CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
4.1.3 Quan điểm công ty U & ILOGISTICS về quản trị quy trình giao nhận hàng
hàng hóa xuất khẩu bằng container
4.1.3.1 Quản trị việc tìm kiếm khách hàng, đàm phán và kí kết hợp đồng
Cũng tương tự như việc giao nhận hàng hóa nhập khẩu, việc tìm kiếm khách hàng là điều vơ cùng quan trọng. Nó ảnh hưởng tới lợi nhuận của cơng ty. Đây là công việc của bộ phận Sales, những nhân viên trong bộ phận này sẽ có trách nhiệm tìm kiếm thơng tin về thị trường, khách hàng, mặt hàng của doanh nghiệp đó… Cơng việc tìm kiếm thơng tin có thể thực hiện bằng 3 cách:
Cách thứ nhất, thông qua kho dữ liệu của cơng ty. Đây là kho dữ liệu có sẵn của cơng ty về khách hàng, nhân viên Sales có thể lấy thơng tin doanh nghiệp ở đây và bắt đầu quá trình đàm phán.
Cách thứ hai, thơng qua mối quan hệ. Mối quan hệ là một cách rất hay, điều này giúp cho doanh nghiệp dễ dàng tin tưởng công ty và giúp cho công tác đàm phán nhanh hơn.
Cách thứ ba, thông qua việc tìm kiếm trên mạng. Sau khi đã có sự liên hệ với khách hàng, nhân viên Sales tiến hành gửi báo giá bảng dịch vụ để trao đổi, việc đàm phán thành cơng thì sẽ đi đến ký kết hợp đồng. Căn cứ vào điều khoản đã ghi trong hợp đồng, Công ty sẽ tiến hành sắp xếp công việc theo các bộ phận để thực hiện hợp đồng
4.1.3.2. Quản trị việc xin giấy phép xuất khẩu
Xin giấy phép xuất khẩu trước khi xuất hàng sang nước ngoài là một yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp. Nhưng hiện nay khi có quyết định số 57/1998/NĐ/CP quy định: Tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế đều có quyền xuất khẩu hàng hóa phù hợp với nội dung đăng kí kinh doanh trong nước của mình mà khơng cần phải xin giấy phép xuất khẩu của bộ thương mại (trừ các mặt hàng như: gạo, chất nổ, ngọc trai, đồ cổ…).
Nếu khách hàng cần xin giấy phép xuất khẩu thì nhân viên U&I sẽ làm các đơn xin giấy phép xuất khẩu lập thành 4 bản: 01 bản lưu tại Bộ Công thương, 01 bản gửi cho cơ quan hải quan để theo dõi việc thi hành và 02 bản cấp cho doanh nghiệp để làm thủ tục với cơ quan hải quan cửa khẩu; đơn xin cấp giấy phép phải do giám đốc doanh nghiệp hoặc phó giám đốc ký ghi rõ họ tên. Sau đó, nhân viên U&I sẽ tiến hành nộp
hồ sơ tại Bộ Công thương để được cấp giấy phép.
4.1.3.3 Quản trị việc đặt booking và lấy container rỗng
Sau khi ký kết được hợp đồng, công ty nhận thơng tin lơ hàng từ phía khách hàng gửi. Nhân viên U&I tiến hành liên hệ với hãng tàu để đặt booking cho lô hàng với các thông tin như: tuyến đường vận tải, số lượng cont, tình trạng lơ hàng, volume, ngày dự kiến lơ hàng xuất đi.
Ngay sau khi nhận được booking của nhân viên U&I, hãng tàu tiến hành gửi email phản hồi đính kèm cùng số booking để thuận tiện việc quản lý cho lô hàng cũng như trong quá trình vận chuyển sau này. Đồng thời đây cũng là một chứng từ chứng nhận việc chuyên chở lô hàng, chấp nhận việc booking của công ty U&I với các thông tin đã đặt trước.
Khi đã nhận được booking của hãng tàu, hãng tàu tiến hành gửi lại cho cơng ty U&I một email xác nhận booking có đính kèm một bản Booking Note hoặc Booking Acceptance Note, đây là lệnh để cấp container rỗng xác nhận việc đặt chỗ cho lơ hàng, trên đó ghi rõ thơng tin chi tiết về lô hàng để hãng tàu quản lý vận chuyển lô hàng. Tiếp đến, nhân viên U&I sẽ chuyển toàn bộ email đến khách hàng về thông tin booking mà hãng tàu cung cấp. Nhân viên Ops tại công ty U&I sẽ đến hãng tàu để đổi lấy “Lệnh lấy container rỗng” để nhận lệnh rỗng cùng Chì (Seal). Quá trình này được diễn ra tại nơi cấp container rỗng ghi trong “Booking Note” . Sau đó nhân viên này sẽ gửi lại thông tin về số container và số Seal để bộ phận Cus hoàn tất chứng từ về Bill.
4.1.3.4. Quản trị việc đóng gói hàng và chuẩn bị bộ chứng từ
Sau khi nhận Booking Confirmation của hãng tàu, nhân viên U&I sẽ nhận thông tin chi tiết lô hàng xuất khẩu từ khách hàng, thời gian đóng hàng để theo dõi, phối hợp với khách hàng đưa cont rỗng lên kho của khách hàng để đóng hàng và vận chuyển ra cảng, cụ thể như sau:
Công ty U&I sẽ giao bộ hồ sơ cho tài xế kéo container đến bãi chỉ định của hãng tàu xuất trình lệnh cấp container rỗng đã được duyệt, đóng phí nâng container cho phịng thương vụ bãi. Lấy container để vận chuyển đến kho của khách hàng để đóng hàng. Hàng đã được khách hàng chuẩn bị sẵn trong kho của mình thì cơng ty U&I chỉ cần đưa container đến kho và đóng hàng.
một kho chung để đóng hàng. Việc đóng hàng sẽ được giám sát giữa người của công ty xuất khẩu, người vận chuyển và nhân viên của cơng ty U&I.
Cùng với đó, nhân viên chứng từ của công ty U&I cũng tiến hành đồng thời chuẩn bị bộ chứng từ gồm:
- Tờ khai hải quan: 02 bản chính (01 bản dành cho khách hàng, 01bản lưu tại hải quan)
- Hợp đồng thương mại: 01 bản sao y bản chính - Hóa đơn thương mại: 01 bản chính
- Bảng kê chi tiết hàng hóa: 01 bản chính - Booking: 01 bản chính
- Chứng từ CO: 01 bản chính và 01 bản copy
Thông thường khi tiến hành làm một lô hàng xuất khẩu, khách hàng thường yêu cầu công ty làm chứng từ CO để được giảm thuế. Vì vậy chứng từ CO sẽ phụ thuộc vào yêu cầu của khách hàng.
Chứng từ CO chứng nhận hàng hóa có xuất xứ tại Việt Nam được cơ quan có thẩm quyền xác thực như Phịng Thương mại và Cơng nghiệp Việt Nam (VCCI), Bộ Công Thương… Việc xác thực tại cơ quan nào tùy thuộc vào nước nhập lơ hàng xuất khẩu đó.
4.1.3.5 Quản trị thơng quan hàng xuất
Nhân viên Ops của công ty sẽ nghiên cứu các chứng từ như : Invoice, Contract, Booking, Packing list… để nắm rõ thông tin lô hàng và truyền số liệu qua phần mềm khai báo hải quan điện tử, lên tờ khai qua mạng. Hệ thống mạng của hải quan sẽ tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa, kết quả phân luồng hàng hóa được chia làm 3 loại: luồng xanh (miễn kiểm tra hồ sơ và thực tế hàng hóa), luồng vàng (miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, hồ sơ chuyển qua bộ phận tính giá thuế để kiểm tra chi tiết hồ sơ) và luồng đỏ (Hồ sơ được chuyển qua bộ phân kiểm tra thực tế hàng hóa).
Sau khi phân luồng được hàng hóa, nhân viên Ops của cơng ty U&I có nhiệm vụ đến cơ quan hải quan để làm thủ tục xuất khẩu. Hải quan sẽ tiếp nhận hồ sơ của nhân viên công ty bao gồm tờ khai điện tử được khách hàng kí và đóng dấu để tiến hành kiểm tra xem việc chấp hành pháp luật Hải quan của doanh nghiệp trên hệ thống mạng
hải quan có vi phạm gì khơng và chứng từ kê khai trên tờ khai có trùng khớp với chừng từ hay khơng. Sau đó hải quan sẽ xác nhận vào tờ khai và chuyển sang bộ phận trả tờ khai.
Nhân viên Ops sẽ phải trả phí làm thủ tục hải quan cho bên Hải quan, hải quan sau khi kiểm tra sẽ trả lại 1 tờ khai và giữ lại 1 tờ khai. Sau đó, mang tờ khai photo đến hải quan thanh lý hàng xuất cảng để thanh lý; và đến hải quan giám sát bãi ghi số container/seal lên tờ khai gốc và nộp tờ khai photo cùng với gốc để kiểm tra lại tại phòng thanh lý.
Cuối cùng là nộp tờ khai để hải quan vào sổ tàu, hải quan trả lại tờ khai và phiếu xác nhận vào sổ tàu. Như vậy q trình làm thủ tục thơng quan cho lơ hàng xuất khẩu tại cảng đã hồn thành.
4.1.3.6 Quản trị việc phát hành vận đơn
Căn cứ vào yêu cầu của khách hàng mà nhân viên chứng từ tại công ty U&I sẽ tiến hành lấy Bill.
Khách hàng có thể yêu cầu lấy MBL hoặc HBL. Trường hợp lấy MBL, nhân viên U&I sẽ phải liên hệ hãng tàu để làm MBL. Nếu lấy HBL, trực tiếp nhân viên công ty U&I sẽ tiến hành làm Bill do chính cơng ty phát hành.
4.1.3.7 Quản trị việc lập chứng từ kế toán và lưu hồ sơ
Bộ phận chứng từ tại công ty U&I sẽ tiến hành gửi những chứng từ gốc của lô hàng sau khi hồn thành đầy đủ đến cho khách hàng. Sau đó lập profile hồ sơ bao gồm: giá mua, giá bán, điều kiện thanh toán, các chứng từ liên quan và chuyển giao cho bộ phận kế tốn để theo dõi cơng nợ.
4.2 Các đề xuất quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng containertại công ty giao nhận U & I LOGISTICS