối tượng và hoạt động nhất định Một sự kiện có thể là rủi ro đối với một người hoặc công ty, nhưng lại có thể trở thành cơ hội cho người hoặc công ty khác.
2.1.1.2 Khái niệm quản trị rủi ro
Quản trị rủi ro là quá trình nhận diện và phân tích rủi ro, đồng thời xây dựng và triển khai kế hoạch kiểm soát để giảm thiểu hậu quả Mục tiêu chính của quản trị rủi ro là tối ưu hóa nguồn lực bằng cách giảm thiểu thiệt hại và khai thác cơ hội từ rủi ro Hoạt động này không chỉ mang tính thụ động mà còn yêu cầu sự chủ động từ nhà quản trị trong việc dự đoán và giảm nhẹ các thiệt hại có thể xảy ra.
Quản trị rủi ro trong thương mại quốc tế là một hệ thống các nghiệp vụ nhằm nhận diện, đánh giá và xử lý các nguyên nhân cũng như hậu quả của rủi ro trong quá trình thực hiện các giao dịch thương mại toàn cầu.
Quản trị rủi ro trong thương mại quốc tế không chỉ là nhận diện rủi ro mà còn là đánh giá mức độ nguy hiểm và đưa ra biện pháp giảm thiểu tổn thất Điều này áp dụng cho toàn bộ chuỗi tác nghiệp, từ việc chọn đối tác đến thanh toán và thực hiện nghĩa vụ Quá trình này cần được thực hiện đồng bộ, từ lập kế hoạch nhân sự đến triển khai từng khâu, tối ưu hóa nguồn lực cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
2.1.2 Phân loại rủi ro trong thương mại quốc tế
Rủi ro trong thương mại quốc tế có thể được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau, tùy thuộc vào mục đích nghiên cứu và quan điểm tiếp cận Trong bối cảnh quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, rủi ro được sắp xếp theo trình tự các nhóm tác nghiệp trong quy trình xuất nhập khẩu, nhằm cung cấp kiến thức quản trị rủi ro cho những người tham gia trực tiếp Tuy nhiên, cách phân chia này có thể không phù hợp với các lĩnh vực khác trong kinh doanh quốc tế như đầu tư, chuyển giao công nghệ, chuyển nhượng thương quyền, hoặc trong các lĩnh vực bảo hiểm và vận tải.
2.1.2.1 Những rủi ro trong lựa chọn đối tác, đàm phán và ký kết hợp đồng
Lựa chọn đối tác, đàm phán và ký kết hợp đồng là những bước khởi đầu quan trọng trong thương mại quốc tế, quyết định sự thành công hay thất bại của thương vụ Doanh nghiệp cần dựa vào nhiều yếu tố như thông tin thị trường, đặc thù sản phẩm, năng lực và hành vi của đối tác, cũng như các dấu hiệu bất thường trong mối quan hệ của họ Việc thiếu tỉnh táo trong quá trình này có thể dẫn đến nhiều rủi ro, ảnh hưởng trực tiếp đến các tác nghiệp tiếp theo trong xuất nhập khẩu.
Rủi ro do mạo danh chủ yếu liên quan đến hành vi lừa đảo, tuy nhiên, một số trường hợp xảy ra do thiếu hiểu biết pháp lý, dẫn đến việc sử dụng không chính danh trong giao dịch Ngoài ra, nhiều đối tác cung cấp thông tin sai lệch về năng lực kinh doanh, sản phẩm và phóng đại quan hệ thương mại nhằm thực hiện các hành vi lừa đảo trong quá trình đàm phán để trục lợi cá nhân.
Rủi ro từ đối tác không đủ năng lực thực hiện hợp đồng và hợp đồng soạn thảo kém chặt chẽ là vấn đề phổ biến Những rủi ro này có thể phát sinh do đối tác gặp khó khăn về khung pháp lý, khả năng thanh toán hàng hóa, cũng như thiếu hụt nhân lực và thời gian cần thiết cho việc triển khai các bước tiếp theo trong quy trình nghiệp vụ.
Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là những công ty mới tham gia thị trường hoặc nhỏ với ít kinh nghiệm, thường không chú trọng đến việc xây dựng hợp đồng chặt chẽ về hàng hoá và giá cả Họ thường bỏ qua các yếu tố biến động của thị trường toàn cầu và khu vực, dẫn đến việc bị đối tác lợi dụng và chèn ép Tình trạng này phổ biến ở những doanh nghiệp có kỳ vọng vào hành vi gian lận thương mại và kinh doanh khuất tất.
Rủi ro từ các hành vi lừa đảo của đối tác có thể bao gồm việc đánh tráo hợp đồng, đưa ra các điều kiện giao dịch hấp dẫn nhằm lừa đảo, hoặc thực hiện các chiêu trò lừa mua để bán và lừa bán để mua.
2.1.2.2 Những rủi ro trong quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu
Rủi ro khan hiếm nguồn hàng cung ứng cho xuất khẩu có thể xuất phát từ nhiều yếu tố bất lợi như thời tiết, dịch bệnh, và cạn kiệt nguyên liệu Khi gặp tình trạng này, người xuất khẩu thường phải giảm lượng hàng xuất khẩu, yêu cầu thay thế hàng hóa hoặc kéo dài thời gian chuẩn bị Đôi khi, sự khan hiếm còn do việc tổ chức thu gom hàng hóa kém, dẫn đến tình trạng "giả tạo" không có hàng cho xuất khẩu Nguyên nhân khan hiếm nguồn hàng có thể là khách quan, như ảnh hưởng của thiên tai, hoặc chủ quan, như hạn chế xuất khẩu từ chính phủ và quản lý thu mua không hiệu quả.
Tổng quan về quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của
Trong thương mại quốc tế, việc vận chuyển hàng hóa giữa nước bán và nước mua là rất quan trọng Người giao nhận, hay còn gọi là người kinh doanh dịch vụ giao nhận (Freight Forwarder), có trách nhiệm tổ chức di chuyển hàng hóa và thực hiện các thủ tục liên quan đến vận chuyển Người giao nhận có thể là chủ hàng, chủ tàu, công ty xếp dỡ hoặc bất kỳ cá nhân nào có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa.
Theo quy tắc mẫu của FIATA, dịch vụ giao nhận vận tải bao gồm nhiều hoạt động liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa, như gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói và phân phối Ngoài ra, dịch vụ này còn bao gồm các hoạt động tư vấn và hỗ trợ liên quan, như xử lý vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán và thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.
Nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là quy trình vận tải hàng hóa từ nước ngoài vào quốc gia thông qua tàu biển Quá trình này bao gồm các hoạt động như kiểm tra chất lượng, quy chuẩn và hải quan, cùng với việc thực hiện các thủ tục hành chính cần thiết để đảm bảo hàng hóa tuân thủ các yêu cầu và quy định của quốc gia nhập khẩu.
2.2.2 Quy trình nhận hàng nhập khâủ bằng đường biển Đối với một công ty giao nhận vận tải quốc tế, quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển được tiến hành theo trình tự các bước như sau:
2.2.2.1 Đặt lịch tàu, kiểm tra và xác nhận booking
Trong quy trình nhập khẩu hàng hóa qua đường biển, bước đầu tiên là thực hiện booking tàu sau khi ký hợp đồng ngoại thương Cần cung cấp cho hãng tàu các thông tin như cảng đi, cảng chuyển tải, cảng đến, tên hàng, trọng lượng, thời gian tàu chạy (ETD), thời gian đóng hàng và các yêu cầu khác Sau đó, kiểm tra và xác nhận lại thông tin booking, bao gồm cảng đi, cảng đến, nhiệt độ, độ thông gió, loại container và kích cỡ.
2.2.2.2 Theo dõi tiến trình đóng hàng và thông tin cập nhật từ nhà xuất khẩu Đối với quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, công việc thực hiện giám sát, theo dõi toàn bộ tiến trình đóng hàng để cập nhật cho đối tác sẽ do nhà xuất khẩu, đại lý hoặc chi nhánh giao dịch FDW ở Việt Nam
2.2.2.3 Kiểm tra xác nhận chứng từ, hồ sơ liên quan đến lô hàng
Trước khi tiến hành nhập một lô hàng, yêu cầu bên đối tác tiến hành chuẩn bị các chứng từ
2.2.2.4 Nhà nhập khẩu nhận được thông báo khi hàng đến
Trước khi tàu cập cảng, bạn sẽ nhận được thông báo hàng đến từ hãng tàu hoặc đại lý ít nhất 1 ngày Để tiến hành lấy lệnh giao hàng (D/O), bạn cần chuẩn bị các giấy tờ cần thiết như giấy giới thiệu, bill gốc và giấy ủy quyền (nếu có yêu cầu).
2.2.2.5 Đăng ký các chứng nhận liên quan đến lô hàng
Tùy thuộc vào loại hàng hóa và mã HS code, các doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định của Nhà nước để thực hiện đăng ký thủ tục và nhận các chứng nhận liên quan.
Khai báo hải quan hàng nhập là bước quan trọng trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển Để thực hiện khai báo, cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ như hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (nếu có), giấy phép nhập khẩu (nếu có) và các chứng từ khác Sau khi hoàn tất bước này, sẽ tiến hành lên tờ khai hải quan Hiện nay, việc khai báo có thể thực hiện qua mạng thông qua hệ thống khai báo hải quan điện tử, yêu cầu các giấy tờ tương tự như hợp đồng bán hàng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ, hóa đơn cước (nếu có) và một số chứng từ liên quan khác.
Ngoài những chứng từ trên, cần lưu ý đến chữ ký số để đăng nhập và truyền tờ khai trên phần mềm khai hải quan điện tử
2.2.2.7 Mở và thông quan tờ khai, thanh lý tờ khai Đầu tiên, tiến hành làm thủ tục hải quan tại cảng Tiếp theo, tiến hành mở tờ khai Để thực hiện được bước này, cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau: Giấy giới thiệu, Tờ khai phân luồng, Invoice, Packing list, Bill of lading và các chứng từ cần thiết khác (C/O, hóa đơn cước, giấy phép nhập khẩu) Sau khi hoàn thành việc nộp thuế và tờ khai đƣợc thông quan, tiến hành in mã vạch Nộp mã vạch và tờ khai đã thông quan cho hải quan giám sát ít nhất là 2 bộ Hải quan sẽ đóng dấu lên mã vạch và trả lại cho doanh nghiệp 1 bộ, còn 1 bộ hải quan sẽ giữ
2.2.2.8 Điều kho vận chuyển hàng hóa về kho
Sau khi hoàn tất thanh lý tờ khai, bạn cần đến phòng thương vụ của cảng và mang theo D/O để thực hiện việc đóng phí Tiếp theo, hãy giao cho tài xế các chứng từ cần thiết như phiếu EIR và D/O, để tài xế có thể trình cho hải quan giám sát cổng và cho phép xe rời khỏi cảng, chờ hàng về kho.
2.2.2.9 Rút hàng và trả vỏ container rỗng
Khi xe chở hàng đến kho, cần kiểm tra các giấy tờ như seal và tình trạng của container hoặc xe chở hàng Sau khi hoàn tất việc rút hàng, tài xế sẽ trả container về cảng hoặc ICD.
2.2.2.10 Lưu trữ hồ sơ và chứng từ
Tất cả các chứng từ và giấy tờ liên quan đến quy trình nhập khẩu hàng hóa qua đường biển cần được lưu trữ một cách cẩn thận Việc này nhằm đảm bảo có thể đối chiếu khi có phát sinh hoặc khiếu nại Các loại chứng từ cần lưu giữ bao gồm:
Tất cả các chứng từ và giấy tờ liên quan đến quy trình nhập khẩu hàng hóa qua đường biển cần được bảo quản cẩn thận để phục vụ cho việc đối chiếu khi có phát sinh hoặc khiếu nại Những chứng từ cần lưu giữ bao gồm:
- Hồ sơ hải quan, hồ sơ khai bổ sung, hồ sơ đăng ký danh mục hàng hóa miễn thuế, hồ sơ báo cáo sử dụng hàng hóa miễn thuế;
- Hồ sơ xét miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế, không thu thuế;
- Hồ sơ đề nghị xử lý tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa;
- Chứng từ vận tải, phiếu đóng gói, tài liệu kỹ thuật;
- Sổ sách, chứng từ kế toán.
Nội dung của quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
Nhận dạng rủi ro là một quá trình liên tục và có hệ thống nhằm xác định các rủi ro bất định có thể xảy ra trong hoạt động kinh doanh Quá trình này bao gồm việc nhận diện các mối hiểm họa, mối nguy hiểm và nguy cơ rủi ro.
Một số rủi ro mà doanh nghiệp có thể gặp phải trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển:
Rủi ro từ chủ thể đối tác có thể phát sinh từ việc các công ty không có hoạt động kinh doanh thực tế hoặc giả danh, thiếu đăng ký kinh doanh hợp lệ, giấy phép kinh doanh đã hết hiệu lực, hoặc không có chức năng kinh doanh rõ ràng Đối tác kinh doanh không uy tín, không đáp ứng đủ điều kiện pháp lý, hoặc có khả năng tài chính yếu cũng là những yếu tố rủi ro Thêm vào đó, việc người ký hợp đồng không có thẩm quyền hoặc vượt quá phạm vi ủy quyền cũng có thể dẫn đến các vấn đề pháp lý nghiêm trọng.
Rủi ro từ việc thiếu chuyên môn trong nguồn nhân lực là một vấn đề đáng lo ngại, khi cán bộ và nhân viên chưa được trang bị đầy đủ kiến thức về thương mại quốc tế và kinh nghiệm còn hạn chế Điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trong lĩnh vực quốc tế.
Rủi ro từ việc thiếu hiểu biết về hàng hóa có thể dẫn đến sai sót trong các điều khoản liên quan đến chất lượng, bao bì và quy cách đóng gói Việc không nắm rõ đặc tính của sản phẩm có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh và uy tín thương hiệu.
Rủi ro từ nội dung ký kết hợp đồng có thể xuất phát từ các điều khoản không được quy định chi tiết, dẫn đến sự không rõ ràng trong việc thực hiện Biến động giá cả và tỉ giá có thể ảnh hưởng đến giá trị hợp đồng, trong khi thời hạn thực hiện hợp đồng không được xác định rõ ràng có thể gây ra sự chậm trễ Ngoài ra, việc vi phạm hợp đồng cũng là một yếu tố rủi ro cần được xem xét kỹ lưỡng.
Rủi ro pháp lý trong xuất nhập khẩu bao gồm sự thay đổi trong quy định danh mục hàng hóa, biến động thuế suất và các yêu cầu kiểm tra chất lượng hàng hóa Những yếu tố này có thể ảnh hưởng đến quy trình và chi phí giao dịch, đòi hỏi doanh nghiệp phải thường xuyên cập nhật thông tin để đảm bảo tuân thủ luật pháp và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
Rủi ro trong quá trình nhận chứng từ bao gồm sự chậm trễ trong việc giao bộ chứng từ cho nhà nhập khẩu hoặc đại lý giao nhận, cũng như tình trạng bộ chứng từ bị thiếu sót Những vấn đề này có thể ảnh hưởng đến tiến độ và hiệu quả của giao dịch thương mại.
- Rủi ro khi làm thủ tục hải quan: Khai sai thông tin trên tờ khai hải quan
Rủi ro khi mua bảo hiểm hàng hóa là điều không thể xem nhẹ Tùy thuộc vào giá trị của từng loại hàng hóa, nhà nhập khẩu cần lựa chọn mức bảo hiểm phù hợp Nếu không mua bảo hiểm, bất kỳ sự cố nào xảy ra trong quá trình nhận hàng có thể dẫn đến tổn thất lớn.
- Rủi ro trong quá trình thanh toán: Tỷ giá biến động, điều khoản thành toán không rõ ràng, không khớp nhau về đồng tiền thanh toán
Phương pháp nhận diện rủi ro mà doanh nghiệp có thể áp dụng:
- Phương pháp chung: Xây dựng bảng liệt kê
Xây dựng bảng liệt kê giúp doanh nghiệp tìm ra câu trả lời cho các câu hỏi trong những tình huống cụ thể, từ đó thu thập thông tin để nhận diện và xử lý các rủi ro Tuy nhiên, phương pháp này có hạn chế, vì các bảng kê tiêu chuẩn hóa có thể không phản ánh được những rủi ro bất thường hoặc đặc thù của từng doanh nghiệp Hơn nữa, nó cũng không cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết về rủi ro suy đoán.
- Phương pháp nhận dạng cụ thể
Phương pháp phân tích báo cáo tài chính bao gồm việc xem xét bảng tổng kết tài sản, báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh, và phân tích chi tiết các tài khoản chi phí và lợi nhuận, đồng thời đối chiếu với kế hoạch tài chính đã thiết lập Qua đó, doanh nghiệp có thể nhận diện và đánh giá các rủi ro liên quan đến tài sản, nguồn nhân lực và trách nhiệm pháp lý Mặc dù phương pháp này mang lại độ tin cậy cao, nhưng việc áp dụng tại nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn do yêu cầu nhân sự quản trị rủi ro cần có năng lực và kỹ năng chuyên môn tốt.
Phương pháp sơ đồ là một công cụ hữu ích trong việc mô hình hóa và nhận dạng rủi ro trong doanh nghiệp Bằng cách xây dựng các sơ đồ dựa trên những điều kiện và hoàn cảnh cụ thể, nhà quản trị có thể phân tích nguyên nhân và xác định các tổn thất tiềm năng liên quan đến tài sản, trách nhiệm pháp lý và nguồn nhân lực trong từng công việc Ví dụ, sơ đồ quy trình nhận hàng nhập khẩu qua đường biển bắt đầu từ việc tạo đơn hàng, chuẩn bị chứng từ, bảo quản và vận chuyển hàng hóa, cho đến khi hoàn tất quyết toán chi phí với khách hàng và nhà cung cấp.
Ngoài hai phương pháp đã đề cập, doanh nghiệp còn có thể nhận dạng rủi ro thông qua các phương pháp khác như: hợp tác với các bộ phận bên ngoài, phân tích dữ liệu tổn thất trong quá khứ, và phân tích hợp đồng.
2.3.2 Phân tích và đo lường rủi ro
Phân tích rủi ro là quá trình nghiên cứu các hiểm họa, xác định nguyên nhân gây ra rủi ro và đánh giá các tổn thất liên quan Điều này giúp quản lý rủi ro hiệu quả hơn, giảm thiểu thiệt hại và tối ưu hóa quyết định trong quản trị.
Sau khi xác định chính xác các rủi ro, bước tiếp theo là phân tích chúng để tìm ra nguyên nhân và nguồn gốc phát sinh vấn đề Phân tích này giúp đánh giá những tổn thất mà rủi ro gây ra, từ đó đề xuất các biện pháp xử lý kịp thời và hiệu quả.
Phân tích rủi ro bao gồm: phân tích hiểm họa, phân tích nguyên nhân rủi ro và phân tích tổn thất
Phân tích hiểm họa là quá trình đánh giá các yếu tố và điều kiện gây ra rủi ro, cũng như những yếu tố làm gia tăng mức độ tổn thất khi rủi ro xảy ra Để thực hiện phân tích này, có thể áp dụng các phương pháp điều tra khác nhau tùy thuộc vào tình huống cụ thể của đối tượng rủi ro Ngoài ra, quá trình kiểm soát trước, trong và sau cũng có thể được sử dụng để phát hiện và đánh giá các mối hiểm họa.
Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
2.4.1 Các nhân tố chủ quan
- Sự yếu kém về năng lực quản trị và trình độ chuyên môn của các nhà quản trị trong hoạt động nhập khẩu
Năng lực của các nhà quản trị là yếu tố quyết định đến hiệu quả quản trị rủi ro trong doanh nghiệp Sự thiếu hụt kiến thức và trình độ của các nhà quản trị có thể dẫn đến việc hiểu sai về rủi ro, khiến họ né tránh và không dám đối mặt với các thách thức, từ đó cản trở sự phát triển của doanh nghiệp Để nâng cao năng lực quản trị rủi ro, nhận thức và quan điểm của ban lãnh đạo là rất quan trọng Trình độ, kinh nghiệm và kỹ năng của các nhà quản trị rủi ro càng cao thì khả năng xảy ra rủi ro và tổn thất càng giảm.
Thiếu thông tin kinh doanh chính xác và kịp thời có thể dẫn đến quyết định sai lầm trong hoạt động nhập khẩu, gây ra rủi ro cho doanh nghiệp Để đưa ra quyết định đúng đắn, lãnh đạo cần có thông tin đầy đủ về thị trường, sản phẩm, đối tác, đối thủ cạnh tranh và môi trường kinh doanh cả trong nước lẫn quốc tế Những thông tin không chính xác hoặc thiếu sót sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến quản lý kinh doanh.
2.4.2 Các nhân tố khách quan
Các nhân tố xuất phát từ phía nhà xuất khẩu
Theo hợp đồng, người nhập khẩu phải nhận hàng đúng thời hạn đã thỏa thuận để kịp giao cho đối tác Mọi sự chậm trễ trong quá trình vận chuyển từ người xuất khẩu, như trì hoãn thời gian giao hàng, đều gây khó khăn cho người nhập khẩu.
Khi nhà nhập khẩu nhận hàng với số lượng ít hơn yêu cầu, điều này có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng như gián đoạn sản xuất và khả năng cao khách hàng sẽ hủy hợp đồng.
Sự thay đổi về điều kiện và thời gian thanh toán trong hợp đồng thương mại có thể gây khó khăn cho nhà nhập khẩu Khi người xuất khẩu đơn phương yêu cầu thanh toán toàn bộ số tiền hàng trước khi nhận hàng, nhà nhập khẩu buộc phải vay vốn từ ngân hàng, dẫn đến gánh nặng lãi suất Khoản vay lớn không chỉ làm tăng áp lực tài chính mà còn ảnh hưởng đến khả năng nhận hàng, gây ra sự bất ổn trong giao dịch thương mại.
Các nhân tố xuất phát từ nhà chuyên chở
Đạo đức của nhà chuyên chở là vấn đề nghiêm trọng, khi nhà xuất khẩu giao hàng nhưng bị lừa đảo bởi nhà chuyên chở, nhận hàng và tiền rồi bỏ trốn Trong tình huống này, ngân hàng vẫn phải thanh toán cho nhà xuất khẩu dựa trên bộ chứng từ Hơn nữa, nhà chuyên chở thường không quan tâm đến hàng hóa, dẫn đến việc sắp xếp không đúng quy định và làm hàng hóa dễ bị hỏng.
Các nhân tố từ môi trường bên ngoài
Môi trường tự nhiên hiện nay đang đối mặt với nhiều hiểm họa toàn cầu, bao gồm các thảm họa tự nhiên như gió bão và sóng thần Những rủi ro này đặc biệt nguy hiểm trong quá trình vận chuyển hàng hóa trên biển, khi tàu có thể gặp phải bão hoặc sóng thần, dẫn đến nguy cơ lật tàu và làm hư hỏng hàng hóa do ngấm nước, ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng sản phẩm.
Rủi ro môi trường văn hoá - xã hội đối với doanh nghiệp nhập khẩu xuất phát từ sự thiếu hiểu biết về phong tục, tập quán, tín ngưỡng và lối sống của các quốc gia tham gia kinh doanh Việc không chú ý đến các ngày lễ của nước xuất khẩu khi ký kết hợp đồng có thể dẫn đến việc giao hàng bị hoãn, gây ảnh hưởng đến tiến độ nhận hàng của doanh nghiệp.
THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN LIÊN MINH VIỆT NAM
Khái quát về công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam
3.1.1 Giới thiệu về công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam
3.1.1.1 Khái quát về công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam
Tên công ty Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tiếp Vận Liên Minh Việt
Tên quốc tế ALLIANCE LOGISTICS VIET NAM COMPANY
LIMITED Biểu tƣợng công ty Địa chỉ Số 17, phố Đoàn Trần Nghiệp, Phường Lê Đại Hành, Quận
Hai Bà Trƣng, Thành phố Hà Nội, Việt Nam Website http://alliancevietnam.vn/
Người đại diện Đỗ Trọng Kiên
Quản lý bởi Chi cục Thuế Quận Đống Đa
Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam, thành lập tháng 08/2015, là một doanh nghiệp năng động trong lĩnh vực logistics với trụ sở tại Hà Nội Chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển và giao nhận hàng hóa qua đường biển, hàng không, đường sắt, đường bộ, cùng với dịch vụ khai thuê hải quan và kho bãi Với 8 năm kinh nghiệm và đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, công ty cam kết trở thành trung tâm đáp ứng tốt nhất nhu cầu dịch vụ của khách hàng.
Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam được thành lập nhằm trở thành đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực tư vấn thương mại điện tử, logistics và xuất nhập khẩu Các lĩnh vực kinh doanh chính của công ty bao gồm tư vấn về thương mại điện tử, dịch vụ logistics và hoạt động xuất nhập khẩu.
Dịch vụ giao nhận và vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển bao gồm vận chuyển hàng nguyên container (FCL) và hàng lẻ (LCL), cùng với dịch vụ thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu.
Dịch vụ giao nhận và vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường hàng không bao gồm nhiều lựa chọn linh hoạt như gom hàng lẻ, giao hàng tận nơi, vận chuyển hàng không trọn gói và chuyển phát nhanh Những dịch vụ này giúp tối ưu hóa quy trình vận chuyển, đảm bảo hàng hóa được giao đến tay người nhận một cách nhanh chóng và hiệu quả.
- Dịch vụ giao nhận, vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường bộ
- Dịch vụ vận tải nội địa: cung ứng dịch vụ vận tải với các loại hình vận chuyển trong nước như đường bộ, đường sắt, đường thủy nội địa
Dịch vụ thủ tục hải quan cung cấp giải pháp toàn diện cho khách hàng trong việc hoàn thành chứng từ và thực hiện các thủ tục khai báo hải quan tại cảng Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ thông quan, tham vấn giá, xuất/nhập ủy thác, hoàn thuế, dịch vụ hun trùng, kiểm dịch, kiểm hóa, và làm thủ tục chứng nhận xuất xứ hàng hóa Ngoài ra, chúng tôi còn hỗ trợ xin giấy phép cần thiết, giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và đảm bảo quy trình thông quan diễn ra suôn sẻ.
- Dịch vụ cho thuê kho bãi và container
3.1.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty a, Bộ máy tổ chức
Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam là một đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ với đội ngũ nhân sự không quá đông nhưng có sự liên kết chặt chẽ Mỗi nhân viên được giao nhiệm vụ cụ thể, tạo thành một hệ thống làm việc đồng bộ Hoạt động của từng thành viên được Giám đốc hướng dẫn và giám sát trong một cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, đơn giản nhưng rất hiệu quả.
Sơ đồ 3.1: Bộ máy tổ chức Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam
Cơ cấu bộ máy công ty được tổ chức theo hướng chuyên môn hóa các bộ phận chức năng, phù hợp với quy mô vừa và nhỏ Mô hình này không chỉ kết nối các phòng ban hiệu quả mà còn đáp ứng nhu cầu thực tế, đồng thời giảm thiểu lãng phí trong quản lý và giám sát Các phòng ban có chức năng và nhiệm vụ rõ ràng, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty, chịu trách nhiệm chung cho tất cả các hoạt động của công ty trước pháp luật Với quyền hạn quyết định và điều hành, giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và phát triển mọi hoạt động của doanh nghiệp.
Phó giám đốc là người hỗ trợ giám đốc trong việc quản lý hoạt động kinh doanh và các phòng ban, đồng thời thay mặt giám đốc khi vắng mặt để chỉ đạo các hoạt động Tại các bộ phận nghiệp vụ của công ty, các trưởng phòng có trách nhiệm trực tiếp quản lý và điều hành hoạt động trong phạm vi chức năng của phòng mình.
Phòng Kinh doanh có vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm khách hàng và giới thiệu dịch vụ của công ty trên thị trường nội địa Các nhiệm vụ chính bao gồm chào giá, thỏa thuận điều khoản, ký kết hợp đồng, chăm sóc khách hàng và xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng.
Phòng Chứng từ chịu trách nhiệm lập chứng từ nhập và xuất cho lô hàng, thực hiện thủ tục hải quan và bảo hiểm hàng hóa Ngoài ra, phòng còn quản lý lưu trữ chứng từ công văn, theo dõi quá trình làm hàng và liên lạc với khách hàng để cung cấp thông tin cần thiết Phòng cũng theo dõi booking hàng hóa và phát hành vận đơn, lệnh giao hàng, đảm bảo quy trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ.
Phòng Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và cân đối nguồn vốn của công ty, quản lý tài chính, thu chi và lưu trữ hồ sơ Ngoài ra, phòng còn có trách nhiệm lập các báo cáo định kỳ để phản ánh tình hình tài chính của công ty một cách chính xác và kịp thời.
P HC-NS P Kế toán P Kinh doanh P Chứng từ P Giao nhận
Phòng Hành chính - Nhân sự chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ nhân viên trong công ty, bao gồm các nhiệm vụ quan trọng như tuyển dụng, đào tạo nghiệp vụ và quản lý chế độ lương thưởng.
Phòng Giao nhận đảm nhiệm việc giao nhận hàng hóa trực tiếp tại cảng, phối hợp với các bên liên quan như kho bãi, giao nhận, vận tải và hải quan Đội ngũ này có trách nhiệm xử lý bộ chứng từ xuất nhập khẩu và hoàn tất các thủ tục cần thiết cho việc xuất hoặc nhập hàng, bao gồm nộp thuế và thông quan hải quan.
3.1.1.4 Nguồn lực của công ty a Nguồn lực tài chính
Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022 Tháng 6/2023 Tài sản lưu động 11.484.392.078 10.946.205.889 11.814.836.772 9.325.598.471
Bảng 3.1: Tài chính Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam giai đoạn
(Nguồn: Báo cáo tài chính của công ty giai đoạn 2020-T6/2023 Phòng Kế toán)
Biểu đồ 3.1: Tỷ trọng tài sản công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam giai đoạn 2020-T6/2023 (Đơn vị: %)
Cơ cấu tài sản của công ty giữa các năm 2020-2022 cho thấy tỷ lệ tài sản lưu động chiếm 77-81%, trong khi tài sản cố định chỉ chiếm 19-23%, với sự thay đổi nhỏ vào năm 2021 Nguyên nhân chính là do công ty chưa thu hồi được các khoản nợ từ khách hàng và đang sử dụng phần lớn tài sản cho các hoạt động như local charge, thuế và hàng hóa cho khách Đến nửa đầu năm 2023, tài sản cố định tăng 23,14%, cao hơn 3,91% so với năm 2022, cho thấy công ty đang dần tập trung vào sản xuất kinh doanh và cải thiện cơ sở vật chất.
Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022 Tháng 6/2023 Tổng chủ sở hữu 5.408.842.910 5.716.044.505 5.625.116.792 5.092.088.625
Bảng 3.2: Cơ cấu nguồn vốn Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam giai đoạn 2020-T6/2023 (Đơn vị: VNĐ)
(Nguồn: Báo cáo tài chính của công ty giai đoạn 2020-T6/2023
Quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam
Sơ đồ 3.2: Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại công ty TNHH Tiếp
Vận Liên Minh Việt Nam
3.2.1: Đặt lịch tàu (Lấy booking), xác nhận Bill of lading
Sau khi ký hợp đồng ngoại thương, Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam sẽ tiến hành booking tàu để nhập hàng Khách hàng có thể chọn booking tàu theo các điều khoản khác nhau: với EXW và FOB, công ty FWD sẽ thực hiện booking, trong khi với CIF, bên shipper sẽ đảm nhận việc này Để lấy booking, bộ phận cung ứng cần cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho FWD.
- Cảng đi (port of loading): nơi mà hàng hóa của bạn đƣợc xếp lên tàu
- Cảng chuyển tải: có hai hình thức là chuyển tải (transit) và đi thẳng (direct)
- Tùy thuộc vào quy định, sự thống nhất giữa hai bên mà sẽ lựa chọn hình thức phù hợp
- Cảng đến (port of discharge): nơi hạ container
Lấy booking, xác nhận Bill of lading
Chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu
Mở hải quan nhập khẩu
Lưu hồ sơ nhập khẩu
- Tên hàng, trọng lƣợng: dựa trên thông tin trên bộ hồ sơ chứng từ để cung cấp
- Thời gian tàu chạy (ETD): ngày dự kiến tàu xuất phát
- Thời gian đóng hàng: theo kế hoạch thống nhất giữa hai bên
- Các yêu cầu khác: loại container, kích cỡ, nhiệt độ, độ thông gió,
Sau khi xác định kế hoạch, họ sẽ liên hệ với nhà xuất khẩu để phối hợp đóng hàng Tiếp theo, họ cung cấp thông tin cho hãng tàu và kiểm tra toàn bộ thông tin trên booking Nếu phát hiện sai sót, Công ty sẽ yêu cầu bên cấp booking chỉnh sửa và tiếp tục kiểm tra cho đến khi mọi thông tin đạt yêu cầu.
3.2.2: Chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu
Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam sẽ dựa vào loại hàng hóa và mã HS code để thực hiện các thủ tục đăng ký cần thiết theo quy định của Nhà nước Việc này là rất quan trọng và cần được thực hiện sớm nhằm tránh phát sinh chi phí và thời gian không cần thiết.
Các loại hàng hóa thường yêu cầu giấy phép và đăng ký chứng nhận trước và sau khi thông quan nhập khẩu bao gồm: ấn phẩm như sách, báo, tạp chí, tranh, ảnh và lịch; thiết bị y tế; các loại máy in như offset, flexo, ống đồng, letterpress, máy in lưới (lụa); máy photocopy màu và máy in có chức năng photocopy màu; tác phẩm tạo hình, mỹ thuật ứng dụng, tranh, nhiếp ảnh; và đồ chơi trẻ em.
Khi nhận bộ chứng từ từ đại lý, nhân viên Cus và Docs cần kiểm tra kỹ lưỡng các giấy tờ, đảm bảo rằng các thông tin quan trọng như tên và địa chỉ của Shipper, Consignee, tên tàu, ngày tàu đến, số cont, số seal, chi tiết mô tả hàng hóa và khối lượng phải hoàn toàn trùng khớp và không có sai sót nào.
- Theo dõi tiến trình đóng hàng và cập nhật thông tin từ nhà xuất khẩu:
Bộ phận Cung ứng cần theo dõi chặt chẽ quá trình đóng hàng và giao hàng của nhà xuất khẩu tại cảng Việc theo dõi có thể thực hiện qua các trang web đã được hai bên thống nhất hoặc thông qua liên lạc trực tiếp qua điện thoại, email và các hình thức khác Các thông tin cần cập nhật bao gồm tình trạng đơn hàng, thời gian giao hàng và các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển.
+ Thời gian, chi phí đóng gói hàng;
+ Thời gian, chi phí vận chuyển từ nhà máy đến cảng;
Nếu tàu bị trễ trước khi đóng hàng, công ty sẽ yêu cầu cập nhật thông tin để quản lý chứng từ liên quan Những thông tin này rất quan trọng để tính toán cho các lô hàng nhập khẩu sau này, đặc biệt khi cần đẩy nhanh tiến độ cho những lô hàng gấp.
- Khai Manifest và lấy lệnh giao hàng (D/O hoặc EDO)
Nhân viên Cus sẽ nhận Pre-alert và HBL final khi tàu khởi hành Sau đó, họ sẽ gửi email xin phân quyền từ hãng tàu đại lý Trước ngày tàu dự kiến đến từ 1 đến 2 ngày, nhân viên sẽ nhận giấy báo hàng đến từ hãng tàu Khi nhận giấy báo hàng đến, nhân viên chứng từ có trách nhiệm khai báo Manifest với các chứng từ bao gồm MBL, HBL và A/N Tiếp theo, nhân viên Cus sẽ lập AN và Debit note gửi cho khách hàng, sau đó đề nghị thanh toán OF, LCC cho kế toán để thanh toán tiền cho hãng tàu Sau khi thanh toán phi OF, LCC, nhân viên Cus sẽ gửi ủy nhiệm chi và EDO cho hãng tàu nếu là lệnh giao hàng điện tử, hoặc xin hóa đơn nếu là lệnh giấy.
3.2.3 Mở hải quan hàng nhập khẩu và Nộp thuế nhập khẩu
- Khai hải quan điện tử và đóng thuế:
Nhân viên Docs sẽ nhận bộ chứng từ cần thiết để lập tờ khai, bao gồm Invoice, Bill, A/N, Packing List, hóa đơn cước (nếu là EXW, FOB), hóa đơn LSS (nếu có), C/O, số giấy phép nhập khẩu và phân loại (nếu có) Họ sẽ kiểm tra tính khớp của bộ chứng từ, vì sai sót có thể dẫn đến việc hàng hóa rơi vào luồng vàng hoặc đỏ, bị phạt hoặc không nhận được hàng Nếu phát hiện sai sót, nhân viên sẽ thông báo cho khách hàng để kịp thời sửa chữa.
Sau khi nhận được bộ chứng từ gốc đầy đủ, Docs sẽ tiến hành khai báo tờ khai trên phần mềm ECUS Đầu tiên, tờ khai nháp sẽ được gửi cho khách hàng để xem xét, sau đó sẽ truyền tờ khai chính thức đến cơ quan thuế để xác nhận Nếu việc truyền tờ khai thành công, hệ thống hải quan sẽ tự động cấp số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa Đối với tờ khai hàng FCL, cần phải khai thêm danh sách HYS và danh sách Cont trên phần mềm.
Sau khi khai báo chính thức và nhận phản hồi phân luồng hàng hóa, nhân viên Docs sẽ thực hiện việc đánh chứng từ và ký số lên hệ thống Trong quá trình khai báo hải quan, cần phải cẩn thận vì bất kỳ sai sót nào về thông tin sẽ bị xử phạt theo Nghị định 128/2020/NĐ-CP Tiếp theo, tờ khai phân luồng sẽ được gửi đến bộ phận OPS để tiến hành phân hồ sơ và thông quan hàng hóa Khi hoàn tất khai hải quan điện tử, doanh nghiệp sẽ nhận được tờ khai hải quan hàng nhập, in bộ tờ khai và liên hệ với khách hàng để nộp thuế.
Sau khi nhận tờ khai phân luồng, OPS sẽ tiến hành phân loại hồ sơ Đối với luồng xanh, hàng hóa được thông quan mà không cần kiểm tra chi tiết, khách hàng chỉ cần đóng thuế và phí cơ sở hạ tầng, xuất trình phiếu EIR, và lấy mã vạch thông quan để nhận hàng Đối với luồng vàng, Hải quan sẽ kiểm tra bộ chứng từ; sau khi được chấp thuận, khách hàng đóng thuế, lấy mã vạch và đưa cho bộ phận cổng để nhận hàng Nếu tờ khai chưa được chấp thuận, Ops sẽ thông báo cho Docs để điều chỉnh theo hướng dẫn của Hải quan Đối với luồng đỏ, hàng hóa sẽ bị kiểm tra chứng từ và kiểm hóa, nhân viên Ops sẽ liên hệ với Hải quan để tiến hành kiểm hóa và thông báo lại cho khách hàng để tìm cách giải quyết.
- Trả tờ khai hải quan:
Sau khi hoàn tất kiểm tra và đóng dấu, hải quan sẽ chuyển tờ khai hải quan đến cửa trả FWD sẽ mua tem để dán vào tờ khai và kiểm tra xem đã có đủ bộ chứng từ cần thiết hay chưa.
Sau khi hoàn tất việc nộp thuế và tờ khai được thông quan, FWD sẽ in mã vạch và nộp cho hải quan giám sát ít nhất hai bộ Hải quan sẽ đóng dấu lên mã vạch và trả lại một bộ cho công ty, trong khi giữ lại một bộ khác Sau khi thanh lý tờ khai, FWD sẽ đến phòng thương vụ của cảng, mang theo D/O để đóng phí nâng/hạ/lưu container nhằm xuất phiếu EIR Cuối cùng, FWD giao các chứng từ cho tài xế để trình hải quan giám sát cổng và cho xe rời khỏi cảng chờ hàng về kho.
Sau khi hoàn tất kiểm tra và đóng dấu, Hải quan sẽ chuyển tờ khai đến cửa trả Nhân viên giao nhận sẽ mua tem để dán vào tờ khai, thanh toán lệ phí hải quan Cuối cùng, Hải quan sẽ trả lại bộ chứng tử bao gồm tờ khai hải quan, phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ và phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa.
Hoạt động quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam
3.3.1 Nhận dạng rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam
Sau khi thực hiện phỏng vấn và trao đổi với các phòng ban như phòng hiện trường, phòng chứng từ và phòng kinh doanh, cũng như qua quá trình thực tập và quan sát trực tiếp tại Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam, tôi nhận thấy một số rủi ro có thể phát sinh trong quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty.
Biểu đồ 3.4: Các bước thường xảy ra rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu của Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam (Đơn vị: %)
(Nguồn: Tổng hợp từ phiếu khảo sát) 3.3.1.1: Booking tàu, xác nhận Bill of lading
Đối với một số tuyến vận chuyển ở châu Âu hoặc những tuyến có lượng hàng ít, việc đặt lịch tàu sớm là rất cần thiết do thời gian vận chuyển dài và tình trạng thiếu container rỗng Các hãng tàu thường hết chỗ nhanh chóng, đặc biệt trong mùa cao điểm, dẫn đến rủi ro chậm trễ hàng hóa và thiệt hại cho khách hàng nếu họ có hợp đồng bán hàng khác Chẳng hạn, một lô hàng thực phẩm chức năng từ Serbia về Hải Phòng của công ty đã bị delay gần 1 tháng mặc dù đã được đặt lịch từ ngày 10/2/2023 do tuyến vận chuyển này có ít hàng.
Rủi ro từ việc thiếu hụt chuyên môn trong nhân lực có thể dẫn đến việc cán bộ nhân viên không được trang bị đầy đủ kiến thức và kinh nghiệm Điều này có thể gây ra sai sót trong việc lựa chọn vỏ container không phù hợp với hàng hóa, cũng như tính toán sai chủng loại, dẫn đến việc phát sinh nhiều loại chi phí không cần thiết.
- Không check kỹ tình trạng container trước khi làm biên bản giao nhận, khi xảy ra rủi ro về cont phải chịu trách nhiệm với hãng tàu
Rủi ro liên quan đến vận đơn (B/L) có thể xảy ra nếu không kiểm tra kỹ nội dung trên bản nháp B/L, dẫn đến sai thông tin như địa chỉ người nhập khẩu so với đăng ký kinh doanh Ngoài ra, việc sai sót trong thông tin và khối lượng hàng hóa trên House Bill (HBL) có thể gây ra những lỗi tương tự trên Master Bill (MBL).
3.3.1.2: Chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu
Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam chuyên vận chuyển hàng hóa như máy móc, thiết bị xây dựng, linh kiện điện tử, đồ nội thất và thủ công mỹ nghệ Tuy nhiên, khi vận chuyển các mặt hàng như thiết bị y tế, mỹ phẩm và thực phẩm chức năng, khách hàng cần lưu ý rằng việc không có giấy công bố hoặc giấy phép lưu hành có thể dẫn đến rủi ro không thông quan hàng hóa Điều này có thể phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi và thậm chí là bị phạt do thiếu giấy tờ nhập khẩu.
Rủi ro từ việc không kiểm tra kỹ chứng từ có thể dẫn đến các sai sót như chứng từ cơ bản không chính xác, không khớp nhau và thiếu nội dung cần thiết, từ đó ảnh hưởng đến tính thống nhất của các chứng từ quan trọng khác.
3.3.1.3: Mở hải quan hàng nhập khẩu và Nộp thuế nhập khẩu
Rủi ro khi áp sai mã HS code là vấn đề nghiêm trọng đối với các mặt hàng như mỹ phẩm, thiết bị y tế và hóa chất, vì chúng thường có thuế nhập khẩu cao từ 10-20% Việc nhầm lẫn trong việc xác định thành phần và trạng thái khi tra cứu mã HS code có thể dẫn đến việc tăng hoặc giảm thuế nhập khẩu Hệ quả của việc áp sai mã HS code không chỉ có thể khiến doanh nghiệp mất nhiều thuế hơn mà còn có thể bị phạt do khai báo sai để trốn thuế.
Khi tờ khai không khớp với các chứng từ đi kèm như hợp đồng, Invoice, Packing list, B/L, A/N và giấy công bố/lưu hành, việc sửa đổi sẽ tốn nhiều thời gian, dẫn đến chậm trễ trong việc nhận hàng và phát sinh chi phí như lưu container và lưu bãi Hơn nữa, việc hủy tờ khai do sai sót có thể ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả phân luồng cho các tờ khai sau này.
Rủi ro liên quan đến việc đóng thuế có thể xảy ra khi khách hàng tự thực hiện chuyển khoản Mặc dù thủ tục có thể đã hoàn tất, nhưng nếu khoản thuế chưa được ghi nhận, khách hàng sẽ không thể nhận hàng, dẫn đến việc mất thời gian và ảnh hưởng đến tiến trình giao nhận.
- Rủi ro khi kiểm hoá: Một số trường hợp hàng thuộc luồng đỏ, cần kiểm hoá nhƣ:
Vi phạm về chủng loại, số lượng và trọng lượng hàng hóa có thể dẫn đến các hình phạt khác nhau Nếu hàng hóa thừa, mức phạt sẽ phụ thuộc vào mức độ vi phạm Ngược lại, trong trường hợp thiếu hàng, việc giải quyết sẽ dựa trên các điều khoản trong hợp đồng đã ký kết.
Hàng hóa thiếu thông tin về nhà sản xuất, đặc biệt là xuất xứ, có thể bị phạt và nghiêm trọng hơn là bị quy vào tội gian lận xuất xứ Chẳng hạn, một lô hàng bếp từ nhập khẩu từ Trung Quốc về Hải Phòng có nhãn ghi sản phẩm của công ty Đức và lắp ráp tại Trung Quốc Dù có C/O Form E, Hải quan vẫn nghi ngờ doanh nghiệp có ý định gian lận xuất xứ và không chấp nhận C/O này.
3.3.1.4: Lấy hàng và lưu chuyển hàng hóa về kho, trả cont rỗng cho hãng tàu
Quá trình vận chuyển hàng nhập khẩu từ cảng về kho của người nhập khẩu tiềm ẩn nhiều rủi ro, bao gồm tai nạn giao thông, cháy nổ hàng hóa, và mất mát hàng hóa Những rủi ro này có thể xảy ra do lỗi của nhân viên lái xe hoặc các yếu tố bên ngoài khác, như lừa đảo và tai nạn xe cộ.
Khi trả container rỗng cho hãng tàu, có nhiều rủi ro cần lưu ý Việc quên lột tem nguy hiểm có thể dẫn đến vi phạm quy định của hãng Ngoài ra, trong quá trình kiểm tra, nếu phát hiện mất mát hay sai lệch thông tin so với ban đầu, hoặc seal có dấu hiệu bị cắt, hàng hóa bị biến đổi, hay container bị móp méo, bạn sẽ phải chịu thêm các khoản phí vệ sinh và sửa chữa container.
3.3.1.5: Thanh toán và Lưu hồ sơ nhập khẩu
Khách hàng không thanh toán đúng hạn tiền vận chuyển, gây rủi ro cho công ty về chi phí đã tạm ứng cho các phụ phí khi lấy hàng Sự biến động của tỷ giá USD cũng khiến công ty gặp khó khăn trong việc thanh toán Thêm vào đó, công ty đã từng đối mặt với tình huống đối tác làm giả phiếu gửi tiền và thả hàng, ảnh hưởng nghiêm trọng đến tài chính khi phải bồi thường cho lô hàng.
Công ty không lưu trữ đầy đủ chứng từ hoặc để xảy ra tình trạng thất lạc, điều này gây khó khăn trong việc rà soát khi cần thiết và ảnh hưởng tiêu cực đến công tác kiểm tra sau thông quan.
- Tổn thất tài sản: Nếu hàng hóa bị mất hoặc hƣ hỏng trong quá trình vận chuyển, công ty FWD có thể phải chịu mất mát về tài sản
Định hướng phát triển quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam
4.1.1 Định hướng chiến lược kinh doanh của công ty đến năm 2025
Với xu hướng hội nhập kinh tế quốc tế, Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam cần nỗ lực tối đa để phát triển và cạnh tranh hiệu quả với các doanh nghiệp logistics trong và ngoài nước Để đạt được điều này, công ty đã xác định một số định hướng chiến lược phát triển kinh doanh cho đến năm tới.
Để hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, nhân viên phụ trách cần chú trọng từng bước từ khai báo giá cho khách hàng đến khi nhận và giao hàng Tất cả các khâu như kiểm tra chứng từ, khai báo hải quan, vận chuyển, bốc dỡ và nhận hàng cần được thực hiện đúng quy định, đồng thời cần lưu ý đến các rủi ro thường gặp trong từng giai đoạn.
Thứ hai, cải thiện đối với việc nâng cao năng lực đội ngũ nhân sự cho đến năm
Đến năm 2025, công ty sẽ tập trung vào việc đào tạo và phát triển đội ngũ nhân sự chuyên môn cao, kỹ năng tốt và có năng lực quản trị vững vàng Điều này không chỉ nâng cao tính chuyên nghiệp mà còn giúp giảm thiểu rủi ro từ các sai sót hoặc hành động không đúng đắn trong quá trình làm việc.
Vào thứ ba, công ty sẽ đầu tư vào việc xây dựng cơ sở hạ tầng và trang thiết bị máy móc hiện đại nhằm nâng cao hoạt động giao nhận vận chuyển Trong tương lai, công ty dự kiến trang bị thêm phương tiện và thiết bị mới đạt tiêu chuẩn chất lượng, áp dụng công nghệ tiên tiến và tân trang văn phòng làm việc để tạo ra môi trường làm việc thân thiện và sáng tạo.
Để đạt được thành công bền vững, việc thực hiện hiệu quả các chính sách chăm sóc khách hàng là rất quan trọng Đồng thời, cần mở rộng và duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài với các đối tác uy tín cả trong nước và quốc tế Việc này sẽ giúp mở rộng mạng lưới khách hàng và thị trường, từ đó đáp ứng tốt nhất mọi nhu cầu của khách hàng.
4.1.2 Định hướng phát triển về quản trị rủi ro trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty
Trong những năm tới, công ty sẽ thành lập bộ phận nghiên cứu quản trị rủi ro, tập trung vào quy trình nhận hàng nhập khẩu qua đường biển Mục tiêu là nhận diện, phân tích và đo lường các rủi ro tiềm ẩn, từ đó đề xuất các biện pháp kiểm soát hiệu quả.
Công ty cần xây dựng kế hoạch chi tiết để xác định và quản lý các rủi ro trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, bao gồm rủi ro liên quan đến hàng hóa, vận chuyển, thủ tục hải quan và thanh toán Để đối phó với những rủi ro không mong muốn, cần thực hiện các giải pháp như phát hành thông báo khẩn cấp, lập kế hoạch phục hồi sau sự cố và triển khai các hoạt động bảo vệ quyền lợi của khách hàng.
Công ty sẽ xây dựng kế hoạch phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro ưu tiên, bao gồm các biện pháp bảo đảm an toàn hàng hóa, giảm thời gian chờ tại cảng, tuân thủ quy định hải quan và xác thực thanh toán Để tối ưu hóa quản lý rủi ro, công ty sẽ phát triển các quy trình, chính sách và tiêu chuẩn quản lý chuyên nghiệp Đồng thời, công ty cũng đầu tư vào công nghệ và hệ thống quản lý rủi ro hiện đại nhằm theo dõi và phát hiện sớm các rủi ro tiềm ẩn Ban lãnh đạo và các bộ phận cần tổ chức thường xuyên các cuộc họp để đánh giá công tác quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng, từ đó nhận diện những điểm mạnh và hạn chế để kịp thời giải quyết.
Công ty sẽ công bố chính thức định hướng chiến lược cho tất cả các bộ phận Nhân viên cần nắm rõ công việc, kế hoạch và mục tiêu để thực hiện hiệu quả và giải quyết các vấn đề rủi ro.
Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam
4.2.1 Hoàn thiện và nâng cao năng lực nghiên cứu, nhận dạng rủi ro
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, môi trường kinh tế, chính trị và xã hội đang thay đổi nhanh chóng, tạo ra nhiều rủi ro cho hoạt động nhập khẩu và vận chuyển hàng hóa Do đó, các công ty cần chuẩn bị kỹ lưỡng và triển khai hiệu quả công tác nhận dạng rủi ro để đảm bảo an toàn trong hoạt động thương mại quốc tế.
Công ty cần chú trọng vào việc dự báo rủi ro trước khi ký kết hợp đồng với đối tác, vì điều này rất quan trọng để chủ động trong việc phòng ngừa và kiểm soát các rủi ro tiềm ẩn Quá trình này đòi hỏi đầu tư thời gian và nhân lực để nhận diện, phân tích diễn biến và đề ra biện pháp kiểm soát hiệu quả Hiện tại, công ty đang trong giai đoạn khởi đầu để hình thành bộ phận quản trị rủi ro, nhưng gặp nhiều khó khăn do nhân viên chưa đủ năng lực và phải kiêm nhiệm nhiều công việc, dẫn đến khó khăn trong việc tập trung Do đó, cần trang bị cho nhân viên kiến thức về nghiên cứu và nhận dạng rủi ro, cũng như cập nhật thông tin về chính sách và thị trường.
Công ty cần tuyển dụng và đào tạo nhân viên chuyên sâu về quản trị rủi ro nhằm nghiên cứu và phát triển một bộ phận quản trị rủi ro vững chắc Những cán bộ có chuyên môn cao sẽ giúp dự báo rủi ro sớm, phân tích tình hình và xây dựng các kế hoạch hiệu quả để ngăn ngừa và kiểm soát rủi ro một cách nhanh chóng và chính xác.
Công ty cần cập nhật thường xuyên thông tin về thị trường, biến động kinh tế và chính trị, cũng như khả năng cung ứng để kịp thời xử lý các thay đổi và phối hợp hiệu quả với người xuất khẩu trong việc thực hiện hợp đồng Ban lãnh đạo nên tổ chức nghiên cứu thị trường một cách cụ thể, trong khi bộ phận thương vụ cần thường xuyên báo cáo với lãnh đạo để điều chỉnh hoạt động của công ty phù hợp với điều kiện thị trường hiện tại.
4.2.2 Hoàn thiện hoạt động phân tích, đo lường tổn thất
Sau khi hoàn tất việc nhận dạng rủi ro, công ty cần tiến hành phân tích và đo lường mức độ thiệt hại của các rủi ro đó Để thực hiện quy trình này hiệu quả, công ty cần cải thiện một số vấn đề quan trọng.
Quá trình giao nhận hàng nhập khẩu qua đường biển cần được giám sát chặt chẽ để giảm thiểu rủi ro Việc trao đổi thông tin liên tục giữa các bộ phận là rất quan trọng nhằm đảm bảo quy trình giao nhận diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Công tác kiểm tra chứng từ đòi hỏi sự chú ý và thận trọng trong việc xác minh chi tiết thông tin, nhằm tránh sai sót không đáng có Nhân viên cần thực hiện kiểm tra chéo tất cả chứng từ từ khách hàng, đặc biệt là các thông tin quan trọng như tên người nhập khẩu, tên tàu, ngày tàu chạy và trị giá thanh toán, vì sai sót có thể gây hậu quả nghiêm trọng cho công ty Hiện nay, thủ tục giấy tờ tại hải quan vẫn còn phức tạp, với nhiều công đoạn, do đó, nhân viên kinh doanh cần lập kế hoạch hợp lý để giảm thiểu thời gian chờ đợi khi giao nhận hàng.
Để giảm thiểu rủi ro trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, cần tăng cường công tác nhận và kiểm tra hàng hóa Việc kiểm tra kỹ lưỡng từ mẫu mã, chất liệu, kích thước cho đến các giấy tờ quan trọng như CO và phiếu kiểm tra an toàn thực phẩm là rất cần thiết Điều này giúp bố trí hợp lý máy móc, thiết bị và nguồn nhân lực bốc dỡ, từ đó không chỉ bảo vệ hàng hóa khi đến tay khách hàng mà còn tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả Công ty và khách hàng.
Sau khi phân tích rủi ro, công ty cần tiến hành đo lường mức độ rủi ro một cách chính xác Việc cải thiện quy trình đo lường rủi ro là cần thiết để xác định mức độ thiệt hại, từ đó giúp lãnh đạo có phương hướng rõ ràng trong việc giải quyết vấn đề.
Để đo lường rủi ro hiệu quả, công ty cần đầu tư vào đào tạo đội ngũ nhân viên kiểm tra hàng hóa tại cảng, đảm bảo họ có nghiệp vụ, kinh nghiệm và kỹ năng nhận diện rủi ro Việc chiêu mộ thêm nhân viên có kinh nghiệm và khả năng thông thạo ngôn ngữ sẽ giúp công ty xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng giao nhận.
Công ty cần tổ chức nhân sự hợp lý cho quản trị rủi ro nhằm tránh tình trạng chồng chéo công việc, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động Việc phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận từ giám đốc đến nhân viên là rất quan trọng, giúp hoạch định công tác quản trị rủi ro một cách hợp lý và hiệu quả trong từng khâu.
4.2.3 Hoàn thiện quy trình kiểm soát, phòng ngừa rủi ro
Công ty cần trang bị thêm nhiều hơn những biện pháp kiểm soát rủi ro trong việc kiểm tra hàng hóa và quá trình vận chuyển hàng hóa
Trong công tác chuẩn bị nhân công, kho bãi, thuê phương tiện vận chuyển:
Để giảm thiểu tình trạng cháy nổ trong kho, cần tuân thủ nghiêm ngặt quy định an toàn lao động, cung cấp thiết bị bảo hộ cho nhân viên và đào tạo họ về ứng phó sự cố Đồng thời, việc bố trí sửa chữa và bảo trì phương tiện vận tải, sắp xếp quy trình máy móc hợp lý để kiểm tra chất lượng hàng hóa, và bốc xếp phù hợp với từng loại hàng hóa của khách hàng là rất quan trọng Hệ thống kho bãi cần đảm bảo rộng rãi, sạch sẽ và thoáng mát, trang bị thiết bị bảo quản hàng hóa hiện đại, ứng dụng khoa học công nghệ để duy trì chất lượng hàng hóa tốt nhất khi giao đến tay khách hàng.
Công ty cần lập kế hoạch bố trí nhân công hợp lý cho quá trình bốc dỡ hàng hóa Nhân viên hiện trường phải có kiến thức chuyên môn về hàng nhập khẩu để kiểm tra đúng mẫu mã và số lượng Việc bốc dỡ và xếp hàng cũng cần phù hợp với đặc tính của hàng hóa nhằm tránh tình trạng hư hỏng, xô vỡ hoặc xước hàng.
Công ty cần nghiên cứu kỹ lưỡng các hãng tàu và đối tác cho thuê phương tiện vận tải, đồng thời mua bảo hiểm đầy đủ với thông tin chi tiết về số hiệu tàu và chủ tàu cho mỗi chuyến hàng Khi ký hợp đồng vận chuyển, cần quy định rõ các điều khoản về trách nhiệm của các bên trong trường hợp xảy ra rủi ro Trong suốt quá trình vận chuyển, các hãng vận tải phải thông báo liên tục về lịch trình, quá trình di chuyển của phương tiện và kế hoạch thực hiện hợp đồng một cách chi tiết.
Trong công tác thanh toán:
Công ty áp dụng chính sách thanh toán linh hoạt cho các đối tác và khách hàng, yêu cầu các đối tác lần đầu thanh toán toàn bộ chi phí trước khi hàng về kho, hoặc thanh toán trong vòng 15 ngày nếu đã chi trả một phần Đối với khách hàng lâu năm, thời gian công nợ có thể kéo dài đến một tháng Chính sách này giúp công ty duy trì nguồn vốn luân chuyển hiệu quả và đảm bảo khả năng chi trả cho các lô hàng tiếp theo, đồng thời có nguồn vốn dự phòng để bù đắp tổn thất nếu xảy ra sự cố lớn.
Một số kiến nghị
Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt của thị trường logistics quốc tế, Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam cần đổi mới quản trị giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Các yếu tố bên ngoài cũng ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận, tạo ra nhiều thách thức cho công ty Sự hỗ trợ từ Nhà nước, các Bộ ban ngành và Tổng cục Hải quan là điều kiện quan trọng để công ty phát triển Điều này không chỉ thể hiện qua các chính sách thiết thực mà còn qua việc nắm bắt những khó khăn và nguyện vọng của công ty, từ đó đưa ra những giải pháp giúp công ty vượt qua khó khăn và nâng cao hiệu quả hoạt động.
4.3.1 Kiến nghị với Nhà nước
- Thứ nhất, Nhà nước cần chú trọng đầu tư nâng cấp cơ sở hạ tầng phục vụ tốt hoạt động giao hàng nhập khẩu
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, cơ sở hạ tầng đóng vai trò quan trọng trong hiệu quả giao nhận vận chuyển hàng hóa Hệ thống cảng biển và cảng sông hiện nay còn yếu kém, với nhiều cảng nhỏ và nước cạn, khiến tàu lớn gặp khó khăn khi cập cảng, dẫn đến việc phải vận chuyển hàng hóa bằng tàu nhỏ từ xa, gây tốn kém thời gian và chi phí Mặc dù chính phủ đã nỗ lực nâng cấp hệ thống đường xá và cảng biển, vẫn cần có các biện pháp mở rộng và phát triển cơ sở hạ tầng hiện đại hơn để phục vụ tốt cho hoạt động vận chuyển hàng hóa trong nước và quốc tế.
Nhà nước cần nâng cao năng lực xử lý hàng hóa tại cảng để đáp ứng nhu cầu nhập khẩu Các cảng phải đầu tư vào cơ sở hạ tầng và thiết bị nhằm giảm thời gian xếp dỡ, cải tiến quy trình nhập khẩu, đồng thời tăng cường đào tạo cho nhân viên liên quan đến quá trình này.
Đẩy mạnh công tác dự báo và dự đoán biến động môi trường kinh doanh là cần thiết để hỗ trợ các công ty nhận được ưu đãi về thuế và hạn ngạch, từ đó thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp.
Môi trường kinh doanh xuất nhập khẩu đang biến động mạnh mẽ, bị ảnh hưởng bởi các yếu tố chính trị, xã hội và thỏa thuận thương mại Doanh nghiệp thường thiếu thông tin, đặc biệt là thông tin nhạy cảm về chính sách thuế và các quy định liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu Chính sách thường xuyên thay đổi mà không có thông báo trước, khiến thông tin nhanh chóng trở nên lỗi thời và khó dự đoán Điều này dẫn đến sai sót trong thủ tục và chứng từ của doanh nghiệp, gây chậm trễ trong tiến độ kế hoạch và ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh.
Nhà nước cần đơn giản hóa thủ tục hành chính và rút ngắn thời gian thực hiện để tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp Đồng thời, việc hoàn thiện và đồng bộ hóa các văn bản pháp lý, quy định và cơ chế nhập khẩu là cần thiết nhằm khuyến khích sự phát triển của các doanh nghiệp.
Nhà nước cần nhanh chóng hoàn thiện hệ thống pháp luật liên quan đến ngành logistics và cung cấp thông tin kịp thời qua các phương tiện truyền thông, giúp doanh nghiệp nắm bắt và hiểu rõ các thông tư, nghị định Đồng thời, trong bối cảnh các sự kiện quốc tế quan trọng, cần có thông tin phân tích và dự đoán tác động đến Việt Nam, để doanh nghiệp có thể nhận diện và điều chỉnh chiến lược kinh doanh phù hợp với những ảnh hưởng có thể xảy ra đối với hoạt động vận tải của mình.
4.3.2 Kiến nghị với các Cơ quan hải quan
Hiện nay, thủ tục hải quan gặp nhiều vướng mắc và bất cập, với một số quy trình vẫn còn rườm rà Sự áp dụng các quy định mới đã làm tăng thời gian thực hiện các thủ tục này Do đó, cán bộ hải quan cần nâng cao chuyên môn, cập nhật nhanh chóng và chính xác các quy định mới để thực hiện đúng quy trình.
Cán bộ hải quan cần có kiến thức sâu rộng về các mặt hàng, đặc biệt là hàng hóa có giá trị cao như máy móc và linh kiện điện tử, để hướng dẫn nhân viên chuẩn bị đầy đủ chứng từ cho thủ tục hải quan mà không phải chờ ý kiến cấp trên Điều này giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ Đối với các lô hàng cần tham vấn giá hải quan, yêu cầu cán bộ hải quan phải có chuyên môn nghiệp vụ cao để xử lý hiệu quả.
Quá trình nghiên cứu về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam giai đoạn 2020-T6/2023 đã giúp tôi nhận diện rõ hơn các yếu tố rủi ro và công tác quản trị rủi ro Mặc dù công ty có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận vận tải biển, nhưng vẫn gặp phải rủi ro do thiếu sót kinh nghiệm của nhân viên và biến động thị trường khó lường, gây thiệt hại lớn Việc chưa có bộ phận quản trị rủi ro chuyên biệt cũng làm giảm hiệu quả trong việc xử lý rủi ro Tuy nhiên, công ty vẫn nỗ lực đạt tốc độ tăng trưởng cao, mang lại doanh thu và lợi nhuận, đồng thời đóng góp vào ngân sách nhà nước và tạo công ăn việc làm cho nhiều lao động.
Là sinh viên khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế, tôi đã nghiên cứu về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam Mặc dù có những kiến thức cơ bản về xuất nhập khẩu, tôi nhận thấy khóa luận của mình vẫn còn nhiều thiếu sót do hạn chế về trình độ Tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp từ thầy cô để hoàn thiện bài khóa luận Xin chân thành cảm ơn cô ThS Nguyễn Vi Lê, giảng viên hướng dẫn, cùng toàn thể anh chị em tại Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam đã giúp đỡ tôi trong quá trình thực hiện khóa luận này.
1 Báo cáo tài chính năm 2020, 2021, 2022, quý I và quý II năm 2023 của Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam;
2 Phòng Kế toán của Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam;
3 Phòng Hành chính-Nhân sự của Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam;
4 Phòng Kinh doanh của Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam;
5 Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam;
6 Website của công ty: http://alliancevietnam.vn/
7 Trần Hùng (2017), Giáo trình quản trị rủi ro, Nhà xuất bản Hà Nội.
8 PGS.TS Doãn Kế Bôn, Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế,
2009, Đại học Thương Mại, Hà Nội
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
BỘ MÔN QUẢN TRỊ TÁC NGHIỆP
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨAVIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
THƯ NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
Họ và tên giáo viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Vi Lê Đơn vị công tác: Khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế - Trường Đại học Thương Mại
Họ và tên sinh viên: Chu Ngọc Lan
Mã sinh viên: 20D260029 Lớp: K56EK1
Quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là một yếu tố quan trọng tại Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Việt Nam Việc xác định và đánh giá các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình này giúp công ty tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và giảm thiểu thiệt hại Các biện pháp quản lý rủi ro được áp dụng bao gồm phân tích chuỗi cung ứng, theo dõi tình trạng hàng hóa và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý Sự chủ động trong quản lý rủi ro không chỉ bảo vệ lợi ích của công ty mà còn nâng cao độ tin cậy trong mắt khách hàng.
Sau quá trình hướng dẫn, tôi có nhận xét về sinh viên Chu Ngọc Lan như sau:
1 Quá trình thực hiện khóa luận của sinh viên:
(Đánh giá năng lực thực hiện; mức độ cố gắng và nghiêm túc trong công việc; mức độ hoàn thành khóa luận theo yêu cầu, )
2 Chất lƣợng của khóa luận:
(Đánh giá về hình thức, kết cấu, tính cấp thiết, phương pháp nghiên cứu, đánh giá thực trạng, giải pháp, )
Tôi để sinh viên Chu Ngọc Lan nộp khóa luận tốt nghiệp và đề nghị bộ môn tiến hành đánh giá khóa luận tốt nghiệp theo quy định
Hà Nội, ngày 24 tháng 11 năm 2023