TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của đề tài
Hiện nay, xu hướng hội nhập kinh tế toàn cầu và giao thương hàng hóa đang phát triển mạnh mẽ, dẫn đến nhu cầu vận chuyển hàng hóa giữa các quốc gia ngày càng cao Điều này đòi hỏi các phương thức vận chuyển phải nhanh chóng, thuận tiện và an toàn hơn Trong bối cảnh xuất nhập khẩu và giao nhận vận tải, sự thay đổi liên tục của các yếu tố kinh doanh gia tăng tính bất định, tạo ra cả cơ hội lẫn thách thức cho doanh nghiệp.
Công ty TNHH Extrans Việt Nam là một doanh nghiệp trẻ trong lĩnh vực giao nhận vận tải, nhưng vẫn chưa chú trọng đúng mức đến hoạt động phòng ngừa rủi ro Rủi ro trong quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu qua đường biển ngày càng phức tạp và khó dự đoán, gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động của doanh nghiệp.
Đề tài “Quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Extrans Việt Nam” được chọn nhằm nâng cao nhận thức về quản trị rủi ro trong hoạt động giao nhận vận tải quốc tế Nghiên cứu thực trạng kiểm soát rủi ro hiện tại và đề xuất các giải pháp nhằm hạn chế kết quả tiêu cực, từ đó cải thiện hiệu quả kinh doanh của công ty.
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là lĩnh vực thu hút sự chú ý của nhiều nhà nghiên cứu, dẫn đến việc phát triển nhiều đề tài nghiên cứu liên quan đến quản trị rủi ro trong xuất nhập khẩu.
Tác giả Nguyễn Khánh Dư (2017) đã nghiên cứu và đánh giá thực trạng quản trị rủi ro đối với hàng hóa xuất nhập khẩu tại Cục Hải quan Hải Phòng thông qua phương pháp tổng hợp và phân tích số liệu thống kê Để hoàn thiện hệ thống quản trị rủi ro, tác giả đề xuất một số giải pháp như: cập nhật văn bản pháp quy liên quan đến hải quan, thu thập và phân tích hồ sơ doanh nghiệp để xây dựng tiêu chí quản lý rủi ro, thiết lập trung tâm dữ liệu và công nghệ thông tin phục vụ phân tích rủi ro, cải cách bộ máy và phân công nhiệm vụ cho công chức hải quan, nâng cao năng lực cán bộ trong quản lý rủi ro, và đầu tư vào cơ sở vật chất kỹ thuật nhằm áp dụng quản lý rủi ro hiệu quả trong quy trình thủ tục hải quan.
Tác giả Hoàng Thị Liệu (2018) đã tiến hành nghiên cứu về lý luận cơ bản của quản lý rủi ro và áp dụng hệ thống quản lý rủi ro cho hàng hóa xuất nhập khẩu trong đề tài của mình.
Nghiên cứu “Quản lý rủi ro đối với hàng hóa xuất nhập khẩu tại Chi cục Hải quan Hồng Lĩnh” áp dụng các phương pháp thu thập, phân tích, tổng hợp, so sánh và đối chiếu dữ liệu từ năm 2014 đến 2016 Mục tiêu của nghiên cứu là phân tích thực trạng quản lý rủi ro đối với hàng hóa xuất nhập khẩu tại Chi cục Hải quan Hồng Lĩnh, từ đó đánh giá những thành tựu đạt được, những tồn tại và hạn chế, cũng như nguyên nhân dẫn đến những hạn chế này trong công tác quản lý rủi ro.
Tác giả Nguyễn Khắc Anh (2021) đã thực hiện nghiên cứu sâu rộng về “Nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong thực hiện quy trình, thủ tục đối với hàng hóa nhập khẩu tại Cục Hải quan thành phố Hà Nội”, sử dụng dữ liệu từ năm 2015 đến 2019 Nghiên cứu cho thấy công tác quản trị rủi ro trong quy trình thủ tục hải quan đạt mức 3.54/5, cho thấy tình hình an toàn Từ đó, tác giả đề xuất 7 giải pháp và 6 kiến nghị nhằm cải thiện hiệu quả quản trị rủi ro tại Cục Hải quan thành phố Hà Nội.
V Nagovitsyna và Dmitry S Tusin (2021) đã nghiên cứu đề tài “Company Risk Management in Export Activities” Trong khi nghiên cứu những rủi ro khi xuất khẩu sản phẩm, các tác giả đã sử dụng các phương pháp thống kê – kinh tế, logic, phân tích so sánh Theo nghiên cứu, nhóm tác giả đã xác định được những rủi ro chính mà doanh nghiệp gặp phải trong hoạt động xuất khẩu Đồng thời, đã xây dựng một hệ thống ma trận quản lý rủi ro cho các công ty xuất khẩu nhằm quản lý hoặc giảm thiểu rủi ro xuất khẩu
Nhóm tác giả Wen-Jui Tseng, Ji-Feng Ding và Min-Hua Li đã tiến hành nghiên cứu về "Quản lý rủi ro thiệt hại hàng hóa trong hoạt động xuất khẩu của các nhà giao nhận vận tải biển tại Đài Loan" vào năm 2013 Nghiên cứu sử dụng các phương pháp đánh giá an toàn như khảo sát và mô hình ma trận rủi ro để đánh giá quản trị rủi ro Tác giả khuyến nghị các nhà giao nhận tăng cường liên hệ với chủ hàng để hiểu rõ hơn về lý lịch và đặc điểm hàng hóa, từ đó giúp họ đưa ra quyết định chính xác hơn trong việc xử lý hàng hóa và xây dựng các liên kết trong chuỗi quản lý rủi ro của khách hàng.
Mặc dù đã có nhiều nghiên cứu về quản trị rủi ro trong hoạt động xuất nhập khẩu, nhưng hầu hết chỉ tập trung vào các công ty xuất nhập khẩu, trong khi vai trò của các công ty giao nhận trong quy trình này lại chưa được khai thác đầy đủ Đề tài nghiên cứu về quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Extrans Việt Nam sẽ bổ sung thêm tính mới và khác biệt so với các nghiên cứu trước đây.
Bài nghiên cứu này có ba điểm mới quan trọng: (1) Tổng hợp hệ thống lý luận về quản trị rủi ro trong hoạt động giao hàng xuất khẩu qua đường biển; (2) Phân tích thực trạng kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế của doanh nghiệp; (3) Đề xuất các giải pháp thực tiễn nhằm nâng cao hiệu quả trong quá trình giao nhận hàng hóa quốc tế cho doanh nghiệp.
Mục đích nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu đề ra, nghiên cứu sẽ tập trung vào việc hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu qua đường biển.
Hai là, nghiên cứu thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Extrans Việt Nam
Ba là, phân tích ảnh hưởng của rủi ro đến quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Extrans Việt Nam
Dựa trên kết quả nghiên cứu, bài viết đề xuất các giải pháp hợp lý để giảm thiểu rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu qua đường biển tại Công ty TNHH Extrans Việt Nam.
Đối tƣợng nghiên cứu
Đề tài này nghiên cứu các vấn đề liên quan đến rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Extrans Việt Nam, nhằm xác định và phân tích những thách thức trong hoạt động logistics và quản lý chuỗi cung ứng Việc hiểu rõ các rủi ro này sẽ giúp cải thiện quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Phạm vi nghiên cứu
Nội dung nghiên cứu về hoạt động nhận hàng hóa bằng đường biển có phạm vi rộng và yêu cầu chiều sâu, nhưng đề tài này chỉ tập trung vào quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu tại Công ty Extrans Việt Nam.
Nghiên cứu này tập trung vào việc thu thập dữ liệu về hoạt động nhận hàng nhập khẩu tại Công ty Extrans Việt Nam trong giai đoạn 2020 – 2022 Các giải pháp sẽ được xây dựng và triển khai trong khoảng thời gian 5 năm từ 2023 đến 2028.
Về không gian: Đề tài nghiên cứu về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Extrans Việt Nam
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Dữ liệu sơ cấp được thu thập trong quá trình thực tập tại công ty TNHH Extrans Việt Nam, thông qua các phương pháp như quan sát, tìm hiểu và phân tích Mục tiêu là đánh giá hiệu quả của quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển và xác định các rủi ro liên quan trong quy trình này.
Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
Nguồn dữ liệu nội bộ của doanh nghiệp bao gồm báo cáo tài chính, thuyết minh báo cáo tài chính và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong giai đoạn 2020 – 2022, cùng với các tài liệu và hợp đồng được sử dụng làm tài liệu tham khảo cho khóa luận.
Bảng khảo sát và phiếu điều tra được tiến hành để thu thập dữ liệu thực tế về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu tại công ty TNHH Extrans Việt Nam.
Ngoài ra, nguồn dữ liệu thứ cấp được thu thập bên ngoài gồm trang web của công ty; các bài báo, tạp chí có liên quan.
Kết cấu khóa luận
Chương 1: Tổng quan tình hình nghiên cứu
Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Chương 3: Thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Extrans Việt Nam
Chương 4: Đề xuất giải pháp hoàn thiện quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Extrans Việt Nam.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH
Một số khái niệm cơ bản
2.1.1 Khái niệm về nguy cơ, rủi ro, tổn thất
Nguy cơ rủi ro là những mối đe dọa tiềm ẩn có thể xảy ra trong cuộc sống, gây ra những tác động bất lợi cho con người Theo PGS.TS Doãn Kế Bôn (2009), rủi ro luôn tồn tại song hành với các hoạt động của con người, đòi hỏi sự chú ý và quản lý hiệu quả để giảm thiểu những ảnh hưởng tiêu cực.
2.1.1.1 Khái niệm về nguy cơ
“Nguy cơ” là thuật ngữ quan trọng trong các hợp đồng bảo hiểm tại thị trường Anh – Mỹ Trong cuộc sống hàng ngày, nhiều người thường nhầm lẫn về ý nghĩa của thuật ngữ này.
Nguy cơ và hiểm họa đều tạo ra ý thức cảnh giác, nhưng chúng có sự khác biệt quan trọng Nguy cơ liên quan đến khả năng xảy ra tổn thất cao hơn và gắn liền với thực tế hơn, trong khi hiểm họa mang tính chất cảnh báo chung Nói cách khác, nguy cơ là những điều kiện kết hợp có thể làm tăng khả năng tổn thất.
2.1.1.2 Khái niệm về rủi ro
Rủi ro là những sự kiện bất ngờ có thể gây thiệt hại cho con người trong các hoạt động của họ Mặc dù rủi ro là những tình huống khách quan và không thể dự đoán, con người vẫn có khả năng kiểm soát rủi ro ở nhiều mức độ khác nhau Do đó, việc áp dụng các biện pháp hợp lý có thể giúp hạn chế tối đa tổn thất do rủi ro gây ra.
Rủi ro là những sự kiện bất ngờ mà con người không thể dự đoán một cách chính xác Những sự kiện này có thể xảy ra vào bất kỳ thời điểm nào trong tương lai và ở bất kỳ địa điểm nào.
Rủi ro là những sự cố dẫn đến tổn thất, và khi chúng xảy ra, thường để lại hậu quả nhất định Một số trường hợp có thể chỉ gây ra tổn thất không đáng kể, trong khi những trường hợp khác có thể dẫn đến tổn thất gián tiếp nghiêm trọng.
Rủi ro là những sự kiện không thể dự đoán, mang tính khách quan và không bị ảnh hưởng bởi ý định cá nhân của những người tham gia.
2.1.1.3 Khái niệm về tổn thất
Tổn thất đề cập đến những thiệt hại và mất mát liên quan đến tài sản, cơ hội, con người, tinh thần, sức khỏe và sự nghiệp, thường do các rủi ro gây ra.
(PGS TS Doãn Kế Bôn, 2009, Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, trang 336)
Tổn thất có thể được phân loại thành hữu hình, như tài sản, con người và sức khỏe, và vô hình, bao gồm các yếu tố tinh thần và đe dọa sự nghiệp Đáng chú ý, tổn thất vô hình có thể được đo lường và quy đổi thành giá trị tiền tệ, và trong nhiều trường hợp, giá trị của tổn thất vô hình còn vượt trội hơn so với tổn thất hữu hình.
2.1.2 Khái niệm về giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Dịch vụ giao nhận (Freight Forwarding Service) bao gồm các hoạt động liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói và phân phối hàng hóa Ngoài ra, dịch vụ này còn cung cấp tư vấn về các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu nhập và các chứng từ liên quan đến hàng hóa, tuân theo quy tắc mẫu của FIATA (Hiệp hội giao nhận kho vận quốc tế).
Dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển bao gồm quy trình vận chuyển và thực hiện các thủ tục cần thiết để nhận hàng từ người bán và giao đến tay người mua Quy trình này đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn và hiệu quả qua phương thức vận tải đường biển.
2.1.3 Khái niệm về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
2.1.3.1 Khái niệm về quản trị rủi ro
Quản trị rủi ro là quá trình nhận diện và phân tích các rủi ro, bao gồm đo lường và đánh giá, nhằm xây dựng và triển khai kế hoạch kiểm soát và tài trợ để giảm thiểu hậu quả của những rủi ro đó.
Quản trị rủi ro là quá trình tiếp cận một cách khoa học và hệ thống nhằm nhận diện, kiểm soát và giảm thiểu tổn thất cũng như ảnh hưởng tiêu cực từ rủi ro.
Quản trị rủi ro trong thương mại quốc tế là một hệ thống các nghiệp vụ nhằm nhận diện, đánh giá và đối phó với các nguyên nhân cũng như hậu quả của rủi ro trong quá trình thực hiện các giao dịch thương mại quốc tế.
Quản trị rủi ro trong thương mại quốc tế không chỉ bao gồm việc nhận diện mà còn đánh giá và áp dụng các biện pháp nhằm giảm thiểu tổn thất do rủi ro Quy trình này cần được thực hiện đồng bộ từ việc thiết lập bộ máy nhân sự đến triển khai các hoạt động, với mục tiêu tối ưu hóa nguồn lực bên trong và bên ngoài doanh nghiệp để đạt hiệu quả cao nhất.
2.1.3.2 Khái niệm về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
Một số lý thuyết về vấn đề nghiên cứu
2.2.1 Quy trình chung về nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Đối với một công ty giao nhận vận tải quốc tế, quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển được tiến hành theo trình tự các bước như sau:
Bước 1 Đặt lịch tàu, kiểm tra và xác nhận booking
Trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, bước đầu tiên là đặt chỗ tàu sau khi ký hợp đồng ngoại thương Cần cung cấp các thông tin cho hãng tàu như cảng đi, cảng chuyển tải, cảng đến, tên hàng, trọng lượng, thời gian tàu chạy (ETD), thời gian đóng hàng và các yêu cầu khác Sau đó, cần kiểm tra và xác nhận các thông tin booking, bao gồm cảng đi, cảng đến, nhiệt độ, độ thông gió, loại container và kích cỡ.
Bước 2: Theo dõi tiến trình đóng hàng và cập nhật thông tin từ nhà xuất khẩu Trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, việc giám sát và theo dõi toàn bộ tiến trình đóng hàng sẽ được thực hiện bởi nhà xuất khẩu, đại lý hoặc chi nhánh giao dịch FDW tại Việt Nam.
Bước 3 Kiểm tra xác nhận chứng từ, hồ sơ liên quan đến lô hàng
Trước khi tiến hành nhập một lô hàng, yêu cầu bên đối tác tiến hành chuẩn bị các chứng từ
Bước 4 Nhà nhập khẩu nhận được thông báo khi hàng đến
Trước khi tàu cập cảng, bạn sẽ nhận được thông báo hàng đến từ hãng tàu hoặc đại lý ít nhất 1 ngày Để tiến hành lấy lệnh giao hàng (D/O), bạn cần chuẩn bị các giấy tờ cần thiết như Giấy giới thiệu, Bill gốc và Giấy ủy quyền (nếu có yêu cầu).
Bước 5 Đăng ký các chứng nhận liên quan đến lô hàng
Tùy thuộc vào loại hàng hóa và mã HS code, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định của Nhà nước để thực hiện thủ tục đăng ký và nhận các chứng nhận liên quan.
Bước 6 trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển là khai báo hải quan, một bước quan trọng yêu cầu chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ như hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (nếu có), giấy phép nhập khẩu (nếu có) và các chứng từ liên quan khác Sau khi hoàn tất, tiến hành lên tờ khai hải quan, hiện nay có thể thực hiện khai báo qua mạng thông qua hệ thống khai báo hải quan điện tử, yêu cầu các giấy tờ tương tự như sales contract, commercial invoice, packing list, bill of lading, C/O, hóa đơn cước (nếu có) và các chứng từ liên quan khác.
Ngoài những chứng từ trên, cần lưu ý đến chữ ký số để đăng nhập và truyền tờ khai trên phần mềm khai hải quan điện tử
Bước 7 trong quy trình hải quan là mở và thông quan tờ khai Đầu tiên, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục hải quan tại cảng và chuẩn bị các giấy tờ cần thiết như Giấy giới thiệu, Tờ khai phân luồng, Invoice, Packing list, Bill of lading, cùng các chứng từ khác như C/O, hóa đơn cước và giấy phép nhập khẩu Sau khi hoàn tất việc nộp thuế và tờ khai được thông quan, doanh nghiệp cần in mã vạch Mã vạch và tờ khai đã thông quan phải được nộp cho hải quan giám sát ít nhất 2 bộ Hải quan sẽ đóng dấu lên mã vạch và trả lại cho doanh nghiệp 1 bộ, trong khi 1 bộ sẽ được giữ lại bởi hải quan.
Bước 8 Điều kho vận chuyển hàng hóa về kho
Sau khi hoàn tất việc thanh lý tờ khai, bạn cần đến phòng thương vụ của cảng và mang theo D/O để thực hiện việc đóng phí Tiếp theo, hãy giao cho tài xế các chứng từ cần thiết như phiếu EIR và D/O, để tài xế có thể trình cho hải quan giám sát cổng, cho phép xe rời khỏi cảng và chờ hàng về kho.
Bước 9 Rút hàng và trả vỏ container rỗng
Khi xe chở hàng về đến kho, cần kiểm tra các giấy tờ liên quan như seal và tình trạng của container hoặc xe chở hàng Sau khi hoàn tất việc rút hàng, tài xế sẽ trả container về cảng hoặc ICD.
Bước 10 Lưu trữ hồ sơ và chứng từ
Tất cả các chứng từ và giấy tờ liên quan đến quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển cần được lưu trữ cẩn thận để có thể đối chiếu khi có phát sinh hoặc khiếu nại Những chứng từ quan trọng cần được giữ lại bao gồm:
• Hồ sơ hải quan, hồ sơ khai bổ sung, hồ sơ đăng ký danh mục hàng hóa miễn thuế, hồ sơ báo cáo sử dụng hàng hóa miễn thuế
• Hồ sơ xét miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế, không thu thuế
• Hồ sơ đề nghị xử lý tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa
• Chứng từ vận tải, phiếu đống gói, tài liệu kỹ thuật
• Sổ sách, chứng từ kế toán
Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển bao gồm các bước cơ bản cần thiết Chi phí vận chuyển và trách nhiệm đối với hàng hóa có thể thay đổi tùy theo thỏa thuận giữa bên bán và bên mua Do đó, các thương nhân cần linh hoạt áp dụng quy trình này cho từng tình huống cụ thể.
2.2.2 Nội dung về quản trị rủi ro
Hoạt động nhận dạng rủi ro là quá trình theo dõi và nghiên cứu môi trường xung quanh doanh nghiệp, bao gồm cả yếu tố vi mô và vĩ mô Mục tiêu là thống kê tất cả các rủi ro, không chỉ những rủi ro hiện tại mà còn cả những rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra trong tương lai.
Có hai phương pháp chính để phát hiện rủi ro: một là dựa trên các rủi ro đã xảy ra trong quá khứ và hai là áp dụng phương pháp hệ thống an toàn.
Phương pháp xác định rủi ro dựa trên kinh nghiệm quá khứ là một cách tiếp cận hữu ích cho doanh nghiệp Tuy nhiên, chỉ dựa vào những rủi ro đã xảy ra trước đây là không đủ, vì còn nhiều rủi ro mà doanh nghiệp chưa từng gặp phải Do đó, cần kết hợp các phương pháp khác để dự đoán và quản lý những rủi ro tiềm ẩn trong tương lai.
Phương pháp hệ thống an toàn, được phát triển bởi các nhà khoa học trong chương trình vũ trụ của Mỹ, sử dụng các mô hình mô phỏng rủi ro phức tạp và cần công cụ máy tính hiện đại Đối với các doanh nghiệp lớn như tập đoàn đa quốc gia, phương pháp này là thiết yếu để phát hiện rủi ro tiềm tàng Để hỗ trợ việc này, nhà quản trị thường áp dụng các công cụ như bảng câu hỏi phân tích rủi ro, danh mục các nguy cơ và danh mục các rủi ro được bảo hiểm.
Tổng quan về công ty
Tên tiếng Việt: CÔNG TY TNHH EXTRANS VIỆT NAM
Tên tiếng Anh: EXTRANS VIETNAM COMPANY LIMITED
Trụ sở: Phòng 1603, tầng 16, Tòa nhà Discovery, 302 Cầu Giấy, Phường Dịch Vọng, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
3.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Công ty Extrans Việt Nam, thành lập từ năm 2014, đã trở thành một trong những nhà cung cấp dịch vụ logistics hàng đầu tại Việt Nam với các cơ sở hoạt động tại Hà Nội, Hải Phòng và Hồ Chí Minh Extrans tự hào cung cấp đa dạng dịch vụ như giao nhận hàng hóa, khai thuê hải quan, kiểm đếm hàng hóa, đóng gói vận tải, môi giới và thuê tàu biển, cùng với vận tải hàng hóa bằng ô tô, xe container và tàu, cũng như dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hóa.
Sau hơn 8 năm phát triển bền vững, Extrans Việt Nam đã khẳng định thương hiệu trong lĩnh vực dịch vụ hàng hải và logistics Được xây dựng theo mô hình logistics hiện đại, Extrans đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối và thúc đẩy kinh tế Với tri thức, sáng tạo và nhiệt huyết của đội ngũ trẻ, cùng kinh nghiệm chuyên môn, chúng tôi cam kết đồng hành và hỗ trợ mọi nhu cầu về logistics, mang lại giá trị gia tăng và lợi ích thực sự cho khách hàng.
3.1.3 Cơ cấu tổ chức và nguồn lực công ty
Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Extrans Việt Nam
(Nguồn: Phòng nhân sự) 3.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban
Người đại diện công ty đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành mọi hoạt động, bao gồm hoạch định chiến lược phát triển, ban hành quy chế quản lý nội bộ, và tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh cũng như phương án đầu tư của công ty.
Người thực hiện nhiệm vụ ủy quyền khi giám đốc vắng mặt có trách nhiệm quản lý công việc được giao và báo cáo trực tiếp cho giám đốc Họ cũng đại diện cho công đoàn, đảm bảo quyền lợi cho nhân viên công ty và hỗ trợ bộ phận hành chính nhân sự trong quy trình tuyển dụng.
Phòng kinh doanh và marketing là bộ phận chủ chốt của công ty, đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút khách hàng và tạo ra việc làm cho toàn bộ tổ chức Đội kinh doanh xuất nhập khẩu và nội địa chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng trong nước và tư vấn sử dụng dịch vụ của Extrans Đội hỗ trợ kinh doanh sẽ tìm kiếm, kiểm tra và so sánh giá dịch vụ đầu vào từ các nhà cung ứng, hãng tàu, và hãng hàng không để hỗ trợ đội tư vấn Cuối cùng, bộ phận đối ngoại sẽ thực hiện các giao dịch với các đại lý nước ngoài.
Phòng chứng từ và dịch vụ khách hàng
Phòng kế toán và hành chính nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc xử lý các lô hàng và duy trì mối quan hệ tốt với cộng đồng logistics quốc tế.
+ Phòng chứng từ và dịch vụ khách hàng
Quản lý lưu trữ chứng từ và công văn, soạn thảo hồ sơ Hải quan, khai báo hải quan và xử lý công văn là nhiệm vụ quan trọng giúp bộ phận giao nhận hoàn thành công việc hiệu quả Theo dõi quá trình làm hàng và liên lạc với khách hàng để cung cấp thông tin cần thiết về lô hàng là điều cần thiết Ngoài ra, việc theo dõi booking hàng hóa, thông báo lịch trình tàu đến và đi cho khách hàng, cũng như phát hành vận đơn và lệnh giao hàng là trách nhiệm chính của bộ phận này.
Bộ phận hiện trường sẽ thực hiện các công tác tại cơ quan hải quan để đảm bảo thông quan hàng hóa và giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh Bộ phận vận chuyển nội địa đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn và nguyên vẹn đến tay khách hàng Đồng thời, bộ phận IT hỗ trợ tất cả các hoạt động của công ty liên quan đến hệ thống mạng, phần mềm và email.
+ Phòng kế toán & hành chính nhân sự
Bộ phận kế toán đảm nhận việc thu chi của công ty, hạch toán các nghiệp vụ phát sinh một cách đầy đủ và chính xác Họ cũng có trách nhiệm báo cáo số liệu định kỳ và chi tạm ứng cho nhân viên giao nhận khi hoàn thành công việc Cuối cùng, kế toán sẽ giao bộ hồ sơ chứng từ đầy đủ cho khách hàng khi quyết toán.
Bộ phận hành chính nhân sự thực hiện các kế hoạch tuyển dụng để đáp ứng nhu cầu nhân lực cho các bộ phận và nâng cao hình ảnh công ty qua hoạt động truyền thông nội bộ Đồng thời, họ đề xuất các ý tưởng sáng tạo với cấp trên nhằm cải thiện và nâng cao chất lượng công việc của bộ phận.
Công ty TNHH Extrans Việt Nam xây dựng chế độ lao động và tiền lương theo quy chế của công ty và đúng với luật pháp của Nhà nước
Bảng 1.1: Cơ cấu lao động của doanh nghiệp giai đoạn 2021 – 2022
Số lƣợng (Người) Tỷ lệ (%) Số lượng
2 Phân bổ theo giới tính
3 Phân bổ theo tuổi tác
4 Phân bổ theo phòng ban
Phòng kế toán & hành chính nhân sự
Phòng chứng từ & dịch vụ khách hàng
5 Theo trình độ lao động
Lao động có trình độ trên Đại học 3 8 4 8
Lao động có trình độ Cao đẳng - Đại học
(Nguồn: Bộ phận Nhân sự - Công ty TNHH Extrans Việt Nam)
Công ty hiện có tỷ lệ lao động nữ cao hơn nam giới, với tỷ lệ lao động nữ tăng từ 74% lên 81% trong giai đoạn 2021 - 2022 Đối tượng lao động chủ yếu là người trẻ, với tỷ lệ lao động dưới 30 tuổi chiếm tỷ trọng lớn, chủ yếu làm việc tại phòng kinh doanh và phòng chứng từ Điều này giúp nhân viên có khả năng làm việc với tần suất và hiệu quả cao, dù áp lực công việc lớn, phù hợp với môi trường doanh nghiệp năng động.
Phòng Kinh doanh & Marketing tại Extrans Việt Nam chiếm tỷ lệ lớn nhất, với 38% nhân viên vào năm 2021 và tăng lên 40% vào năm 2022, tương đương 21 nhân viên, nhờ vào việc mở rộng kinh doanh Công ty cũng có các bộ phận hỗ trợ như Kế toán, HCNS và Chứng từ Đội ngũ nhân viên tại Extrans Việt Nam chủ yếu có trình độ Đại Học, chiếm 79% tổng số nhân viên, tạo điều kiện thuận lợi cho việc nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh Trình độ ngoại ngữ của nhân viên đồng đều, giúp họ giao tiếp và đọc hiểu văn bản, là một lợi thế trong giao dịch với khách hàng nước ngoài.
3.1.3.4 Cơ sở vật chất kỹ thuật
Extrans Việt Nam, một công ty cung cấp dịch vụ logistics, hiện đang sở hữu hệ thống cơ sở vật chất hiện đại và công nghệ thông tin hoàn chỉnh, giúp nâng cao hiệu quả trong quản lý và vận chuyển hàng hóa.
Tại Việt Nam, công ty có 3 cơ sở đó là: Cơ sở ở thành phố Hồ Chí Minh, cơ sở
Hà Nội và cơ sở Hải Phòng đều được trang bị đầy đủ máy tính, máy in và các thiết bị cần thiết như máy điều hòa và hệ thống báo cháy Điều này không chỉ đáp ứng yêu cầu công việc mà còn đảm bảo an toàn và sức khỏe cho tất cả nhân viên.
Công ty TNHH Extrans Việt Nam đã nâng cao năng lực cạnh tranh bằng cách ứng dụng phần mềm quản trị logistic FMS tiên tiến Phần mềm này hỗ trợ giao nhận hàng nhập nguyên Cont FCL, hàng lẻ, và xử lý các nghiệp vụ vận tải nhập xuất, đồng thời theo dõi lịch trình di chuyển và báo cáo lãi lỗ chi phí Việc ứng dụng FMS giúp bộ phận kế toán phát hành hóa đơn, báo cáo tài chính và phân tích dữ liệu kế toán quản trị, thể hiện sự đón đầu xu hướng công nghiệp 4.0 Nhờ đó, công ty tiết kiệm thời gian và chi phí, tăng năng suất và hiệu quả kinh doanh, hạn chế sai sót, đồng thời nâng cao uy tín và khẳng định thương hiệu trên thị trường quốc tế.
Bảng 1.2: Bảng cơ cấu nguồn vốn của Công ty TNHH Extrans Việt Nam Đơn vị tính: Đồng
Tổng vốn chủ sở hữu
(Nguồn: Báo cáo bộ phận Kế toán - Công ty TNHH Extrans Việt Nam cơ sở Hà Nội)
Tổng quan về hoạt động kinh doanh của công ty
3.2.1 Tổng kết hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2020-2022
Bảng 2.1: Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Extrans Việt Nam giai đoạn 2020-2022 Đơn vị tính: Đồng
STT Chỉ tiêu Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
Tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 11,400,316,921 12,377,357,955 15,535,267,835
Thuế thu nhập doanh nghiệp 2,129,429,488 2,375,057,620 2,741,233,686
Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp
(Nguồn: Bộ phận Kế toán - Công ty TNHH Extrans Việt Nam)
Bảng kết quả trên có thể thấy doanh thu lợi nhuận của công ty giai đoạn 2020 -
Năm 2022, Extrans Việt Nam tại Hà Nội ghi nhận sự tăng trưởng ấn tượng với lợi nhuận sau thuế đạt 12,794,034,149 đồng, tăng 7,9% so với năm 2021 Trong năm 2021, công ty đã đạt lợi nhuận sau thuế 10,002,300,335 đồng, tăng 7,8% so với năm 2020 Sự phát triển liên tục này cho thấy tiềm năng và hiệu quả hoạt động của Extrans trong bối cảnh kinh tế hiện tại.
Năm 2021, Covid-19 đã tác động lớn đến hoạt động kinh doanh của Extrans Việt Nam, khiến doanh thu phát triển chậm Công ty cung cấp dịch vụ cước biển chủ yếu với các hãng tàu từ Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản như ONE và HMM, nhưng các hãng tàu này đã giảm tần suất tàu nối trên tất cả các tuyến, ảnh hưởng đến lịch xuất hàng và chất lượng dịch vụ Hơn nữa, hàng nhập khẩu về Việt Nam cũng giảm mạnh do kiểm dịch gắt gao.
Tuy nhiên khi tình hình dịch được kiểm soát, công ty đã dần đi vào hoạt động bình thường, năm 2022, lợi nhuận doanh nghiệp tăng trưởng mạnh mẽ
3.2.1.2 Hoạt động kinh doanh chính của công ty
Công ty TNHH Extrans Việt Nam tại Hà Nội hoạt động đa dạng trong nhiều lĩnh vực khác nhau Dưới đây là số liệu mô tả rõ ràng vị trí của từng loại dịch vụ trong cơ cấu dịch vụ của công ty.
Bảng 2.2: Doanh thu và cơ cấu các dịch vụ của công ty TNHH Extrans Việt Nam giai đoạn 2020 – 2022
Dịch vụ vận chuyển đường biển
Dịch vụ vận chuyển đường hàng không
Dịch vụ thủ tục hải quan
(Nguồn: Bộ phận Kế toán - Công ty TNHH Extrans Việt Nam)
Công ty TNHH Extrans Việt Nam cung cấp đa dạng dịch vụ trong lĩnh vực Logistic, với ba dịch vụ chính mang lại doanh thu chủ yếu: vận chuyển hàng không, vận chuyển đường biển và thủ tục hải quan Mặc dù ba dịch vụ này đóng góp lớn vào doanh thu, nhưng tỷ lệ đóng góp của từng loại dịch vụ có sự khác biệt rõ rệt Vào năm 2020, trong giai đoạn đầu phát triển, công ty đã tập trung vào dịch vụ vận tải đường biển, điều này được lý giải bởi lợi thế lớn của ban giám đốc tại thời điểm đó, dẫn đến dịch vụ này chiếm tới 44,8% trong cơ cấu doanh thu.
Với sự mở rộng của công ty và sự thay đổi trong định hướng kinh doanh để thích ứng với môi trường bên ngoài, ban lãnh đạo đã quyết định tăng cường dịch vụ vận tải đường hàng không Kết quả là doanh thu từ dịch vụ này đã tăng dần qua các năm, từ tỷ trọng 32,6% vào năm 2020 lên 33,1% vào năm 2022.
Doanh thu vận tải đường biển chiếm tỷ trọng cao nhất, đạt 45,5% vào năm 2022, đứng đầu trong bảng doanh thu Nguyên nhân một phần là do cước vận chuyển đường biển cao hơn và có sự biến động mạnh mẽ hơn so với cước vận chuyển đường hàng không trong bối cảnh đại dịch.
Dịch vụ thủ tục hải quan đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển ổn định của các công ty Logistics, mặc dù không mang lại doanh thu hay lợi nhuận cao Để duy trì nguồn thu ổn định, các công ty luôn chú trọng đến việc phát triển và thu hút khách hàng cho dịch vụ này, đồng thời liên tục cập nhật và điều chỉnh các hoạt động để thích ứng với môi trường bên ngoài.
3.2.1.3 Thị trường và đối tác chính của công ty
Extrans Việt Nam chủ yếu hợp tác với các đối tác forwarder toàn cầu, tập trung vào thị trường châu Á như Trung Quốc, Nhật Bản và Hàn Quốc, nơi có tỷ trọng giao dịch lớn Công ty cũng đang phát triển kế hoạch để mở rộng sang các thị trường xa hơn tại châu Âu và châu Mỹ.
Bảng 2.3: Cơ cấu thị trường giao dịch trong giai đoạn 2020-2022
Thị trường Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
(Nguồn: Phòng kinh doanh - Công ty TNHH Extrans Việt Nam)
Theo bảng số liệu, Extrans Việt Nam chủ yếu hợp tác với các đối tác từ thị trường châu Á, với tỷ lệ giao dịch đạt 69,67% vào năm 2020 và tăng lên 72,02% vào năm sau.
Mặc dù châu Mỹ và châu Âu là hai thị trường tiềm năng với nhu cầu xuất – nhập khẩu lớn từ Việt Nam, nhưng lượt giao dịch của các công ty với hai thị trường này vẫn còn thấp Cụ thể, năm 2020, thị trường châu Mỹ chỉ chiếm 19,38% tổng giao dịch toàn cầu, và đến năm 2022, tỷ lệ này tăng lên 21,96%, tương ứng với mức tăng 1,81% so với năm trước.
2020 và tăng 2,58% so với năm 2020)
Nguyên nhân dẫn đến thực trạng giá cước vận tải cao đến hai thị trường này là do chi phí vận tải đường biển và hàng không lớn, cùng với việc doanh nghiệp còn non trẻ và thiếu hợp đồng trực tiếp với hãng tàu, khiến họ không thể cạnh tranh về giá Hơn nữa, đây là hai thị trường khó tính, với quy trình khai hải quan và hỗ trợ khách hàng gặp nhiều trở ngại, đồng thời số lượng khách hàng quen thuộc cũng rất hạn chế.
Bảng 2.4: Cơ cấu đối tác giao dịch trong giai đoạn 2020-2022
STT Đối tác Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
(Nguồn: Phòng kinh doanh - Công ty TNHH Extrans Việt Nam)
Extrans Việt Nam hợp tác với các đại lý forwarder quốc tế, trong đó hai đối tác lớn là Samsung và BKE&T, đóng góp hơn 20% tổng doanh thu của công ty trong giai đoạn 2020 – 2022.
3.2.2 Tình hình hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Extrans Việt Nam trong giai đoạn 2020-2022
Extrans Việt Nam là một trong những công ty trẻ đầy triển vọng, đang tích cực phát triển dịch vụ giao nhận đường biển và mở rộng thị trường.
Bull Lines chủ yếu hợp tác với các đối tác forwarder toàn cầu, tập trung vào thị trường châu Á như Trung Quốc, Nhật Bản và Hàn Quốc Giao dịch với các quốc gia này luôn chiếm tỷ lệ lớn trong tổng khối lượng giao dịch của công ty.
Ngoài ra, công ty đang xây dựng kế hoạch để khai thác các thị trường ở xa như châu Âu và châu Mỹ
Trong lĩnh vực vận tải đường biển, Bull Lines hợp tác với các đối tác quan trọng như Arabian Horses Shipping Express và V-Logic Limited (Hong Kong) Những công ty này thường là những forwarder quen thuộc của các nhà sản xuất địa phương Mỗi giao dịch, Bull Lines vận chuyển từ 10 đến 12 TEUs với đa dạng mặt hàng và áp dụng chính sách giá riêng biệt cho từng đối tác.
Quy trình thực hiện nhận hàng nhập khẩu đường biển tại Công ty TNHH
Sơ đồ 2: Quy trình nhận hàng NK bằng đường biển của Công ty TNHH Extrans
Bước 1: Nhận yêu cầu, báo giá và lên đơn hàng cho khách hàng
Nhân viên bộ phận kinh doanh cần tính toán các mức giá bán và báo lại cho khách hàng theo yêu cầu
Bước 2: Chuẩn bị chứng từ nhận hàng nhập khẩu
Bộ phận kinh doanh nhận pre-alert cùng các chứng từ khác từ khách hàng, sau đó chuyển lại cho bộ phận chứng từ
Liên hệ với người mua hàng để xác nhận thông tin về điều kiện giao hàng, thủ tục khai báo hải quan, thời gian giao hàng và các thông tin đặc biệt khác là rất quan trọng.
Khi có A/N của hãng tàu thì bộ phận chứng từ gửi lại cho khách hàng
Phối hợp với người mua để thực hiện kiểm nghiệm và giám định, đồng thời lập biên bản phù hợp Cung cấp D/O hoặc đại diện cho người mua để nhận hàng và vận chuyển đến địa chỉ của họ (nếu có yêu cầu).
Bước 4: Quyết toán chi phí
Bộ phận kinh doanh phối hợp cùng kế toán thanh toán chi phí với hãng tàu và các bên liên quan
Phân tích thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Extrans Việt Nam
3.4.1 Nhận dạng rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Extrans Việt Nam
Qua quá trình thực tập và khảo sát nhân viên tại Công ty TNHH Extrans Việt Nam, tôi đã phát hiện ra những rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty.
Rủi ro về chất lượng hàng hóa là một vấn đề nghiêm trọng, đặc biệt đối với những tuyến vận chuyển xa Thời gian giao hàng kéo dài có thể dẫn đến việc hàng hóa không giữ được chất lượng ban đầu, hoặc thậm chí bị thất lạc hoặc mất mát Những tình huống này không chỉ ảnh hưởng đến uy tín của công ty mà còn tác động tiêu cực đến tình hình tài chính của họ.
Rủi ro đối tác là một trong những thách thức lớn mà công ty phải đối mặt, đặc biệt khi khách hàng chủ yếu là các công ty giao nhận nước ngoài Tỷ lệ rủi ro khi ký kết hợp đồng với những đối tác này rất cao, do khả năng họ có thể làm giả giấy tờ, thiếu uy tín hoặc có nợ xấu với các công ty khác.
Rủi ro từ hãng tàu là một vấn đề thường gặp khi công ty thực hiện booking qua website hoặc nhân viên kinh doanh của hãng Nhiều lần, nhân viên công ty đã gặp phải sự cố như lỗi website, phát hành booking muộn hoặc không phát hành booking, dẫn đến tình trạng hết chỗ trống hoặc không kịp kế hoạch đóng hàng Những tình huống này không chỉ phát sinh nhiều chi phí mà còn yêu cầu đàm phán lại với khách hàng, gây mất thời gian cho cả hai bên.
Rủi ro liên quan đến vỏ container thường xảy ra khi sử dụng vỏ không đạt tiêu chuẩn, như vỏ cũ hoặc đã hư hỏng, dẫn đến hư hại hàng hóa bên trong và container Khi hàng đến cảng đích, hãng tàu sẽ thu phí sửa chữa container, và nhân viên công ty phải chịu toàn bộ chi phí này Ngoài ra, rủi ro về thời gian hạ bãi cũng là một vấn đề quan trọng; việc hạ bãi sớm có thể phát sinh chi phí lưu bãi, trong khi hạ bãi muộn có thể dẫn đến việc bị rớt tàu và hãng tàu không chấp nhận.
Rủi ro trong quá trình thanh toán vào thứ sáu thường liên quan đến việc sử dụng đồng USD, khiến công ty gặp khó khăn do biến động tỷ giá Hơn nữa, công ty đã từng đối mặt với tình huống đối tác giả mạo phiếu gửi tiền và thả hàng, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến tài chính khi phải bồi thường cho lô hàng.
Yếu tố khách quan (thời tiết, kỹ thuật,…)
Không có bộ phận QTRR Trình độ nhân viên kém Yếu tố khác
Rủi ro pháp lý trong xuất nhập khẩu là một thách thức lớn, vì mỗi quốc gia có yêu cầu riêng đối với hàng hóa nhập khẩu Do đó, các công ty có thể gặp khó khăn khi thâm nhập vào thị trường mới, dẫn đến việc hàng hóa không thể thông quan tại nước nhận.
Rủi ro trong khâu vận chuyển, xếp dỡ và bảo quản hàng hoá thường xảy ra với những lô hàng theo điều khoản Ex Works, nơi công ty chịu trách nhiệm vận chuyển và xếp dỡ Nhân viên công ty đã gặp phải các tình huống như hàng hoá bị đổ, xước sàn và thấm nước, dẫn đến thiệt hại cho hàng hoá.
3.4.2 Phân tích và đo lường rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Extrans Việt Nam
3.4.2.1 Phân tích rủi ro a Phân tích mối hiểm họa
Theo thống kê từ phiếu điều tra, phần lớn mối hiểm họa xuất phát từ các yếu tố khách quan như thiên tai, yếu tố kỹ thuật, tai nạn và bối cảnh xã hội, chiếm tới 52%.
Việc Extrans Việt Nam chưa thành lập bộ phận quản trị rủi ro riêng là một mối hiểm họa lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của công ty Theo khảo sát, 31% nhân viên đồng ý rằng điều này cần được chú trọng Là một công ty giao nhận vận tải quốc tế trẻ và đang trong quá trình hoàn thiện, Extrans vẫn thiếu đội ngũ chuyên trách về quản trị rủi ro, dẫn đến hiệu quả hoạt động chưa cao.
Trình độ nhân viên yếu là một mối nguy hiểm lớn, với 13% sự đồng ý từ các khảo sát Đặc biệt, 73% nhân viên trong công ty có độ tuổi từ 21 đến 30, cho thấy đội ngũ nhân viên còn rất trẻ Hơn nữa, công ty chưa chú trọng đến việc đào tạo định kỳ, dẫn đến việc nâng cao trình độ chuyên môn chưa được thực hiện Điều này tạo ra rủi ro cao trong quá trình sản xuất và vận hành.
Cuối cùng, 4% mối hiểm họa xảy ra do các yếu tố khác như gian lận trong quá trình khai hải quan Những nguyên nhân này góp phần làm tăng rủi ro trong hoạt động thương mại.
Nguyên nhân chính dẫn đến rủi ro về chất lượng hàng hóa là thời gian vận chuyển kéo dài, đặc biệt đối với các mặt hàng thực phẩm được vận chuyển trong container lạnh Rủi ro này có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng sản phẩm.
Thứ hai, nguyên nhân dẫn tới rủi ro về đối tác Điều này do nhân viên công ty không kiểm tra kỹ thông tin đối tác mà vội vàng ký hợp đồng
Thứ ba, nguyên nhân dẫn tới rủi ro từ hãng tàu Đây là yếu tố khách quan đòi hỏi nhân viên cần có những kỹ năng xử lý tình huống nhanh nhẹn
Đánh giá thực trạng về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đưởng biển của Công ty TNHH Extrans Việt Nam
Thứ nhất, công ty đã thống kê được các rủi ro đã và có thể xảy ra trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển để nhân viên dễ dàng trong việc giải quyết các tình huống rủi ro và giảm thiểu tổn thất cho công ty
Vào thứ hai, các nhân viên chủ chốt của công ty tham gia các khóa học nhằm nâng cao nghiệp vụ và cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề phát sinh.
Công ty đã ký kết nhiều hợp đồng trực tiếp với hãng tàu, giúp giảm thiểu rủi ro và bảo vệ quyền lợi một cách chặt chẽ hơn.
Công ty đang chủ động huy động nhiều nguồn vốn khác nhau nhằm chi trả cho rủi ro, củng cố quỹ dự phòng và xây dựng chiến lược phát triển nguồn tài trợ rủi ro bền vững.
Công ty thường xuyên đối mặt với tình trạng chồng chéo công việc, dẫn đến sự thiếu hiệu quả trong quy trình làm việc Đội ngũ nhân viên cần xây dựng các phương án hợp lý và khoa học để cải thiện quy trình và tăng cường hiệu suất làm việc.
Thứ hai, công ty vẫn còn chủ quan trong việc mua bảo hiểm cho các chuyến vận chuyển
Thứ ba, công ty chưa có bộ phận riêng biệt để nghiên cứu về quản trị rủi ro, các phương pháp kiểm soát rủi ro chủ yếu dựa trên kinh nghiệm đã từng gặp mà không có các phương án dự đoán rủi ro
Thứ nhất, do Công ty Extrans Việt Nam là một công ty trẻ, lực lượng lao động còn ít gây nên tình trạng chồng chéo trong quy trình hoạt động
Thứ hai, do công ty chưa thực sự quan tâm và đầu tư đúng mực vào bộ phận quản trị rủi ro riêng
Mặc dù nhân viên đã tham gia các khóa học nâng cao nghiệp vụ, nhưng chỉ một số ít nhân viên chủ chốt như trưởng nhóm và trưởng phòng được tiếp cận, dẫn đến việc quản trị rủi ro chưa đạt hiệu quả cao.
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ RỦI RO
Định hướng phát triển quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Extrans Việt Nam 44 4.2 Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng
Ngành logistics tại Việt Nam hiện đang chứng kiến sự phát triển mạnh mẽ, thu hút nhiều doanh nghiệp cả trong và ngoài nước Để tồn tại và phát triển bền vững, các công ty cần xác định rõ ràng và cụ thể những định hướng chiến lược cho mình.
Thứ nhất, hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Các bộ phận kinh doanh, chứng từ, hiện trường và kế toán cần phối hợp thực hiện tốt các khâu trong quy trình từ khi báo giá đến khi thanh toán cho hãng tàu và các bên liên quan Các nhân viên cần đặc biệt lưu ý những rủi ro đã từng gặp phải trong lô hàng tương tự để có thể phòng tránh hoặc giảm thiểu rủi ro
Thứ hai, hướng tới mục tiêu toàn bộ nhân viên được đào tạo bài bản và nâng cao nghiệp vụ thường xuyên Để thực hiện tốt mục tiêu này, ban lãnh đạo công ty cần quan tâm và đầu tư để nhân viên được tiếp xúc với những hoạt động quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Hoạt động quản trị rủi ro cần được xem là chiến lược dài hạn và liên tục trong kinh doanh Công ty nên nhận thức rằng rủi ro và việc quản trị rủi ro là điều không thể tránh khỏi, từ đó có thể ứng phó một cách chủ động và linh hoạt.
Thứ tư, cần duy trì và phát triển quỹ tài trợ rủi ro để kịp thời ứng phó với các rủi ro phát sinh Đồng thời, việc lập kế hoạch và xác định mục đích sử dụng quỹ một cách hợp lý là rất quan trọng, nhằm tránh lãng phí tài chính và nguồn lực.
4.2 Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Extrans Việt Nam
4.2.1 Hoàn thiện và nâng cao năng lực nghiên cứu, nhận dạng và dự báo rủi ro
Thứ nhất, thay đổi nhận thức về quản trị rủi ro Xét về tổng thể, Công ty TNHH
Extrans Việt Nam đang tăng cường quản trị rủi ro, nhưng nhận thức của nhân viên về vấn đề này vẫn còn hạn chế.
Thứ hai, công ty cần tăng cường nhận diện nguy cơ và rủi ro nhập khẩu Các giải pháp như nhận diện thường xuyên, liên tục hơn nguy cơ và rủi ro nhập khẩu trong suốt quá trình thực hiện đơn hàng nhập khẩu, xem xét sử dụng thêm phương pháp nhận diện nguy cơ và rủi ro nhập khẩu dựa trên mô hình mô phỏng để có thể phát hiện toàn diện được các rủi ro
Thứ ba, công ty cần bố trí nhân sự phụ trách quản trị kinh doanh riêng Đây là đầu mối cho hoạt động kinh doanh của công ty
4.2.2 Hoàn thiện và nâng cao năng lực phân tích, đo lường rủi ro
Đầu tiên, cần xây dựng lưu đồ hoạt động của công ty để kiểm soát các quy trình và phân tích nhằm nhận diện các rủi ro tiềm ẩn, từ đó nâng cao hiệu quả của công tác dự báo rủi ro.
Thứ hai, công ty cần nâng cao chất lượng nhân sự trong phòng quản trị rủi ro
Công ty cần tuyển dụng các chuyên gia về quản trị rủi ro để xây dựng nền tảng vững chắc cho việc phân tích và đo lường rủi ro một cách nhanh chóng và chính xác.
Công ty cần liên tục cập nhật thông tin về thị trường, các biến động kinh tế và chính trị, cũng như khả năng cung ứng để phân tích chính xác nguyên nhân rủi ro và đưa ra các biện pháp ứng phó phù hợp.
Thứ tư, các lãnh đạo cần giám sát chặt chẽ quá trình thực hiện hợp đồng của các nhân viên phòng ban Các bộ phận cũng cần thường xuyên trao đổi với nhau về thông tin lô hàng, tránh tình trạng bỏ lỡ thông tin hoặc không hiểu ý nhau trong quá trình làm hàng
4.2.3 Hoàn thiện và nâng cao năng lực kiểm soát rủi ro
Công ty cần chú trọng nâng cao chất lượng trong việc soạn thảo hợp đồng, đảm bảo rằng các điều khoản ký kết với đối tác được trình bày rõ ràng và chi tiết Điều này sẽ giúp bảo vệ quyền lợi của công ty trong trường hợp xảy ra rủi ro.
Để đảm bảo quá trình giao nhận hàng hóa diễn ra suôn sẻ, công ty cần bố trí đủ nhân công và trang thiết bị phù hợp Nhân viên tham gia bốc dỡ hàng hóa nên có kiến thức chuyên môn về tính chất của hàng hóa, nhằm tránh các sự cố như xô vỡ, đổ, hay xước sàn container.
Đối với các lô hàng thuê bên thứ ba, công ty cần nghiên cứu kỹ lưỡng các đơn vị cung cấp dịch vụ, đảm bảo có đầy đủ thông tin giấy phép và mức độ uy tín trước khi ký hợp đồng Đồng thời, công ty nên yêu cầu bên thứ ba thường xuyên cập nhật lịch trình và quá trình di chuyển của phương tiện để chủ động ứng phó trong mọi tình huống.
4.2.4 Hoàn thiện và nâng cao năng lực tài trợ rủi ro
Công ty nên thiết lập quỹ tài trợ rủi ro để chủ động ứng phó và khắc phục kịp thời những tổn thất do rủi ro gây ra, đồng thời giảm thiểu tổn thất phát sinh trong thời gian chờ xử lý khiếu nại bảo hiểm.