Chương 1 : TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
3.3 Thực trạng quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty
công ty TNHH H.S.T
3.3.1 Thực trạng chuẩn bị trước khi nhận hàng
Chuẩn bị các chứng từ cần thiết:
Đối với các chứng từ hàng hóa cần thiết, nhân viên cơng ty nhận trực tiếp từ khách hàng. Sau khi kí kết hợp đồng và tiến hành cung cấp dịch vụ, khi có đơn hàng cần công ty nhận hàng, nhân viên công ty sẽ đến nhận hoặc nhân chứng từ từ khách hàng thông qua chuyển phát.
+ Với bộ chứng từ nhận trực tiếp công ty xác nhận ngay với bên khách hàng những chứng từ đã nhận.
+ Với chứng từ nhận qua chuyển phát, nhân viên kiểm tra kĩ lưỡng, liên hệ xác nhận những giấy tờ đã nhận lại với khách hàng, yêu cầu bổ sung hoặc xin nợ hay gia hạn tùy thuộc vào tình huống.
Nhân viên chứng từ chịu trách nhiệm chuẩn bị, kiểm tra bộ chứng từ hợp lệ để làm thủ tục hải quan nhận hàng. Nếu trong quá trình làm thủ tục hải quan thiếu chứng từ gốc, nhân viên sẽ làm công văn xin nợ chứng từ và xin gia hạn nộp chứng từ gốc.
Bộ chứng từ gốc là những giấy tờ quan trọng do vậy cán bộ nhân viên ln có ý thức bảo quản, lưu trữ nhưng vẫn có một số trường hợp nhân viên làm mất chứng từ gốc của khách hàng do thời kì cao điểm số hợp đồng lớn thêm vào đó tình hình nhân sự bất ổn định dẫn đến lỗi lưu trữ phát sinh gây thất lạc chứng từu gốc hoặc không may làm hư hỏng chứng từ.
Bảng 3.7: Số hợp đồng bị mất chứng từ gốc, hư hỏng giai đoạn 2015-2017
Năm Chỉ tiêu 2015 2016 2017 Tổng số hợp đồng nhận bằng đường biển 253 278 285 Số hợp đồng bị mất chứng từ 4 3 2 Số hợp đồng chứng từ hư hỏng 3 1 2
(Nguồn: Phòng kinh doanh,2017)
Có thể thấy số chứng từ bị mất và hư hỏng ở cơng ty là rất ít, chiếm tỉ lệ rất nhỏ trong tổng số hợp đồng nhận hàng của cơng ty. Tình trạng này được cải thiện thể hiện
qua số lượng chứng từ mất và hư hỏng giảm dần đến năm 2017. Tuy nhiên đây là lỗi lớn nếu xảy ra, địi hỏi xử lí phức tạp và gây ảnh hưởng lớn đến uy tín của cơng ty. Do vậy vẫn cần khắc phục triệt để, tránh tuyệt đối không làm mất hay hư hỏng chứng từ gốc của khách hàng
Làm thủ tục hải quan:
Trên cơ sở bộ chứng từ do khách hàng cung cấp, nhân viên H.S.T sau khi kiểm tra sẽ tiến hành khai báo hải quan điện tử và khai thêm các chứng từ kèm theo . Mặc dù nhân viên bộ phận chứng từ của công ty luôn cẩn thận khi khai báo hải quan, nhưng trong một số trường hợp, vẫn có những tờ khai bị trả về, yêu cầu bổ sung, điều chỉnh do khai báo, áp thuế sai hoặc chứng từ không rõ ràng. Số lượng hợp đồng xảy ra sai sót khi khai báo hải quan năm 2017 chiếm khoảng 10,5% tổng số hợp đồng giao nhận đường biển
Bảng 3.8: Số hợp đồng có sai sót trong việc khai báo hải quan giai đoạn 2015-2017 2015-2017
Năm Chỉ tiêu
2015 2016 2017
Tổng số hợp đồng nhận bằng đường biển 253 278 285 Số hợp đồng sai sót khi khai hải quan 27 26 30
+ Do áp thuế sai 12 15 17
+ Do sai lệch thông tin 8 7 9
+ Do thiếu loại chứng từ 7 4 4
(Nguồn: Phòng kinh doanh,2017)
Như vậy, sai sót trong cơng tác làm thủ tục hải quan chủ yếu là ở việc áp sai thuế cho hàng nhập khẩu,chiếm đến 57% năm 2017 trong tổng số hợp đồng sai sót. Tiếp đó do sự nhầm lẫn về thông tin (thường chiếm 30%) dẫn đến các số liệu giữa các chứng từ trong một bộ chứng và tờ khai không đồng nhất với nhau, cuối cùng là sơ suất thiếu các chứng từ cần thiết. Sơ suất này thường xảy ra với một số mặt hàng mới hoặc ngun liệu cơng ty ít nhập hơn và nhân viên chứng từ vẫn áp dụng theo mẫu có sẵn trước đó.
Sau khi khai báo điện tử, nhân viên nhận kết quả phân luồng từ cơ quan hải quan theo hệ thống ECUS
Biểu đồ 3.9: Kết quả phân luồng Hải quan của công ty năm 2017
30%
51% 19%
Luồng xanh Luồng vàng Luồng đỏ
( Nguồn: Phòng kinh doanh)
Từ biểu đồ trên, có thể thấy đa số các tờ khai của công ty được phân lường vàng
(51%). Khi nhận được kết quả này, nhân viên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đến cơ quan hải quan làm thủ tục và đợi quyết định cần kiểm hóa hay khơng. Phần lớn sau khi nhân viên đến làm thủ tục hàng hóa được thơng quan, một số ít phải kiểm tra thực tế như bị phân luồng đó.
Theo sau với 30% tờ khai được phân luồng xanh, thông thường là những mặt hàng công ty đã nhận nhiều, quen thuộc với cơ quan hải quan.
Tờ khai bị phân luồng đỏ chiếm tỉ lệ thấp nhất (19%). Đó là những mặt hàng mới, ít nhập hoặc bị nghi ngờ về hàm lượng hóa chất hay nguồn gốc xuất xứ.
Bố trí nhân lực, phương tiện nhận hàng:
Đây là khâu lập kế hoạch, phương án, bố trí nhận và vận chuyển hàng hóa. Thơng thường sẽ do trưởng phịng sắp xếp nhân lực, với những thời kì số lượng đơn hàng nhiều, các trưởng nhóm (leader) sẽ hỗ trợ sắp xếp nhân lực, kịp thời tới hiện trường kiểm tra và phương tiện vận chuyển hàng. Sắp xếp phương tiện thích hợp tùy thuộc vào khối lượng, loại hàng hóa. Cơng ty có hệ thống phương tiện vận chuyển và kho bãi riêng ngoài ra cịn th ngồi một kho bãi và phương tiện của một số công ty khác như công ty ALS, Schenker Vietnam, Evergreen,...
3.3.2 Thực trạng tiến hành nhận hàng
Đa số các hợp đồng nhập khẩu của công ty tiến hành theo điều kiện FOB. Với điều kiện giao hàng này, công ty và đối tác thỏa thuận ký hợp đồng vận tải chủ yếu với hai hãng tàu: APL và WANHAI, công ty sẽ là người trả tiền thuê phương tiện vận tải và đối tác sẽ cung cấp các chúng từ như vận đơn, hóa đơn... để cơng ty nhận hàng. Công ty thường cố gắng đến nhận hàng ở cảng trong thời gian ngắn nhất kể từ khi nhận được giấy báo hàng, tuy nhiên vẫn còn nhiều lần đến nhận hàng trễ do nhân sự biến động, thiếu nhân sự. Thời gian theo điều tra là khoảng 5-7 ngày. Điều này làm ảnh hưởng đến thời gian giao hàng cho khách và làm tăng thêm chi phí cho việc nhận và bảo quản hàng
3.3.3 Thực trạng sau khi nhận hàng
Sau khi nhận hàng, công ty điều phương tiện chuyên chở và sắp xếp kho bãi để chuyển hàng hoặc liên hệ khách hàng đến lấy trực tiếp tùy thuộc yêu cầu của khách hàng.
Bảng 3.10: Tình hình sử dụng phương tiện vận tải, kho bãi của công ty giai đoạn 2015-2017 Năm 2015 2016 2017 Chỉ tiêu Số lượng (Chiếc) Chất lượng (%) Số lượng (Chiếc) Chất lượng (%) Số lượng (Chiếc) Chất lượng (%) Xe tải nhỏ 3 85 - 90 4 85 - 95 5 80-90 Xe conteainer 2 80 - 85 3 75 - 90 3 70-80 Kho CFS (m²) 400 400 400 (Nguồn: Phịng kế tốn tổng hợp năm 2017)
Cơng ty có số lượng xe tải, xe container và kho bãi không lớn, mỗi năm công ty đầu tư thêm 1-2 xe mới nhằm đáp ứng nhu cầu phục vụ tăng lên cũng như tăng chất lượng xe, giảm thiếu chất lượng dịch vụ giảm do hao mòn theo thời gian trong quá trình sử dụng.
Hiện nay với sự phát triển lớn mạnh của dịch vụ logistics, các công ty cùng cung cấp dịch vụ có thể phối hợp sử dụng, thuê ngoài phương tiện và kho vận để vừa tiết kiệm chi phí vừa giải quyết đặc điểm thời vụ của dịch vụ. Do vậy, ngoài số lượng
phương tiện và kho bãi với diện tích như trên, cơng ty cịn th ngồi kho bãi của công ty ALS, Schenker Việt Nam, xe contaner và dịch vụ vận chuyển của Evergreen,... Hơn nữa việc đầu tư hệ thống phương tiện vận tải và kho bãi rộng lớn địi hỏi cơng ty phải có chi phí, vốn đầu tư và gây tăng giá thành dịch vụ cung cấp. Tuy vậy nếu sở hữu được số lượng xe vận và kho lưu lớn sẽ vẫn là một lợi thế giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình cung ứng dịch vụ.