CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
4.2 Các đề xuất quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng container tạ
4.2.1. Hoàn thiện quản trị hoạt động giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng
Có thể nói bất kỳ một cơng ty nào cũng khơng thể liên tục chỉ biết tìm kiếm khách hàng mới bởi lẽ thị trường dịch vụ đang cạnh tranh vơ cùng khốc liệt, muốn tìm và thuyết phục được một khách hàng đến với công ty và từ chối những đối thủ khác là vơ cùng khó khăn và phụ thuộc hoàn toàn vào khả năng thuyết phục và bản lĩnh của nhân viên sales.
- Cần xem xét, theo dõi kỹ chất lượng phục vụ vì chất lượng là yếu tố cực kỳ quan trọng, nó khẳng định uy tín và khả năng của cơng ty từ đó tạo nên lịng tin cho khách hàng, có như vậy họ mới có thể trung thành và ở lại với công ty lâu dài.
- Chất lượng phục vụ được tạo nên từ tất cả các khâu. Bất kỳ sai sót ở một khâu nào cũng sẽ làm ảnh hưởng tới những khâu cịn lại. Chính vì vậy nhân viên sales và nhân viên logistics phải luôn theo dõi chặt chẽ mọi hoạt động của nhau để có thể phối hợp làm việc một cách tốt nhất để đạt hiểu quả cao nhất.
- Hàng hóa của khách hàng được đảm bảo an tồn cho đến khi giao hàng đúng hạn và đúng nơi với chi phí thấp nhất
4.2.2. Hồn thiện quản trị thủ tục hải quan
Đối với một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ, việc nâng cao chất lượng dịch vụ là rất cần thiết. Dịch vụ ngày càng nhanh chóng, chính xác, đảm bảo nhu cầu của khách hàng, làm cho khách hàng hài lịng, như vậy thì dịch vụ mới được coi là có chất lượng. Hồn thiện từng bước trong q trình giao nhận hàng hóa là một yêu cầu cần thiết, đặc biệt là quy trình hồn thiện thủ tục hải quan. Cụ thể là đối với những người trực tiếp tham gia vào quy trình này là nhân viên làm thủ tục hải quan, nhân viên chứng từ.
Công ty cần phải tiến hành các bước công việc như sau:
+ Tham gia ngay từ đầu cùng các bên mua, bán trong các công việc đàm phán, ký hợp đồng mua bán, sau đó tiến hành vận chuyển.
+ Việc vận chuyển bắt đầu bằng thiết kế tuyến đường vận chuyển, đóng gói bao bì, xử lý hàng, làm thủ tục hải quan, cung cấp thông tin về vận chuyển cho các bên liên quan... Các bước công việc được thực hiện tuần tự cho đến khi hàng hóa được giao đến tay người nhận.
+ Các loại hình vận chuyển có thể sử dụng trong quy trình là bằng đường biển, đường khơng, đường bộ hoặc kết hợp giữa các loại hình với nhau như là vận tải đa phương thức.
Điều này địi hỏi các cơng ty phải ứng dụng các công nghệ tin học chuyên dụng bên cạnh kiến thức và kinh nghiệm đã có. Như vậy hoạt động Logistics khơng chỉ cung cấp dịch vụ hợp nhất mà cịn giúp khách hàng hồn thiện cơng tác quản trị kinh doanh của mình.
4.2.3. Quản trị chính sách nguồn nhân lực
Con người là bắt đầu của mọi yếu tố. Chính vì vậy mà cơng ty ln đặt chiến lược con người là chiến lược quan trọng nhất trong mọi chiến lược.
Một đội ngũ nhân viên có trình độ và mạnh về nghiệp vụ sẽ dễ dàng lấy được lòng tin của khách hàng.
-Cơng ty có các chính sách khuyến khích, động viên các nhân viên của mình nâng cao trình độ ngoại ngữ, tin học. Cơng ty có thể tạo điều kiện về mặt thời gian cũng như kinh phí để giúp cho nhân viên có thể học tập một cách tốt nhất. Chính điều này sẽ làm tăng lợi ích cho cơng ty và gắn bó với cơng ty hơn nữa. Khi nhân viên có trình độ về hai yếu tố này thì xử lý cơng việc sẽ nhanh chóng hơn và ít lỗi hơn.
-Đưa ra các tiêu chuẩn trong thao tác định mức thời gian để thực hiện từng công việc cụ thể. Kiểm tra chất lượng tồn bộ quy trình, đặc biệt là các nhân viên giao nhận, vì cơng việc của các nhân viên này gắn liền liền với sự thành công của từng hợp đồng ký kết. -Chun mơn hóa cơng việc được thực hiện theo từng khách hàng Việc chun mơn hóa này sẽ giúp cho nhân viên có thể chuyên sâu vào lĩnh vực của mình, từ đó cơng việc sẽ diễn ra nhanh chóng và chuẩn xác hơn. Nhưng bên cạnh đó cũng chú ý tới tâm lý làm việc của nhân viên vì chun mơn hóa cũng tạo nên sự nhàm chán trong công việc
-Những tiêu chuẩn đưa ra là cần thiết và việc thực hiện tiêu chuẩn này thì cơng ty cần đưa ra kèm với hình thức thưởng phạt cơng minh cho mỗi nhân viên của mình.
-Những biện pháp giám sát nhân viên của cơng ty có thể được thực hiện thông qua mối quan hệ của nhân viên giao nhận và nhân viên chứng từ đồng thời có sự giám sát từ trưởng phịng xuất nhập khẩu.
-Tạo mơi trường làm việc thoải mái cho các nhân viên trong công ty để mọi người có thể phát huy hết năng lực làm việc của mình. Qua đó sẽ giúp cho cơng ty đạt được bước đầu trong việc xây dựng văn hóa riêng cho cơng ty U & I Logistics.
-Có các thiết bị văn phịng đầy đủ: Fax, photocopy, hệ thống máy tính được kết nối internet và mạng nội bộ, cùng một không gian làm việc thoải mái. Các quy tắc trong khi làm việc được ban giám đốc thiết lập cho phù hợp với đặc điểm công việc của từng phịng ban và theo quy tắc chung của cơng ty
4.2.4. Gia tăng nguồn vốn kinh doanh
Là một công ty giao nhận để thực hiên một hợp đồng giao nhận hồn tất cho khách hàng thì cơng ty phải ứng trước, do vậy cơng ty U & I rất cần các khoản tiền mặt để chi trả và cần vốn để mở rộng phạm vi kinh doanh của mình
Thực hiện gia tăng nguồn vốn của cơng ty có thể huy động từ các nguồn sau: -Tận dụng nguồn vốn nội lực như phát hành trái phiếu của công ty
-Huy động vốn thông qua liên kết: việc liên doanh liên kết không chỉ đáp ứng nhu cầu về vốn cho doanh nghiệp mà cịn giúp cơng ty đứng vững trên thị trường.
-Vốn vay từ các ngân hàng, các tổ chức tín dụng khác
4.2.5. Hạn chế tính thời vụ của hoạt động giao nhận hàng hóa
Tính thời vụ của hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bắt nguồn từ tính thời vụ của thị trường hàng hóa. Muốn hạn chế được tính thời vụ thì cơng ty phải có được sự tín nhiệm của khách hàng để có được những hợp đồng ủy thác giao nhận dài hạn với lượng hàng lớn. Nhưng muốn được khách hàng tín nhiệm là chuyện khơng dễ. Nhân viên sales cố gắng tìm kiếm khách hàng nhưng rồi khách hàng quyết định ở lại hay ra đi lại phụ thuộc rất nhiều vào nhân viên giao nhận. Vì nhân viên giao nhận là người trực tiếp chịu trách nhiệm về những lô hàng mà khách hàng đang chờ đợi. Nếu nhân viên giao nhận làm việc tốt, hàng được hồn thành thủ tục hải quan nhanh chóng và về tay khách hàng thuận lợi và an tồn khiến khách hàng thấy hài lịng thì đương nhiên khách hàng sẽ trở thành người đồng hành cùng công ty trong những lô hàng tiếp theo. Nhưng nếu nhân viên giao nhận không vững nghiệp vụ làm cho lô hàng gặp nhiều trục trặc trong việc làm thủ tục cũng như giao hàng chậm trễ hoặc có hư hỏng, mất mát thì khách hàng sẽ khơng thể nào đặt lịng tin của mình vào cơng ty cũng như khơng thể nào tiếp tục giao cho công ty những lô hàng tiếp theo và điều chắc chắn là không thể nào ký được hợp đồng dài hạn. Do đó cơng ty muốn trở thành nhà dẫn đầu của ngành dịch vụ logistics thì bắt buộc tất cả những thành viên trong công ty phải không ngừng nỗ lực và cố gắng hơn nữa để không chỉ hồn thành tốt cơng việc được giao mà cịn tạo uy tín và thương hiệu cho cơng ty.
4.2.6. Phát triển vận tải đa phương thức
Công ty trong nước chưa đủ khả năng tài chính để mua các phương tiện vận tải ngoại thương để tự mỉnh vận tải đa phương thức. Có làm được điều này thì cơng ty
mới có thể tạo được uy tín với khách hàng, đảm bảo hảng hóa sẽ được vận chuyển tốt đồng thời tạo được nguồn thu lớn cho cơng ty
Để làm được điều này thì cơng ty U & I cần phải làm tốt những điều sau: -Tạo mối liên kết với nhiều hãng tàu, công ty giao nhận ở nhiều nước trên khắp -Thiết kế tuyến đường phù hợp với nhu cầu của giao nhận hàng hóa như: thời gian vận chuyển, kích cỡ hàng hóa, địa điểm vận chuyển, cơ sở hạ tầng của từng điểm thế giới. Có như vậy cơng ty mới có thể chủ động trong việc liên kết với các hãng tàu để thực hiện việc nhập khẩu hàng hóa từ khắp nơi trên thế giới chuyển tải. Công ty sẽ thiết kế tuyến đường vừa thỏa mãn yêu cầu khách hàng vừa đảm bảo an tồn cho hàng hóa và thời gian chun chở
-Có sự giám sát thơng tin thường xun trong q trình vận chuyển hàng hóa thơng qua hãng tàu để từ đó thơng báo lại với phía khách hàng để cơng ty có kế hoạch chuẩn bị tiếp nhận hàng.
4.2.7. Hạ thấp chi phí
Một yêu cầu luôn đi song song với việc nâng cao chất lượng dịch vụ là phải giảm chi phí đến mức thấp nhất. Muốn làm được như vậy, công ty U & I cần phải giảm tất cả các chi phí về vận chuyển, chi phí nâng hạ container, chi phí hải quan…U & I phải không ngừng cập nhật thông tin từ đối tác sao cho có thể tìm được đối tác phù hợp nhất nhằm tránh tình trạng vì quen quá thân nên bị kê giá cao. Hơn thế nữa còn phải giảm các chi phí đi lại, các chi phí liên lạc… cho nhân viên giao nhận. Tất cả đều hướng tới mục tiêu chung là cắt giảm chi phí từ đó giảm giá thành dịch vụ, tăng sức cạnh tranh về giá với các công ty đối thủ vừa giữ khách hàng cũ vừa thu hút khách hàng mới.
Bên cạnh đó, các chi phí trong văn phịng như điện thoại, fax, photo … cũng cần phải được chú trọng. Nắm bắt được nhu cầu và tâm lý chung của khách hàng là ln thích giá thành rẻ, nên cơng ty đặt tiêu chí cắt giảm chi phí làm hài lịng khách hàng đi song song với việc chất lượng phục vụ ngày càng tốt hơn.