TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Thương mại quốc tế giữa Việt Nam và thế giới đã phát triển mạnh mẽ, tạo điều kiện thuận lợi cho ngành vận tải Việt Nam Với tinh thần hội nhập kinh tế quốc tế và chính sách đối ngoại đa phương, Việt Nam đã gia nhập nhiều tổ chức khu vực và quốc tế như WTO, AEC và TPP Những bước đi này mang lại nhiều cơ hội phát triển cho ngành giao nhận vận tải, cả về chiều rộng lẫn chiều sâu.
Sự ra đời và tiêu chuẩn hóa của container đã làm giảm đáng kể chi phí vận tải, đồng thời nâng cao tính thuận tiện và khả năng kết hợp nhiều phương thức vận tải Điều này dẫn đến khái niệm vận tải đa phương thức, cho phép hàng hóa được chuyển tiếp giữa các hình thức vận tải mà không cần phải dỡ ra và xếp lại vào container.
Vận tải container ngày càng trở nên quan trọng trong thương mại toàn cầu nhờ vào hệ thống mạng lưới tuyến vận tải rộng khắp và hình thức vận tải đa phương thức.
Xuất phát từ nhu cầu vận tải hàng hóa ngày càng tăng tại Việt Nam, nhiều công ty logistics, trong đó có U&I Logistics, đã được hình thành U&I Logistics chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng container và đã gặt hái nhiều thành công trong kinh doanh Nhận thức được tầm quan trọng của quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu, công ty đã nỗ lực hoàn thiện quản trị quy trình để nâng cao chất lượng dịch vụ Tuy nhiên, hiệu quả kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển vẫn chưa đạt tối ưu Do đó, tôi quyết định chọn đề tài “Quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu của Công ty Cổ phần Dịch vụ hàng hóa U&I” cho khóa luận tốt nghiệp của mình nhằm nâng cao kiến thức và góp phần vào sự phát triển của công ty.
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Khi lựa chọn đề tài này, tôi đã nghiên cứu một số khóa luận của sinh viên các khóa trước và nhận thấy có nhiều đề tài liên quan đến quản trị và cải tiến quy trình giao hàng xuất khẩu.
Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Thương mại và Vận chuyển Châu Giang, theo nghiên cứu của Nguyễn Thị Hoài Thanh (2013), đã đạt được những thành công đáng kể Nghiên cứu này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc quản lý hiệu quả quy trình giao hàng, từ đó nâng cao hiệu suất và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động xuất khẩu.
- Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu vận chuyển bằng đường biển tại công ty TNHH ELS (Nguyễn Thị Hợp, năm 2014)
- Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty DACO Logistics Hà Nội Việt Nam (Đỗ Thị Hạnh Ngân, năm 2015)
Mặc dù các đề tài nghiên cứu đã trình bày chi tiết quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển, nhưng chưa đặt trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế và sự biến đổi của hoạt động giao nhận cũng như ngoại thương Nghiên cứu này tập trung vào quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container, phản ánh những thành tựu và tồn tại trong công tác thực hiện quy trình tại công ty Từ đó, bài viết chỉ ra nguyên nhân của những tồn tại này và đề xuất giải pháp khắc phục, đồng thời kiến nghị với công ty và Nhà nước nhằm hoàn thiện quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu.
Mục đích nghiên cứu
Đề tài nhằm mục đích nghiên cứu các vấn đề sau:
- Hệ thống lý thuyết về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container của các doanh nghiệp giao nhận vận tải, logistics.
- Đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu vận chuyển bằng container tại công ty U&I Logistics.
- Đề xuất giải pháp nhằm quản trị được quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container tại công ty U&I Logistics
Đối tượng nghiên cứu
Đề tài khóa luận tập trung nghiên cứu về hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container tại công ty U&I Logistics
Phạm vi nghiên cứu
Tìm hiểu, phân tích và đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container của công ty U&I Logistics
Trong nghiên cứu về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container, tôi chú trọng đến việc giao hàng xuất khẩu container qua đường biển, chủ yếu từ các quốc gia thuộc khu vực Châu Á.
Khóa luận này tập trung vào việc khảo sát và nghiên cứu hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty U&I Logistics trong giai đoạn từ năm 2013 đến 2017, đồng thời đề xuất những định hướng phát triển của công ty cho giai đoạn tiếp theo đến năm 2020.
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
Nguồn dữ liệu này được thu thập chủ yếu từ các nguồn sau:
Thư viện trường đại học Thương mại cung cấp dữ liệu phong phú, bao gồm các luận văn chuyên đề về giao nhận vận tải đường biển Những tài liệu này giúp người đọc hiểu rõ hơn về quy trình giao nhận hàng hóa, từ đó nâng cao kiến thức và kỹ năng trong lĩnh vực logistics.
Để nắm bắt tình hình hiện nay, bạn có thể tham khảo các dữ liệu trên internet từ trang web của công ty, diễn đàn hải quan như vietship.com, và các trang web về luận văn chuyên đề Những nguồn thông tin này sẽ giúp bạn có cái nhìn cụ thể và toàn diện hơn về các vấn đề liên quan.
- Các báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cũng như một số tài liệu liên quan đến hoạt động của công ty để có số liệu cụ thể.
Việc tìm kiếm dữ liệu giúp xây dựng kết cấu hợp lý cho khóa luận, nghiên cứu lý thuyết liên quan đến đề tài, và đánh giá tổng quan tình hình hoạt động của công ty.
1.6.2 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Nguồn dữ liệu này được nghiên cứu qua 2 phương thức sau:
Quan sát là một phương pháp nghiên cứu quan trọng, giúp người nghiên cứu nắm bắt rõ quy trình hoạt động tại công ty Hoạt động quan sát này thường được thực hiện trong suốt thời gian thực tập tại công ty, mang lại cái nhìn sâu sắc về môi trường làm việc và quy trình nội bộ.
Phỏng vấn trực tiếp là phương pháp thiết kế để giúp người nghiên cứu nắm bắt thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty Dữ liệu thu thập từ phỏng vấn sẽ đóng vai trò quan trọng trong quá trình thực hiện đề tài, với các câu hỏi nhằm tìm hiểu sâu hơn về hoạt động giao hàng xuất khẩu đường biển.
Dựa trên các dữ liệu thu thập được, chúng tôi sẽ phân tích và chắt lọc thông tin một cách chi tiết để phục vụ cho mục đích nghiên cứu của đề tài.
1.6.3 Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu
Phương pháp thống kê là cách thức thu thập và phân loại thông tin, số liệu nhằm đánh giá tổng quát một khía cạnh nào đó của đối tượng nghiên cứu.
Khóa luận này áp dụng phương pháp nghiên cứu để đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container tại công ty U&I Logistics, dựa trên dữ liệu thu thập từ tài liệu nội bộ của công ty trong giai đoạn 2014 – 2017.
Phương pháp phân tích là quá trình tư duy logic nhằm nghiên cứu và so sánh các mối quan hệ giữa dữ liệu thống kê từ tài liệu nội bộ về hiệu quả hoạt động của công ty Qua đó, phương pháp này giúp đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container tại U&I Logistics, từ đó xác định tính hợp lý của các dữ liệu liên quan.
Bài viết tổng hợp các phân tích và so sánh nhằm đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container tại công ty Từ đó, chúng tôi đưa ra những nhận xét và đề xuất các biện pháp cải thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container, nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng dịch vụ của công ty.
Kết cấu của khóa luận
Ngoài lời cảm ơn, mục lục, các danh mục bảng biểu, từ viết tắt và các tài liệu tham khảo, kết cấu của khóa luận gồm 4 chương như sau:
Chương 1: Tổng quan của vấn đề nghiên cứu.
Chương 2: Cơ sở lí luận về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container tại doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế.
Chương 3: Thực trạng về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container của công ty U&I Logistics
Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container tại công ty U&I Logistics
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER TẠI DOANH NGHIỆP GIAO NHẬN 6
Khái quát về dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng container
Theo tiêu chuẩn ISO 668:1995(E), container hàng hóa là công cụ vận tải bền vững, được thiết kế để sử dụng lại và có khả năng vận chuyển hàng hóa qua nhiều phương thức mà không cần dỡ hàng Container được trang bị thiết bị giúp xếp dỡ thuận tiện, đặc biệt khi chuyển đổi giữa các phương thức vận tải khác nhau Ngoài ra, thiết kế của container cũng tạo điều kiện dễ dàng cho việc đóng và rút hàng, với thể tích bên trong tối thiểu là 1 mét khối (35,3 ft khối).
2.1.2 Khái niệm dịch vụ giao nhận bằng container
Theo Liên đoàn quốc tế các hiệp hội giao nhận (FIATA), giao nhận vận tải được định nghĩa là các dịch vụ liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, xếp dỡ, đóng gói và phân phối hàng hóa Ngoài ra, nó còn bao gồm các dịch vụ phụ trợ và tư vấn như hải quan, tài chính, khai báo hàng hóa cho mục đích chính thức, mua bảo hiểm hàng hóa và xử lý các chứng từ liên quan đến hàng hóa.
Giao nhận vận tải bằng container là dịch vụ chuyên nghiệp trong việc vận chuyển hàng hóa từ điểm gửi đến điểm nhận thông qua việc sử dụng container Người giao nhận, hay còn gọi là freight forwarder, sẽ ký hợp đồng vận chuyển với chủ hàng và đồng thời thiết lập hợp đồng với bên vận tải để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra thuận lợi và hiệu quả.
2.1.3 Phân loại dịch vụ giao nhận hàng bằng container
Gửi hàng nguyên container (FCL - Full Container Load) là thuật ngữ chỉ lô hàng có kích thước đủ lớn để xếp đầy một hoặc nhiều container Trong hình thức vận chuyển này, cả người gửi và người nhận đều có trách nhiệm trong việc xếp hàng vào và dỡ hàng ra khỏi container.
Gửi hàng lẻ (LCL - Less than container load) là thuật ngữ chỉ những lô hàng không đủ để lấp đầy một container, được đóng chung trong một container Người gom hàng, bao gồm người chuyên chở hoặc người giao nhận, sẽ chịu trách nhiệm về việc đóng và dỡ hàng vào và ra khỏi container.
Gửi hàng kết hợp (FCL/LCL – LCL/FCL) là phương pháp vận chuyển kết hợp giữa FCL và LCL, cho phép chủ hàng tùy chọn hình thức gửi hàng phù hợp với điều kiện cụ thể Chủ hàng có thể thỏa thuận với người chuyên chở để áp dụng phương pháp này, mang lại sự linh hoạt và hiệu quả trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
- Gửi nguyên, giao lẻ (FCL/LCL)
- Gửi lẻ, giao nguyên (LCL/FCL)
Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container tại doanh nghiệp giao nhận
2.2.1 Khái niệm về quản trị qui trình giao hàng xuất khẩu bằng container
Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container là một hoạt động quản lý quan trọng, nhằm điều tiết dòng vận chuyển hàng hóa từ nơi giao đến nơi nhận Hoạt động này bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức giao nhận, giám sát và điều hành quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế, đảm bảo hiệu quả và an toàn trong quá trình vận chuyển.
2.2.2 Vai trò của quản trị qui trình giao hàng xuất khẩu tại công ty giao nhận
Đối với doanh nghiệp giao nhận
Giúp người chuyên chở tăng tốc độ quay vòng của phương tiện vận tải, tối ưu hóa dung tích và tải trọng, đồng thời khai thác hiệu quả các công cụ và phương tiện hỗ trợ khác.
Quản trị quy trình hiệu quả giúp các nhà xuất nhập khẩu tiết kiệm chi phí không cần thiết, như chi phí xây dựng kho cảng bến bãi của người giao nhận và chi phí thuê nhân công Điều này không chỉ giảm bớt gánh nặng tài chính mà còn tối ưu hóa quy trình logistics, mang lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp.
- Giúp cho các khâu hoạt động một cách thống nhất, chặt chẽ
- Tăng hiệu quả, năng suất khi làm việc
- Giúp thực hiện đúng tiến độ của hàng hóa xuất khẩu.
- Thuận lợi trong việc giao dịch với đối tác khác
2.2.3 Nội dung quản trị qui trình giao hàng xuất khẩu bằng container tại doanh nghiệp giao nhận
2.2.3.1 Chuẩn bị trước khi giao hàng
Lập kế hoạch giao nhận hàng hóa quốc tế là bước quan trọng trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, thường được thực hiện bởi những người giao nhận chuyên nghiệp thay mặt cho người xuất khẩu Để đạt được lợi nhuận cao và đáp ứng nhu cầu khách hàng, các nhà quản trị cần xây dựng một kế hoạch giao hàng hiệu quả, tối ưu hóa nguồn lực của doanh nghiệp và linh hoạt ứng phó với những thay đổi của môi trường, từ đó đảm bảo kết quả tốt nhất cho quá trình giao nhận.
Khi lập kế hoạch giao hàng, cần xem xét đặc điểm của các lô hàng, bao gồm tính chất hàng hóa như giá trị cao hay thấp, độ bền vững, khả năng dễ hỏng, loại hàng hóa (thông thường hay đặc biệt), độ nhạy cảm, cũng như hình thức vận chuyển (hàng rời hay hàng đóng container).
Thời hạn, địa điểm giao hàng.
+ Địa điểm nhận hàng gửi Tại kho của người gửi.
Tại kho của người giao nhận.
+ Phương thức giao – vận chuyển hàng hóa Giao – vận chuyển thẳng: hàng hóa không phải lưu tại kho, bãi của cảng mà có thể giao trực tiếp cho tàu.
Giao – vận chuyển qua kho: hàng hóa phải lưu tại kho, bãi của cảng.
Giao – vận chuyển hàng hóa bằng container.
+ Phương tiện vận tải Tàu của doanh nghiệp Tàu thuê
Nội dung kế hoạch giao nhận hàng hóa xuất khẩu:
Theo dõi hàng hóa trong quá trình giao nhận là rất quan trọng để đảm bảo tình trạng hàng hóa phù hợp với mô tả trong hợp đồng ngoại thương, giúp tránh rắc rối trong thủ tục hải quan và giảm thiểu chậm trễ Cần kiểm tra kỹ lưỡng số lượng, khối lượng, chủng loại và tình trạng hàng hóa dựa trên packing list và hóa đơn thương mại do khách hàng cung cấp Đồng thời, cần đảm bảo hàng hóa không bị mất mát hay hư hỏng trong suốt quá trình vận chuyển, lưu kho và xếp dỡ Việc thực hiện trách nhiệm theo dõi quá trình giao hàng và tình trạng hàng hóa sẽ giúp hạn chế tối đa các khiếu nại phát sinh.
+ Liên hệ với các bên có liên quan
Người xuất khẩu cần ký hợp đồng giao hàng xuất khẩu qua đường biển với người ủy thác và thường xuyên cập nhật tình trạng hàng hóa trong quá trình giao nhận Họ cũng phải cung cấp đầy đủ các chứng từ cần thiết để thực hiện thanh toán và giải quyết các khiếu nại nếu phát sinh.
- Cảng biển: Kí hợp đồng thuê kho bãi, xếp dỡ, vận chuyển với cảng, thông báo ngày giờ tàu vào cảng
Hải quan yêu cầu khai báo và nộp tờ khai hải quan theo mẫu quy định, kèm theo các chứng từ cần thiết để xác định hình thức và mức độ kiểm tra hàng hóa Quá trình này bao gồm kiểm tra thực tế hàng hóa, thực hiện kiểm hóa, nộp lệ phí hải quan và nhận tờ khai đã được đóng dấu.
Hãng tàu chịu trách nhiệm theo dõi cước giá vận tải và tìm kiếm giá cước tối ưu cho khách hàng Họ cần liên hệ để xác định lưu khoang, lưu cước và ngày tàu cập cảng Để lập kế hoạch vận chuyển hàng hóa, hãng tàu sẽ giao cho khách bộ chứng từ phù hợp với tình trạng hàng hóa, tiến hành xếp hàng lên tàu và nhận MR để đổi lấy B/L Đối với xuất khẩu bằng container, nếu giao hàng nguyên container, cần đăng ký thuê vỏ container rỗng và đóng hàng trước khi giao lại cho tàu tại CY Trong trường hợp giao hàng lẻ, hàng hóa sẽ được tập kết tại CFS, đóng vào container và giao cho tàu tại đây.
Phân bổ nguồn lực là quá trình quan trọng bao gồm việc phân chia nguồn lực nhân lực và ngân sách một cách hợp lý Cần xác định các nhóm nhiệm vụ cụ thể để phân công nhân sự hiệu quả, đồng thời xác lập các nguồn vốn và chi tiêu nhằm đảm bảo sự phân bổ phù hợp với mục tiêu đề ra.
+ Công cụ hoạch định: các phần mềm trợ giúp: Microsoft office Project Professional 2007, phần mềm quản lý giao nhận vận tải, phần mềm quản lý vận tải container.
2.2.3.1.2 Tổ chức giao nhận hàng hóa quốc tế
Chuẩn bị cho quá trình giao nhận hàng hóa
Lựa chọn người giao nhận Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu Yêu cầu
Chuẩn bị hàng đúng như hợp đồng hoặc L/C quy định
Tổ chức giao hàng cho người vận tải
- Kinh tế ( Econimic – E) giảm đến mức thấp nhất những tổn thất của hàng hóa.
Lập bộ chứng từ thanh toán phải:
- Hợp lệ ( Lawful/Legal –L) và
- Đúng thời gian ( Exactly/Intime –E)
Chuyển giao nhanh cho ngân hàng để thu hồi tiền hàng.
Chuẩn bị hàng để giao cho người vận chuyển
Chuẩn bị khối lượng hàng cụ thể:
1) Tên hàng: Phải phù hợp với hợp đồng hoặc L/C
2) Số lượng: Kiểm tra số dung sai, đơn vị tính (trọng lượng), hàng thay thế…
3) Chất lượng: Cần dựa theo quy cách tiêu chuẩn ( specification), hoặc thay mẫu ( sample) để kiểm tra và phải được cấp các loại giấy chứng nhận về chất lượng
( certificate of quality), kiểm dịch thực vật, đông vật
4) Bao bì: Yêu cầu đảm bảo đúng quy cách:
- Bảo quản được hàng ( Preservation);
Để đảm bảo việc vận chuyển, xếp dỡ và giao nhận hàng hóa an toàn, cần tuân thủ các yêu cầu của hợp đồng một cách rõ ràng và chính xác.
Chuẩn bị các chứng từ hàng hóa Thông thường một bộ chứng từ hàng xuất khẩu bao gồm:
- Commercail and/or Consular Invoice
- Sale of Contract/ Purchase and/or L/C
- Certificate of Phytosanitary and/or Veterinary 2.2.3.1.3 Giám sát điều hành
Nhân viên phụ trách tại bên giao nhận sẽ liên hệ với khách hàng để xác nhận bộ chứng từ liên quan đến hàng xuất khẩu, bao gồm các tài liệu cần thiết để đảm bảo quy trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ.
- Chứng từ nhận từ khách hàng: Hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, định mức.
Hợp đồng ủy thác xuất khẩu là văn bản pháp lý quan trọng khi một doanh nghiệp muốn xuất khẩu hàng hóa nhưng phải thực hiện qua một doanh nghiệp khác vì lý do nào đó Hợp đồng này giúp xác định quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan, đảm bảo quá trình xuất khẩu diễn ra thuận lợi và hiệu quả Việc sử dụng hợp đồng ủy thác xuất khẩu không chỉ bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp ủy thác mà còn tạo điều kiện cho các bên phối hợp chặt chẽ trong hoạt động xuất khẩu.
- 1 bản hướng dẫn container rỗng và giao nhận xuống cảng.
Có bộ chứng từ, nhân viên giao nhận sẽ đưa đến hải quan làm thủ tục hải quan.
Hồ sơ thủ tục hải quan gồm:
- Bản kê chi tiết hàng hóa
- Giấy phép xuất khẩu ( đối với mặt hàng thuộc danh mục cấm xuất khẩu hoặc xuất khẩu có điều kiện)
- Hợp đồng ủy thác xuất khẩu ( nếu nhận ủy thác xuất khẩu)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu yêu cầu được hưởng thuế xuất ưu đãi đãi đặc biệt
- Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng hoặc thông báo miễn kiểm tra chất lượng
- Chứng thư giám định ( Nếu hàng được thông quan trên cơ sở kết quả giám định)
Khai báo và làm thủ tục hải quan theo quy trình sau:
- Người khai hải quan khai báo và nộp hồ sơ hải quan
- Người khai hải quan tiếp nhận thông tin phản hồi của cơ quan hải quan và làm theo hướng dẫn
Cơ quan hải quan thực hiện quy trình tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra điều kiện và đăng ký tờ khai hải quan Đồng thời, họ cũng tiến hành kiểm tra hồ sơ và thông quan cho các lô hàng được miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.
- Kiểm tra thực tế hàng hóa và thông quan đối với lô hàng phải kiểm tra thực tế
Để hoàn tất thủ tục hải quan, cần thực hiện việc thu thuế và lệ phí hải quan, sau đó đóng dấu “Đã làm thủ tục hải quan” và trả lại tờ khai cho người nộp Cơ quan hải quan sẽ tiến hành phúc tập hồ sơ liên quan.
Làm thủ tục cho hàng hóa được thông quan
Giao hàng cho người vận tải Đối với hàng xuất khẩu phải lưu kho bãi cảng
Giao hàng xuất khẩu tại cảng
- Chủ hàng ký hợp đồng lưu kho, bảo quản hàng hóa với cảng
- Trước khi giao hàng phải giao cho cảng các giấy tờ + Cargo List (bảng liệt kê hàng hóa)
+ Export License (giấy phép xuất khẩu, nếu có) + Shipping Order (Lệnh xếp hàng)
+ Shipping Note (Thông báo xếp hàng do hãng tàu cấp)
- Giao hàng vào kho cảng, nhận phiếu nhập kho
Cảng giao hàng xuất khẩu cho tàu
- Chủ hàng phải hoàn tất cả thủ tục như: kiểm nghiệm, kiểm dịch ( nếu có), hải quan
- Báo ETA (Estimated Time of Arrival – thờ gian đến dự kiến) cho cảng, chấp nhận NOR (Notice of Readiness - Thông báo sẵn sàng bốc dỡ) (nếu là tàu chuyến)
- Giao Cargo plan / Stowage plan – sơ đồ xếp hàng cho cảng
Những nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container tạị doanh nghiệp giao nhận
2.3.1 Những nhân tố thuộc bên trong doanh nghiệp
Hoạt động giao nhận vận tải biển của công ty chịu ảnh hưởng bởi nhiều nhân tố nội tại quan trọng, bao gồm nguồn vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật, cơ chế quản lý sản xuất kinh doanh, chính sách đối với nhân viên và khách hàng, cũng như trình độ chuyên môn của đội ngũ công nhân viên Những yếu tố này đóng vai trò quyết định đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt là trong lĩnh vực giao nhận vận tải biển.
Nhân tố nguồn vốn và cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty đóng vai trò quan trọng trong việc tạo dựng lòng tin với khách hàng, đặc biệt trong lĩnh vực dịch vụ giao nhận có nhiều giao dịch quốc tế Một cơ sở hạ tầng khang trang và phương tiện làm việc hiện đại không chỉ đáp ứng yêu cầu phát triển mạnh mẽ của ngành mà còn là lợi thế cạnh tranh lớn cho công ty trong kinh doanh.
Cơ chế chính sách của công ty đóng vai trò quan trọng trong hoạt động giao nhận, đặc biệt trong lĩnh vực vận tải biển Việc có một lượng khách hàng lớn và ổn định sẽ giúp công ty thiết lập chính sách ưu đãi hấp dẫn, từ đó không chỉ gia tăng sự gắn bó của khách hàng mà còn hỗ trợ nhân viên trong quá trình đàm phán, thương lượng và ký kết hợp đồng.
Trình độ, kinh nghiệm và kiến thức của đội ngũ nhân viên là yếu tố quyết định sự thành công của công ty Kiến thức về luật pháp và thủ tục thương mại quốc tế cùng với kinh nghiệm trong nghiệp vụ là cần thiết để tránh những rủi ro lớn Một sai sót nhỏ khi ký hợp đồng ủy thác giao nhận có thể gây thiệt hại nghiêm trọng, và sự bất cẩn trong việc kiểm nhận hàng hóa có thể dẫn đến tranh chấp không đáng có.
2.3.2 Những nhân tố ngoài doanh nghiệp
Hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế qua đường biển chịu ảnh hưởng mạnh mẽ từ bối cảnh quốc tế Sự thay đổi nhỏ trong chính sách xuất nhập khẩu của một quốc gia có thể tác động đáng kể đến lượng hàng hóa, dẫn đến sự gia tăng hoặc giảm sút trong khối lượng hàng hóa mà công ty xử lý.
Gần đây, thế giới chứng kiến nhiều biến động với tình hình lạm phát gia tăng và tỷ lệ thất nghiệp cao ở nhiều quốc gia, ảnh hưởng lớn đến hoạt động giao thương hàng hóa Trong lĩnh vực giao nhận vận tải biển, tự do hóa dịch vụ vận tải biển trong khuôn khổ Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) đóng vai trò quan trọng.
Trong hợp tác đa phương, dịch vụ vận tải biển là ngành dịch vụ nhạy cảm được nhiều quốc gia quan tâm, nhưng tiến trình tự do hóa gặp khó khăn do một số nước phản đối và muốn bảo hộ ngành vận tải biển trong nước Mặc dù vậy, môi trường kinh doanh của ngành này vẫn đang cải thiện và tự do hóa đáng kể, nhờ vào sự kiên trì của những người ủng hộ tự do hóa trong việc tiến hành tự do hóa đơn phương và tham gia đàm phán tại các diễn đàn kinh tế như APEC và ASEAN Điều này tạo điều kiện cho những người làm giao nhận có niềm tin vào sự phát triển của dịch vụ trong tương lai.
Cơ chế quản lý của nhà nước đóng vai trò quan trọng trong hoạt động giao nhận vận tải, với các chính sách thông thoáng thúc đẩy sự phát triển và ngược lại, các quy định hạn chế có thể kìm hãm Cơ chế này không chỉ liên quan đến chính sách vận tải biển mà còn bao gồm tất cả các chính sách liên quan đến xuất nhập khẩu Chính phủ Việt Nam đã áp dụng nhiều chính sách thuận lợi cho xuất nhập khẩu, như mức thuế suất 0% cho hàng xuất khẩu và cải cách các luật liên quan Tuy nhiên, không phải tất cả các chính sách đều mang lại tác động tích cực; nhiều quy định mới có thể gây khó khăn cho doanh nghiệp sản xuất và các công ty giao nhận vận tải.
Hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa có ảnh hưởng trực tiếp đến giao nhận hàng hóa, vì lượng hàng hóa dồi dào là yếu tố quyết định cho sự phát triển của ngành giao nhận Giá trị giao nhận, được hiểu là doanh thu từ hoạt động này, không bị ảnh hưởng bởi giá trị xuất nhập khẩu nhưng lại phụ thuộc lớn vào sản lượng hàng hóa Thực tế cho thấy, khi khối lượng hàng hóa xuất nhập khẩu của Việt Nam tăng, hoạt động giao nhận cũng trở nên sôi động hơn Điều này mang lại nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp giao nhận, nhưng cũng đồng nghĩa với việc họ phải đối mặt với áp lực cạnh tranh ngày càng gia tăng.
Biến động thời tiết ảnh hưởng lớn đến hoạt động giao nhận hàng hóa, từ việc vận chuyển đến các dịch vụ liên quan Khi hàng hóa di chuyển trên biển, thời tiết đẹp với sóng yên biển lặng giúp bảo đảm an toàn cho hàng hóa Ngược lại, bão biển, động đất, núi lửa, sóng thần, hay chỉ đơn giản là mưa to gió lớn đều có thể gây ra hư hỏng và tổn thất lớn Thậm chí, sự thay đổi nhiệt độ giữa các khu vực địa lý cũng ảnh hưởng đến hàng hóa, như việc hấp hơi, đòi hỏi các biện pháp bảo quản thích hợp.
THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER TẠI CÔNG TY U & I LOGISTICS
Khái quát về công ty
Tập đoàn U&I bao gồm nhiều công ty thành viên và liên doanh hoạt động đa dạng trong các lĩnh vực như Logistics, Bất động sản, Dịch vụ tài chính, Kế toán kiểm toán, Bán lẻ, Nông nghiệp và Sản xuất hàng xuất khẩu Tên gọi U&I được viết tắt từ cụm từ "Bạn và Tôi" trong tiếng Anh, thể hiện sự kết nối và hợp tác giữa các thành viên trong tập đoàn.
Công ty U & I, thành lập vào tháng 1 năm 2014, là một doanh nghiệp trẻ trong lĩnh vực logistics Công ty chuyên cung cấp dịch vụ vận tải quốc tế bằng đường biển và đường hàng không, cùng với các dịch vụ kê khai hải quan và vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu.
Tên doanh nghiệp: CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ HÀNG HÓA U&I Tên tiếng Anh: U&I Cargo Services Corporation
Tên viết tắt: U&I Cargo Corp Địa chỉ: Tầng 5, số 29 phố Huỳnh Thúc Kháng, phường Láng Hạ, quận Đống Đa,
Hà Nội. Điện thoại: 024 3574 3838 Fax: 024 3574 3366
Mã số thuế: 0106418982 Ngày thành lập: Công ty thành lập ngày 07/01/2014 theo quyết định 305/QĐBT của
Bộ trưởng Bộ Công nghiệp nhẹ về việc tách ban kiến thiết và chuẩn bị sản xuất cho công ty.
Người đại diện: Vũ Ngọc Biên Chi nhánh của công ty:
+ U&I Hải Phòng: Phòng 1001A, Tầng 10, Tòa Việt Úc, Spps 2/16D Trung Hành 5, Phố Lê Hồng Phong, đường Đằng Lâm, Hải An, Hải Phòng.
+ U&I Bình Dương: D6 Lô 39 VietSing, VSIP I, Bình Dương.
+ U&I Đà Nẵng: 203 Nguyễn Tri Phương, Đà Nẵng.
+ U&I Hồ Chí Minh: 17 đường Lam Sơn, phường 2, quận Tân Bình, thành phố
3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Tháng 4 năm 1998 : Ra đời tên gọi là Công ty TNHH U&I (UNICO Ltd) Trụ sở ban đầu của U&I tại số E296 đường 30/4 Phường Phú Thọ, TX Thủ Dầu Một.
Tháng 3 năm 2003:Chuyển hình thức sở hữu thành công ty cổ phần với tên gọi mới là Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải U&I (U&I Transport And Forwarding Corporation).
Tháng 8 năm 2010: Thành lập Công ty U&I Freight Corporation (U&I Freight) –
Hồ Chí Minh đã thành lập văn phòng tại Bình Dương vào tháng 3 năm 2011 Đến tháng 12 năm 2012, công ty chính thức trở thành thành viên của IATA với mã IATA: 37-3 0236 000 1 Vào tháng 3 năm 2013, công ty đã được công nhận là đại lý hải quan của Tổng cục Hải quan.
Tháng 1 năm 2014: Thành lập Công ty Cổ phần dịch vụ hàng hóa U&I Tháng 3 năm 2016: Trở thành thành viên của WCA ID WCA 103531 Tháng 9 năm 2017: Hoàn thành và đưa Kho hàng hóa của U&I Logistics tại VSIP I (Giai đoạn I) với tổng diện tích 13.500 m2 vào hoạt động.
3.1.2 Cơ cấu tổ chức, nhân sự của công ty
3.1.2.1 Mô hình vận hành hoạt động của công ty
Hình 3.1: Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần dịch vụ hàng hóa U&I
Nguồn: Phòng hành chính Công ty U&I
3.1.2.2 Chức năng nhiệm vụ các bộ phận
Giám đốc là người đứng đầu doanh nghiệp, chịu trách nhiệm quản lý toàn diện và điều hành các hoạt động của công ty theo mục tiêu và chiến lược đã được xác định Họ đại diện cho công ty và phải chịu trách nhiệm trước nhà nước về tất cả các hoạt động diễn ra trong doanh nghiệp.
Giám đốc điều hành là người chịu trách nhiệm trước giám đốc về các nhiệm vụ được giao và chủ động xử lý những công việc được tổng giám đốc ủy quyền.
Trợ giúp cho giám đốc trong nhiều lĩnh vực như: sản xuất, kinh doanh, marketing…
Giám đốc điều hành hỗ trợ giám đốc về mặt kỹ thuật, đồng thời chỉ đạo và theo dõi hoạt động của các bộ phận Họ cũng giúp giám đốc trong việc ký kết và thực hiện các hợp đồng kinh doanh.
Phòng kế toán có vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính và hạch toán kinh tế của công ty, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra suôn sẻ theo kế hoạch Họ thực hiện kế toán tài chính hiệu quả, theo dõi và thanh toán các hợp đồng kinh tế để quản lý công nợ và thu hồi nợ từ khách hàng, đồng thời quyết toán với các cơ quan cấp trên và cơ quan nhà nước liên quan.
Phòng hành chính chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, văn thư lưu trữ, nhà đất và thiết bị lao động của Công ty Bên cạnh đó, phòng còn có nhiệm vụ quản lý nguồn tài nguyên nhân sự và lao động.
Phòng Sales chịu trách nhiệm về sản xuất kinh doanh, bao gồm mua sắm vật tư và tiêu thụ sản phẩm Phòng cũng tư vấn cho Giám đốc về chiến lược sản xuất và mục tiêu kinh doanh trong các lĩnh vực như thị trường, sản phẩm và khách hàng Để đạt được hiệu quả cao, phòng Sales tăng cường hoạt động tiếp thị và mở rộng thị trường cả trong nước và quốc tế.
Phòng logistics đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức vận chuyển và giao nhận hàng hóa Họ sử dụng nhiều phương thức vận chuyển khác nhau, bao gồm hàng không và đường biển, để đáp ứng nhu cầu của các công ty cần thuê dịch vụ vận chuyển Bằng cách làm đại lý vận chuyển, phòng logistics đảm bảo hàng hóa được vận chuyển một cách hiệu quả và kịp thời.
+ Phòng Operations: là nhân viên hiện trường, có nhiệm vụ giao chứng từ cho khách, theo dõi hàng hóa.
Hội đồng Quản trị và Ban Giám đốc của chúng tôi bao gồm các chuyên gia dày dạn kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh và tư vấn, am hiểu sâu sắc về môi trường kinh doanh tại Việt Nam Đội ngũ cộng sự đến từ các nền kinh tế phát triển như Mỹ, Nhật, Anh, Hàn Quốc và Trung Quốc giúp chúng tôi nắm bắt các điểm mạnh và điểm yếu trong quản lý và phát triển doanh nghiệp Chúng tôi hiểu rõ các đặc trưng về văn hóa, pháp luật và thông lệ kinh doanh trong nước cũng như quốc tế, từ đó đáp ứng hiệu quả các nhu cầu hợp lý của khách hàng Đội ngũ nhân viên gần 300 người của chúng tôi được đào tạo bài bản và có kinh nghiệm phong phú trong lĩnh vực của mình.
3.1.3 Cơ sở vật chất kỹ thuật
Cơ sở hạ tầng hiện đại, bao gồm văn phòng, kho bãi và trung tâm logistics, được đầu tư xây dựng bài bản theo tiêu chuẩn quốc tế, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu khắt khe của khách hàng trong và ngoài nước.
Văn phòng công ty được trang bị hệ thống máy móc hiện đại như máy vi tính, máy in, máy fax, máy photocopy và máy scan, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động Hệ thống công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát hiệu quả các hoạt động logistics Công ty luôn chú trọng đầu tư để theo kịp sự phát triển của thị trường logistics, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh và giảm chi phí cho cả công ty lẫn khách hàng.
Khái quát hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại công ty U & I LOGISTICS
3.2.1 Khối lượng, tỷ lệ hàng hóa giao nhận
Bảng 3.3 Tỷ lệ hàng xuất FCL và LCL từ năm 2014-2017
Nguồn: Phòng kế toán – Công ty U&I Logistics Đối với hàng FCL năm 2014 là 73.67%, năm 2015 tăng lên 5.24% so với năm
2014, năm 2016 giảm xuống còn 75.98% tức giảm 2.93% so với năm 2015, năm 2017 giảm xuống còn 71.18% tức giảm 4.8% so với năm 2016 Đối với hàng LCL, năm
Từ năm 2014 đến 2017, tỷ lệ hàng LCL có sự biến động rõ rệt: năm 2014 đạt 26.33%, giảm xuống 21.09% vào năm 2015, sau đó tăng lên 24.02% năm 2016 và tiếp tục tăng 4.8% vào năm 2017 Nguyên nhân chính cho sự thay đổi này là do lượng đơn hàng đi cảng truyền tải (transit) gia tăng, trong khi đó, đơn hàng đi thẳng (direct) thường yêu cầu mức phí vận tải cao, khiến nhiều doanh nghiệp nhỏ chọn hình thức transit để tiết kiệm chi phí cho những đơn hàng không cần giao gấp Điều này giải thích cho sự giảm tỷ lệ hàng FCL trong những năm gần đây, mặc dù mức giảm không đáng kể.
Trong giai đoạn 2014-2017, tỷ lệ hàng xuất LCL luôn thấp hơn so với hàng xuất FCL, chủ yếu do công ty nhận được đơn hàng LCL từ những khách hàng thân thiết, trong khi số lượng hàng LCL gửi đi rất ít Việc thiếu mối quan hệ với khách hàng có nhu cầu gửi hàng nhỏ lẻ đã dẫn đến lượng hàng xuất LCL chưa đáng kể Do đó, công ty cần chú trọng phát triển hình thức xuất khẩu hàng LCL, vì nó mang lại lợi nhuận tương đối cao cho doanh nghiệp.
3.2.2 Chủng loại hàng hóa giao nhận
Công ty sở hữu đội xe tải và xe nâng cẩu hiện đại, cùng với hệ thống kho bãi rộng rãi và an toàn, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác làm hàng Đặc biệt, công ty còn có đội tàu và container riêng, phục vụ hiệu quả cho việc giao nhận vận tải biển, mang lại lợi thế cạnh tranh so với các doanh nghiệp giao nhận khác.
U&I cung cấp đa dạng dịch vụ giao nhận đường biển, đáp ứng nhu cầu của thị trường trong nước và quốc tế, giúp khách hàng an tâm hơn trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa.
+ Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu + Gom hàng lẻ xuất đi các nước trên thế giới + Dịch vụ giao hàng tận nơi
Dịch vụ bảo hiểm hàng hóa của công ty cung cấp đa dạng các loại phương tiện ô tô, từ 1 tấn đến 15 tấn, bao gồm xe đầu kéo container và các xe chuyên dụng khác Hệ thống kho bãi rộng khắp giúp tối ưu hóa hiệu quả sử dụng thiết bị Công tác bảo quản và bảo trì thiết bị được chú trọng, đảm bảo chất lượng dịch vụ Hình thức vận tải FCL (Full Container Load) chiếm tỷ trọng lớn trong hoạt động giao nhận đường biển.
Hàng hóa được xếp nguyên trong container.
Chủng loại giao nhận là : Container bách hóa: Dùng để chuyên chở mặt hàng khô, hàng bách hóa Bao gồm các loại 20 feet, 40 feet DC/HC
Container bảo ôn được sử dụng để vận chuyển hàng hóa cần duy trì nhiệt độ ổn định, đảm bảo chất lượng sản phẩm Trong khi đó, container mặt bằng chuyên chở các mặt hàng siêu trường, siêu trọng như sắt, thép, đáp ứng nhu cầu vận tải hàng hóa nặng và cồng kềnh.
Container bồn :Dùng để chuyên chở mặt hàng ở dạng lỏng như dầu, hóa chất,khí, rượu
Container hàng rời: Dùng để chuyên chở mặt hàng rời : xi măng, ngũ cốc, quặng
Container chuyên dụng được thiết kế để vận chuyển các mặt hàng đặc thù như ô tô và gia súc Trong khi đó, container hở mái thích hợp cho việc chuyên chở máy móc và thiết bị.
Phân tích thực trạng quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng
3.3.1 Thực trạng lập kế hoạch
Lập kế hoạch là bước khởi đầu quan trọng trong quản trị quy trình giao nhận hàng hóa Một kế hoạch hoàn chỉnh, phù hợp với nguồn lực và bối cảnh sẽ giúp quy trình diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Tại U&I Logistics, đội ngũ lãnh đạo với tầm nhìn chiến lược, do Trưởng phòng Nguyễn Hoài Nam dẫn dắt, đã xây dựng kế hoạch tối ưu để thống nhất mọi thành viên hướng tới mục tiêu chung Phương pháp lập kế hoạch chuyên nghiệp được áp dụng thông qua phần mềm PROBIZPLAN, giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty.
Kế hoạch của trưởng phòng đã đáp ứng đủ các yếu tố:
1 Thiết lập mục tiêu (Objectives), sứ mệnh (Mission), Yếu tố thành công (Key to success)
2 Lựa chọn hình thức hoạt động doanh nghiệp
3 Xác định rõ sản phẩm và dịch vụ dự định cung cấp.
4.Xác định thị trưởng mục tiêu của doanh nghiệp để có cái nhìn cụ thể.
5.Xác định đối thủ cạnh tranh và đánh giá lại khả năng cạnh tranh của mình
6 Xây dựng chiến lược bán hàng, định giá, khuyến mãi, dự báo về doanh thu bán hàng
7 Xây dựng chiến lược Marketing (Xác định lợi thế cạnh tranh, định vị, chiến lược tiếp thị, chiến lược phân phối, )
8 Xây dựng, tổ chức đội ngũ nhân sự và chi phí nhân sự.
9 Dự báo chi phí quản lý, chi phí quảng cáo, khấu hao tài sản
10 Tính toán vốn đầu tư cho dự án
11 Tính toán thời điểm cần thiết để vay vốn hay kêu gọi thêm vốn đầu tư.
12 Tính toán thời gian hoàn vốn đầu tư hoặc những chỉ số tài chính quan trọng để quyếtđịnh nên đầu tư hay gửi tiền vào ngân hàng
13 Phân tích tài chính (Chi phí đầu tư hợp lý, bảng phân tích lãi lỗ, phân tích điểm hoà vốn, dòng tiền, bảng cân đối kếtoán ) dựa trên số liệu đầu vào.
14 Kết xuất kế hoạch qua Word, Powerpoint, Excel, Web để phục vụ việc thuyết trình hay báo cáo dự án kinh doanh
Khi áp dụng phần mềm quản trị quy trình giao nhận hàng hóa, trưởng nhóm có thể định hướng các bộ phận với nhiều phương án dự trù cho các tình huống kinh doanh khác nhau Việc sử dụng kế hoạch kinh doanh không chỉ giúp mời gọi vốn đầu tư mà còn hỗ trợ vay vốn ngân hàng Bên cạnh đó, xây dựng chính sách công nợ hợp lý là cần thiết để tránh tình trạng phá sản do mất khả năng thanh toán, từ đó giúp công ty U&I giữ chân được những khách hàng khó tính.
- Tổngkthầu Obayasi: Nhàkthầu xâykdựng lớnacủa NhậtaBản U&I HàkNội đã làm trucking đườngkbộ cho nguyên vậtaliệukcũng như lắpađặt hệkthống máykmóc cho nhà thầu nàyk
-ZamilaSteel: Doanhanghiệpasản xuấtathép, sản lượng 100conts 1 tháng và lượng hàng rời lên tới 5000 tấn hàng.
-ShellaGas: ShellaGas làađơnavị đangkcung cấpaGas cho toànkbộ khuacông nghiệpaThăng Long, Quangk Minh, NộikBài, Nomura U&I là đơn vịkđứng rakđể làm thủ tụckhải quankđối ứngkcho Shell Gas (50 bộ/tháng)k
-TậpađoànaPrime: Tập đoànasảnaxuấtagạchkmen và đồ nộikthất phòngatắm Với khốialượngk1 tháng/100 cont vậnktảiađườngabộ và xuất khẩuasangkYemen.
Công ty TNHH Một thành viên Junma là một trong những khách hàng gỗ lớn của U&I, với sản lượng xuất khẩu lên tới 300 container mỗi tháng U&I cung cấp dịch vụ vận tải đường bộ, hải quan, cước biển và các chứng từ liên quan cho Junma, chủ yếu tập trung xuất khẩu sang thị trường Hàn Quốc (90%) và Mỹ (10%).
Công ty phát triển và đầu tư BHL Việt Nam là đơn vị cung cấp gỗ hàng đầu tại Hà Nội, sở hữu 3 công ty con và xuất khẩu sang thị trường Mỹ với sản lượng 80 container mỗi tháng.
Tìm kiếm khách hàng là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty Bộ phận Sales có nhiệm vụ chính là thu thập thông tin về thị trường, khách hàng và sản phẩm của doanh nghiệp Quá trình này có thể được thực hiện qua ba phương pháp khác nhau.
Cách đầu tiên để bắt đầu quá trình đàm phán là sử dụng kho dữ liệu sẵn có của công ty Kho dữ liệu này chứa thông tin về khách hàng, cho phép nhân viên Sales dễ dàng truy cập và khai thác thông tin doanh nghiệp cần thiết.
Mối quan hệ là một phương thức hiệu quả để xây dựng lòng tin giữa doanh nghiệp và công ty, từ đó thúc đẩy quá trình đàm phán diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn.
Cách thứ ba để thu thập thông tin là tìm kiếm trên mạng, nhưng điều này khá khó khăn do có quá nhiều thông tin chung chung và mơ hồ về các doanh nghiệp Việc này khiến nhân viên Sales khó nắm bắt thông tin đầy đủ và chính xác, dẫn đến việc đàm phán trở nên khó khăn hơn.
Sau khi thiết lập liên hệ với khách hàng, nhân viên Sales sẽ gửi bảng báo giá dịch vụ để thảo luận Nếu quá trình đàm phán diễn ra thuận lợi, hai bên sẽ tiến tới ký kết hợp đồng.
3.3.2 Thực trạng tổ chức thực hiện giao hàng
Tổ chức giao hàng là một yếu tố then chốt, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ của công ty Trưởng phòng Nguyễn Hoài Nam chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ quy trình giao hàng xuất khẩu Để thực hiện hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu, cần tiến hành các bước cụ thể.
Hình 3.2 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu
Nguồn: Báo cáo tổng hợp công ty CP dịch vụ hàng hóa U&I
Tìm kiếm khách hàng, đàm phán và kí kết hợp đồng Đặt booking và lấy container rỗng Đóng gói hàng và chuẩn bị bộ chứng từ
Lập chứng từ kế toán và lưu hồ sơ
Nhân viên kinh doanh của công ty giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm khách hàng, đàm phán và ký kết hợp đồng, quyết định đến lợi nhuận của công ty Quá trình đàm phán không chỉ tạo dựng uy tín mà còn là nền tảng cho các giao dịch hàng hóa trong tương lai.
Nội dung của một hợp đồng ngoại thương bao gồm những thông tin, cụ thể:
Hợp đồng bao gồm các yếu tố quan trọng như phạm vi, giá trị, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, điều kiện bảo hành hàng hóa và mua bảo hiểm Nhân viên giao nhận sẽ đại diện cho khách hàng thực hiện các thủ tục như thông quan xuất khẩu, tổ chức vận chuyển hàng hóa an toàn, giao hàng lên tàu và xử lý các chứng từ liên quan nếu có yêu cầu.
Thứ hai, đặt booking và lấy container rỗng
Công ty giao nhận liên hệ với hãng tàu để tìm giá cước vận chuyển tốt nhất cho lô hàng Việc đặt booking giúp chủ hàng xác nhận thông tin về người gửi, người nhận, trọng lượng, loại container, địa điểm đóng hàng, cảng hạ container để thông quan xuất khẩu, cảng đến và ngày tàu chạy Dựa trên yêu cầu của khách hàng, công ty giao nhận sẽ cân đối để đặt tàu phù hợp, đảm bảo quá trình đóng và vận chuyển hàng hóa diễn ra thuận lợi.
Đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng
- Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container tại công ty có sự sáng tạo và giúp cho phối hợp chặt chẽ giữa các nhân viên.
Quản trị hiệu quả giúp các bộ phận trong quy trình hoạt động độc lập nhưng vẫn phối hợp nhịp nhàng, đảm bảo công việc được phân công rõ ràng và không bị trùng lặp.
Tất cả nhân viên trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển đều trẻ trung, năng động và nhiệt tình, hoàn thành tốt nhiệm vụ và sẵn sàng cống hiến cho công ty Họ có trình độ chuyên môn và ngoại ngữ tốt, góp phần tạo ra hiệu quả cao trong quản trị công việc.
Nhờ vào việc xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với các hãng tàu trong nước và quốc tế, công ty có khả năng linh hoạt trong việc sắp xếp hành trình vận chuyển hàng hóa, từ đó đáp ứng tốt nhất nhu cầu đa dạng của khách hàng.
- Tiếp nữa thị trường cũng như khách hàng của công ty cũng rất phong phú.
Công ty sở hữu mạng lưới đại lý rộng khắp và mối quan hệ chặt chẽ với các hãng tàu, hàng không uy tín như Hanjin, OOCL, Maersk, Wanhai, VN Airline, và MH Cargo, cho phép cung cấp dịch vụ vận chuyển đa dạng qua đường hàng không, đường biển và nội địa Ngoài ra, công ty còn duy trì được mối quan hệ với các khách hàng lớn và trung thành như công ty TNHH Dainichi Color Việt Nam, công ty TNHH Honda Trading Việt Nam, công ty TNHH Sumitomo Chemical Việt Nam, và công ty Toyota Tsusho, tất cả đều có lượng hàng xuất khẩu ổn định.
Công ty cam kết cung cấp dịch vụ chất lượng cao nhờ vào việc tổ chức hoạt động theo quy trình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 Mỗi cá nhân đều có chức năng và nhiệm vụ rõ ràng, kèm theo quy trình hướng dẫn thực hiện, đảm bảo tính ổn định và hiệu quả trong dịch vụ.
Công ty đang mở rộng quy mô và đa dạng hóa dịch vụ để phục vụ khách hàng tốt hơn Hiện tại, công ty có kế hoạch thành lập một bộ phận chuyên trách về vận tải đường biển, nhằm tối ưu hóa lợi thế cạnh tranh và cung cấp dịch vụ chất lượng cao nhất cho khách hàng.
- Công ty cũng đầu tư cho các nhà quản trị đi học khóa học về quản trị để trau dồi kiên thức, kỹ năng mới
Trong quá trình làm chứng từ xuất khẩu, mặc dù nhân viên có trình độ chuyên môn cao, nhưng vẫn có thể xảy ra sai sót như sai số vận đơn, sai số lượng và khối lượng hàng hóa trên chứng từ Những lỗi này có thể ảnh hưởng đáng kể đến tiến trình chung của quy trình xuất khẩu.
Phần mềm hải quan trực tuyến đã giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình khai hải quan Tuy nhiên, do đây là công nghệ mới, nhiều sai sót trong việc nhập liệu vẫn xảy ra, như sai mã số hàng hóa, mã hợp đồng và sai hóa đơn thương mại Những lỗi này có thể dẫn đến chậm trễ trong thông quan hàng hóa và gia tăng chi phí cho doanh nghiệp.
Một số cán bộ hải quan vì lợi ích cá nhân đã tạo ra khó khăn cho doanh nghiệp bằng cách yêu cầu thêm lệ phí, làm tăng chi phí hoạt động và gây trở ngại trong quá trình hạch toán với khách hàng.
Quản trị quy trình trong doanh nghiệp không chỉ phụ thuộc vào các yếu tố nội bộ mà còn bị ảnh hưởng mạnh mẽ bởi những tác động bên ngoài mà doanh nghiệp không thể kiểm soát, bao gồm khách hàng, hãng tàu, công ty bảo hiểm và cơ quan hải quan.
Thời gian giao nhận hàng có thể bị chậm trễ do sự liên kết lỏng lẻo giữa các hãng tàu và đơn vị vận chuyển, gây khó khăn trong việc thực hiện kế hoạch giao hàng Điều này đặc biệt nghiêm trọng với những lô hàng cần chuyển tiếp qua nhiều tàu, dễ dẫn đến sự cố như mất mát, hư hỏng hàng hóa, hoặc hàng hóa lên tàu muộn và thiếu tờ khai.
Quản trị có sự chuyên môn hóa sâu, dẫn đến việc phân chia công việc cụ thể cho từng bộ phận Khi xảy ra sự cố tại một khâu trong quy trình, việc giải quyết sẽ mất thời gian, ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình giao hàng xuất khẩu.
- Công tác đào tạo nhân viên chưa thực sự hiệu quả.
Kinh nghiệm làm việc của nhân viên tại một số bộ phận còn hạn chế, đặc biệt là đối với nhân viên mới Việc đào tạo không được thực hiện một cách bài bản, thường chỉ có sự hướng dẫn từ một nhân viên cũ mà không có quy trình hệ thống rõ ràng Điều này dẫn đến tình trạng nhân viên mới thường lúng túng và mắc lỗi, vì họ chưa thực sự hiểu rõ về công việc mà chỉ nắm được cách thực hiện.
Sự phân công công việc không hợp lý từ phía cán bộ quản lý trong công ty đã dẫn đến những khó khăn trong việc thực hiện các nhiệm vụ đòi hỏi kiến thức chuyên sâu và kinh nghiệm phong phú, chẳng hạn như áp mã.
HS và mã thuế là những yếu tố quan trọng trong quy trình kiểm hóa, đặc biệt khi phân công công việc cho những nhân viên mới Việc này giúp đảm bảo rằng những nhân viên chưa có kinh nghiệm vẫn có thể nắm bắt và xử lý công việc một cách linh hoạt và hiệu quả.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER TẠI CÔNG TY
Triển vọng phát triển của ngành giao nhận vận chuyển hàng hóa
Hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa gắn liền với dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế, tạo thành một mối quan hệ tương hỗ Sự gia tăng nhanh chóng của hoạt động xuất nhập khẩu trong những năm gần đây đã thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của ngành giao nhận vận tải Ngành giao nhận vận tải Việt Nam đã có những bước tiến đáng kể, thể hiện sự ưu việt so với các phương thức khác Khối lượng và giá trị giao nhận qua các cảng biển chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị giao nhận hàng hóa quốc tế, đồng thời kim ngạch buôn bán giữa Việt Nam và các nước cũng đang gia tăng.
Ngành giao nhận hàng hóa, đặc biệt là giao nhận bằng đường biển, đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển kinh tế toàn cầu Việt Nam sở hữu vị trí địa lý chiến lược tại châu Á, nằm trong khu vực có mạng lưới vận chuyển hàng hóa bằng đường biển sôi động và phát triển nhất thế giới.
Việt Nam, với hơn 3.260km bờ biển, sở hữu tiềm năng lớn cho phát triển vận tải biển và các dịch vụ liên quan Đây vừa là cơ hội, vừa là thách thức cho ngành vận tải biển non trẻ trước các đối thủ quốc tế Sự phát triển của hoạt động ngoại thương đã thúc đẩy ngành giao nhận và vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu, đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối người mua, người bán, nhà sản xuất và người tiêu dùng Là một trong những quốc gia có bờ biển thuận lợi cho vận tải quốc tế, Việt Nam ngày càng chú trọng vào phát triển hoạt động giao nhận, đặc biệt là giao nhận bằng đường biển, khẳng định vị trí của mình trong nền kinh tế toàn cầu.
Định hướng phát triển của công ty
Công ty cổ phần dịch vụ hàng hóa U & I, thành lập vào tháng 1 năm 2014, sở hữu hệ thống đại lý toàn cầu và hợp tác chặt chẽ với các cảng, hãng tàu lớn, nhưng vẫn đối mặt với những điểm yếu cần khắc phục kịp thời để không bị đào thải trong ngành cạnh tranh khốc liệt Để phát triển hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế, đặc biệt là qua đường biển, U & I Logistics đang nỗ lực củng cố và cải thiện dịch vụ nhằm đáp ứng yêu cầu khách hàng, cạnh tranh hiệu quả và góp phần vào hoạt động kinh tế đối ngoại của các quốc gia.
Dù đã nỗ lực nhiều, Công ty U & I vẫn chưa đạt được hiệu quả tối ưu trong lĩnh vực dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển Nhằm nâng cao kiến thức thực tế và góp phần vào sự phát triển của công ty, chúng tôi tiếp tục tìm kiếm những giải pháp cải tiến.
Tầm nhìn của chúng tôi là trở thành một thương hiệu Logistics hàng đầu tại Việt Nam, được công nhận không chỉ là đối tác tin cậy mà còn là người bạn đồng hành đáng tin cậy.
-Sứ mệnh: Mỗi sản phẩm dịch vụ của công ty là một đại diện cho chất lượng và sự tín nhiệm.
Giá trị cốt lõi của công ty tập trung vào sự lãnh đạo, với khả năng lãnh đạo được thể hiện rõ ràng ở từng vị trí và công việc.
Văn hóa công ty chú trọng đến sự tôn trọng và đối xử công bằng giữa mọi người, khuyến khích khả năng chuyên môn, sự phối hợp hiệu quả và tổ chức khoa học.
Quan điểm công ty U & I LOGISTICS về quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container
4.1.3.1 Quản trị việc tìm kiếm khách hàng, đàm phán và kí kết hợp đồng
Tìm kiếm khách hàng là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty, tương tự như việc giao nhận hàng hóa nhập khẩu Bộ phận Sales chịu trách nhiệm thu thập thông tin về thị trường, khách hàng và sản phẩm của doanh nghiệp Việc tìm kiếm thông tin có thể được thực hiện qua ba phương pháp khác nhau.
Cách đầu tiên để bắt đầu quá trình đàm phán là sử dụng kho dữ liệu có sẵn của công ty, nơi lưu trữ thông tin về khách hàng Nhân viên Sales có thể truy cập vào kho dữ liệu này để thu thập thông tin doanh nghiệp cần thiết.
Mối quan hệ đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng niềm tin giữa doanh nghiệp và công ty, từ đó thúc đẩy quá trình đàm phán diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Cách thứ ba để tiếp cận khách hàng là thông qua tìm kiếm trực tuyến Sau khi thiết lập liên hệ, nhân viên Sales sẽ gửi báo giá dịch vụ để thảo luận Nếu đàm phán thành công, hai bên sẽ ký kết hợp đồng Dựa trên các điều khoản trong hợp đồng, công ty sẽ tổ chức và phân công công việc giữa các bộ phận để thực hiện hợp đồng một cách hiệu quả.
4.1.3.2 Quản trị việc xin giấy phép xuất khẩu
Xin giấy phép xuất khẩu là yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp trước khi xuất hàng ra nước ngoài Tuy nhiên, theo quyết định số 57/1998/NĐ/CP, tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế có quyền xuất khẩu hàng hóa phù hợp với nội dung đăng ký kinh doanh mà không cần xin giấy phép xuất khẩu từ Bộ Thương mại, trừ một số mặt hàng đặc biệt như gạo, chất nổ, ngọc trai và đồ cổ.
Để xin giấy phép xuất khẩu, nhân viên U&I sẽ chuẩn bị 4 bản đơn xin giấy phép: 01 bản lưu tại Bộ Công thương, 01 bản gửi cho cơ quan hải quan và 02 bản cấp cho doanh nghiệp Đơn xin cấp giấy phép cần có chữ ký và họ tên rõ ràng của giám đốc hoặc phó giám đốc doanh nghiệp Sau khi hoàn tất, nhân viên U&I sẽ nộp hồ sơ tại Bộ Công thương để xin cấp giấy phép.
4.1.3.3 Quản trị việc đặt booking và lấy container rỗng
Sau khi hợp đồng được ký kết, công ty sẽ nhận thông tin về lô hàng từ khách hàng Nhân viên U&I sẽ liên hệ với hãng tàu để thực hiện việc đặt booking cho lô hàng, bao gồm các thông tin cần thiết như tuyến đường vận tải, số lượng container, tình trạng lô hàng, thể tích và ngày dự kiến xuất hàng.
Ngay khi nhận booking từ nhân viên U&I, hãng tàu lập tức gửi email phản hồi kèm theo số booking, giúp quản lý lô hàng và quá trình vận chuyển hiệu quả Email này cũng đóng vai trò là chứng từ xác nhận việc chuyên chở lô hàng, đồng thời công nhận booking của công ty U&I với các thông tin đã được đặt trước.
Sau khi nhận được booking từ hãng tàu, U&I sẽ nhận một email xác nhận booking kèm theo bản Booking Note hoặc Booking Acceptance Note Đây là lệnh cấp container rỗng, xác nhận việc đặt chỗ cho lô hàng và cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng để hãng tàu quản lý quá trình vận chuyển.
Nhân viên U&I sẽ gửi toàn bộ email liên quan đến thông tin booking từ hãng tàu đến khách hàng Tiếp theo, nhân viên Ops của U&I sẽ đến hãng tàu để nhận "Lệnh lấy container rỗng" cùng với chì (Seal) Quá trình này diễn ra tại địa điểm ghi trong "Booking Note" Sau khi nhận container, nhân viên sẽ cung cấp thông tin về số container và số Seal để bộ phận Cus hoàn tất chứng từ cho Bill.
4.1.3.4 Quản trị việc đóng gói hàng và chuẩn bị bộ chứng từ
Sau khi nhận được xác nhận đặt chỗ từ hãng tàu, nhân viên U&I sẽ thu thập thông tin chi tiết về lô hàng xuất khẩu từ khách hàng Họ sẽ theo dõi thời gian đóng hàng và phối hợp với khách hàng để đưa container rỗng đến kho của khách nhằm thực hiện việc đóng hàng và vận chuyển ra cảng.
Công ty U&I sẽ cung cấp bộ hồ sơ cần thiết cho tài xế kéo container, bao gồm lệnh cấp container rỗng đã được duyệt và phí nâng container cho phòng thương vụ bãi Sau khi lấy container, tài xế sẽ vận chuyển đến kho của khách hàng để đóng hàng Nếu hàng hóa đã được khách hàng chuẩn bị sẵn trong kho, công ty U&I chỉ cần vận chuyển container đến kho và thực hiện việc đóng hàng.
Khi hàng hóa được lưu trữ tại nhiều kho bãi khác nhau, cần thiết phải chuyển hàng về một kho chung để thực hiện quá trình đóng gói Quá trình này sẽ được giám sát chặt chẽ bởi đại diện của công ty xuất khẩu, bên vận chuyển và nhân viên của công ty U&I.
Cùng với đó, nhân viên chứng từ của công ty U&I cũng tiến hành đồng thời chuẩn bị bộ chứng từ gồm:
- Tờ khai hải quan: 02 bản chính (01 bản dành cho khách hàng, 01bản lưu tại hải quan)
- Hợp đồng thương mại: 01 bản sao y bản chính
- Hóa đơn thương mại: 01 bản chính
- Bảng kê chi tiết hàng hóa: 01 bản chính
Chứng từ CO bao gồm 01 bản chính và 01 bản sao Khi xuất khẩu hàng hóa, khách hàng thường yêu cầu công ty cung cấp chứng từ CO để hưởng ưu đãi giảm thuế, do đó, việc chuẩn bị chứng từ CO sẽ phụ thuộc vào yêu cầu cụ thể của khách hàng.
Chứng từ CO, hay Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, được xác thực bởi các cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam như Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) và Bộ Công Thương Quy trình xác thực này phụ thuộc vào yêu cầu của nước nhập khẩu đối với lô hàng xuất khẩu.
4.1.3.5 Quản trị thông quan hàng xuất
Các đề xuất quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng container tại công ty giao nhận U & I LOGISTICS
4.2.1 Hoàn thiện quản trị hoạt động giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng
Trong bối cảnh thị trường dịch vụ cạnh tranh gay gắt, các công ty không thể chỉ tập trung vào việc tìm kiếm khách hàng mới Việc thuyết phục khách hàng lựa chọn công ty mình thay vì đối thủ là một thách thức lớn, hoàn toàn phụ thuộc vào kỹ năng thuyết phục và bản lĩnh của nhân viên sales.
- Thái độ làm việc và tính chuyên nghiệp của tất cả những cá nhân trong công ty.
Chất lượng phục vụ là yếu tố quyết định đến uy tín và khả năng của công ty, vì vậy cần phải theo dõi và cải thiện thường xuyên Khi khách hàng nhận thấy sự chăm sóc và phục vụ tốt, họ sẽ xây dựng niềm tin và có xu hướng trung thành, gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.
Chất lượng phục vụ phụ thuộc vào tất cả các khâu trong quy trình Mọi sai sót ở bất kỳ khâu nào đều có thể ảnh hưởng đến các khâu khác Do đó, nhân viên sales và nhân viên logistics cần phải theo dõi chặt chẽ các hoạt động của nhau để phối hợp hiệu quả, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.
- Hàng hóa của khách hàng được đảm bảo an toàn cho đến khi giao hàng đúng hạn và đúng nơi với chi phí thấp nhất
4.2.2 Hoàn thiện quản trị thủ tục hải quan Đối với một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ, việc nâng cao chất lượng dịch vụ là rất cần thiết Dịch vụ ngày càng nhanh chóng, chính xác, đảm bảo nhu cầu của khách hàng, làm cho khách hàng hài lòng, như vậy thì dịch vụ mới được coi là có chất lượng Hoàn thiện từng bước trong quá trình giao nhận hàng hóa là một yêu cầu cần thiết, đặc biệt là quy trình hoàn thiện thủ tục hải quan Cụ thể là đối với những người trực tiếp tham gia vào quy trình này là nhân viên làm thủ tục hải quan, nhân viên chứng từ.
Công ty cần phải tiến hành các bước công việc như sau:
+ Tham gia ngay từ đầu cùng các bên mua, bán trong các công việc đàm phán, ký hợp đồng mua bán, sau đó tiến hành vận chuyển.
Quá trình vận chuyển bắt đầu với việc thiết kế tuyến đường, đóng gói hàng hóa, xử lý và làm thủ tục hải quan Tất cả các bước này được thực hiện tuần tự để đảm bảo hàng hóa được giao đến tay người nhận một cách an toàn và hiệu quả, đồng thời cung cấp thông tin liên quan cho các bên liên quan.
Trong quy trình vận chuyển, có thể sử dụng các loại hình như đường biển, đường không, đường bộ hoặc kết hợp nhiều phương thức, gọi là vận tải đa phương thức Điều này yêu cầu các công ty áp dụng công nghệ thông tin chuyên dụng cùng với kiến thức và kinh nghiệm sẵn có Nhờ đó, hoạt động Logistics không chỉ cung cấp dịch vụ hợp nhất mà còn hỗ trợ khách hàng nâng cao hiệu quả quản trị kinh doanh.
4.2.3 Quản trị chính sách nguồn nhân lực
Con người là yếu tố cốt lõi trong mọi thành công, do đó, công ty luôn coi chiến lược nhân sự là ưu tiên hàng đầu trong tất cả các chiến lược phát triển.
Một đội ngũ nhân viên có trình độ và mạnh về nghiệp vụ sẽ dễ dàng lấy được lòng tin của khách hàng.
Công ty khuyến khích nhân viên nâng cao trình độ ngoại ngữ và tin học bằng cách tạo điều kiện về thời gian và kinh phí học tập Sự đầu tư này không chỉ mang lại lợi ích cho công ty mà còn tăng cường sự gắn bó của nhân viên Khi có kỹ năng tốt về ngoại ngữ và tin học, nhân viên sẽ xử lý công việc nhanh chóng và chính xác hơn.
Để đảm bảo hiệu quả trong việc thực hiện các công việc cụ thể, cần thiết lập các tiêu chuẩn cho thao tác định mức thời gian Việc kiểm tra chất lượng toàn bộ quy trình là rất quan trọng, đặc biệt là đối với nhân viên giao nhận, vì họ đóng vai trò then chốt trong sự thành công của từng hợp đồng đã ký kết.
Chuyên môn hóa công việc theo từng khách hàng giúp nhân viên tập trung sâu vào lĩnh vực của mình, từ đó nâng cao hiệu quả và độ chính xác trong công việc Tuy nhiên, cần lưu ý đến tâm lý làm việc của nhân viên, vì chuyên môn hóa có thể dẫn đến sự nhàm chán trong công việc.
Việc thiết lập các tiêu chuẩn là rất quan trọng, và công ty cần thực hiện chúng một cách công bằng, kèm theo hệ thống thưởng phạt rõ ràng cho từng nhân viên.
Các biện pháp giám sát nhân viên trong công ty có thể được thực hiện thông qua việc phối hợp giữa nhân viên giao nhận và nhân viên chứng từ, đồng thời có sự giám sát chặt chẽ từ trưởng phòng xuất nhập khẩu.
Tạo ra một môi trường làm việc thoải mái cho nhân viên là yếu tố then chốt giúp họ phát huy tối đa năng lực Điều này không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc mà còn góp phần quan trọng vào việc xây dựng văn hóa riêng biệt cho công ty U & I Logistics.
Văn phòng được trang bị đầy đủ các thiết bị như máy fax, máy photocopy và hệ thống máy tính kết nối internet cùng mạng nội bộ, tạo nên một không gian làm việc thoải mái Ban giám đốc đã thiết lập các quy tắc làm việc phù hợp với đặc điểm công việc của từng phòng ban, đồng thời tuân thủ các quy tắc chung của công ty.
4.2.4 Gia tăng nguồn vốn kinh doanh
Công ty U & I, với vai trò là đơn vị giao nhận, cần ứng trước vốn để thực hiện hợp đồng giao nhận cho khách hàng Do đó, công ty rất cần các khoản tiền mặt để chi trả và mở rộng quy mô kinh doanh của mình.
Thực hiện gia tăng nguồn vốn của công ty có thể huy động từ các nguồn sau:
-Tận dụng nguồn vốn nội lực như phát hành trái phiếu của công ty
Một số kiến nghị
Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt trên thị trường giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế, Công ty cổ phần dịch vụ hàng hóa U&I cần đổi mới phương thức hoạt động để thích ứng Đồng thời, các yếu tố bên ngoài cũng ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận của công ty Do đó, sự hỗ trợ và quan tâm từ Nhà nước cùng các Bộ, ban ngành là rất cần thiết để tạo điều kiện thuận lợi cho công ty phát triển.
Trong bối cảnh nền kinh tế khủng hoảng hiện nay, các doanh nghiệp đang gặp phải nhiều thách thức Do đó, Nhà nước cần có những biện pháp hỗ trợ hiệu quả hơn nữa để giúp các doanh nghiệp phát triển bền vững.
Nhà nước cần điều chỉnh và bổ sung hệ thống pháp luật liên quan đến giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, nhằm tạo ra một khung pháp lý chặt chẽ, đầy đủ và minh bạch Điều này sẽ bảo vệ quyền lợi và lợi ích hợp pháp cho các doanh nghiệp, giúp họ yên tâm hơn trong hoạt động kinh doanh.
- Nhà nước cần tham khảo hệ thống Luật, Công ước, Hiệp định Hàng Hải Quốc
Để hoàn thiện hệ thống pháp luật hàng hải Việt Nam, cần bổ sung các quy định nhằm tránh mâu thuẫn và chồng chéo trong việc xử lý tranh chấp và kiện tụng liên quan đến hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển.
Cần đơn giản hóa quy trình xuất nhập khẩu bằng cách phổ biến rộng rãi hệ thống hải quan VNACCS, thay thế cho hệ thống khai báo hải quan điện tử hiện tại, nhằm tận dụng những ưu điểm vượt trội của hệ thống mới này.
Nhà nước cần thực hiện đầu tư hợp lý vào các cảng, sân bay, cảng thông quan nội địa (ICD), cũng như các hệ thống giao thông như đường bộ, đường sắt, đường sông, kho bãi và trang thiết bị Việc này nên được thực hiện theo một kế hoạch tổng thể, đảm bảo tính tương tác và hỗ trợ lẫn nhau một cách hiệu quả, bao gồm cả ngân hàng và bảo hiểm.
Việc áp mã tính thuế trong khai báo Hải quan luôn là thách thức lớn đối với các doanh nghiệp, bởi thuế là một trong những vấn đề gây khó khăn nhất cho họ Sự thay đổi liên tục của các biểu thuế xuất nhập khẩu khiến doanh nghiệp gặp lúng túng trong việc áp dụng Do đó, khi có sự thay đổi về chính sách thuế, Nhà nước cần tính toán thời gian hợp lý để giúp các doanh nghiệp chủ động hơn trong hoạt động kinh doanh của mình.
4.3.2 Về phía ngành giao thông vận tải, hiệp hội liên quan
Việt Nam sở hữu hơn 3.200 km bờ biển và 266 cảng biển lớn nhỏ, tạo điều kiện thuận lợi cho phát triển lĩnh vực nhập khẩu hàng hóa qua đường biển Điều này không chỉ mang lại tiềm năng phát triển mạnh mẽ mà còn góp phần quan trọng vào lợi ích kinh tế của đất nước.
Hệ thống cảng biển hiện nay vẫn gặp nhiều vấn đề, cản trở sự phát triển của ngành kinh doanh Nhiều cảng hoạt động nhỏ lẻ, thiếu tính đồng bộ, trong khi thiết bị kỹ thuật phục vụ cho bốc, xếp và dỡ hàng còn lạc hậu, không đáp ứng được yêu cầu hiện đại hóa.
Trong 3 năm gần đây, để phục vụ cho hoạt động kinh doanh vận tải quốc tế, một số cảng đang được nâng cấp và mở rộng tuy nhiên hiệu quả vẫn chưa cao, đầu tư một cách quá dàn trải, chưa đáp ứng được nhu cầu giao nhận hàng hóa quốc tế của khách hàng Do đó, Bộ Giao Thông Vận Tải nên chú trọng đâu tư tập trung vốn và địa điểm vào các công trình cảng biển lớn, cảng nước sâu có tiềm năng để các cảng này có thể đạt tiêu chuẩn quốc tế, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao nhận hàng xuất nhập khẩu quốc tế.
Đề xuất với Cơ quan Hải quan
- Tăng cường kiểm tra, giám sát, quản lý có hiệu quả các hoạt động xuất nhập khẩu, tạo điều kiện cho thương mại và sản xuất phát triển.
Công khai tất cả các thủ tục Hải quan giúp doanh nghiệp nắm rõ và thực hiện đúng quy trình, đồng thời tạo điều kiện cho việc giám sát và điều tra hoạt động của nhân viên Hải quan.
- Quy định thời gian tối đa cho việc làm thủ tục của một lô hàng xuất, nhập khẩu.
- Đầu tư mua sắm các trang thiết bị hiện đại hóa công tác Hải quan
1 Công ty Cổ phần dịch vụ hàng hóa U&I, Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh năm 2013, 2014, 2015, 2016, Phòng Kế toán.
2 Công ty Cổ phần dịch vụ hàng hóa U&I, Báo cáo tài chính năm 2013, 2014,
3 Doãn Kế Bôn (2015), Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, Nhà xuất bản Chính trị - Hành chính
4.Đặng Đình Đào, (2016), Dịch vụ Logistics ở Việt Nam trong tiến trình hội nhập quốc tế, NXB Chính trị quốc gia.
5 Đinh Ngọc Viện (2006), Giáo trình Vận Tải Và Giao Nhận Trong Ngoại
Thương, NXB Giao Thông Vận Tải, Hà Nội
6.Phạm Mạnh Hiền (2015), Nghiệp vụ giao nhận vận tải và bảo hiểm trong ngoại thương, NXB Lao động – Xã hội.
7 Vũ Anh Tuấn (2016), Slide bài giảng môn quản trị giao nhận và vận chuyển hàng hóa quốc tế-Bộ môn Quản trị tác nghiệp Thương Mại Quốc Tế, Trường Đại học Thương Mại
8 Website tham khảo http://www.unilogistics.vn/unilogistics/ http://www.uniconstruction.com.vn/nhom-bai-viet/6/1/302 http://ebizdict.com/cong-viec-chung-cua-bo-phan-logistics.html
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
BỘ MÔN QUẢN TRỊ TÁC NGHIỆP THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
XÁC NHẬN CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
Giáo viên hướng dẫn: Th.S Vũ Anh Tuấn
Họ và tên sinh viên: Nguyễn Thị Thanh
Tên đề tài: “Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container tại công ty cổ phần U &I Logistics.’’
XÁC NHẬN CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
Hà nội, ngày … tháng… năm 2018
BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT
A CẤP ĐỘ HIỂU BIẾT VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH XUẤT
Các câu hỏi dưới đây nhằm tìm hiểu nhận thức của bạn về tình hình thực hiện quản trị quy trình xuất khẩu bằng container Vui lòng sử dụng thang điểm được cung cấp và đánh dấu vào cột tương ứng với sự lựa chọn của bạn.
Anh/chị vui lòng đánh dấu X vào ô trả lời thể hiện mức độ đồng ý của mình
Có 5 mức độ: 1- Rất không đồng ý 2- Không đồng ý 3-Bình thường 4-Đồng ý 5 Rất đồng ý
STT Nội dung câu hỏi Mức độ đồng ý
1 Công việc của bạn có thú vị không?
2 Công việc phù hợp với năng lực cá nhân của tôi
3 Công ty có chính sách trả lương tương xứng với kết quả làm việc của mỗi cá nhân
4 Tôi được công ty đối tác tôn trọng, hỗ trợ trong khi làm việc
5 Cấp trên linh hoạt, không cứng nhắc
6 Tôi luôn cảm thấy hứng thú khi làm công việc hiện tại
7 Tôi sẵn sáng trau dồi thêm kiến thức để đàm phán với đối tác
8 Quản trị quy trình xuất khẩu của công ty rất tốt
9 Việc giám sát quy trình của công ty còn lỏng lẻo
10 Khó khăn trong việc quản trị thủ tục hải quan
PHẦN B: Thông tin cá nhân Khoanh tròn vào câu trả lời của bạn
1 Xin anh/ chị vui lòng cho biết giới tính:
2 Xin anh/ chị vui lòng cho biết độ tuổi:
3 Xin anh/ chị vui lòng cho biết thâm niên công tác của anh/chị tại cơ quan:
D Trên 5 năm Xin chân thành cảm ơn anh/chị !
Công Ty Công Ty Cổ Phần Vĩnh
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: 0002VPD-CD/ BKLS-VPD
TT Tên lâm sản Nhóm gỗ Đơn vị tính
Quy cách lâm sản Số lượng
Gỗ dán công nghiệp phủ film làm từ gỗ keo rừng trồng
TỔ CHỨC, CÁ NHÂNLẬP BẢNG KÊ LÂM SẢN
VINH PHONG DAT JOINT STOCK COMPANY
NO 454 TRAN HUNG DAO ROAD 8TH GROUP
SU NGOI VILLAGE, HOA BINH CITY, HOA BINH PROVINCE, VIETNAM
NO.: 0005VPD-KYE DATE: 20/03/2018 CONTRACT.NO:KYE-VPD201801 To: KYE MYOUNG CO,.LTD Add: 5, GAJEONG-RO 88 BEON-GIL, SEO-GU, INCHEON, KOREA
PLYWOOD, ACACIA CORE, THICKNESS NOT LESS THAN 11.2MM.
MELAMINE GLUE SIZE: 11.5MM x1,220MM x 2,440MM
TOTAL VALUE: U.S.DOLLARS THIRTY TWO THOUSAND EIGHT
HUNDRED SIXTY FIVE AND CENTS /
POL: HAIPHONG PORT, VIETNAM POD: INCHEON PORT, KOREA.
Delivery term: CFR INCHEON PORT, INCOTERM 2010Peyment term: LC, LC NUMBER: M32S6801NU00491 DATED 2018/01/23Signed by
VINH PHONG DAT JOINT STOCK COMPANY
NO 454 TRAN HUNG DAO ROAD 8TH GROUP
SU NGOI VILLAGE, HOA BINH CITY, HOA BINH PROVINCE, VIETNAM
NO.: 0005VPD-KYE DATE: 20/03/2018 CONTRACT.NO:KYE-VPD201801 To: KYE MYOUNG CO,.LTD Add: 5, GAJEONG-RO 88 BEON-GIL, SEO-GU, INCHEON, KOREA
PLYWOOD, ACACIA CORE, THICKNESS NOT LESS THAN 11.2MM.
SIZE: 11.5MM x1,220MM x 2,440MM H.S NO: 4412-33-5000 COUNTRY OF ORIGIN VIETNAM.
POL: HAIPHONG PORT, VIETNAM POD: INCHEON PORT, KOREA Delivery term: CFR INCHEON PORT, INCOTERM 2010 Total: 02cont 40 HC/32 PKGS/2,560PCS/ 87.64M 3
Peyment term: LC, LC NUMBER: M32S6801NU00491 DATED 2018/01/23Signed by
53 LAM SON STREET, WARD 2, TAN BINH DISTRICT, HO CHI MINH CITY VIETNAM
TAN BINH DISTRICT , HO CHI MINH CITY
AWARDS SHIPPING AGENCY (KOREA) LTD.
BO MOON BLDG., 4TH FLOOR, 252-4, BO
MOON-DONG, 5-GA SUNG BOOK-GU, SEOUL,
5 PORT OF LOADING 6 PORT OF DISCHARGE
HAIPHONG, VIETNAM INCHEON PORT, KOREA
8 CONT NO 9 SEAL NO 10 DETAILSOF
