CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH
3.4. Phân tích thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Extrans Việt Nam
3.4.1. Nhận dạng rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Extrans Việt Nam
Qua quá trình thực tập và khảo sát các nhân viên tại Công ty TNHH Extrans Việt Nam, em thu được kết quả những rủi ro xuất hiện trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty như sau:
Thứ nhất, rủi ro về chất lượng hàng hóa: Thông thường, đối với những tuyến ở xa, thời gian vận chuyển kéo dài khiến chất lượng hàng hóa không được đảm bảo như ban đầu hoặc xảy ra tình trạng thất lạc hoặc mất hàng. Điều này ảnh hưởng rất lớn tới uy tín cũng như tài chính của công ty.
Thứ hai, rủi ro về đối tác: Khách hàng của công ty đa số là những công ty giao nhận nước ngoài, do đó tỷ lệ rủi ro khi ký kết hợp đồng với những công ty này rất lớn khi họ có thể làm giả giấy tờ, không uy tín hoặc có dính nợ xấu với những công ty khác.
Thứ ba, rủi ro từ hãng tàu: Công ty thường lấy booking thông qua website của hãng tàu hoặc thông qua nhân viên kinh doanh của hãng tàu. Các nhân viên của công ty đã nhiều lần gặp phải trường hợp như website lỗi, nhân viên hãng tàu phát hành booking muộn hoặc không phát hành booking,… Điều này gây ra tình trạng như hết chỗ trống hoặc không kịp kế hoạch đóng hàng khiến phát sinh nhiều chi phí cũng như cần đàm phán lại với khách hàng gây mất thời gian.
Thứ tư, rủi ro về vỏ container: Rủi ro này thường gặp các tình trạng như lấy sai vỏ, lấy vỏ cũ, đã hư hỏng,… Việc sử dụng những container không đạt chuẩn để đóng hàng làm hư hỏng hàng hóa bên trong, hỏng container. Hãng tàu sẽ thu phí sửa chữa container khi hàng tới cảng đích, và nhân viên công ty phải chịu toàn bộ chi phí này.
Thứ năm, rủi ro về thời gian hạ bãi: Nhân viên công ty cũng đã gặp trường hợp như hạ bãi sớm khiến phát sinh chi phí lưu bãi hoặc bị rớt tàu khi hạ bãi quá muộn và hãng tàu không chấp nhận.
Thứ sáu, rủi ro về quá trình thanh toán: Đồng tiền thanh toán thường là USD, sự biến động tỷ giá khiến công ty gặp khó khăn khi thanh toán. Ngoài ra, công ty cũng đã gặp trường hợp đối tác làm giả phiếu gửi tiền và thả hàng, điều này ảnh hưởng cực kỳ lớn tới tài chính của công ty khi phải đền tiền lô hàng.
4%
13%
53%
31%
Yếu tố khách quan (thời tiết, kỹ thuật,…)
Không có bộ phận QTRR Trình độ nhân viên kém Yếu tố khác
Thứ bảy, rủi ro về pháp lý: Mỗi quốc gia sẽ có những yêu cầu đặc biệt đối với hàng hóa nhập khẩu, công ty cũng đã gặp không ít khó khăn khi xuất khẩu sang một thị trường mới, khiến hàng hóa không thể thông quan nhập khẩu vào nước người nhận hàng.
Thứ tám, rủi ro trong khâu vận chuyển, xếp dỡ, bảo quản hàng hoá: Rủi ro này thường xuất hiện trong những lô hàng dưới term Ex Works, công ty chịu trách nhiệm vận chuyển và xếp dỡ hàng. Nhân viên công ty cũng đã gặp trường hợp hàng hoá bị đổ, xước sàn, thấm nước,…
3.4.2. Phân tích và đo lường rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Extrans Việt Nam
3.4.2.1. Phân tích rủi ro a. Phân tích mối hiểm họa
Qua thống kê từ phiếu điều tra cho thấy, phần lớn mối hiểm họa đến từ các yếu tố khách quan như thiên tai, các yếu tố kỹ thuật, tai nạn, bối cảnh xã hội,… Những yếu tố này chiếm 52%.
Tiếp đến, việc công ty chưa có bộ phận quản trị rủi ro riêng cũng là một mối hiểm họa lớn, ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động kinh doanh của mình. Theo khảo sát, có 31% nhân viên được khảo sát đồng ý với ý kiến này. Extrans Việt Nam là một công ty giao nhận vận tải quốc tế còn trẻ và vẫn đang trong quá trình hoàn thiện, phát triển nên chưa có nhân viên đội ngũ nhân viên chuyên trách về quản trị rủi ro dẫn tới hoạt
động này chưa thực sự hiệu quả.
Ngoài ra, trình độ nhân viên yếu cũng là một mối hiểm họa lớn, tỷ lệ đồng ý chiếm 13%. Nhân viên tại công ty thường rất trẻ khi 73% nhân viên có độ tuổi từ 21
– 30, đồng thời công ty cũng chưa chú trọng tới quá trình đào tạo nhân viên định kỳ để nâng cao trình độ chuyên môn. Điều này gây ra mức độ rủi ro trong quá trình làm hàng là rất lớn.
Cuối cùng, 4% mối hiểm họa xảy ra rủi ro đến từ các yếu tố khác như gian lận trong quá trình khai hải quan,…
b. Nguyên nhân dẫn tới rủi ro
Thứ nhất, nguyên nhân dẫn tới rủi ro về chất lượng hàng hóa. Rủi ro này thường gặp đối với những mặt hàng thực phẩm được vận chuyển trong container lạnh. Do thời gian vận chuyển kéo dài ảnh hưởng tới chất lượng hàng hóa.
Thứ hai, nguyên nhân dẫn tới rủi ro về đối tác. Điều này do nhân viên công ty không kiểm tra kỹ thông tin đối tác mà vội vàng ký hợp đồng.
Thứ ba, nguyên nhân dẫn tới rủi ro từ hãng tàu. Đây là yếu tố khách quan đòi hỏi nhân viên cần có những kỹ năng xử lý tình huống nhanh nhẹn.
Thứ tư, nguyên nhân dẫn tới rủi ro về vỏ container là do sự bất cẩn từ bộ phận nhân viên hiện trường khi không kiểm tra kỹ loại container cần lấy hoặc do người gửi hàng đóng hàng không cẩn thận làm hỏng container.
Thứ năm, nguyên nhân dẫn tới rủi ro về thời gian hạ bãi. Phần lớn rủi ro này đến từ nhân viên công ty khi không kiểm tra kỹ thời gian hạ bãi của từng hãng tàu, có hãng tàu cho phép thời gian cắt máng khoảng 1 – 2 ngày trước ngày khởi hành nhưng cũng có hãng tàu quy định thời gian này rất sớm, có thể lên tới 4 – 5 ngày trước ngày khởi hành.
Thứ sáu, nguyên nhân dẫn tới rủi ro về quá trình thanh toán, điều này do công ty không yêu cầu khách hàng thanh toán sớm, hoặc báo chi phí không rõ ràng khiến đối tác không chấp nhận các chi phí phát sinh,…
Thứ bảy, nguyên nhân dẫn tới rủi ro về pháp lý, một số nước cập nhật các quy định nhập khẩu liên tục khiến nhân viên không nắm rõ được luật quốc tế, quốc gia dẫn đến những sai phạm trong quá trình làm hàng.
Thứ tám, nguyên nhân dẫn tới rủi ro trong khâu vận chuyển, xếp dỡ và bảo quản hàng hoá là do nhân lực của công ty không hiểu rõ đặc tính của hàng hoá khiến hàng
hoá bị hư hỏng. Ngoài ra, còn do phương tiện vận chuyển tàu thuyển đã cũ, khả năng chuyên chở kém, máy móc kỹ thuật phục vụ xếp dỡ kém chất lượng cũng là một trong những nguyên nhân gây ra rủi ro này.
3.4.2.2. Đo lường rủi ro
Các rủi ro trên được đo lường dựa trên mức độ tổn thất và tần suất xuất hiện như bảng dưới đây:
Tần suất xuất hiện
Mức độ tổn thất
Cao Thấp
Cao
Rủi ro về thời gian giao hàng
Rủi ro từ chủ thể đối tác
Rủi ro trong quá trình thanh toán
Rủi ro về pháp lý
Rủi ro về thời gian hạ bãi
Rủi ro trong khâu vận chuyển, xếp dỡ, bảo quản hàng
Thấp Rủi ro về vỏ container Rủi ro từ hãng tàu
Nhóm rủi ro xuất hiện nhiều, mức độ tổn thất cao gồm rủi ro về thời gian giao hàng và rủi ro từ chủ thể đối tác.
Đối với những rủi ro về thời gian giao hàng thường xuyên xảy ra trong thời gian có bão, thiên tai, dịch bệnh, tắc cảng,… Đây là những yếu tố khách quan do môi trường khiến quá trình vận chuyển bị đình trệ. Trong giai đoạn dịch bệnh Covid-19 diễn biến phức tạp, 15% lô hàng của công ty gặp tình trạng hoãn chuyến và khởi hành muộn hơn so với ETD hoặc tắc cảng khiến hàng bị phát sinh phí lưu kho, lưu bãi. Những chi phí trên đều ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động kinh doanh của công ty.
Rủi ro từ đối tác cũng là một trong những rủi ro xuất hiện nhiều. Công ty cũng đã nhận được cảnh báo từ Hiệp hội Hàng hoá quốc tế (WCA) và các khách hàng quen
thuộc về những đối tượng có hành vi lừa đảo. Đồng thời, nhân viên cũng nhận được rất nhiều email spam, lừa đảo,…
Nhóm rủi ro có tần suất xuất hiện thấp, mức độ tổn thất cao bao gồm: Rủi ro trong quá trình thanh toán; Rủi ro về pháp lý; Rủi ro về thời gian hạ bãi; Rủi ro trong khâu vận chuyển, xếp dỡ và bảo quản hàng hoá.
Đa số các nhân viên đều đánh giá những rủi ro trên ít khi xuất hiện nhưng có mức độ tổn thất cao. Đối với rủi ro trong quá trình thanh toán, do trước khi ký kết hợp đồng, công ty đã kiểm tra các thông tin từ phía khách hàng nhưng vẫn gặp tình trạng như thanh toán muộn, gửi phiếu ngân hàng sai thông tin người nhận khiến công ty bị tính phí đổi tên,…
Nhóm rủi ro có tần suất xuất hiện cao, nhưng rủi ro thấp: Nhóm này thường gặp đối với những rủi ro về container. Các nhân viên hiện trường đi lấy container thường chủ quan và lấy nhầm container hoặc lấy những container cũ, không đảm bảo chất lượng. Tuy nhiên, công ty hoàn toàn có thể xin lệnh đổi container khi phát hiện lỗi sớm nên ít gặp tổn thất lớn đối với những rủi ro này.
Nhóm rủi ro có tần suất xuất hiện thấp và rủi ro thấp: Nhân viên khảo sát đều đồng tình với rủi ro từ hãng tàu thuộc nhóm này. Thông thường những lỗi sai như sai số lượng container trên booking, sai thông tin trên bill of lading,… đều có thể sửa chữa mà không mất phí nếu trong hạn sửa.
3.4.3. Kiểm soát rủi ro
Dựa trên những rủi ro mà Công ty Extrans Việt Nam gặp phải, công ty đã và đang có những biện pháp để kiểm soát rủi ro như sau:
Thứ nhất, sử dụng biện pháp né tránh rủi ro
Công ty từ chối ký kết các hợp đồng vận chuyển nếu thấy đối tác khả nghi, thông tin không đầy đủ và đã có sự gian lận trong quá khứ.
Công ty không hợp tác với những hãng tàu có uy tín thấp, thường xuyên huỷ chuyến và không đảm bảo quyền lợi cho khách hàng, đặc biệt đối với các NVOCC, tuy chi phí thấp hơn các hãng tàu chính nhưng các nhân viên đều lưu ý kiểm tra kỹ càng trước khi quyết định lấy booking. Ngoài ra, công ty cũng thường xuyên giữ liên hệ với các hãng tàu lớn để tạo mối quan hệ tốt để tránh những trường hợp rủi ro có thể xảy ra.
Các nhân viên luôn cập nhật tình hình thời tiết, bối cảnh xã hội để tránh vận
chuyển hàng hoá trong điều kiện xấu.
Thứ hai, công ty sử dụng biện pháp giảm thiểu rủi ro
Trong các bước của quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, nhân viên công ty luôn cố gắng tỉ mỉ để tránh những rủi ro không đáng có. Toàn bộ những thông tin giao dịch với khách hàng luôn thực hiện qua email.
Tìm hiểu và lưu trữ những rủi ro đã từng gặp phải để giảm thiểu rủi ro nhiều nhất có thể.
Công ty cũng yêu cầu nhân viên tìm hiểu và cập nhật những tập quán kinh doanh của đối tác và những thị trường chính như Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, Mỹ, các quốc gia ở châu Âu,…
Thứ ba, công ty sử dụng biện pháp chuyển giao rủi ro
Đối với những lô hàng được vận chuyển tới những nước có biến động về xã hội như Iran, Ukraine,… công ty thường chủ động ký kết hợp đồng bảo hiểm với hãng tàu hoặc với một bên thứ 3 để chuyển giao rủi ro hàng hoá trong quá trình vận chuyển.
3.4.4. Tài trợ rủi ro
Thứ nhất, tự tài trợ. Công ty đã xây dựng quỹ khấu hao tài sản cố định để bù đắp những tổn thất xảy ra.
Thứ hai, chuyển giao tài trợ. Đối với biện pháp này, công ty đã thực hiện các hoạt động như mua bảo hiểm, ký kết các điều khoản bổ sung trong hợp đồng với hãng tàu hoặc chủ hàng để chuyển giao thanh toán những tổn thất và chi phí vượt quá quy định pháp lý chung trong hợp đồng.