CHƯƠNG 3 THỰC TRẠNG VỀ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH
3.4. Phân tích thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH vận tải Bách Việt
3.4.2. Phân tích và đo lường rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH vận tải Bách Việt
3.4.2.1. Phân tích rủi ro
- Công ty chưa có chuyên gia nghiên cứu về quản trị rủi ro, việc quản trị rủi ro còn nhiều hạn chế do nhân viên phải kiêm nhiều công việc.
- Sự ảnh hưởng từ các yếu tố khách quan về thời tiết hay thiếu cập nhật về tình hình thời tiết trong thời gian vận chuyển, các yếu tố kĩ thuật tàu thuyền còn lạc hậu không chống chịu được ảnh hưởng lớn của gió, bão khiến cho thời gian giao hàng bị kéo dài.
3.4.2.2. Đo lường rủi ro
Sau khi phân tích rủi ro thì sẽ tiến hành đo lường rủi ro xem tần suất xuất hiện rủi ro cao hay thấp và tìm ra biện pháp để khắc phục.
a) Nhóm tần suất xuất hiện thấp
● Rủi ro do hành vi lừa đảo của các đối tác
Trong hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, các công ty gặp không ít các trường hợp lừa đảo, kí hợp đồng chứng từ giả để giao hàng mà không có hàng hoặc hàng hóa kém chất lượng, người nhận từ chối nhận hàng,.. Tuy nhiên trong 15 năm hình thành và phát triển, cùng với việc mở rộng các đại lý, ở nước ngoài và các mối quan hệ hợp tác với nhiều nước trong khu vực thì Bách Việt rất hiếm gặp phải các trường hợp lừa đảo.
● Rủi ro trong quá trình vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản của công ty
Trong quá trình vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của công ty thường xảy ra một số vấn đề về hàng hóa như bị hư hỏng do bảo quản không đúng với đặc tính của sản phẩm hay do xếp hàng không đúng quy cách, chuyển tải hàng hóa.
Nhưng vài năm trở lại đây thì công ty rất ít khi gặp phải tình trạng hàng lỗi do đội ngũ nhân viên đã có nhiều kinh nghiệm và trang bị những thiết bị bảo quản, cảnh báo nguy hiểm tiên tiến, hiện đại hơn.
Các mặt hàng xuất khẩu của Bách Việt đa số là hàng thương mại, việc mất hàng sẽ ảnh hưởng đến khách hàng, bị phạt hợp đồng và ảnh hưởng đến uy tín khách hàng cũng như Bách Việt.
Tình trạng cướp biển trên biển cũng không thể tránh khỏi, tuy nhiên những năm gần đây tình trạng an toàn trên biển đac được nâng cao. Bách Việt cũng không gặp phải tình trạng này.
b) Nhóm tần suất xuất hiện cao
● Rủi ro trong khai thuê hải quan
Khi công ty được ủy thác cả dịch vụ làm thủ tục hải quan thuê sẽ gặp phải một số rủi ro. Thủ tục hải quan yêu cầu nhiều giấy tờ nên trong quá trình làm thủ tục hải quan tốn nhiều thời gian gây ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng. Nhân viên chứng từ khai sai mã hs code, tên hàng, mã loại hình,.. sẽ bị hải quan phạt. Chứng từ không đúng hoặc có lỗi sai sẽ ảnh hưởng đến tiến độ làm hải quan, bị phạt tiền hoặc nặng hơn có thể bị ngừng xuất khẩu, điều này ảnh hưởng rất lớn đến công ty xuất khẩu.
Ở Bách Việt, đội ngũ tư vấn, khai hải quan, op hiện trường lên tới 60 người từ Nam ra Bắc, được đào tạo một các bài bản nên tình trạng trên không xảy ra nhiều. Tuy nhiên, vẫn có nhiều nhân viên mới không không hiểu rõ về luật cũng như cách khai hải quan, công ty phải chịu những chi phí thiệt hại đó.Ngoài ra, chính sách hải quan liên tục thay đổi và quy trình thông quan hàng hóa còn nhiều bất cập khiến cho công việc làm thủ tục giấy tờ hay gặp trục trặc.
● Rủi ro trong khâu kiểm tra, giám định hàng hóa
Đây là rủi ro thường gặp và cũng gây ra tổn thất lớn yêu cầu công ty đặc biệt chú trọng vào công tác này. Bởi kiểm tra giám định hàng hóa không kỹ càng nên đã giao cho khách hàng hàng hóa bị hư hỏng và không đạt tiêu chuẩn chất lượng như trong hợp đồng. Nguyên nhân chính là do đội ngũ nhân viên hiện trường chưa có kinh nghiệm nhiều, chủ quan kiểm tra hàng không kĩ, khâu bốc dỡ hàng sơ suất, kết quả giám định hàng hóa độ chính xác không cao.
● Rủi ro về hàng hóa
Một số lỗi thường gặp về lỗi hàng hóa của công ty trong quy trình giao hàng xuất khẩu là hàng hóa không đúng quy cách, sai kích cỡ, màu sắc mẫu mã, hoặc bản thân hàng hóa bị lỗi. Tuy nhiên, thiệt hại của rủi ro này khá lớn khi mà công ty phải liên hệ với công ty xuất khẩu để đổi hàng và tốn nhiều chi phí trong quá trình vận chuyển qua
Công ty sẽ chịu tổn thất do giao hàng thiếu, không đúng chất lượng, hàng bị hư hỏng một phần nhỏ làm ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của công ty như :
- Mất thêm nhiều chi phí bỏ ra để bù những sản phẩm hỏng, hay phụ phí về tàu thuyền trong quá trình vận chuyển.
- Giảm uy tín của công ty với khách hàng, gây ra bỏ lỡ nhiều khách hàng tiềm năng.
3.4.2.3. Kiểm soát rủi ro trong quy trình xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH vận tải Bách Việt
● Biện pháp né tránh rủi ro
- Giám sát giao hàng xuất khẩu bằng đường biển:
Khối lượng, chất lượng hàng hóa: công tác kiểm tra, kiểm đếm hàng hóa của nhân viên công ty khi nhận từ người gửi được thực hiện hết sức tập trung và chú ý vì ban quản trị luôn quan tâm và nhắc nhở nhân viên khi thực hiện khâu này.
- Tìm hiểu kĩ về các công ty khách hàng, từ chối kí hợp đồng vận chuyển nếu thấy đối tác khả nghi, thông tin công khai không đầy đủ, người kí hợp đồng không có thẩm quyển trên giấy phép kinh doanh, có nợ xấu.
- Để hoàn thành tốt quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, cần luôn chú trọng xây dựng kế hoạch khoa học và cụ thể để có thể phối hợp được các nguồn lực, giúp cho công tác giao hàng đạt hiệu quả cao, giao hàng một cách hiệu quả.
- Cập nhật các diễn biến của thời tiết trên biển để tránh vận chuyển vào những ngày có ảnh hưởng xấu của gió, bão, đại dịch covid,...
● Biện pháp giảm thiểu rủi ro
- Tìm hiểu, thiết lập và ghim lại những rủi ro đã từng gặp phải trong quy trình giao nhận hàng trang thiết bị y tế nhập khẩu bằng đường hàng không để phòng tránh và giảm thiểu tối đa rủi ro.
- Trong mỗi khâu của quy trình hàng trang thiết bị y tế nhập khẩu bằng đường hàng không thì nhân viên phụ trách cần thực hiện cẩn thận, tỉ mỉ để tránh gặp phải những rủi ro không đáng có.
- Công ty cần đầu tư đúng mức cho công tác nghiên cứu, dự đoán rủi ro nhằm tìm ra những rủi ro có thể sẽ xảy ra để ngăn ngừa kịp thời. Cùng với đó, đầu tư vào công
tác đào tạo chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên giao nhận. Điển hình, cứ mỗi sáng thứ 7 mỗi tuần, công ty tổ chức buổi giao lưu giữa các nhân viên ở các phòng để mọi người chia sẻ kinh nghiệm kĩ năng hay khó khăn gặp phải trong công việc và cách giải quyết.
● Biện pháp chuyển giao rủi ro
Kí hợp đồng bảo hiểm với hãng tàu để chuyển giao một phần rủi ro về hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Thì khi xảy ra rủi ro bên hãng tàu sẽ phải chịu một khoản tổn thất cùng công ty.
● Biện pháp chấp nhận rủi ro
Đôi khi công ty khi đã xác định được rủi ro ngay từ bước nhận dạng, phân tích nhưng do mức độ tổn thất ít và không thể né tránh hay giảm thiểu được thì công ty phải chấp nhận rủi ro. Ví dụ, đang trong quá trình vận chuyển hàng hóa mà công ty gặp phải biến động bất ngờ của thời tiết thì chỉ còn cách chấp nhận rủi ro và chi trả tổn thất bằng ngân quỹ của công ty. Hay chính phủ nước ngoài thay đổi chính sách về thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa mà công ty chưa cập nhật kịp thời thì công ty cũng phải chấp nhận rủi ro trong khi thực hiện hợp đồng.