TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của đề tài
Trong bối cảnh toàn cầu hóa mạnh mẽ, hội nhập kinh tế quốc tế đã mở ra cơ hội giao thương giữa các quốc gia, thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu Sự phát triển này mang lại nhiều cơ hội cho ngành giao nhận, đóng vai trò quan trọng trong việc lưu chuyển hàng hóa, kết nối người mua, người bán, nhà sản xuất và người tiêu dùng.
Với chính sách mở cửa, ngành giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu của Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ về số lượng và chất lượng, tạo cơ hội lớn cho doanh nghiệp Tuy nhiên, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong lĩnh vực này rất gay gắt, đòi hỏi các công ty phải nâng cao hiệu quả kinh doanh Để đứng vững trên thị trường, việc quản trị rủi ro trong hoạt động giao nhận là rất quan trọng, vì các doanh nghiệp này đóng vai trò như nhà tổ chức, cần có chiến lược và biện pháp kiểm soát rủi ro hiệu quả Quản trị rủi ro tốt sẽ giúp đảm bảo hàng hoá được vận chuyển đúng tiến độ, đồng thời tiết kiệm thời gian và chi phí.
Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH vận tải Bách Việt, tôi đã tìm hiểu sâu về hoạt động giao nhận hàng hóa và nhận thức được tầm quan trọng của quản trị rủi ro trong quy trình này Nhờ sự hỗ trợ tận tình từ các anh chị nhân viên, đặc biệt là TS Phan Thu Trang, tôi quyết định chọn đề tài "Quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH vận tải Bách Việt" cho khoá luận tốt nghiệp của mình, với vai trò là người giao nhận.
Nghiên cứu về hoạt động giao nhận hàng hoá đang trở thành vấn đề quan trọng trong bối cảnh nền kinh tế toàn cầu hội nhập sâu rộng và sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp giao nhận ngày càng khốc liệt Nhiều đề tài nghiên cứu đã được thực hiện để làm rõ các khía cạnh của lĩnh vực này.
Luận văn thạc sỹ của Trần Văn Hợp năm 2014 tập trung vào việc nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận vận tải hàng hoá xuất nhập khẩu tại Công ty TNHH giao nhận vận tải Nghiên cứu này nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng trong lĩnh vực logistics.
Tác giả đã phân tích thực trạng và khảo sát để đề xuất các biện pháp cải thiện tại công ty "Hà Thành" Những biện pháp này bao gồm rút ngắn thời gian vận chuyển hàng hóa, thực hiện các tiêu chí về chất lượng dịch vụ, và nâng cao trình độ nguồn nhân lực.
Luận văn của Nguyễn Đức Long (2015) đã hệ thống hóa lý luận về giao nhận và phân tích thực trạng quy trình giao nhận tại Công ty TNHH một thành viên giao nhận Konet, đồng thời đề xuất các biện pháp cải thiện Trong khi đó, Trần Thị Mỹ Hằng (2012) đã khảo sát các doanh nghiệp tại TP HCM để đưa ra giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ logistics cho các doanh nghiệp giao nhận vận tải Việt Nam đến năm 2020.
Luận văn của tác giả Vũ Thị Quỳnh năm 2016 nghiên cứu về chất lượng dịch vụ giao nhận vận tải hàng hoá xuất nhập khẩu của công ty TNHH Nippon Express Việt Nam tại Hà Nội Tác phẩm đã hệ thống hoá lý luận về chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hoá XNK, tiến hành đánh giá chất lượng dịch vụ của công ty và đề xuất các giải pháp nhằm xây dựng mô hình quản lý chất lượng, từ đó nâng cao năng lực chuyên môn của công ty.
Tất cả các nghiên cứu hiện tại đều tập trung vào hoạt động giao nhận hàng hóa, nhưng chưa có đề tài nào đề cập đến quản trị rủi ro trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Do đó, nghiên cứu “Quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH vận tải Bách Việt” mang lại sự mới mẻ về nội dung và tư duy thực tiễn, phù hợp với hoạt động của các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận trên thị trường quốc tế hiện nay.
1.3 Mục đích nghiên cứu Đề tài nhằm tìm hiểu rõ hơn về hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, nghiên cứu những vấn đề về quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, thực trạng hoạt động giao nhận, nhằm nắm rõ hơn nghiệp vụ giao nhận vận chuyển hàng hoá quốc tế, tình hình xuất nhập khẩu của công ty trong thời gian qua, những thành công và hạn chế còn tồn tại Qua đó đưa ra một số giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả của việc quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty trong thời gian tới.
1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng đề tài nghiên cứu là Công ty TNHH vận tải Bách Việt
Phạm vi nghiên cứu là quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH vận tải Bách Việt
Phạm vi về thời gian: Tập trung nghiên cứu giai đoạn từ 2018 đến 2021
Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH vận tải Bách Việt, em đã tiến hành nghiên cứu và thu thập dữ liệu từ kết quả kinh doanh và các tài liệu liên quan đến thủ tục hoạt động của công ty Bên cạnh đó, em cũng thực hiện phỏng vấn nhân viên để làm rõ thực trạng công ty, từ đó có cái nhìn tổng quan hơn về quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển Những thông tin này giúp đề tài trở nên sát với thực tiễn hơn.
Phương pháp phân tích bao gồm việc xem xét các thông số và dữ liệu liên quan đến công ty nhằm đánh giá tình hình hoạt động hiện tại, những thành tựu mà công ty đã đạt được, cũng như những hạn chế còn tồn tại trong quá trình phát triển.
Phương pháp logic: Tổng hợp, đánh giá về tình hình hoạt dộng cũng như đưa ra giải pháp trên cơ sở khoa học và mang tính thực tiễn.
Mục đích nghiên cứu
Đề tài này nghiên cứu hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, tập trung vào quản trị rủi ro trong quy trình này Bài viết phân tích thực trạng giao nhận hàng hóa quốc tế, tình hình xuất nhập khẩu của công ty, cũng như những thành công và hạn chế hiện tại Từ đó, đề xuất giải pháp và kiến nghị nhằm cải thiện hiệu quả quản trị rủi ro trong giao hàng xuất khẩu bằng đường biển cho công ty trong thời gian tới.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng đề tài nghiên cứu là Công ty TNHH vận tải Bách Việt
Phạm vi nghiên cứu là quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH vận tải Bách Việt
Phạm vi về thời gian: Tập trung nghiên cứu giai đoạn từ 2018 đến 2021
Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH vận tải Bách Việt, em đã tiến hành nghiên cứu và thu thập dữ liệu thông qua kết quả kinh doanh và tài liệu về thủ tục hoạt động của công ty Bên cạnh đó, em cũng đã phỏng vấn nhân viên để làm rõ thực trạng của công ty, từ đó có cái nhìn tổng quan về quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển Việc này giúp đề tài trở nên sát với thực tiễn hơn.
Phương pháp phân tích bao gồm việc xem xét các thông số và dữ liệu liên quan đến công ty, nhằm đánh giá tình hình hoạt động, kết quả đạt được và những hạn chế còn tồn tại của công ty.
Phương pháp logic: Tổng hợp, đánh giá về tình hình hoạt dộng cũng như đưa ra giải pháp trên cơ sở khoa học và mang tính thực tiễn.
Kết cấu của khoá luận
Nội dung khoá luận tốt nghiệp của em gồm 4 chương:
Chương 1: Tổng quan về quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Chương 2: Cơ sở lý luận của quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Chương 3: Phân tích thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH vận tải Bách Việt
Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất đối với quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH vận tải Bách Việt
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH
Một số khái niệm cơ bản
2.1.1 Khái niệm về nguy cơ, rủi ro, tổn thất
2.1.1.1 Khái niệm về nguy cơ
Nguy cơ được định nghĩa là một nguồn, tình huống hoặc hành động có khả năng gây ra tổn hại cho con người, bao gồm cả thương tích và tác động tiêu cực đến sức khỏe (Theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 7301 – 1:2008)
Các nguy cơ có thể tồn tại ở dạng bất hoạt hoặc tiềm ẩn, chỉ gây hại về mặt lý thuyết Sự kiện xảy ra do tương tác với mối nguy được gọi là sự cố Mức độ nghiêm trọng của hậu quả không mong muốn từ sự cố liên quan đến mối nguy, kết hợp với xác suất xảy ra, tạo thành rủi ro liên quan.
Các nguy cơ có thể được phân loại theo nhiều cách, trong đó phân loại theo nguồn gốc mối nguy là một phương pháp quan trọng Một khái niệm cốt lõi trong việc xác định mối nguy theo nguồn gốc là sự hiện diện của năng lượng được lưu trữ Khi năng lượng này được giải phóng, nó có khả năng gây ra thiệt hại đáng kể.
Rủi ro là những sự kiện bất ngờ có thể gây thiệt hại cho con người trong các hoạt động của họ Mặc dù rủi ro là những sự kiện khách quan và ngoài ý muốn, con người vẫn có khả năng kiểm soát chúng ở nhiều mức độ khác nhau Do đó, việc áp dụng các biện pháp để hạn chế tổn thất do rủi ro gây ra là hoàn toàn khả thi.
Khi nói đến rủi ro có ba vấn đề quan trọng cần lưu ý:
Rủi ro là những sự kiện bất ngờ mà con người không thể lường trước một cách chắc chắn Những sự kiện này có thể xảy ra bất kỳ lúc nào và ở bất kỳ đâu, với mức độ bất ngờ khác nhau tùy thuộc vào nhận thức của mỗi người Để được coi là rủi ro, sự kiện bất ngờ đó phải thực sự xảy ra, phản ánh quy luật của rủi ro trong cuộc sống.
Rủi ro là những sự cố gây ra tổn thất Khi rủi ro xảy ra, luôn để lại những hậu quả
Mọi rủi ro đều có thể dẫn đến tổn thất, nhưng mức độ và hình thức của tổn thất có thể khác nhau Có những trường hợp, tổn thất xảy ra có thể nghiêm trọng hoặc không đáng kể, bao gồm cả hậu quả trực tiếp và gián tiếp Do đó, nhiều người cho rằng không phải mọi rủi ro đều dẫn đến tổn thất rõ ràng.
Rủi ro là những sự kiện bất ngờ, có thể gây ra tổn thất và thường không được mong đợi trong mọi hoạt động Tính khó lường và khách quan của rủi ro khiến cho nó trở thành yếu tố không thể kiểm soát, loại bỏ các ý đồ chủ quan của những người tham gia.
Rủi ro được xác định khi một sự kiện thỏa mãn ba điều kiện nhất định, và nghiên cứu rủi ro nhằm mục đích hạn chế thiệt hại cho các đối tượng liên quan Việc này cần được xem xét trong các phạm vi cụ thể và phù hợp với từng đối tượng trong các hoạt động khác nhau, vì một sự kiện có thể được xem là rủi ro đối với một người hay công ty, nhưng lại là cơ hội cho người hay công ty khác.
2.1.1.3 Khái niệm về tổn thất
Tổn thất đề cập đến những thiệt hại và mất mát liên quan đến tài sản, con người, tinh thần, sức khỏe và sự nghiệp, thường phát sinh từ các rủi ro (PGS.TS Doãn Kế Bôn, 2009, Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, Tr 336).
Tổn thất trong kinh doanh có thể chia thành hai loại: hữu hình và vô hình Tổn thất hữu hình bao gồm tài sản, con người và sức khỏe, trong khi tổn thất vô hình liên quan đến các yếu tố tinh thần và đe dọa sự nghiệp Đáng lưu ý, tổn thất vô hình có thể được đo lường và quy đổi ra tiền, thậm chí trong nhiều trường hợp, nó còn lớn hơn tổn thất hữu hình Ví dụ, rủi ro chậm trễ trong vận chuyển hàng hóa có thể dẫn đến việc bỏ lỡ cơ hội kinh doanh, không chỉ mất lãi mà còn bị phạt hợp đồng và giảm uy tín Tuy nhiên, trong thực tế hoạt động thương mại quốc tế, người ta thường chỉ chú trọng đến tổn thất hữu hình.
Rủi ro và tổn thất là hai khái niệm khác nhau nhưng có mối quan hệ nhân quả chặt chẽ; trong đó, rủi ro được xem là nguyên nhân, còn tổn thất là hậu quả Rủi ro phản ánh bản chất của sự kiện, bao gồm nguyên nhân và mức độ nguy hiểm, trong khi tổn thất thể hiện mức độ thiệt hại và mất mát về cả vật chất lẫn tinh thần do rủi ro gây ra Qua đó, ta có thể đánh giá mức độ nghiêm trọng của sự kiện xảy ra.
2.1.2 Khái niệm về quản trị rủi ro
Quản trị rủi ro là quá trình xác định và phân tích các rủi ro, bao gồm đo lường và đánh giá chúng Quá trình này còn bao gồm việc xây dựng và thực hiện kế hoạch kiểm soát cũng như tài trợ để giảm thiểu các tác động tiêu cực của rủi ro.
Mục tiêu chính của quản trị rủi ro là tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực bằng cách giảm thiểu thiệt hại do rủi ro gây ra và khai thác cơ hội từ những rủi ro đó Quản trị rủi ro không chỉ là hoạt động thụ động mà còn bao gồm những hành động chủ động, tích cực của nhà quản trị trong việc dự đoán thiệt hại và tìm kiếm giải pháp để giảm nhẹ hậu quả.
Quản trị rủi ro trong thương mại quốc tế là hệ thống các nghiệp vụ nhằm nhận diện, đánh giá và ứng phó với nguyên nhân cũng như hậu quả của rủi ro trong quá trình thực hiện các giao dịch thương mại quốc tế.
Quản trị rủi ro trong thương mại quốc tế không chỉ là nhận diện rủi ro mà còn là đánh giá mức độ nguy hiểm và áp dụng các biện pháp giảm thiểu tổn thất trong toàn bộ chuỗi tác nghiệp, từ việc chọn đối tác đến thanh toán và thực hiện nghĩa vụ liên quan Quá trình này cần được thực hiện đồng bộ, từ lập kế hoạch nhân sự đến triển khai các tác nghiệp, tối ưu hóa nguồn lực bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, với ưu tiên hàng đầu là phòng ngừa rủi ro.
2.1.3 Khái niệm về giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Một số lý thuyết về quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
2.2.1 Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Bước 1: Tìm kiếm khách hàng
Nhân viên kinh doanh của công ty tích cực tìm kiếm khách hàng thông qua việc đăng tải thông tin trên Internet và chủ động liên hệ, chào hỏi để hỗ trợ những khách hàng có nhu cầu tư vấn về giao nhận hàng hóa.
Bước 2: Nhận yêu cầu từ khách hàng
Nhân viên kinh doanh sẽ tiếp nhận thông tin lô hàng từ khách hàng, bao gồm cảng đi và cảng đến, tên hàng, số lượng và trọng lượng hàng, loại hình vận chuyển, điều kiện giao hàng, cùng với các yêu cầu đặc biệt nếu có Bước tiếp theo là hỏi giá và gửi báo giá cho khách hàng.
Dựa trên thông tin từ khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ với các hãng tàu để xác định giá cả và lịch trình phù hợp, vì mỗi hãng có những ưu điểm và tuyến đường riêng Sau khi nhận báo giá từ các hãng, nhân viên sẽ tính toán chi phí và gửi báo giá cho khách hàng Tất cả giao dịch liên quan đến giá cả và lịch trình cần được lưu trữ để tham khảo khi cần thiết Cuối cùng, bước quan trọng là ký kết hợp đồng dịch vụ.
Sau khi khách hàng chấp nhận mức giá, bước tiếp theo là ký hợp đồng dịch vụ giao nhận Hợp đồng này sẽ bao gồm các điều khoản được hai bên đồng thuận, có chữ ký và dấu của cả hai bên Cuối cùng, cần liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ.
Khách hàng gửi yêu cầu đặt chỗ (booking request) cho bộ phận kinh doanh, sau đó bộ phận này sẽ chuyển yêu cầu đến hãng tàu để thực hiện đặt chỗ Hãng tàu xác nhận việc đặt chỗ thành công bằng cách gửi thông báo xác nhận (booking confirmation) cho bộ phận kinh doanh Khi nhận được thông báo xác nhận từ hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ chuyển tiếp thông tin này cho khách hàng để họ có thể tiến hành đóng hàng và thực hiện thủ tục thông quan xuất khẩu.
Bước 6: Lấy hàng từ kho của chủ hàng và giao hàng tại cảng
Nhân viên giao nhận mang lệnh cấp container rỗng đến phòng điều độ của hãng tàu tại cảng để đổi lấy container Sau khi hoàn tất việc đóng hàng, container có hàng sẽ được vận chuyển và hạ bãi tại cảng, chờ xếp hàng theo booking confirm, đồng thời đóng phí hạ container cho cảng vụ.
Bước 7: Làm thủ tục cho hàng hóa xuất khẩu
Nhân viên chứng từ tiếp nhận thông tin và hồ sơ từ nhân viên kinh doanh để xử lý và kê khai hải quan cho hàng hóa Tiếp theo, nhân viên giao nhận sẽ làm việc trực tiếp với cơ quan hải quan nhằm thông quan hàng hóa xuất khẩu Sau khi hoàn tất thủ tục thông quan tại cảng, hàng hóa sẽ được sắp xếp lên tàu theo kế hoạch của hãng tàu.
Bước 8: Hoàn tất giao hàng và gửi chứng từ
Sau khi hoàn tất thủ tục thông quan hàng hóa xuất khẩu, nhân viên giao nhận cần thông báo và gửi bộ chứng từ cho khách hàng để chuyển cho bên nhập khẩu Tiếp theo, họ sẽ thông báo cho bộ phận lập chứng từ về tình hình lô hàng để đóng hồ sơ, đồng thời nhập dữ liệu và xuất hóa đơn cho khách hàng để thực hiện thanh toán Cuối cùng, bước 9 là lập chứng từ kết toán và lưu trữ hồ sơ.
Dựa vào Bản kê khai sơ lược thông tin lô hàng, nếu cước phí là trả trước, nhân viên chứng từ sẽ lập Giấy báo nợ gửi khách hàng và chuyển cho phòng kế toán để theo dõi thu công nợ Chỉ khi người gửi hàng thanh toán cước phí, nhân viên chứng từ mới cấp phát vận đơn Nếu cước phí trả sau, nhân viên chứng từ sẽ lập Giấy báo nợ thu cước người nhận hàng gửi đại lý tại cảng để thu hộ, trong khi người gửi hàng chỉ cần đóng phụ phí tại Việt Nam và nhận vận đơn.
Sau khi hoàn tất thủ tục thông quan hàng xuất và vào sổ, người giao nhận cần kiểm tra và sắp xếp lại các chứng từ thành một bộ hoàn chỉnh để trả lại cho khách hàng, trong khi công ty cũng lưu giữ một bộ Kèm theo đó là bản Giấy báo nợ, ghi rõ các khoản chi phí mà công ty đã nộp thay khách hàng, bao gồm hóa đơn đỏ, phí dịch vụ vận chuyển và các chi phí khác Cuối cùng, tổng giám đốc sẽ ký tên và đóng dấu vào Giấy báo nợ này, và người giao nhận sẽ mang toàn bộ chứng từ cùng Giấy báo nợ để quyết toán với khách hàng.
2.2.2 Nội dung quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Nhận dạng rủi ro là một quy trình liên tục và có hệ thống nhằm xác định các rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Theo PGS.TS Trần Hùng (2017) trong Giáo trình quản trị rủi ro, việc nhận diện này đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và giảm thiểu các tác động tiêu cực đến hoạt động của doanh nghiệp.
Mỗi nguồn rủi ro có thể dẫn đến nhiều rủi ro khác nhau, và ngược lại, một rủi ro có thể xuất phát từ nhiều nguồn khác nhau Do đó, các doanh nghiệp cần áp dụng nhiều phương pháp để nhận diện tối đa các rủi ro tiềm ẩn mà họ có thể gặp phải Việc này sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra các biện pháp xử lý và ứng phó hiệu quả hơn.
Trong quá trình nhận diện và phân tích rủi ro, việc xác định nguồn gốc, đối tượng và tổn thất do rủi ro gây ra là rất quan trọng Điều này giúp thực hiện phân tích và đo lường rủi ro một cách chính xác nhất.
Các phương pháp nhận dạng rủi ro mà DN có thể áp dụng là:
Phương pháp phân tích báo cáo tài chính bao gồm việc phân tích bảng tổng kết tài sản, báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh, và chi tiết các khoản chi phí và lợi nhuận, đồng thời đối chiếu với kế hoạch tài chính đã thiết lập Qua đó, doanh nghiệp có thể thu thập số liệu và nhận định về rủi ro, từ đó xác định nguy cơ liên quan đến tài sản, nguồn nhân lực và trách nhiệm pháp lý Mặc dù phương pháp này mang tính khách quan và đáng tin cậy, nhưng việc áp dụng tại nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn do yêu cầu nhân sự quản trị rủi ro cần có năng lực và kỹ năng tốt trong lĩnh vực này.
Phương pháp lưu đồ cho phép nhà quản trị xây dựng và phân tích các hoạt động diễn ra trong những điều kiện và hoàn cảnh cụ thể Qua đó, họ có thể xác định nguyên nhân và liệt kê các tổn thất tiềm năng liên quan đến tài sản, trách nhiệm pháp lý và nguồn nhân lực.
THỰC TRẠNG VỀ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH
Khái quát quá trình hình thành và phát triển của công ty
Tên công ty: Công ty TNHH vận tải Bách Việt
Tên giao dịch: BACH VIET GLOBAL CO., LTD
Giám đốc: Ông Cao Tùng Điện thoại: +84- 24 - 3 732 4889
Website: http://bachvietshipping.vn/web/home.aspx
Hình 1.1: Logo của Công ty Tnhh vận tải Bách Việt
Với phương châm "Phát triển cùng khách hàng", Bách Việt cam kết cung cấp dịch vụ chất lượng tốt nhất và uy tín lâu dài, tuân thủ các quy định trong nước và quốc tế Công ty nỗ lực trở thành đơn vị tin cậy hàng đầu trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa quốc tế Đồng thời, Bách Việt chú trọng đầu tư vào phương pháp làm việc mới và nâng cao chất lượng nhân lực để đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của thị trường.
3.1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Vận tải Bách Việt đã có hơn 16 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Hàng hải và dịch vụ vận tải đa phương thức Được thành lập vào tháng 06 năm 2005, công ty hoạt động theo Quyết định thành lập số 05/TCCB ngày 20/10/2005 của Cục trưởng Cục Hàng hải Việt Nam.
Giai đoạn 2005 : Được thành lập với chỉ có duy nhất một nhân viên - chính là
Ông Cao Tùng hiện đang giữ chức vụ CEO tại BACH VIET Hiện tại, công ty có khoảng 90 nhân viên làm việc tại các thành phố lớn như Hà Nội, Hải Phòng, Hồ Chí Minh, Đà Nẵng và Quy Nhơn.
Năm 2006, BACH VIET đã thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng nhằm mục đích phát lệnh giao hàng và hỗ trợ khách hàng trong việc giải quyết các thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa tại cảng.
Giai đoạn 2010: Sau khi đã gặt hái liên tục nhiều thành công ngoài Bắc, BACH
VIET chính thức mở chi nhánh trong Nam tại Hồ Chí Minh để cạnh tranh trực tiếp với các công ty giao nhận vận tải tại đây
Năm 2015: Bach Viet Shipping đã mở ra công ty BACH VIET GLOBAL để tạo ra BACH VIET GROUP nhằm đầu tư ra nước ngoài
Năm 2017: Công ty chính thức là thành viên của WCA (Hiệp hội vận tải hàng hóa thế giới) với số đăng ký (ID) 94971
Doanh số bán hàng của Bách Việt trong năm 2020 đạt trên 200 tỷ đồng Chúng tôi đặt mục tiêu mở rộng thành công ra thị trường quốc tế vào năm 2025 với đội ngũ nhân sự lên tới 500 người.
Lĩnh vực kinh doanh của công ty
Công ty TNHH Vận tải Bách Việt chủ yếu cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải bằng đường biển bao gồm:
Dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển cung cấp giải pháp gửi hàng xuất khẩu và nhập khẩu từ Việt Nam đến mọi nơi trên thế giới và ngược lại Chúng tôi chuyên cung cấp các hình thức vận chuyển hàng hóa như FCL, dịch vụ door-to-door, container yard – container yard, door – container yard và container yard – door, đảm bảo sự thuận tiện và hiệu quả cho khách hàng.
Dịch vụ gom hàng lẻ là một trong những giải pháp xuất khẩu hàng hóa hiệu quả, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí Chúng tôi cung cấp dịch vụ gom hàng lẻ trực tiếp hàng tuần từ các tỉnh thành trong toàn quốc để xuất khẩu đi các nước trên toàn thế giới và ngược lại (hàng LCL) Các cảng thường xuyên xuất/nhập khẩu của chúng tôi bao gồm Thượng Hải, Thâm Quyến, Incheon, Busan, Hamburg, Genoa, Port Kelang,
Dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không của công ty không chỉ bao gồm vận chuyển qua đường biển mà còn cung cấp nhiều lựa chọn giao nhận linh hoạt cho khách hàng Chúng tôi hỗ trợ giao nhận hàng từ kho của chủ hàng đến sân bay hoặc kho của người nhận với các dịch vụ như airport-airport, door-airport, airport-door và door-door.
Dịch vụ vận tải nội địa cung cấp giải pháp vận chuyển hiệu quả và đúng thời gian cho các loại hình vận chuyển trong nước, bao gồm đường bộ với các phương tiện như xe kéo container và xe tải từ 1,25 tấn đến 10 tấn, cũng như vận chuyển qua đường thủy nội địa.
Dịch vụ hải quan của công ty đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của Hải quan đối với hàng hóa, bao gồm các dịch vụ tiêu biểu như thông quan, tham vấn giá, xuất/nhập ủy thác, hoàn thuế, hun trùng, kiểm dịch, kiểm hóa, làm thủ tục chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin) và tư vấn các thủ tục hải quan.
Cơ cấu tổ chức của công ty
Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH vận tải Bách Việt
(Nguồn: Phòng tài chính – kế toán công ty TNHH Vận tải Bách Việt)
Sơ đồ 1.1 cho thấy sự chuyên môn hóa là một ưu điểm nổi bật trong mô hình tổ chức, cùng với khả năng kiểm soát và lãnh đạo hiệu quả của Ban giám đốc Với quy mô công ty vừa và nhỏ, mô hình tổ chức gọn nhẹ này dễ dàng kết nối các bộ phận và đáp ứng nhu cầu thực tế của công ty Hơn nữa, mô hình này còn giúp giảm thiểu lãng phí trong quản lý và giám sát.
Nhân lực của công ty
Bách Việt khởi đầu với đội ngũ nhân viên chưa đến 20 người, nhưng hiện tại đã mở rộng quy mô, duy trì số lượng nhân viên trung bình từ 100 đến 200 người.
Bảng 1.2 Số lượng nhân lực Công ty TNHH vận tải Bách Việt
Phòng hành chính - nhân sự BÁCH VIỆT Hà Nội có tỷ lệ tuyển dụng nhân viên nữ cao hơn do yêu cầu công việc Ngược lại, tại các phòng ban hiện trường, số lượng nhân viên nam lại chiếm ưu thế hơn.
Độ tuổi của nhân lực công ty chủ yếu nằm trong khoảng từ 22 đến 40 tuổi, phù hợp với yêu cầu công việc cần kinh nghiệm và tính chính xác cao Tính đến hết năm 2021, tỷ lệ nhân sự trên 40 tuổi chỉ chiếm 4,69%, cho thấy sự ít ỏi của nhóm tuổi này trong lực lượng lao động Nhân viên trong độ tuổi trên thường đảm nhận các vị trí lãnh đạo như trưởng phòng hoặc tổ trưởng.
Trong những năm qua, số lượng nhân viên của công ty đã tăng lên đáng kể, với 68,89 – 77,04% tổng số cán bộ công nhân viên có trình độ đại học trở lên Đội ngũ này chính là lực lượng nòng cốt, đóng góp vào sức mạnh và sự phát triển của công ty Số lượng nhân viên còn lại, với trình độ trung cấp và cao đẳng, chiếm từ 26,71% - 31,11%.
Đội ngũ cán bộ nhân viên của công ty có trình độ chuyên môn cao, với hơn 70% nhân viên sở hữu bằng cao đẳng, đại học và sau đại học Sự trẻ trung, năng động và nhiệt tình trong công việc là những điểm mạnh lớn, tuy nhiên, đây cũng là một hạn chế khi các nhân viên này còn thiếu kinh nghiệm, dẫn đến đôi khi bối rối trong việc xử lý các vấn đề phát sinh khi làm việc với khách hàng.
Khái quát hoạt động kinh doanh của công ty TNHH vận tải Bách Việt
3.2.1 Các loại hình dịch vụ kinh doanh của công ty
Cước vận tải biển chiếm 80% doanh số bán hàng của BACH VIET, với hơn 1200 cảng biển và ICD trên toàn thế giới đã được giao/nhận hàng Chúng tôi tự hào về kinh nghiệm và sự sáng tạo đổi mới trong lĩnh vực này Tại Hồ Chí Minh, BACH VIET là một trong ba công ty hàng đầu trong lĩnh vực cước container lạnh.
Công ty BACH VIET tại Hà Nội là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực giao nhận vận tải, chuyên cung cấp cước container lạnh cho hàng thủy sản đông lạnh Bên cạnh dịch vụ cước container khô, cước container lạnh của BACH VIET cũng đóng góp đáng kể vào lợi nhuận hàng năm, được nhiều nhà máy chế biến thủy sản đông lạnh tại Việt Nam tin tưởng và sử dụng.
Cước hàng không đóng vai trò quan trọng trong ngành giao nhận, với xu hướng cạnh tranh ngày càng tăng giữa vận chuyển hàng không và hàng biển BACH VIET nhận thấy tiềm năng tăng trưởng thị phần trong lĩnh vực này và đã ký hợp đồng với các hãng bay lớn để đảm bảo khoang vận chuyển, từ đó cung cấp dịch vụ thu gom hàng hóa hàng không hàng ngày cho khách hàng.
Mỗi doanh nghiệp khi thành lập đều có những mục tiêu về giá trị tinh thần, đặc biệt là các doanh nghiệp phi lợi nhuận Tuy nhiên, phần lớn các doanh nghiệp trên thị trường, bao gồm cả công ty TNHH vận tải Bách Việt, chủ yếu tập trung vào doanh thu và lợi nhuận Điều này thể hiện rõ qua tình hình doanh thu của công ty.
Dưới đây là tổng doanh thu và lợi nhuận của công ty trong bốn năm gần đây:
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 77.856.333.910 103.374.625.888 78.389.245.666 81.321.747.735
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 17.342.055.337 26.902.598.703 19.608.265.055 21.638.837.734
Thuế thu nhập doanh nghiệp 3.468.411.067 5.380.519.741 3.921.653.011 3.374.163.966
Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp
Bảng 2.1 - Doanh thu của công ty TNHH vận tải Bách Việt từ 2018 - 2021
Công ty TNHH vận tải Bách Việt đã thể hiện tiềm lực tài chính ổn định và đảm bảo qua các năm, theo thông tin từ Phòng Kế toán – Nhân sự.
Mặc dù đại dịch COVID-19 năm 2021 đã gây ảnh hưởng lớn đến nhiều doanh nghiệp, BÁCH VIỆT vẫn duy trì hoạt động kinh doanh và cung cấp dịch vụ vận tải quốc tế cho các công ty có nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa Điều này chứng tỏ sự kiên cường của công ty sau gần mười lăm năm phát triển, đồng thời thu hút ngày càng nhiều đối tác trong và ngoài nước.
Cơ cấu hoạt động theo hình thức kinh doanh:
Giao nhận đường biển 55.960.396.008 73.418.320.857 58.285.668.178 60.870.755.821 Giao nhận đường hàng không
Hải quan 2.336.896.138 2.468.745.367 2.356.764.132 1.893.883.792 Trucking nội địa 6.407.391.639 9.716.894.049 7.540.307.558 7.965.836.735 Dịch vụ khác 150.089.992 230.576.291 109.026.933 114.374.645 Bảng 2.2: Doanh thu chia theo hình thức kinh doanh giai đoạn 2018-2021
Nguồn: Phòng kế toán BÁCH VIỆT Hà Nội
Trong năm 2021, doanh thu từ vận tải đường biển chiếm 74% tổng doanh thu, đạt hơn 60 tỷ đồng Phương thức này được xem là chủ đạo trong hoạt động xuất nhập khẩu của công ty, mang lại lợi nhuận ổn định hàng năm.
Doanh thu của hình thức vận tải đường hàng không năm 2021 là 10.476 tỷ đồng, chiếm 12,88% tổng doanh thu
Thị trường kinh doanh của công ty rất đa dạng và phân bố rộng rãi, bao gồm cả thị trường nội địa và quốc tế Đặc biệt, công ty hợp tác với nhiều đối tác lớn từ Trung Quốc, Ấn Độ, Đài Loan, Mỹ và một số quốc gia châu Âu Các đối tác quốc tế này đều là những tập đoàn lớn, có nhiều năm kinh nghiệm và vị thế đáng kể trên thị trường.
Một vài thị trường khác 2 - 3% 1-2% 1-3% 1- 4%
Bảng 2.3 Thị trường của công ty TNHH vận tải Bách Việt
Nguồn: Báo cáo thường niên, báo cáo Quý - Công ty TNHH vận tải Bách Việt
Phân tích quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH vận tải Bách Việt
Nguồn phòng kinh doanh công ty TNHH vận tải Bách Việt
Nhận yêu cầu từ khách hàng
Hỏi giá và chào giá khách hàng
Ký kết hợp đồng dịch vụ
Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ
Lấy hàng từ kho của chủ hàng và giao hàng tại cảng
Làm thủ tục cho hàng hóa xuất khẩu
Hoàn tất giao hàng và gửi chứng từ
Lập chứng từ kết toán và lưu hồ sơ
Nhân viên bán hàng tại công ty TNHH Vận Tải Bách Việt sẽ chủ động tìm kiếm khách hàng thông qua việc đăng tải thông tin trên Internet Họ sẽ liên hệ, chào hỏi và hỗ trợ khách hàng có nhu cầu, tư vấn về dịch vụ giao nhận hàng hóa qua các nền tảng như Zalo, Skype và email.
Bước 2: Nhận yêu cầu từ khách hàng
Nhân viên sale của công ty Bách Việt sẽ tiếp nhận thông tin lô hàng từ khách hàng, bao gồm cảng đi và cảng đến, tên hàng, số lượng và trọng lượng hàng hóa, loại hình vận chuyển, điều kiện giao hàng, cùng với các yêu cầu đặc biệt khác (nếu có).
Khi lựa chọn container vận chuyển, công ty sẽ tư vấn dựa trên loại hàng hóa và số lượng, đồng thời xem xét các quy định nhập khẩu liên quan Ví dụ, hàng tươi sống như rau quả cần sử dụng container lạnh 20’RF hoặc 40’RH tùy thuộc vào khối lượng Đối với thực phẩm, cần có giấy kiểm dịch vệ sinh an toàn thực phẩm, trong khi hàng gỗ yêu cầu phải được khử trùng Bước tiếp theo là hỏi giá và báo giá cho khách hàng.
Dựa trên thông tin khách hàng cung cấp, nhân viên sale Bách Việt sẽ liên hệ với các hãng tàu để hỏi về giá và lịch trình tàu chạy phù hợp, vì mỗi hãng tàu có lịch trình và thế mạnh riêng Nhân viên sẽ tính toán chi phí dựa trên giá chào của các hãng tàu và tiến hành chào giá cho khách hàng Tất cả giao dịch liên quan đến giá cả và lịch trình tàu sẽ được lưu lại để đối chứng khi cần thiết Cuối cùng, bước 4 là ký kết hợp đồng dịch vụ.
Sau khi khách hàng chấp nhận mức giá, tiến hành ký hợp đồng dịch vụ giao nhận với các điều khoản đã được hai bên thống nhất bằng văn bản và có chữ ký, đóng dấu Nếu khách yêu cầu thanh toán trả sau, cần làm hợp đồng công nợ với thời gian thanh toán thường từ 15-30 ngày kể từ ngày xuất hóa đơn Bước tiếp theo là liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ.
Khách hàng gửi yêu cầu đặt chỗ cho bộ phận sale của Bách Việt Dựa trên yêu cầu này, bộ phận sale sẽ gửi booking request đến hãng tàu để thực hiện đặt chỗ Hãng tàu xác nhận việc đặt chỗ thành công bằng cách gửi booking confirmation cho Bách Việt Sau khi nhận được xác nhận, bộ phận cus của Bách Việt sẽ chuyển thông tin booking này cho khách hàng qua email, giúp họ sắp xếp đóng hàng và thực hiện thủ tục thông quan xuất khẩu.
Bước 6: Lấy hàng từ kho của chủ hàng và giao hàng tại cảng
Khách hàng gửi yêu cầu đặt chỗ cho bộ phận sale của Bách Việt Dựa trên yêu cầu này, bộ phận sale sẽ gửi booking request đến hãng tàu để đặt chỗ Hãng tàu xác nhận việc đặt chỗ thành công bằng cách gửi booking confirmation cho bộ phận kinh doanh Sau khi nhận được booking confirmation, Bách Việt sẽ gửi thông tin này cho khách hàng qua email để họ chuẩn bị đóng hàng và thực hiện thủ tục thông quan xuất khẩu.
Sau khi đặt tàu và nhận cont rỗng cùng với xác nhận đặt chỗ từ hãng tàu, nhân viên Bách Việt sẽ phối hợp với khách hàng để vận chuyển cont rỗng đến kho của khách hàng nhằm tiến hành đóng hàng.
Do công ty bị hạn chế nguồn vốn, họ không sở hữu phương tiện vận tải riêng và phải thuê từ các doanh nghiệp vận tải nội địa Điều này dẫn đến việc công ty bị động trong việc quản lý phương tiện vận tải và gặp khó khăn trong việc lưu trữ hàng hóa.
Công ty đặc biệt chú trọng đến việc kiểm tra và bao gói hàng hóa, vì đây là bước đầu tiên trong toàn bộ quy trình Kết quả của hoạt động này có ảnh hưởng lớn đến uy tín và lợi nhuận của công ty.
- Ký hợp đồng lưu kho, lưu bãi, giao hàng cho cảng (với những hàng hóa phải lưu kho bãi ở cảng)
Mặc dù công việc bốc dỡ và xếp hàng hóa vào kho chủ yếu do công nhân cảng thực hiện, nhưng công ty luôn duy trì đội ngũ nhân viên kiểm tra và giám sát trực tiếp, giúp giảm thiểu sai sót nghiêm trọng.
Bước 7: Làm thủ tục cho hàng hóa xuất khẩu
- Làm thủ tục hải quan và thanh lý hải quan bãi:
Mở và truyền tờ khai trên hệ thống ECUS5 như dưới đây:
Công ty xuất khẩu có thể tự khai báo hoặc thuê bên Bách Việt thực hiện theo thỏa thuận giữa hai bên Khi hoàn tất, tờ khai sẽ được phân luồng thành xanh, vàng hoặc đỏ: hàng hóa không có vấn đề sẽ được vào luồng xanh, trong khi hàng hóa cần kiểm tra có thể vào luồng vàng hoặc đỏ.
+ Đóng thuế và lệ phí: nhân viên giao nhận nộp các khoản phí theo yêu cầu
Nhân viên U&I thực hiện thanh lý hải quan bãi bằng cách mang tờ khai đã thông quan đến hải quan giám sát bãi Tại đây, hải quan sẽ tiến hành kiểm tra, đóng dấu và trả lại bản gốc của tờ khai.
Bước 8: Hoàn tất giao hàng và gửi chứng từ
Sau khi giao hàng xong mỗi lô hàng cho tàu, người giao nhận phải lấy Mate’s receipt do thuyền phó cấp
- Mua bảo hiểm cho hàng hóa nếu bán CIF hoặc CIP.
Dựa trên Hợp đồng, L/C, Mate’s Receipt hoặc yêu cầu từ khách hàng, cần thu thập thông tin chi tiết để lập bộ vận đơn Sau đó, gửi bản nháp vận đơn HBL cho khách hàng kiểm tra và hướng dẫn người vận tải hoặc co-loader để thực hiện việc gửi hàng (SI) nhằm lập MBL.
- Cuối cùng gửi HBL bản chính cho khách hàng. ã Bước 9: Lập chứng từ kết toỏn và lưu hồ sơ Ở bước này, nhân viên giao nhận sẽ:
- Thanh toán các chi phí liên quan đến quá trình giao nhận như: chi phí bảo quản, lưu kho, bốc xếp, vận chuyển….
- Thanh toán tiền thưởng phạt xếp dỡ (nếu có).
- Theo dõi kết quả nhận hàng của người mua và giải quyết khiếu nại (nếu có)
Dựa vào Bản kê khai sơ lược thông tin lô hàng, nếu cước phí là trả trước, nhân viên chứng từ sẽ lập Giấy báo nợ gửi khách hàng và chuyển cho phòng kế toán để theo dõi thu công nợ Chỉ khi người gửi hàng thanh toán cước phí và các khoản liên quan, nhân viên chứng từ mới cấp phát vận đơn Đối với cước phí trả sau, nhân viên chứng từ sẽ lập Giấy báo nợ thu cước người nhận hàng gửi đại lý tại cảng để thu hộ, trong khi người gửi hàng chỉ cần đóng phụ phí tại Việt Nam và nhận vận đơn.
Phân tích thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH vận tải Bách Việt
3.4.1 Nhận dạng rủi ro trong quy trình quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH vận tải Bách Việt.
* Những rủi ro thường xuất hiện trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH vận tải Bách Việt:
STT Các rủi ro có thể xuất hiện
1 Rủi ro từ khách hàng
2 Rủi ro khi đặt chỗ và confirm booking
2 Rủi ro nguồn nhân lực của công ty
3 Rủi ro về thời gian giao hàng cho khách
4 Rủi ro trong quá trình vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản
5 Rủi ro về hàng hóa, không có hàng hóa xuất khẩu
6 Rủi ro trong quá trình thanh toánBảng 3.3 Những rủi ro thường xảy ra trong quy trìnhgiao hàng xuất khẩu bằng đường
Rủi ro từ khách hàng là một mối lo ngại lớn, ngay cả với hơn 15 năm kinh nghiệm trong ngành Các cá nhân hoặc tổ chức có ý định lừa đảo, như công ty ‘ma’ hoặc những doanh nghiệp không có giấy phép kinh doanh, có thể gây ra nhiều hệ lụy Đối tác kinh doanh thiếu uy tín và không đủ điều kiện pháp lý, cùng với người ký hợp đồng không có thẩm quyền, đều có thể làm ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận của công ty Những rủi ro này không chỉ gây thiệt hại về mặt vật chất mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín của doanh nghiệp.
Khi đặt chỗ và nhận booking confirm, khách hàng đối mặt với nhiều rủi ro như chất lượng tàu không đảm bảo, hãng tàu hủy chuyến, hoặc sự cố trong quá trình giao nhận container Tình trạng khách hàng hủy booking sau khi đặt xảy ra phổ biến do cước biển tăng nhanh hoặc thời gian tàu bị delay, dẫn đến việc chuyển sang dịch vụ vận tải khác Để khắc phục những rủi ro này, công ty đã lên kế hoạch rõ ràng về thời gian tàu chạy, đặc biệt trong các tháng có bão hoặc thời tiết xấu, và thông báo cho khách hàng về khả năng delay Công ty cũng yêu cầu khoản đền bù nếu khách hàng muốn hủy booking đã đặt.
Rủi ro từ nguồn nhân lực của doanh nghiệp là một vấn đề đáng lưu tâm, khi nhiều cán bộ nhân viên dù đã được trang bị kiến thức chuyên ngành thương mại quốc tế nhưng kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế Sự bỡ ngỡ của nhân viên mới khiến họ gặp khó khăn trong việc xử lý các rủi ro và không thể lường trước những rủi ro tiềm ẩn, điều này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Rủi ro về thời gian giao hàng cho khách, bao gồm giao hàng chậm trễ, sự cố máy móc, tàu bị delay và các vấn đề trong quá trình vận chuyển, có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng cho việc thực hiện hợp đồng Độ chính xác trong thời gian giao hàng là rất quan trọng, vì sự chậm trễ có thể khiến khách hàng không kịp thời nhận hàng để tham gia thầu, dẫn đến tổn thất cho họ và ảnh hưởng đến uy tín của Bách Việt Vì vậy, rủi ro về thời gian giao hàng là một trong những vấn đề được Bách Việt đặc biệt chú trọng.
Trong quá trình vận chuyển, bốc dỡ và bảo quản hàng hóa, rủi ro có thể xảy ra như tắc nghẽn giao thông hoặc tai nạn, dẫn đến việc chậm trễ trong thời gian giao hàng Hàng hóa cũng có thể bị hư hỏng hoặc mất trộm, gây ra hậu quả nghiêm trọng cho cả doanh nghiệp bán hàng, người mua và đơn vị vận chuyển.
Rủi ro về hàng hóa trong quá trình vận chuyển, như giao hàng không đúng số lượng, mẫu mã, chất lượng hoặc bị hư hỏng, là vấn đề phổ biến ở nhiều công ty giao nhận, không chỉ riêng Bách Việt Có những trường hợp hàng hóa bị giao thiếu so với hợp đồng, mặc dù đã có các điều khoản rõ ràng giữa khách hàng, hãng bay và nhà cung cấp Tuy nhiên, việc xác định nguyên nhân và quy đổi trách nhiệm để yêu cầu bồi thường bảo hiểm vẫn gặp nhiều khó khăn.
Rủi ro trong quá trình thanh toán xuất phát từ sự biến động tỷ giá giữa đồng USD, nhân dân tệ (CNY) và VND, gây khó khăn cho việc thanh toán khi lượng dự trữ USD, CNY trong ngân hàng không đủ Công ty buộc phải đổi VND để thực hiện giao dịch Hơn nữa, nếu bộ chứng từ bị làm giả hoặc không hợp lệ, quá trình thanh toán sẽ không thành công, dẫn đến tổn thất lớn cho công ty.
Khi công ty đối mặt với rủi ro từ đối tác, họ không chỉ phải gánh chịu chi phí do bị lừa mà còn phải đối mặt với tác động tiêu cực đến uy tín của mình.
Tổn thất chi phí cao do phải bồi thường cho hàng hóa hư hỏng, dẫn đến chất lượng hàng hóa giảm sút Việc người nhập khẩu không nhận hàng gây thiệt hại nghiêm trọng cho công ty.
Hàng hóa thường bị giữ lại tại hải quan do sai sót trong bộ chứng từ, đặc biệt là khi khách hàng không hiểu hoặc chuẩn bị không đầy đủ giấy tờ chuyên ngành Ngoài ra, các yếu tố khách quan như chậm trễ trong công bố thông quan hoặc tạm ngừng vận chuyển do thời tiết cũng góp phần vào tình trạng này Điều này dẫn đến chi phí lưu kho và lưu cảng tăng cao, ảnh hưởng tiêu cực đến doanh thu của doanh nghiệp.
- Quá trình thanh toán kéo dài, không thành công do chứng từ không hợp lệ, tỷ
3.4.2 Phân tích và đo lường rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH vận tải Bách Việt
Công ty hiện chưa có chuyên gia nghiên cứu về quản trị rủi ro, dẫn đến việc quản lý rủi ro gặp nhiều hạn chế Điều này chủ yếu do nhân viên phải đảm nhiệm nhiều công việc khác nhau, ảnh hưởng đến hiệu quả trong quản lý rủi ro.
Thời tiết và sự thiếu cập nhật thông tin thời tiết trong quá trình vận chuyển có ảnh hưởng lớn đến thời gian giao hàng Các yếu tố kỹ thuật của tàu thuyền còn lạc hậu không đủ khả năng chống chịu với tác động mạnh mẽ của gió và bão, dẫn đến việc kéo dài thời gian giao hàng.
Sau khi thực hiện phân tích rủi ro, bước tiếp theo là đo lường tần suất xuất hiện của các rủi ro để xác định mức độ cao hay thấp Đối với nhóm rủi ro có tần suất xuất hiện thấp, cần tìm ra các biện pháp khắc phục hiệu quả nhằm giảm thiểu tác động của chúng.
● Rủi ro do hành vi lừa đảo của các đối tác
Trong lĩnh vực giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, nhiều công ty thường phải đối mặt với các rủi ro như lừa đảo, hợp đồng giả mạo và hàng hóa kém chất lượng Tuy nhiên, sau 15 năm hoạt động và phát triển, Bách Việt đã mở rộng các đại lý và thiết lập mối quan hệ hợp tác với nhiều quốc gia trong khu vực, giúp công ty hiếm khi gặp phải các trường hợp lừa đảo.
● Rủi ro trong quá trình vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản của công ty
Trong quá trình vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển, công ty thường gặp phải vấn đề hư hỏng do bảo quản không đúng cách hoặc xếp hàng không đúng quy cách Tuy nhiên, trong vài năm qua, tình trạng hàng lỗi đã giảm đáng kể nhờ vào đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và việc trang bị thiết bị bảo quản, cảnh báo nguy hiểm hiện đại.
Đánh giá thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH vận tải Bách Việt
3.5.1 Thành công và kết quả đạt được
Trong quá trình nghiên cứu về quản trị rủi ro trong xuất khẩu đường biển, công ty đã đạt được nhiều thành công đáng kể.
● Trong quá trình nhận dạng rủi ro
Ban giám đốc công ty đã quyết định xây dựng bảng liệt kê các rủi ro thường gặp và tổn thất trong quy trình nhận hàng trang thiết bị y tế nhập khẩu qua đường hàng không theo từng quý Bảng liệt kê được phân chia thành các nhóm tác nghiệp cụ thể, giúp dễ dàng xác định nguyên nhân và thực hiện các biện pháp khắc phục kịp thời.
Trước khi thực hiện hợp đồng, cán bộ nhân viên chuẩn bị kỹ lưỡng các kế hoạch khảo sát thị trường và tiềm năng đối tác Họ hoạch định kế hoạch cụ thể cho từng bộ phận nhằm đảm bảo quá trình giao nhận hàng hóa diễn ra suôn sẻ Đồng thời, việc xác định những khó khăn có thể gặp phải giúp giám sát và có biện pháp đối phó hiệu quả.
● Trong hoạt động phân tích và đo lường
Công ty không ngừng nỗ lực tuyển chọn và đào tạo nhân tài, nhằm xây dựng đội ngũ nhân viên có chuyên môn sâu và kỹ năng xử lý vấn đề hiệu quả Nhân viên luôn phấn đấu hoàn thiện bản thân và nâng cao trách nhiệm trong công việc, đặc biệt là trong lĩnh vực quản trị rủi ro Đội ngũ có kinh nghiệm lâu năm tận tình hướng dẫn và hỗ trợ các nhân viên trẻ, tạo nên môi trường làm việc thân thiện và khuyến khích sự phát triển chung.
Hiện nay, đội ngũ nhân viên công ty không chỉ thành thạo tiếng Anh mà còn có một số người thông thạo tiếng Trung, điều này giúp công ty tạo dựng được thiện cảm và nhanh chóng đạt được thỏa thuận trong việc ký kết hợp đồng cũng như trong các giao dịch.
● Trong hoạt động kiểm soát rủi ro
Công ty đã tăng cường quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng trang thiết bị y tế nhập khẩu bằng đường hàng không, dẫn đến việc giảm số lượng rủi ro trong các hợp đồng giao nhận Để đạt được điều này, công ty chú trọng giám sát thực hiện hợp đồng ở tất cả các khâu.
Công ty đã thiết lập mối quan hệ hợp tác chặt chẽ với các đối tác tại Trung Quốc, Hàn Quốc, Indonesia, giúp việc ký kết hợp đồng vận chuyển trở nên thuận lợi hơn Điều này không chỉ đảm bảo lợi ích cho cả hai bên mà còn góp phần tăng doanh thu và lợi nhuận cho công ty.
Khi đối mặt với những rủi ro bất ngờ, công ty đã nhanh chóng triển khai các biện pháp kiểm soát và khắc phục, nhằm đảm bảo không làm ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng cho khách hàng.
● Trong hoạt động tài trợ rủi ro
- Tích cực huy động vốn từ các nguồn khác nhau để có khả năng chi trả trong hoạt động kinh doanh và khi xảy ra rủi ro.
- Củng cố quỹ dự phòng rủi ro để tự tài trợ cho mình nếu phải bồi thường rủi ro nghiêm trọng.
Chiến lược duy trì và phát triển công tác tài trợ rủi ro trong công ty với các doanh nghiệp trong nước bằng VND là cần thiết để giảm thiểu rủi ro từ biến động tỷ giá.
Xây dựng và củng cố mối quan hệ hợp tác lâu dài với các đối tác trong và ngoài nước là điều cần thiết Mỗi đối tác đến từ các quốc gia khác nhau đều có những đặc điểm kinh doanh, phong tục tập quán và tác phong làm việc riêng biệt, yêu cầu công ty áp dụng các phương pháp tiếp cận phù hợp và an toàn Để đạt được điều này, cần có đội ngũ cán bộ chuyên sâu về quản trị rủi ro, tập trung nghiên cứu và phân tích các yếu tố rủi ro, từ đó xây dựng nền tảng vững chắc cho bộ phận quản trị rủi ro trong công ty Những cán bộ có chuyên môn cao sẽ giúp dự báo rủi ro một cách sớm nhất, đồng thời phát triển các kế hoạch ngăn ngừa và kiểm soát rủi ro một cách nhanh chóng và chính xác.
Công ty cần cập nhật thường xuyên thông tin thị trường và triển khai nghiên cứu cụ thể về đối tác cũng như năng lực kinh doanh của họ để tránh rủi ro lừa đảo Bộ phận nghiên cứu thị trường phải phối hợp chặt chẽ và báo cáo định kỳ với lãnh đạo, từ đó có thể điều chỉnh các hoạt động của công ty phù hợp với tình hình hiện tại.
Dịch vụ vận tải không bao gồm bảo hiểm hàng hóa, và công ty chỉ cung cấp thông tin về hệ thống báo giá và bảo hiểm để khách hàng tham khảo Đối với các hợp đồng đặc biệt với khách hàng lâu dài, công ty chủ động liên hệ với công ty bảo hiểm để chuẩn bị các giải pháp bảo hiểm, đảm bảo tư vấn nhanh chóng và thuận tiện cho doanh nghiệp.
3.5.2 Những khó khăn và nguyên nhân
Công ty hiện chưa có bộ phận chuyên trách hoặc nhân viên có kiến thức sâu về quản trị rủi ro, dẫn đến việc quản lý rủi ro còn nhiều hạn chế Việc thiếu một bộ phận phụ trách cụ thể và nhân viên thường phải kiêm nhiệm nhiều công việc đã ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý Thêm vào đó, nguồn nhân lực hạn chế trong việc kiểm tra chất lượng sản phẩm khi dỡ hàng cũng là một yếu tố tiềm ẩn rủi ro lớn.
Mặc dù quy trình hoàn thiện bộ chứng từ, làm thủ tục hải quan và giao hàng cho cảng đã được thực hiện tốt, nhưng vẫn tồn tại những hạn chế ảnh hưởng đến quy trình giao hàng xuất khẩu của công ty Việc nhầm lẫn trong bộ chứng từ, bao gồm nhiều loại giấy tờ, là điều khó tránh khỏi ngay cả với đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm Nguyên nhân có thể do khách hàng giao hàng thiếu sót, nhân viên không phát hiện kịp thời, hoặc do các văn bản chính sách mới chưa được cập nhật Đặc biệt, đối với các mặt hàng xuất khẩu nhạy cảm, việc làm việc với hải quan gặp nhiều khó khăn, dẫn đến thời gian làm thủ tục kéo dài và ảnh hưởng đến thời gian giao hàng lên tàu.
Cơ sở vật chất và kỹ thuật hiện tại chưa đồng bộ và ổn định, mặc dù có một số phần mềm hỗ trợ làm chứng từ và chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn Công ty vẫn gặp phải một số vấn đề kỹ thuật như virus làm mất chứng từ, thay đổi hình thức lưu trữ và cần nâng cấp hệ thống máy tính, ảnh hưởng đến quy trình làm chứng từ cho khách hàng Tuy nhiên, các vấn đề này đã được khắc phục và đang dần ổn định.
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ RỦI RO
Định hướng phát triển quản trị rủi ro trong quy trình xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH vận tải Bách Việt
+ Trước hết, công ty cần phải khắc phục những mặt yếu kém và tồn tại vẫn đang gặp phải.
Nâng cao năng lực cạnh tranh với các doanh nghiệp khác bằng cách phát huy kinh nghiệm của đội ngũ cán bộ công nhân viên và xây dựng uy tín chất lượng dịch vụ giao nhận cho công ty.
Tăng cường hợp tác với các đối tác và doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế uy tín sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng nền tảng vững chắc Việc liên doanh với những đối tác có thế mạnh trong ngành sẽ mang lại lợi ích lớn, nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo ra cơ hội phát triển bền vững.
Để thu hút khách hàng, cần xây dựng các chính sách khuyến khích hiệu quả, bao gồm việc cung cấp dịch vụ tư vấn miễn phí về lựa chọn nhà cung cấp và hãng tàu vận chuyển Ngoài ra, có thể xem xét việc áp dụng lưu kho miễn phí trong những trường hợp đặc biệt để gia tăng giá trị dịch vụ.
Củng cố và nâng cao cơ sở vật chất, kỹ thuật cho công tác giao nhận hàng hóa quốc tế là cần thiết, sử dụng nguồn vốn từ ngân sách Nhà nước, vốn tự có, vốn góp liên doanh và vốn vay để đảm bảo hiệu quả hoạt động.
Tăng cường phát triển hoạt động giao nhận hàng hóa đa dạng, tập trung chủ yếu vào phương thức giao nhận qua đường biển và đường hàng không.
Để đảm bảo mối quan hệ tốt đẹp và lâu dài với các cơ quan chức năng, hãng tàu và hãng hàng không, việc củng cố uy tín là rất quan trọng Điều này giúp doanh nghiệp được ưu tiên trong những tình huống khó khăn, đặc biệt khi có nhiều hàng hóa đến cùng lúc, từ đó vẫn có thể đảm bảo chỗ cho hàng hóa của mình.
Một nhiệm vụ quan trọng là tổ chức thường xuyên các buổi thảo luận và chương trình đào tạo ngắn hạn cho cán bộ nhân viên, nhằm truyền đạt kinh nghiệm, nâng cao trình độ nghiệp vụ và ý thức trách nhiệm.
Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH vận tải Bách Việt
4.2.1 Hoàn thiện và nâng cao năng lực nghiên cứu và nhận dạng và dự báo rủi ro
Trong bối cảnh giao thương quốc tế hiện nay, môi trường kinh tế, chính trị và pháp luật thường xuyên biến động, gây ra nhiều rủi ro cho hoạt động giao nhận vận chuyển quốc tế của doanh nghiệp Sự khác biệt về thể chế chính trị, phong tục tập quán kinh doanh và văn hóa giữa các doanh nghiệp nước ngoài tạo ra những rủi ro khó lường Mặc dù có cả yếu tố chủ quan và khách quan ảnh hưởng, doanh nghiệp cần chú trọng đến việc nghiên cứu và dự báo rủi ro để quản lý hiệu quả các rủi ro có thể kiểm soát cũng như những rủi ro khó kiểm soát.
Công ty cần chú trọng vào việc dự báo rủi ro trước khi thực hiện hợp đồng, vì điều này giúp chủ động phòng ngừa và kiểm soát các rủi ro tiềm ẩn Quá trình này đòi hỏi đầu tư thời gian và nhân lực để nhận diện, phân tích và đề ra biện pháp kiểm soát hiệu quả Tại Unique Logistic, bộ phận quản trị rủi ro đang trong giai đoạn hình thành, nhưng gặp khó khăn do nhân viên chưa đủ năng lực và phải kiêm nhiệm nhiều công việc, dẫn đến việc khó tập trung vào thông tin thị trường và tham gia các hội thảo về quản trị rủi ro trong hoạt động giao nhận vận chuyển.
Công ty cần tuyển dụng và đào tạo cán bộ chuyên sâu về quản trị rủi ro để nghiên cứu và xây dựng nền tảng vững chắc cho bộ phận quản trị rủi ro Những cán bộ có chuyên môn cao sẽ giúp dự báo rủi ro sớm, phân tích tình huống và phát triển các kế hoạch ngăn ngừa, kiểm soát rủi ro một cách nhanh chóng và chính xác.
Công ty cần cập nhật thường xuyên thông tin về thị trường, biến động kinh tế và chính trị, cũng như khả năng cung ứng, nhằm xử lý kịp thời các thay đổi và phối hợp hiệu quả với người xuất khẩu trong việc thực hiện hợp đồng Ban lãnh đạo cũng nên tổ chức nghiên cứu cụ thể về thị trường, đối tác và năng lực kinh doanh để tránh rủi ro lừa đảo Hơn nữa, bộ phận nghiên cứu thị trường cần báo cáo thường xuyên với lãnh đạo để điều chỉnh các hoạt động của công ty phù hợp với điều kiện hiện tại.
4.2.2 Hoàn thiện các quy trình nghiệp vụ phân tích và đo lường rủi ro
Quá trình giao nhận hàng nhập khẩu qua đường biển cần được kiểm tra và giám sát chặt chẽ để giảm thiểu rủi ro Việc trao đổi thông tin thường xuyên giữa các bộ phận là rất quan trọng, giúp đảm bảo quy trình giao nhận diễn ra một cách trơn tru và hiệu quả.
Trong công tác kiểm tra chứng từ, cần chú ý và thận trọng để xác nhận tính khớp nhau của các thông tin trong bộ chứng từ và sự phù hợp với hợp đồng đã ký Hiện nay, thủ tục giấy tờ tại hải quan vẫn còn phức tạp và nhiều công đoạn, do đó nhân viên kinh doanh cần lập kế hoạch hợp lý khi thực hiện công tác giao nhận hàng nhằm tránh lãng phí thời gian chờ đợi.
Trong quá trình nhận hàng, cán bộ kinh doanh cần chú trọng đến thời gian vì hàng hóa chỉ được lưu tại cảng tối đa 5 ngày Việc quá hạn sẽ dẫn đến chi phí phát sinh đáng kể Do đó, cán bộ cần có chuyên môn vững vàng và thực hiện các thao tác nhanh chóng, chính xác để tránh rủi ro và đảm bảo tiến độ giao hàng.
Công tác giao nhận hàng hóa cần được cập nhật thông tin về công ty liên tục mỗi giờ, mỗi ngày để phát hiện kịp thời các rủi ro và sai sót, từ đó nhanh chóng đưa ra biện pháp xử lý phù hợp.
● Tăng cường công tác nhận và kiểm tra hàng hóa xuất khẩu.
Một trong những rủi ro phổ biến trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là lỗi hàng hóa, hư hỏng và mất mát Để giảm thiểu những rủi ro này, cần tăng cường kiểm tra về số lượng, mẫu mã và chất lượng hàng hóa nhập khẩu Thuê các chuyên gia hoặc cơ quan giám định uy tín để thực hiện kiểm tra và giám định hàng hóa một cách chính xác là rất quan trọng Cần có sự thống nhất về cơ quan giám định và thông báo kết quả giám định cho người xuất khẩu để tránh mâu thuẫn giữa các bên Ngoài ra, việc nhận và kiểm tra hàng cũng cần được lập kế hoạch rõ ràng về thời gian, địa điểm và phương pháp kiểm tra để đảm bảo quá trình diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.
Đầu tư vào đào tạo đội ngũ nhân viên kiểm tra hàng hóa tại cảng là rất quan trọng, nhằm nâng cao nghiệp vụ, kinh nghiệm và kỹ năng để nhận diện rủi ro hàng hóa một cách hiệu quả Cần chiêu mộ thêm nhân viên có kinh nghiệm lâu năm trong quản trị rủi ro, đặc biệt là những người thông thạo tiếng Anh và tiếng Trung, để sẵn sàng hỗ trợ đối tác khi xảy ra vấn đề trong quá trình thực hiện hợp đồng giao nhận.
Công ty cần tổ chức nhân sự hợp lý cho quản trị rủi ro nhằm tránh chồng chéo công việc, đảm bảo hoạt động hiệu quả Việc phối hợp chặt chẽ giữa các cấp từ giám đốc đến nhân viên là cần thiết, đồng thời hoạch định công tác quản trị rủi ro trong từng khâu một cách hợp lý và hiệu quả.
4.2.3 Hoàn thiện quá trình kiểm soát rủi ro
● Hoàn thiện công tác chuẩn bị nhân công, kho bãi, thuê phương tiện vận chuyển phục vụ tốt quá trình giao nhận.
Công ty cần lên kế hoạch bố trí nhân công hợp lý để đảm bảo hiệu quả trong quá trình bốc dỡ hàng hóa Đội ngũ nhân viên hiện trường cần trang bị kiến thức chuyên môn về các mặt hàng xuất khẩu để thực hiện công việc một cách chính xác và an toàn.
Hệ thống kho bãi cần được thiết kế rộng rãi, sạch sẽ và thoáng mát, trang bị các thiết bị bảo quản hàng hóa hiện đại Việc áp dụng khoa học công nghệ sẽ giúp đảm bảo chất lượng hàng hóa tốt nhất khi giao đến tay khách hàng.
Công ty cần nghiên cứu kỹ lưỡng các hãng tàu và đối tác cho thuê phương tiện vận tải, đồng thời mua bảo hiểm đầy đủ, đảm bảo có thông tin chi tiết về số hiệu tàu và chủ tàu cho mỗi chuyến hàng Khi ký hợp đồng vận chuyển, cần quy định rõ ràng các điều khoản về trách nhiệm của các bên trong trường hợp xảy ra rủi ro Trong suốt quá trình vận chuyển, các hãng vận tải phải thường xuyên cập nhật lịch trình, quá trình di chuyển của phương tiện và kế hoạch thực hiện hợp đồng một cách chi tiết và rõ ràng.
Để đảm bảo quá trình thanh toán diễn ra suôn sẻ, bộ phận xuất nhập khẩu cần phối hợp chặt chẽ với bộ phận kế toán Sự hợp tác này giúp thực hiện đúng quy trình giao nhận hàng nhập khẩu, giảm thiểu rủi ro và tránh tình trạng không thu hồi được tiền từ khách hàng, từ đó bảo vệ lợi ích cho công ty.
Một số kiến nghị với cơ quan chức năng
Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt của thị trường giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế, Công ty TNHH Vận Tải Bách Việt cần đổi mới quản trị giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Các yếu tố bên ngoài cũng tác động đến hoạt động giao nhận, gây khó khăn cho công tác quản trị Do đó, sự hỗ trợ từ Nhà nước và các Bộ, ban ngành là cần thiết để tạo điều kiện thuận lợi cho công ty Nhà nước cần chú trọng phát triển ngành logistics Việt Nam thông qua cải cách hành chính, đơn giản hóa thủ tục liên quan đến logistics, thúc đẩy hạ tầng logistics, và mở rộng mạng lưới đào tạo Đồng thời, cần nâng cao chất lượng dịch vụ logistics, tăng cường tuyên truyền và hoàn thiện khung thể chế hỗ trợ ngành, đa dạng hóa nguồn vốn phát triển hạ tầng logistics và xây dựng thương hiệu logistics Việt Nam.
Nhà nước cần thiết lập các chính sách vĩ mô chính xác và hợp lý để quản lý thương mại hiệu quả Cần có sự điều chỉnh liên tục trong công tác quản lý nhằm theo kịp sự phát triển của thị trường nội địa và quốc tế Các chính sách cần được hoàn thiện để loại bỏ kẽ hở pháp lý, bảo vệ lợi ích doanh nghiệp, đồng thời đơn giản hóa và đồng bộ hóa thủ tục chứng từ, giúp tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp trong việc thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu, tránh tình trạng chậm trễ trong giao nhận hàng Ngoài ra, cần cải thiện cơ chế chính sách liên quan đến hàng hải, giao nhận vận tải biển và vận chuyển hàng không.
Để phát triển hoạt động xuất nhập khẩu, Nhà nước cần có chính sách mạnh mẽ chống tham nhũng và giảm thiểu gò bó từ cơ quan nhà nước, nhằm tạo lòng tin cho các doanh nghiệp nước ngoài trong việc đầu tư vào Việt Nam Đồng thời, cần đẩy mạnh chính sách hỗ trợ vốn cho các doanh nghiệp, đơn giản hóa thủ tục hải quan và cải thiện quy trình quản lý xuất nhập khẩu theo các hiệp định quốc tế để tăng cường giao lưu quốc tế, đặc biệt trong lĩnh vực giao nhận Hơn nữa, Nhà nước cần tận dụng nguồn vốn đầu tư nước ngoài để phát triển kinh tế, qua đó giúp các doanh nghiệp trong nước học hỏi kinh nghiệm quản lý và nâng cao trình độ khoa học kỹ thuật.
Nhà nước cần đầu tư mạnh mẽ vào cơ sở hạ tầng giao thông để giảm ùn tắc và phát triển hệ thống cảng biển Việc xây dựng cảng biển, nâng cao chất lượng thiết bị xếp dỡ và nâng cấp đường bộ, đường sắt sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo an toàn cho hàng hóa Đồng thời, cải thiện các tuyến đường sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận chuyển hàng hóa, đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng.
Nhà nước cần nhanh chóng hoàn thiện hệ thống pháp luật liên quan đến ngành logistics và cung cấp thông tin kịp thời qua các phương tiện truyền thông, giúp doanh nghiệp nắm bắt sớm và giải đáp thắc mắc về các thông tư, nghị định Đồng thời, trong các sự kiện quốc tế quan trọng, cần cung cấp thông tin chính xác về diễn biến, phân tích lợi hại và dự đoán tác động đến Việt Nam, giúp doanh nghiệp hình dung những ảnh hưởng và xây dựng chiến lược kinh doanh phù hợp.