4.2.1 Giải pháp cụ thể
* Hồn thiện cơng tác chuẩn bị chứng từ
Chuẩn bị chứng từ cần thiết để làm thủ tục khai báo Hải quan, chứng từ giao nhận hàng, kiểm hàng, chứng từ vận tải… Nếu công ty không đủ chứng từ cần thiết, nhân viên MACS không thể nhận hàng đúng hạn. Do đó, làm tốt khâu chuẩn bị chứng từ sẽ giúp cho quy trình nhận hàng được thơng suốt, dễ dàng hơn. Cơng ty nên có những giải pháp cụ thể để tăng cường trách nhiệm của các nhân viên phụ trách khâu chuẩn bị chứng từ như:
- Phân công hai người cùng thực hiện công việc chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện bộ chứng từ, kiểm tra chéo nhau, hỗ trợ nhau nhằm phát hiện kịp thời những thiếu sót trong khâu chuẩn bị chứng từ. Nếu có bất cứ chi tiết, số liệu nào cịn chưa rõ thì phải có sự trao đổi lại với khách hàng và các bêb liên quan, kịp thời bổ sung những chứng từ thiếu sót hoặc không phù hợp.
- Cần phân công người theo dõi, cập nhập thông tin thay đổi liên quan đến nghiệp vụ giao nhận từ phía các cơ quan chức năng để kịp thời phổ biến hoặc có những bổ sung, điều chỉnh phù hợp với các chứng từ cần thiết.
* Hồn thiện cơng tác làm thủ tục hải quan
Sau khi chuẩn bị chứng từ cần thiết, nhân viên MACs sẽ tiến hành làm thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu.
- Đối với khâu tính thuế: Các biện pháp để thực hiện tốt khâu này là:
+ Khi tiến hành tra và áp danh mục thuế để khai nộp thuế hải quan, nhân viên cơng ty cần nâng cao tính cẩn thận, kiểm tra kỹ, tránh áp thuế sai, gây phiền hà khi làm thủ tục.
+ Nhân viên công ty phải thường xuyên theo dõi, cập nhật những văn bản hướng dẫn thực hiện việc áp dụng biểu thuế, danh mục hàng hóa XNK của Nhà nước, danh mục, biểu thuế riêng của Hải quan cho các mặt hàng nhập khẩu
+ Khó khăn cịn do chủ quan xuất phát từ phía các cán bộ hải quan thiếu trình độ, thiện chí và sự năng động khi tiếp nhận bộ chứng từ và lô hàng nhập của công ty, nhất là những hàng hóa khó xác định mã thuế. Khi đó, MACS sẽ rất cần đến những nhân viên thực sự năng động, giỏi chun mơn, phản ứng nhanh với tình huống, có vậy mới tạo dựng được một mối quan hệ tốt, dành lại được thiện cảm và sự tin tưởng của cán bộ hải quan, giúp công việc nhận hàng nhập khẩu được thực hiện trơi chảy.
- Đối với khẩu kiểm hóa:
Đây sẽ là khâu quyết định hàng hóa có được phép nhập khẩu hay khơng, vì thế nhân viên Cơng ty cần làm tốt khâu này.
+ Chủ động liên lạc và phối hợp với cán bộ kiểm hoá thực hiện tốt các bước kiểm tra để đảm bảo hàng hóa được giao cho chủ hàng đúng về thời gian hoặc giải phóng hàng kịp thời cho kho, bãi, cảng.
+ Phân cơng cán bộ phụ trách có kinh nghiệm, nắm vững được mặt hàng nhập khẩu và có sự chuẩn bị tốt cho các phương án giải trình trong trường hợp bị hỉa quan chất vấn.
* Hồn thiện cơng tác nhận và kiểm tra hàng
Hàng hóa cần được kiểm tra kỹ xem có phù hợp về chất lượng, phù hợp với các chứng từ được giao, đồng thời có đúng với những điều khoản của hợp đồng hay không. Khâu kiểm háo có thực hiện tốt mới đảm bảo cho cơng ty bảo vệ được quyền lợi của mình vì đã có căn cứ xác nhận khi có vấn đề phát sinh đối với chất lượng, số lượng hàng.
- Tiến hành kiểm nghiệm hàng hóa tại đâu, khi nào là nội dung đầu tiên mà nhân viên MACS phải hết sức lưu ý. Bởi chỉ cần sai sót nhỏ về thời gian hoặc địa điểm diễn ra công tác kiểm nghiệm cũng làm chậm lại q trình nhận hàng. Địa điểm kiểm nghiệm có thể tại kho của khách hàng, tại kho của cảng… vào lúc trong hoặc sau khi nhận hàng.
- Công ty cũng phải chủ động khi mời các cán bộ của cơ quan kiểm nghiệm đến kiểm tra hàng sao cho có sự thuận tiện nhất cả về thời gian và địa điểm nhận hàng. Cấn cử thêm cán bộ chuyên trách trong Công ty hỗ trợ và giám sát việc kiểm tra để tránh những đổ vỡ, hư hỏng khơng đáng có ngay thời điểm nhận và kiểm hàng. Vì vậy, những cán bộ có chun mơn, hiểu biết về mặt hàng đồng thời có tính cẩn thận, hiểu về lĩnh vực kiểm hàng nên được lựa chọn.
- Kiểm tra hàng trong quá trình nhận hàng phải hết sức chính xác. Nhận viên cần kiểm tra tên hàng xem có đúng hợp đồng, so sánh đối chiếu cẩn thận với packing list vì danh mục hàng hóa thường dài, nhiều loại hàng khác nhau nên dễ bị nhầm lẫn.
- Số lượng và chất lượng hàng là hai yếu tố cần được đặc biệt quan tâm. Nhân viên Công ty cần căn cứ vào bản thảo hợp đồng và các chứng từ có liên quan để kiểm tra lại cho chính xác. Q trình kiểm hàng cần kiểm tra một số mẫu tiêu biểu để đảm bảo trọng lượng và khối lượng hàng khơng có sai lệch ngồi phạm vi cho phép.
- Kiểm tra cẩn thận bao bì cũng như mã ký hiệu trên bao bì sản phẩm (nếu có) cũng phải được lưu ý đối với nhân viên MACS khi kiểm hàng để chắc chắn hàng nhận cịn ngun vẹn. Nếu bao bì bị rách hay ký mã hiệu thiếu thì cần phải bỏ hàng ra kiểm tra lại đồng thời có sự bổ sung, sửa chữa, thay thế nếu thấy cần thiết.
* Hồn thiện cơng tác nhận hàng với tàu
Nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển yêu cầu phải được thực hiện nhanh chóng, tiết kiệm về chi phí và thời gian của khách hàng theo đúng địa điểm và thời gian đã định nhưng vẫn đảm bảo được hàng hóa trước và sau khi nhập có chất lượng và số lượng như nhau. Để có thể nhận hàng đúng tiến độ mà khách hàng của Cơng ty u cầu thì các nhân viên MACS phải nỗ lực rất nhiều, lên kế hoạch cụ thể, làm từng bước chắc chắn theo tuần tự đã vạch ra, không làm tắt cũng như không được xem nhẹ khâu nào, đồng thời phải có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các khâu, các bước đó.
Trong nhiều trường hợp tàu đến trễ nhưng mọi việc chuẩn bị cho cơng tác nhận hàng với tàu thì đã xong khiến nhiều xe và người được điều động phải chờ đợi ở cảng, gây lãng phí nguồn lực và mất rất nhiều thời giancho nhận hàng. Cũng có khi vì các ngun nhân khác mà việc nhận hàng chậm lại cũng sẽ gây khơng ít khó khăn, tổn thất cho Cơng ty. Để khcs phục những rủi ro này, Công ty cần:
- Làm tôt các khâu chuẩn bị chứng từ, làm thủ tục hải quan, kiểm hóa, chuyên chở hàng… Thường xuyên giữ liên lạc với nhà ủy thác để họ cung cấp thông tin cũng như các chứng từ cần thiết cho việc nhận hàng.
- Lên lịch nhận hàng phù hợp với giờ tàu đến. Theo dõi diễn biến, hành trình của tàu chun chở để có thơng tin sớm nhất, kịp thời có những ứng phó khi cần thiết.
- Nên cân nhắc cử ra một người lãnh đạo phụ trách hợp đồng nhận hàng để người này chịu trách nhiệm giám sát, kiểm tra, theo dõi, đôn đốc, móc nối các khâu trong quy trình nhận hàng được thuận lợi, kịp tiến độ.
* Đào tạo nguồn nhân lực cho phù hợp với tình hình mới
Con người là trung tâm của mọi hoạt động, một tổ chức muốn mạnh phải có những người tài. Để MACS phát triển lâu dài, Cơng ty cần phải khơng ngừng nâng cao trình độ đội ngũ lao động của mình.
Trước hết là trình độ về nghiệp vụ, cho dù mỗi nhân viên phải tự trau dồi kiến thức, học hỏi thêm về nghiệp vụ nhưng vai trị của Cơng ty trong việc đào tạo đội ngũ lao động của mình là khơng thể phủ nhận. Cơng ty cần thường xuyên tổ chức các khóa học về nghiệp vụ giao nhận ngoại thương, nghiệp vụ thanh toán quốc tế, giao tiếp khách hàng, đào tạo thêm về luật pháp cho các cán bộ kinh doanh. Thực hiện phương châm kết hợp đào tạo giữa ngắn hạn và dài hạn, vừa học hỏi, vừa tích lũy kinh nghiệm.
Bên cạnh đó, Cơng ty cần cử cán bộ ra nước ngoài học hỏi, trao đổi kinh nghiệm, tham gia các khóa học do các hiệp hội tổ chức như khoa học về hàng nguy hiểm của FIATA, khóa học nghiệp vụ của VISABA. Đây cũng là điều kiện để cán bộ Công ty cọ sát với thị trường quốc tế, tìm nguồn hàng, thực hiện các giao dịch đàm phán, ký kết các hợp đồng mới.
Ngay từ khâu tuyển dụng, Công ty cần nghiêm túc, khách quan để chọn được những nhân viên trẻ, tài năng, nhiệt tình. Có như thế mới thuận lợi cho khâu đào tạo về sau. Việc nâng cao ý thức cho các cán bộ nhân viên cũng rất quan trọng, góp phần giúp cơng ty nâng cao hiệu quả cơng việc. Đó là tinh thần trách nhiệm, tư duy sáng tạo trong công việc, ý thức tiết kiệm, giữ gìn bảo vệ tài sản, cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty. Muốn vậy, Cơng ty cần đưa ra chính sách thưởng phạt rõ ràng để
nâng cao tinh thần tự giác, đãi ngộ với người có tài, có sáng kiến cải tiến cơng việc. Cơng ty cần áp dụng chính sách sử dụng lao động đúng người, đúng việc, lãnh đạo phải gương mẫu, ý thức trách nhiệm cao với cơng việc.
Đưa ra những hình thức khiển trách hoặc kỷ luật tương xứng với những nhân viên thiếu trách nhiệm, đồng thời có hình thức thưởng và khuyến khích những nhân viên hồn thành tốt, ít để xảy ra sai sót, giáo dục, tập huấn cho nhân viên cách xử lý những tình huống có thể phát sinh khi chuẩn bị giấy tờ, thủ tục để kịp thời điều chỉnh.
* Đầu tư hiện đại hóa các trang thiết bị, phương tiện phục vụ công tác nhận hàng nhập khẩu
Thực tế cho thấy, mặc dù các phịng ban của Cơng ty đều đã được trang bị hệ thống máy tính, máy fax, máy in, điện thoại… nhưng hầu hết các náy này cũ, thường gặp trục trặc làm ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động liên lạc, kinh doanh trong Cơng ty. Vì thế, một hệ thống máy tính hiện đại truy cập được vào Internet sẽ rất cần thiết để tạo thuận tiện trong giao dịch đối với các đối tác cũng như tăng cường sự quản lý, tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban, các chi nhánh hơn nữa.
Các nhân viên chuyên đảm nhận các nhiệm vụ chủ chốt trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển (người quản lý, lãnh đạo, chuên viên…) ngoài việc trang bị điện thoại di động để liên lạc thì Cơng ty nên đầu tư máy tính xách tay cho họ để họ làm tốt hơn vai trị của mình.
4.2.2 Kiến nghị
4.2.2.1 Kiến nghị với doanh nghiệp
Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt trong lĩnh vực giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế như hiện nay, để đạt được kết quả mong muốn MACS phải hoàn thiện bộ máy tổ chức, đổi mới phương thức hoạt động.
Trước mắt, Công ty cần huy động nguồn vốn đầu tư cho hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, đồng thời tiến hành đồng bộ các giải pháp nêu trên để tăng cường hiệu lực quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu chuyên chở bằng đường biển của Công ty.
Nhưng chỉ nỗ lực bản thân Công ty không thôi chưa đủ, các doanh nghiệp như MACS rất cần có được sự ủng hộ, quan tâm giúp đỡ của Nhà nước, các bộ, ngành,
cơ quan hữu quan như Hiệp hội giao nhận Việt Nam, phịng thương mại và cơng nghiệp Việt Nam để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho hoạt động của Công ty.
4.2.2.2 Kiến nghị với Nhà nước
Ngày nay, mục tiêu cần đạt được của hoạt động giao nhận là khai thác tốt mọi nguồn lực quốc gia trong đó có hoạt động vận tải giao nhận, lưu trữ hàng hóa và các hoạt động khác có liên quan. Để làm được điều này chúng ta cần xây dựng và hoàn thiện một hệ thống các văn bản luật kinh tế phù hợp, điều chỉnh các hoạt động có liên quan đến dịch vụ giao nhận, tạo môi trường thuận lợi cho sự hoạt động và phát triển những dịch vụ này.
Nhà nước xây dựng hành lang, khung pháp lý mở và chọn lọc, đảm bảo tính nhất qn, thơng thống và hợp lý trong các văn bản, quy định liên quan đến lĩnh vực giao nhận với mục đích tạo cơ sở cho một thị trường giao nhận minh bạch, cải thiện quy trình thủ tục hải quan XNK. Bên cạnh đó, Nhà nước cần quản lý các ban ngành, các cấp để đưa ra các văn bản luật một cách thống nhất, tránh tình trạng chồng chéo, có sự bổ sung hợp lý trên cơ sở quyền và nghĩa vụ của người giao nhận được xác định cụ thể. Đồng thời, Nhà nước sửa đổi, hồn thiện, chuẩn hóa những văn bản quy định về cấp phép, điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn, vận tải đa phương thức, thay đổi thói quen bán FOB, mua CIF làm suy yếu các công ty vận tải Việt Nam, thống nhất hóa tiêu chuẩn tên hàng và mã hàng hóa.
Nhìn chung, Chính phủ phải thực hiện đồng thời hai chính sách. Một mặt, Chính phủ nên hạn chế vai trị của mình và cho phép doanh nghiệp có nhiều quyền tự quyết hơn cũng như ban hành các quy định thơng thống để tạo điều kiện cho các doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực giao nhận có cơ hội liên doanh với các doanh nghiệp nước ngồi đầu tư vào trong nước. Mặt khác, Chính phủ cũng phải tăng cường vai trị của mình trong nền kinh tế quốc dân, tổ chức, liên kết các doanh nghiệp giao nhận nhằm trao đổi và cập nhật những thông tin về hoạt động kinh doanh.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO I. Giáo trình
1. PGS.TS Dỗn Kế Bơn (2010), Giáo trình Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, Nhà xuất bản chính trị hành chính, Hà Nội.
2. Phạm Mạnh Hiền (2010), Nghiệp vụ giao nhận vận tải và bảo hiểm trong ngoại thương, Nhà xuất bản Lao động- Xã hội, Hà Nội.
3. Th.S Vũ Anh Tuấn (2014), Slide bài giảng môn giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế.
4. Vũ Hữu Tửu (2007), Giáo trình Kỹ thuật và nghiệp vụ ngoại thương, nhà xuất bản Lao động- Xã hội, Hà Nội.
5. Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam (2005), Luật thương mại, nhà xuất bản Lao động, Hà Nội.
II.Các loại báo, tạp chí
1. Báo hải quan
2. Tạp chí Thương mại
III. Website
1. Cơng ty Cổ phần hàng hải MACS: http://macsvietnam.com.vn 2. Cổng thông tin điện tử Bộ Công thương: http://www.moit.gov.vn
3. Hiệp hội Doanh nghiệp Dịch vụ Logistics Việt Nam: http://www.vla.info.vn 4. https://www.google.com.vn
5. Tổng cục Hải quan Việt Nam: http://www.customs.gov.vn
IV. Tài liệu tại doanh nghiệp
1. Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty Cổ phần hàng hải MACS- chi nhánh Hà Nội (2014), Phịng Kế tốn.
2. Giá trị giao nhận hàng hóa bằng đường biển của Cơng ty Cổ phần hàng hải MACS- Chi nhánh Hà Nội (2011-2014), Phòng Giao nhận
3. Số lượng hợp đồng sai sót trong khâu làm thủ tục hải quan giao nhận hàng nhập khẩu của Chi nhánh MACS- Hà Nội (2011- 2014), Phịng giao nhận
4. Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Cơng ty Cổ phần Hàng hải MACS, phịng giao nhận.
V. Một số luận văn tốt nghiệp khóa trước
1. Trương Thị Hương Giang (2006), Hồn thiện quản trị giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu chuyên chở bằng đường biển tại công ty giao nhận kho vận Ngoại thương Viettrans, Luận văn tốt nghiệp, ĐH Thương Mại.
2. Vũ Thúy Hằng (2008), Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển tại cơng ty cổ phần VINAFCO, Luận văn tốt nghiệp, ĐH Thương Mại.
PHỤ LỤC
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ
***********
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc