CHƯƠNG 3 THỰC TRẠNG VỀ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH
3.3. Phân tích quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH vận tải Bách Việt
Nguồn phòng kinh doanh công ty TNHH vận tải Bách Việt
Tìm kiếm khách hàng
Nhận yêu cầu từ khách hàng
Hỏi giá và chào giá khách hàng
Ký kết hợp đồng dịch vụ
Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ
Lấy hàng từ kho của chủ hàng và giao hàng tại cảng
Làm thủ tục cho hàng hóa xuất khẩu
Hoàn tất giao hàng và gửi chứng từ
Lập chứng từ kết toán và lưu hồ sơ
Nhân viên sale của công ty TNHH vận tải Bách Việt sẽ tìm kiếm khách hàng qua việc đăng tải, trên Internet và chủ động liên hệ, chào hỏi, hỗ trợ những khách hàng có nhu cầu để tư vấn về việc giao nhận hàng hóa qua zalo, skype, email.
Bước 2: Nhận yêu cầu từ khách hàng
Nhân viên sale của công ty Bách Việt sẽ nhận được thông tin lô hàng của khách bao gồm: cảng đi/cảng đến, tên hàng, số lượng hàng/trọng lượng hàng, loại hình vận chuyển, điều kiện giao hàng, các yêu cầu đặc biệt khác (nếu có).
Loại hàng: Căn cứ vào loại hàng, số lượng hàng mà công ty sẽ tư vấn cho khách hàng loại container phù hợp cũng như các quy định của nước nhập khẩu về mặt hàng đó. Ví dụ như: nếu hàng tươi sống , rau quả tươi sẽ chọn cont lạnh:20’RF,40’RH tùy vào số lượng hàng, hàng thực phẩm thì phải có giấy kiểm dịch vệ sinh an toàn thực phẩm, hàng gỗ thì phải khử trùng…
ãBước 3: Hỏi giỏ và chào giỏ cho khỏch hàng
Căn cứ vào những thông tin mà khách hàng cung cấp nhân viên sale Bách Việt sẽ liên hệ với hãng tàu để hỏi giá và lịch trình tàu chạy phù hợp vì mỗi hãng tàu có lịch trình tàu chạy, tuyến chạy tàu cũng như có thế mạnh riêng trên các tuyến đường. Nhân viên sale căn cứ vào giá chào của các hãng tàu, tính toán chi phí và tiến hành chào giá cho khách hàng. Các giao dịch liên quan đến giá cả và lịch trình tàu đều phải lưu lại để đối chứng khi cần thiết.
ãBước 4: Ký kết hợp đồng dịch vụ
Sau khi đàm phán và đã khách hàng đã chấp nhận mức giá thì tiến hành ký hợp đồng dịch vụ. Hợp đồng dịch vụ giao nhận sẽ gồm những điều khoản được hai bên chấp thuận bằng hình thức văn bản, có chữ ký, đóng dấu của hai bên. Làm hợp đồng công nợ cho khách nếu khách yêu cầu thanh toán trả sau (thường công nợ 15-30 ngày kể từ ngày xuất hóa đơn).
ãBước 5: Liờn hệ với hóng tàu để đặt chỗ
Khách hàng sẽ gửi booking request (yêu cầu đặt chỗ) cho bộ phận sale của Bách Việt, bộ phận sale sẽ căn cứ trên booking request của khách hàng và cus sẽ gửi booking request đến hãng tàu để đặt chỗ. Sau đó hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ đã thành công cho Bách Việt bằng cách gửi booking confirmation. Sau khi có booking
confirmation của hãng tàu, cus của Bách Việt sẽ gửi booking này cho khách hàng để họ sắp xếp đóng hàng và làm thủ tục thông quan xuất khẩu bằng email.
Bước 6: Lấy hàng từ kho của chủ hàng và giao hàng tại cảng
Khách hàng sẽ gửi booking request (yêu cầu đặt chỗ) cho bộ phận sale của Bách Việt, bộ phận sale sẽ căn cứ trên booking request của khách hàng và cus sẽ gửi booking request đến hãng tàu để đặt chỗ. Sau đó hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ đã thành công cho bộ phận kinh doanh bằng cách gửi booking confirmation. Sau khi có booking confirmation của hãng tàu, cus của Bách Việt sẽ gửi booking này cho khách hàng để họ sắp xếp đóng hàng và làm thủ tục thông quan xuất khẩu bằng email.
Sau khi book tàu và lấy cont rỗng, nhận được Booking Confirmation từ hãng tàu, nhân viên Bách Việt phối hợp với khách hàng đưa cont rỗng đến kho của khách để đóng hàng:
+ Do công ty bị hạn chế về nguồn vốn nên công ty không có phương tiện vận tải riêng mà phải đi thuê từ các doanh nghiệp vận tải nội địa. Do đó công ty sẽ bị động về phương tiện vận tải và hạn chế về kho bãi.
+ Việc kiểm tra, bao gói hàng hóa được công ty thực sự quan tâm vì đây là bước đầu tiên của toàn quy trình, kết quả của hoạt động này ảnh hưởng đến uy tín và lợi nhuận của công ty.
- Ký hợp đồng lưu kho, lưu bãi, giao hàng cho cảng (với những hàng hóa phải lưu kho bãi ở cảng)
- Mặc dù công việc bốc dỡ, xếp hàng hóa vào kho là do công nhân của cảng làm nhưng công ty luôn có đội ngũ nhân viên kiểm tra, giám sát một cách trực tiếp nên hầu như là không có sai sót nghiêm trọng.
Bước 7: Làm thủ tục cho hàng hóa xuất khẩu - Làm thủ tục hải quan và thanh lý hải quan bãi:
Mở và truyền tờ khai trên hệ thống ECUS5 như dưới đây:
Việc này do công ty xuẩt khẩu tự khai, tự truyền hoặc thuê bên Bách Việt làm tùy vào thỏa thuận giữa 2 bên cho đến khi ra tờ khai phân luồng xanh/vàng/đỏ: nếu lô hàng không có vấn đề gì sẽ được vào luồng xanh, lô hàng thuộc diện kiểm tra có thể vào luồng vàng hoặc đỏ.
+ Đóng thuế và lệ phí: nhân viên giao nhận nộp các khoản phí theo yêu cầu
+ Thanh lý hải quan bãi: nhân viên U&I mang tờ khai đã thông quan đến hải quan giám sát bãi để thanh lý tờ khai, hải quan thanh lý kiểm tra đóng dấu và trả lại bản gốc
Bước 8: Hoàn tất giao hàng và gửi chứng từ
Sau khi giao hàng xong mỗi lô hàng cho tàu, người giao nhận phải lấy Mate’s receipt do thuyền phó cấp
- Mua bảo hiểm cho hàng hóa nếu bán CIF hoặc CIP.
- Căn cứ vào Hợp đồng, L/C, Mate’s Receipt hoặc yêu cầu khách hàng cung cấp chi tiết thông tin (nếu cần) để lập bộ vận đơn. Sau đó gửi vận đơn HBL nháp để khách hàng kiểm tra và gửi người vận tải/co-loader hướng dẫn gửi hàng (SI) để làm MBL.
- Cuối cùng gửi HBL bản chính cho khách hàng.
ãBước 9: Lập chứng từ kết toỏn và lưu hồ sơ Ở bước này, nhân viên giao nhận sẽ:
- Thanh toán các chi phí liên quan đến quá trình giao nhận như: chi phí bảo quản, lưu kho, bốc xếp, vận chuyển….
- Thanh toán tiền thưởng phạt xếp dỡ (nếu có).
- Theo dõi kết quả nhận hàng của người mua và giải quyết khiếu nại (nếu có)
- Dựa vào Bản kê khai sơ lược thông tin lô hàng (booking profile), nếu điều khoản về cước phí là trả trước, nhân viên chứng từ sẽ làm Giấy báo nợ (Debit Note) gửi khách hàng và chuyển cho phòng kế toán để theo dõi thu công nợ. Chỉ khi nào người gửi hàng thanh toán cước phí và các khoản liên quan thì nhân viên chứng từ mới cấp phát vận đơn cho họ. Trong trường hợp cước phí trả sau, nhân viên chứng từ sẽ làm Giấy báo nợ thu cước người nhận hàng gửi đại lý tại cảng đến nhờ thu hộ, người gửi hàng chỉ đóng phụ phí tại Việt Nam và nhận vận
-Sau khi hoàn thành xong thủ tục thông quan hàng xuất và vào sổ, người giao nhận phải kiểm tra và sắp xếp lại các chứng từ thành một bộ hoàn chỉnh, trả lại cho khách hàng và công ty cũng lưu lại 01 bộ, kèm theo đó là 01 bản Giấy báo nợ gồm các khoản chi phí mà công ty đã nộp thay khách hàng có hóa đơn đỏ, phí dịch vụ vận chuyển, các chi phí khác. Sau đó, tổng giám đốc ký tên và đóng dấu vào Giấy báo nợ này. Người giao nhận mang toàn bộ chứng từ cùng với Giấy báo nợ quyết toán với khách hàng.