CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
3.3 Phân tích thực trạng quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng
3.3.2 Thực trạng tổ chức thực hiện giao hàng
Tổ chức giao hàng là khâu rất quan trọng, quyết định đến chất lượng dịch vụ cơng ty. Trưởng phịng Nguyễn Hoài Nam là người quản trị toàn bộ quá trình giao hàng xuất khẩu của cơng ty. Để tổ chức thực hiện hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu, thực hiện các bước như sau:
Hình 3.2 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu
Nguồn: Báo cáo tổng hợp cơng ty CP dịch vụ hàng hóa U&I
Tìm kiếm khách hàng, đàm phán và kí kết hợp đồng Đặt booking và lấy container rỗng
Đóng gói hàng và chuẩn bị bộ chứng từ Thơng quan hàng xuất
Phát hành vận đơn
Thứ nhất, nhân viên kinh doanh của cơng ty giao nhận sẽ tìm kiếm khách hàng
đàm phán và ký kết hợp đồng. Đây là khâu rất quan trọng vì nó quyết định đến lợi nhuận của công ty. Việc đàm phán với khách hàng là bước tạo uy tín và cơ sở đến khách hàng cho những lô hàng tiếp theo.
Nội dung của một hợp đồng ngoại thương bao gồm những thông tin, cụ thể: Phạm vi hợp đồng, Giá trị hợp đồng, Điều kiện giao hàng, Phương thức thanh tốn, Điều kiện bảo hành hàng hóa, Mua bảo hiểm … Như vậy, nhân viên giao nhận sẽ là người thay mặt khách hàng làm các thủ tục như: thông quan xuất khẩu, tổ chức vận chuyển hàng hóa một cách an toàn, giao hàng lên tàu, làm các chứng từ khác nếu có yêu cầu… .
Thứ hai, đặt booking và lấy container rỗng
Công ty giao nhận tiến hành liên hệ hãng tàu để tìm giá tốt nhất cho việc chun chở lơ hàng. Việc đặt booking giúp chủ hàng xác nhận thông tin về người gửi hàng, người nhận hàng, trọng lượng, loại container, nơi đóng hàng, cảng hạ container chứa hàng để thơng quan xuất khẩu, cảng đến, ngày tàu chạy… Căn cứ vào những yêu cầu của khách hàng, công ty giao nhận sẽ cân đối để book tàu phù hợp nhất đảm bảo việc đóng hàng, chở hàng sẽ diễn ra một cách thuận lợi.
Nhân viên của công ty giao nhận sẽ gửi Booking request đến hãng tàu để đặt chỗ hãng tàu. Sau khi có booking thì nhân viên công ty sẽ phải đổi lấy booking confirmation tại thương cảng vụ. Việc lấy booking confirmation nhằm xác nhận với hãng tàu bạn đã đồng ý lấy container và seal.
Thứ ba, đóng gói hàng và chuẩn bị bộ chứng từ
Ngoài việc liên hệ với hãng tàu để book tàu, nhân viên giao nhận có nhiệm vụ liên hệ với vận tải để book xe vận tải lơ hàng đó từ kho đến cảng. Căn cứ vào số lượng hàng, loại hàng mà công ty sẽ tư vấn cho khách và chọn loại cont phù hợp. Sau đó khi đã có sự thống nhất về ngày đóng hàng, số cont, loại cont, người giao nhận sẽ tiến hành book xe và gửi các thơng tin kế hoạch đóng hàng cho người vận tải bao gồm: Địa điểm đóng hàng, Thời gian đóng hàng, người liên hệ, số lượng cont để bên vận tải có thể nắm rõ tình hình thuận lợi cho việc sắp xếp và điều phối xe. Trong bước này, nhân viên giao nhận sẽ làm các công việc như sau:
nhân tại nhà máy để đóng hàng. Điều quan trọng là phải chọn vỏ đóng thích hợp theo những quy định về đóng hàng hóa có trong hợp đồng ngoại thương. Các thơng tin phải ghi đầy đủ chính xác trên lơ hàng như: Tên hàng, nước sản xuất, trọng lượng tịnh, trọng lượng bì, các ký hiệu hướng dẫn vận chuyển…
+ Đóng hàng tại cảng: Quy trình của việc đóng hàng tại cảng cũng tương tự như đóng hàng tại kho, tuy nhiên ở đây yêu cầu những giấy tờ thủ tục đi kèm. Doanh nghiệp cần có người kiểm tra và giám định việc đóng hàng để việc đóng hàng được đảm bảo.
Doanh nghiệp cần cung cấp hoàn thành bộ chứng bao gồm: Commercial Invoice, Packing list, Bill of landing, Certificate of Origin, Phytosanitary Certificate và Fumigation Certificate. Nếu lơ hàng đó doanh nghiệp thanh tốn bằng L/C thì cần phải nộp bộ chứng từ đến ngân hàng bảo lãnh thông báo.
Thứ tư, thông quan hàng xuất
Khi đã có đầy đủ chứng từ mà khách hàng cung cấp về lô hàng xuất đi, nhân viên giao nhận dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử để truyền số liệu về lô hàng lên tờ khai qua mạng. Việc truyền tờ khai giúp phân luồng hàng hóa thành 3 luồng: luồng xanh, luồng đỏ và luồng vàng. Sau đó, nhân viên ops tại cơng ty giao nhận có nhiệm vụ mang chứng từ liên quan như: Invoice, Packing list và các chứng từ của lô hàng đến hải quan để tiến hành thông quan lô hàng. Nhân viên hải quan căn cứ vào thông tin trên tờ khai đã được mở để nhập thơng tin và trình lãnh đạo hải quan kí để lơ hàng được thơng quan. Kết thúc q trình làm thủ tục thơng quan cho lơ hàng xuất khẩu tại cảng. Hàng hóa sẽ được sắp xếp lên tàu theo kế hoạch của hãng tàu.
Việc mở tờ khai hải quan yêu cầu những chứng từ đầy đủ như: giấy giới thiệu nhân viên đi giao nhận, giấy tiếp nhận hồ sơ do hải quan cấp, tờ khai hải quan, hợp đồng ngoại thương, invoice và packing list.
Thứ năm, phát hành vận đơn
Công ty giao nhận làm Bill theo yêu cầu của người xuất khẩu. Vận đơn đường biển có thể là MBL của hãng tàu hoặc HBL do chính cơng ty giao nhận làm ra. Cơng việc này sẽ do bộ phận chứng từ tại các công ty giao nhận thực hiện để phát hành vận đơn cho khách hàng.Việc phát hành vận đơn sẽ phụ thuộc vào yêu cầu của khách hàng, nếu khách hàng không sử dụng dịch vụ quốc tế của công ty, nhân viên chứng từ sẽ
chuyển bộ hồ sơ bản sao cho khách hàng để họ gửi thông tin cho hãng tàu liên quan để yêu cầu cung cấp vận đơn.
Thứ sáu, lập chứng từ kế toán và lưu hồ sơ
Khi bộ chứng từ gốc hồn thành, cơng ty giao nhận tiến hàng gửi chứng từ cho khách hàng và lập file để lưu hồ sơ.
Quy trình giao hàng xuất khẩu tại cơng ty diễn ra theo bốn bước cơ bản Bước 1: Nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải
Ở bước này, nhân viên kinh doanh sẽ kết hợp cùng với nhân viên chứng từ dựa vào thông tin lô hàng mà chủ hàng cung cấp dể thuê tàu chuyên chở phù hợp, chuẩn bị hồ sơ chứng từ cần thiết cho lô hàng phục vụ việc giao hàng và hỗ trợ thông quan hải quan. Trưởng phịng sẽ giám sát hoạt động này thơng qua việc kiểm tra thông tin lô hàng và hồ sơ chứng từ phục vụ việc xuất khẩu phù hợp với loại hàng hóa.
Bước 2: Giao hàng hóa tại Cảng
Nhân viên hiện trường và nhân viên khai Hải quan sẽ đảm nhận nhiệm vụ chính ở quy trình giao hàng này. Họ kết hợp lấy thông tin lô hàng, chứng từ của nhân viên kinh doanh để vận chuyển hàng, khai báo với Hải quan tại cảng Hải Phòng, tiến hành giao hàng lên tàu.
Công ty cung cấp dịch vụ giao hàng nguyên container FCL/FCL, hàng lẻ LCL/LCL và hàng rời. Mỗi loại hàng hóa sẽ có quy trình khác nhau ,mỗi đầu việc lại do cá nhân khác nhau trực tiếp đảm nhận và trưởng phòng XNK sẽ quản trị theo các bước thực hiện của từng quy trình và theo từng loại hàng hóa.
+ Đối với hàng FCL/FCL
Xác nhận đặt chỗ của hãng tàu
Nhân viên hiện trường nhận lệnh cấp container rỗng
Nhân viên hiện trường nhận container rỗng từ cảng chuyển về kho chủ hàng để đóng hàng
Nhân vien khai Hải quan chuẩn bị hồ sơ chứng từ cần thiết để làm thủ tục Hải quan
Làm thủ tục với Thương vụ cảng Hải Phòng để hạ bãi trước giờ cắt máng Nhân viên hiện trường kết hợp cùng nhân viên chứng từ để liên hệ hãng tàu lấy B/L
Gửi Pre- alert cho đại lý + Đối với hàng lẻ LCL/LCL Xác nhận đặt chỗ của hãng tàu
Mang lô hàng lẻ ra trạm giao nhận hàng lẻ CFS
Nhân viên khai Hải quan chuẩn bị hồ sơ chứng từ cần thiết để làm thủ tục Hải quan
Người gom hàng tập hợp các lơ hàng lẻ, đóng vào container kẹp seal đưa ra bãi CY tại cảng Hải Phòng
Nhân viên hiện trường kết hợp cùng nhân viên chứng từ để liên hệ hãng tàu lấy B/L
Gửi Pre- alert cho đại lý + Đối với hàng rời
Nhân viên kinh doanh và chứng từ hỗ trợ nhau nắm tình hình việc chủ hàng lập bảng kê khai hàng hóa để chuyên chở
Nhân viên chứng từ lập S/O ( Shipping order) và lên sơ đồ xếp hàng lên tàu Người giao nhận phối hợp cùng đại diện chủ hàng (nếu có) theo dõi q trình bốc hàng lên tàu
Cảng và tàu sẽ lập biên bản tổng kết giao nhận hàng,lập sơ đồ hàng đã xếp lên tàu gửi cho chủ hàng
Bước 3: Lập và bàn giao chứng từ vận tải
Nhân viên kinh doanh yêu cầu khách hàng cung cấp chi tiết thông tin lô hàng để làm vận đơn
Nhân viên chứng từ gửi vận đơn HBL nháp để khách hàng kiểm tra và gửi người vận tải để làm MBL
Khi xác nhận phương tiện đã khởi hành, người giao nhận gửi HBL bản chính và hóa đơn cho khách hàng.
Bước 4 Quyết tốn chi phí
Nhân viên kinh doanh quyết tốn chi phí với nhà cung cấp và khách hàng , báo cáo quy trình cho trưởng phịng xuất nhập khẩu.
Bốn bước của quy trình giao hàng xuất khẩu bằng container của công ty U&I Logictics được thực hiện bởi nhiều bộ phận khác nhau và trưởng phòng là người giám sát hoạt động của từng cá nhân trong q trình thực hiện cơng việc để đảm bảo quy trình giao hàng khơng xảy ra trường hợp ngồi ý muốn. Cơng ty U&I luôn cố gắng tạo ra những mối quan hệ tốt với khách hàng, thực hiện những chính sách ưu đãi nhất cho những khách hàng lớn và gắn bó với cơng ty. Đối với đội ngũ cán bộ nhân viên, cơng ty ln đảm bảo các chính sách khen thưởng và kỷ luật rõ ràng nhằm khuyến khích người lao động.