CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH
3.1. Tổng quan về công ty
3.1.3. Cơ cấu tổ chức và nguồn lực công ty
Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Extrans Việt Nam
(Nguồn: Phòng nhân sự) 3.1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban
+ Giám Đốc
Là người trực tiếp đại diện công ty, điều hành mọi hoạt động của công ty như:
hoạch định chiến lược phát triển công ty, ban hành các quy chế quy định quản lý nội bộ. Đồng thời tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty.
+ Phó giám đốc
Là người thực hiện nhiệm vụ ủy quyền khi giám đốc vắng mặt. Chịu trách nhiệm trước giám đốc về phần việc được phân công, uỷ quyền, chịu trách nhiệm phía công đoàn, đưa ra các chính sách bảo vệ quyền lợi cho nhân viên công ty, hỗ trợ bộ phận hành chính nhân sự trong mảng tuyển dụng.
+ Phòng kinh doanh và marketing
Đây là bộ phận chính của công ty trong việc mang tới khách hàng, tạo việc làm cho toàn bộ công ty. Trong đó, các đội kinh doanh xuất nhập khẩu và nội địa phụ trách việc tìm kiếm khách hàng trong nước, tư vấn khách hàng sử dụng dịch vụ của Extrans. Tiếp đó đội hỗ trợ kinh doanh sẽ phụ trách việc tìm kiếm, kiểm tra, so sánh các giá dịch vụ đầu vào từ các nhà cung ứng, hãng tàu, hãng hàng không, để hỗ trợ cho đội tư vấn. Bộ phận đối ngoại sẽ phụ trách thực hiện giao dịch với các đại lý nước
Giám đốc
Phó giám đốc
Phòng kinh doanh và Marketing
Phòng chứng từ và dịch vụ khách hàng
Phòng hậu cần
Phòng kế toán và Hành chính
nhân sự
ngoài để xử lý các lô hàng cũng như giữ được mối quan hệ tốt đẹp với cộng đồng logistic quốc tế.
+ Phòng chứng từ và dịch vụ khách hàng
Quản lý lưu trữ chứng từ và các công văn, soạn thảo bộ hồ sơ Hải quan, thực hiện khai báo hải quan, xử lý các công văn cần thiết giúp cho bộ phận giao nhận hoàn thành tốt công việc được giao. Theo dõi quá trình làm hàng, liên lạc tiếp xúc với khách hàng để thông báo những thông tin cần thiết cho lô hàng. Theo dõi booking hàng hóa, thông báo tàu đến, tàu đi cho khách hàng, chịu trách nhiệm phát hành vận đơn, lệnh giao hàng.
+ Phòng hậu cần
Bộ phận hiện trường sẽ trực tiếp thực hiện các công tác tại các cơ quan hải quan để đảm bảo thông quan hàng hóa, giải quyết các vấn đề phát sinh kịp thời và nhanh gọn. Bộ phận vận chuyển nội địa chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa tới tay khách hàng an toàn, nguyên vẹn. Trong khi đó bộ phận IT sẽ hỗ trợ tất cả các hoạt động của công ty liên quan đến hệ thống mạng lưới máy vi tính, phần mềm, email.
+ Phòng kế toán & hành chính nhân sự
Bộ phận kế toán phụ trách công việc thu chi của công ty, hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kế toán phát sinh, báo cáo các số liệu chính xác định kỳ, chi tạm ứng cho nhân viên giao nhận hoàn thành công tác, giao đầy đủ bộ hồ sơ chứng từ cho khách hàng khi quyết toán.
Bộ phận hành chính nhân sự lập và triển khai các kế hoạch tuyển dụng nhằm đáp ứng yêu cầu nhân lực của các bộ cũng như các hoạt động truyền thông nội bộ, nâng cao hình ảnh của công ty trong mắt nhân viên. Đề xuất với cấp trên trực tiếp về mọi ý tưởng sáng tạo nhằm cải thiện và nâng cao chất lượng công việc của bộ phận.
3.1.3.3. Nhân lực công ty
Công ty TNHH Extrans Việt Nam xây dựng chế độ lao động và tiền lương theo quy chế của công ty và đúng với luật pháp của Nhà nước.
Bảng 1.1: Cơ cấu lao động của doanh nghiệp giai đoạn 2021 – 2022
Chỉ tiêu
Năm 2021 Năm 2022
Số lƣợng
(Người) Tỷ lệ (%) Số lượng (Người)
Tỷ lệ (%)
1. Tổng số lao động 39 100 52 100
2. Phân bổ theo giới tính
Nam 10 26 10 19
Nữ 29 74 42 81
3. Phân bổ theo tuổi tác
21 - 30 27 69 38 73
Trên 30 12 31 14 27
4. Phân bổ theo phòng ban
Ban Giám đốc 2 5 2 4
Phòng kế toán & hành chính nhân sự
4 10 4 8
Phòng kinh doanh & Marketing 15 38 21 40
Phòng chứng từ & dịch vụ khách hàng
8 21 11 21
Phòng hậu cần 10 26 14 27
5. Theo trình độ lao động
Lao động có trình độ trên Đại học 3 8 4 8
Lao động có trình độ Cao đẳng - Đại học
30 77 41 79
Lao động phổ thông 6 15 7 13
(Nguồn: Bộ phận Nhân sự - Công ty TNHH Extrans Việt Nam)
Theo giới tính, công ty sử dụng lao động nữ nhiều hơn lao động nam. Tỷ lệ lao động nữ tăng từ 74% lên 81% từ năm 2021 - 2022. Công ty chủ yếu sử dụng lao động trẻ tỷ lệ lao động dưới 30 tuổi chiếm tỷ trọng lớn, chủ yếu phân bổ cho phòng kinh doanh và phòng chứng từ. Do đó đa số nhân viên trong công ty có thể làm việc với tần suất cao, hiệu quả cao và áp lực công việc lớn, thích hợp cho một doanh nghiệp năng động.
Theo phòng ban, phòng kinh doanh & Marketing chiếm tỷ lệ lớn nhất với 38%
tương đương 15 nhân viên trong năm 2021, và tăng lên do mở rộng kinh doanh vào năm 2022 với 21 nhân viên kinh doanh tương đương 40%. Điều này phù hợp với một công ty kinh doanh dịch vụ vận tải như Extrans Việt Nam. Ngoài ra còn các bộ phận khác như Kế toán, HCNS, Chứng từ được thiết lập để hỗ trợ cho phòng Kinh doanh Extrans Việt Nam có được đội ngũ nhân viên có trình độ học vấn khá cao, đa số là trình độ Đại Học, chiếm 79% số nhân viên toàn công ty. Nguồn nhân lực có trình độ cao là điều kiện rất thuận lợi để phát triển, hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Trình độ ngoại ngữ của nhân viên khá đồng đều và hầu hết có thể giao tiếp, đọc hiểu văn bản, là lợi thế trong hoạt động giao dịch với khách hàng nước ngoài.
3.1.3.4. Cơ sở vật chất kỹ thuật
Là một công ty cung cấp dịch vụ logistics, hiện nay Extrans Việt Nam đang sở hữu một hệ thống cơ sở vật chất khá hiện đại, hệ thống công nghệ thông tin khá hoàn chỉnh.
Tại Việt Nam, công ty có 3 cơ sở đó là: Cơ sở ở thành phố Hồ Chí Minh, cơ sở Hà Nội và cơ sở Hải Phòng. Cả ba cơ sở đều được trang bị đầy đủ máy tính, máy in và các trang thiết bị cần thiết như máy điều hòa, hệ thống báo cháy cho toàn công ty, đáp ứng yêu cầu công việc và đảm bảo an toàn và sức khỏe cho tất cả các nhân viên.
Bên cạnh cơ sở vật chất phần cứng, công ty TNHH Extrans Việt Nam đã nâng cao năng lực cạnh tranh của mình bằng việc sử dụng một trong những phần mềm quản trị logistic tiên tiến, hiện đại nhất – phần mềm FMS. Phần mềm này có chức năng chính là: Giao nhận hàng nhập nguyên Cont FCL, hàng lẻ, Consolidator, AIR, xử lý các nghiệp vụ liên quan đến vận tải nhập xuất, theo dõi, quản lý lịch trình di chuyển. Báo cáo lãi lỗ chi phí, Giúp bộ phận kế toán phát hành hóa đơn, báo cáo tài chính, khấu hao TSC. Phân tích dữ liệu kế toán quản trị. Việc sử dụng phần mềm
cho thấy công ty đón đầu xu hướng nền công nghiệp 4.0, ứng dụng công nghệ kỹ thuật vào việc quản trị kinh doanh. Công ty đã tiết kiệm được thời gian, chi phí, tăng năng suất, hiệu quả kinh doanh, hạn chế sai sót và đặc biệt là tăng được mức độ uy tín, khẳng định thương hiệu trước khách hàng và bạn bè quốc tế.
3.1.3.5. Tài chính đơn vị
Bảng 1.2: Bảng cơ cấu nguồn vốn của Công ty TNHH Extrans Việt Nam Đơn vị tính: Đồng
Năm 2020 2021 2022
Tổng vốn chủ sở hữu
20,441,796,312 79% 20,970,641,115 78% 23,674,012,532 79%
Tổng nợ 5,320,089,863 21% 5,841,201,809 22% 6,515,245,281 21%
Tổng nguồn vốn
25,761,886,175 100% 26,811,842,924 100% 30,189,257,813 100%
(Nguồn: Báo cáo bộ phận Kế toán - Công ty TNHH Extrans Việt Nam cơ sở Hà Nội) Qua bảng trên ta thấy, nguồn vốn chủ sở hữu công ty chiếm phần lớn so với tổng nguồn vốn của công ty. Năm 2020 là 20,441,796,312 đồng (chiếm 79%) đến năm 2021 giảm xuống là 20,970,641,115 đồng ( chiếm 78%) và vốn chủ sở hữu là 23,674,012,532 đồng (chiếm 79%) năm 2022. Cơ cấu nguồn vốn của doanh nghiệp đang có sự thay đổi nhưng không lớn trong ba năm gần đây.