đường biển của Công ty
3.4.1 Những thành tựu đạt được
Sau những nỗ lực không ngừng của cán bộ công nhân viên, chi nhánh đã dần xây dựng được thương hiệu của mình trong lĩnh vực giao nhận vận chuyển, đại lý hải quan và đạt được một số kết quả khả quan.
Hoạt động kinh doanh các dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa bằng đường biển của Cơng ty Cổ phần hàng hải MACS mặc dù diễn ra trong bối cảnh thị trường thế giưois có nhiều biến động về cung, cầu, giá cả, chính sách xuất nhập khẩu… nhưng vẫn đạt mức tăng trưởng khá. Với sự năng động sáng tạo, dám nghĩ dám làm, dám chịu trách nhiệm của ban giám đốc Công ty cùng với sự nỗ lực to lớn của cán bộ và đội ngũ nhân viên đã vượt qua mọi thách thức, taanj dụng tối đa mọi lợi thế nên kết quả kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển ln có những bước tiến vượt bậc, cơng tác quản trị nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển phát triển và ngày càng bền vững, góp phần xây dựng uy tín của Cơng ty trên thương trường.
Có thể khẳng định, nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu chuyên chở bằng đường biển của MACS nhìn chung có những chuyển biến tích cực nhờ uy tín thương hiệu. Bộ phận Marketing của Cơng ty đã tích cực làm việc tìm kiếm khách hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ đem lại kết quả tốt, không chỉ Chi nhánh ở Hà Nội mà Chi nhánh ở Hải Phòng, Đà Nẵng…cũng đạt được những thành cơng to lớn. Nhờ đó thị trường giao nhận ngày càng mở rộng trên phạm vi cả nước và quốc tế.
Hơn nữa, từ khi thành lập đến nay, MACS thực sự tạo dựng cho mình một hình ảnh quen thuộc với nhiều bạn hàng, đối tác lớn trong khu vực cũng như trên thế giới. Do thường xuyên đảm nhận công tác khai báo hải quan, nhận hàng tại các cảng biển cho nên hiện nay MACS có mối quan hệ tốt với Hải quan, với cảng và có thể cung cấp cho Cơng ty một hệ thống thầu phụ với chi phí chấp nhận, thuận lợi cho q trình làm thủ tục Hải quan cho hàng hóa nhập khẩu. Thêm vào đó, mối quan hệ làm ăn lâu dài của MACS trong lĩnh vực giao nhận với các hãng tàu lớn trong và ngồi nước (Cơng ty vận tải biển Việt Nam Vosco, hãng tàu STX Pan Ocean của Hàn Quốc, hàng tàu Shing Yang của Malaysia…) có các đại lý của mình
tại nhiều quốc gia trên thế giới, tạo nên sự thơng suốt, nhanh chóng và uy tín trong giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển. Coi các mối quan hệ là một nguồn lực đã góp phần thuận lợi cho đội ngũ quản trị của Cơng ty trong q trình quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển.
3.4.2 Những mặt còn hạn chế
Trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Cơng ty, dù các nhà quản trị, các nhân viên của MACS đã ln nỗ lực để làm tốt những cơng việc có liên quan đến nghiệp vụ nhận hàng, song vẫn không thể tránh khỏi những tồn tại, vướng mắc phát sinh khi thực hiện chúng.
3.4.2.1. Thời gian, tiến độ nhận hàng bị chậm lại so với thời gian quy định
Đây là tồn tại mà bản thân mỗi doanh nghiệp giao nhận nào cũng đều mắc phải. Đặc biệt với nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển thì đây lại là tồn tại rất lớn.
Phát sinh trong khâu chuẩn bị chứng từ:
Vì sự chủ quan xuất phát trực tiếp từ người phụ trách của Công ty. Khi chuẩn bị bộ chứng từ để khai báo Hải quan, do nhân viên MACS kiểm tra khơng kỹ, làm thiếu chứng từ hoặc khai báo sai sót các thơng số ở các loại chứng từ khác nhau. Đây là lỗi rất dễ mắc phải bởi vì bộ chứng từ bao gồm rất nhiều loại giấy tờ kèm theo rất nhiều khoản mục trên đó. Các thơng số khai báo khơng khớp nhau dù chỉ là một điều khoản rất nhỏ cũng gây mất rất nhiều thời gian khi làm thủ tục hải quan do bị Hải quan trả lại hoặc phải mất thời gian sửa chữa hoàn thiện lại bộ chứng từ dẫn đến chậm tiến độ công việc, ảnh hưởng tới những bước tiếp theo của q trình nhận hàng nhập khẩu.
Đơi khi, bộ chứng từ bị thiếu lại do bên khách hàng giao thiếu cho Công ty, song do nhân viên của Công ty đã không kịp thời phát hiện để thông báo cho khách hàng bổ sung, cũng có thể do trình đọ nghiệp vụ của nhân viên mới vào nghề chưa vững để xử lý kịp thời những thiếu sót này.
Phát sinh trong khâu nhận hàng nhập khẩu:
Nếu nhận viên của MACS không chú ý cẩn thận kiểm tra, giám sát q trình nhận hàng thì có thể làm phát sinh nhiều sai sót như nhận hàng khơng đúng, khơng đủ, thiếu về trọng lượng, số lượng, hàng đóng gói khơng đúng phẩm chất, quy cách,
nhận nhầm hàng… Khi đó bên đối tác của chủ hàng sẽ yêu cầu bổ sung hoặc thay thế hàng hóa nhận sai, từ đó làm chậm thời gian nhận hàng theo hợp đồng ký kết.
Phát sinh trong khâu vận chuyển hàng hóa:
Trong q trình vận chuyển hàng hóa nhiều khi gặp những trở ngại ngồi dự định, chẳng hạn như thời tiết xấu, mưa bão, ngập lụt…, kích cỡ các con tàu chở hàng từ nước ngồi q lớn, khơng đi sâu vào cảng được. Khi đó, hãng tàu kết hợp với cảng để có cách giải quyết hợp lý, thời gian hàng bị tồn đợi này rất hay xảy ra khiến hàng nhập chậm lại.
Tiến độ nhận hàng bị chậm còn do việc phối hợp giữa các bộ phận tham gia trực tiếp vào quy trình giao nhận cịn thiếu nhịp nhàng, chưa có sự phói hợp ăn ý giữa các nhân viên phụ trách các khâu khác nhau ( nhân viên làm chứng từ, nhận viên kiểm hàng, nhận viên vận chuyển hàng, bộ phận thuê tàu,…).
Ngoài ra, các nguyên nhân khách quan cũng làm ảnh hưởng tới tiến độ nhận hàng nhập khẩu chuyên chở bằng đường biển như:
- Trong làm thủ tục hải quan, cán bộ Hải quan gây khó khăn trong q trình làm thủ tục khai hải quan, thuế noppj cho cán bộ hải quan phải vòng qua kho bạc Nhà nước.
- Do hãng đại lý gửi NOR xuống muộn hoặc tàu đến trễ.
- Do nhà thầu phụ đến nhận hàng chậm so với thời gian quy định.
3.4.2.2 Trong quá trình nhận hàng, hàng bị hư hỏng, đổ vỡ
Nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển cần đến sự phối hợp của rất nhiều khâu khác nhau trong đó có các khâu phải tác động trực tiếp lên hàng hóa như khâu nhận hàng, bao gói, kiểm hàng, bốc dỡ, vận chuyển hàng…Chúng cũng ít nhiều liên quan, ảnh hưởng và trong nhiều trường hợp làm hàng hóa bị hỏng hóc, sứt mẻ…làm giảm chất lượng nhận hàng của cơng ty.
3.4.2.3. Trình độ đội ngũ cán bộ còn hạn chế, hiệu quả làm việc chưa cao
Tại MACS, đội ngũ lao động được đánh giá là trình độ cịn non yếu, vẫn cịn thiếu các kỹ năng và sự hiểu biết cần thiết nên vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu hội nhập. Thực tế hoạt động ở MACS cho thấy rằng những sai sót thiệt hại gay ra cho Công ty hầu hết là do nhận viên thiếu kinh nghiệm và hạn chế về trình độ chun mơn. Và bên cạnh đó, hiệu quả làm việc cũng chưa phản ánh đúng thực lực của
Cơng ty. Trong q trình tuyển dụng, Cơng ty chưa thực sự chú ý đến chuyên môn, tay nghề, kinh nghiệm thực tế của nhân viên. Mặc dù phần lớn số nhân viên trong Cơng ty tốt nghiệp trình đọ đại học khối kinh tế và quản trị kinh doanh, nhưng trong số đó hầu hết mới chỉ biết một ngoại ngữ, có người chưa thơng thạo một ngoại ngữ.
3.4.3.3. Cơ sở vật chất kỹ thuật không thường xuyên được nâng cao, đổi mới
Do những yếu kém, hỏng hóc thường xun trong trang thiết bị, máy móc văn phịng, cơ sở vật chất kỹ thuật dẫn đến việc thực hiện quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu gặp nhiều khó khăn, chưa được hiện đại hóa. Hạn chế này xuất phát từ nguyên nhân là do Cơng ty hạn chế về tài chính để đầu tư cho trang thiết bị kỹ thuật của Công ty.
Chương 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HÀNG HẢI MACS- CHI NHÁNH HÀ NỘI 4.1 Định hướng của Công ty
4.1.1 Định hướng chung của Công ty
Để tăng cường hiệu quả hoạt động kinh doanh, MACS đã đề ra mục tiêu giữ vững tỷ lệ lãi trên doanh thu trong mấy năm tiếp theo ở mức từ 10%- 20%. Trong đó hoạt động giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển cố gắng đóng góp khoảng 50%- 60% so với tồn bộ các hoạt động của Công ty. Để thực hiện được mục tiêu khó khăn này, Cơng ty đang nỗ lực duy trì và mở rộng thị phần, tập trung đáp ứng các nhu cầu của khách hàng mục tiêu là các doanh nghiệp XNK vừa và nhỏ ở trong nước. Cùng với đó, Cơng ty cũng đã xác định cho mình những phương hướng phát triển như sau:
- Đầu tư, tận dụng, khai thác tối đa cơ sở vật chất, kho bãi, đổi mới thiết bị phương tiện vận tải bốc xếp để tổ chức tốt dịch vụ giao nhận
- Xây dựng, thực hiện cơ chế điều hành kinh doanh, cơ chế giá cả, hoa hồng, tạo địn bẩy thúc đẩy kinh doanh, tăng cường cơng tác quản lý tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ và khả năng cạnh tranh trên thị trường nhằm thu hút khách hàng mới, giữ vững khách hàng truyền thống.
- Mở rộng thị trường giao nhận, đẩy mạnh công tác Marketing, chú trọng tới thị trường Trung Quốc, Châu Âu, Mỹ, tìm kiếm khả năng mở rộng ngành nghề.
- Nâng cao chất lượng dịch vụ đồng thời phát triển hoạt động giao nhận theo nhiều phương thức, nhưng vẫn chủ yếu chú trọng vào phương thức giao nhận bằng đường biển trên cơ sở khai thác triệt để những thế mạnh sẵn có trong kinh doanh như hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật về kho tàng, bến bãi, đội ngũ cán bộ được đào tạo và có kinh nghiệm.
- Tạo nên mối quan hệ phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong văn phòng cơng ty, giữa văn phịng với chi nhánh và giữa các chi nhánh với nhau vì lợi ích chung và lợi ích của từng đơn vị.
- Thường xuyên tổ chức hội thảo, đưa ra các chương trình đào tạo có thể là ngắn hạn cho các cán bộ nhân viên để truyền đạt kinh nghiệm, hồn thiện trình độ nghiệp vụ và nâng cao được ý thức trách nhiệm đối với Công ty.
4.1.2 Quan điểm quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Ngồi những định hướng chung của Cơng ty trong thời gian tới, Cơng ty cịn đưa ra phương hướng nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển. Đó là hồn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Cơng ty, đồng thời đơn giản hóa và hiện đại hóa việc thực hiện quy trình đó.
4.2 Giải pháp cụ thể và đề xuất kiến nghị
4.2.1 Giải pháp cụ thể
* Hồn thiện cơng tác chuẩn bị chứng từ
Chuẩn bị chứng từ cần thiết để làm thủ tục khai báo Hải quan, chứng từ giao nhận hàng, kiểm hàng, chứng từ vận tải… Nếu công ty không đủ chứng từ cần thiết, nhân viên MACS không thể nhận hàng đúng hạn. Do đó, làm tốt khâu chuẩn bị chứng từ sẽ giúp cho quy trình nhận hàng được thơng suốt, dễ dàng hơn. Cơng ty nên có những giải pháp cụ thể để tăng cường trách nhiệm của các nhân viên phụ trách khâu chuẩn bị chứng từ như:
- Phân công hai người cùng thực hiện cơng việc chuẩn bị, kiểm tra, hồn thiện bộ chứng từ, kiểm tra chéo nhau, hỗ trợ nhau nhằm phát hiện kịp thời những thiếu sót trong khâu chuẩn bị chứng từ. Nếu có bất cứ chi tiết, số liệu nào cịn chưa rõ thì phải có sự trao đổi lại với khách hàng và các bêb liên quan, kịp thời bổ sung những chứng từ thiếu sót hoặc khơng phù hợp.
- Cần phân công người theo dõi, cập nhập thông tin thay đổi liên quan đến nghiệp vụ giao nhận từ phía các cơ quan chức năng để kịp thời phổ biến hoặc có những bổ sung, điều chỉnh phù hợp với các chứng từ cần thiết.
* Hồn thiện cơng tác làm thủ tục hải quan
Sau khi chuẩn bị chứng từ cần thiết, nhân viên MACs sẽ tiến hành làm thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu.
- Đối với khâu tính thuế: Các biện pháp để thực hiện tốt khâu này là:
+ Khi tiến hành tra và áp danh mục thuế để khai nộp thuế hải quan, nhân viên cơng ty cần nâng cao tính cẩn thận, kiểm tra kỹ, tránh áp thuế sai, gây phiền hà khi làm thủ tục.
+ Nhân viên công ty phải thường xuyên theo dõi, cập nhật những văn bản hướng dẫn thực hiện việc áp dụng biểu thuế, danh mục hàng hóa XNK của Nhà nước, danh mục, biểu thuế riêng của Hải quan cho các mặt hàng nhập khẩu
+ Khó khăn cịn do chủ quan xuất phát từ phía các cán bộ hải quan thiếu trình độ, thiện chí và sự năng động khi tiếp nhận bộ chứng từ và lô hàng nhập của cơng ty, nhất là những hàng hóa khó xác định mã thuế. Khi đó, MACS sẽ rất cần đến những nhân viên thực sự năng động, giỏi chun mơn, phản ứng nhanh với tình huống, có vậy mới tạo dựng được một mối quan hệ tốt, dành lại được thiện cảm và sự tin tưởng của cán bộ hải quan, giúp công việc nhận hàng nhập khẩu được thực hiện trôi chảy.
- Đối với khẩu kiểm hóa:
Đây sẽ là khâu quyết định hàng hóa có được phép nhập khẩu hay khơng, vì thế nhân viên Công ty cần làm tốt khâu này.
+ Chủ động liên lạc và phối hợp với cán bộ kiểm hoá thực hiện tốt các bước kiểm tra để đảm bảo hàng hóa được giao cho chủ hàng đúng về thời gian hoặc giải phóng hàng kịp thời cho kho, bãi, cảng.
+ Phân cơng cán bộ phụ trách có kinh nghiệm, nắm vững được mặt hàng nhập khẩu và có sự chuẩn bị tốt cho các phương án giải trình trong trường hợp bị hỉa quan chất vấn.
* Hồn thiện cơng tác nhận và kiểm tra hàng
Hàng hóa cần được kiểm tra kỹ xem có phù hợp về chất lượng, phù hợp với các chứng từ được giao, đồng thời có đúng với những điều khoản của hợp đồng hay khơng. Khâu kiểm háo có thực hiện tốt mới đảm bảo cho cơng ty bảo vệ được quyền lợi của mình vì đã có căn cứ xác nhận khi có vấn đề phát sinh đối với chất lượng, số lượng hàng.
- Tiến hành kiểm nghiệm hàng hóa tại đâu, khi nào là nội dung đầu tiên mà nhân viên MACS phải hết sức lưu ý. Bởi chỉ cần sai sót nhỏ về thời gian hoặc địa điểm diễn ra cơng tác kiểm nghiệm cũng làm chậm lại quá trình nhận hàng. Địa điểm kiểm nghiệm có thể tại kho của khách hàng, tại kho của cảng… vào lúc trong hoặc sau khi nhận hàng.
- Công ty cũng phải chủ động khi mời các cán bộ của cơ quan kiểm nghiệm đến kiểm tra hàng sao cho có sự thuận tiện nhất cả về thời gian và địa điểm nhận hàng. Cấn cử thêm cán bộ chuyên trách trong Công ty hỗ trợ và giám sát việc kiểm tra để tránh những đổ vỡ, hư hỏng khơng đáng có ngay thời điểm nhận và kiểm hàng. Vì vậy, những cán bộ có chun mơn, hiểu biết về mặt hàng đồng thời có tính cẩn thận, hiểu về lĩnh vực kiểm hàng nên được lựa chọn.
- Kiểm tra hàng trong q trình nhận hàng phải hết sức chính xác. Nhận viên cần kiểm tra tên hàng xem có đúng hợp đồng, so sánh đối chiếu cẩn thận với packing list vì danh mục hàng hóa thường dài, nhiều loại hàng khác nhau nên dễ bị