CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH
2.2. Một số lý thuyết về vấn đề nghiên cứu
2.2.3. Nội dung hoạt động quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
2.2.3.1. Nhận dạng rủi ro
Nhận dạng rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là quá trình nhận biết các nguy cơ rủi ro tiềm năng đối với tài sản, trách nhiệm pháp lý và nguồn nhân lực công ty, từ đó có thể chủ động xây dựng kế hoạch kiểm soát và tài trợ rủi ro thích hợp. Các nhà quản trị cần xác định những yếu tố quan trọng trong quá trình nhận dạng rủi ro, bao gồm: nguồn gốc rủi ro, đối tượng rủi ro và tổn thất rủi ro để có thể phân tích và đo lường chính xác.
Đối với hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, rủi ro luôn tiềm ẩn trong quy trình của công ty.
Các bước trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Nhận dạng rủi ro
Bước 1: “Đặt lịch tàu, kiểm tra và xác nhận booking”
Rủi ro từ hãng tàu: Hãng tàu ra booking sai, chậm hoặc không có booking. Đối với những hãng tàu lấy booking trên hệ thống, doanh nghiệp thường gặp tình trạng như lỗi trang web, thao tác sai,…
Bước 2: “Theo dõi tiến trình đóng hàng và thông tin cập nhật từ nhà xuất khẩu”
Rủi ro từ nhà xuất khẩu: Theo dõi tiến trình đóng hàng không cẩn thận, nếu hãng lỗi hoặc thiếu sẽ không cập nhật thông báo kịp thời cho bên nhà nhập nhẩu,....
Rủi ro từ nhà nhập khẩu: Không theo dõi sát sao nếu bên nhà xuất khẩu thông báo thì không xử lý kịp thời .
Bước 3: “Kiểm tra xác nhận chứng từ, hồ sơ liên quan đến lô hàng”
Rủi ro từ nhà xuất khẩu: Kiểm tra chưa cẩn thận, thiếu chứng từ hoặc sai sót hồ sơ liên quan đến lô hàng dẫn đến hàng hóa bị kiểm hóa, không thông quan được,…
Rủi ro về giao nhận chứng từ: Nếu doanh nghiệp gửi SI và VGM muộn hơn so với thời gian hãng tàu quy định thì hàng hóa có nguy cơ không được khởi hành theo đúng ngày dự kiến tàu chạy. Hoặc sai thông tin vận đơn như sai thông tin người nhận và người gửi, sai thông tin hàng hóa,…
Bước 4: “Nhà nhập khẩu nhận được thông báo khi hàng đến”
Rủi ro từ nhà nhập khẩu: Không theo dõi sát sao, nếu không chuẩn bị kịp thời thì mất rất nhiều thời gian và chi phí,...
Bước 5: “Ký kết các chứng nhận liên quan đến lô hàng”
Rủi ro từ nội dung ký kết: Không kiểm tra cẩn thận có thể gây sai sót, nhầm lẫn nội dung giấy chứng nhận.
Rủi ro từ nhà nhập khẩu: Đăng ký các giấy chứng nhận liên quan đến lô hàng, các chứng từ sai hoặc không khớp với nhau,...
Bước 6: “Khai báo hải quan hàng nhập”
Rủi ro về quá trình thông quan hàng hóa: Hàng hóa bị kiểm hóa, không thông quan được,…
Bước 7: “Mở và thông quan tờ khai, thanh lý tờ khai”
Rủi ro từ nhà nhập khẩu: Không theo dõi sát sao, gây thiếu sót tờ khai, giấy phép quan trọng, không kịp thời xử lý.
Bước 8: “Điều kho vận chuyển hàng hóa
Rủi ro từ nhà vận chuyển: Trong quá trình vận chuyển về kho, dễ gây thất
về kho” lạc hay mất hàng hóa, khó kiểm soát chặt chẽ.
Bước 9: “Rút hàng và trả vỏ container rỗng”
Rủi ro về vỏ container: Container sau khi đóng hàng có thể gặp tình trạng như móp, hỏng, xước sàn container,…. và phải chịu khoản phạt từ hãng tàu.
Rủi ro về thời gian hạ bãi: Mỗi hãng tàu sẽ quy định thời gian cắt máng đối với từng lô hàng, nếu hạ bãi muộn hơn thời gian hãng tàu thông báo thì lô hàng đó sẽ bị rớt tàu và chịu phí lưu kho, lưu bãi,...
Bước 10: “Lưu trữ hồ sơ và chứng từ”
Rủi ro từ nhà nhập khẩu: Hồ sơ và chứng từ bị ẩm mốc, dễ thất lạc hoặc rách. Tìm kiếm hồ sơ và chứng từ khó kiểm soát.
2.2.3.2. Phân tích và đo lường rủi ro
Nguyên nhân dẫn tới các rủi ro mà doanh nghiệp có thể gặp phải trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển như sau:
Đối với rủi ro từ hãng tàu: Đây là nguyên nhân khách quan từ hãng tàu, có thể do hãng tàu đã cập nhật chính sách mới, quy định mới về cách thức lấy booking mà doanh nghiệp chưa nắm bắt được thông tin. Hoặc do doanh nghiệp chưa có mối quan hệ thân thiết với hãng tàu nên mất khá nhiều thời gian trong quy trình xử lý.
Đối với rủi ro từ nhà nhập khẩu: Nguyên nhân là do doanh nghiệp không tìm hiểu kỹ về thông tin đối nhà xuất khẩu trong lĩnh vực kinh doanh, thâm niên hoạt động, tiềm lực tài chính, những hiệp hội, mạng lưới mà đối tác tham gia,…
Đối với rủi ro từ nội dung ký kết: Nguyên nhân có thể do các bên liên quan không kiểm tra, vội vàng, chủ quan dẫn đến những rủi ro không đáng có.
Rủi ro về giao nhận chứng từ: Nhân viên không kiểm tra kĩ các thông tin cần thiết.
Rủi ro về thông quan hàng hóa: Nguyên nhân do nhân viên không có kinh
nghiệm, chưa đủ chứng từ,…
Rủi ro từ nhà vận chuyển: Nguyên nhân là do nhà vận chuyển không theo dõi sát sao, bất cẩn dễ gây thất lạc hay mất hàng hóa, khó kiểm soát.
Đối với rủi ro về vỏ container: Nguyên nhân chủ quan từ bộ phận đi lấy container rỗng không kiểm tra trước khi lấy dẫn tới lấy sai vỏ, lấy phải vỏ bị lỗi và quá trình đóng hàng làm hỏng container
Đối với rủi ro về thời gian hạ bãi: Nguyên nhân đến từ quá trình sản xuất hàng hóa, đóng hàng không kịp thời gian cắt máng, hoặc do nguyên nhân thời tiết xấu không thể hạ bãi đúng thời hạn
Rủi ro về pháp lý: Điều này do doanh nghiệp chưa cập nhật kịp thời các chính sách hiện hành về hàng hóa nhập khẩu, các quy định liên quan tới thuế suất, hàng hóa bị cấm nhập khẩu hay các yêu cầu nhập khẩu đặc biệt tại nước của người nhận hàng,...
Đối với đo lường rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, doanh nghiệp có thể sử dụng thang đo dựa trên mức độ tổn thất và tần suất xuất hiện
Tần suất xuất hiện Mức độ tổn thất
Cao Thấp
Cao I II
Thấp III IV
Cụ thể như sau:
- Nhóm (I): Rủi ro nhiều, mức độ tổn thất nghiêm trọng cao, doanh nghiệp bắt buộc dành sự quan tâm lớn tới nhóm này
- Nhóm (II): Tần suất xuất hiện thấp nhưng mức độ tổn thất cao, doanh nghiệp cần quan tâm tới nhóm này nhưng mức độ thấp hơn nhóm (I)
- Nhóm (III): Tần suất xuất hiện cao, mức độ tổn thất thấp, đòi hỏi công ty có những biển pháp né tránh hoặc chuyển giao rủi ro để giảm thiểu tổn thất và chi phí
- Nhóm (IV): Đây là nhóm những rủi ro có tần suất xuất hiện và mức độ tổn thất đều ở mức thấp, doanh nghiệp có thể chấp nhận hoặc ít quan tâm những rủi ro trong nhóm này
2.2.3.3. Kiểm soát rủi ro
Kiểm soát rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu là hoạt động liên quan đến việc đưa ra những biện pháp, kỹ thuật, công cụ khác nhau nhằm phòng ngừa hoặc
giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty.
Sau khi nhận dạng và phân tích rủi ro, công ty có thể biết được nguồn gốc và mức độ tổn thất cũng như tần suất xuất hiện của rủi ro đó. Qua đó, công ty có những biện pháp quản trị rủi ro phù hợp, các biện pháp kiểm soát rủi ro có thể chia thành như sau:
Né tránh rủi ro: Công ty có thể chủ động né tránh hoặc loại bỏ nguyên nhân gây ra rủi ro bằng việc không ký kết các hợp đồng nếu phát hiện sự gian lận của đối tác, cập nhật tình hình thời tiết, xã hội,…
Giảm thiểu tổn thất: Công ty có thể sử dụng các biện pháp giảm tần suất và mức độ xảy ra của rủi ro như tận dụng các tài sản còn có thể sử dụng được, thương lượng với đối tác để chia sẻ thiệt hại,…
Chuyển giao rủi ro: Công ty có thể chuyển giao rủi ro đến những công ty, tổ chức khác bằng cách mua bảo hiểm cho hàng hoá
2.2.2.4. Tài trợ rủi ro
Tài trợ rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu là nội dung quản trị rủi ro nhằm mục đích chuẩn bị cho doanh nghiệp trước những tổn thất xảy ra. Tài trợ rủi ro bao gồm các hoạt động nhằm dự phòng nguồn tài chính cho các thiệt hại, một khi rủi ro xảy ra.
Ví dụ để tránh rủi ro giá cả biến động như giá xăng dầu tăng, tỷ giá tăng, doanh nghiệp sẽ phải kí hợp đồng dài hạn với giá cả cố định với hãng tàu. Với những hợp đồng có các điều khoản cố định như vậy, rủi ro sẽ được chia sẻ cho cả hai bên mua và bán.