TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Hoạt động giao nhận vận tải đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh xuất nhập khẩu, đặc biệt trong bối cảnh hợp tác kinh tế toàn cầu ngày càng phát triển Khi các quan hệ thương mại diễn ra trên quy mô quốc tế với khối lượng hàng hoá giao dịch tăng cao, tầm quan trọng của dịch vụ giao nhận vận tải ngày càng được thể hiện rõ ràng hơn.
Hoạt động xuất nhập khẩu tại Việt Nam đã tăng trưởng nhanh chóng trong những năm gần đây, thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của giao nhận vận tải biển Với hơn 3000 km bờ biển và nhiều cảng lớn nhỏ, ngành giao nhận vận tải biển Việt Nam đã chứng minh tính ưu việt so với các phương thức khác Khối lượng và giá trị giao nhận qua các cảng biển chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị giao nhận hàng hóa quốc tế, góp phần vào sự gia tăng kim ngạch buôn bán giữa Việt Nam và các nước.
Ngành giao nhận, đặc biệt là giao nhận hàng hóa bằng đường biển, đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển kinh tế toàn cầu Công ty TNHH Giao nhận – Vận tải – Thương mại H.S.T đã đạt được nhiều thành công và khẳng định vị thế của mình nhờ vào sự tin tưởng của khách hàng trong môi trường cạnh tranh Tuy nhiên, để duy trì sự phát triển bền vững, công ty cần đánh giá lại tình hình hiện tại và đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động Vì vậy, tôi chọn đề tài “Hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Giao nhận – Vận tải – Thương mại H.S.T” với mong muốn nâng cao kiến thức cá nhân và đóng góp vào sự phát triển của công ty cũng như ngành dịch vụ này.
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu qua đường biển là yếu tố quan trọng quyết định thành công của doanh nghiệp trong lĩnh vực này Để đạt được thành tựu lớn, các công ty cần có chiến lược phát triển phù hợp Với kiến thức từ ngành Thương Mại Quốc Tế tại Đại học Thương Mại, tôi đã nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Giao nhận – Vận tải – Thương mại H.S.Tb” Nghiên cứu này phân tích thực trạng hoạt động nhận hàng hóa nhập khẩu tại công ty, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện và phát triển dịch vụ này.
Mục đích nghiên cứu
Đề tài nhằm mục đích nghiên cứu các vấn đề sau:
- Hệ thống được các vấn đề lý thuyết cơ bản về quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của doanh nghiệp giao nhận vận tải, logistics.
Đánh giá quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Giao nhận – Vận tải – Thương mại H.S.T, nhằm phân tích những thành tựu và hạn chế trong quy trình này Việc xác định thực trạng sẽ giúp cải thiện hiệu quả hoạt động và nâng cao chất lượng dịch vụ của công ty.
- Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty H.S.T.
Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài tập trung vào các vấn đề lý luận và thực tiễn liên quan đến quy trình giao hàng nhập khẩu bằng đường biển Nghiên cứu được thực hiện tại công ty H.S.T trong khoảng thời gian từ năm 2015 đến năm 2017.
Phạm vi nghiên cứu
Nội dung bài viết tập trung vào việc nghiên cứu, phân tích và đánh giá quy trình nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu qua đường biển tại công ty TNHH Giao nhận – Vận tải – Thương mại H.S.T Bài viết sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc về các bước trong quy trình này, từ tiếp nhận hàng hóa, kiểm tra chất lượng đến thủ tục hải quan, nhằm tối ưu hóa hiệu quả và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động logistics Thông qua việc đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp cải tiến, bài viết hướng đến việc nâng cao chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng.
Đề tài nghiên cứu nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Giao nhận – Vận tải – Thương mại H.S.T được thực hiện trong khoảng thời gian 3 năm, từ 2015 đến 2017 Giải pháp cho đề tài này sẽ được áp dụng trong giai đoạn 5 năm tiếp theo, từ 2018 đến 2022.
Công ty TNHH Giao nhận – Vận tải – Thương mại H.S.T có trụ sở chính tại F2, Tầng 10, 68 Bùi Thị Xuân, Phường Bùi Thị Xuân, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội.
Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu phân tích và thu thập thông tin số liệu,phân tích và tổng hợp, so sánh và đối chiếu thực tiễn.
Kết cấu khóa luận
Ngoài lời cảm ơn, mục lục, các danh mục bảng biểu, từ viết tắt và các tài liệu tham khảo, kết cấu của khóa luận gồm 4 chương như sau:
Chương 1: Tổng quan vấn đề nghiên cứu Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Chương 3: Thực trạng về quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Giao nhận – Vận tải – Thương mại H.S.T
Chương 4: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Giao nhận – Vận tải – Thương mạiH.S.T
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
Một số lý luận cơ bản về hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
2.1.1 Lý luận chung về nhập khẩu 2.1.1.1 Khái niệm
Lịch sử phát triển kinh tế thế giới cho thấy không quốc gia nào có thể duy trì nền kinh tế tự túc khép kín do nguồn lực hạn chế và nhu cầu con người vô hạn Tham gia vào thương mại quốc tế mang lại lợi ích rõ rệt, giúp các quốc gia bù đắp hiệu quả những nhu cầu về hàng hóa mà nội địa không thể đáp ứng.
Nhập khẩu là hoạt động mua hàng hóa từ nước ngoài của các doanh nghiệp trong nước, nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng và sản xuất trong nước Đây cũng là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng giữa các quốc gia, đóng vai trò quan trọng trong thương mại quốc tế.
2.1.1.2 Vai trò Trước hết, nhập khẩu có vai trò to lớn trong việc bù đắp những thiếu hụt về cầu do sản xuất trong nước chưa đáp ứng được Không những thế, nhập khẩu còn tạo ra những nhu cầu mới cho xã hội, tạo nên sự phong phú về chủng loại, mẫu mã, chất lượng cho thị trường Điều đó có nghĩa là nhập khẩu góp phần tạo nên sự cân đối tích cực giữa cung và cầu trên thị trường trong nước Nhập khẩu bổ sung kịp thời những mặt mất cân đối của nền kinh tế, đảm bảo phát triển nền kinh tế cân đối ổn định.
Nhập khẩu giúp quốc gia khai thác lợi thế so sánh và tối ưu hóa lợi thế kinh tế nhờ quy mô trong thương mại quốc tế Nó không chỉ tăng cường nguồn hàng tiêu dùng trong nước mà còn cung cấp nguyên liệu đầu vào cho sản xuất, thúc đẩy chuyển giao công nghệ Điều này góp phần vào sự phát triển của nền sản xuất xã hội, tiết kiệm chi phí và thời gian, đồng thời tạo ra sự đồng đều trong trình độ phát triển kinh tế xã hội, giúp xoá bỏ tình trạng độc quyền trong nước.
Nhập khẩu sản phẩm ngoại có tính cạnh tranh cao giúp tăng cường sức cạnh tranh trên thị trường, tạo ra năng lực mới trong sản xuất Doanh nghiệp nội địa phải đối mặt với áp lực cạnh tranh lớn, buộc họ phải năng động hơn để tồn tại và phát triển Kết quả là, hiệu quả sản xuất trong nước được cải thiện, hàng hóa nội địa trở nên cạnh tranh hơn, mang lại nhiều cơ hội việc làm cho người lao động, góp phần nâng cao đời sống kinh tế - xã hội.
Kết hợp xuất khẩu và nhập khẩu tạo ra sự liên kết chặt chẽ giữa sản xuất và tiêu dùng trong nước với nền kinh tế toàn cầu, thúc đẩy phân công lao động quốc tế và mở rộng hợp tác kinh tế Kể từ sau Đại hội Đảng lần thứ VI, nền kinh tế Việt Nam đã chuyển mình mạnh mẽ, từ cơ chế bao cấp sang cơ chế thị trường năng động và tự chủ Ngoại thương của Việt Nam đã mở rộng ra toàn cầu, không còn chỉ giới hạn trong nội khối xã hội chủ nghĩa Chính sách phát triển kinh tế và thương mại ngày càng điều chỉnh phù hợp với xu thế hội nhập toàn cầu Nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc giúp Việt Nam hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế thế giới và thay đổi diện mạo doanh nghiệp Để phát huy vai trò của nhập khẩu, Nhà nước khuyến khích các doanh nghiệp tạo uy tín và quan hệ lâu dài với đối tác, đồng thời chú trọng hiệu quả kinh tế và hài hòa lợi ích trong hoạt động kinh doanh.
2.1.1.3 Các hình thức nhập khẩu
Ngày càng nhiều doanh nghiệp tham gia vào thương mại quốc tế nhờ vào sự phong phú và đa dạng của các phương thức hoạt động Sự đa dạng này giúp doanh nghiệp tìm ra lợi ích tối ưu bằng cách chọn phương thức phù hợp với khả năng của họ Trước sự thay đổi của môi trường kinh doanh, hiện tại có một số phương thức nhập khẩu chủ yếu mà doanh nghiệp thường lựa chọn.
Nhập khẩu uỷ thác là phương thức cho phép doanh nghiệp không đủ nguồn lực tham gia giao dịch quốc tế uỷ thác cho doanh nghiệp khác thực hiện nhập khẩu theo yêu cầu của mình Doanh nghiệp nhận uỷ thác sẽ đàm phán với đối tác nước ngoài và tiến hành các thủ tục nhập khẩu, nhận thù lao dưới dạng phí uỷ thác Phương thức này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình nhập khẩu và mở rộng cơ hội giao dịch quốc tế.
Nhập khẩu tự doanh (Nhập khẩu trực tiếp) Đây là hoạt động nhập khẩu độc lập của một doanh nghiệp nhập khẩu trực tiếp.
Khi nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp cần nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước, tính toán chi phí một cách chính xác để đảm bảo lợi nhuận Đồng thời, doanh nghiệp cũng phải tuân thủ các chính sách và quy định pháp luật của quốc gia cũng như quốc tế.
Nhập khẩu liên doanh là hoạt động hợp tác giữa các doanh nghiệp, trong đó ít nhất một doanh nghiệp thực hiện nhập khẩu trực tiếp Mục tiêu của liên doanh này là phối hợp kỹ năng để tối ưu hóa giao dịch và xây dựng các biện pháp liên quan đến nhập khẩu, từ đó thúc đẩy sự phát triển của hoạt động này theo hướng có lợi cho tất cả các bên tham gia, chia sẻ lợi nhuận và rủi ro một cách công bằng.
Nhập khẩu hàng đổi hàng.
Nhập khẩu hàng đổi hàng và trao đổi bù trừ là hai nghiệp vụ chính trong buôn bán đối lưu, kết nối nhập khẩu với xuất khẩu Trong hình thức này, phương tiện thanh toán không phải là tiền mà là hàng hoá Mục đích của việc nhập khẩu không chỉ để thu lợi từ hoạt động nhập khẩu mà còn nhằm xuất khẩu hàng hoá và kiếm lợi từ hoạt động xuất khẩu.
Nhập khẩu tái xuất là hoạt động nhập khẩu hàng hóa không nhằm mục đích tiêu thụ nội địa, mà để xuất khẩu sang nước thứ ba nhằm thu lợi nhuận Các hàng hóa này không được chế biến tại nước tái xuất và quá trình này diễn ra giữa ba quốc gia: nước xuất khẩu, nước nhập khẩu và nước tái xuất.
2.1.2 Lý luận chung về vận tải đường biển 2.1.2.1 Khái niệm
Vận tải bằng đường biển là hoạt động sử dụng cơ sở hạ tầng và phương tiện vận tải biển, bao gồm các khu đất và khu nước kết nối các tuyến đường biển giữa các quốc gia và vùng lãnh thổ Hoạt động này sử dụng tàu biển và thiết bị xếp dỡ để chuyển giao hành khách và hàng hóa trên các tuyến đường biển.
Vận tải hàng hóa bằng đường biển đã xuất hiện từ rất sớm, chỉ sau vận tải đường sông, với các quốc gia cổ đại như Ai Cập, Trung Quốc và Nhật Bản đã tận dụng biển để giao lưu và kết nối các vùng miền từ thế kỷ 5 trước công nguyên Ngày nay, nhờ sự tiến bộ của khoa học công nghệ, vận tải đường biển đã trở thành một ngành hiện đại trong hệ thống vận tải quốc tế, đóng vai trò quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu.
Vận chuyển hàng hóa bằng đường biển được phân loại theo từng loại hàng hóa, với các phương thức vận tải riêng biệt Đối với mặt hàng đông lạnh, việc vận chuyển sẽ sử dụng tàu thuyền được trang bị thiết bị đông lạnh, đồng thời các phương tiện vận tải cần di chuyển nhanh chóng để đảm bảo hàng hóa được sử dụng kịp thời.
Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động nhận hàng nhập khẩu của các doanh nghiệp
Đối với doanh nghiệp kinh doanh quốc tế và doanh nghiệp nhập khẩu, dịch vụ này đóng vai trò quan trọng, giúp họ tuân thủ các yêu cầu và thủ tục pháp lý quốc tế với nhiều tiêu chuẩn phức tạp.
2.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động nhận hàng nhập khẩu của các doanh nghiệp
Nguồn nhân lực là yếu tố quyết định thành công của doanh nghiệp trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa Đội ngũ nhân sự cần có chuyên môn vững vàng về xu hướng thị trường, giá cước và am hiểu các điều khoản, nghiệp vụ trong hoạt động ngoại thương.
Nguồn tài chính là yếu tố quan trọng không kém nguồn nhân lực trong kinh doanh Để mua sắm trang thiết bị, mở rộng thị trường và phát triển doanh nghiệp, cần có một nguồn vốn lớn Thiếu vốn, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc duy trì và phát triển hoạt động kinh doanh.
Cơ sở vật chất kĩ thuật
Cơ sở vật chất kỹ thuật đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ và năng suất làm việc của doanh nghiệp Chỉ khi sở hữu cơ sở hạ tầng đầy đủ và hiện đại, doanh nghiệp mới có khả năng cung cấp dịch vụ chất lượng cao, đáp ứng nhanh chóng và đầy đủ nhu cầu của khách hàng.
Hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế qua đường biển chịu ảnh hưởng mạnh mẽ từ bối cảnh quốc tế Một sự thay đổi nhỏ trong chính sách xuất nhập khẩu của một quốc gia đối tác có thể dẫn đến sự biến động lớn trong lượng hàng hóa, làm tăng hoặc giảm đáng kể khối lượng giao nhận.
Gần đây, thế giới đang trải qua nhiều biến động với tình hình lạm phát gia tăng và tỷ lệ thất nghiệp cao ở nhiều quốc gia, điều này đã ảnh hưởng lớn đến hoạt động giao thương hàng hóa Trong lĩnh vực giao nhận vận tải biển, tự do hóa dịch vụ vận tải biển trong khuôn khổ Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) là một yếu tố quan trọng cần được chú ý.
Trong hợp tác đa phương, dịch vụ vận tải biển là ngành nhạy cảm và được nhiều quốc gia quan tâm Tuy nhiên, tiến trình tự do hóa ngành này gặp khó khăn do một số nước phản đối và muốn áp dụng luật riêng để bảo hộ ngành vận tải biển trong nước Dù vậy, môi trường kinh doanh trong ngành vẫn đang được cải thiện và tự do hóa đáng kể Những người ủng hộ tự do hóa đang kiên trì thực hiện các biện pháp đơn phương hoặc tham gia đàm phán trong các diễn đàn kinh tế như APEC và ASEAN Nhờ đó, các doanh nghiệp giao nhận có cơ hội tin tưởng vào sự phát triển của dịch vụ trong tương lai.
Cơ chế quản lý của nhà nước đóng vai trò quan trọng trong hoạt động giao nhận vận tải, với các chính sách thông thoáng thúc đẩy sự phát triển và ngược lại, những chính sách hạn chế có thể kìm hãm hoạt động này Không chỉ riêng về vận tải biển hay giao nhận, mà cơ chế quản lý còn bao gồm tất cả các chính sách liên quan đến xuất nhập khẩu Chính phủ Việt Nam đã triển khai nhiều chính sách thuận lợi cho xuất nhập khẩu, như áp dụng thuế suất 0% cho hàng xuất khẩu và cải cách các luật liên quan Tuy nhiên, không phải chính sách nào cũng mang lại hiệu quả tích cực; nhiều quy định và thông tư mới có thể gây ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp giao nhận vận tải.
Hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa có mối liên hệ chặt chẽ với giao nhận hàng hóa, nơi mà sản lượng hàng hóa xuất nhập khẩu dồi dào là yếu tố quyết định cho sự phát triển của ngành giao nhận Giá trị giao nhận, được hiểu là doanh thu từ hoạt động này, không bị ảnh hưởng trực tiếp bởi giá trị xuất nhập khẩu nhưng lại phụ thuộc lớn vào sản lượng Thực tế cho thấy, khi khối lượng hàng hóa xuất nhập khẩu của Việt Nam tăng, hoạt động giao nhận của các công ty cũng trở nên sôi động hơn Do đó, các doanh nghiệp giao nhận không chỉ có nhiều cơ hội phát triển mà còn phải đối mặt với áp lực cạnh tranh ngày càng gia tăng.
Biến động thời tiết có ảnh hưởng lớn đến hoạt động giao nhận hàng hóa, từ việc vận chuyển đến các dịch vụ liên quan Khi hàng hóa di chuyển trên biển, thời tiết đẹp với sóng yên biển lặng giúp bảo đảm an toàn cho hàng hóa Ngược lại, bão biển, động đất, núi lửa, sóng thần, hoặc chỉ đơn giản là mưa to gió lớn có thể dẫn đến hư hỏng và tổn thất lớn Ngoài thiên tai, sự thay đổi nhiệt độ giữa các khu vực địa lý cũng có thể làm hàng hóa bị hấp hơi, do đó cần có biện pháp bảo quản thích hợp.
Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Việc nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển thường bao gồm 4 giai đoạn như sau:
2.3.1 Chuẩn bị để nhận hàng Để chuẩn bị cho việc nhận hàng người nhập khẩu cần:
- Chuẩn bị các chứng từ cần thiết
- Mua bảo hiểm cho hàng hóa trên đường vận chuyển theo điều kiện FCA,FOB,CFR,
- Chuẩn bị kha bãi, nhân lực và phương tiện vận tải để nhận hàng
- Lập phương án giao nhận hàng
- Làm thủ tục nhập khẩu.
2.3.2 Tổ chức nhận hàng từ phương tiện vận tải a Đối với hàng phải lưu kho bãi tại cảng
Cảng nhận hàng từ tàu:
Trước khi tiến hành dỡ hàng, tàu hoặc đại lý cần cung cấp cho cảng bản lược khai hàng hóa (Cargo Manifest) cùng sơ đồ hầm tàu Điều này giúp cảng và các cơ quan chức năng như hải quan, điều độ, và cảng vụ thực hiện các thủ tục cần thiết và sắp xếp phương tiện làm hàng một cách hiệu quả.
Cảng và đại diện tàu tiến hành kiểm tra tình trạng hầm tàu Nếu phát hiện hầm tàu ẩm ướt hoặc hàng hóa bị lộn xộn, hư hỏng, mất mát, cần lập biên lai để hai bên cùng ký Trong trường hợp tàu không hợp tác, cơ quan giám định sẽ được mời can thiệp và lập biên bản trước khi tiến hành dỡ hàng.
Dỡ hàng bằng cần cẩu từ tàu hoặc cảng và xếp lên phương tiện vận tải để đưa vào kho bãi là một quy trình quan trọng Trong quá trình này, cần kiểm tra tình trạng hàng hóa và ghi chép vào phiếu kiểm hàng (Tally sheet) để đảm bảo tính chính xác và an toàn của hàng hóa.
- Hàng sẽ được xếp lên xe oto và vận chuyển về kho theo phiếu vận chuyển và ghi rõ số lượng, loại hàng và số vận đơn.
- Cuối mỗi ca và sau khi xếp xong hàng, cảng và đại diện tàu phải đối chiếu số lượng hàng hóa giao nhận và cùng ký vào Tally sheet.
- Lập biên bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC) trên cơ sở Tally Sheet.
Cảng và tàu đều ký vào biên bản kết toán này, xác nhận số lượng thực giao so với bản lược khai hàng (Cargo Manifest) và vận đơn.
Trong quá trình giao nhận hàng hóa, việc lập các giấy tờ cần thiết là rất quan trọng Nếu hàng hóa bị hư hỏng, cần có chứng từ hư hỏng để xác nhận tình trạng Ngoài ra, trong trường hợp tàu giao hàng thiếu, chủ hàng cần yêu cầu tàu cấp phiếu thiếu hàng (CSC) để ghi nhận sự thiếu hụt.
Khi nhận thông báo hàng đến, chủ hàng cần mở vận đơn gốc và giấy giới thiệu từ cơ quan để nhận lệnh giao hàng (D/O) Hãng tàu hoặc đại lý sẽ giữ lại vận đơn gốc và cung cấp 3 bản D/O cho người nhận hàng.
- Chủ hàng đóng phí lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên bản.
- Chủ hàng mang biên lai lại nộp phí lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên bản.
Chủ hàng cần mang theo biên lai nộp phí, ba bản D/O, hóa đơn (Invoice) và danh sách đóng gói (Packing List) đến văn phòng quản lý hãng tàu tại cảng Tại đây, họ sẽ ký xác nhận D/O và tìm vị trí hàng hóa để lưu trữ.
- Chủ hàng mang 2 bản D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho Bộ phận này giữ 1 bản D/O và làm 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng.
Chủ hàng thực hiện thủ tục hải quan, và sau khi được xác nhận hoàn tất, có thể đưa hàng ra khỏi cảng để vận chuyển về kho riêng Đối với hàng hóa không cần lưu kho bãi tại cảng, quy trình này diễn ra nhanh chóng và thuận lợi.
Khi chủ hàng sở hữu khối lượng hàng hóa lớn chiếm toàn bộ không gian của hầm tàu hoặc hàng rời như phân bón, xi măng, clinker, than, quặng, thực phẩm, họ hoặc người được ủy thác có thể thực hiện việc giao nhận trực tiếp với tàu.
Trước khi nhận hàng, chủ hàng cần hoàn tất thủ tục hải quan và cung cấp cho cảng các tài liệu như vận đơn gốc, lệnh giao hàng (D/O) và bản lược khai hàng hóa Sau khi đối chiếu với bản lược khai hàng hóa Manifest, cảng sẽ lập hóa đơn cước phí bốc xếp và cấp lệnh giao hàng thẳng cho chủ hàng để trình cho cán bộ giao nhận.
Sau khi nhận hàng, chủ hàng và nhân viên cảng cần ký kết bản tổng kết giao nhận để xác nhận số lượng hàng hóa thông qua phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho Đối với tàu, cần lập phiếu kiểm hàng (Tally Sheet) và ROCR tương tự như quy trình trên Đặc biệt, đối với hàng nhập bằng container, quy trình này cũng phải được tuân thủ.
Nếu là hàng nguyên (FCL):
- Khi nhận được thông báo hàng đến (Notice of arival), chủ hàng mang B/L gốc và giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để lấy D/O.
Chủ hàng cần mang D/O đến hải quan để thực hiện thủ tục và đăng ký kiểm hóa hàng hóa Họ có thể đưa container về kho riêng hoặc đến địa điểm kiểm hóa tập trung để kiểm tra Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc trả vỏ container đúng hạn là rất quan trọng, nếu không sẽ bị phạt.
Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, chủ hàng cần mang toàn bộ chứng từ nhận hàng cùng với D/O đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O.
- Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng.
Nếu là hàng lẻ (LCL):
Chủ hàng cần mang theo vận đơn gốc hoặc vận đơn gom hàng đến hãng tàu hoặc đại lý của người gom hàng để lấy D/O Sau khi nhận D/O, họ sẽ đến CFS quy định để nhận hàng và thực hiện các thủ tục cần thiết.
2.3.3 Lập các chứng từ pháp lý ban đầu để đảm bảo quyền lợi cho chủ hàng
Người nhập khẩu cần phối hợp chặt chẽ với cảng và hãng tàu để lập các chứng từ quan trọng như biên bản kiểm tra sơ bộ, biên bản hư hỏng đổ vỡ, giấy chứng nhận hàng hóa thừa thiếu, thư dự kháng và biên bản giám định.
Sau khi nhận hàng, chủ hàng sẽ mời cơ quan giám định tiến hành kiểm tra toàn bộ lô hàng để xác định chính xác tổn thất về số lượng, khối lượng và mức độ thiệt hại cụ thể Chứng từ giám định sẽ được hoàn thành trong vòng 30 ngày kể từ ngày yêu cầu.
- Tiến hành thanh toán các chi phí xếp dỡ, bảo quản hàng hóa, lưu kho, cho cảng
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN – THƯƠNG MẠI – VẬN TẢI H.S.T
Tổng quan về công ty TNHH Giao nhận – Thương mại – Vận tải H.S.T
3.1.1 Khái quát quá trình hình thành phát triển và chức năng nhiệm vụ Được thành lập năm 2009, với ngành nghề kinh doanh chính trong lĩnh vực giao nhận vận tải quốc tế Trải qua gần 9 năm hình thành và phát triển, H.S.T dần khẳng định được vị thế của mình trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ vận tải quốc tế, dịch vụ giao nhận, khai thuê hải quan và vận chuyển nội địa tại Việt Nam Hệ thống các văn phòng đại diện trong nước tại Hà Nội, Hải Phòng, và Bắc Ninh đã được xây dựng ngày càng vững mạnh, đội ngũ gần 40 cán bộ công nhân viên chuyên nghiệp đang làm việc tại các văn phòng từng bước được củng cố về cả số lượng và chất lượng Bằng tâm huyết và sự say mê nghề nghiệp của tập thể cán bộ công nhân viên, Công ty H.S.T tự tin mang đến giá trị đích thực của một dịch vụ vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu chất lượng đi đến các cảng, sân bay trên thế giới, bảo đảm tạo gia tăng giá trị cho khách hàng với tiêu chuẩn cao Dưới đây là các thông tin cơ bản về doanh nghiệp:
- Tên công ty: Công ty TNHH Giao nhận – Vận tải – Thương mại H.S.T
- Tên viết tắt, tên giao dịch: H.S.T FREIGHT CO., LTD
- Trụ sở chính: F2, Tầng 10, 68 Bùi Thị Xuân, Phường Bùi Thị Xuân, Quận Hai
- Người đại diện pháp lý: Ông Nguyễn Hoàng Sơn
Văn phòng đại diện công ty TNHH Giao nhận – Vận tải – Thương mịa HST tại Bắc Ninh
- Địa chỉ: Kho Anh Trí, Lô 6, cụm công nghiệp Tân Hồng, Hoàn Sơn, Phường Tân Hồng, Thị xã Từ Sơn, Tỉnh Bắc Ninh
Văn phòng đại diện công ty TNHH Giao nhận – Vận tải – Thương mịa HST tại Hải Phòng
- Địa chỉ: Phòng 202, tầng 2, tòa nhà Hải Minh tại Km 105, đường Nguyễn, Phường Đông Hải 2, Quận Hải An, Thành phố Hải Phòng
Văn phòng đại diện công ty TNHH Giao nhận – Vận tải – Thương mại HST tại Nội Bài
- Địa chỉ: Tầng 4, tòa nhà NTS, cảng HKQT Nội Bài, Xã Phú Minh, Huyện Sóc Sơn, Hà Nội
Công ty H.S.T chuyên cung cấp dịch vụ vận tải quốc tế, giao nhận, khai thuê hải quan và vận chuyển nội địa tại Việt Nam Chúng tôi cung cấp dịch vụ vận tải đường biển, đường không, đường bộ, kho vận và thông quan hải quan, cùng với dịch vụ door-to-door chất lượng cao và ổn định cho khách hàng trên toàn quốc.
Ngành nghề kinh doanh của công ty:
- Vận Tải – Công Ty Vận Tải và Đại Lý
- Vận Chuyển Hàng Hóa, Giao Nhận Vận Chuyển Hàng Hóa
- Hải Quan – Dịch Vụ Hải Quan, Dịch Vụ Khai Thuê Hải Quan
- Cước đường hàng không quốc tế
- Dịch vụ vận chuyển quốc tế
3.1.3 Cơ cấu tổ chức 3.1.3.1 Cơ cấu tổ chức của công ty
Sơ đồ 3.1: Tổ chức quản lý của Công ty TNHH Giao nhận – Vận tải – Thương mại
(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự, Báo cáo tổng kết năm, 2016) 3.1.3.2 Nhân lực của công ty
- 1 Giám đốc: Nguyễn Hoàng Sơn
- 1 Phó Giám đốc: Nguyễn Hoàng Nam
- 1 Trưởng phòng Sea: Trần Quốc Tuấn
- 1 Trưởng phòng Air: Phạm Văn Duy
- 1 Kế toán trưởng: Chu Thị Hồng Vân
- 1 Trưởng phòng hành chính nhân sự: Nguyễn Huyền Trang
- 32 nhân viên làm việc tại các phòng ban khác nhau
3.1.4 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban 3.1.4.1 Cơ quan quản lý
Giám đốc là cá nhân có quyền lực tối cao trong việc ra quyết định và điều hành công ty, đồng thời chịu trách nhiệm pháp lý cho tất cả các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Phó Giám đốc là người hỗ trợ Giám đốc điều hành hoạt động cung cấp dịch vụ, kinh doanh của công ty.
Phụ trách thu chi công ty, lên sổ sách kế toán, đánh giá tình hình hoạt dộng của công ty.
Cung cấp số liệu và thông tin cần thiết để hỗ trợ công tác dự báo và quản lý các hoạt động nghiệp vụ của các phòng ban khác Các trưởng phòng có trách nhiệm điều hành và quản lý hoạt động của phòng mình theo đúng chuyên môn.
Chịu trách nhiệm quản trị và tuyển dụng nhân sự trong công ty, đồng thời tổ chức các hoạt động liên quan đến lao động và an toàn lao động Đánh giá tình hình thực hiện các quyết định về mức lao động và năng suất lao động là một phần quan trọng trong công việc này.
- Tìm kiếm, đàm phán và kí kết hợp đồng.
- Kết hợp với phòng tài chính xây dựng giá thành và đảm bảo cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
- Kết hợp với phòng dịch vụ lên kế hoạch giao nhận hàng cho khách hàng.
- Lập kế hoạch quảng bá và xúc tiến nhằm quảng bá hình ảnh cho công ty.
Phòng dịch vụ khách hàng:
- Lên kế hoạch tiếp xúc, hỗ trợ, tư vấn và các dịch vụ hậu mãi cho khách hàng trên cơ sở phối hợp với phòng kinh doanh.
- Giải quyết và làm các chứng từ cần thiết cho các lô hàng xuất nhập khẩu như:
Invoice, Bill of lading, Shipping Advise,
- Mở file và lưu trữ thông tin của các khách hàng sau khi đã hoàn thành vận chuyển hàng.
- Giám sát trực tiếp việc xếp dỡ, làm hàng tại kho của khách hàng, tại kho công ty, tạo các cảng biển và tại sân bay.
- Phối hợp với bộ phận kinh doanh điều động nhân công, hệ thống xe, cần cẩu, cần trục, palet,
- Kiểm tra tàu, hầm chứa hàng, khoang hàng,
- Phải quan tâm và báo cáo lại cho người phụ trách về mảng hàng đó khi hàng đã chính thức rời cảng hoặc cập cảng.
3.1.5 Cơ sở vật chất kĩ thuật
Công ty H.S.T, chuyên cung cấp dịch vụ vận tải, sở hữu hệ thống cơ sở vật chất và hạ tầng hiện đại phục vụ cho hoạt động kinh doanh Mặc dù đã trang bị đầy đủ thiết bị văn phòng và phương tiện vận chuyển, công ty cần thay thế một số thiết bị cũ để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng Đặc biệt, việc bổ sung xe tải nhỏ sẽ giúp cải thiện quy trình gom hàng và vận chuyển H.S.T cũng hợp tác với các đối tác uy tín tại Việt Nam như ALS, Schenker, JNB và Cagolux để nâng cao chất lượng dịch vụ.
Bảng 3.2: Tình hình sử dụng máy móc, thiết bị và phương tiện
Máy móc, thiết bị và phương tiện
Số lượng (Chiếc) Chất lượng (%)
(Nguồn: Phòng kế toán tổng hơp năm 2016)
Bảng 3.3: Tình hình sử dụng mặt bằng Địa điểm Diện tích (m²)
Trụ sở chính – 68 Bùi Thị Xuân 80
(Nguồn: Phòng kế toán tổng hơp năm 2015) 3.1.6 Tài chính của công ty
Công ty TNHH Ciao Nhận – Vận Tải – Thương Mại H.S.T là một doanh nghiệp tư nhân có vốn điều lệ ban đầu chỉ với 2.000.000.000 ( hai tỷ đồng) nhưng từ năm
Từ năm 2014, số vốn của công ty đã tăng từ 3.200.000.000 đồng lên hơn 5.000.000.000 đồng hiện nay Kể từ khi chính thức hoạt động, công ty luôn duy trì hiệu suất tốt với tổng doanh thu và lợi nhuận tăng trưởng ổn định qua từng năm.
3.1.7 Khái quát kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
Doanh nghiệp thường hướng đến việc tối đa hoá lợi nhuận trong hoạt động kinh doanh, và Công ty TNHH H.S.T cũng không phải là ngoại lệ Mục tiêu này được đánh giá qua hiệu quả kinh doanh hàng năm, với kết quả hoạt động của công ty được thể hiện rõ ràng trong bảng dưới đây.
Bảng 3.4: Các chỉ tiêu hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty giai đoạn
2015-2017 Đơn vị: Tỷ đồng Các chỉ tiêu Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính, Báo cáo tổng kết năm 2017)
Doanh thu tăng qua các năm, năm 2015 doanh thu đạt gần 40 tỷ đồng đến năm
Năm 2017, doanh thu đạt 47.2 tỷ đồng, tăng 24.1%, cho thấy sự tăng trưởng ổn định Chi phí cũng gia tăng do sự mất giá của đồng tiền Việt Nam Kết quả này phản ánh nỗ lực mở rộng quy mô kinh doanh của Công ty, với sự đóng góp tích cực từ các đơn vị, phòng ban và nhân viên trong việc quản lý và tìm kiếm thị trường hiệu quả.
Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Giao nhận – Thương mại – Vận tải H.S.T
Quy trình nhận hàng hóa đối với lô hàng nhập khẩu tại công ty H.S.T được thực hiện qua 3 giai đoạn chính:
Sơ đồ 3.5: Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty H.S.T
(Nguồn: Phòng dịch vụ khách hàng) 3.2.1 Chuẩn bị trước khi nhận hàng
Chuẩn bị các chứng từ cần thiết:
Bộ phận chứng từ tiếp nhận và kiểm tra chứng từ từ bên bán, thực hiện chỉnh sửa khi phát hiện sai sót, đồng thời chuẩn bị các chứng từ bổ sung như khai báo hóa chất và giấy đăng ký kiểm dịch thực vật để xin giấy chứng nhận kiểm dịch từ chi cục kiểm dịch Thông thường, bộ chứng từ bao gồm nhiều loại tài liệu cần thiết.
- Giấy phép nhập khẩu: 1 bản
Sau khi nhận hàng Đưa hàng về kho Giao cho khách hàng
Tiến hành nhận hàng Lấy D/O và trả các phụ phí Làm thủ tục nhận hàng Kiểm tra hàng hóa Thanh toán các khoản phí
Chuẩn bị nhận hàngChuẩn bị chứng từ Thông quan điện tử Bố trí nguồn lực
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 2 bản sao
- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List): 1 bản gốc và 2 bản sao
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): 1 bản gốc
- Giấy chứng nhận kiểm nhận dịch thực vật (Phytosanitary certificate): 1 bản gốc
Nhân viên chứng từ có nhiệm vụ chuẩn bị và kiểm tra bộ chứng từ hợp lệ để thực hiện thủ tục hải quan nhận hàng Trong trường hợp thiếu chứng từ gốc trong quá trình làm thủ tục, nhân viên sẽ lập công văn xin nợ chứng từ và yêu cầu gia hạn thời gian nộp chứng từ gốc.
Công ty H.S.T hiện đang áp dụng khai quan điện tử, một phương thức được xem là "đơn giản - thuận tiện - hiện đại" Hình thức này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình làm thủ tục hải quan.
Quy trình thực hiện Khai quan điện tử:
Hình 3.6: Trình tự thủ tục khai quan điển tử
( Nguồn: Phòng dịch vụ khách hàng)
Bước 1: Nhập dữ liệu trên phần mềm khai quan điện tử
Nhân viên khai quan sử dụng phần mềm để kết nối và truyền tải dữ liệu đến cơ quan hải quan, đảm bảo hoàn tất mọi thông tin trong tờ khai Họ cũng bổ sung các chứng từ kèm theo như hợp đồng, hóa đơn và danh sách đóng gói.
Bước 2: Nhận thông tin phản hồi từ cơ quan hải quan về số tờ khai, kết quả phân luồng
Tờ khai có thể được phân vào luồng xanh, luồng vàng hoặc luồng đỏ theo kết quả trả về từ hệ thống khai báo điện tử
- Với những tờ khai phân luồng xanh:
Nhân viên công ty cần in hai bản tờ khai điện tử, sau đó ký tên và đóng dấu của doanh nghiệp Cuối cùng, họ sẽ nộp các bản tờ khai này cho cán bộ hải quan để hoàn tất thủ tục thông quan hàng hóa.
- Với những tờ khai được phân luồng vàng:
Nhân viên khai quan in hai bản tờ khai điện tử, ký tên và đóng dấu doanh nghiệp, cùng với bộ chứng từ nhập khẩu cần thiết để làm thủ tục tại cơ quan hải quan Cán bộ thuế sẽ kiểm tra các chứng từ và quyết định xem công ty có được thông quan hàng hóa hay không, cũng như có cần kiểm tra thực tế hàng hóa hay không Nếu cần kiểm tra, sẽ chuyển sang bước 3, nếu không, tiếp tục với bước 4.
Bước 3: Xuất trình hồ sơ giấy và hàng hóa cho hải quan để kiểm tra các tờ khai bị phân luồng đỏ Đối với những tờ khai phân luồng vàng, hàng hóa sẽ được chuyển đến để thực hiện kiểm tra thực tế.
Hàng hóa sau khi được kiểm tra thực tế đạt yêu cầu, cán bộ kiểm hóa sẽ trực tiếp kí thông quan cho công ty.
Bước 4: Công ty in tờ khai trên hệ thống của mình để lấy hàng.
Bố trí nhân lực, phương tiện nhận hàng:
Khi nhận thông báo về thời gian và địa điểm hàng đến, công ty sẽ lập kế hoạch nhận hàng cho nhân viên giao nhận, đồng thời chuẩn bị phương tiện vận chuyển và kho bãi cần thiết.
Công ty ký hợp đồng thuê phương tiện vận tải và phối hợp với nhân viên Ops để thực hiện việc nhận hàng Trong quá trình này, bộ phận chứng từ sẽ cung cấp các tài liệu cần thiết cho nhân viên Ops để tiến hành nhận hàng một cách hiệu quả.
Công ty chuyên nhận hàng nhập khẩu đóng trong container, chủ yếu là nguyên container (FCL) Khi hàng hóa gần đến cảng, hãng tàu sẽ gửi thông báo đến công ty, và công ty sẽ tiến hành các thủ tục cần thiết để nhận hàng.
Để nhận lệnh giao hàng (D/O), bạn cần xuất trình vận đơn gốc cùng các chứng từ liên quan như Invoice và Packing List cho đại diện hãng tàu Sau đó, bạn sẽ phải trả phí lệnh giao hàng, thực hiện các thủ tục làm hàng tại cảng, và thanh toán các khoản phí khác như phí vệ sinh container và phí chứng từ.
Nhân viên giao nhận thực hiện thủ tục hải quan bằng cách mang D/O để nộp thuế nhập khẩu và đăng ký kiểm hóa Tùy thuộc vào từng trường hợp, hàng hóa có thể được đưa về địa điểm kiểm hóa tập trung tại các cảng container nội địa để kiểm tra hải quan, hoặc được lưu giữ tại kho riêng và phải trả lại trong vòng 7 ngày Nếu cần thiết, công ty cũng có thể thuê container thêm thời gian để bảo quản hàng hóa.
Nhân viên giao nhận cần trả lại cho văn phòng quản lý tàu các chứng từ xác nhận D/O, bao gồm 3 bản D/O có xác nhận của hải quan, bản sao vận đơn hoặc chứng từ vận chuyển, cùng với giấy mượn vỏ container.
Nhân viên giao nhận thực hiện kiểm tra container bằng cách kiểm tra xi, kẹp chì và vỏ container, đồng thời kiểm tra hàng hóa Nếu cần thiết, họ sẽ lập biên bản kiểm tra và biên bản giám định để đảm bảo tính chính xác và an toàn của hàng hóa.
+ Mang D/O có xác nhận của hãng tàu về phương thức nhận hàng đến bộ phận kho vận làm phiếu xuất kho và nhận hàng.
+ Thanh toán các khoản lệ phí như: cước phí container và lưu container (nếu có) đối với những lô hàng container ở hãng tàu, phí nâng container ở bãi,
Đối với một số hợp đồng nhập khẩu theo hình thức hàng lẻ LCL, công ty sẽ cử nhân viên giao nhận đến hãng tàu để lấy D/O bằng cách mang theo vận đơn gốc hoặc vận đơn gom hàng, sau đó tiến hành các thủ tục cần thiết.
Thực trạng quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty
3.3.1 Thực trạng chuẩn bị trước khi nhận hàng
Để đảm bảo quy trình nhận hàng diễn ra suôn sẻ, công ty cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết Nhân viên sẽ trực tiếp nhận chứng từ từ khách hàng sau khi ký kết hợp đồng và bắt đầu cung cấp dịch vụ Khi có đơn hàng, nhân viên sẽ đến nhận hàng hoặc nhận chứng từ từ khách hàng thông qua dịch vụ chuyển phát.
+ Với bộ chứng từ nhận trực tiếp công ty xác nhận ngay với bên khách hàng những chứng từ đã nhận.
Nhân viên kiểm tra kỹ lưỡng các chứng từ nhận qua chuyển phát, liên hệ với khách hàng để xác nhận giấy tờ đã nhận, và yêu cầu bổ sung, xin nợ hoặc gia hạn tùy thuộc vào từng tình huống.
Nhân viên chứng từ có nhiệm vụ chuẩn bị và kiểm tra bộ chứng từ hợp lệ cho thủ tục hải quan nhận hàng Trong trường hợp thiếu chứng từ gốc trong quá trình làm thủ tục, nhân viên sẽ lập công văn xin nợ chứng từ và yêu cầu gia hạn thời gian nộp chứng từ gốc.
Bộ chứng từ gốc là tài liệu quan trọng, vì vậy cán bộ nhân viên cần có ý thức bảo quản và lưu trữ cẩn thận Tuy nhiên, trong những thời điểm cao điểm với số lượng hợp đồng lớn và tình hình nhân sự không ổn định, có thể xảy ra tình trạng mất mát chứng từ gốc Điều này thường do lỗi lưu trữ hoặc sự cố làm hư hỏng tài liệu.
Bảng 3.7: Số hợp đồng bị mất chứng từ gốc, hư hỏng giai đoạn 2015-2017
Tổng số hợp đồng nhận bằng đường biển
Số hợp đồng bị mất chứng từ 4 3 2
Số hợp đồng chứng từ hư hỏng 3 1 2
Số lượng chứng từ bị mất và hư hỏng tại công ty rất ít, chỉ chiếm một tỷ lệ nhỏ trong tổng số hợp đồng nhận hàng Tình trạng này đã được cải thiện, với số lượng chứng từ mất và hư hỏng giảm dần đến năm 2017 Tuy nhiên, sự cố này vẫn là một lỗi nghiêm trọng, đòi hỏi xử lý phức tạp và có thể ảnh hưởng lớn đến uy tín của công ty Do đó, cần phải khắc phục triệt để, đảm bảo không để xảy ra tình trạng mất hoặc hư hỏng chứng từ gốc của khách hàng.
Làm thủ tục hải quan:
Dựa trên bộ chứng từ khách hàng cung cấp, nhân viên H.S.T thực hiện khai báo hải quan điện tử và bổ sung các chứng từ cần thiết Mặc dù đội ngũ chứng từ của công ty luôn thận trọng trong quá trình khai báo, vẫn có trường hợp tờ khai bị trả về do sai sót trong khai báo, áp thuế không chính xác hoặc chứng từ không rõ ràng Trong năm 2017, tỷ lệ hợp đồng gặp sai sót trong khai báo hải quan chiếm khoảng 10,5% tổng số hợp đồng giao nhận đường biển.
Bảng 3.8: Số hợp đồng có sai sót trong việc khai báo hải quan giai đoạn
Tổng số hợp đồng nhận bằng đường biển 253 278 285
Số hợp đồng sai sót khi khai hải quan 27 26 30
+ Do sai lệch thông tin 8 7 9
+ Do thiếu loại chứng từ 7 4 4
Sai sót trong công tác làm thủ tục hải quan chủ yếu liên quan đến việc áp sai thuế cho hàng nhập khẩu, chiếm 57% tổng số hợp đồng sai sót năm 2017 Thêm vào đó, nhầm lẫn về thông tin thường chiếm 30%, dẫn đến sự không đồng nhất giữa các số liệu trong chứng từ và tờ khai Cuối cùng, sơ suất thiếu các chứng từ cần thiết thường xảy ra với những mặt hàng mới hoặc nguyên liệu mà công ty ít nhập, khi nhân viên chứng từ vẫn áp dụng mẫu có sẵn trước đó.
Sau khi khai báo điện tử, nhân viên nhận kết quả phân luồng từ cơ quan hải quan theo hệ thống ECUS
Biểu đồ 3.9: Kết quả phân luồng Hải quan của công ty năm 2017
Luồng xanh Luồng vàng Luồng đỏ
Từ biểu đồ trên, có thể thấy đa số các tờ khai của công ty được phân lường vàng
Khi nhận được kết quả kiểm tra đạt 51%, nhân viên sẽ chuẩn bị hồ sơ đầy đủ để làm thủ tục tại cơ quan hải quan Họ sẽ chờ quyết định về việc có cần kiểm hóa hàng hóa hay không Phần lớn trường hợp, hàng hóa sẽ được thông quan ngay, nhưng một số ít sẽ phải trải qua kiểm tra thực tế do bị phân luồng.
Theo sau với 30% tờ khai được phân luồng xanh, thông thường là những mặt hàng công ty đã nhận nhiều, quen thuộc với cơ quan hải quan.
Tờ khai bị phân luồng đỏ chỉ chiếm 19%, cho thấy đây là tỷ lệ thấp nhất Những mặt hàng này thường là sản phẩm mới, có lượng nhập khẩu ít hoặc bị nghi ngờ về hàm lượng hóa chất cũng như nguồn gốc xuất xứ.
Bố trí nhân lực, phương tiện nhận hàng: Đây là khâu lập kế hoạch, phương án, bố trí nhận và vận chuyển hàng hóa.
Trưởng phòng thường chịu trách nhiệm sắp xếp nhân lực, đặc biệt trong những thời kỳ có nhiều đơn hàng Các trưởng nhóm sẽ hỗ trợ trong việc phân bổ nhân lực và kiểm tra hiện trường cũng như phương tiện vận chuyển hàng hóa Việc sắp xếp phương tiện phù hợp sẽ dựa trên khối lượng và loại hàng hóa Công ty không chỉ có hệ thống phương tiện và kho bãi riêng mà còn thuê thêm kho bãi và phương tiện từ một số công ty như ALS, Schenker Vietnam, và Evergreen.
3.3.2 Thực trạng tiến hành nhận hàng Đa số các hợp đồng nhập khẩu của công ty tiến hành theo điều kiện FOB Với điều kiện giao hàng này, công ty và đối tác thỏa thuận ký hợp đồng vận tải chủ yếu với hai hãng tàu: APL và WANHAI, công ty sẽ là người trả tiền thuê phương tiện vận tải và đối tác sẽ cung cấp các chúng từ như vận đơn, hóa đơn để công ty nhận hàng.
Công ty thường nỗ lực nhận hàng tại cảng ngay sau khi nhận thông báo, nhưng vẫn gặp phải tình trạng chậm trễ do biến động và thiếu hụt nhân sự Thời gian trung bình để nhận hàng thường kéo dài từ 5-7 ngày, điều này không chỉ ảnh hưởng đến thời gian giao hàng cho khách hàng mà còn làm tăng chi phí cho việc nhận và bảo quản hàng hóa.
3.3.3 Thực trạng sau khi nhận hàng
Sau khi nhận hàng, công ty sẽ điều động phương tiện vận chuyển và tổ chức kho bãi để tiến hành giao hàng Ngoài ra, công ty cũng có thể liên hệ với khách hàng để sắp xếp việc lấy hàng trực tiếp, tùy thuộc vào nhu cầu của từng khách hàng.
Bảng 3.10: Tình hình sử dụng phương tiện vận tải, kho bãi của công ty giai đoạn
(Nguồn: Phòng kế toán tổng hợp năm 2017)
Công ty sở hữu một số lượng xe tải và xe container cùng với kho bãi không lớn, nhưng hàng năm, công ty đầu tư thêm 1-2 xe mới để đáp ứng nhu cầu phục vụ ngày càng tăng Điều này không chỉ nâng cao chất lượng xe mà còn giúp giảm thiểu sự suy giảm chất lượng dịch vụ do hao mòn theo thời gian.
Hiện nay, sự phát triển mạnh mẽ của dịch vụ logistics cho phép các công ty phối hợp sử dụng và thuê ngoài phương tiện cũng như kho bãi, giúp tiết kiệm chi phí và giải quyết các vấn đề thời vụ Do đó, bên cạnh số lượng phương tiện và kho bãi hiện có, nhiều công ty còn hợp tác với các đơn vị như ALS, Schenker Việt Nam và Evergreen để thuê kho bãi, xe container và dịch vụ vận chuyển.
Đánh giá về quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty
Công ty TNHH H.S.T đang ghi nhận mức tăng trưởng doanh thu cao và ổn định qua các năm Để đạt được kết quả kinh doanh ấn tượng này, công ty đã tận dụng tối đa những lợi thế của mình, đặc biệt chú trọng vào quản trị nhãn hàng nhập khẩu qua đường biển.
Công ty đã phát triển một mạng lưới chi nhánh vững mạnh tại Hải Phòng, Hà Nội và Bắc Ninh, đồng thời đang lên kế hoạch mở rộng thêm các chi nhánh mới Bên cạnh đó, công ty cũng duy trì mối quan hệ hợp tác kinh doanh với những hãng tàu nổi tiếng.
Thời gian làm thủ tục nhận hàng được rút ngắn đáng kể nhờ sự phối hợp hiệu quả giữa nhân viên giao nhận và Hải quan trong quá trình kiểm hóa Việc kiểm tra hàng hóa diễn ra nhanh chóng, giúp hạn chế hư hỏng không đáng có cho sản phẩm.
Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, năng động và giàu kinh nghiệm của chúng tôi cam kết đáp ứng cường độ làm việc cao, tạo dựng sự tin cậy và mối gắn bó vững chắc với khách hàng.
- Ứng dụng được quy trình nhận hàng nhập khẩu vào việc nhận hàng nhập khẩu của công ty một cách hiệu quả
Bên cạnh những thành công đã đạt được, công ty vẫn còn tồn tại những hạn chế trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển dưới đây:
Mặc dù tỷ lệ sai sót khi làm chứng từ vẫn ở mức thấp, nhưng đã có dấu hiệu tăng nhẹ trong vài năm gần đây Điều này không chỉ làm chậm quá trình nhận hàng mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và uy tín của doanh nghiệp.
Công ty phải phụ thuộc vào các hãng tàu và vận tải trong nước do hạn chế về phương tiện vận chuyển Điều này dẫn đến việc vào mùa cao điểm, công ty gặp khó khăn trong việc đặt tàu hoặc thuê phương tiện vận tải, không thể giao hàng cho khách hàng theo đúng phương án hải quan đã được lên kế hoạch trước đó.
Mặc dù đội ngũ nhân viên công ty có trình độ và kinh nghiệm, nhưng việc cập nhật hệ thống hiện đại và chính sách mới diễn ra chưa nhanh nhạy Thêm vào đó, trình độ tiếng Anh của nhân viên còn hạn chế, điều này gây cản trở trong quá trình làm việc.
- Sự phối hợp giữa các bộ phận tham gai vào quy trình nhận hàng đôi khi còn chưa thực sự ăn ý
Do sự bất cẩn của nhân viên công ty trong việc kiểm tra và xác nhận chứng từ, đã dẫn đến những sai sót trong quá trình nhận hàng hóa và khai báo, gây ra nhầm lẫn trong việc xử lý hàng hóa.
- Do nhập khẩu một số hàng mới và khó, nhân viên lúng tứng áp sai mã HS cho hàng hóa.
Nhân viên giao hàng thường không chủ động tìm hiểu kỹ về mặt hàng nhập khẩu, dẫn đến tình trạng bị động và lúng túng khi bị hải quan chất vấn.
- Cơ sở vật chất còn hạn chế, cụ thể về phương tiện vận tải của công ty dẫn đến một số bất lợi kkhi giao, trả hàng.
Do tính chất mùa vụ trong mua bán quốc tế, tình trạng thiếu hàng hoặc quá tải hàng hóa thường xảy ra, gây khó khăn trong việc hoàn thành chứng từ và thủ tục hải quan do thiếu nhân viên Áp lực công việc cũng ảnh hưởng đáng kể đến hiệu quả làm việc của nhân viên.
Cạnh tranh trong lĩnh vực kinh doanh tại Việt Nam đang gia tăng mạnh mẽ, dẫn đến tác động đến giá cả và chất lượng sản phẩm Áp lực này đặt ra thách thức lớn cho các công ty, đặc biệt trong bối cảnh kho bãi và phương tiện vận tải còn hạn chế, buộc họ phải thuê với chi phí cao.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN
Định hướng hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH H.S.T
4.1.1 Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới
Mục tiêu của công ty trong thời gian tới là nâng cao chất lượng dịch vụ, xây dựng uy tín với khách hàng và trở thành cầu nối hiệu quả giữa công ty và các đại lý nước ngoài Bên cạnh việc duy trì thị trường hiện tại, công ty sẽ mở rộng hoạt động dịch vụ ra thị trường quốc tế Để nâng cao hiệu quả hoạt động và chuẩn bị cho sự phát triển bền vững, công ty cần tập trung vào một số nhiệm vụ quan trọng.
Tiếp tục mở rộng quan hệ giao dịch đối ngoại với các tổ chức giao nhận quốc tế.
Để duy trì mối quan hệ tốt với đại lý và khách hàng, cần giữ vững các hợp đồng đã ký kết Đồng thời, cần chủ động tìm kiếm khách hàng mới và nắm rõ thông tin về khả năng yêu cầu ủy thác của khách hàng trong và ngoài nước.
Phát triển dịch vụ giao nhận là yếu tố then chốt để nâng cao hiệu quả công tác giao nhận vận tải và bảo quản hàng hóa trong nước Điều này không chỉ củng cố năng lực tổ chức mà còn nâng cao trình độ nghiệp vụ trong ngành, góp phần tạo ra một hệ thống giao nhận vận tải vững mạnh và chuyên nghiệp.
Tăng cường nghiên cứu và ứng dụng công nghệ Marketing là yếu tố then chốt trong chiến lược kinh doanh, với trọng tâm là phát triển dịch vụ mới và chiến lược giá cả linh hoạt Điều này giúp nâng cao hình ảnh công ty trên thị trường, tạo ra sức cạnh tranh mạnh mẽ và thu hút khách hàng mới.
Kết hợp hài hòa lợi ích của các chi nhánh đồng nhất với lợi ích của cả công ty, phối hợp hài hòa, chặt chẽ giữa các chi nhánh.
Chú trọng việc đào tạo đội ngũ nhân viên có trình độ để đảm bảo các nghiệp vụ được chuyên nghiệp và hoạt động hiệu quả nhất.
Dần dần, chúng tôi đang củng cố và tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật để phục vụ công tác giao nhận, sử dụng nguồn vốn ngân sách, vốn tự có và vốn liên doanh liên kết.
Hoàn thiện về mặt tổ chức cho phù hợp với cơ chế quản lý của nền kinh tế thị trường.
4.1.2 Định hướng hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH H.S.T trong thời gian tới
Qua việc phân tích quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty, tôi nhận thấy cần cải thiện từ khâu chuẩn bị cho đến khi hàng hóa được đưa về kho Những thành công và hạn chế trong quy trình này cho thấy sự cần thiết phải tối ưu hóa để nâng cao hiệu quả phân phối đến khách hàng.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động nhận hàng, cần tối thiểu hóa chi phí và thời gian mà không ảnh hưởng đến độ tin cậy và chính xác của hàng hóa Quá trình này phải được quản lý chặt chẽ và thống nhất từ cấp trên xuống dưới, tiến hành một cách nghiêm túc, khoa học và nhanh chóng Sự phối hợp giữa các bộ phận tham gia là rất quan trọng để tránh sai sót và khiếu nại không đáng có Để đạt được hiệu quả cao hơn, công ty cần cải thiện chất lượng nguồn nhân lực và cơ sở hạ tầng.
Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty cần tuân thủ các quy định pháp luật trong nước và quốc tế liên quan đến giao nhận, kho bãi và thủ tục hải quan.
4.2 Một số đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động giao nhận tại công ty TNHH H.S.T
4.2.1 Đề xuất và kiến nghị đối với công ty 4.2.1.1 Đề xuất đối với công ty
Hoàn thiện công tác chuẩn bị chứng từ
Khâu hoàn thiện chứng từ là bước quan trọng nhất trong quy trình logistics, vì sai sót ở giai đoạn này sẽ ảnh hưởng đến các bước tiếp theo Việc chuẩn bị đầy đủ chứng từ như khai báo hải quan, giao nhận hàng hóa, kiểm hàng và vận tải là vô cùng cần thiết; nếu thiếu bất kỳ chứng từ nào, hồ sơ sẽ không hoàn chỉnh Để đảm bảo quá trình nhận hàng diễn ra suôn sẻ, Công ty TNHH H.S.T cần chú trọng đến khâu này và triển khai một số giải pháp hiệu quả.
Ngoài bộ phận chứng từ, các bộ phận khác cần kiểm tra kỹ lưỡng bộ chứng từ trước khi thực hiện nghiệp vụ Việc xác minh thông tin trên chứng từ với hợp đồng và các chứng từ khác là rất quan trọng Nếu phát hiện sai sót, cần nhanh chóng thông báo cho khách hàng và phối hợp cùng họ để sửa chữa.
Để đảm bảo nhận được chứng từ sớm nhất, cần tuyển thêm nhân viên giao nhận Các nhân viên này cũng cần chú ý kiểm tra kỹ số lượng chứng từ nhằm tránh tình trạng thiếu hoặc nhầm lẫn trong quá trình giao nhận.
Các bộ phận cần thực hiện việc kiểm tra kỹ lưỡng bộ chứng từ trước khi tiến hành nghiệp vụ của mình Việc này giúp hạn chế sai sót trong các bước tiếp theo.
Hoàn thiện công tác làm thủ tục hải quan
Sau khi hoàn tất các chứng từ cần thiết, nhân viên công ty sẽ tiến hành thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu, đặc biệt chú trọng đến quy trình tính thuế.
Nhân viên công ty cần kiểm tra kỹ lưỡng các danh mục hàng hóa khi áp mã thuế để đảm bảo tính chính xác với biểu thuế do bộ tài chính ban hành Việc cập nhật thường xuyên các văn bản hướng dẫn áp dụng biểu thuế mới là rất quan trọng để thực hiện đúng quy định.
Nghiên cứu kỹ lưỡng các mặt hàng nhập khẩu là bước quan trọng trong quá trình chuẩn bị hàng Việc này giúp nắm bắt các tính chất, công dụng và kích thước của sản phẩm, từ đó hiểu rõ về hàng hóa và sử dụng tên gọi chính xác để áp dụng mã thuế (mã HS) đúng Sự nghiên cứu này hỗ trợ nhân viên giao nhận đảm bảo hàng nhận đúng với hợp đồng, tránh tình trạng không khớp về số lượng Để tiết kiệm thời gian và áp dụng mã chính xác hơn, nhân viên của H.S.T có thể xin tên hàng tiếng Việt từ khách hàng và sử dụng trang web HSsearch.vn để đối chiếu với biểu thuế xuất nhập khẩu, từ đó chọn mã HS phù hợp nhất.
