Hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty trách nhiệm hữu hạn Nguyên Đăng Việt Nam

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP HỒN THIỆN QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CƠNG TY TNHH NGUYÊN ĐĂNG VIỆT NAM Giáo viên hướng dẫn Sinh viên thực TS MAI THANH HUYỀN NGUYỄN ĐỨC THÀNH Lớp: K54E1 Mã sinh viên : 18D130048 HÀ NỘI – 2021 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: Khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Hồn thiện quy trình nhận hàng nhập đường biển Cơng ty TNHH Ngun Đăng Việt Nam” cơng trình nghiên cứu cá nhân tôi, không chép Tôi xin chịu trách nhiệm công trình nghiên cứu riêng mình! Hà Nội, ngày 22 tháng 12 năm 2021 Người cam đoan LỜI CẢM ƠN Để hồn thành khóa luận đề tài: “Hồn thiện dịch vụ nhận hàng hố nhập đường biển công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam ”, với cố gắng nỗ lực thân, với giúp đỡ, hướng dẫn bảo nhiệt tình, chu đáo Thầy Cơ giáo Khoa Kinh tế Kinh doanh Quốc tế, Nhà trường giúp đỡ anh chị đồng nghiệp Công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam Em xin cảm ơn Thầy Cô trường Đại học Thương mại, cảm ơn Thầy Cô khoa Kinh tế Kinh doanh quốc tế tạo điều kiện để em học tập, nghiên cứu, tiếp thu kiến thức chuyên ngành cách tồn diện, có hệ thống, Em xin trân trọng gửi lời cảm ơn sâu sắc tới TS Mai Thanh Huyền– giáo viên trực tiếp hướng dẫn em q trình làm khóa luận- hướng dẫn tận tình Cơ giúp em hồn thành khóa luận Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn đến Ban giám đốc, anh chị nhân viên Công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam cung cấp em đầy đủ tư liệu, nhiệt tình bảo, tạo điều kiện cho em hoàn thành khóa luận Dù cố gắng, nỗ lực kiến thức thời gian thực tập công ty cịn hạn chế nên khơng tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận bảo đóng góp Thầy Cơ để khóa luận hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Contents 2.3.5 Giao hàng cho khách hàng 13 2.3.6 Thanh lý hợp đồng 13 3.2 Kết hoạt động kinh doanh công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam 19 Bàng 3.2 : Tỷ trọng hàng nhập đường biển công ty Nguyên Đăng 23 3.3 Thực trạng Quy trình giao nhận hàng hóa nhập dường biển công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam 24 3.3.1 Tìm kiếm khách hàng, thu thập thơng tin, nhu cầu từ khách hàng tư vấn dịch vụ phù hợp cho khách hàng 24 3.3.2 Nhận kiểm tra chứng từ hàng nhập 24 Sau hoàn thành việc làm thủ tục hải quan chi cục, nhân viên Nguyên Đăng cầm tờ khai xuống cảng để đổi lệnh sau đóng phí nâng hạ nhận phiếu giao nhận container Nhân viên giao nhận cần kiểm tra số container, số seal thật kỹ trước vào lý cổng sau nhận hàng hóa 29 3.3.8 Giao chứng từ nhận hàng cho người vận tải nội địa 29 Nhân viên giao nhận đưa phiếu EIR màu vàng đóng dấu, phiếu vận chuyển kiêm biên giao hàng cho công ty phát hành cho người vận tải giấy hạ container rỗng Trên phiếu vận chuyển có đầy đủ thơng tin địa khách hàng, người nhận, người giao, người vận chuyển, tên hàng, số lượng… 29 3.3.9 Bàn giao hồ sơ, hóa đơn tốn hóa đơn cho khách hàng 29 3.4.3 Những nguyên nhân 32 CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH NGUYÊN ĐĂNG VIỆT NAM 35 4.1 Định hướng phát triển nhằm hồn thiện quy trình giao hàng nhập đường biển công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam .35 4.2 Đề xuất giải pháp nhằm hồn thiện quy trình giao hàng nhập đường biển công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam 36 4.3 Một số kiến nghị nhà nước quan chức để hồn thiện quy trình giao hàng nhập đường biển công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam 39 4.3.1 Sửa đổi hệ thống quy phạm tạo điều kiện cho doanh nghiệp giao nhận .39 Thực tế cho thấy hệ thống văn quy phạm pháp luật nƣớc ta chƣa đầy đủ, thiếu đồng đơi cịn nặng tính áp đặt, chƣa đứng lập trƣờng ngƣời làm kinh doanh gây khơng ách tắc xúc cho doanh nghiệp đƣa vào áp dụng 39 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Tiếng Anh Tiếng Việt FCL Full Container Load Hàng nguyên container FTA Free Trade Agreement Hiệp định thương mại tự L/C Letter of Credit Thư tín dụng LCL Less Than Container Load Hàng không đủ container NK Nhập TNHH Trách nhiệm hữu hạn XK Xuất XNK Xuất Nhập Khẩu VNĐ Việt Nam Đồng DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ STT Tên bảng biểu, sơ đồ Sơ đồ 3.1: Sơ đồ cấu tổ chức Công ty TNHH Vận chuyển quốc tế HD Bảng 3.3: Kết kinh doanh Công ty (2017 – 2019) Bảng 3.4: Khối lượng hàng hóa giao nhận Cơng ty TNHH Vận chuyển quốc tế HD (2017-2019) Bảng 3.5: Doanh thu từ dịch vụ giao nhận Công ty TNHH Vận chuyển quốc tế HD (2017-2019) Trang 23 25 27 28 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1 Tính cấp thiết vấn đề nghiên cứu: Đứng trước phát triển giới, Việt Nam nỗ lực trình hội nhập với kinh tế tồn cầu hoạt động xuất nhập mở rộng phát triển dẫn đến nhu cầu dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập không ngừng phát triển Đồng thời, dịch vụ giao nhận vận tải ngày thể vai trị quan trọng hoạt động thương mại quốc tế Chính vậy, việc đời công ty dịch vụ giao nhận vận chuyển đang trở thành xu hướng nhằm đáp ứng nhu cầu đẩy mạnh việc phát triển hoạt động ngoại thương ngày thuận tiện dễ dàng Giao nhận đường biển hình thức giao nhận hàng hóa phổ biến đóng vai trị quan trọng hoạt động vận tải giao nhận quốc tế đảm nhiệm lượng lớn hàng hóa năm Loại hình vận tải đa số doanh nghiệp lựa chọn nhiều ưu điểm mà phương thức khác khơng có lợi chiều dài đường biển lớn Việt Nam, hệ thống cảng biển đa dạng, vận chuyển khối lượng hàng hóa lớn, cồng kềnh, giá cước vận chuyển khơng cao quãng đường vận chuyển dài Ngoài so với nhiều phương thức vận chuyển khác, vận chuyển đường biển tác động không nhỏ tới cấu hàng hóa cấu thị trường giao nhận bn bán quốc tế Tuy nhiên để tối ưu hiệu phương thức vận tải cơng ty Logistics Việt Nam cịn nhiều thiếu xót đặc biệt hoạt động cung cấp dịch vụ giao nhận Là công ty hoạt động chủ yếu lĩnh vực giao nhận có thị phần lớn lĩnh vực vận tải đường biển Trong năm hoạt động kinh doanh công ty không ngừng phát triển tạo uy tín tốt đối tác, khách hàng lĩnh vực giao nhận hàng hóa Việt Nam Tuy nhiên qua q trình hoạt động cơng ty, em nhận thấy chất lượng quy trình nhận hàng nhập đường biển vấn đề cần quan tâm xem xét, Đây không vấn đề quan trọng công ty Nguyên Đăng mà cịn hầu hết cơng ty giao nhận đứng trước bối cảnh hội nhập với gia tăng nhu cầu nhập khẩu, đối mặt với cạnh tranh khốc liệt doanh nghiệp nước Nhận thức tầm quan trọng thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nói chung quy trình nhận hàng nhập đường biển nói riêng cơng ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam, em nhận thấy đề tài “Hồn thiện quy trình nhận hàng hố nhập đường biển công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam” đề tài cấp thiết bối cảnh tình hình cạnh tranh gay gắt nay, công ty muốn tồn phát triển lâu dài cần có giải pháp thực tế, linh hoạt với thị trường để thúc đẩy hoạt động có hiệu 1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu: Trong thời gian qua, có số đề tài luận văn, nghiên cứu khoa học hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, có: - Hồn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa XNK container Cơng ty TNHH Royal Cargo”- Khóa luận tốt nghiệp năm 2010 Hồng Thị Phương Biên , Khoa Thương Mại Quốc Tế - Hoàn thiện quản trị giao nhận hàng hóa XNK đường biển Cơng ty Cổ phần vận tải OVC”- Khóa luận tốt nghiệp năm 2010 Ngô Thị Thúy Duyên, Khoa Thương Mại Quốc Tế - Hồn thiện quy trình giao hàng xuất vận chuyển đường biển công ty TNHH ELS (Nguyễn Thị Hợp, năm 2009) - Quản trị quy trình giao hàng xuất đường biển công ty cổ phần thương mại vận chuyển Châu Giang (Nguyễn Thị Hoài Thanh, năm 2008) - “Hồn thiện quy trình giao hàng xuất đường biển công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam” ( Đỗ Thị Hạnh Ngân, năm 2016) Trong trình nghiên cứu tham khảo tài liệu tác giả trước, em nhận thấy Các khóa luận tiếp cận liệu thứ cấp liệu sơ cấp nên phân tích có độ xác cao hơn, cho nhìn cụ thể đa chiều thực trạng Công ty đưa giải pháp thiết thực để nâng cao nghiệp vụ giao nhận Tuy nhiên với tình hình kinh tế, trị, pháp luật ln ln thay đổi dẫn đến tác động lớn ảnh hưởng tới hoạt động giao nhận hàng hóa xuất cạnh tranh gay gắt khốc liệt việc hồn thiện dịch vụ giao nhận cần thiết để giúp doanh nghiệp tồn phát triển Nhưng tình hình thực tế chưa có nghiên cứu quy trình làm hàng xuất nhập công ty Nguyên Đăng Việt Nam Từ việc nghiên cứu tài liệu với q trình thực tập cơng ty TNHH Ngun Đăng Việt Nam, em chọn đề tài “Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hố nhập đường biển công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam” làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp 1.3 Mục đích nghiên cứu 1.3.1 Mục tiêu tổng quát: Bằng việc hoàn thiện mục tiêu cụ thể, nghiên cứu hướng tới mục tiêu cuối hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập đường biển công ty 1.3.2 Mục tiêu cụ thể: - Hệ thống hóa sở lí thuyết quy trình nhận hàng nhập đường biển - Đánh giá thực trạng quy trình nhận hàng nhập đường biển cơng ty - Giải pháp hồn thiện quy trình nhận hàng nhập đường biển công ty 1.4 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu khóa luận quy trình nhận hàng nhập đường biển công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam 1.5 Phạm vi nghiên cứu 1.5.1 Phạm vị nội dung Đề tài sâu nghiên cứu hồn thiện quy trình nhận hàng hóa nhập đường biển cơng ty TNHH Ngun Đăng Việt Nam Trong đó, Cơng ty đóng vai trị người giao nhận, thực cơng việc nhận hàng hóa nhập 1.5.2 Phạm vi không gian Đề tài tập trung nghiên cứu thực trạng đề số giải pháp hoàn thiên quy trình nhận hàng hóa nhập Cơng ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam 1.5.3 Phạm vi thời gian: Đề tài nghiên cứu thu thập số liệu liên quan đến hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập từ năm 2018 đến 2021, từ đề xuất số giải pháp phát triển dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập Cơng ty giai đoạn 2022-2025 kế tốn dựa vào hóa đơn chi phí liên quan đến lơ hàng để lập hóa đơn lập thêm bảng kê bàn giao hồ sơ, chứng từ Sau toán hết hóa đơn, Nguyên Đăng trả chứng từ gốc cho khách Khách hàng kiểm tra thấy đầy đủ chứng từ ký tên xác nhận lên biên bàn giao chứng từ Sau khách hàng ký nhận nhân viên giao nhận mang biên bàn giao chứng từ công ty lưu vào hồ sơ để chuyển bảng kê toán cho kế tốn 3.3.10 Lưu hồ sơ Sau hồn tất trình giao nhận, nhân viên Nguyên Đăng photo chứng từ cần thiết lưu lại với bảng kê có ký tên xác nhận khách hàng để tiện cho việc theo dõi sổ sách yêu cầu khách hàng toán lại, tránh rắc rối chứng từ phát sinh 3.4 Đánh giá chung hoạt động giao nhận hàng hóa nhập đường biển công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam 3.4.1 Những thành công Nhờ cố gắng nỗ lực toàn thể nhân viên , cán chi nhánh, Nguyên Đăng xây dựng lên thương hiệu lĩnh vực giao nhận vận chuyển , đại lý hải quan nhận kết tích cực Hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa đường biển Công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam diễn bối cảnh thị trường giới có nhiều biến động cung, cầu, giá cả, sách xuất nhập khẩu… dịch bệnh COVID 19 gây đạt mức tăng trưởng tốt cịn đột phá Với thích nghi tốt, đoán biết nắm bắt thời cơ, ban giám đốc công ty với nỗ lực tâm thành viên công ty vượt qua thử thách, tận dụng lợi từ cơng ty thị trường nên kết kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng nhập đường biển ln có bước tiến vượt bậc, công tác quản trị nhận hàng nhập đường biển phát triển ngày bền vững, góp phần xây dựng uy tín Cơng ty thương trường Có thể nhận thấy, nghiệp vụ nhận hàng nhập chuyên chở đường biển Ngun Đăng nhìn chung có chuyển biến tích cực nhờ uy tín thương hiệu Bộ phận Kinh doanh Cơng ty tích cực làm việc tìm kiếm khách hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ đem lại kết tốt, không chi nhánh Hồ Chí Minh, mà trụ sở Hà Nội…cũng đạt thành cơng to lớn Nhờ thị trường giao nhận ngày mở rộng phạm vi nước quốc tế Qua trình làm việc lâu dài mình, Ngun Đăng có mối quan hệ tốt với hãng tàu nên thường xuyên nhận ưu đãi ưu tiên Ngoài thị trường nước ngoài, Nguyên Đăng từ đầu trọng nên có nhiều đối tác thân thiết uy tín nhiều quốc gia khác giúp hàng hóa cơng ty giao nhận an tồn thơng suốt tối ưu hóa thời gian Các mối quan hệ nguồn lực mà công ty cố gắng đạt thời gian làm việc góp phần tạo lên thành cơng cho cơng ty trình quản trị quy trình giao nhận hàng nhập đường biển 3.4.2 Những khó khăn Trong quy trình nhận hàng nhập đường biển Công ty, dù nhà quản trị, nhân viên Ngun Đăng ln nỗ lực để hồn thành tốt cơng việc có liên quan đến nghiệp vụ nhận hàng, song tránh khỏi tồn tại, vướng mắc phát sinh thực chúng - Thời gian, tiến độ nhận hàng bị chậm lại so với thời gian quy định Đây không vấn để tồn Nguyên Đăng mà hầu hết công ty giao nhận Đặc biệt với nhận hàng hóa nhập đường biển lại tồn lớn - Trong trình nhận hàng, hàng bị hư hỏng, đổ vỡ Nhận hàng hóa nhập đường biển cần đến phối hợp nhiều khâu khác có khâu phải tác động trực tiếp lên hàng hóa khâu nhận hàng, bao gói, kiểm hàng, bốc dỡ, vận chuyển hàng…Chúng nhiều liên quan, ảnh hưởng nhiều trường hợp làm hàng hóa bị hỏng hóc, sứt mẻ…làm giảm chất lượng nhận hàng công ty - Hiệu làm việc đội ngũ cán nhân viên chưa cao Tại Nguyên Đăng, nhân viên thực tế non yếu, thiếu kĩ hiểu biết cần thiết Thực tế hoạt động Nguyên Đăng cho thấy sai sót thiệt hại gay cho Công ty hầu hết nhận viên thiếu kinh nghiệm hạn chế trình độ chun mơn Và bên cạnh đó, hiệu làm việc chưa phản ánh thực lực Công ty - Cơ sở vật chất kỹ thuật không thường xuyên nâng cao, đổi Do hỏng hóc, trục trặc thường xuyên trang thiết bị, máy móc văn phòng, sở vật chất kỹ thuật dẫn đến việc thực quản trị quy trình nhận hàng nhập gặp nhiều khó khăn, chưa đại hóa - Hoạt động giao nhận mang tính thời vụ Đây khơng đặc thù dịch vụ giao nhận vận tải biển mà coi tồn cần khắc phục Tính thời vụ thể vào mùa hàng hải, lượng hàng giao nhận lớn thiếu thiết bị, kho bãi,… phục vụ hết nhu cầu khách hàng; song đến mùa hàng xuống, khối lượng hàng giảm, sản lượng giao nhận giảm Khoảng thời gian hàng nhiều thường tháng năm từ tháng đến tháng tháng cuối năm (dịp Lễ Giáng Sinh Tết Dương lịch) Những tháng lại việc kinh doanh gặp nhiều khó khăn nên lượng hàng hóa giao nhận Tính thời vụ khiến cho hoạt động Công ty không ổn định, kết kinh doanh theo tháng không đồng Điều ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập nhân viên gây nhận thức không đắn nghề nghiệp Tồn mang tính khách quan, nằm ngồi trù liệu doanh nghiệp nên để khắc phục khơng đơn giản, cần vận động thân doanh nghiệp, tin tưởng, ủng hộ khách hàng 3.4.3 Những nguyên nhân  Nguyên nhân chủ quan : Do trình độ đội ngũ cán cịn hạn chế Mặc dù nhân lực công ty tốt nghiệp trình độ cao đẳng, đại học trở lên nhiên trải nghiệm thực tế lại chưa có nhiều, cịn chưa trau dồi nhiều tay nghề chuyên môn Thêm nữa, thời gian sử dụng dài nguồn vốn cịn hạn chế nên việc bảo trì, nâng cấp cho thiết bị, máy móc cịn chưa thực đặn dẫn đến việc thực quy trình cịn gặp nhiều khó khăn, bị động, lệ thuộc vào bên cơng ty th ngồi, đồng thời nguồn lợi to lớn từ loại hình dịch vụ tổng hợp tiếp tục chảy vào túi doanh nghiệp khác Ngồi cịn có ngun nhân chủ quan khác phát sinh khâu quy trình nhận hàng nhập đường biển sau:  Vấn đề với việc chuẩn bị chứng từ Vấn đề xuất phát chủ quan xuất phát trực tiếp từ người phụ trách Công ty Khi chuẩn bị chứng từ để khai báo Hải quan, nhân viên Nguyên Đăng lại kiểm tra không kỹ, làm thiếu chứng từ khai báo sai sót thơng số loại chứng từ khác Đây lỗi dễ mắc phải chứng từ bao gồm nhiều loại giấy tờ kèm theo nhiều khoản mục Các thơng số khai báo khơng khớp dù điều khoản nhỏ gây nhiều thời gian làm thủ tục hải quan bị Hải quan trả lại phải thời gian sửa chữa hoàn thiện lại chứng từ dẫn đến chậm tiến độ công việc, ảnh hưởng tới bước trình nhận hàng nhập Đôi khi, chứng từ bị thiếu lại bên khách hàng giao thiếu cho Công ty, song nhân viên Công ty không theo sát thời phát để thông báo cho khách hàng bổ sung, trình đọ nghiệp vụ nhân viên vào nghề chưa vững để xử lý kịp thời thiếu sót  Phát sinh khâu nhận hàng nhập khẩu: Nếu nhận viên Nguyên Đăng không ý cẩn thận kiểm tra, giám sát trình nhận hàng làm phát sinh nhiều sai sót nhận hàng khơng đúng, khơng đủ, thiếu trọng lượng, số lượng, hàng đóng gói khơng phẩm chất, quy cách, nhận nhầm hàng… Khi bên đối tác chủ hàng yêu cầu bổ sung thay hàng hóa nhận sai, từ làm chậm thời gian nhận hàng theo hợp đồng ký kết phát sinh chi phí khơng cần thiết  Phát sinh khâu vận chuyển hàng hóa: Việc vận chuyển hàng hóa dù phương thức trở ngại vấn đề thời tiết, thiên tài thời tiết xấu, mưa bão, ngập lụt, dự báo, phịng tránh được, kích thước tàu chở hàng từ nước lớn, vào cảng bên Khí đó, hãng tàu kết hợp với cảng để giải hợp lý bảo đảm an tồn cho hàng hóa thời gian hàng phải chờ đợi khiến cho quy trình bị gián đoạn, chậm trễ 3 Trong trình vận chuyển hàng hóa nhiều gặp trở ngại ngồi dự định, chẳng hạn thời tiết xấu, mưa bão, ngập lụt…, kích cỡ tàu chở hàng từ nước ngồi q lớn, khơng sâu vào cảng Khi đó, hãng tàu kết hợp với cảng để có cách giải hợp lý, thời gian hàng bị tồn đợi hay xảy khiến hàng nhập chậm lại Việc nhận hàng hóa nhập đường biển công việc giao nhận khách không thực nhân mà nằm phần chuỗi cung ứng gồm nhiều thành phần khâu nhận hàng, bao gói, kiểm hàng, bốc dỡ, Chúng nhiều trực tiếp ảnh hưởng đến quy trình nhiều làm hàng hóa giao nhận gặp cố hỏng hóc, sức mẻ, làm giảm chất lượng nhận hàng cơng ty Ngồi phối hợp phận tham gia ( nhân viên làm chứng từ, nhân viên giao nhận, khách hàng, phận th tàu, ) cịn chưa có nhịp nhàng ăn ý nên tiến độ lô hàng nhập thường xuyên bị gián đoạn  Nguyên nhân khách quan : - Trong làm thủ tục hải quan, cán Hải quan gây khó dễ trình làm thủ tục khai hải quan, thuế nộp cho cán hải quan phải vòng qua kho bạc Nhà nước - Do hãng đại lý gửi NOR xuống muộn tàu đến trễ - Do nhà thầu phụ đến nhận hàng chậm so với thời gian quy định - Tính thời vụ hoạt động giao nhận xuất phát từ tính thời vụ hoạt động xuất nhập hàng hóa lượng hàng hóa đối tượng hoạt động giao nhận CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH NGUYÊN ĐĂNG VIỆT NAM 4.1 Định hướng phát triển nhằm hồn thiện quy trình giao hàng nhập đường biển công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam Để hoạt động kinh doanh có hiệu hơn, với đà tăng trưởng mạnh mẽ năm 2020 Nguyên Đăng đề mục tiêu giữ vững mức độ tăng trưởng mức 10% - 20% mặt năm năm Trong hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập đường biển cố gắng chiểm tỉ trọng 60% -70% so với hoạt động lại Để đạt mục tiêu, Cơng ty gặp phải khơng khó khăn cần phải nỗ lực trì mở rộng thị phần, tập trung đáp ứng nhu cầu khách hàng mục tiêu doanh nghiệp xuất nhập vừa nhỏ nước Cùng với đó, Cơng ty xác định cho phương hướng phát triển sau: - Sử dụng hiệu nguồn vốn vào việc đầu tư sở hạ tầng, khai thác tận dụng tối đa chức kho bãi, phương tiện thiết bị vận chuyển bốc dỡ phục vụ công tác giao nhận - Xây dựng chế điều hành kinh doanh, quy chế hoa hồng, doanh thu phù hợp tạo động lực thúc đẩy kinh doanh, tăng cường cơng tác quản lý, tiết kiệm chi phí hoạt động, đảm bảo dịch vụ khả cạnh tranh với doanh nghiệp khác thị trường nhằm thu hút khách hàng giữ chân khách hàng quen thuộc - Tích cực mở rộng thị trường, đẩy mạnh hoạt động Marketing thông qua website Nguyên Đăng nhằm giới thiệu đến khách hàng hoạt động, khả giao nhận công ty Tập trung phát triển thị trường trọng điểm Châu Mỹ, Châu Á, mở rộng ngành nghề đảm nhận - Thường xuyên tham gia huấn luyện, đào tạo thêm kỹ nghiệp vụ cho nhân viên, tổ chức buổi hội thảo để truyền đạt kinh nghiệm, bổ sung kiến thức nâng cao trách nhiệm công ty - Khuyến khích gắn kết phịng ban, chi nhánh, tạo gắn bó, phối hợp trơi chảy hoạt động công ty nhằm đạt lợi ích chung lợi ích đơn vị - Nâng cao chất lượng dịch vụ phát triển phương tiện vận chuyển hoạt động giao nhận nhằm đáp ứng thêm nhu cầu cho khách hàng khai thác thêm mạnh có sẵn sở vật chât, đội ngũ nhân viên đào tạo Ngồi định hướng chung Cơng ty thời gian tới, Cơng ty cịn đưa phương hướng nhằm nâng cao hiệu công tác quản trị quy trình giao nhận hàng nhập đường biển Đó hồn thiện quy trình nhận hàng nhập đường biển Công ty, đồng thời đơn giản hóa đại hóa việc thực quy trình 4.2 Đề xuất giải pháp nhằm hồn thiện quy trình giao hàng nhập đường biển công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam 4.2.1 Giải pháp việc kiểm tra áp mã HS cho hàng hóa Sau q trình hoạt động cơng ty, nhận thấy nhân viên thường ngại phải tra mã HS cho hàng hóa mà khách hàng nhập Đây khó khăn mà cơng ty phải đối mặt làm giảm hiệu công tác tư vấn cho khách hàng làm việc với hải quan Vấn đề mã HS thường gây tranh luận Hải quan nhân viên giao nhận, khách hàng thường không khai báo tên hàng, mô tả chi tiết hàng hóa gây khó khăn việc áp mã HS Vấn đề làm thủ tục kéo dài thời gian tốn thêm chi phí Vì giải pháp đưa tối ưu hóa thời gian tăng độ xác khâu áp mã HS Để khắc phục vấn đề áp mã HS, trước tiên trước tiến hành làm thủ tục Hải quan, nhân viên giao nhận cần chuẩn bị hồ sơ cần thiết nhƣ catalogue, tài liệu kỹ thuật, đồng thời nắm rõ hình dạng, đặc tính, cấu tạo, cơng dụng, hàng hóa nhằm tạo thuận lợi cho áp mã HS hàng hóa phù hợp Nếu hàng hóa máy móc, thiết bị phức tạp, địi hỏi kiến thức chuyên môn, nên yêu cầu nhân viên kỹ thuật phía khách hàng hỗ trợ cơng tác trực tiếp tham gia Cơng việc địi hỏi kiến thức tổng quát loại hàng nắm vững cấu biểu thuế nhập Thực tế việc áp mã hàng hóa khơng phải cơng việc đơn giản địi hỏi hỗ trợ từ phía khách hàng thơng tin đặc điểm, tính chất, cơng dụng, kết hợp với linh hoạt việc vận dung kiến thức kinh nghiệm đề đưa mã HS xác Ngồi với nhân viên cần phải cập nhật thường xuyên văn thuế ngành liên quan 4.2.2 Hoàn thiện công tác chuẩn bị chứng từ Điều cần kiểm tra việc chuẩn bị chứng từ chứng từ cần đầy đủ giấy tờ cần thiết cho lô hàng Nếu công ty không đủ chứng từ cần thiết nhận hàng hạn cho khách hàng Sau cần đảm bảo tính xác khớp chứng từ để tránh thời gian chi phí sửa chữa Do đó, làm tốt khâu chuẩn bị chứng từ giúp cho quy trình nhận hàng thơng suốt, dễ dàng Có thể áp dụng biện pháp cụ thể sau: - Phân công hai người thực công việc chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện chứng từ, kiểm tra chéo nhau, hỗ trợ nhằm phát kịp thời thiếu sót khâu chuẩn bị chứng từ Nếu có chi tiết, số liệu cịn chưa rõ phải có trao đổi lại với khách hàng bêb liên quan, kịp thời bổ sung chứng từ thiếu sót khơng phù hợp - Cần phân công người theo dõi, cập nhập thông tin thay đổi liên quan đến nghiệp vụ giao nhận từ phía quan chức để kịp thời phổ biến có bổ sung, điều chỉnh phù hợp với chứng từ cần thiết 4.2.3 Hồn thiện cơng tác kiểm hàng nhận hàng Nhân viên cần phải nắm bắt hàng hóa nhận, đảm bảo nhận xác lơ hàng sau cần kiểm tra kỹ xem có phù hợp chất lượng, với chứng từ giao điều khoản thỏa thuận không Cần thực tốt khâu kiểm hàng để tránh rắc rối cho cơng ty có xác nhận có vấn đề xảy chất lượng hay số lượng hàng hóa - Nhân viên giao nhận cần lưu ý địa điểm kiểm hóa nội dung kiểm hóa Bởi cần sai sót nhỏ thời gian hay địa điểm khiến cho công tác kiểm tra bị chậm lại kéo theo tiến độ nhận lô hàng chậm lại - Công ty phải chủ động mời cán quan kiểm nghiệm đến kiểm tra hàng cho có thuận tiện thời gian địa điểm nhận hàng Cấn cử thêm cán chuyên trách Công ty hỗ trợ giám sát việc kiểm tra để tránh đổ vỡ, hư hỏng khơng đáng có thời điểm nhận kiểm hàng Vì cần lựa chọn cán có chun mơn, nghiệp vụ, hiểu biết mặt hàng cẩn thận - Nhân viên cần đối chiếu tên hàng hóa với packing list cẩn thẩn danh sách hàng hóa dài nhiều loại khác dễ gây nhầm lẫn - Khi kiểm tra bao bì cần ý kiểm tra cẩn thận bao gồm mã kí hiệu nằm bao bì ( có) Nhân viên giao nhân Nguyên Đăng cần đảm bảo tính ngun vẹn bao bì, có tượng rách hay ký mã hiệu thiếu cần phải bỏ hàng kiểm tra lại đồng thời có bổ sung, sửa chữa, thay thấy cần thiết 4.2.4 Đầu tư đại hóa trang thiết bị, phương tiện phục vụ công tác nhận hàng nhập `Việc làm việc thời gian dịch bệnh truyền nhiễm nguy hiểm, hầu hết quan, doanh nghiệp chuyển sang phương thức hoạt động trực tuyến Tuy nhiên, Nguyên Đăng trang bị hệ thống máy tính, máy fax, máy in, điện thoại… hầu hết náy cũ, thường gặp trục trặc làm ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động liên lạc, kinh doanh Cơng ty Vì vậy, để đáp ứng nhu cầu cho khách hàng, việc nâng cấp đổi trang thiết bị cho nhân viên giúp hiệu công việc tăng lên, tăng cường phối hợp phòng ban, chi nhánh thuận tiện cho cơng tác giao dịch với khách Ngồi muốn mở rộng thêm hoạt động vận tải, công ty đầu tư mua sắm thêm trang thiết bị vận tải bảo trì để phương tiện xe tải, đầu kéo, máy nâng hoạt động hiệu đảm bảo an toàn kỹ thuật 4.2.5 Giải pháp đào tạo nâng cao tay nghề cho nhân viên Việc đầu tư cho nhân viên giống đặt móng cho cơng ty để đạt mục tiêu to sau người trung tâm hoạt động, tổ chức muốn mạnh phải có cá nhân mạnh Vì Cơng ty cần có biện pháp nâng cao trình độ tay nghề nhân viên sau: - Về trình độ nghiệp vụ, khuyến khích nhân viên tự trau dồi, học hỏi thêm nghiệp vụ Để hỗ trợ nhân viên, công ty tổ chức khố học nghiệp vụ giao nhận vận tải, nghiệp vụ toán quốc tế, giao tiếp, marketing, luật pháp cho nhân viên kinh doanh Ngồi tố chức thi để tăng tính thi đua học tập cho nhân viên công ty - Ngay từ khâu tuyển dụng Công ty nên nghiêm túc, khách quan để chọn nhân viên có tài thật sự, nhiệt tình cơng việc Như đảm bảo đƣợc nhân viên nắm vững nghiệp vụ thuận lợi cho khóa đào tạo sau - Cơng ty cần có quy tắc riêng công ty nhằm tăng tinh thần trách nhiệm cho cá nhân làm việc Đưa hình thức khiển trách kỷ luật tương xứng với nhân viên thiếu trách nhiệm, đồng thời có hình thức thưởng khuyến khích nhân viên hồn thành tốt, để xảy sai sót, giáo dục, tập huấn cho nhân viên cách xử lý tình phát sinh chuẩn bị giấy tờ, thủ tục để kịp thời điều chỉnh 4.3 Một số kiến nghị nhà nước quan chức để hồn thiện quy trình giao hàng nhập đường biển công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam 4.3.1 Sửa đổi hệ thống quy phạm tạo điều kiện cho doanh nghiệp giao nhận Thực tế cho thấy hệ thống văn quy phạm pháp luật nƣớc ta chƣa đầy đủ, thiếu đồng cịn nặng tính áp đặt, chƣa đứng lập trƣờng ngƣời làm kinh doanh gây khơng ách tắc xúc cho doanh nghiệp đƣa vào áp dụng 4.3.2 Về thủ tục Hải quan Cần có cải tiến nhằm tạo thuận lợi cho doanh nghiệp việc xuất nhập hàng hóa, đảm bảo tiến độ quy trình cho doanh nghiệp Có thống cao Hải quan ban ngành liên quan Luật Hải quan cần có quy định nhằm cải cách thủ tục Hải Quan theo hướng đơn giản hóa, minh bạch hóa Tích cực giải khiếu nại phát sinh giải đáp thắc mắc cho nhân dân Trong hoạt động Logistics cần phải đảm bảo khâu thông suốt q trình vận chuyển hàng hóa, yếu tố thời điểm quan trọng hoạt động giao nhận Chính cải tiến thủ tục hải quan cho giảm thời gian ngắn chuẩn hóa khai báo hải quan yếu tố quan trọng 4.3.3 Cần có quy chế, sách để giành quyền vận chuyển cho công ty Việt Nam Chính phủ cịn có chế hỗ trợ công ty vận tải giao nhận Việt Nam giành quyền vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu, phải thuê phương tiện vận tải dịch vụ nhà đầu tư nước cung cấp 4.3.4 Cải cách thủ tục hành chính, tạo mơi trường pháp lý thơng thống Nhà nước cần hồn thiện hệ thống luật đầu tư nước ngoài, ban hành văn luật theo hướng mở cửa, hội nhập , phù hợp với thông lệ quốc tế, đặc biệt luật đầu tư nước Việt Nam, cải cách thủ tục hành cho đơn giản, gọn nhẹ nhằm thu hút FDI đặt biệt ngành vận tải giao nhận Công tác quản lý nhà nước đầu tư sau đầu tư cần tạo ưu đãi phải chặt chẽ để bảo vệ lợi ích cho doanh nghiệp nước tránh công ty nước lợi dụng ưu đãi để hạ mức giá, cạnh tranh không lành mạnh, gây thiệt hại thất thu ngân sách cho Nhà nước 4.3.5 Đầu tư nâng cao sở hạ tầng cho hệ thống cảng biển Nhà Nước cần có sách kế hoạch cụ thể cho việc đầu tư, hoàn thiện sở vật chất cảng biển sở hạ tầng cho vận tải đường lẫn đường biển Nếu đầu tư hợp lý khai thác tốt, biển nước ta có trở thành điểm trung chuyển quan trọng khu vực giới nhờ vị trí địa lý thuận lợi Tuy nhiên, chưa trọng đầu từ nên hiệu đem lại từ cảng biển chưa cao mà nảy sinh nhiều rắc rối như: giá cước vận chuyển hàng hóa bị tăng cao số lượng cảng đón tàu lớn Việt Nam cịn hạn chế, hàng từ Việt Nam nước hay từ nước Việt Nam phải chuyển tải qua nước khác hay suất làm việc cảng kém, trang thiết bị, kho bãi lạc hậu KẾT LUẬN Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập nước ta ngày phát triển mạnh mẽ chất lượng, số lượng khả cạnh tranh kinh doanh doanh nghiệp thị trường Việc phát triển dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập tình hình cạnh tranh điều cần thiết công ty ngành giao nhận nói chung cơng ty TNHH Vận chuyển quốc tế HD nói riêng, phát triển dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập điều cần thiếtđể cơng ty đáp ứng nhu cầu ngày phức tạp khách hàng để cơng ty tồn phát triển bền vững tương lai Qua khóa luận trên, bao quát thực trạng phát triển dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập công ty TNHH Vận chuyển quốc tế HD thành công mà công ty đạt năm vừa qua định hướng, bước công ty giai đoạn Qua đó, thấy rằng, cơng ty có trọng vào việc phát triển dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập bên cạnh tồn số hạn chế định Nói tóm lại, cơng ty cần đẩy mạnh, nâng cao việc phát triển dịch vụ giao nhận bối cảnh kinh tế đầy rẫy hội thách thức TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ môn quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế (2015), Giáo trình quản trị giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế, Trường Đại học Thương mại, Khoa Thương mại quốc tế Công ty TNHH Vận chuyển Quốc tế HD, Báo cáo tài năm 2017, 2018, 2019 Công ty TNHH Vận chuyển Quốc tế HD, Báo cáo nhân tổng hợp năm 2017, 2018, 2019 Dỗn Kế Bơn (2010), Giáo trình Quản trị tác nghiệp Thương mại quốc tế, NXB Chính trị hành chính, Hà Nội Nguồn Internet: Website thức cơng ty: http://www.hdintertrans.com https://masothue.vn/0105366925-cong-ty-tnhh-van-chuyen-quoc-te-hd CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Đề tài khóa luận: HỒN THIỆN QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH NGUYÊN ĐĂNG VIỆT NAM GVHD: TS Mai Thanh Huyền Sinh viên thực hiện: Nguyễn Đức Thành Lớp: K54E1 Mã sinh viên : 18D130048 Khoa: Kinh tế Kinh doanh quốc tế Trường: Đại học Thương Mại Nhận xét Giảng viên hướng dẫn: ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… …………………… …………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… …………… Hà Nội, ngày… tháng…năm 2021 Người hướng dẫn 43