3.3 Thực trạng quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
3.3.1 Lập kế hoạch giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty
Tại chi nhánh MACS Hà Nội, công tác lập kế hoạch giao nhận hàng do trưởng phòng giao nhận là anh Vũ Đức Thành trực tiếp đảm nhận. Tuy nhiên, các nhận viên trong Công ty đã được tuyển dụng và làm việc tại một chức vụ nhất định, do vậy mỗi người sẽ làm một mảng riêng và công việc của họ sẽ liên quan, thống nhất vì cơng việc chung. Với những khách hàng lâu năm thì hầu như việc lập kế hoạch giao nhận hàng khơng cần trưởng phịng tiến hành. Còn với những khách hàng mới, Trưởng phòng giao nhận sẽ lên kế hoạch phân công cụ thề nhân viên quản lý công tác chuẩn bị nhận hàng, thông báo thời gian và địa điểm nhận, các công việc phải làm trong tổ chức dỡ và nhận hàng từ người vận chuyển, nhận viên làm chứng từ, thời hạn hoàn thành chứng từ, cơng việc quyết tốn và nhận viên có trách nhiệm. Nói chung, việc lập kế hoạch giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại chi nhánh MACS Hà Nội là khá đơn giản vì các nhận viên đã khá quen với cơng việc mình làm và có trách nhiệm riêng với phần cơng việc của mình.
3.3.2. Tổ chức giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty
Tổ chức thực hiện là khâu gồm nhiều cơng việc nhất trong q trình quản trị. Để đánh giá mức độ quan trọng của từng công việc, em đã tiến hành lập bảng câu hỏi trắc nghiệm có kèm đánh giá điểm. Số lượng bảng câu hỏi phát ra là 20 bản, phát cho nhân viên trong chi nhánh MACS Hà Nội. Số phiếu hợp lệ thu về là 20 phiếu và được tổng hợp thành bảng số liệu.
Sơ đồ 3.2: Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Cơng ty Cổ phần Hàng hải MACS
(Nguồn: Phịng giao nhận)
Dưới đây là bảng số liệu sơ cấp thu thập được về thực trạng quản trị giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Chi nhánh.
Bảng 3.3 Thực trạng quản trị giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Chi nhánh MACS Hà Nội
(trong đó, với mức độ gặp nhiều khó khăn tương ứng với 1điểm, gặp ít khó khăn - 2 điểm, bình thường- 3 điểm, làm tốt- 4 điểm, rất tốt- 5 điểm)
Các chỉ tiêu Mức độ đánh giá ĐTB 5 4 3 2 1 1. Chuẩn bị để nhận hàng 12.5% 50% 37.5% 3.75 2. Làm thủ tục hải quan 12.5% 62.5% 25% 2.875 3. Tổ chức nhận hàng từ tàu 12.5% 37.5% 37.5% 12.5% 3.5 4. Lập bộ chứng từ 37.5% 50% 12.5% 4.25 5. Giao hàng cho chủ hàng 50% 50% 4.5 6. Quyết toán 25% 50% 25% 4
(Nguồn: phiếu điều tra)
Công ty Cổ phần
Hàng hải Macs Nhân viên giao nhận
Khách hàng
Nhận hồ sơ từ khách hàng, kiểm tra hồ sơ, chứng từ
Làm thủ tục khai báo hải quan
Kiểm hóa & nhận hàng tại cảng
Giao hàng cho khách
Nhận xét:
-Chuẩn bị để nhận hàng
Nhân viên của MACS tiến hành khai thác các chứng từ cần thiết và tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hóa ngay khi nhận được thơng báo giao hàng của người bán. Sau đó lên kế hoạch chuẩn bị kho bãi, phương tiện, công nhân để xếp dỡ.
Theo kết quả điều tra thì có 37.5 % ý kiến đánh giá khâu này thực hiện ở mức trung bình, 12.5% đánh giá rất tốt, cịn 50% đánh giá là tương đối tốt. Mức điểm trung bình là 3.75, có thể đánh giá chung là tương đối tốt, vì khâu này được các nhân viên của cảng giúp đỡ rất nhiều khi nhận kho bãi và chuẩn bị nhân công để nhận hàng.
-Làm thủ tục hải quan
Căn cứ vào bộ chứng từ do khách hàng cung cấp, cán bộ MACS kiểm tra đối chiếu với giấy phép nhập khẩu, các văn bản của cơ quan chuyên ngành ngày phương tiện cập cảng, sau đó khai báo vào tờ khai nhập khẩu.
Đối với khâu này thường mắc sai sót khi áp thuế NK, lập thiếu chứng từ, cụ thể số lượng hợp đồng sai sót khi tiến hành làm thủ tục hải quan được nêu rõ trong bảng số liệu 6. mức độ thực hiện khâu này được đánh giá trung bình là 2.875, cịn gặp nhiều khó khăn.
Bảng 3.4 Số lượng hợp đồng sai sót trong khâu làm thủ tục hải quan giao nhận hàng nhập khẩu của Chi nhánh MACS- Hà Nội
Năm Chỉ tiêu 2011 2012 2013 2014 Tổng số hợp đồng giao nhận bằng đường biển 145 163 197 232 Số hợp đồng sai sót 10 8 12 9 + Do thiếu chứng từ 4 3 5 3 + Do áp thuế sai 3 5 4 4 + Do các nguyên nhân khác 3 0 3 2 (Nguồn: Phịng giao nhận)
Nhận xét: Qua đây có thể thấy được những sai sót phổ biến khiến cho khâu
làm thủ tục hải quan gặp nhiều khó khăn là do việc áp thuế sai và thiếu chứng từ. Đây là các lỗi dễ mắc phải bởi vì bộ chứng từ gồm có rất nhiều loại giấy tờ (tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, bảng kê khai hàng hóa,…) lại kèm theo nhiều khoản mục ghi trên đó (tên hàng, tên cảng đi, tên cảng đến, số vận đơn, số giấy phép,…). Nhưng đôi khi việc thiếu chứng từ là do bên khách hàng giao thiếu cho công ty, song do nhân viên công ty đã không kịp thời phát hiện ra để thông báo cho khách hàng bổ sung hoặc báo để khách hàng làm đơn xin hải quan cho nợ chứng từ.
Còn việc áp thuế sai cũng là điều khó tránh khỏi do nhân viên áp thuế đơi khi chưa biết cụ thể về mặt hàng NK nên cũng không biết áp thuế như thế nào, ngun nhân có thể là do trình độ nghiệp vụ của nhân viên mới vào cịn yếu, chưa có kinh nghiệm để xử lý kịp thời những thiếu sót này. Bên cạnh đó, việc các thơng số khai báo khơng khớp nhau, dù chỉ là một điều khoản rất nhỏ thôi cũng gây mất nhiều thời gian đế sửa chữa, hoàn thiện lại, làm chậm tiến độ công việc, ảnh hưởng tới những khâu tiếp theo của quá trình giao hàng NK.
-Tổ chức nhận hàng từ tàu
Sau khi làm xong các thủ tục hải quan, khi tàu đến cảng, nhân viên giao nhận tiến hành kiểm tra sơ bộ về hầm tàu, cơng cụ vận tải và tình trạng hàng hóa xếp bên trong trước khi dỡ hàng (nếu nhận nguyên tàu hoặc nguyên container). Tại đây, cán bộ nhận hàng cần kiểm tra hàng về số lượng, tên hàng có phù hợp với Invoice, Packing List hay khơng, xem xét về chủng loại, kích thước, thơng số kỹ thuật, chất lượng bao bì, ký mã hiệu hàng hóa xem cịn ngun vẹn hay khơng. Nếu có hư hỏng đổ vỡ phải lập biên bản giám định có xác nhận của cảng để khiếu nại sau này. Sau đó mới tiến hành dỡ hàng xuống cảng. Nếu Công ty chưa chuẩn bị được phương tiện vận tải nội địa để vận chuyển đến cho chủ hàng thì Cơng ty nên hay không nên tháo hàng ra khỏi Container trong 5 ngày đầu khi Container còn đang trong bãi cảng. Đối với cảng Hải Phịng thì lệ phí lưu Container tại cảng trong 5 ngày đầu sẽ không phải nộp theo quy định của cảng. Còn nếu đã rút ra khỏi container và để hàng tại cảng thì cơng ty vẫn chịu các chi phí lưu kho bãi.
Trong q trình nhận hàng từ tàu, khi kiểm hàng, nếu có xảy ra đổ vỡ, hư hỏng thì Cơng ty phải tiến hành mời cơ quan giám định, thường là Vinacontrol để giám
định mức tổn thất của hàng hóa để làm cơ sở tiến hành khiếu nại bồi thường các bên liên quan đã gây ra tổn thất.
Ở khâu này có 12.5% ý kiến đánh giá là cịn gặp nhiều khó khăn, 37.5% đánh giá là ở mức độ trung bình, 37.5% đánh giá là tương đối tốt, còn 12.5% đánh giá là rất tốt. Các ý kiến đánh giá tương đối khác nhau, xét về mức điểm chung thì khâu này được 3.5 điểm, có nghĩa là thực hiện chưa được tốt. Một số ý kiến đánh giá cho rằng khi tiến hành nhận hàng và kiểm hàng thì do nhân viên giao nhận đôi khi không hiểu biết tường tận về hàng hóa nên việc giải thích cho cán bộ hải quan đơi khi cịn gặp nhiều khó khăn, và cịn gặp nhiều khó khăn, bỡ ngỡ khi gặp các trường hợp hàng bị hư hỏng do đội ngũ nhân sự của cơng ty cịn khá trẻ, vì vậy địi hỏi người làm giao nhận phải là người có kinh nghiệm, nắm vững kiến thức về hàng hóa mà mình nhận, có khả năng ứng biến nhanh chóng.
-Lập bộ chứng từ
Sau khi giám định xong hàng nhận từ tàu, nhân viên giao nhận của MACS phải lập các chứng từ cần thiết để bảo vệ quyền lợi của chủ hàng như biên bản giám định, giấy chứng nhận hàng thừa thiếu so với khai, biên bản hư hỏng đổ vỡ,… Trong khâu này có 1 phiếu đánh giá là đạt mức trung bình, cịn lại là đánh giá tốt. Mức điểm trung bình là 4.25, cho thấy sự đánh giá chung là tốt, dựa vào việc giám định để lập chứng từ cũng khơng gặp nhiều khó khăn cho nhân viên giao nhận.
- Giao hàng cho chủ hàng
Sau khi lập được các chứng từ để bảo vệ quyền lợi cho chủ hàng, nhân viên giao nhận sẽ tiến hành xếp hàng lên các phương tiện vận tải nội địa để giao hàng cho chủ hàng. Hiện tại Cơng ty có đội xe vận chuyển hàng container nhưng khơng nhiều, nên vào mùa cao điểm Công ty vẫn phải tiến hành thuê xe ngoài để giao hàng đúng thời hạn. Mức điểm trung bình đánh giá trong khâu này là 4.5, cho thấy khâu này được thực hiện rất tốt, mức độ tin cậy khi tiếp cận thông tin này cũng tương đối cao.
-Quyết tốn
Mọi cước phí trong q trình giao nhận Cơng ty phải thanh tốn như lệ phí hải quan, phí bốc dỡ, phí rút hàng ra khỏi container,… Nếu như hàng hóa được rút khỏi container ngay tại cảng thì Cơng ty sẽ bớt được khoản phí giao trả container rỗng, cịn nếu đem container về kho riêng để kiểm hóa thì Cơng ty phải chịu thêm phí
nâng, hạ container, phí vận chuyển hàng từ cảng về kho và giao trả container. Hiện nay Cơng ty chưa có các phương tiện xếp dỡ hiện đại nên Công ty thường thỏa thuận với chủ hàng thực hiện kiểm hóa ngay tại cảng. Tuy nhiên việc kiểm hóa được thực hiện nhanh chóng để khơng phải chịu chi phí lưu kho bãi tại cảng. Mọi chi phí trên Cơng ty dùng tiền mặt thanh tốn và sau đó sẽ nhận được các khoản phí đó của chủ hàng thơng qua tiền gửi ngân hàng.
Khâu này được mọi người đánh giá là ở mức 4 điểm trung bình, thực hiện tương đối tốt, vì việc tính tốn các chi phí để chi trả cảng hay nhân viên xếp dỡ cũng như việc lập các hóa đơn giao cho chủ hàng để được thanh tốn là tương đối đơn giản, khơng khó khăn phức tạp.