CHƯƠNG 4: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ RỦI RO
4.2. Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH vận tải Bách Việt
4.2.1. Hoàn thiện và nâng cao năng lực nghiên cứu và nhận dạng và dự báo rủi ro
Trong bối cảnh giao thương quốc tế hiện nay, sự biến động của môi trường kinh tế, chính trị, pháp luật thường xuyên gây ra nhiều rủi ro trong hoạt động giao nhận vận chuyển quốc tế của doanh nghiệp. Sự khác nhau về thể chế chính trị, phong tục tập quán kinh doanh, văn hóa của các doanh nghiệp nước ngoài luôn tiềm ẩn những rủi ro khó lường mà công ty phải đối mặt. Mặc dù có cả yếu tố chủ quan và khách quan tác động, có những rủi ro có thể kiểm soát và những rủi ro khó kiểm soát nhưng công ty cần thực hiện tốt công tác nghiên cứu và dự báo rủi ro.
Công ty cần chú trọng nhiều vào công tác dự báo rủi ro trước khi thực hiện hợp đồng vì nó rất quan trọng. Dự báo sớm những rủi ro có thể xảy ra công ty sẽ chủ động hơn trong việc phòng ngừa và kiểm soát nó. Quá trình dự báo rủi ro cần đầu tư rất nhiều thời gian và nhân lực để có thể nhận dạng các rủi ro tiềm ẩn, phân tích diễn biến tiến triển của nó và vạch ra biện pháp để kiểm soát hiệu quả, Thực tế tại Unique Logistic đang ở những bước khai sơ để hình thành bộ phận mới là quản trị rủi ro nhưng còn nhiều bất cập do nhân viên chưa đủ năng lực để nghiên cứu, dự báo rủi ro, mặt khác lại kiêm nhiệm nhiều công việc dẫn tới tình trạng khó tập trung vào một công
thông tin thị trường và để nhân viên tham gia vào các buổi hội thảo về quản trị rủi ro trong hoạt động giao nhận vận chuyển.
Bên cạnh đó, công ty cần chiêu mộ, đào tạo nhiều cán bộ chuyên sâu về mảng quản trị rủi ro để tập trung nghiên cứu về rủi ro, tạo nền móng vững chắc để thành lập bộ phận quản trị rủi ro trong công ty. Các cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ giỏi sẽ dự báo rủi ro sớm, có khả năng phân tích và có các kế hoạch để ngăn ngừa, kiểm soát rủi ro một cách nhanh, chính xác nhất.
Công ty cần thường xuyên cập nhật thông tin về thị trường, những biến động của kinh tế, chính trị, khả năng cung ứng của thị trường để có xử lí kịp thời những thay đổi và phối hợp với người xuất khẩu thực hiện tốt hợp đồng. Bên cạnh đó, ban lãnh đạo cần tổ chức triển khai hoạt động nghiên cứu về thị trường một cách cụ thể, nghiên cứu kĩ về đối tác và hoạt động kinh doanh và năng lực của họ để tránh trường hợp bị lừa đảo. Ngoài ra, bộ phận nghiên cứu về thị trường luôn phối hợp, báo cáo thường xuyên với lãnh đạo để có những thay đổi, quyết định điều chỉnh các hoạt động của công ty cho phù hợp với điều kiện hiện thời.
4.2.2. Hoàn thiện các quy trình nghiệp vụ phân tích và đo lường rủi ro
● Kiểm tra, giám sát thực hiện quy trình giao nhận vận chuyển hàng nhập khẩu Trong tất cả các khâu của quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển cần được giám sát kĩ và nghiêm túc để tránh các rủi ro có thể xảy ra. Các bộ phận thường xuyên trao đổi thông tin cho nhau để cùng nhau hiểu và thực hiện quy trình giao nhận trơn tru, hiệu quả nhất.
Công tác kiểm tra chứng từ cần chú ý và thận trọng kiểm tra chi tiết các thông tin trong bộ chứng từ xem khớp nhau hay chưa, đúng với hợp đồng đã kí không. Hiện nay, thủ tục giấy tờ tại hải quan còn rất rườm rà, nhiều giấy tờ công đoạn nên nhân viên kinh doanh khi làm công tác giao nhận hàng cần có kế hoạch hợp lí để tránh tốn nhiều thời gian chờ.
Trong quá trình nhận hàng, cán bộ kinh doanh đặc biệt chú trọng đến thời gian vì các đại lý tàu biển chỉ cho phép hàng hóa được lưu lại tại cảng tối đa 5 ngày, nếu quá thì sẽ chịu nhiều chi phí phát sinh. Cho nên các cán bộ cần am hiểu chuyên môn, thực hiện các thao tác nhanh, chính xác, tránh trục trặc rủi ro làm chậm tiến độ giao hàng.
Ngoài ra, công tác giao nhận hàng hóa phải thường xuyên cập nhật thông tin về công ty từng giờ, từng ngày để kịp thời phát hiện những rủi ro, sai sót, nhanh chóng tìm ra biện pháp xử lí thích hợp.
● Tăng cường công tác nhận và kiểm tra hàng hóa xuất khẩu.
Một trong những rủi ro thường gặp khi thực hiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty là lỗi hàng hóa, hư hỏng, mất mát. Vì vậy, cần tăng cường kiểm tra về số lượng, mẫu mã, chất lượng hàng hóa nhập khẩu, đồng thời thuê chuyên gia hay cơ quan giám định có uy tín phối hợp để kiểm tra, giám định hàng hóa một cách chính xác. Cần thống nhất về cơ quan giám định và thông báo kết quả giám định hàng hóa với người xuất khẩu tránh tình trạng không đồng tình giữa các bên.
Nhận và kiểm tra hàng cũng phải lên kế hoạch rõ ràng về thời gian và địa điểm, phương pháp kiểm tra cần chặt chẽ, nghiêm túc để đảm bảo quá trình diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.
Chú trọng đầu tư vào việc đào tạo đội ngũ nhân viên chuyên kiểm tra về hàng hóa ở cảng, giỏi về nghiệp vụ, kinh nghiệm và kỹ năng để có thể nhận biết các rủi ro về hàng hóa rõ ràng, kịp thời phân tích và xử lý. Chiêu mộ thêm nhiều nhân viên có kinh nghiêm lâu năm trong việc quản trị rủi ro, có khả năng thông thạo ngôn ngữ anh và trung để sẵn sàng làm việc với đối tác khi có trục trặc trong khi thực hiện hợp đồng giao nhận.
Công ty cần sắp xếp nhân sự hợp lý cho công tác quản trị rủi ro, tránh tình trạng nhân viên chồng chéo công việc, dẫn đến hoạt động không hiệu quả. Phối hợp chặt chẽ các đầu mối công việc từ giám đốc đến nhân viên, hoạch định công tác quản trị rủi ro trong các khâu một cách hợp lí, có hiệu quả.
4.2.3. Hoàn thiện quá trình kiểm soát rủi ro
● Hoàn thiện công tác chuẩn bị nhân công, kho bãi, thuê phương tiện vận chuyển phục vụ tốt quá trình giao nhận.
Công ty cần có phương án bố trí nhân công vừa đủ cho quá trình bốc dỡ hàng hóa. Các nhân viên hiện trường cần có kiến thức chuyên môn về các mặt hàng xuất
Hệ thống kho bãi phải đủ rộng, sạch và thoáng mát, có các thiết bị bảo quản hàng hóa hiện đại, áp dụng khoa học công nghệ để đảm bảo chất lượng hàng hóa tốt nhất khi giao cho khách.
Công ty cần tìm hiểu kĩ các hãng tàu, đối tác cho thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm, có đủ thông tin về số hiệu tàu, chủ tàu trong mỗi chuyến hàng vận chuyển. Thêm vào đó, khi kí hợp đồng vận chuyển với các hãng tàu cần quy định rõ ràng các điều khoản về trách nhiệm của các bên khi xảy ra rủi ro. Trong quá trình vận chuyển, các hãng vận tải phải luôn thông báo lịch trình, quá trình di chuyển của các phương tiện vận tải và kế hoạch thực hiện hợp đồng vận chuyển cho rõ ràng chi tiết.
● Hoàn thiện trong quá trình thanh toán
Để quá trình thanh toán diễn ra thuận lợi thì bộ phận xuất nhập khẩu hàng hóa phối hợp cùng bộ phận kế toán để cùng nhau thực hiện tốt quá trình thanh toán phù hợp với quy trình giao nhận hàng nhập khẩu, tránh những rủi ro không đáng có, gây không lấy được tiền từ khách hàng dẫn đến tổn thất cho công ty.
Công ty cần đặc biệt chú trọng đến những biến động của môi trường chính trị, kinh tế, biến động tỷ giá để có những biện pháp khắc phục kịp thời rủi ro, sử dụng các công cụ dự báo tiền tệ, đưa các điều khoản về biến động tỷ giá đồng tiền ngoại tệ và nội tệ với các đối tác trong hợp đồng mua bán vận chuyển hàng hóa để khi có rủi ro thì có cơ sở để lấy được tiền. Ngoài ra, công ty nên sử dụng các biện pháp phòng ngừa rủi ro trên thị trường tiền tệ bằng cách kí các hợp đồng kỳ hạn, tương lai khi thanh toán để phòng ngừa các khoản rủi ro phải trả.
Khi gặp trục trặc trong quá trình thanh toán với khách hàng, các bên cũng nên ngồi lại để thương lượng, bàn bạc phương án xử lí rủi ro, cùng nhau gánh chịu tổn thất trên cơ sở duy trì mối quan hệ làm ăn lâu dài với các đối tác nước ngoài.
4.2.4. Hoàn thiện công tác tài trợ rủi ro
Đẩy mạnh hình thức huy động vốn cho xuất khẩu và khả năng chu chuyển vốn.
Hiện nay, trong hoạt động giao nhận vận chuyển hàng xuất khẩu bằng đường biển nói riêng và bằng tất cả các phương thức khác nói chung, công ty còn gặp khó khăn do vốn còn hạn hẹp và khả năng huy động nguồn vốn lớn còn chậm. Cho nên có rất nhiều hợp đồng béo bở mà công ty đã bỏ lỡ cơ hội để đem về lợi nhuận cao cho công ty, mà
thường kí các hợp đồng có giá trị nhỏ, chưa gây ảnh hưởng, uy tín lớn cho các đối tác lớn nước ngoài. Để có thể khắc phục các khó khăn trên, xây dựng quỹ dự phòng rủi ro dồi dào thì công ty phải có những chính sách, biện pháp huy động các nguồn vốn tự tài trợ rủi ro từ:
+ Khuyến khích cán bộ nhân viên trong công ty cùng góp vốn và được hưởng lãi suất cao.
+ Huy động vốn từ ngân hàng Vietcombank, ngân hàng mở L/C của công ty để có nguồn vốn dồi dào phục vụ cho việc thực hiện các hợp đồng vận chuyển.
+ Tạo lập uy tín, mối quan hệ làm ăn lâu năm với các hãng tàu, hãng hàng không lớn để thỏa thuận trong việc thanh toán tiền vận chuyển chậm, kéo dài thời gian chờ để thu vốn từ việc kí nhiều hợp đồng khác hay giảm tiền cọc để đỡ khỏi vay ngân hàng, đỡ khỏi trả lãi suất cao.
+ Liên doanh với các đối tác lớn, có uy tín trong và ngoài nước góp cổ phần để có nguồn vốn dồi dào hơn.
Bên cạnh đó, xây dựng quỹ dự phòng rủi ro lớn để có thể nhanh chóng xử lý các tổn thất từ hoạt động giao nhận. Đẩy nhanh tốc độ chu chuyển vốn là một biện pháp để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn đầu tư, vừa không cần sử dụng nhiều vốn vẫn có thể đem lại doanh thu lợi nhuận cao.