Tính cấp thiết của đề tài
Trong bối cảnh khu vực hóa và toàn cầu hóa kinh tế đang gia tăng, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường và sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các quốc gia, Việt Nam đang nỗ lực không ngừng để thúc đẩy công nghiệp hóa và hiện đại hóa, nhằm hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế toàn cầu.
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế, xuất nhập khẩu đóng vai trò chủ lực quyết định sự phát triển của Việt Nam Để tối ưu hóa hiệu quả kinh tế từ hoạt động này, cần có chiến lược phát triển hợp lý, trong đó việc đẩy mạnh dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu là rất quan trọng Hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu không chỉ tăng tốc độ lưu chuyển hàng hóa mà còn làm phong phú thêm các mặt hàng trên thị trường nội địa.
Trong lĩnh vực giao nhận, giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển mang lại nhiều lợi ích như khả năng vận chuyển hàng hóa lớn và cồng kềnh qua các tuyến đường xa, giúp tiết kiệm chi phí Tuy nhiên, quy trình này phức tạp, liên quan đến nhiều bên như khách hàng, hãng tàu, cơ quan cấp giấy phép, hải quan và cảng vụ Do đó, các doanh nghiệp giao nhận thường gặp phải lỗi như chậm tiến độ giao hàng, sai sót trong chứng từ, hàng hóa hỏng hóc hoặc mất mát, và vướng mắc thủ tục hải quan Những vấn đề này không chỉ ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả kinh doanh mà còn hạn chế sự phát triển của ngành giao nhận vận tải Việt Nam trong bối cảnh cạnh tranh quốc tế ngày càng gay gắt.
Công ty Cổ phần hàng hải MACS hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực giao nhận, nhưng cũng gặp phải những khó khăn chung của ngành Do đó, việc phân tích và đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là cần thiết để nâng cao hiệu quả hoạt động Tiếp cận quy trình này từ góc độ quản trị sẽ giúp nhìn nhận tổng quát và khoa học, từ đó điều chỉnh sai sót một cách hiệu quả và thống nhất Nghiên cứu quản trị còn nâng cao năng lực quản lý, giúp nhà quản trị điều phối nguồn lực hợp lý hơn cho quy trình.
Dựa trên thực tế và kinh nghiệm thực tập tại công ty Cổ phần hàng hải MACS, cùng với kiến thức đã học, tôi quyết định chọn đề tài khóa luận tốt nghiệp là “Quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty Cổ phần hàng hải MACS - chi nhánh Hà Nội” trong giai đoạn 2011-2014.
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu rất phức tạp do có nhiều khâu và bên liên quan, đặc biệt là trong giao nhận hàng hóa bằng đường biển, chiếm khoảng 80% trong giao nhận quốc tế Các doanh nghiệp giao nhận cần chú trọng đến các khâu như thuê phương tiện vận chuyển, khai báo hải quan và lập bộ chứng từ, đồng thời phải đảm bảo tuân thủ các quy tắc về an toàn, chính xác và quyền lợi của các bên liên quan.
Qua quá trình tìm hiểu và nghiên cứu thì cũng có một vài đề tài khóa luận có liên quan như :
- “ Hoàn thiện quản trị giao nhận hàng hóa XNK chuyên chở bằng đường biển tại công ty kho vận ngoại thương VIETRANS”- khóa luận tốt nghiệp năm 2007 của
Trương Thị Hương Giang, Khoa Thương Mại Quốc Tế.
Thực trạng quản trị giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu (XNK) bằng đường biển tại công ty cổ phần VINAFCO hiện nay đang gặp nhiều thách thức Để nâng cao hiệu quả trong lĩnh vực này, cần áp dụng các giải pháp cụ thể như cải tiến quy trình logistics, tăng cường đào tạo nhân viên và ứng dụng công nghệ thông tin Việc tối ưu hóa quản lý chuỗi cung ứng sẽ giúp VINAFCO nâng cao năng lực cạnh tranh và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
2008 của Vũ Thúy Hằng, Khoa Thương Mại Quốc Tế.
Cả hai bài viết đều thiếu cơ sở vững chắc trong phân tích lập luận, chủ yếu dựa vào dữ liệu thứ cấp mà không thực hiện điều tra thực tế qua câu hỏi trắc nghiệm và phỏng vấn Hơn nữa, phần tình hình giao nhận của Công ty chỉ lặp lại lý thuyết mà không làm rõ hoạt động thực tế, dẫn đến giải pháp đưa ra còn nhiều hạn chế và thiếu sót.
Kể từ năm 2009, Nhà trường đã cải tiến quy trình thực hiện khóa luận, dẫn đến những thay đổi tích cực cho các khóa luận sau này.
- “Hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa XNK bằng container của Công ty TNHH Royal Cargo”- Khóa luận tốt nghiệp năm 2010 của Hoàng Thị Phương
Biên , Khoa Thương Mại Quốc Tế.
- “Hoàn thiện quản trị giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển tại Công ty
Cổ phần vận tải OVC”- Khóa luận tốt nghiệp năm 2010 của Ngô Thị Thúy Duyên,
Khoa Thương Mại Quốc Tế.
Các khóa luận này đã sử dụng cả dữ liệu sơ cấp và thứ cấp, giúp nâng cao độ chính xác trong phân tích Điều này mang lại cái nhìn chi tiết và đa chiều về thực trạng của Công ty, đồng thời đề xuất các giải pháp thực tiễn nhằm cải thiện nghiệp vụ giao nhận.
Mục đích nghiên cứu
- Hệ thống hóa được các cơ sở lý luận cơ bản về quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng bằng đường biển
Phân tích thực trạng quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu qua đường biển tại Công ty Cổ phần Hàng hải MACS - Chi nhánh Hà Nội một cách toàn diện và chính xác, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và đáp ứng nhu cầu khách hàng.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động và khả năng cạnh tranh của Công ty Cổ phần Hàng hải MACS - Chi nhánh Hà Nội, cần đề xuất một số giải pháp cải thiện công tác quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển Những kiến nghị này sẽ giúp tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu thời gian và chi phí, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng.
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu 1.6.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Dữ liệu thứ cấp được thu thập chủ yếu thông qua quá trình điều tra trắc nghiệm và phỏng vấn các anh chị làm việc trong Công ty.
1.6.1.2 Phương pháp nghiên cứu dữ liệu thứ cấp
Đối với nguồn dữ liệu thu thập từ nội bộ Công ty:
Dữ liệu thứ cấp cung cấp thông tin chi tiết về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, được thu thập từ phòng kế toán và phòng gian nhận của công ty.
Đối với nguồn dữ liệu thu thập từ bên ngoài:
Những dữ liệu này được thu thập chủ yếu qua internet, khóa luận các năm trước,các báo, tập san và tạp chí chuyên ngành.
1.6.2 Phương pháp sàng lọc và phân tích dữ liệu 1.6.2.1 Đối với dữ liệu sơ cấp
Sau khi thu thập phiếu điều tra và ghi chép nhật ký phỏng vấn chuyên gia, tôi đã tiến hành tổng hợp dữ liệu sơ cấp và phân tích kết quả thu được.
1.6.2.2 Đối với dữ liệu thứ cấp
- Dữ liệu thu thập được từ nguồn nội bộ Công ty: tiến hành tập trung phân tích những số liệu kế toán từ 2011 đến 2014.
Dữ liệu thu thập từ bên ngoài đóng vai trò quan trọng trong việc mở rộng nghiên cứu Tuy nhiên, do tính đa dạng của nguồn dữ liệu này, thông tin được sử dụng trong luận văn đã được sàng lọc kỹ lưỡng để đảm bảo độ chính xác, tránh ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả nghiên cứu.
Kết cấu của khóa luận
Trong bài khóa luận, ngoài các phần như Lời cảm ơn, Danh mục bảng biểu, Danh mục từ viết tắt, Tài liệu tham khảo và Phụ lục, nội dung chính của Luận văn được chia thành 4 chương.
Chương 1: Nghiên cứu tổng quan về quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu qua đường biển tại Công ty cổ phần hàng hải MACS - chi nhánh Hà Nội, nhằm phân tích và đánh giá hiệu quả hoạt động logistics, tối ưu hóa quy trình giao nhận, và đề xuất giải pháp cải tiến để nâng cao chất lượng dịch vụ.
Chương 2: Một số vấn đề lý luận về quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Chương 3: Thực trạng công tác quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần hàng hải MACS- chi nhánh Hà Nội
Chương 4 trình bày định hướng phát triển và đề xuất giải pháp quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu qua đường biển tại Công ty Cổ phần Hàng hải MACS - chi nhánh Hà Nội Nội dung sẽ tập trung vào việc cải thiện hiệu quả logistics, tối ưu hóa quy trình giao nhận, và nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng Các giải pháp quản lý sẽ được đề xuất nhằm tăng cường tính cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu thị trường ngày càng cao.
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
Một số lý luận về quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
2.1.1 Giao nhận hàng hóa quốc tế 2.1.1.1 Khái niệm về giao nhận và người giao nhận
* Khái niệm về dịch vụ giao nhận
Theo quy tắc mẫu của FIATA, dịch vụ giao nhận được định nghĩa là bất kỳ dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói, phân phối hàng hóa, cũng như các dịch vụ tư vấn liên quan Điều này bao gồm cả các vấn đề về hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán và thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.
Theo Luật thương mại Việt Nam năm 2005, giao nhận hàng hoá được xác định là hành vi thương mại Người cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hoá có trách nhiệm nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, thực hiện các thủ tục giấy tờ và cung cấp các dịch vụ liên quan để giao hàng cho người nhận, theo sự uỷ thác của chủ hàng, người vận tải hoặc các bên giao nhận khác.
Giao nhận hàng hóa là quy trình bao gồm các nghiệp vụ và thủ tục liên quan đến vận tải, nhằm đảm bảo việc di chuyển hàng hóa từ người gửi đến người nhận một cách hiệu quả.
* Khái niệm về người giao nhận
Theo FIATA, người giao nhận có trách nhiệm đảm bảo hàng hóa được vận chuyển theo hợp đồng ủy thác và hành động vì lợi ích của người ủy thác Họ thực hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận, bao gồm bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan và kiểm hóa.
Người giao nhận hàng hóa tại Việt Nam có thể là chủ hàng, chủ tàu, công ty xếp dỡ, kho hàng, hoặc bất kỳ cá nhân nào có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận Theo quy định của luật Thương mại Việt Nam, những người cung cấp dịch vụ này phải là thương nhân sở hữu giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh liên quan đến dịch vụ giao nhận hàng hóa.
2.1.2 Giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển 2.1.2.1 Cơ sở pháp lý và nguyên tắc giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
Việc giao nhận hàng hoá nhập khẩu phải dựa trên cơ sở pháp lý như các quy phạm pháp luật quốc tế, Việt Nam Đó là:
- Các Công ước về vận đơn, vận tải; Công ước quốc tế về hợp đồng mua bán hàng hoá :Công ước Viên 1980 về buôn bán quốc tế.
Các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Việt Nam liên quan đến giao nhận vận tải đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi của chủ hàng nhập khẩu Những quy định này không chỉ quy định rõ ràng về các loại hợp đồng vận tải mà còn hướng dẫn việc sử dụng L/C (thư tín dụng) để đảm bảo an toàn và minh bạch trong giao dịch Việc nắm vững các quy định này giúp chủ hàng nhập khẩu tối ưu hóa quy trình vận chuyển và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động thương mại quốc tế.
Ví dụ: + Bộ luật hàng hải 2005 + Luật thương mại 2005 + Nghị định 29/2009NĐ- CP, 46/2006NĐ-CP
Các văn bản hiện hành đã quy định những nguyên tắc giao nhận hàng hoá nhập khẩu tại các cảng biển Việt Nam như sau:
Giao nhận hàng hoá nhập khẩu tại các cảng biển được thực hiện theo hợp đồng giữa chủ hàng và bên được uỷ thác, với cảng là đơn vị thực hiện.
Đối với hàng hoá không lưu kho tại cảng, chủ hàng hoặc người được uỷ thác có thể giao nhận trực tiếp với người vận tải Trong trường hợp này, chủ hàng cần kết toán trực tiếp với người vận tải và chỉ thoả thuận với cảng về địa điểm xếp dỡ cùng các chi phí liên quan.
- Việc xếp dỡ hàng hóa trong phạm vi cảng là do cảng tổ chức thực hiện.
Trường hợp chủ hàng muốn đưa phương tiện vào xếp dỡ thì phải thoả thuận với cảng và phải trả các lệ phí, chi phí liên quan cho cảng
- Khi được uỷ thác giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu với tầu, cảng nhận hàng bằng phương thức nào thì phải giao hàng bằng phương thức đó
- Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hoá khi hàng đã ra khỏi kho bãi, cảng
Khi nhận hàng tại cảng, chủ hàng hoặc người được uỷ thác cần xuất trình các chứng từ hợp lệ để xác định quyền nhận hàng Họ phải đảm bảo nhận hàng hóa ghi trên chứng từ một cách liên tục trong thời gian nhất định, ví dụ như vận đơn gốc và giấy giới thiệu từ cơ quan.
- Việc giao nhận có thể do cảng làm theo uỷ thác hoặc chủ hàng trực tiếp làm.
2.1.2.2 Nhiệm vụ của các bên tham gia vào hoạt động giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển
* Nhiệm vụ của các chủ hàng
- Ký kết hợp đồng uỷ thác giao nhận với cảng trong trường hợp hàng phải thông qua cảng.
Tiến hành giao nhận hàng hóa có thể thực hiện trong hai trường hợp: khi hàng hóa không qua cảng hoặc khi hàng hóa đã qua cảng Đối với hàng hóa không qua cảng, quy trình giao nhận sẽ được thực hiện trực tiếp tại địa điểm quy định Trong trường hợp hàng hóa đã qua cảng, việc giao nhận sẽ diễn ra tại cảng, đảm bảo tuân thủ các quy định xuất nhập khẩu.
- Ký kết hợp đồng bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho hàng hoá với cảng.
- Cung cấp cho cảng những thông tin về hàng hoá và tàu.
- Theo dõi quá trình giao nhận để giải quyết các vấn đề phát sinh.
- Lập các chứng từ cần thiết trong quá trình giao nhận để có cơ sở khiếu nại các bên có liên quan.
- Thanh toán các chi phí cho cảng.
* Nhiệm vụ của người giao nhận
- Khi người giao nhận đóng vai trò là người môi giới hải quan:
Người giao nhận có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ các thủ tục và chứng từ cần thiết để thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu, đảm bảo tuân thủ quy chế quản lý hàng hóa của các quốc gia.
- Khi người giao nhận đảm nhận công việc như một đại lý (agent):
Trước đây người giao nhận không đảm nhận vai trò của người chuyên chở.
Người giao nhận hoạt động như cầu nối giữa người gửi hàng và người chuyên chở, đóng vai trò là đại lý cho một trong hai bên Họ thực hiện nhiệm vụ theo sự ủy thác từ người gửi hàng hoặc người chuyên chở và nhận thù lao theo hợp đồng ủy thác đã ký kết.
-Khi người giao nhận đóng vai trò là người gom hàng (cargo consolidator):
Dịch vụ gom hàng đã xuất hiện sớm ở châu Âu, chủ yếu phục vụ cho ngành đường sắt Đặc biệt, trong vận tải hàng hóa bằng container, dịch vụ này là cần thiết để chuyển đổi hàng lẻ (LCL) thành hàng nguyên container (FCL) Người gom hàng có thể đóng vai trò là những người chuyên chở hoặc đại lý trong quá trình vận chuyển.
-Khi người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở (carrier):
Người giao nhận là người chuyên chở hàng hóa, trực tiếp ký hợp đồng vận tải với chủ hàng và chịu trách nhiệm vận chuyển hàng từ nơi gửi đến nơi nhận Họ có thể được xem là người ký hợp đồng chuyên chở (contracting carrier) nếu chỉ ký hợp đồng mà không thực hiện việc chuyên chở Trong trường hợp họ trực tiếp tham gia vào quá trình vận chuyển, họ sẽ được coi là người chuyên chở thực tế (performing carrier).
2.1.2.3 Các chứng từ sử dụng trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển.
Khi nhận hàng nhập khẩu, người giao nhận cần kiểm tra kỹ lưỡng để phát hiện thiếu hụt, mất mát hoặc tổn thất Việc này giúp hỗ trợ người nhập khẩu kịp thời trong việc khiếu nại và yêu cầu bồi thường.
Một số chứng từ có thể làm cở sở pháp lý ban đầu để khiếu nại đòi bồi thường như:
- Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (Report on receipt of cargo- ROROC)
- Biên bản kê khai hàng thừa thiếu (Certificate of shortlanded cargo- CSC)
- Biên bản hàng hư hỏng đổ bỡ (Cargo outum report- COR)
- Biên bản giám định phẩm chất (Survey report of quality)
- Biên bản giám định số lượng/ trọng lượng
- Biên bản giám định của công ty bảo hiểm.
- Thư dự kháng (Letter of reservation)
2.1.3 Quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 2.1.3.1 Quản trị giao nhận hàng hóa quốc tế
Công tác quản trị quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển.10
2.2.1 Lập kế hoạch giao và nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
* Ý nghĩa việc lập kế hoạch
Lập kế hoạch giao nhận hiệu quả giúp đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng thời gian, an toàn và tiết kiệm chi phí tối ưu.
Lập kế hoạch giao nhận hiệu quả sẽ định hướng cho mọi hoạt động trong quá trình giao nhận, giúp xác định rõ ràng nội dung công việc tại từng thời điểm và yêu cầu cụ thể đối với các nhiệm vụ đó.
- Lập kế hoạch giao nhận tốt sẽ giúp nhà quản trị dễ dàng hơn trong việc đưa ra các quyết định
* Nội dung kế hoạch giao nhận hàng hóa nhập khẩu:
- Chuẩn bị để nhận hàng hóa
- Tổ chức dỡ và nhận hàng từ người vận chuyển
- Lập chứng từ pháp lý ban đầu bảo vệ quyền lợi của chủ hàng
2.2.2 Tổ chức thực hiện giao và nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
* Chuẩn bị cho quá trình giao nhận hàng hóa
- Lựa chọn người giao nhận Tiêu chí lựa chọn người giao nhận:
+ Thế mạnh và kinh nghiệm liên quan đến ngành hàng hóa cần giao nhận + Mức độ sẵn sang hỗ trợ chủ hàng trong quá trình giao nhận
+ Các dịch vụ phụ trợ + Tổng chi phí dành cho lô hàng
* Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Bước 1:Chuẩn bị để nhận hàng
- Mua bảo hiểm cho hàng hóa ngay sau khi nhận được thông báo giao hàng của người bán (nếu mua FOB, CFR)
- Lập phương án giao nhận hàng
-Chuẩn bị kho bãi, phương tiện, công nhân bốc xếp…
- Thông báo bằng lệnh giao hàng (D/O) để các chủ hàng nội địa kịp làm thủ tục giao nhận tay ba hay dưới cần cẩu ở cảng.
Bước 2: Tổ chức dỡ và nhận hàng từ người vận chuyển
Làm thủ tục hàng nhập khẩu
- Xin giấy phép nhập khẩu (Import License), nếu có.
- Làm thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu
- Nộp thuế nhập khẩu (nếu có).
Theo dõi quá trình dỡ hàng và nhận hàng với người vận tải
- Lập “Bảng đăng ký hàng về bằng đường biển” giao cho cảng.
- Nhận và ký NOR (nếu là tàu chuyến)
- Thông báo cho chủ hàng nội địa thời gian giao hàng (nếu giao tay ba), và kiểm tra lại kho bãi chứa hàng (nếu đưa về kho riêng).
- Xuất trình Vận đơn gốc cho đại diện hãng tàu để đổi lấy lệnh giao hàng (D/O), làm thủ tục hải quan và nộp thuế nhập khẩu.
- Kiểm tra sơ bộ hầm tàu, công cụ vận tải và tình trạng hàng hóa xếp bên trong trước khi dỡ hàng (nếu nhận nguyên tàu hoặc nguyên container).
- Tổ chức dỡ hàng, nhận hàng và quyết toán với tàu theo từng B/L hoặc toàn tàu.
Hàng không lưu kho, bãi cảng
Chủ hàng tiếp nhận hàng hóa trực tiếp từ tàu và thực hiện các thủ tục cần thiết trong quá trình nhận hàng Sau khi hoàn tất, chủ hàng có thể vận chuyển hàng về kho riêng và mời Hải quan tiến hành kiểm hóa.
- Nếu hàng không còn niêm phong, kẹp chì phải mời Hải quan áp tải.
Hàng phải lưu kho, bãi cảng
- Cảng nhận hàng từ tàu:
+ Dỡ hàng và nhận hàng từ tàu (do cảng làm).
+ Lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình giao nhận (Cán bộ giao nhân phải cung cảng lập)
+ Đưa hàng về kho bãi
Khi nhận thông báo hàng đến, chủ hàng cần mang theo O.B/L và giấy giới thiệu đến hãng tàu để thực hiện lệnh giao hàng (D/O - Delivery Order) Đồng thời, chủ hàng cũng phải tiến hành khai báo Hải quan và nộp thuế nhập khẩu.
+ Nộp phí lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên lai.
Để xác nhận D/O và xác định vị trí hàng hóa tại cảng, bạn cần xuất trình biên lai nộp phí cùng với 3 bản D/O, hóa đơn (Invoice) và danh sách đóng gói (Packing List) tại văn phòng quản lý tàu Tại đây, một bản D/O sẽ được lưu lại.
+ Mang 2 bản D/O còn lại đến văn phòng thương vụ cảng để làm phiếu xuất kho.
+ Chuyển phiếu xuất kho đến kho cảng để nhận hàng, làm thủ tục hải quan và nộp thuế nhập khẩu ( nếu có).
+ Chở hàng về kho riêng của mình.
- Khi nhận đc Notice of Arrival, người nhận mang O.B/L và giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để lấy D/O.
Mang D/O đến Hải quan để thực hiện thủ tục nộp thuế nhập khẩu và đăng ký kiểm hóa Chủ hàng có thể yêu cầu đưa container về kho riêng hoặc ICD để kiểm tra hải quan, tuy nhiên cần lưu ý rằng phải trả vỏ container đúng hạn; nếu không, sẽ bị phạt.
- Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng phải mang bộ chứng từ đến văn phòng quản lý để xác nhận D/O.
- Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng.
Chủ hàng cần mang O.B/L hoặc H.B/L đến hãng tàu hoặc đại lý của người gom hàng để nhận D/O Sau đó, họ sẽ nhận hàng tại CFS quy định, thanh toán tiền lưu kho, phí bốc xếp và nhận biên lai Để xác nhận D/O, chủ hàng cần mang biên lai phí lưu kho, 3 bản D/O, hóa đơn (Invoice) và danh sách đóng gói (Packing List) đến văn phòng quản lý tàu tại cảng Tại kho, chủ hàng sẽ tìm vị trí hàng và lưu 1 D/O, sau đó mang 2 D/O còn lại đến văn phòng thương vụ cảng để làm phiếu xuất kho Bộ phận này sẽ giữ 1 D/O và lập 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng.
Chuyển 2 phiếu xuất kho đến kho để kiểm tra hàng hóa và thực hiện thủ tục xuất kho Hàng hóa sẽ được tách riêng để chờ Hải quan kiểm tra Khi Hải quan xác nhận "Hoàn thành thủ tục Hải quan", hàng sẽ được xuất kho và vận chuyển ra khỏi cảng về kho của chủ hàng.
Bước 3: Lập các chứng từ pháp lý ban đầu để bảo vệ quyền lợi của các chủ hàng
- Biên bản kiểm tra sơ bộ – Survey Record
- Thư dự kháng – Letter of Indemnity/ Reservation (LOR) (Thay thế cho Notice of Claim)
- Biên bản hư hỏng đổ vỡ – Cargo outturn Report (COR)
- Biên bản quyết toán nhận hàng với tàu – Report on receipt of Cargo (ROROC)
- Giấy chứng nhận hàng thừa thiếu so với sơ lược khai – Certificate of Shortover landed Cargo and Outturn Report (CSC)
- Biên bản giám định – Survey Report/ Certificate of Servey
- Thanh toán các chi phí liên quan đến công tác giao nhận
Khi tiến hành khiếu nại về tổn thất hàng hóa, bạn cần tập hợp đầy đủ các chứng từ cần thiết và theo dõi kết quả của quá trình khiếu nại với các cơ quan liên quan.
2.2.3 Giám sát, điều hành giao và nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
* Nội dung kiểm tra, giám sát
Việc kiểm tra và giám sát tình hình thực hiện giao hàng của công ty là cần thiết để đảm bảo tránh chậm trễ và sai sót trong toàn bộ quy trình giao hàng Các nội dung cần được kiểm tra và giám sát bao gồm: thời gian giao hàng, chất lượng sản phẩm, và sự tuân thủ các điều khoản hợp đồng.
+ Khối lượng hàng hóa: Chủng loại, số lượng của từng chủng loại + Chất lượng hàng hóa: sự tuân thủ về chất lượng, nơi cung cấp bao bì…
+ Chỉ định tàu cảng: đặc điểm của tàu, thời gian đến cảng, bốc hàng, đặc điểm của tuyến vận chuyển…
+ Lịch nhận hàng: lịch trình nhận hàng, số lần nhận, thời điểm nhận hàng…
+ Các chứng từ cần thiết để xuất trình hải quan và các thủ tục khác+ Cước phí: thông tin và dữ liệu cần thiết để đàm phán cước phí
+ Thanh toán tiền cước: tiến độ thanh toán, hạn cuối cùng của từng lần thanh toán, chứng từ cho mỗi lần thanh toán.
- Các phương pháp giám sát quy trình:
+ Hồ sơ theo dõi + Phiếu giám sát
Quá trình tổ chức và thực hiện nhận hàng đòi hỏi việc thiết lập và áp dụng các quy định cho những tình huống không lường trước Để điều hành hiệu quả quá trình giao hàng, cần tập trung vào việc giải quyết các vấn đề phát sinh trong suốt quá trình này.
+ Chất lượng: Giải quyết sự thay đổi chất lượng hàng hóa so với quy định trong hợp đồng.
Tùy chọn số lượng trong hợp đồng là điều khoản quan trọng giúp điều chỉnh việc tăng hoặc giảm số lượng hàng hóa, đồng thời xác định mức giá cước tương ứng cho những thay đổi này.
+ Hợp đồng vận tải: Khi ký hợp đồng vận tải phải lưu ý những vấn đề phát sinh trong khi bốc hàng lên tàu, hay dỡ hàng ra khỏi tàu.
+ Hợp đồng bảo hiểm (nếu có): Thông báo, thực hiện các thủ tục khiếu nại công ty bảo hiểm khi hàng hóa bị tổn thất.
Công ty có trách nhiệm hỗ trợ khách hàng trong việc giải quyết khiếu nại và tranh chấp giữa người bán và người mua Để thực hiện điều này, công ty cần thu thập thông tin cần thiết và làm việc cùng khách hàng để tìm ra giải pháp hiệu quả.
Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
2.3.1 Các nhân tố môi trường bên ngoài
* Biến động kinh tế thế giới
Trong những năm gần đây, thế giới đã trải qua nhiều biến động lớn trong lĩnh vực kinh tế và đời sống, đặc biệt là xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế Việt Nam đã trở thành thành viên chính thức thứ 150 của Tổ chức Thương mại thế giới WTO vào năm 2006 và sắp tới sẽ thực hiện PPP theo cam kết, gia nhập cộng đồng ASEAN Để tăng cường hội nhập, các nước đang phát triển, bao gồm Việt Nam, phải mở cửa thị trường dịch vụ giao nhận Đối mặt với cơ hội phát triển và cạnh tranh khốc liệt, các công ty cần xây dựng chiến lược dài hạn và cải thiện quản trị quy trình giao nhận hàng để nâng cao vị thế cạnh tranh Ngoài ra, những biến động như giá vàng, giá dầu tăng cao, thị trường chứng khoán bất ổn, và các thảm họa tự nhiên cũng ảnh hưởng đến tình hình xuất nhập khẩu toàn cầu.
Cơ chế quản lý vĩ mô của nhà nước hiện nay đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát triển của giao nhận vận tải Các chính sách thông thoáng, như áp dụng thuế suất 0% cho hàng xuất khẩu và cải cách Luật Hải quan, đã tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động xuất nhập khẩu Điều này không chỉ tạo ra nguồn hàng cho giao nhận mà còn nâng cao vị thế của người giao nhận, khi trách nhiệm khai hải quan đã chuyển từ cơ quan hải quan sang chủ hàng, dẫn đến sự phát triển mạnh mẽ của dịch vụ khai thuê hải quan.
Thị trường dịch vụ giao nhận tại Việt Nam hiện có hơn 1000 doanh nghiệp, trong đó 80% là doanh nghiệp tư nhân với quy mô nhỏ và hạn chế về vốn cũng như công nghệ Nhiều tập đoàn logistics lớn với cơ sở vật chất hiện đại và kinh nghiệm dày dạn đang hoạt động tại Việt Nam, cung cấp toàn bộ chuỗi dịch vụ logistics, bao gồm cả giao nhận hàng hóa Những tập đoàn này trở thành đối thủ cạnh tranh mạnh mẽ đối với các công ty nội địa.
Hầu hết các công ty giao nhận ở Việt Nam gặp khó khăn do nguồn vốn hạn chế, dẫn đến việc phải thuê mướn cơ sở hạ tầng và phương tiện kỹ thuật, làm tăng chi phí và giảm lợi nhuận Công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong ngành giao nhận, ảnh hưởng đến mọi hoạt động như tìm kiếm khách hàng và liên lạc với hãng tàu Việc áp dụng công nghệ thông tin hiện đại không chỉ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh cho các công ty Do đó, việc đầu tư vào các phương tiện kỹ thuật cao để tìm kiếm, truyền tải và bảo mật thông tin là điều cần thiết.
2.3.2 Các nhân tố môi trường bên trong
Chất lượng nhân sự trong ngành giao nhận là yếu tố cạnh tranh quan trọng, yêu cầu chuyên môn vững vàng về thị trường giá cước, điều khoản hợp đồng ngoại thương, luật hàng hải quốc tế và các thủ tục giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Sự non nớt trong ký kết hợp đồng hoặc bất cẩn khi kiểm nhận hàng có thể gây thiệt hại lớn cho doanh nghiệp Đặc biệt trong vận tải biển, nơi chở hàng siêu trường, siêu trọng với mức độ rủi ro cao, chất lượng nhân sự càng trở nên thiết yếu Quản trị quy trình giao hàng nhập khẩu bằng đường biển đồng nghĩa với việc quản lý nhân sự thực hiện quy trình này, đặc biệt là trong khâu tổ chức nhận hàng.
Năng lực quản lý là yếu tố then chốt trong việc đảm bảo hiệu quả quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Nhà quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch, chỉ đạo thực hiện và giám sát các hoạt động này Một nhà quản trị giỏi sẽ biết cách tổ chức quy trình giao nhận phù hợp với môi trường kinh doanh, đồng thời tối ưu hóa nguồn lực hạn chế của doanh nghiệp Năng lực quản lý tốt không chỉ giúp nhà quản trị có cái nhìn tổng quát mà còn dự đoán và điều chỉnh kịp thời những biến động, từ đó đảm bảo đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Nhiều công ty giao nhận tại Việt Nam đang gặp khó khăn về nguồn lực tài chính, điều này cản trở khả năng quảng bá và mở rộng hoạt động kinh doanh Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường hiện nay đang phát triển mạnh mẽ, việc đầu tư vốn cho các hoạt động kinh doanh trở nên thiết yếu, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ khả năng tài chính để thực hiện điều này.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HÀNG HẢI MACS- CHI NHÁNH HÀ NỘI
Giới thiệu về Công ty
3.1.1 Giới thiệu chung về Công ty
Công ty Cổ Phần Hàng Hải MACS, được thành lập vào tháng 3 năm 1994 theo Quyết định của Bộ Giao Thông Vận Tải, là một đơn vị trực thuộc Cục Hàng Hải Việt Nam (VINAMARINE) VINAMARINE là cơ quan đại diện cho Chính phủ, có trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động của ngành công nghiệp hàng hải tại Việt Nam.
-Tên gọi đầy đủ bằng Tiếng Việt:CÔNG TY CỔ PHẦN HÀNG HẢI
- Tên giao dịch quốc tế bằng tiếng Anh: MACS SHIPPING
- Tên Công ty viết tắt: MACS SHIPPING CORP.
- Địa chỉ: Số 89 Pasteur, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP Hồ Chí Minh.
- Email: info@macsvietnam.com.vn
- Website:www.macsvietnam.com.vn
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty Cổ phần
3.1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty
- Các chi nhánh/ văn phòng đại diện của Công ty:
+ Chi nhánh Hà Nội ( MACS HANOI).
+ Chi nhánh Hải Phòng (MACS HAIPHONG).
+ Chi nhánh Quảng Ninh ( MACS QUANGNINH).
+ Chi nhánh Đà Nẵng ( MACS DANANG).
+ Chi nhánh Nha Trang ( MACS NHATRANH).
+ Chi nhánh Vũng Tàu ( MACS VUNGTAU
- Chi nhánh MACS Hà Nội:
+ Địa chỉ: tầng 4 tòa nhà INFISCO, Số 9 Nguyên Hồng, Ba Đình, Hà Nội.
+ Email: macshan@hn.vnn.vn
- Cơ cấu tổ chức bộ máy:
MACS SHIPPING CORP có 6 chi nhánh/ văn phòng đại diện tại các đầu mối kinh doanh chiến lược khắp Việt Nam với một số bộ phận chủ chốt như:
+ Phòng Đại lý vận chuyển/ Container.
(Nguồn: phòng tổ chức hành chính)
Sơ đồ 3.1 Sơ đồ tổ chức của Công ty 3.1.3 Chức năng và nhiệm vụ
Công ty MACS hoạt động với các chức năng chủ yếu sau :
Chúng tôi cung cấp dịch vụ ủy thác giao nhận và kho vận, bao gồm thuê và cho thuê kho bãi, lưu cước các phương tiện vận tải như ô tô, tàu biển, máy bay, xà lan và container Ngoài ra, chúng tôi còn thực hiện các dịch vụ liên quan đến hàng hóa như gom hàng, chia hàng lẻ, làm thủ tục xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan, mua bảo hiểm hàng hóa và giao hàng hóa cho người chuyên chở để chuyển tiếp đến địa điểm quy định.
Chúng tôi phối hợp với các tổ chức trong và ngoài nước để tổ chức chuyên chở và giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, bao gồm hàng ngoại giao, hàng quá cảnh, hàng hội chợ triển lãm, hàng tư nhân, cùng với tài liệu và chứng từ liên quan, cũng như chứng từ phát nhanh.
+ Làm đại lý cho các hãng tàu nước ngoài và làm công tác phục vụ cho tàu biển của nước ngoài vào cảng Việt Nam.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp về giao nhận, vận tải kho hàng và các vấn đề liên quan, đáp ứng nhu cầu của tổ chức và cá nhân trong và ngoài nước.
Với các chức năng hoạt động mà Công ty đã vạch ra thì Công ty phải thực hiện những nhiệm vụ chủ yếu sau :
Hoạch định chiến lược và chính sách kinh doanh là bước quan trọng để xây dựng kế hoạch cho Công ty Sau đó, việc tổ chức thực hiện các kế hoạch này theo quy tắc hiện hành sẽ đảm bảo sự phát triển bền vững và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
Để tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn vốn kinh doanh, Công ty cần phát triển nguồn vốn dựa trên năng lực cốt lõi và đồng thời huy động nguồn vốn từ bên ngoài Bên cạnh đó, việc thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước cũng là một yếu tố quan trọng trong chiến lược phát triển bền vững.
+ Hoàn thiện, nâng cấp các phương tiện vật chất kỹ thuật của Công ty cho phù hợp với cuộc cách mạng công nghiệp hiện nay.
Các phương thức giao nhận và vận chuyển hàng hóa cần phải tiên tiến, hợp lý và an toàn trên các tuyến vận tải Điều này bao gồm việc cải tiến quy trình chuyên chở, chuyển tải, cũng như lưu kho và bảo quản hàng hóa trong phạm vi trách nhiệm của Công ty, nhằm đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong suốt quá trình giao nhận.
Nghiên cứu sự phát triển của thị trường dịch vụ giao nhận và kho vận là cần thiết để xây dựng các chính sách giá cả và dịch vụ đi kèm hấp dẫn, từ đó thu hút khách hàng và nâng cao uy tín của Công ty trên thị trường trong nước và quốc tế.
Khái quát về hoạt động kinh doanh của Công ty
3.2.1 Hoạt động kinh doanh chung
MACS là công ty chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển, giao nhận và xuất nhập khẩu hàng hóa Chúng tôi tổ chức và phối hợp với các tổ chức trong và ngoài nước để thực hiện việc chuyên chở, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng ngoại giao và hàng quá cảnh một cách hiệu quả.
Bảng 3.1 Báo cáo kết quả kinh doanh của MACS- chi nhánh Hà Nội năm 2014 Đơn vị tính: VND
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 VI.25 15.618.825.084 12.306.546.859
2 Các khoản giảm trừ doanh thu 02 208.257.094 116.023.915
3 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
4 Giá vốn hàng bán 11 VI.27 12.758.512.994 10.077.750.438
5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ
6 Doanh thu hoạt động tài chính 21 VI.26 310.837.694 241.863.672
7 Chi phí tài chính 22 VI.28 18.600.000 22.790.000
- Trong đó: Chi phí lãi vay 23 18.600.000 22.790.000
9 Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 340.108.247 302.138.529
10 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
Nhận xét: Qua bảng số liệu trên có thể thấy lợi nhuân của MACS Hà Nội năm
Năm 2014, doanh thu tăng khoảng 456 triệu so với năm 2013, đạt tỷ lệ tăng trưởng 26.62% Sự tăng trưởng này chủ yếu nhờ vào việc chi nhánh đã mở rộng thêm nhiều đối tác và bạn hàng mới, cùng với sự phục hồi tích cực của nền kinh tế trong nước và thế giới.
2013 Ngoài ra, chi nhánh còn có được sự hậu thuẫn rất lớn từ công ty mẹ trong thành phố Hồ Chí Minh.
3.2.2 Hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Dịch vụ giao nhận hàng hóa là hoạt động chủ yếu của Công ty, đóng góp khoảng 85-95% vào tổng doanh thu Trong đó, giao nhận hàng hóa bằng đường biển là phương thức chính, chiếm tỷ trọng từ 65-75% doanh thu của dịch vụ này.
Công ty chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa cho các nhà máy sản xuất may mặc, hàng xuất khẩu, cũng như các công ty nhập khẩu máy móc, nguyên liệu và hàng tiêu dùng Đối tượng khách hàng mục tiêu mà công ty hướng đến bao gồm các doanh nghiệp sản xuất hàng xuất khẩu như gỗ ván ép, bột đá, nông sản và thủ công mỹ nghệ.
Thị trường lớn mà MACS tập trung khai thác là thị trường các nước Châu Á
Các đối tác lớn của MACS phải kể đến như Mi won, Orion Sam Sung ( Hàn quốc), Euro Window, Vina Corp…
Bảng 3.2 Giá trị giao nhận hàng hoá bằng đường biển của MACS- chi nhánh
Hà Nội Đơn vị tính: triệu đồng
Tổng GTGN toàn Chi nhánh 10.385 10.595 10.635 12.917
Theo bảng số liệu về giá trị giao nhận từ năm 2011 đến 2014 của Chi nhánh, tổng giá trị giao nhận năm 2012 đã tăng 210 triệu đồng so với năm 2011, tương ứng với tỷ lệ tăng 2,02% Năm 2013, giá trị giao nhận tiếp tục có sự gia tăng so với năm trước đó.
Năm 2012, mức tăng giá trị giao nhận chỉ đạt 40 triệu đồng, tương ứng với tỷ lệ 0,39% Tuy nhiên, đến năm 2014, giá trị giao nhận đã tăng mạnh so với năm 2013, đạt 2.282 triệu đồng và tỷ lệ tăng trưởng là 21,45% Mặc dù sản lượng giao nhận trong vận tải biển chiếm tỷ lệ cao (hơn 70%), nhưng giá trị giao nhận vẫn dao động ở mức tương đối từ 55% đến 70%.
Thực trạng quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty
3.3.1 Lập kế hoạch giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty
Tại chi nhánh MACS Hà Nội, trưởng phòng giao nhận Vũ Đức Thành trực tiếp phụ trách lập kế hoạch giao nhận hàng Mỗi nhân viên trong công ty đảm nhận một mảng công việc riêng, nhưng tất cả đều liên quan và thống nhất để hoàn thành mục tiêu chung Đối với khách hàng lâu năm, quy trình lập kế hoạch thường không cần sự can thiệp của trưởng phòng Tuy nhiên, với khách hàng mới, trưởng phòng sẽ phân công cụ thể cho nhân viên quản lý công tác chuẩn bị nhận hàng, thông báo thời gian và địa điểm nhận, tổ chức dỡ hàng từ người vận chuyển, cùng với việc hoàn thành chứng từ và quyết toán.
Việc lập kế hoạch giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại chi nhánh MACS Hà Nội diễn ra một cách đơn giản, nhờ vào sự quen thuộc và trách nhiệm của các nhân viên đối với công việc của họ.
3.3.2 Tổ chức giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty
Tổ chức thực hiện là giai đoạn quan trọng nhất trong quản trị, bao gồm nhiều công việc khác nhau Để đánh giá mức độ quan trọng của từng công việc, tôi đã thiết kế bảng câu hỏi trắc nghiệm kèm theo hệ thống đánh giá điểm Tổng cộng, 20 bảng câu hỏi đã được phát cho nhân viên tại chi nhánh MACS Hà Nội, và tất cả 20 phiếu hợp lệ đã được thu về và tổng hợp thành bảng số liệu.
Sơ đồ 3.2: Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty
Cổ phần Hàng hải MACS
Dưới đây là bảng số liệu sơ cấp thu thập được về thực trạng quản trị giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Chi nhánh.
Bảng 3.3 Thực trạng quản trị giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của
Chi nhánh MACS Hà Nội đánh giá mức độ khó khăn trong công việc theo thang điểm từ 1 đến 5, trong đó 1 điểm thể hiện gặp nhiều khó khăn, 2 điểm là gặp ít khó khăn, 3 điểm là bình thường, 4 điểm là làm tốt và 5 điểm là rất tốt.
Các chỉ tiêu Mức độ đánh giá ĐTB
1 Chuẩn bị để nhận hàng 12.5% 50% 37.5% 3.75
2 Làm thủ tục hải quan 12.5% 62.5% 25% 2.875
3 Tổ chức nhận hàng từ tàu 12.5% 37.5% 37.5% 12.5% 3.5
5 Giao hàng cho chủ hàng 50% 50% 4.5
Công ty Cổ phần Hàng hải Macs Nhân viên giao nhận
Nhận hồ sơ từ khách hàng, kiểm tra hồ sơ, chứng từ
Làm thủ tục khai báo hải quan
Kiểm hóa & nhận hàng tại cảng
Thanh lý và quyết toán
-Chuẩn bị để nhận hàng
Nhân viên của MACS nhanh chóng thu thập các chứng từ cần thiết và mua bảo hiểm cho hàng hóa ngay khi nhận thông báo giao hàng từ người bán Sau đó, họ lập kế hoạch chuẩn bị kho bãi, phương tiện và nhân công để thực hiện việc xếp dỡ hàng hóa.
Theo kết quả điều tra, 37.5% ý kiến đánh giá khâu này ở mức trung bình, 12.5% đánh giá rất tốt và 50% cho rằng là tương đối tốt Mức điểm trung bình đạt 3.75, cho thấy khâu này được đánh giá chung là tương đối tốt nhờ sự hỗ trợ đáng kể từ các nhân viên cảng trong việc nhận kho bãi và chuẩn bị nhân công để tiếp nhận hàng.
-Làm thủ tục hải quan
Cán bộ MACS thực hiện kiểm tra và đối chiếu bộ chứng từ do khách hàng cung cấp với giấy phép nhập khẩu và các văn bản của cơ quan chuyên ngành khi phương tiện cập cảng, sau đó tiến hành khai báo vào tờ khai nhập khẩu Tuy nhiên, trong quá trình này thường xảy ra sai sót như áp thuế nhập khẩu không chính xác và thiếu chứng từ, đặc biệt là số lượng hợp đồng Mức độ thực hiện khâu này được đánh giá trung bình là 2.875, cho thấy còn nhiều khó khăn cần khắc phục.
Bảng 3.4 Số lượng hợp đồng sai sót trong khâu làm thủ tục hải quan giao nhận hàng nhập khẩu của Chi nhánh MACS- Hà Nội
Tổng số hợp đồng giao nhận bằng đường biển 145 163 197 232
Số hợp đồng sai sót 10 8 12 9
+ Do các nguyên nhân khác 3 0 3 2
Nhận xét cho thấy rằng những sai sót phổ biến trong thủ tục hải quan thường xuất phát từ việc áp thuế không chính xác và thiếu sót chứng từ Các lỗi này dễ xảy ra do bộ chứng từ bao gồm nhiều loại giấy tờ như tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, và bảng kê khai hàng hóa, kèm theo nhiều thông tin quan trọng như tên hàng, cảng đi, cảng đến, số vận đơn và số giấy phép.
Việc thiếu chứng từ đôi khi xảy ra do khách hàng không cung cấp đầy đủ cho công ty Tuy nhiên, nguyên nhân chính là nhân viên công ty chưa kịp thời phát hiện và thông báo cho khách hàng bổ sung hoặc yêu cầu khách hàng làm đơn xin hải quan để được nợ chứng từ.
Việc áp thuế sai là điều khó tránh khỏi do nhân viên thuế thường thiếu kinh nghiệm và kiến thức về mặt hàng nhập khẩu, dẫn đến việc áp thuế không chính xác Trình độ nghiệp vụ của nhân viên mới có thể còn yếu, gây khó khăn trong việc xử lý các thiếu sót kịp thời Hơn nữa, sự không khớp giữa các thông số khai báo, dù chỉ là một chi tiết nhỏ, cũng có thể làm mất nhiều thời gian để sửa chữa, từ đó ảnh hưởng đến tiến độ công việc và các bước tiếp theo trong quá trình giao hàng nhập khẩu.
-Tổ chức nhận hàng từ tàu
Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, nhân viên giao nhận tiến hành kiểm tra sơ bộ hầm tàu, công cụ vận tải và tình trạng hàng hóa trước khi dỡ hàng Cán bộ nhận hàng cần xác minh số lượng và tên hàng so với Invoice và Packing List, đồng thời kiểm tra chủng loại, kích thước, thông số kỹ thuật, chất lượng bao bì và ký mã hiệu hàng hóa Nếu phát hiện hư hỏng hoặc đổ vỡ, cần lập biên bản giám định có xác nhận của cảng để phục vụ cho việc khiếu nại sau này.
Khi tiến hành dỡ hàng xuống cảng, nếu Công ty chưa có phương tiện vận tải nội địa để giao hàng cho chủ hàng, thì không nên tháo hàng ra khỏi Container trong 5 ngày đầu khi Container còn ở bãi cảng Tại cảng Hải Phòng, trong 5 ngày đầu, Công ty không phải nộp lệ phí lưu Container theo quy định Tuy nhiên, nếu hàng đã được rút ra khỏi Container và để lại tại cảng, Công ty vẫn sẽ phải chịu các chi phí lưu kho bãi.
Trong quá trình nhận hàng từ tàu, nếu xảy ra đổ vỡ hoặc hư hỏng, Công ty cần mời cơ quan giám định như Vinacontrol để xác định mức tổn thất, từ đó làm cơ sở cho việc khiếu nại bồi thường Đánh giá về quy trình này cho thấy 12.5% ý kiến cho rằng còn nhiều khó khăn, 37.5% ở mức trung bình, 37.5% tương đối tốt và 12.5% rất tốt, với điểm trung bình là 3.5, cho thấy hiệu quả thực hiện chưa cao Nhiều ý kiến cho rằng nhân viên giao nhận thiếu kinh nghiệm và hiểu biết về hàng hóa, dẫn đến khó khăn trong việc giải thích cho cán bộ hải quan, đặc biệt khi gặp hàng hư hỏng Do đó, cần có nhân viên giao nhận có kinh nghiệm và kiến thức vững về hàng hóa để xử lý tình huống một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Sau khi hoàn tất việc giám định hàng hóa nhận từ tàu, nhân viên giao nhận của MACS cần lập các chứng từ cần thiết để bảo vệ quyền lợi của chủ hàng Các tài liệu này bao gồm biên bản giám định, giấy chứng nhận hàng thừa hoặc thiếu so với khai báo, và biên bản ghi nhận tình trạng hư hỏng hoặc đổ vỡ của hàng hóa.
Trong khâu này có 1 phiếu đánh giá là đạt mức trung bình, còn lại là đánh giá tốt.
Mức điểm trung bình đạt 4.25 cho thấy đánh giá chung về quy trình làm việc là tích cực Nhân viên giao nhận không gặp nhiều khó khăn trong việc lập chứng từ nhờ vào quy trình giám định hiệu quả.
- Giao hàng cho chủ hàng
Đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty
3.4.1 Những thành tựu đạt được
Sau nhiều nỗ lực không ngừng của đội ngũ cán bộ công nhân viên, chi nhánh đã từng bước khẳng định thương hiệu trong lĩnh vực giao nhận vận chuyển và đại lý hải quan, đạt được những kết quả tích cực.
Mặc dù thị trường thế giới có nhiều biến động về cung, cầu và giá cả, Công ty Cổ phần hàng hải MACS vẫn đạt mức tăng trưởng khả quan trong lĩnh vực giao nhận vận tải hàng hóa bằng đường biển Sự năng động, sáng tạo và trách nhiệm của ban giám đốc cùng với nỗ lực của đội ngũ nhân viên đã giúp công ty vượt qua thách thức và tận dụng tối đa lợi thế, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Công tác quản trị trong lĩnh vực này không ngừng phát triển, góp phần xây dựng uy tín vững bền cho Công ty trên thị trường.
Nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu qua đường biển của MACS đã có những chuyển biến tích cực nhờ vào uy tín thương hiệu.
Bộ phận Marketing của Công ty đã nỗ lực tìm kiếm khách hàng và nâng cao chất lượng dịch vụ, mang lại kết quả tích cực không chỉ cho Chi nhánh Hà Nội mà còn cho các Chi nhánh tại Hải Phòng, Đà Nẵng Thành công này đã giúp mở rộng thị trường giao nhận cả trong nước và quốc tế.
Từ khi thành lập, MACS đã xây dựng hình ảnh quen thuộc với nhiều đối tác lớn trong và ngoài nước, nhờ vào việc thường xuyên đảm nhận công tác khai báo hải quan và nhận hàng tại các cảng biển Công ty có mối quan hệ tốt với Hải quan và các cảng, cung cấp hệ thống thầu phụ với chi phí hợp lý, thuận lợi cho thủ tục hải quan hàng hóa nhập khẩu Bên cạnh đó, mối quan hệ lâu dài với các hãng tàu lớn như Vosco, STX Pan Ocean và Shing Yang, cùng với các đại lý toàn cầu, giúp MACS đảm bảo quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển diễn ra nhanh chóng và uy tín Những mối quan hệ này đã trở thành nguồn lực quan trọng hỗ trợ đội ngũ quản trị trong việc quản lý quy trình giao nhận hàng nhập khẩu.
3.4.2 Những mặt còn hạn chế
Trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty, mặc dù các nhà quản trị và nhân viên của MACS đã nỗ lực tối đa để thực hiện tốt các nhiệm vụ liên quan, nhưng vẫn không thể tránh khỏi những tồn tại và vướng mắc phát sinh trong quá trình này.
3.4.2.1 Thời gian, tiến độ nhận hàng bị chậm lại so với thời gian quy định Đây là tồn tại mà bản thân mỗi doanh nghiệp giao nhận nào cũng đều mắc phải Đặc biệt với nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển thì đây lại là tồn tại rất lớn.
Phát sinh trong khâu chuẩn bị chứng từ:
Sự chủ quan của người phụ trách tại Công ty đã dẫn đến việc chuẩn bị bộ chứng từ khai báo Hải quan không đầy đủ và chính xác Nhân viên MACS đã kiểm tra không kỹ, gây ra thiếu sót hoặc sai sót trong các thông số của chứng từ Điều này rất dễ xảy ra do bộ chứng từ bao gồm nhiều loại giấy tờ với nhiều khoản mục khác nhau; chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể làm mất nhiều thời gian trong quá trình làm thủ tục hải quan Việc Hải quan trả lại chứng từ hoặc yêu cầu sửa chữa có thể dẫn đến chậm tiến độ và ảnh hưởng đến các bước tiếp theo của quá trình nhận hàng nhập khẩu Đôi khi, thiếu chứng từ còn do khách hàng không cung cấp đầy đủ, nhưng nhân viên Công ty không kịp thời phát hiện và thông báo bổ sung, có thể do trình độ nghiệp vụ của nhân viên mới chưa vững.
Phát sinh trong khâu nhận hàng nhập khẩu:
Nếu nhân viên của MACS không chú ý trong việc kiểm tra và giám sát quá trình nhận hàng, sẽ dễ xảy ra sai sót như nhận hàng không đúng, thiếu trọng lượng hoặc số lượng, và hàng hóa đóng gói không đúng tiêu chuẩn Những sai lầm này có thể dẫn đến việc đối tác yêu cầu bổ sung hoặc thay thế hàng hóa, làm chậm tiến độ nhận hàng theo hợp đồng đã ký.
Phát sinh trong khâu vận chuyển hàng hóa:
Trong quá trình vận chuyển hàng hóa, các trở ngại như thời tiết xấu, mưa bão và ngập lụt có thể xảy ra, gây ảnh hưởng đến thời gian giao hàng Thêm vào đó, kích cỡ lớn của các con tàu chở hàng từ nước ngoài đôi khi không thể vào sâu cảng, dẫn đến tình trạng hàng hóa bị tồn đọng Để giải quyết vấn đề này, các hãng tàu thường phối hợp với cảng nhằm tìm ra giải pháp hợp lý, mặc dù điều này vẫn khiến hàng nhập khẩu bị chậm trễ.
Tiến độ giao nhận hàng bị chậm do sự thiếu nhịp nhàng trong phối hợp giữa các bộ phận tham gia quy trình Cụ thể, các nhân viên phụ trách các khâu như làm chứng từ, kiểm hàng, vận chuyển và thuê tàu chưa có sự ăn ý, dẫn đến hiệu suất công việc không được tối ưu.
Ngoài ra, các nguyên nhân khách quan cũng làm ảnh hưởng tới tiến độ nhận hàng nhập khẩu chuyên chở bằng đường biển như:
Trong quá trình làm thủ tục hải quan, cán bộ Hải quan thường gây khó khăn cho người khai hải quan, đặc biệt là trong việc nộp thuế, buộc họ phải làm việc qua kho bạc Nhà nước.
- Do hãng đại lý gửi NOR xuống muộn hoặc tàu đến trễ.
- Do nhà thầu phụ đến nhận hàng chậm so với thời gian quy định.
3.4.2.2 Trong quá trình nhận hàng, hàng bị hư hỏng, đổ vỡ
Nhận hàng hóa nhập khẩu qua đường biển yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều khâu khác nhau, bao gồm nhận hàng, bao gói, kiểm hàng, bốc dỡ và vận chuyển Những khâu này không chỉ tác động trực tiếp đến hàng hóa mà còn có thể ảnh hưởng đến chất lượng của chúng, dẫn đến hỏng hóc hoặc sứt mẻ, từ đó làm giảm chất lượng nhận hàng của công ty.
3.4.2.3 Trình độ đội ngũ cán bộ còn hạn chế, hiệu quả làm việc chưa cao
Tại MACS, đội ngũ lao động còn thiếu kỹ năng và hiểu biết cần thiết, dẫn đến việc chưa đáp ứng yêu cầu hội nhập Thực tế cho thấy, sai sót gây thiệt hại cho công ty chủ yếu xuất phát từ nhân viên thiếu kinh nghiệm và trình độ chuyên môn hạn chế Hơn nữa, hiệu quả làm việc hiện tại chưa phản ánh đúng thực lực của đội ngũ nhân viên.
Trong quá trình tuyển dụng, Công ty chưa chú trọng đến chuyên môn, tay nghề và kinh nghiệm thực tế của nhân viên Mặc dù đa số nhân viên tốt nghiệp từ các trường đại học khối kinh tế và quản trị kinh doanh, nhưng nhiều người chỉ biết một ngoại ngữ, và một số thậm chí chưa thông thạo bất kỳ ngoại ngữ nào.
3.4.3.3 Cơ sở vật chất kỹ thuật không thường xuyên được nâng cao, đổi mới
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HÀNG HẢI MACS- CHI NHÁNH HÀ NỘI
Định hướng của Công ty
4.1.1 Định hướng chung của Công ty Để tăng cường hiệu quả hoạt động kinh doanh, MACS đã đề ra mục tiêu giữ vững tỷ lệ lãi trên doanh thu trong mấy năm tiếp theo ở mức từ 10%- 20% Trong đó hoạt động giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển cố gắng đóng góp khoảng 50%- 60% so với toàn bộ các hoạt động của Công ty Để thực hiện được mục tiêu khó khăn này, Công ty đang nỗ lực duy trì và mở rộng thị phần, tập trung đáp ứng các nhu cầu của khách hàng mục tiêu là các doanh nghiệp XNK vừa và nhỏ ở trong nước Cùng với đó, Công ty cũng đã xác định cho mình những phương hướng phát triển như sau:
Để tổ chức dịch vụ giao nhận hiệu quả, cần đầu tư và khai thác tối đa cơ sở vật chất cũng như kho bãi, đồng thời đổi mới thiết bị và phương tiện vận tải bốc xếp.
Xây dựng và thực hiện cơ chế điều hành kinh doanh cùng với cơ chế giá cả và hoa hồng hiệu quả là rất quan trọng để tạo ra đòn bẩy thúc đẩy hoạt động kinh doanh Đồng thời, cần tăng cường quản lý tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ và khả năng cạnh tranh trên thị trường Những nỗ lực này sẽ giúp thu hút khách hàng mới và giữ vững mối quan hệ với khách hàng truyền thống.
- Mở rộng thị trường giao nhận, đẩy mạnh công tác Marketing, chú trọng tới thị trường Trung Quốc, Châu Âu, Mỹ, tìm kiếm khả năng mở rộng ngành nghề.
Để nâng cao chất lượng dịch vụ và phát triển hoạt động giao nhận đa dạng, công ty tập trung chủ yếu vào phương thức giao nhận bằng đường biển Điều này được thực hiện bằng cách khai thác tối đa những thế mạnh hiện có, bao gồm hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật về kho bãi, bến bãi, cùng với đội ngũ cán bộ được đào tạo bài bản và giàu kinh nghiệm.
Xây dựng mối quan hệ hợp tác chặt chẽ giữa các phòng ban trong công ty, kết nối văn phòng với các chi nhánh, và tăng cường sự giao lưu giữa các chi nhánh nhằm tối ưu hóa lợi ích chung và lợi ích riêng của từng đơn vị.
Để nâng cao trình độ nghiệp vụ và ý thức trách nhiệm của cán bộ nhân viên, công ty thường xuyên tổ chức hội thảo và các chương trình đào tạo ngắn hạn nhằm truyền đạt kinh nghiệm.
4.1.2 Quan điểm quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Công ty sẽ tập trung vào việc nâng cao hiệu quả quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Mục tiêu là hoàn thiện quy trình nhận hàng, đồng thời đơn giản hóa và hiện đại hóa các bước thực hiện để tối ưu hóa hoạt động này.
Giải pháp cụ thể và đề xuất kiến nghị
* Hoàn thiện công tác chuẩn bị chứng từ
Để đảm bảo quy trình khai báo Hải quan và nhận hàng diễn ra suôn sẻ, việc chuẩn bị đầy đủ chứng từ cần thiết như chứng từ giao nhận, kiểm hàng và vận tải là rất quan trọng Nếu công ty không cung cấp đủ chứng từ, nhân viên MACS sẽ không thể nhận hàng đúng hạn Do đó, công ty nên triển khai các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao trách nhiệm của nhân viên trong khâu chuẩn bị chứng từ.
Để đảm bảo chất lượng bộ chứng từ, cần phân công hai người cùng thực hiện công việc chuẩn bị, kiểm tra và hoàn thiện Họ sẽ hỗ trợ và kiểm tra chéo nhau nhằm phát hiện kịp thời những thiếu sót trong quá trình chuẩn bị Nếu có bất kỳ chi tiết hay số liệu nào chưa rõ, cần trao đổi ngay với khách hàng và các bên liên quan để bổ sung kịp thời những chứng từ thiếu sót hoặc không phù hợp.
Cần chỉ định người phụ trách theo dõi và cập nhật thông tin về các thay đổi liên quan đến nghiệp vụ giao nhận từ các cơ quan chức năng Việc này nhằm đảm bảo thông tin được phổ biến kịp thời và có những bổ sung, điều chỉnh phù hợp với các chứng từ cần thiết.
* Hoàn thiện công tác làm thủ tục hải quan
Sau khi chuẩn bị chứng từ cần thiết, nhân viên MACs sẽ tiến hành làm thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu.
- Đối với khâu tính thuế: Các biện pháp để thực hiện tốt khâu này là:
Khi thực hiện tra cứu và áp dụng danh mục thuế cho việc khai nộp thuế hải quan, nhân viên công ty cần chú trọng đến sự cẩn thận và kiểm tra kỹ lưỡng để tránh việc áp thuế sai, từ đó giảm thiểu phiền phức trong quá trình làm thủ tục.
Nhân viên công ty cần thường xuyên cập nhật và theo dõi các văn bản hướng dẫn về việc áp dụng biểu thuế và danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu của Nhà nước, cùng với biểu thuế riêng của Hải quan cho các mặt hàng nhập khẩu.
Khó khăn trong quá trình thông quan hàng hóa chủ yếu xuất phát từ sự thiếu hụt trình độ và thiện chí của cán bộ hải quan khi tiếp nhận chứng từ và lô hàng, đặc biệt là những hàng hóa có mã thuế khó xác định Để giải quyết vấn đề này, MACS cần những nhân viên năng động, có chuyên môn vững vàng và khả năng phản ứng nhanh với tình huống, từ đó xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và giành lại sự tin tưởng từ cán bộ hải quan, giúp quá trình nhận hàng nhập khẩu diễn ra suôn sẻ.
Khâu kiểm hóa là bước quan trọng quyết định việc hàng hóa có được phép nhập khẩu hay không Do đó, nhân viên công ty cần thực hiện tốt quy trình này để đảm bảo tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn nhập khẩu.
Chủ động liên lạc và phối hợp với cán bộ kiểm hoá là rất quan trọng để thực hiện hiệu quả các bước kiểm tra Điều này giúp đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời gian cho chủ hàng hoặc giải phóng hàng kịp thời tại kho, bãi, cảng.
Cần phân công cán bộ có kinh nghiệm và hiểu biết sâu sắc về mặt hàng nhập khẩu, đồng thời chuẩn bị kỹ lưỡng các phương án giải trình để sẵn sàng ứng phó khi bị hải quan chất vấn.
* Hoàn thiện công tác nhận và kiểm tra hàng
Hàng hóa cần được kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo chất lượng, phù hợp với các chứng từ và các điều khoản trong hợp đồng Quy trình kiểm tra hàng hóa được thực hiện tốt sẽ giúp công ty bảo vệ quyền lợi của mình, cung cấp căn cứ xác nhận khi có vấn đề phát sinh liên quan đến chất lượng và số lượng hàng hóa.
Nhân viên MACS cần chú ý đến thời gian và địa điểm kiểm nghiệm hàng hóa, vì bất kỳ sai sót nào cũng có thể làm chậm quá trình nhận hàng Kiểm nghiệm có thể diễn ra tại kho của khách hàng hoặc kho cảng, vào thời điểm trong hoặc sau khi nhận hàng.
Công ty cần chủ động mời cán bộ kiểm nghiệm đến kiểm tra hàng hóa, đảm bảo sự thuận tiện về thời gian và địa điểm Nên cử thêm cán bộ chuyên trách để hỗ trợ và giám sát quá trình kiểm tra, nhằm tránh hư hỏng không đáng có Do đó, lựa chọn cán bộ có chuyên môn, am hiểu về sản phẩm và cẩn thận trong kiểm hàng là rất quan trọng.
Trong quá trình nhận hàng, việc kiểm tra hàng hóa cần được thực hiện một cách chính xác và cẩn thận Nhân viên phải xác minh tên hàng để đảm bảo đúng với hợp đồng, đồng thời đối chiếu kỹ lưỡng với danh sách đóng gói (packing list) Điều này đặc biệt quan trọng do danh mục hàng hóa thường dài và đa dạng, dễ dẫn đến nhầm lẫn.
Số lượng và chất lượng hàng hóa là hai yếu tố quan trọng cần được chú ý Nhân viên công ty cần dựa vào hợp đồng và các chứng từ liên quan để thực hiện kiểm tra chính xác Trong quá trình kiểm hàng, cần lấy mẫu tiêu biểu để đảm bảo trọng lượng và khối lượng hàng hóa không vượt quá giới hạn cho phép.
Nhân viên MACS cần kiểm tra cẩn thận bao bì và mã ký hiệu trên sản phẩm để đảm bảo hàng hóa nhận được còn nguyên vẹn Nếu phát hiện bao bì rách hoặc thiếu mã ký hiệu, cần tiến hành kiểm tra hàng hóa và thực hiện bổ sung, sửa chữa hoặc thay thế khi cần thiết.
* Hoàn thiện công tác nhận hàng với tàu
