Tính cấp thiết của đề tài
Trong bối cảnh khu vực hóa và toàn cầu hóa kinh tế, Việt Nam đang nỗ lực hòa nhập vào xu thế này Giao thương giữa Việt Nam và các quốc gia ngày càng phát triển mạnh mẽ, đặc biệt sau khi Hiệp định Đối tác Thương mại xuyên Thái Bình Dương (TPP) được ký kết và chính thức thông qua.
Qua những nỗ lực hợp tác và hội nhập, mục tiêu công nghiệp hóa hiện đại hóa của đất nước ta đang lùi lại gần hơn.
Xuất khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển và nâng cao giá trị nền kinh tế Việt Nam, đồng thời thúc đẩy hội nhập kinh tế toàn cầu Để đạt hiệu quả kinh tế cao, cần có chiến lược phát triển hợp lý, trong đó giao hàng xuất khẩu là hoạt động phụ trợ có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả xuất khẩu Dịch vụ này không chỉ tăng tính cạnh tranh cho hàng hóa Việt Nam trên thị trường quốc tế mà còn cải thiện tốc độ lưu chuyển hàng hóa Giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển là phương thức ưu việt, cho phép chuyên chở khối lượng lớn hàng hóa với cước phí thấp, rất phù hợp với điều kiện tự nhiên của Việt Nam Tuy nhiên, quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển phức tạp và có nhiều khâu liên quan đến các bên như khách hàng, hãng tàu, hải quan, và cảng vụ, dẫn đến nhiều rủi ro như chậm tiến độ, sai sót trong chứng từ, và hàng hóa bị hư hỏng Những vấn đề này ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh và hạn chế sự phát triển của ngành giao nhận vận tải trong bối cảnh cạnh tranh quốc tế ngày càng khốc liệt.
Công ty cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương Vinatrans Hà Nội đang đối mặt với những khó khăn chung của ngành giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Do đó, việc phân tích và đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là rất cần thiết Tiếp cận quy trình này từ góc độ quản trị sẽ giúp nhận diện rõ ràng thực trạng và điều chỉnh các sai sót một cách hiệu quả và thống nhất Nghiên cứu quản trị không chỉ nâng cao năng lực quản lý của nhà quản trị mà còn giúp họ điều phối nguồn lực hợp lý hơn trong quy trình giao hàng.
Dựa trên thực tế thực tập tại công ty và kiến thức đã học, tôi chọn đề tài “Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Ngoại thương Vinatrans.”
Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu cho chuyên đề tốt nghiệp của mình.
Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Trong những năm gần đây, các luận văn của khoa Thương mại quốc tế đã tập trung nhiều vào hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển.
- Hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Royal Cargo – Tác giả Hoàng Thị Phương Biên năm 2010.
- Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng container vận tải biển của công ty TNHH Toàn Cầu Khải Minh – Tác giả Trần Hà Phương năm 2015.
Các nghiên cứu về hoạt động giao hàng xuất khẩu đã đề cập đến nhiều khía cạnh khác nhau, nhưng gần đây thiếu vắng các nghiên cứu chuyên sâu về quản trị quy trình này Do đó, bài luận văn của tôi mong muốn đóng góp vào việc hoàn thiện kiến thức về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển.
Xuất phát từ tính cấp thiết của đề tài và thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu qua đường biển tại công ty cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương Vinatrans Hà Nội, việc quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu cần được xem xét, điều chỉnh và hoàn thiện để đáp ứng tốt hơn với thời gian và nhu cầu hiện tại.
Mục đích nghiên cứu
- Hệ thống hóa lý luận về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Trong giai đoạn 2012-2015, công ty cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương Vinatrans Hà Nội đã thực hiện phân tích và đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Nghiên cứu này nhằm xác định những điểm mạnh và yếu trong quy trình giao hàng, từ đó đề xuất các giải pháp cải tiến hiệu quả hơn Việc quản lý quy trình giao hàng không chỉ ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng mà còn tác động đến hiệu quả kinh doanh của công ty.
Đề xuất giải pháp nhằm cải thiện quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Ngoại thương Vinatrans Hà Nội bao gồm việc tối ưu hóa quy trình logistics, áp dụng công nghệ thông tin để theo dõi và quản lý lộ trình hàng hóa, đào tạo nhân viên về quy trình và quy định xuất khẩu, cũng như thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với các đối tác vận chuyển Những giải pháp này không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn đảm bảo thời gian giao hàng chính xác và giảm thiểu chi phí cho công ty.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập dữ liệu
1.6.1.1Thu thập dữ liệu sơ cấp
Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phương pháp quan sát thực tế, diễn ra tại phòng Giao nhận của công ty cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương Vinatrans Hà Nội, nơi các quy trình giao hàng xuất khẩu được tiếp xúc trực tiếp.
Thông qua phiếu điều tra, phỏng vấn trực tiếp chuyên gia để thu kết quả đánh giá về tình hình hoạt động của công ty.
1.6.1.2 Thu thập dữ liệu thứ cấp
- Nguồn dữ liệu nội bộ của công ty cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương Vinatrans Hà Nội
- Báo cáo và tài liệu có liên quan đến tình hình hoạt động dịch vụ giao nhận tại công ty
- Báo cáo và ấn phẩm kinh tế khác trên các website
- Tài liệu của các tổ chức và doanh nghiệp khác
- Các luận văn, chuyên đề, nghiên cứu khóa học về đề tài liên quan của sinh viên Trường Đại học Thương Mại từ khóa 47 trở về trước
Phương pháp xử lý số liệu
1.6.2.1 Phương pháp thống kê Phương pháp thống kê là phương pháp thu thập, phân loại thông tin và số liệu nhằm mục đích đánh giá tổng quát về một mặt nào đó của đối tượng nghiên cứu.
Khóa luận này áp dụng phương pháp đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Ngoại thương Vinatrans Hà Nội Dữ liệu được thu thập từ tài liệu nội bộ của công ty trong giai đoạn 2012-2015.
1.6.2.2 Phương pháp phân tích Phương pháp phân tích là cách thức sử dụng quá trình tư duy logis để nghiên cứu và so sánh các mối quan hệ đáng tin cậy giữa các dữ liệu thống kê được từ tài liệu nội bộ về hiệu quả hoạt động của công ty nhằm đánh giá tính hợp lý và không hợp lý của các dữ liệu này.
1.6.2.3Phương pháp tổng hợp Tổng hợp lại những phân tích để đưa ra những nhận xét và đánh giá về thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương Vinatrans Hà Nội, từ đó đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện cũng như nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
Kết cấu khóa luận
Chương 1: Tổng quan về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương Vinatrans Hà Nội
Chương 2 trình bày cơ sở lý luận về quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, tập trung vào các nguyên tắc và phương pháp quản lý hiệu quả Chương 3 phân tích thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương Vinatrans Hà Nội, đánh giá các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất và đề xuất giải pháp cải tiến.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
Khái quát chung về giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Dịch vụ giao nhận hàng hoá là một hoạt động thương mại, trong đó người cung cấp dịch vụ nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, thực hiện các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ liên quan để giao hàng cho người nhận theo uỷ thác của chủ hàng, người vận tải hoặc các dịch vụ giao nhận khác, được gọi chung là khách hàng.
Người giao nhận là cá nhân hoặc tổ chức thực hiện dịch vụ giao nhận hàng hóa theo ủy thác từ khách hàng hoặc người chuyên chở Họ có thể là chủ hàng tự mình thực hiện giao nhận, chủ tàu thay mặt cho chủ hàng, công ty xếp dỡ, kho hàng, hoặc những người giao nhận chuyên nghiệp khác Tóm lại, người giao nhận đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng và logistics.
Giao hàng xuất khẩu là một phần quan trọng trong dịch vụ giao nhận, bao gồm các hoạt động thương mại mà người làm dịch vụ thực hiện thay mặt cho người xuất khẩu Họ đảm nhận việc nhận hàng, gom hàng, lưu kho, tổ chức giao hàng cho đơn vị vận tải, cùng với việc thực hiện các thủ tục giấy tờ và dịch vụ liên quan Mục tiêu chính là đảm bảo hàng hóa được giao cho người vận tải để chuyển đến địa điểm theo thỏa thuận, từ đó nhận thù lao cho dịch vụ cung cấp.
Giao hàng xuất khẩu có thể được người giao nhận thực hiện qua nhiều phương thức: bằng đường hàng không, bằng đường sắt, bằng đường biển, bằng container,…
Trong khóa luận này, chúng tôi sẽ tập trung vào phương thức giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, sử dụng tàu để vận chuyển hàng hóa Đây là một trong những phương thức vận tải phổ biến nhất trong thương mại quốc tế.
Vận tải đường biển đóng vai trò quan trọng trong ngành vận tải, chiếm gần 80% tổng khối lượng hàng hóa xuất nhập khẩu trong thương mại quốc tế Dịch vụ giao hàng xuất khẩu qua đường biển không chỉ có những điểm chung với các dịch vụ giao nhận khác mà còn mang những đặc điểm riêng biệt, phụ thuộc vào điều kiện tự nhiên và chịu rủi ro kỹ thuật Ngoài ra, vận tải biển còn bị ảnh hưởng bởi luật pháp của các quốc gia mà tàu đi qua, đồng thời quy trình thực hiện thường phức tạp và tốc độ vận chuyển chậm.
2.1.2 Quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận
Theo điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn quy ước chung của FIATA, người giao nhận có quyền thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn nhất định khi đóng vai trò là đại lý.
- Tự do lựa chọn người ký hợp đồng phụ và tuỳ ý quyết định sử dụng những phương tiện và tuyến đường vận tải thông thường.
- Cần giữ hàng hoá để đảm bảo được thanh toán những khoản tiền khách hàng nợ.
Mặc dù người giao nhận có quyền đại lý đối với chủ của mình, nhưng quyền này không đủ để bảo vệ họ trong thực tế giao nhận hiện đại Do đó, người giao nhận nên giao dịch theo các điều kiện và điều khoản đã biết, cũng như các điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn của các hiệp hội giao nhận quốc gia.
Nghĩa vụ của người giao nhận với tư cách là đại lý theo điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn quy ước chung của FIATA, người giao nhận phải:
- Thực hiện sự uỷ thác của khách hàng với một sự quan tâm hợp lý nhằm bảo vệ lợi ích của khách hàng.
- Tổ chức và lo liệu vận chuyển hàng hoá được uỷ thác theo sự chỉ dẫn của khách hàng.
Người vận tải, với vai trò là đại lý, chỉ chịu trách nhiệm về những sai sót do chính mình hoặc nhân viên của mình gây ra.
Người giao nhận có trách nhiệm đối với khách hàng về việc bồi thường cho những mất mát hoặc hư hỏng hàng hoá nếu nguyên nhân do lỗi của họ hoặc nhân viên của họ Mặc dù theo các điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn, người giao nhận không phải chịu trách nhiệm cho các tổn thất hoặc hậu quả gián tiếp, nhưng việc bảo hiểm cho những rủi ro này là cần thiết vì khách hàng vẫn có quyền khiếu nại.
Người giao nhận có trách nhiệm đối với khách hàng về các sai sót trong nghiệp vụ Dù lỗi lầm hoặc sơ suất có thể không phải do cố ý, nhưng chúng vẫn có thể gây thiệt hại tài chính cho khách hàng.
+ Giao hàng trái với chỉ dẫn: giao hàng không đúng như chỉ dẫn của khách hàng.
+ Quên mua bảo hiểm mà khách hàng đã có chỉ thị mua.
+ Sai sót khi làm thủ tục hải quan gây nên chậm trễ về khai hải quan hặc gây tổn thất cho khách hàng.
+ Gửi hàng sai địa chỉ: chuyển hàng đến sai địa điểm.
Việc tái xuất hàng hóa mà không tuân thủ các thủ tục hoàn thuế cần thiết có thể gây thiệt hại cho khách hàng Hơn nữa, việc không thông báo hoặc thông báo không kịp thời cho người nhận hàng về thời gian giao hàng cũng gây ra nhiều bất tiện Thêm vào đó, việc giao hàng mà không thu tiền từ chủ hàng là một vấn đề nghiêm trọng cần được khắc phục.
Giao hàng thiếu mà không có sự giám định của hải quan hoặc Vinacontrol có thể gây ra nhiều vấn đề Mặc dù người giao nhận không bị ràng buộc phải giao hàng đúng ngày và không chịu trách nhiệm về việc giao hàng chậm, hiện nay họ thường chấp nhận một mức độ trách nhiệm nhất định đối với sự chậm trễ quá đáng Mức độ trách nhiệm này thường được giới hạn bằng số tiền cước phải trả cho hàng hóa giao chậm.
Người giao nhận có giấy phép chịu trách nhiệm trước cơ quan hải quan về việc tuân thủ các quy định khai báo hải quan, bao gồm việc khai báo đúng trị giá, số lượng và tên hàng Điều này nhằm tránh thất thu cho chính phủ Nếu vi phạm các quy định này, người giao nhận có thể bị phạt tiền, và khoản tiền phạt này sẽ không thể đòi lại từ khách hàng.
Người giao nhận có trách nhiệm với bên thứ ba, bao gồm các công ty bốc xếp và cơ quan cảng, trong quá trình vận chuyển hàng hóa Họ có thể bị khiếu nại từ những bên này liên quan đến các vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận.
+ Tổn thất vật chất về tài sản của bên thứ ba và hậu quả của tổn thất đó.
+ Người của bên thứ ba bị chết, bị thương hoặc ốm đau và hậu quả của việc đó.
Người giao nhận phải chịu mọi chi phí liên quan đến việc điều tra và khiếu nại để bảo vệ quyền lợi và giảm thiểu tổn thất, bao gồm chi phí giám định, chi phí pháp lý và phí lưu kho Ngay cả khi không phải chịu trách nhiệm, họ cũng không thể nhận được bồi thường từ bên kia.
Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Để tổ chức thực hiện hoạt động giao hàng xuất khẩu, người giao nhận thường thực hiện các bước sau:
- Xin giấy phép xuất khẩu và nhận L/C: Việc xin giấy phép xuất khẩu được hiểu theo 2 nghĩa :
+ DN phải xin phép được thực hiện hoạt động XNK, tức là phải xin được mã vạch hải quan.
Doanh nghiệp cần xin giấy phép xuất khẩu cho mỗi chuyến hàng Khi nhận L/C, doanh nghiệp thường kiểm tra xem nội dung của L/C có khớp với hợp đồng mua bán hay không; nếu không, cần phải điều chỉnh L/C cho phù hợp.
- Xin giấy chứng nhận xuất xứ
Để chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu, cần dựa vào hợp đồng mua bán hàng hóa ngoại thương đã ký kết với đối tác nước ngoài và thư tín dụng (L/C) Công việc này bao gồm việc kiểm tra, đóng gói và sắp xếp hàng hóa theo đúng yêu cầu của hợp đồng.
+ Thu gom tập trung thành lô hàng xuất khẩu + Bao bì đóng gói
+ Ký mã hiệu hàng hoá + Kiểm tra chất lượng
Trong quy trình xuất khẩu, hai bước quan trọng liên quan chặt chẽ với nhau là thu gom hàng thành lô và kiểm tra chất lượng Việc thu gom hàng hóa dựa trên các hợp đồng đã ký kết, đảm bảo rằng hàng xuất khẩu đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn chất lượng.
Hợp đồng kinh tế giữa công ty giao nhận và các cơ sở trong nước đóng vai trò quan trọng trong quy trình kiểm tra chất lượng Việc kiểm tra này bao gồm kiểm tra tại cơ sở và kiểm nghiệm khi nhập kho cũng như xuất kho để giao cho nhà nhập khẩu Đặc biệt, kiểm tra tại cơ sở sản xuất là yếu tố then chốt; do đó, khi thu mua hàng hóa, cần có sự giám định từ các công ty uy tín Chỉ khi hàng hóa đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng, việc thanh toán mới được thực hiện.
Doanh nghiệp cần hoàn tất bộ hồ sơ hải quan và nộp tại cục hải quan hoặc hải quan cảng Tại đây, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục xác minh thuế; nếu không có nợ thuế, họ mới được tiếp tục thủ tục hải quan Nếu hồ sơ hợp lệ, nhân viên tiếp nhận sẽ cấp tờ khai hải quan và ghi vào sổ Doanh nghiệp sau đó mang tờ khai lên bàn vi tính để nhập dữ liệu và nhận biên lai tiếp nhận hồ sơ Hồ sơ sau khi được tiếp nhận sẽ được chuyển đến bộ phận tính thuế, nơi việc tính thuế sẽ dựa trên biểu thuế XNK do cục thuế ban hành, trước khi chuyển sang phòng giám quản.
Sau khi hồ sơ được chuyển đến phòng giám quản, doanh nghiệp cần mang biên nhận đến phòng giám quản, đóng lệ phí và mời nhân viên hải quan kiểm tra hàng hóa tại kho riêng Nếu hàng hóa được phép xuất, doanh nghiệp sẽ cho hàng vào container dưới sự giám sát của hải quan, và hải quan sẽ niêm phong cặp chì Cuối cùng, container sẽ được đưa vào bãi "hạ bãi" Để thực hiện điều này, doanh nghiệp phải thuê bãi tại cảng, liên hệ với ban quản lý bãi để đưa container vào đúng vị trí đã thuê, và sau đó nộp bộ chứng từ hải quan để đăng ký xếp hàng lên tàu.
Để đảm bảo giao hàng và lập bộ chứng từ thanh toán hiệu quả, doanh nghiệp cần ký hợp đồng xếp dỡ với cảng để thực hiện việc bốc hàng lên tàu Bộ chứng từ thanh toán phải hoàn toàn khớp với nội dung của L/C, nếu không doanh nghiệp sẽ không nhận được tiền hàng Các giấy tờ cơ bản trong bộ chứng từ thanh toán bao gồm hối phiếu, hóa đơn thương mại, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ và giấy chứng nhận chất lượng số lượng.
2.2.2.1 Ðối với hàng hoá không phải lưu kho bãi tại cảng Ðây là hàng hoá XK do chủ hàng ngoại thương vận chuyển từ các nơi trong nước để xuất khẩu, có thể để tại các kho riêng của mình chứ không qua các kho của cảng.
Từ kho riêng, chủ hàng hoặc người được uỷ thác có thể thực hiện giao hàng trực tiếp cho tàu Quy trình giao nhận hàng hóa diễn ra tương tự như khi hàng được vận chuyển qua cảng.
- Ðưa hàng đến cảng: do các chủ hàng tiến hành
Để thực hiện các thủ tục xuất khẩu và giao hàng cho tàu, chủ hàng ngoại thương cần đăng ký với cảng về máng, địa điểm và cầu tàu để xếp dỡ hàng hóa Bên cạnh đó, việc hoàn tất các thủ tục liên quan đến xuất khẩu như hải quan và kiểm dịch cũng là điều cần thiết để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ.
Tổ chức vận chuyển và xếp hàng lên tàu là quy trình quan trọng, bắt đầu bằng việc liên hệ với thuyền trưởng để lấy sơ đồ xếp hàng Quá trình xếp hàng lên tàu được thực hiện bởi công nhân cảng, trong khi nhân viên giao nhận cần theo dõi sát sao để xử lý các vấn đề phát sinh Đồng thời, việc ghi chép vào phiếu kiểm kiện (tally sheet) cũng là một bước không thể thiếu trong quá trình này.
+ Lập biên lai thuyền phó ghi số lượng, tình trạng hàng hoá xếp lên tầu (là cơ sở để cấp vận đơn) Biên lai phải sạch
+ Người chuyên chở cấp vận đơn, do chủ hàng lập và đưa thuyền trưởng ký, đóng dâú.
Để đảm bảo quy trình thanh toán hàng hóa diễn ra suôn sẻ, cần lập bộ chứng từ thanh toán theo đúng hợp đồng hoặc theo quy định của L/C Đồng thời, thông báo cho người mua về việc giao hàng và khuyến nghị mua bảo hiểm cho hàng hóa nếu cần thiết.
Để tính toán thưởng cho việc phát xếp dỡ hàng nhanh hay chậm, cần lưu ý rằng đối với hàng hóa phải lưu kho bãi tại cảng, quá trình giao hàng được chia thành hai bước chính Đầu tiên, chủ hàng ngoại thương hoặc nhà cung cấp trong nước sẽ giao hàng xuất khẩu cho cảng Sau đó, cảng sẽ tiến hành giao hàng cho tàu.
*Giao hàng XK cho cảng bao gồm các công việc:
- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác ký kết hợp đồng lưu kho bảo quản hàng hoá với cảng
-Trước khi giao hàng cho cảng, phải giao chi cảng các giấy tờ:
+ Danh mục hàng hoá XK (cargo list) + Thông báo xếp hàng của hãng tầu cấp ( shipping order) nếu cần + Chỉ dẫn xếp hàng (shipping note)
-Giao hàng vào kho, bãi cảng
* Cảng giao hàng cho tàu:
Trước khi giao hàng cho tầu, chủ hàng phải + Làm các thủ tục liên quan đến XK: hải quan, kiểm dịch, kiểm nghiệm (nếu có
+ Báo cho cảng ngày giờ dự kiến tầu đến (ETA), chấp nhận NOR + Giao cho cảng sơ đồ xếp hàng- Tổ chức xếp và giao hàng cho tầu:
Trước khi tiến hành xếp hàng, cần tổ chức vận chuyển hàng từ kho ra cảng, lấy lệnh xếp hàng và ấn định số máng xếp Đồng thời, cần bố trí xe, công nhân và người áp tải nếu cần thiết để đảm bảo quá trình xếp hàng diễn ra suôn sẻ.
Quá trình bốc dỡ và giao hàng cho tàu được thực hiện bởi công nhân cảng, với sự giám sát chặt chẽ từ đại diện hải quan Hàng hóa sẽ được xếp lên tàu một cách an toàn và đúng quy trình.
Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu vận chuyển bằng đường biển
2.3.1 Các yếu tố bên trong
Nguồn vốn là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh tổng thể của công ty, đặc biệt trong hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển.
Công ty vừa và nhỏ với nguồn vốn hạn chế gặp khó khăn trong việc đáp ứng nhu cầu thị trường, dẫn đến khả năng chỉ thực hiện một số công đoạn trong chuỗi logistics.
Chất lượng nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra lợi thế cạnh tranh cho các công ty, đặc biệt trong lĩnh vực dịch vụ giao nhận Con người là trung tâm của mọi hoạt động, vì vậy việc nâng cao kỹ năng và năng lực của đội ngũ nhân viên sẽ góp phần quyết định đến sự thành công và phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Nhân sự trong ngành giao hàng xuất khẩu cần có kiến thức vững về xu hướng phát triển giá cước, thành thạo thuật ngữ hợp đồng ngoại thương, nghiệp vụ thuê tàu, và nắm rõ luật hàng hải quốc tế Họ cũng phải hiểu các thủ tục và yêu cầu cụ thể liên quan đến giao hàng xuất khẩu cho từng loại hàng hóa trên các tuyến đường vận chuyển khác nhau.
Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển không chỉ đơn thuần là quản lý quy trình mà còn bao gồm việc quản lý nhân sự tham gia vào quy trình này, đặc biệt là trong khâu tổ chức giao hàng.
2.3.1.3 Năng lực, cơ chế quản lý
Nhà quản trị là người lập kế hoạch, chỉ đạo và giám sát quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, vì vậy năng lực quản lý đóng vai trò quyết định trong hiệu quả toàn bộ quy trình Một nhà quản trị giỏi sẽ xây dựng kế hoạch và tổ chức giao hàng phù hợp với môi trường kinh doanh, tối ưu hóa nguồn lực của doanh nghiệp Năng lực quản lý tốt giúp nhà quản trị có tầm nhìn rộng, dự đoán biến động và điều chỉnh kịp thời tiến trình giao nhận hàng, đảm bảo đạt được các mục tiêu của tổ chức.
2.3.2 Các yếu tố bên ngoài
2.3.2.1 Cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật, hạ tầng thông tin
Hạn chế về nguồn vốn gây khó khăn cho công ty trong việc xây dựng cơ sở hạ tầng và phương tiện kỹ thuật Vấn đề này ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận, khi công ty phải thuê hoặc mượn cơ sở hạ tầng, dẫn đến chi phí cao và giảm lợi nhuận Điều này cũng tác động đến việc phân bổ ngân sách của nhà quản trị.
Trong ngành dịch vụ giao nhận, công nghệ thông tin đóng vai trò thiết yếu, ảnh hưởng đến mọi hoạt động từ tìm kiếm khách hàng đến liên lạc với hãng tàu Việc áp dụng công nghệ thông tin hiện đại không chỉ giúp nâng cao hiệu quả mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh cho công ty Do đó, việc đầu tư vào các phương tiện kỹ thuật cao để hỗ trợ tìm kiếm, truyền tải và bảo mật thông tin là vô cùng cần thiết.
2.3.2.2 Cơ chế quản lý nhà nước về hoạt động xuất khẩu
Kể từ khi gia nhập WTO và gần đây là hiệp định TPP, hoạt động thương mại quốc tế của Việt Nam đã có sự phát triển mạnh mẽ Chính phủ đã triển khai nhiều chính sách hỗ trợ xuất khẩu, đồng thời cải cách các luật như Luật Thương mại, Luật Hải quan và Luật thuế xuất nhập khẩu, nhằm xây dựng một khung pháp lý vững chắc cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất khẩu.
Theo chính sách quản lý hàng xuất khẩu hiện nay, hầu hết các mặt hàng đều được làm thủ tục hải quan trực tiếp tại cơ quan Hải quan mà không cần xin giấy phép từ Bộ, ngành chủ quản Điều này giúp giảm thiểu thời gian và chi phí cho doanh nghiệp trong quá trình giao nhận, đồng thời đảm bảo tiến độ giao hàng.
Hiện nay, trên toàn quốc có hơn 600 doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giao nhận, trong đó 80% là doanh nghiệp tư nhân, chủ yếu là các doanh nghiệp vừa và nhỏ với hạn chế về vốn và công nghệ Thị trường giao nhận Việt Nam được đánh giá có tiềm năng cao, thu hút sự quan tâm của các nhà đầu tư nước ngoài, những người đang hoạt động sôi nổi tại đây Đặc biệt, các tập đoàn logistics lớn từ nước ngoài với cơ sở vật chất hiện đại, kinh nghiệm dày dạn và khả năng cung cấp toàn bộ chuỗi dịch vụ logistics đang trở thành những đối thủ cạnh tranh đáng gờm cho các doanh nghiệp nội địa.
2.3.2.4 Mối quan hệ với các bên liên quan
Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty liên quan đến nhiều bên như người gửi hàng, đại lý chỉ định, người chuyên chở, cảng biển và hải quan Các bên này phối hợp chặt chẽ để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn và đúng thời gian Việc hiểu rõ vai trò của từng bên trong quy trình này là rất quan trọng để tối ưu hóa hiệu quả giao hàng.
Tạo dựng tốt mối quan hệ này sẽ giúp cho công ty thực hiện quy trình giao hàng thuận lợi, nhanh chóng, dễ dàng và ngược lại.
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNGXUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VẬNTẢI NGOẠI THƯƠNG VINATRANS HÀ NỘI
Đánh giá tổng quan tình hình hoạt động của công ty
VNT Hà Nội, với hơn 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận vận tải đa phương thức quốc tế, là một trong những doanh nghiệp hàng đầu cung cấp giải pháp logistics tại Việt Nam Được thành lập vào tháng 4 năm 2003, VNT Hà Nội phát triển từ chi nhánh Công ty Vinatrans của Bộ Thương mại, khẳng định vị thế vững chắc trong thị trường logistics quốc tế.
Hà Nội được thành lập từ năm 1996.
Một số thông tin về công ty như sau:
Tên doanh nghiệp Công ty cổ phần Giao nhận vận tải Ngoại thương
Tên giao dịch The Foreign Trade Forwarding and Transportation
Tên viết tắt Vinatrans Hà Nội
Trụ sở chính Số 2 Bích Câu - Quốc Tử Giám - Đống Đa - Hà Nội Điện thoại 043 7321090
Giấy phép thành lập số 0103002086
Tổng số nhân viên 145 Đại diện theo pháp luật Ông Nguyễn Xuân Giang –TGĐ
- Dịch vụ giao nhận vận tải bằng đường biển cung cấp các gói dịch vụ như:
+ Hàng nguyên Container: Dựa trên những hợp đồng dài hạn với những hãng tàu khác nhau như: RCL, Rickmer,…
Hàng lẻ là những lô hàng không đủ để xếp nguyên một container Công ty cung cấp các tuyến gom hàng từ các cảng chính của Việt Nam đi nước ngoài và ngược lại.
Dịch vụ cửa đến cửa (Door to door) mang đến giải pháp vận chuyển hoàn hảo, đảm bảo an toàn và nhanh chóng, sử dụng các thiết bị hiện đại để phục vụ khách hàng.
- Dịch vụ giao nhận vận tải đường hàng không
- Dịch vụ tổ chức triển lãm
Dịch vụ thương mại liên quan đến giao nhận và vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu bao gồm các thủ tục hải quan, tái chế, bao bì và kiểm kiện hàng hóa Những dịch vụ này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quy trình xuất nhập khẩu diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Hệ thống kho bãi của VNT Logistics tọa lạc tại vị trí thuận lợi gần các cảng biển và trung tâm thành phố, được trang bị hệ thống ánh sáng, chữa cháy và thông gió hiện đại, đảm bảo là lựa chọn hàng đầu cho khách hàng trong việc lưu trữ hàng hóa.
- Kho CFS (cho cả hàng đường biển và đường hàng không).
- Hệ thống kho : + 10.000 m2 kho được bảo hiểm (bao gồm cả kho CFS và kho ngoại quan ) + 50.000 m2 sân bê tông để lưu trữ hàng.
- Hỗ trợ thiết bị : + Đầu kéo container : 60 chiếc + Cần cẩu,xe nâng : 22 chiếc + Xe tải và xe container : 80 chiếc
Trong hơn 12 năm hoạt động, công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Ngoại thương - Vinatrans Hà Nội đã không ngừng phát triển và mở rộng đội ngũ nhân sự Hiện tại, công ty có tổng cộng 145 cán bộ công nhân viên, trong đó 62,50% là những người tốt nghiệp từ các trường đại học về Ngoại thương và Kinh tế.
Tài chính Năm 2003,Cổ phần hóa chi nhánh Công ty giao nhận ngoại thương Thành phố Hồ Chí Minh thành Giao nhận vận tải ngoại thương – VNT Logistics.
Năm 2007, công ty đã nâng vốn điều lệ từ 15 tỷ lên 20,72 tỷ đồng thông qua việc phát hành cổ phiếu thưởng với tỷ lệ 70%, phát hành cho cổ đông hiện hữu theo tỷ lệ 2:1, và cấp phát cho cán bộ công nhân viên có đóng góp cũng như đối tác chiến lược Đến nay, vốn điều lệ của công ty đã đạt 25,25 tỷ đồng, một con số ấn tượng trong lĩnh vực kinh doanh vận tải.
3.1.2 Kết quả hoạt động kinh doanh giao nhận hàng hóa trong những năm gần đây
Công ty Vinatrans Hà Nội, với kinh nghiệm dày dạn trong lĩnh vực logistics, hiện là một trong những công ty hàng đầu trong giao nhận hàng hóa tại Việt Nam Đội ngũ nhân viên tận tâm, cùng với đội xe mạnh mẽ và hệ thống chi nhánh rộng khắp, Vinatrans cam kết cung cấp dịch vụ chất lượng cao, nhanh chóng và giá cả cạnh tranh Sự hợp tác với các đơn vị như Vinafreight, Vinalink, và Vinatrans Đà Nẵng đã tạo nên Vinatrans Group, một tập đoàn mạnh mẽ trong ngành giao nhận với mạng lưới phủ sóng toàn quốc Đặc biệt, dịch vụ giao nhận vận chuyển đường biển của VNT Logistics mang đến nhiều gói dịch vụ đa dạng cho khách hàng.
Đối với hàng nguyên container (FCL), chúng tôi thiết lập các hợp đồng dài hạn với nhiều hãng tàu khác nhau như RCL và Rickmer, nhằm đảm bảo thời gian vận chuyển nhanh chóng nhất cho các loại container 20’ và 40’.
Vinatrans Hà Nội cung cấp dịch vụ gom hàng cho những lô hàng lẻ không đủ để xếp nguyên container Chúng tôi thu gom hàng từ các cảng chính nước ngoài và vận chuyển về các cảng lớn tại Việt Nam, bao gồm Hải Phòng và Hồ Chí Minh.
Vinatrans Hà Nội cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng rời cho những lô hàng không thể đóng trong container, từ các cảng chính của châu Âu, Bắc Mỹ và một số cảng ở Châu Á về Việt Nam.
Vinatrans Hà Nội cung cấp dịch vụ vận chuyển từ cửa đến cửa cho các lô hàng lẻ, hàng container và hàng rời Với hệ thống đại lý toàn cầu cùng các phương tiện và thiết bị hiện đại, chúng tôi đảm bảo mang đến dịch vụ an toàn và nhanh chóng.
Các chỉ tiêu doanh số, lợi nhuận cụ thể của công ty trong 4 năm qua như sau:
Bảng 3.1 Báo cáo kinh doanh của công ty Vinatrans Hà Nội từ năm 2012 – 2015 ( đơn vị: tỷ đồng)
( Nguồn: phòng Kế toán- Tài chính)
Doanh thu năm 2014 đạt gần 14 tỷ đồng, tăng 23% so với năm 2013, chủ yếu nhờ vào sự gia tăng doanh thu từ dịch vụ đường không, trong khi dịch vụ đường biển đứng ở vị trí thứ hai Lợi nhuận sau thuế năm 2014 đạt 16,48 tỷ đồng, tăng 95% so với năm trước.
Năm 2013 và nửa đầu năm 2014 chứng kiến sự phát triển mạnh mẽ của các doanh nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ vận tải và giao nhận, nhờ vào nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa tăng cao.
Mặc dù nửa cuối năm 2014 và đầu năm 2015 là thời gian khó khăn cho ngành vận tải, Công ty cổ phần Giao nhận Vận tải Ngoại thương vẫn ghi nhận sự tăng trưởng ổn định về doanh thu và lợi nhuận Sự tăng trưởng này chủ yếu đến từ việc các khách hàng và đối tác lâu năm của công ty đã tăng cường đặt hàng vận tải cả trong và ngoài nước trong năm 2014.
Đánh giá thực trạng
Công ty Vinatrans Hà Nội, với hơn 12 năm hoạt động và uy tín vững chắc trên thị trường, đã tạo điều kiện thuận lợi trong việc tiếp cận khách hàng so với các đối thủ khác Sự phát triển mạnh mẽ của công ty khẳng định vị thế của mình nhờ vào bộ máy quản lý gọn nhẹ và năng lực lãnh đạo hiệu quả Vinatrans Hà Nội đang chuẩn bị sẵn sàng để đối mặt với xu thế cạnh tranh ngày càng khốc liệt trong ngành giao nhận.
- Nguồn lực tài chính của công ty đủ mạnh để tham gia đấu thầu và thựchiện các công trình lớn.
Công ty đã thực hiện tốt vai trò đại lý tại Việt Nam cho các hãng tàu và hãng giao nhận nước ngoài, đảm bảo nguồn thu ổn định hàng tháng Doanh thu và lợi nhuận tăng trưởng đều qua từng năm, làm hài lòng các nhà lãnh đạo và nhà đầu tư Dịch vụ giao nhận đường biển giữ vững tỷ trọng 30-35% tổng doanh thu, với khối lượng hàng hóa xuất khẩu tăng trưởng ổn định, phản ánh sự phát triển tích cực của công ty.
Thị trường xuất khẩu của Vinatrans Hà Nội đang ngày càng mở rộng, với sự gia tăng đáng kể trong tỷ trọng của các mặt hàng nông sản và hàng tiêu dùng trong cơ cấu xuất khẩu qua đường biển.
Đội ngũ lãnh đạo của Vinatrans Hà Nội có nhiều năm kinh nghiệm, tạo dựng mối quan hệ vững chắc với các đối tác trong và ngoài nước Là đối tác tin cậy của các đại lý tàu biển lớn trên thế giới, công ty luôn tự tin vào khả năng cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp Mọi hoạt động và dự án hợp tác đều được chuẩn bị kỹ lưỡng và có hợp đồng ký kết rõ ràng.
3.3.2 Khó khăn, tồn tại và nguyên nhân phát sinh
Mặc dù công ty đã đạt được nhiều thành công trong việc quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, nhưng vẫn còn tồn tại một số vấn đề cần khắc phục.
Một trong những hạn chế lớn trong quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty là việc ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức và giám sát giao hàng Mặc dù các phần mềm quản lý và điều hành giao nhận hàng hóa có tính khoa học cao, nhưng nguồn lực hạn chế đang cản trở khả năng ứng dụng hiệu quả của công ty.
Hoạt động xuất khẩu của công ty thực hiện dưới hình thức ủy thác, nghĩa là giao hàng xuất khẩu, dẫn đến doanh thu từ hoạt động này tương đối thấp.
Nguyên nhân là do công ty chưa tận dụng được nguồn lực nội tại, hoạt động tìm kiếm bạn hàng để xuất khẩu trực tiếp còn hạn chế.
Khi chuyển đổi đối tác trong lĩnh vực giao hàng xuất khẩu, công ty sẽ phải đối mặt với những biến động nhất định Do đó, ban quản trị cần chủ động trong việc cân đối nguồn lực để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Năm 2015 là một thách thức lớn cho các doanh nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực vận tải, khi kết quả kinh doanh bị ảnh hưởng nặng nề từ hoạt động xuất khẩu và nhập khẩu Cuối năm, nhiều đơn hàng từ đối tác nước ngoài bị hủy hoặc giảm mạnh, với ngành dệt may giảm khoảng 20% - 30% về số lượng và giá cả, trong khi ngành thủy sản cũng giảm khoảng 30% Nguyên nhân chính là do sự gia tăng cạnh tranh trong ngành, khi ngày càng nhiều doanh nghiệp tham gia vào lĩnh vực giao nhận.
Hiện nay, công ty đang đối mặt với thách thức lớn về quy mô hoạt động và áp lực cạnh tranh từ các đối thủ Vận tải biển là dịch vụ chủ chốt, mang lại nguồn doanh thu đáng kể nhờ vào lợi thế địa lý tự nhiên với hệ thống sông ngòi và cảng biển thuận lợi cho việc giao thương với các quốc gia như Trung Quốc và Singapore Tuy nhiên, việc tối ưu hóa điều kiện thuận lợi mà thiên nhiên mang lại cho các doanh nghiệp vận chuyển tại Việt Nam, đặc biệt là công ty cổ phần giao nhận, đang trở thành một vấn đề cấp thiết.
Công ty chưa thiết lập các chỉ tiêu định lượng cụ thể để quản lý và giám sát quy trình giao hàng, mà chỉ dừng lại ở việc đưa ra các tiêu chuẩn định tính chung.
Mặc dù quy trình hoàn thiện bộ chứng từ, làm thủ tục hải quan, và giao hàng cho cảng và tàu của công ty được thực hiện khá tốt, nhưng vẫn còn tồn tại những hạn chế ảnh hưởng đến hiệu quả toàn bộ quy trình xuất khẩu Bộ chứng từ hàng hóa bao gồm nhiều loại giấy tờ, do đó nhầm lẫn là điều khó tránh khỏi, ngay cả với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm Những vấn đề này có thể phát sinh từ việc chính sách mới chưa được cập nhật hoặc khi khách hàng giao thiếu hàng mà nhân viên chưa kịp phát hiện Vì vậy, công ty cần chú trọng hơn trong từng khâu để đảm bảo hiệu quả về thời gian và chi phí.
Các khó khăn và hạn chế trong lĩnh vực logistics chủ yếu xuất phát từ nguyên nhân chủ quan, nhưng cũng có sự ảnh hưởng lớn từ phía Nhà nước Hiện nay, chưa có văn bản pháp luật cụ thể hướng dẫn cho doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giao nhận, dẫn đến tình trạng chồng chéo giữa các văn bản luật hiện hành, gây khó khăn cho doanh nghiệp Thủ tục hành chính phức tạp tác động tiêu cực đến lợi ích của doanh nghiệp, trong khi các chính sách xuất khẩu và thuế quan của Nhà nước vẫn chưa đồng bộ Hơn nữa, tình trạng gian lận trong kê khai thuế từ phía cán bộ hải quan cũng làm tăng chi phí cho doanh nghiệp.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT VỚI VẤN ĐỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG
Dự báo triển vọng và quan điểm giải quyết vấn đề
4.1.1 Dự báo nhu cầu phát triển hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển ở ViệtNam
Ngày nay, sự phát triển của khoa học kỹ thuật đã tạo ra những bước đột phá trong sản xuất, nâng cao cả khối lượng và chất lượng hàng hóa Sự phân công lao động xã hội ngày càng sâu sắc đã dẫn đến việc tập trung hàng hóa tại một nơi và tiêu thụ ở nơi khác Để thực hiện điều này, hàng hóa cần được vận chuyển và giao nhận từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng Hoạt động giao nhận vận tải không chỉ khắc phục mâu thuẫn về không gian và thời gian giữa sản xuất và tiêu dùng mà còn thúc đẩy sự phát triển của thương mại quốc tế Tuy nhiên, triển vọng của dịch vụ giao nhận lại phụ thuộc lớn vào khối lượng hàng hóa cần được vận chuyển.
Xuất khẩu năm 2016 ghi nhận sự tăng trưởng mạnh mẽ so với năm 2015 nhờ vào sự phục hồi của nền kinh tế toàn cầu Các hiệp định thương mại tự do có hiệu lực trong năm 2016 đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc mở rộng thị trường xuất khẩu, đặc biệt là đối với các sản phẩm dệt may, giày dép và nông, lâm, thủy sản của Việt Nam.
Biểu đồ: 4.1 Dự báo thị trườngxuất khẩu của Việt Nam năm 2016-2020
Việt Nam có vị trí địa lý thuận lợi để khai thác lợi thế của châu Á, khu vực thương mại năng động nhất thế giới Trong 20 năm tới, Trung Quốc, Ấn Độ, Malaysia, Indonesia, Bangladesh và Hàn Quốc sẽ là những thị trường xuất khẩu tăng trưởng nhanh nhất của Việt Nam Theo HSBC, xuất khẩu sang các nước châu Á từ 2013 đến 2020 sẽ dẫn đầu với mức tăng trên 15% Xuất khẩu sang châu Âu (trừ Nga) dự kiến đạt gần 10%/năm trong cùng giai đoạn Xuất khẩu đến Úc, New Zealand và khu vực châu Đại Dương sẽ phục hồi mạnh mẽ với mức trung bình 10%/năm từ 2016 đến 2020 Ngoài ra, xuất khẩu sang châu Mỹ Latinh sẽ tăng trưởng trung bình trên 10% từ 2013 đến 2020, với Brazil là đối tác xuất khẩu năng động nhất của Việt Nam trong khu vực này.
Bảng 4.2 Dự báo khối lượng hàng hóa xuất khẩu của Việt Nam (Đơn vị: Tỷ USD)
Tốc độ tăng BQ/năm (%) 12,2 12,2
Gía trị hàng hóa giao nhận bằng đường biển
Tốc độ tăng trưởng bình quân/năm(%)
(Nguồn: Viện khoa học kinh tế giao thông vận tải)
Theo bảng thống kê, ngành giao nhận vận tải đang có triển vọng tích cực với mức tăng trung bình trên 10% mỗi năm Tuy nhiên, giá trị sản lượng giao nhận bằng đường biển dự kiến sẽ tăng về khối lượng nhưng tốc độ tăng giá trị và tỷ trọng tổng giá trị giao nhận lại có xu hướng giảm, khi mà tỷ trọng này sẽ được chia sẻ với ngành hàng không và đường sắt liên vận quốc tế Dù vậy, không có lý do nào để nghi ngờ rằng ngành giao nhận vận tải biển sẽ không phát triển mạnh mẽ trong những năm tới, bởi những lợi thế nổi bật của phương thức vận tải này và những ưu điểm riêng của Việt Nam trong lĩnh vực vận tải biển.
4.1.2 Phương hướng phát triển của công ty cổ phần giao nhận vận tải ngoại thươngVinatrans Hà Nội
- Công việc đầu tiên là công ty cần phải khắc phục những mặt yếu kém và tồn tại vẫn đang gặp phải.
Nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp bằng cách phát huy tối đa khả năng của đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và trình độ cao, đồng thời xây dựng uy tín vững chắc cho chất lượng dịch vụ giao nhận.
Để thu hút khách hàng, doanh nghiệp cần xây dựng các chính sách khuyến khích hấp dẫn, bao gồm việc cung cấp dịch vụ miễn phí như tư vấn về nhà cung cấp, hãng tàu vận chuyển, và thậm chí là lưu kho miễn phí trong những trường hợp đặc biệt.
Củng cố và tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật là cần thiết để nâng cao hiệu quả trong công tác giao nhận hàng hóa quốc tế Điều này có thể thực hiện thông qua việc sử dụng các nguồn vốn như ngân sách Nhà nước, vốn tự có, vốn góp liên doanh và vốn vay.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận, cần đa dạng hóa các phương thức giao nhận hàng hóa, đặc biệt chú trọng vào việc sử dụng đường biển và đường hàng không Việc phát triển mạnh mẽ hai phương thức này không chỉ giúp tối ưu hóa thời gian vận chuyển mà còn nâng cao độ tin cậy trong giao nhận hàng hóa.
Củng cố mối quan hệ bền vững và uy tín với các cơ quan chức năng, hãng tàu và hãng hàng không là rất quan trọng Điều này giúp doanh nghiệp được ưu tiên trong những thời điểm khó khăn, đặc biệt khi có nhiều hàng hóa đến cùng lúc, đảm bảo vẫn có chỗ cho hàng hóa của mình.
Một nhiệm vụ quan trọng là tổ chức thường xuyên các buổi thảo luận và chương trình đào tạo ngắn hạn cho cán bộ nhân viên, nhằm truyền đạt kinh nghiệm, nâng cao trình độ nghiệp vụ và ý thức trách nhiệm.
4.1.3 Quan điểm giải quyết vấn đề
Dựa trên nghiên cứu và phân tích, bài viết đánh giá quy trình quản trị giao hàng xuất khẩu qua đường biển tại công ty cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương Vinatrans Những phát hiện này giúp cải thiện hiệu quả và tối ưu hóa quy trình giao nhận hàng hóa, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ xuất khẩu.
Hà Nội đã tiến hành thu thập dữ liệu thứ cấp và thực hiện điều tra sơ cấp trong nội bộ công ty để phân tích thực trạng và kết quả của vấn đề nghiên cứu.
Dự báo triển vọng giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Việt Nam cho thấy cần hiện đại hóa quản trị và hoàn thiện quy trình giao hàng để phù hợp với kế hoạch mở rộng kinh doanh Việc ứng dụng công nghệ thông tin là cần thiết để đảm bảo các hoạt động được lên kế hoạch và kiểm soát một cách khoa học Tuy nhiên, với nguồn lực hạn chế, Vinatrans Hà Nội cần thực hiện đầu tư và hiện đại hóa quy trình giao hàng xuất khẩu một cách từng bước, hợp lý và chắc chắn.
Những kiến nghị nhằm tăng cường hiệu quả quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương Vinatrans Hà Nội
Vinatrans Hà Nội 4.2.1 Những giải pháp quản trị từ phía công ty
Hoàn thiện khâu điều hành giám sát giao hàng là một yếu tố quan trọng mà Vinatrans Hà Nội cần cải thiện, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động Việc giám sát giao hàng xuất khẩu không chỉ giúp công ty phát hiện và điều chỉnh kịp thời những sai sót mà còn kiểm soát tốt hơn các hoạt động trong toàn bộ quy trình giao hàng.
Để nâng cao hiệu quả công việc, công ty cần tổ chức họp giao ban hàng ngày vào đầu giờ Điều này giúp nhận diện và phân tích nguyên nhân cũng như tìm ra giải pháp kịp thời cho những vấn đề gặp phải.
Xây dựng quy trình giao nhận hàng hóa chi tiết và dễ thấy trong công ty là rất quan trọng Cần liệt kê đầy đủ các loại chứng từ cần thiết, số lượng bản chính và bản sao hợp lệ để thực hiện thủ tục thông quan Tính thống nhất trong chi tiết của các chứng từ là yếu tố quyết định, vì một sai sót nhỏ có thể dẫn đến việc bộ chứng từ không được chấp nhận, ảnh hưởng đến thời gian và chi phí Tùy thuộc vào chủng loại và tính chất hàng hóa, bộ chứng từ sẽ khác nhau, do đó cần xây dựng một mẫu chứng từ chung cho các mặt hàng xuất khẩu chủ lực của công ty và lưu ý những khác biệt của từng loại.
Xây dựng tiêu chuẩn định lượng để đánh giá hiệu quả quy trình giao hàng xuất khẩu là rất quan trọng Các tiêu chí này nên được xác định trong khoảng thời gian một tuần hoặc một tháng do tính cấp bách của hoạt động giao nhận Công ty có thể thu thập thống kê về số hợp đồng giao hàng đã hoàn thành, tỷ lệ các vấn đề phát sinh như thiếu hụt hàng hóa, hư hỏng, chậm tiến độ, sai sót chứng từ và vận đơn không sạch Qua đó, công ty có thể đánh giá kết quả thực hiện quy trình, xác định điểm yếu và đề xuất biện pháp khắc phục, đồng thời tiếp tục đo lường để theo dõi sự cải thiện.
Cần củng cố quy trình kiểm tra hàng hóa nhận từ khách hàng để phát hiện kịp thời các vấn đề như thiếu hụt hoặc hư hỏng Việc thông báo nhanh chóng cho khách hàng về tình trạng hàng hóa là rất quan trọng Đồng thời, quá trình đóng gói hàng hóa cần được thực hiện cẩn thận, phù hợp với đặc tính của từng loại hàng và lịch trình giao nhận.
Nâng cao văn hóa doanh nghiệp là điều cần thiết cho các doanh nghiệp giao nhận vừa và nhỏ tại Việt Nam, nơi mà khía cạnh này vẫn còn yếu Để cải thiện, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận và phòng ban trong công ty, xây dựng nội bộ đoàn kết và thống nhất, đồng thời khuyến khích tinh thần trách nhiệm cao, làm việc vì lợi ích chung của công ty thay vì lợi ích cá nhân.
4.2.2 Những giải pháp từ phía các cơ quan hữu quan
Công ty nên chủ động tham gia vào các tổ chức và hiệp hội trong ngành để chia sẻ và học hỏi kinh nghiệm từ các doanh nghiệp khác Điều này không chỉ giúp nâng cao kiến thức mà còn tạo cơ hội cho khách hàng và đối tác biết đến và tìm kiếm công ty.
Nhà nước đang tích cực nâng cấp cơ sở hạ tầng giao thông, đặc biệt là các công trình liên quan đến giao nhận đường biển Cần có sự đầu tư hợp lý để phát triển cơ sở vật chất cho vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, bao gồm xây dựng mới, mở rộng và nâng cấp cảng biển, hiện đại hóa thiết bị xếp dỡ hàng hóa, cũng như xây dựng kho bãi đạt tiêu chuẩn bảo quản.
Xây dựng một hệ thống pháp luật đồng bộ và nhất quán, phù hợp với pháp luật và thông lệ quốc tế là điều cần thiết để tạo ra hành lang pháp lý ổn định, thu hút hàng hóa về Việt Nam Điều này sẽ tạo tâm lý an toàn cho các doanh nghiệp vận tải, giao nhận và mua bán trong và ngoài nước Do đó, Nhà nước cần tiếp tục hoàn thiện hệ thống pháp luật, các chính sách về thuế, thủ tục hải quan và thủ tục hành chính nhằm thúc đẩy và phát triển hệ thống giao nhận.
- Tăng cường chính sách hợp tác quốc tế về kinh tế, chính trị,văn hóa xã hội
Bởi vẫn còn một số quốc gia, vùng lãnh thổ mà nước ta có quan hệ không thân thiết
Thiết lập mối quan hệ tin tưởng trong thương mại là cần thiết để đảm bảo lợi ích cho cả hai bên và quốc gia Điều này không chỉ thúc đẩy xuất khẩu hàng hóa mà còn tạo điều kiện cho ngành vận tải và giao nhận phát triển Hơn nữa, cạnh tranh với doanh nghiệp nước ngoài sẽ là động lực cho các doanh nghiệp trong nước nỗ lực phấn đấu và trưởng thành.
Công chức Hải quan cần hướng dẫn cụ thể và chỉ ra những sai sót của doanh nghiệp, từ đó áp dụng các biện pháp xử lý phù hợp, từ cảnh cáo đến phạt hành chính, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp hoạt động kinh doanh hợp pháp Khi được giao nhiệm vụ, công chức Hải quan nên làm việc nhanh chóng để đảm bảo tiến độ, giúp doanh nghiệp xuất nhập hàng trong thời gian ngắn nhất, tránh tình trạng lưu kho kéo dài gây tốn kém thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
Thủ tục hải quan phức tạp và tốn thời gian ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực giao nhận Do đó, việc đơn giản hóa và hiện đại hóa quy trình hải quan là giải pháp cần thiết để tăng tốc độ thông quan hàng hóa, từ đó giảm thiểu rủi ro và những sự cố không mong muốn.
Trong bối cảnh Việt Nam hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế toàn cầu, lĩnh vực ngoại thương và xuất khẩu ngày càng phát triển mạnh mẽ Ngành giao nhận vận tải ngoại thương đóng vai trò quan trọng, là mắt xích thiết yếu trong thương mại quốc tế, mở ra nhiều cơ hội cho ngành kinh doanh vận tải quốc tế đa dạng và tiềm năng.
Trong bối cảnh hiện tại, công ty cần xác định hướng đi riêng với tiêu chí chất lượng phục vụ hàng đầu Tập trung phát triển vào ngành hàng có thế mạnh và mở rộng thị trường mới sẽ giúp công ty khẳng định vị thế trong ngành Hiện nay, công ty đang chú trọng vào việc đẩy mạnh giao hàng xuất khẩu qua đường biển, mặc dù tỷ trọng chưa cao nhưng vẫn là thế mạnh Để đạt được điều này, công ty cần đầu tư nghiên cứu thị trường vận tải biển và chủ động ứng phó với những biến động nhỏ trong ngành.
Bằng cách áp dụng các biện pháp quản trị hiệu quả nhằm cải thiện quy trình giao hàng xuất khẩu qua đường biển, nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận và mở rộng thị trường, công ty kỳ vọng sẽ hoạt động hiệu quả hơn trong tương lai Mục tiêu là nâng tầm vị thế của công ty, góp phần thúc đẩy sự phát triển của lĩnh vực giao nhận và nền kinh tế Việt Nam.
1 Báo cáo kết quả kết quả hoạt động kinh doanh công ty Cổ phần Giao nhận
Vận tải Ngoại thương Vinatrans Hà Nội năm 2012,2013,2014,2015.
2 PGS.TS Doãn Kế Bôn (2010), Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, Nhà xuất bản Chính trị hành chính, Hà Nội
3 PGS.TS Nguyễn Như Tiến(2011)Giáo trình vận tải và giao nhận trong ngoại thương, Nhà xuất bản Khoa học và Kĩ thuật Hà Nội
4 Trang web tham khảo: http://vntlogistics.com http://www.vietnamshipper.com
5 Khóa luận của các anh chị khóa 47 trở về trước
