30%
51% 19%
Luồng xanh Luồng vàng Luồng đỏ
( Nguồn: Phòng kinh doanh)
Từ biểu đồ trên, có thể thấy đa số các tờ khai của cơng ty được phân lường vàng
(51%). Khi nhận được kết quả này, nhân viên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đến cơ quan hải quan làm thủ tục và đợi quyết định cần kiểm hóa hay khơng. Phần lớn sau khi nhân viên đến làm thủ tục hàng hóa được thơng quan, một số ít phải kiểm tra thực tế như bị phân luồng đó.
Theo sau với 30% tờ khai được phân luồng xanh, thông thường là những mặt hàng công ty đã nhận nhiều, quen thuộc với cơ quan hải quan.
Tờ khai bị phân luồng đỏ chiếm tỉ lệ thấp nhất (19%). Đó là những mặt hàng mới, ít nhập hoặc bị nghi ngờ về hàm lượng hóa chất hay nguồn gốc xuất xứ.
Bố trí nhân lực, phương tiện nhận hàng:
Đây là khâu lập kế hoạch, phương án, bố trí nhận và vận chuyển hàng hóa. Thơng thường sẽ do trưởng phịng sắp xếp nhân lực, với những thời kì số lượng đơn hàng nhiều, các trưởng nhóm (leader) sẽ hỗ trợ sắp xếp nhân lực, kịp thời tới hiện trường kiểm tra và phương tiện vận chuyển hàng. Sắp xếp phương tiện thích hợp tùy thuộc vào khối lượng, loại hàng hóa. Cơng ty có hệ thống phương tiện vận chuyển và kho bãi riêng ngoài ra cịn th ngồi một kho bãi và phương tiện của một số công ty khác như công ty ALS, Schenker Vietnam, Evergreen,...
3.3.2 Thực trạng tiến hành nhận hàng
Đa số các hợp đồng nhập khẩu của công ty tiến hành theo điều kiện FOB. Với điều kiện giao hàng này, công ty và đối tác thỏa thuận ký hợp đồng vận tải chủ yếu với hai hãng tàu: APL và WANHAI, công ty sẽ là người trả tiền thuê phương tiện vận tải và đối tác sẽ cung cấp các chúng từ như vận đơn, hóa đơn... để cơng ty nhận hàng. Công ty thường cố gắng đến nhận hàng ở cảng trong thời gian ngắn nhất kể từ khi nhận được giấy báo hàng, tuy nhiên vẫn còn nhiều lần đến nhận hàng trễ do nhân sự biến động, thiếu nhân sự. Thời gian theo điều tra là khoảng 5-7 ngày. Điều này làm ảnh hưởng đến thời gian giao hàng cho khách và làm tăng thêm chi phí cho việc nhận và bảo quản hàng
3.3.3 Thực trạng sau khi nhận hàng
Sau khi nhận hàng, công ty điều phương tiện chuyên chở và sắp xếp kho bãi để chuyển hàng hoặc liên hệ khách hàng đến lấy trực tiếp tùy thuộc yêu cầu của khách hàng.
Bảng 3.10: Tình hình sử dụng phương tiện vận tải, kho bãi của công ty giai đoạn 2015-2017 Năm 2015 2016 2017 Chỉ tiêu Số lượng (Chiếc) Chất lượng (%) Số lượng (Chiếc) Chất lượng (%) Số lượng (Chiếc) Chất lượng (%) Xe tải nhỏ 3 85 - 90 4 85 - 95 5 80-90 Xe conteainer 2 80 - 85 3 75 - 90 3 70-80 Kho CFS (m²) 400 400 400 (Nguồn: Phịng kế tốn tổng hợp năm 2017)
Cơng ty có số lượng xe tải, xe container và kho bãi không lớn, mỗi năm công ty đầu tư thêm 1-2 xe mới nhằm đáp ứng nhu cầu phục vụ tăng lên cũng như tăng chất lượng xe, giảm thiếu chất lượng dịch vụ giảm do hao mòn theo thời gian trong quá trình sử dụng.
Hiện nay với sự phát triển lớn mạnh của dịch vụ logistics, các công ty cùng cung cấp dịch vụ có thể phối hợp sử dụng, thuê ngoài phương tiện và kho vận để vừa tiết kiệm chi phí vừa giải quyết đặc điểm thời vụ của dịch vụ. Do vậy, ngoài số lượng
phương tiện và kho bãi với diện tích như trên, cơng ty cịn th ngồi kho bãi của công ty ALS, Schenker Việt Nam, xe contaner và dịch vụ vận chuyển của Evergreen,... Hơn nữa việc đầu tư hệ thống phương tiện vận tải và kho bãi rộng lớn địi hỏi cơng ty phải có chi phí, vốn đầu tư và gây tăng giá thành dịch vụ cung cấp. Tuy vậy nếu sở hữu được số lượng xe vận và kho lưu lớn sẽ vẫn là một lợi thế giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình cung ứng dịch vụ.
3.4 Đánh giá về quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tạicơng ty TNHH H.S.T cơng ty TNHH H.S.T
3.4.1 Thành công
- Hoạt động kinh doanh của cơng ty TNHH H.S.T hiện đang có mức trăngtrưởng doanh thu cao và ổn định qua các năm, để có được kết quả kinh doanh tốt như trưởng doanh thu cao và ổn định qua các năm, để có được kết quả kinh doanh tốt như vậy công ty đã tận dụng những ưu thế của mình, đặc biệt chú trọng đến công tác quản trị nhạn hàng nhập khẩu bằng đường biển.
- Công ty đã xây dựng được mạng lưới chi nhánh tại Hải Phòng, Hà Nội, Bắc Ninh và hiện đang có kế hoạch mở rộng thêm chi nhánh. Ngồi ra có mỗi quan hệ làm ăn với các hãng tàu nổi tiếng
- Thời gian làm thủ tục nhận hàng nhanh hơn, nhân viên giao nhận phối hợp tốt với Hải quan khi kiểm hóa. Kiểm tra hàng diễn ra nhanh chóng, hạn chế được những hư hỏng khơng đáng có cho hàng hóa.
- Đội ngũ nhân viên có trình độ chun mơn nghiệp vụ và chuyên môn phù hợp với cường độ làm việc cao,năng động, có kinh nghiệm tạo sự tin cậy và gắn bó với khách hàng.
- Ứng dụng được quy trình nhận hàng nhập khẩu vào việc nhận hàng nhập khẩu của công ty một cách hiệu quả
3.4.2 Hạn chế
Bên cạnh những thành cơng đã đạt được, cơng ty vẫn cịn tồn tại những hạn chế trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển dưới đây:
- Tỷ lệ sai sót khi làm chứng từ tuy khơng cao nhưng có dấu hiệu tăng nhẹ trong một só năm gần đây, điều này ảnh hưởng đến thời gian nhận hàng, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và uy tín doanh nghiệp.
- Cơng ty phải phụ thuộc vào hãng tàu và hãng vận tải trong nước vì phương tiện vận tải cịn hạn chế. Do đó vào mùa cao điểm cơng ty không đặt được tàu hay thuê phương tiện vận tải để nhận hàng giaocho khách theo đúng phương án hải quan đã lên trươc đó.
- Tuy đội ngũ nhân viên cơng ty là những người có trình độ, có kinh nghiệm nhưng việc cập nhật những hệ thống hiện đại hay chính sách mới cịn chưa nhanh nhạy và trình độ tiếng anh chưa cao cũng gây cản trở trong quá trình làm việc .
- Sự phối hợp giữa các bộ phận tham gai vào quy trình nhận hàng đơi khi cịn chưa thực sự ăn ý
3.4.3 Nguyên nhân
Nguyên nhân chủ quan:
- Do sự bất cẩn của nhân viên công ty, chưa kiểm, tra kỹ lưỡng dẫn đén sai sót trong khâu nhận chứng từ, kiểm tra, khai báo hàng hóa bị nhầm lẫn,…
- Do nhập khẩu một số hàng mới và khó, nhân viên lúng tứng áp sai mã HS cho hàng hóa.
- Nhân viên giao hàng nhập khơng chủ động tìm hiểu rõ về mặt hàng nhập khẩu nên khi bị hải quan chất vấn họ thường bị động và lung túng.
- Cơ sở vật chất còn hạn chế, cụ thể về phương tiện vận tải của công ty dẫn đến một số bất lợi kkhi giao, trả hàng.
Nguyên nhân khách quan
- Do tính chất mùa vụ của mua bán quốc tế dẫn đến trường hợp khi thì khơng có hàng, khi thì hàng về nhiều dẫn đến q tải, khơng kịp lấu chứng từ, làm thủ tục hải quan nhận hàng do thiếu nhân viên. Bên cạnh đó áp lực cơng việc cũng ảnh hưởng hiệu quả làm việc của nhân viên.
- Cạnh tranh ngày càng gay gắt do thời gian gần đây, hoạt động này là một trong nững lĩnh vực kinh doanh hấp dẫn tại Việt Nam. Sức cạnh tranh tăng cao dẫn tới ảnh hưởng giá và chất lượng. Điều này tạo sức ép không nhỏ cho công ty trong khi kho bãi và phương tiện vận tải thiếu, phải đi thuê với chi phí cao.
CHƯƠNG 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HỒN THIỆN QUY TRÌNH NHẬN HÀNG HĨA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI
CÔNG TY TNHH H.S.T
4.1. Định hướng hồn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biểntại công ty TNHH H.S.T tại công ty TNHH H.S.T
4.1.1. Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới
Trong thời gian trước mắt mục tiêu của công ty là tiếp tục nâng cao chất lượng dịch vụ của mình, tạo uy tín với khách hàng và phấn đấu để trở thành cầu nối hiệu quả giữa cơng ty, các đại lý ở nước ngồi. Song song với việc giữ vững thị trường hiện có là biện pháp thích hợp để mở rộng các hoạt động dịch vụ, vươn xa hơn nữa ra các thị trường nước ngoài. Cụ tể là để nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động của công ty và chuẩn bị cơ sở cho sự phát triển lâu dài và ổn định trong thời gian tới công ty cần tập trung một số nhiệm vụ sau:
Tiếp tục mở rộng quan hệ giao dịch đối ngoại với các tổ chức giao nhận quốc tế. Giữ vững mối quan hệ đại lý, những khách hàng và những hợp đồng thời ký kết. Đồng thời tích cực tìm kiếm khách hàng mới, tìm hiểu thơng tin nắm chắc khả năng yêu cầu ủy thác của khách hàng trong và ngoài nước.
Phát triển dịch vụ giao nhận và gắn liền với việc đẩy mạnh công tác giao nhận vận tải và bảo quản trong nước, củng cố năng lực trong nước vững mạnh về tổ chức và giỏi về nghiệp vụ.
Tăng cường nghiên cứu và ứng dụng công nghệ Marketing trong chiến lược kinh doanh của mình với trụ cột là chiến lược dịch vụ mới, chiến lược giá cả mềm dẻo, linh hoạt tạo hình ảnh của cơng ty trên thị trường để tạo tính cạnh tranh trên thị trường nhằm thu hút khách hàng mới.
Kết hợp hài hịa lợi ích của các chi nhánh đồng nhất với lợi ích của cả cơng ty, phối hợp hài hòa, chặt chẽ giữa các chi nhánh.
Chú trọng việc đào tạo đội ngũ nhân viên có trình độ để đảm bảo các nghiệp vụ được chun nghiệp và hoạt động hiệu quả nhất.
Dần dần củng cố và tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác giao nhận bằng vốn ngân sách, vốn tự có, vốn liên doanh liên kết.
Hồn thiện về mặt tổ chức cho phù hợp với cơ chế quản lý của nền kinh tế thị trường.
4.1.2. Định hướng hồn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đườngbiển tại cơng ty TNHH H.S.T trong thời gian tới biển tại công ty TNHH H.S.T trong thời gian tới
Qua việc tìm hiểu những thành cơng và hạn chế trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty cũng như nguyên nhân dẫn đến những hạn chế đó, em nhận thấy quy trình nhận hàng nhập khẩu cần phải được hoàn thiện từ khâu chuẩn bị nhận hàng đến khi hàng đã về kho bãi của Công ty để phân phối đến khách hàng.
- Hoạt động nhận hàng cần được nâng cao hiệu quả trên cơ sở tối thiểu hóa chi phí và thời gian nhận hàng nhưng khơng để ảnh hưởng đến độ tin cậy, chính xác của hàng hóa được nhận về, đồng hời khơng làm phát sinh những sia sót, khiếu nại khơng đáng có. Hoạt động nhận hàng cần có sự quản lý chặt chẽ, thống nhất từ trên xuống dưới; phải được tiến hành nghiêm túc, khoa học, chính xác, nhanh chóng, đảm bảo sự phối hợp ăn ý giữa các bộ phận tham gia vào quy trình. Nâng cao hiệu quả hoạt động thơng qua việc nâng cao chất lượng nguồn nhân lực và cở sở hạ tầng của công ty.
- Việc thực hiện quy trình nhận nhập hàng nhập khảu bằng đường biển của công ty cũng cần tuân thủ theo các điều luật trong nước và quốc tế liên quan đến hoạt động giao nhận, kho bãi, thủ tục hải quan…
4.2. Một số đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động giao nhận tại công ty TNHH H.S.T
4.2.1. Đề xuất và kiến nghị đối với công ty
4.2.1.1 Đề xuất đối với công ty
Hồn thiện cơng tác chuẩn bị chứng từ
Khâu hoàn thiện chứng từ là khâu đầu tiên cần được quan tâm và chú trọng nhất bởi nếu sai sót trong khâu này thì các khâu cịn lại sẽ khơng thể thực hiện được. Chuẩn bị chứng từ cần thiết để làm thủ tục khai báo hải quan, chứng từ giao nhận hàng hóa, kiểm hàng, chứng từ vận tải…nếu chỉ cần thiếu sót bất kì một loại chứng từ cần thiết của hàng hóa thì coi như bộ hồ so đố khơng hồn chỉnh. Do đó để q trình nhận hàng được diễn ra thơng suốt công ty TNHH H.S.T cần chú trọng và làm tốt khâu này và đưa ra một số giải pháp như:
- Ngoài bộ phận chứng từ, thì các bộ phận khác cũng nên được yêu cầu là kiểm tra thật kỹ bộ chứng từ trước khi thực hiện nghiệp vụ của mình. Kiểm tra những thơng tin trên chứng từ có khớp với hợp đồng, và khớp với chứng từ khác trong một bộ chứng từ hay khơng. Nếu phát hiện sai sót cần phải báo với KH và cùng KH sửa chữa ngay.
- Tuyển thêm nhân viên giao nhận chứng từ để có thể nhận được chứng từ sớm nhất có thể, các nhân viên giao nhận cũng phải ghi nhớ việc kiểm tra kỹ số lượng chứng từ tránh trường hợp lấy thiếu hay nhầm chứng từ.
- Yêu cầu các bộ phận đều phải kiểm tra kỹ lại bộ chứng từ trước khi thực hiện nghiệp vụ của mình. Làm như vậy sẽ tránh được những sai sót ở các bước tiếp theo.
Hồn thiện cơng tác làm thủ tục hải quan
Sau khi chuẩn bị những chứng từ cần thiết, nhân viên của công ty sẽ tiến hành làm thủ tục hải qun cho hàng nhập khẩu
Đối với khâu tính thuế:
Nhân viên cơng ty khi áp mã thuế cho hàng hóa cần phải kiểm tra kỹ lưỡng các danh mục hàng hóa để áp mã thuế hàng hóa đúng với biểu thuế do bộ tài chính ban hành. Nhân viên cần cập nhật thường xuyên những văn bản hướng dần việc áp dụng biểu thuế mới.
Ngiên cứu thật kỹ các mặt hàng nhập khẩu: Đây là khâu quan trọng trong công tác chuẩn bị hàng, nghiên cứu mặt hàng nhập khẩu là nắm được các tính chất, cơng dụng, kích thước của mặt hàng. Mục đích của việc nghiên cứu hàng hóa là có thể hiểu đúng về hàng hóa và sử dụng đúng tên gọi từ đố có thể sử dụng mã áp thuế( mã HS) chính xác. Việc nghiên cứu hàng hóa này giúp nhân viên giao nhận có thể nhận đúng hàng, tránh trường hợp hàng nhận về không trùng hợp hoặc không khớp với số lượng trên hợp đồng.
Để tiết kiệm thời gian và có thể áp mã chính xác hơn thì nhân viên của H.S.T cũng có thể xin tên hàng tiếng việt của KH, sử dụng trang web: HSsearch.vn sau đó đối chiếu lại với biểu thuế xuất nhập khẩu để lựa chọng mã HS phù hợp nhất.
Đối với khâu khai báo hải quan:
- Nhân viên khai báo cần phải kiểm tra kỹ chứng từ trước khi khai báo, lên tờ khai nháp và kiểm tra thật kỹ một lần nữa các thơng tin đã khai báo xem có khớp với chứng từ hay khơng.
- Kết hợp gửi tờ khai nháp cho khách kiểm tra trước khi khai báo, nếu có sai sót thì sửa chữa ngay, cho đến khi chính xác mới tiến hành khai chính thức tờ khai ( IDC).
Hồn thiện cơng tác nhận và kiểm tra hàng.
Nhận và kiểm tra hàng theo đúng hợp đồng đã ký kết là việc làm rất cần thiết để tránh những sai sót và kiện cáo của các bên liên qua khi có vấn đề phát sinh. Chính vì thế hàng hóa cần được kiểm tra kĩ xem có phù hợp với chất lượng và phù hợp với chứng từ được giao, đồng thời có đúng với các điều khoản của hợp đồng hay không.
Công ty nên chủ động mời các cán bộ và cơ quan kiểm nghiệm đến kiểm tra hàng hóa sao cho có sự thuận tiện cả về thời gian và địa điểm nhận hàng. Bên cạnh đó cần cử thêm cán bộ chuyên trách có chun mơn, hiểu biết về mặt hàng đồng thời có chuẩn