CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
3.4 Đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng
3.4.1 Những thành cơng
- Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container tại cơng ty có sự sáng tạo và giúp cho phối hợp chặt chẽ giữa các nhân viên.
- Hoạt động quản trị làm cho các bộ phận trong quy trình tách biệt và hoạt động ăn khớp, cơng việc được phân công rõ ràng và không trùng lặp.
- Tất cả các nhân viên trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển đều cịn rất trẻ, năng động, nhiệt tình trong mọi cơng tác, hồn thành tốt nhiệm vụ của mình, sẵn sàng ra sức vì cơng ty. Đồng thời có trình độ chun mơn cũng như ngoại ngữ tốt, tạo nên hoạt động quản trị có hiệu quả cơng việc cao.
- Nhờ thiết lập được nhiều mối quan hệ thân thiết đặc biệt với các hãng tàu trong khu vực và quốc tế, cơng ty có thể linh động trong việc sắp xếp hành trình cho hàng hóa, đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng,
- Tiếp nữa thị trường cũng như khách hàng của công ty cũng rất phong phú. Cơng ty có mạng lưới đại lí rộng khắp và mối quan hệ với các hãng tàu, hãng hàng khơng uy tín như : Hanjin, OOCL, Mearsk, Wanhai, VN Airline, MH cargo… cho phép công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển cả đường hàng không, đường biển và nội địa. Cơng ty cũng đã xây dựng và duy trì được các khách hàng lớn, thường xuyên và trung thành như: công ty TNHH Dainichi color Việt Nam, công ty TNHH Honda trading Việt Nam, công ty TNHH Sumitomo Chemical Việt Nam, công ty Toyota Tsusho ,... đây đều là những công ty lớn, có lượng hàng xuất khẩu khá ổn định.
- Về chất lượng dịch vụ, hiện tại mọi hoạt động cung cấp dịch vụ được tổ chức thực hiện theo các quy trình của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, trong đó mơ tả rõ ràng về chức năng và nhiệm vụ của từng cá nhân đính kèm với quy trình hướng dẫn thực hiện. Do vậy, Cơng ty đảm bảo được tính ổn định về chất lượng dịch vụ khá cao.
- Đồng thời, quy mô công ty cũng được mở rộng và đa dạng hóa các dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Hiện nay, cơng ty đang có kế hoạch thành lập riêng bộ phận
chuyên trách về vận tải đường biển nhằm chun mơn hóa, phát huy lợi thế vốn có của cơng ty và đem đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất
- Công ty cũng đầu tư cho các nhà quản trị đi học khóa học về quản trị để trau dồi kiên thức, kỹ năng mới
3.4.2 Những tồn tại
- Trong từng giai đoạn của quy trình + Khi làm chứng từ xuất khẩu
Tuy có trình độ chun mơn cao nhưng trong q trình làm chứng từ, đơi lúc nhân viên cơng ty vẫn để xảy ra sai sót như sai số vận đơn, sai số lượng, khối lượng hàng hóa ghi trên chứng từ,… gây ảnh hưởng đến tiến trình chung.
+ Khi thông quan hàng xuất
Phần mềm hải quan trực tuyến là một bước tiến giúp cho doanh nghiệp rút ngắn thời gian và chi phí khai hải quan. Tuy nhiên, do đây là phần mềm mới được ứng dụng vào hoạt động khai báo hải quan của công ty nên vẫn xảy ra nhiều sai sót trong thao tác nhập số liệu. Các lỗi sai phổ biến là sai mã số hàng hóa, mã hợp đồng, sai hóa đơn thương mại,…Điều này làm cho q trình thơng quan hàng hóa có thể bị chậm trễ và gây tốn kém nhiều chi phí.
Bên cạnh đó, một số cán bộ hải quan vì tư lợi riêng của mình , gây khó dễ nhằm u cầu thêm lệ phí làm tăng chi phí hoạt động kinh doanh, gây khó khăn khi hạch toán với khách hàng.
- Với hoạt động quản trị quy trình nói chung
Hoạt động quản trị quy trình cịn chịu chi phối bởi những tác động bên ngoài doanh nghiệp mà doanh nghiệp khơng thể kiểm sốt hết được: khách hàng, hãng tàu, công ty bảo hiểm, cơ quan hải quan,..
Thời gian giao nhận đôi khi bị chậm trễ do sự liên kết với các hãng tàu và các đơn vị vận chuyển khác vẫn còn lỏng lẻo, chưa ăn khớp dẫn đến kế hoạch giao hàng gặp nhiều khó khăn. Đặc biệt đối với những lơ hàng phải chuyển tiếp qua nhiều tàu khác rất dễ gặp sự cố như mất mát, hư hỏng hàng hóa, hàng hóa lên tàu muộn, thiếu tờ khai,…
3.4.3 Ngun nhân tồn tại
Vì hoạt động quản trị có sự chun mơn hóa sâu, cơng việc được phân chia cụ thể cho từng bộ phận, nên khi xảy ra sự cố tại một khâu nào đó của quy trình thì phải mất thời gian mới có thể giải quyết được. Chính điều này ảnh hưởng đến cả quá trình giao hàng xuất khẩu.
- Công tác đào tạo nhân viên chưa thực sự hiệu quả.
Kinh nghiệm của người lao động tại một số bộ phận cịn yếu. Với các nhân viên mới vào cơng ty, việc đào tạo nhận việc mới chưa bài bản. Họ thường chỉ được một nhân viên cũ đào tạo trực tiếp về cơng việc mà chưa được hệ thống hóa về cả quy trình làm việc nên khi bắt tay vào thường lúng túng, mắc lỗi vì chưa thật sự hiểu về công việc mà chỉ biết cách làm.
- Do sự phân cơng cơng việc bất hợp lí của cán bộ quản lí của cơng ty. Đối với những cơng việc u cầu có kiến thức chun sâu và nhiều kinh nghiệm như áp mã HS, mã thuế hay tiến hành khâu kiểm hóa lại phân cơng cho những nhân viên mới chưa có kinh nghiệm làm việc và khả năng xử lí cơng việc linh hoạt
- Đội ngũ nhân viên thì chưa đủ để đáp ứng nhu cầu giao nhận hàng hóa, đặc biệt là nhân viên làm công tác giao nhận hàng nguyên và hàng lẻ. Bởi lẽ nhân viên phụ trách 2 mảng này ln ln phải làm việc q tải vì áp lực thời gian giao hàng với khách hàng. Vì vậy đơi lúc họ mệt mỏi và năng suất lao động chưa cao. Một phần nguyên nhân cũng là do việc bố trí phân công công việc chưa hợp lý. Những nhân viên làm ở khâu “tổng hợp” thì nhiều nhưng lại ít việc, nên đơi lúc họ có nhiều thời gian rảnh hơn.
Nguyên nhân khách quan
- Vấn đề cạnh tranh trong lĩnh vực dịch vụ vận tải, khai thác cảng biển đang diễn ra ngày càng gay gắt, nhất là khi Việt Nam đang từng bước thực hiện các cam kết song phương và đa phương về mở cửa thị trường giao nhận kho vận đối với EU. Bên cạnh đó, một loạt các hãng vận tải lớn như Maersk-Sealand, NYK, P&O Nedlloyd đã được cấp phép thành lập các công ty 100% vốn nước ngồi hoặc cơng ty liên doanh các dịch vụ đại lý vận tải, giao nhận và logistics để khép kín dây chuyền vận tải, đồng thời tham gia chia sẻ thị trường và cạnh tranh trực tiếp với các doanh nghiệp vận tải ở Việt Nam.
- Công ty cũng phải đối mặt với những cạnh tranh mạnh mẽ do sự ra đời ngày càng nhiều của các công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty tư nhân trong lĩnh vực giao nhận và đại lý hàng hải với những chính sách linh hoạt, sẵn sàng chấp nhận lợi nhuận thấp, chi hoa hồng cao để lôi kéo và giữ khách hàng.
- Hệ thống khai báo hải quan điện tử. Có thể thấy, hệ thống phần mềm khai báo Hải quan Điện Tử vẫn chưa có thể đáp ứng được nhu cầu sử dụng của các doanh nghiệp, hệ thống mạng thường xuyên bị nghẽn nếu có quá nhiều người truy cập vào cùng một lúc. Doanh nghiệp mất nhiều thời gian khai báo để có thể nhận được số tiếp nhận và kết quả phân luồng.
- Cuối cùng, do các yếu tố khách quan về điều kiện tự nhiên. Thời tiết xấu, mưa bão dễ gây tổn thất về hàng hóa, gây tốn kém thời gian và chi phí để có thể tiến hành giao hàng.
CHƯƠNG 4 ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG HĨA XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER TẠI CÔNG TY
U & I LOGISTICS
4.1 Định hướng phát triển của hoạt động giao nhận hàng hóa tại cơng ty U & I LOGISTICS