CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
3.3 Phân tích thực trạng quản trị quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng
3.3.1 Thực trạng lập kế hoạch
Lập kế hoạch là bước đầu tiên và quan trọng nhất của quản trị quy trình giao nhận hàng hóa. Một kế hoạch tốt, hoàn chỉnh, phù hợp với nguồn lực và hồn cảnh sẽ giúp cho quy trình đó diễn ra thuận lợi hơn, nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Tại cơng ty U&I Logictics, đội ngũ lãnh đạo có tầm nhìn tốt và có thể lập ra được kế hoạch tối ưu. Đứng đầu là Trưởng phịng Nguyễn Hồi Nam đã có phương pháp lập kế hoạch tốt để dẫn dắt tất cả thành viên cùng chung một mục đích. Đó chính là lập kế hoạch kinh doanh chuyên nghiệp bằng phần mềm PROBIZPLAN
Kế hoạch của trưởng phòng đã đáp ứng đủ các yếu tố:
1. Thiết lập mục tiêu (Objectives), sứ mệnh (Mission), Yếu tố thành cơng (Key to success)
2. Lựa chọn hình thức hoạt động doanh nghiệp
3. Xác định rõ sản phẩm và dịch vụ dự định cung cấp.
4.Xác định thị trưởng mục tiêu của doanh nghiệp để có cái nhìn cụ thể. 5.Xác định đối thủ cạnh tranh và đánh giá lại khả năng cạnh tranh của mình 6. Xây dựng chiến lược bán hàng, định giá, khuyến mãi, dự báo về doanh thu bán hàng
7. Xây dựng chiến lược Marketing (Xác định lợi thế cạnh tranh, định vị, chiến lược tiếp thị, chiến lược phân phối,...)
8. Xây dựng, tổ chức đội ngũ nhân sự và chi phí nhân sự. 9. Dự báo chi phí quản lý, chi phí quảng cáo, khấu hao tài sản 10. Tính tốn vốn đầu tư cho dự án
11. Tính tốn thời điểm cần thiết để vay vốn hay kêu gọi thêm vốn đầu tư.
12. Tính tốn thời gian hồn vốn đầu tư hoặc những chỉ số tài chính quan trọng để quyếtđịnh nên đầu tư hay gửi tiền vào ngân hàng
13. Phân tích tài chính (Chi phí đầu tư hợp lý, bảng phân tích lãi lỗ, phân tích điểm hồ vốn, dịng tiền, bảng cân đối kếtoán..) dựa trên số liệu đầu vào.
14. Kết xuất kế hoạch qua Word, Powerpoint, Excel, Web để phục vụ việc thuyết trình hay báo cáo dự án kinh doanh
Khi áp dụng thực hiện phần mềm này vào việc quản trị quy trình giao nhận hàng hóa, trưởng nhóm đã có thể định hướng cho các bộ phận với nhiều phương án khác nhau để dự trù các tình huống kinh doanh: xấu, trung bình, tốt để có phương án xử lý thích hợp.. Hơn nữa sử dụng kế hoạch kinh doanh để mời gọi vốn đầu tư hoặc vay vốn ngân hàng. Xây dựng chính sách cơng nợ hợp lý để tránh tình trạng phá sản do mất khả năng thanh toán. Điều này đã giúp cho công ty U&I giữ nhân được khách hàng khó tính như:
- Tổngkthầu Obayasi: Nhàkthầu xâykdựng lớnacủa NhậtaBản. U&I HàkNội đã làm trucking đườngkbộ cho nguyên vậtaliệukcũng như lắpađặt hệkthống máykmóc cho nhà thầu nàyk
-ZamilaSteel: Doanhanghiệpasản xuấtathép, sản lượng 100conts 1 tháng và lượng hàng rời lên tới 5000 tấn hàng.
-ShellaGas: ShellaGas làađơnavị đangkcung cấpaGas cho tồnkbộ khuacơng nghiệpaThăng Long, Quangk Minh, NộikBài, Nomura. U&I là đơn vịkđứng rakđể làm thủ tụckhải quankđối ứngkcho Shell Gas (50 bộ/tháng)k
-TậpađồnaPrime: Tập đồnasảnaxuấtagạchkmen và đồ nộikthất phịngatắm. Với khốialượngk1 tháng/100 cont vậnktảiađườngabộ và xuất khẩuasangkYemen.
-Công ty TNHH Một thành viên Junma: Đây là khách hàng gỗ lớn của U&I với sản lượng lên tới 300 conts/tháng. U&I hiện đang làm trucking, hải quan, cước biển và chứng từ liên quan cho công ty này. Lượng hàng của Junma được tập trung xuất khẩu sang các thị trường như Hàn Quốc (90%) và Mỹ (10%)
-Công ty phát triển và đầu tư BHL Việt Nam: Khách hàng gỗ tại Hà Nội với 3 công ty con, xuất khẩu sang thị trường Mỹ với sản lượng 80 conts/tháng...
Việc tìm kiếm khách hàng là điều vơ cùng quan trọng. Nó ảnh hưởng tới lợi nhuận của công ty. Đây là công việc của bộ phận Sales, những nhân viên trong bộ phận này sẽ có trách nhiệm tìm kiếm thơng tin về thị trường, khách hàng, mặt hàng của doanh nghiệp đó… Cơng việc tìm kiếm thơng tin có thể thực hiện bằng 3 cách:
Cách thứ nhất, thơng qua kho dữ liệu của cơng ty. Đây là kho dữ liệu có sẵn của cơng ty về khách hàng, nhân viên Sales có thể lấy thơng tin doanh nghiệp ở đây và bắt đầu q trình đàm phán.
Cách thứ hai, thơng qua mối quan hệ. Mối quan hệ là một cách rất hay, điều này giúp cho doanh nghiệp dễ dàng tin tưởng công ty và giúp cho công tác đàm phán nhanh hơn.
Cách thứ ba, thơng qua việc tìm kiếm trên mạng. Việc này thì khá khó khăn, bởi thơng tin của các doanh nghiệp trên mạng rất nhiều, chung chung, khá mơ hồ và không rõ ràng. Điều này khiến cho nhân viên Sales không nắm bắt được thông tin của doanh nghiệp một cách đầy đủ và chính xác khiến cho việc đàm phán diễn ra khó khăn.
Sau khi đã có sự liên hệ với khách hàng, nhân viên Sales tiến hành gửi báo giá bảng dịch vụ để trao đổi, việc đàm phán thành cơng thì sẽ đi đến ký kết hợp đồng