CHƯƠNG 3 THỰC TRẠNG VỀ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG QUY TRÌNH
3.5. Đánh giá thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH vận tải Bách Việt
3.5.1. Thành công và kết quả đạt được
Trong quá trình nghiên cứu, tìm hiểu về quản trị rủi ro trong quy trình xuất khẩu bằng đường biển, nhận thấy công ty đã ngày một thành công và đạt được một số thành công rõ rệt như:
● Trong quá trình nhận dạng rủi ro
Ban giám đốc công ty đã cho xây dựng, thiết lập bảng liệt kê các rủi ro thường gặp trong từng khâu và tổn thất của quy trình nhận hàng trang thiết bị y tế nhập khẩu bằng đường hàng không trong từng quý. Bảng liệt kê được phân chia theo các nhóm tác nghiệp cụ thể để dễ dàng tìm ra nguyên nhân và kịp thời sửa chữa.
Trước khi tiến hành thực hiện hợp đồng, các cán bộ nhân viên luôn chuẩn bị trước các kế hoạch từ khảo sát thị trường, tiềm năng của đối tác, hoạch định kế hoạch cho từng bộ phận cụ thể để quá trình giao nhận hàng hóa diễn ra trơn tru. Ngoài ra chỉ ra những khó khăn có thể gặp phải để giám sát và có biện pháp đối phó thích hợp.
● Trong hoạt động phân tích và đo lường
- Công ty đã không ngừng cố gắng để tuyển chọn nhân tài và đào tạo đội ngũ nhân viên ngày càng có hiểu biết sâu rộng về chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng xử lí các vấn đề phát sinh. Trong quá trình làm việc, đội ngũ nhân viên công ty luôn cố gắng hoàn thiện bản thân, trách nhiệm với công việc, trau dồi những kiến thức về quản trị rủi ro một cách tốt nhất. Ngoài ra, nhân viên làm việc lâu năm có dày dặn kinh nghiệm luôn tận tình chỉ bảo, giúp đỡ các nhân viên còn non trẻ để tạo ra môi trường làm việc thân thiện, mọi người cùng phát triển.
- Hiện nay, nhân viên công ty đều giỏi ngôn ngữ giao tiếp bằng tiếng anh, và một số người còn thành thạo cả tiếng Trung, tạo điều kiện thuận lợi cho công ty có
được thiện cảm, nhanh chóng đi đến thống nhất kí hợp đồng và thuận lợi trong giao dịch.
● Trong hoạt động kiểm soát rủi ro
- Công ty đã chú trọng hơn tới công tác quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng trang thiết bị y tế nhập khẩu bằng đường hàng không. Tính đến nay, số lượng rủi ro xảy ra trong các hợp đồng giao nhận có xu hướng giảm. Để làm được như vậy, công ty đặc biệt quan tâm tới việc giám sát thực hiện hợp đồng ở tất cả các khâu.
- Công ty cũng đã xây dựng mối quan hệ làm ăn thân thiết với các đối tác ở các nước như Trung Quốc, Hàn quốc, Indonesia,.. Điều này giúp công ty luôn dễ dàng kí hợp đồng vận chuyển, đảm bảo tốt lợi ích của hai bên, góp phần tăng doanh thu lợi nhuận của công ty.
- Khi xảy ra những rủi ro bất ngờ, công ty đã kịp thời đưa ra biện pháp để kiểm soát và khắc phục rủi ro, không để ảnh hưởng tới tiến độ giao hàng cho khách.
● Trong hoạt động tài trợ rủi ro
- Tích cực huy động vốn từ các nguồn khác nhau để có khả năng chi trả trong hoạt động kinh doanh và khi xảy ra rủi ro.
- Củng cố quỹ dự phòng rủi ro để tự tài trợ cho mình nếu phải bồi thường rủi ro nghiêm trọng.
- Có chiến lược nhằm duy trì và phát triển công tác tài trợ rủi ro trong công tyi với các doanh nghiệp trong nước bằng VND để tránh rủi ro nếu có biến động về tỷ giá.
- Xây dựng, củng cố và tạo mối quan hệ hợp tác lâu dài với các đối tác trong và ngoài nước. Mỗi đối tác ở các quốc gia khác nhau thì đều có đặc điểm kinh doanh, phong tục tập quán và tác phong làm việc khác nhau, đòi hỏi công ty phải có các cách tiếp cận phù hợp và an toàn.
cán bộ chuyên sâu về mảng quản trị rủi ro để tập trung nghiên cứu về rủi ro, tạo nền móng vững chắc để thành lập bộ phận quản trị rủi ro trong công ty. Các cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ giỏi sẽ dự báo rủi ro sớm, có khả năng phân tích và có các kế hoạch để ngăn ngừa, kiểm soát rủi ro một cách nhanh, chính xác nhất.
Công ty cần thường xuyên cập nhật thông tin về thị trường, những biến động của
cần tổ chức triển khai hoạt động nghiên cứu về thị trường một cách cụ thể, nghiên cứu kĩ về đối tác và hoạt động kinh doanh và năng lực của họ để tránh trường hợp bị lừa đảo. Ngoài ra, bộ phận nghiên cứu về thị trường luôn phối hợp, báo cáo thường xuyên với lãnh đạo để có những thay đổi, quyết định điều chỉnh các hoạt động của công ty cho phù hợp với điều kiện hiện thời.
Tư vấn rõ ràng rằng dịch vụ vận tải không bao gồm bảo hiểm hàng hóa và công ty chỉ giới thiệu với khách hàng về hệ thống báo giá và phát hành bảo hiểm cho khách tham khảo và cân nhắc.
Đối với các hợp đồng chuyên biệt được ký kết với các khách hàng đặc biệt đã hợp tác lâu dài, công ty luôn liên hệ trước với công ty bảo hiểm để chuẩn bị trước các giải pháp bảo hiểm và nắm rõ phạm vi bảo hiểm giúp tư vấn cho doanh nghiệp một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất.
3.5.2. Những khó khăn và nguyên nhân Khó khăn:
Trước hết, công ty chưa có bộ phận riêng hay một nhân viên có kiến thức chuyên ngành và hiểu rõ để nghiên cứu về quản trị rủi ro, vì vậy việc quản trị rủi ro của công ty còn nhiều hạn chế. Một phần là là chưa có bộ phận riêng chịu trách nhiệm, đồng thời các nhân viên thường kiêm nhiều công việc. Bên cạnh đó việc hạn chế trong nguồn nhân lực liên quan đến kiểm tra chất lượng sản phẩm khi dỡ hàng cũng là một trong những hiểm họa.
Trong tất cả các bước như hoàn thiện bộ chứng từ, làm thủ tục hải quan, giao hàng cho cảng và tàu tuy đã thực hiện khá tốt nhưng vẫn còn tồn tại những hạn chế gây ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình giao hàng xuất khẩu của công ty. Một bộ chứng từ hàng hóa bao gồm rất nhiều các loại giấy tờ nên nhầm lẫn là không thể tránh khỏi kể cả khi công ty có một đội ngũ nhân viên lành nghề và nhiều kinh nghiệm. Nguyên nhân từ nhiều phía, có thể khi giao hàng khách hàng giao hàng thiếu cho công ty nhưng nhân viên không kịp thời phát hiện, thậm chí có thể do công văn, văn bản chính sách mới của các bộ ngành có liên quan chưa kịp được cập nhật khiến cho việc thực hiện gặp sai sót. Đối với các mặt hàng xuất khẩu thuộc diện nhạy cảm thì làm việc với
hải quan gặp nhiều khó khăn hơn, thời hạn làm thủ tục có thể kéo dài khiến ảnh hưởng tới thời gian giao hàng lên tàu.
Cơ sở vật chất – kỹ thuật chưa thực sự đồng bộ và ổn định. Bên cạnh một số phần mềm được sử dụng để hỗ trợ cho việc làm chứng từ và chăm sóc khách hàng được nhanh chóng và hiệu quả hơn thì đôi khi công ty còn gặp các vấn đề về kỹ thuật không đáng có như nhiễm virus làm mất một phần chứng từ, thay đổi hình thức lưu trữ chứng từ chung trên máy tính, nâng cấp và cài lại hệ thống máy tính... Những thay đổi này phần nào ảnh hưởng đến việc làm chứng từ cho khách hàng. Tuy nhiên, những vấn đề này nhìn chung đã được khắc phục và đang đi vào ổn định.
Sự ảnh hưởng từ các yếu tố khách quan về thời tiết hay thiếu cập nhật về tình hình thời tiết trong thời gian vận chuyển. Là những yếu tố khách quan khó lường trước như bão hay mưa lớn, tuy trường hợp rủi ro này xảy ra không thường xuyên, tuy nhiên lại mang đến những tổn thất khá lớn.
* Nguyên nhân:
Nguyên nhân dẫn đến rủi ro về hàng hóa, mua bảo hiểm hàng hóa: do hàng hóa đã bị lỗi hay hư hỏng, méo móp những được đóng kín vì vậy đôi khi nhân viên không kiểm tra kĩ vẫn giao hàng. Hay trong quá trình bốc vác, xếp dỡ, vận chuyển có sự va đập, ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa.
Nguyên nhân dẫn đến rủi ro về thời gian giao hàng : bao gồm cả yếu tố chủ quan và khách quan. Về yếu tố chủ quan thì do hai bên không đồng nhất về điều khoản thời gian giao hàng, hoặc nhà xuất khẩu giao hàng chậm trễ cho bên vận chuyển, hãng tàu trì trệ giao hàng. Nguyên nhân khách quan dẫn đến giao hàng chậm là do các yếu tố về thời tiết như lũ lụt, gió, bão, ... làm chậm tiến độ giao hàng, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của các bên.
Nguyên nhân dẫn đến rủi ro trong quá trình thanh toán : Sự biến động tình hình kinh tế, chính trị giữa các quốc gia, công ty thường thanh toán theo phương thức L/C không hủy ngang cho nên một số nguyên nhân về biến động tỷ giá thị trường bất ổn định, lãi suất ngân hàng biến động gây không ít ảnh hưởng làm quá trình thanh toán
Sai lầm trong việc lựa chọn chiến lược kinh doanh, cơ chế quản lí, thiếu thông tin về thị trường, về đặc tính các mặt hàng kinh doanh. Tuy nhiên đây chỉ là vấn đề mà công ty mới thành lập, mới bước chân vào thị trường và chưa tạo nhiều uy tín cũng như có nhiều đối tác tin cậy.
Công ty chưa hình thành một bộ phận về quản trị rủi ro trong khâu vận chuyển, chưa đào tạo nhân viên chuyên sâu có thể xử lí các rủi ro bất ngờ xảy ra.