Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty tnhh thương mại và dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty tnhh thương mại và dịch vụ giao nhận vận tải Hải BằngQuản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty tnhh thương mại và dịch vụ giao nhận vận tải Hải BằngQuản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty tnhh thương mại và dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng
TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Trong bối cảnh toàn cầu hóa ngày càng sâu rộng, hoạt động giao thương quốc tế đang phát triển mạnh mẽ, tạo ra nhu cầu mới về vận tải, kho bãi và các dịch vụ phụ trợ Vai trò của Logistics trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, liên kết các khâu trong hoạt động kinh tế quốc tế, giúp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, giảm chi phí và cải thiện khả năng cạnh tranh.
Việt Nam đã nỗ lực phát triển thương mại và tham gia vào nhiều Hiệp định thương mại tự do (FTA) với các quốc gia trên thế giới, bao gồm Tổ chức thương mại quốc tế (WTO), ASEAN và APEC Tính đến năm 2022, Việt Nam đã tham gia 15 FTA, trong đó có các hiệp định thế hệ mới như EVFTA và CPTPP Sự tham gia này đã mở ra nhiều cơ hội giao thương, thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu và phát triển dịch vụ giao nhận hàng hóa Đặc biệt, vận tải đường biển đóng vai trò quan trọng trong hoạt động nhập khẩu nhờ khả năng chuyên chở khối lượng lớn, đa dạng mặt hàng, mức độ an toàn cao và chi phí thấp.
Dịch vụ giao nhận hàng hóa tại Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ với hàng nghìn doanh nghiệp trong lĩnh vực logistics Mặc dù con số này khá lớn, nhưng phần lớn là các doanh nghiệp nhỏ và rất nhỏ, dẫn đến mức độ cạnh tranh cao trong ngành Để hoạt động hiệu quả và cạnh tranh với các đối thủ, các doanh nghiệp cần có chiến lược quản trị tối ưu.
Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng, tôi nhận thấy rằng quy trình nhận hàng nhập khẩu của công ty gặp một số vướng mắc và xảy ra sai sót trong thực hiện Việc phân tích và đánh giá thực trạng quản trị quy trình này là rất cần thiết để đưa ra giải pháp cải thiện Do đó, tôi quyết định chọn đề tài: “Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng”.
Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu, tôi phát hiện nhiều nghiên cứu liên quan đến quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu qua đường biển.
1 Tác giả Chung Ngọc Khánh (2018) – “ Quản trị hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại Công ty Cổ phần đại lý hàng hải Việt Nam – Chi nhánh Hải Phòng” – Luận văn Thạc sĩ – Trường Đại học dân lập Hải Phòng Luận văn đã trình bày các lý luận cơ bản về quản trị hoạt dộng giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, từ đó phân tích thực trạng và đưa ra một số đề xuất giải pháp để hòan thiện quản trị hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Tuy nhiên luận văn này nghiên cứu chung hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, chưa tập trung nghiên cứu cụ thể về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
2 Tác giả Nguyễn Thị Bích Ngân (2009) - “Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH vận tải hàng đầu Prime Cargo” – Khóa luận tốt nghiệp – Trường Đại học Thương Mại Khóa luận đã hệ thống được các cơ sở lý luận liên quan đến nghiên cứu, từ đó phân tích được thực trạng và đề ra giải pháp hoàn thiện quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của doanh nghiệp
3 Tác giả Trần Thị Dung (2021) - “Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần giao nhận vận tải Kepler” – Khóa luận tốt nghiệp – Trường Đại học Thương Mại Với khóa luận này tác giả đã sử dụng các phương pháp thu thập và phân tích xử lý dữ liệu sơ cấp và thứ cấp thu thập để phân tích và đánh giá thực trạng tại doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ, qua đó đề xuất giải pháp hoàn thiện quản trị quy trình nghiệp vụ
4 Tác giả Ngô Thị Vân Anh (2021) - “Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Thương mại và vận tải quốc tế Tân Cả Lợi” – Khóa luận tốt nghiệp – Trường Đại học Thương Mại Khóa luận đã thu thập dữ liệu, nghiên cứu và đánh giá quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu tại doanh nghiệp và định hướng biện pháp hoàn thiện quản trị quy trình dịch vụ của công ty
5 Tác giả Phan Thị Thùy (2021) - “Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng bằng phương thức vận tải container của Công ty Cổ phần dịch vụ quốc tế CTX” – Khóa luận tốt nghiệp – Trường Đại học Thương Mại Khóa luận đã phân tích cụ thể về phương thức vận tải bằng container, đưa ra được thực trạng quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng tại doanh nghiệp và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác này
Các nghiên cứu đã đạt được nhiều thành tựu quan trọng, bao gồm việc xây dựng hệ thống lý luận liên quan đến giao nhận hàng nhập khẩu qua đường biển Bên cạnh đó, nghiên cứu cũng đã phân tích và đánh giá thực trạng quản trị quy trình nghiệp vụ tại các doanh nghiệp giao nhận vận tải ở Việt Nam Từ đó, đề xuất các định hướng và giải pháp thực tiễn nhằm giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả trong quá trình giao nhận hàng hóa.
Mục đích nghiên cứu
Hệ thống các cơ sở lý luận về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Phân tích thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu qua đường biển tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng cho thấy nhiều thách thức cần khắc phục Để nâng cao hiệu quả quản trị, công ty cần áp dụng các giải pháp tối ưu hóa quy trình, cải tiến công nghệ và đào tạo nhân viên Việc này không chỉ giúp giảm thiểu thời gian xử lý mà còn nâng cao sự hài lòng của khách hàng Các đề xuất này sẽ đóng góp vào việc phát triển bền vững cho công ty trong lĩnh vực logistics.
Đối tượng nghiên cứu
Công tác quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng.
Phạm vi nghiên cứu
- Không gian nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu quy trình nhận hàng nhập khẩu tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng
- Thời gian nghiên cứu: giai đoạn từ năm 2020 – tháng 3/2023
Luận văn này tập trung vào việc nghiên cứu và phân tích thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng, nhằm đánh giá hiệu quả và đề xuất các giải pháp cải tiến.
Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp được thực hiện thông qua quan sát trực tiếp các hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại công ty.
Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp:
+ Nguồn dữ liệu thứ cấp từ các bài khóa luận tốt nghiệp, luận án trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu
Nguồn dữ liệu thứ cấp từ nội bộ công ty bao gồm việc thu thập thông tin từ các báo cáo tài chính hàng năm, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, quy trình nghiệp vụ và các chứng từ hàng hóa của công ty.
Nguồn dữ liệu thứ cấp trên internet bao gồm việc thu thập thông tin từ website của công ty, các bài báo và tạp chí của cơ quan Nhà nước liên quan đến lĩnh vực giao nhận hàng hóa, các văn bản pháp luật, và trang thư viện điện tử của Trường Đại học Thương Mại.
1.6.2 Phương pháp xử lý dữ liệu
Phương pháp thống kê là cách thức thu thập và phân loại thông tin, được áp dụng để đánh giá quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu qua đường biển tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng Phân tích này dựa trên các số liệu nội bộ của công ty, bao gồm báo cáo tài chính và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Phương pháp phân tích là cách tiếp cận sử dụng tư duy logic để nghiên cứu và so sánh dữ liệu thu thập từ tài liệu của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng, nhằm đánh giá hiệu quả quản trị quy trình thực hiện dịch vụ.
Phương pháp tổng hợp là cách hiệu quả để tổng hợp các phân tích nhằm đánh giá thực trạng hiện tại Từ đó, chúng ta có thể đề xuất một số giải pháp thiết thực để cải thiện tình hình.
5 thiện công tác quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng.
Kết cấu của khóa luận
Kết cấu của khóa luận gồm 4 chương:
Chương 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của doanh nghiệp giao nhận
Chương 3: Thực trạng hoạt động quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA DOANH NGHIỆP GIAO NHẬN
Khái quát về dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
2.1.1 Khái niệm về dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế và người giao nhận 2.1.1.1 Khái niệm về dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế
Giao nhận vận tải là dịch vụ thiết yếu giúp vận chuyển hàng hóa từ nơi gửi đến nơi nhận Các đơn vị giao nhận thực hiện toàn bộ quy trình, bao gồm gom hàng, lưu kho, phân phối và làm thủ tục giấy tờ liên quan đến hàng hóa.
Theo quy tắc mẫu của Liên đoàn các Hiệp hội giao nhận vận tải quốc tế (FIATA), dịch vụ giao nhận vận tải được định nghĩa là quá trình quản lý và thực hiện việc vận chuyển hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm đến, đảm bảo an toàn và hiệu quả.
Dịch vụ giao nhận bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói và phân phối hàng hóa Ngoài ra, dịch vụ này còn cung cấp các giải pháp tư vấn liên quan đến hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán và thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa.
Theo luật Thương mại Việt Nam năm 1997, điều 163, giao nhận hàng hóa được định nghĩa là hành vi thương mại, trong đó người cung cấp dịch vụ giao nhận sẽ tiếp nhận hàng từ người gửi, thực hiện các công việc như vận chuyển, lưu kho, hoàn tất thủ tục giấy tờ và các dịch vụ liên quan để chuyển giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, người vận tải hoặc người giao nhận khác.
Dịch vụ giao nhận là một tập hợp các dịch vụ thương mại liên quan đến vận tải, nhằm vận chuyển hàng hóa từ nơi gửi đến nơi nhận Trong quá trình này, người giao nhận ký hợp đồng với chủ hàng và đồng thời ký hợp đồng với người vận tải để thực hiện nhiệm vụ vận chuyển.
2.1.1.2 Khái niệm về người giao nhận
Theo FIATA, người giao nhận là người đảm nhận trách nhiệm vận chuyển hàng hóa theo hợp đồng ủy thác, hành động vì lợi ích của người ủy thác mà không phải là người chuyên chở Họ cũng thực hiện các công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan và kiểm hóa.
Theo Luật Thương mại Việt Nam 1997, người giao nhận được định nghĩa là thương nhân cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa và phải có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho lĩnh vực này.
2.1.2 Nội dung dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
Theo những chỉ dẫn giao hàng của người nhập khẩu, người giao nhận sẽ:
+ Thay mặt người nhận hàng giám sát việc vận chuyển hàng hóa từ khi người nhận hàng lo liệu vận tải hàng
+ Nhận và kiểm tra tất cả chứng từ liên quan đến việc vận chuyển hàng hoá
+ Nhận hàng của người chuyên chở và thanh toán cước (nếu cần)
+ Thu xếp việc khai báo hải quan và trả lệ phí và những chi phí khác cho hải quan và những cơ quan khác
+ Giao hàng đã làm thủ tục hải quan cho người nhận hàng
+ Nếu cần giúp đỡ người nhận hàng tiến hành khiếu nại đối với người chuyên chở về những tổn thất của hãng hoá nếu có
+ Giúp người giao nhận hàng trong việc lưu kho và phân phối nếu cần
Ngoài các dịch vụ chính, người giao nhận còn cung cấp nhiều dịch vụ khác phát sinh trong quá trình vận chuyển, bao gồm các dịch vụ đặc biệt như gom hàng cho công trình, vận chuyển máy móc và thiết bị cho các dự án xây dựng lớn, chuyển quần áo may sẵn trong container đến cửa hàng, cũng như vận chuyển hàng triển lãm ra nước ngoài.
Người giao nhận có thể thông báo cho khách hàng về nhu cầu tiêu dùng, thị trường mới, tình hình cạnh tranh và chiến lược xuất khẩu Họ cũng nên chú ý đến các điều khoản cần thiết trong hợp đồng mua bán ngoại thương, tóm tắt tất cả vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh của mình.
Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp giao nhận
2.2.1 Khái niệm về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Giao nhận vận chuyển hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong thương mại quốc tế, là khâu thiết yếu trong quá trình lưu thông hàng hóa từ nơi giao đến nơi nhận Hoạt động này đảm bảo sự thông suốt trong chuỗi cung ứng, giúp hàng hóa được vận chuyển an toàn và hiệu quả.
Quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa quốc tế là một chuỗi công việc phức tạp, đòi hỏi nhà quản trị phải đưa ra các quyết định hợp lý để tối ưu hóa hiệu quả, giảm chi phí và đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong suốt quá trình di chuyển Bài khóa luận này sẽ phân tích hoạt động quản trị trong lĩnh vực giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế từ góc độ của nhà cung cấp dịch vụ, nhằm làm rõ các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả và an toàn trong hoạt động này.
Quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế bao gồm lập kế hoạch, tổ chức và giám sát quá trình vận chuyển giữa hai địa điểm thuộc hai quốc gia khác nhau Quy trình này cần xem xét đến tính toàn vẹn, hiệu quả và chi phí để đảm bảo hàng hóa được giao nhận một cách an toàn và tiết kiệm.
2.2.2 Vai trò của quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp giao nhận
Đối với các chủ hàng, việc quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế hiệu quả là rất quan trọng, giúp thực hiện kế hoạch kinh doanh một cách thuận lợi Điều này đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời hạn và tối ưu hóa lợi nhuận.
Đối với người chuyên chở, việc thực hiện hiệu quả quy trình quản trị giao nhận vận chuyển hàng hóa không chỉ giúp hoàn thành hợp đồng mà còn nâng cao uy tín của doanh nghiệp và gia tăng lợi nhuận.
Quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa hiệu quả là yếu tố quan trọng giúp người nhận hàng nhận được hàng hóa đúng thời hạn, đủ số lượng và chất lượng, từ đó đảm bảo kế hoạch sản xuất kinh doanh được thực hiện suôn sẻ.
2.2.3 Nội dung quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp giao nhận
2.2.3.1 Lập kế hoạch nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Để thực hiện quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển, người giao nhận cần lên kế hoạch Việc lập kế hoạch cần dựa trên một số căn cứ:
Hợp đồng vận tải là cơ sở để người giao nhận xác định các thông tin quan trọng về loại hàng hóa, cảng bốc hàng (POL), cảng dỡ hàng (POD), khối lượng hàng hóa, thời gian giao hàng dự kiến (ETD), thời gian nhận hàng dự kiến (ETA), phương thức vận chuyển (đường bộ, đường sắt, đường biển, đường không), cũng như việc vận chuyển container (FCL) hay không container (LCL).
Khối lượng và đặc điểm hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong quá trình bốc xếp, bảo quản và vận chuyển Mỗi loại hàng hóa có yêu cầu riêng, do đó người giao nhận cần căn cứ vào khối lượng để tối ưu hóa tải trọng phương tiện, từ đó giảm chi phí Bên cạnh đó, việc lựa chọn phương tiện vận chuyển cũng phải dựa trên đặc điểm của hàng hóa nhằm đảm bảo an toàn trong suốt quá trình giao nhận.
Khi lập kế hoạch giao nhận vận chuyển, doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng điều kiện thực tế của mình, bao gồm nguồn lực nhân sự, ngân sách và cơ sở vật chất.
Liên quan đến các công việc cần thực hiện trong quá trình nhận hàng nhập khẩu, người giao nhận có thể lập kế hoạch cho những nội dung sau:
- Nắm bắt tình hình vận chuyển hàng hóa và phương tiện vận tải
- Chuẩn bị bộ chứng từ nhận hàng nhập khẩu
- Nhận hàng hoa tại địa điểm quy định
2.2.3.2 Tổ chức nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Bước 1 : Nắm tình hình hàng hóa và phương tiện vận tải
Người giao nhận cần phối hợp chặt chẽ với người nhận hàng (người nhập khẩu) để nắm rõ tình hình phương tiện vận tải, bao gồm việc lưu cước và đăng ký chuyển phương tiện Nếu đã có hợp đồng với người chuyên chở, người giao nhận nên liên lạc với hãng vận chuyển để cập nhật về lịch trình có thể thay đổi.
Trong trường hợp cần lưu cước với hãng tàu, người nhập khẩu sẽ chịu trách nhiệm vận chuyển quốc tế theo các điều kiện Incoterms nhóm E và F Người giao nhận cần nắm rõ lịch trình chuyến tàu để thực hiện việc đặt chỗ và ký hợp đồng vận tải một cách hiệu quả.
Bước 2 : Chuẩn bị chứng từ nhận hàng nhập khẩu
Người giao nhận cần nhận pre-alert và bản chụp chứng từ từ đại lý nước ngoài, sau đó in chứng từ và kiểm tra các thông tin trên HBL để đối chiếu với MBL, bao gồm POL, POD, Container/Seal, Shipping mark, Description of goods, G.W và Measurement Nếu phát hiện sự khác biệt giữa MBL và HBL, cần ngay lập tức gửi email cho đại lý để yêu cầu kiểm tra và chỉnh sửa thông tin trên bill trước khi nộp Manifest.
Trước khi tàu đến, hãng tàu hoặc Co-loader sẽ gửi giấy bảo hàng (Arrival Notice) cho khách hàng, trong đó có thông tin về số cước và các khoản phí địa phương cần thanh toán Cần kiểm tra xem số tiền cước Collect có khớp với thông tin trong Pre-alert của đại lý hay không Dựa trên Arrival Notice từ hãng vận chuyển, hãy gửi thông báo tương tự cho khách hàng.
- Nắm tình hình hoặc thay mặt chủ hàng mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu đến hãng vận chuyển để lấy lệnh giao hàng (D/O) và đóng lệ phí
Người nhập khẩu cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ quan trọng để thực hiện khai báo và thông quan hải quan, bao gồm hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn gốc, chứng nhận hun trùng, chứng nhận kiểm dịch và chứng nhận xuất xứ.
Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 14 1 Các nhân tố trong doanh nghiệp
2.3.1 Các nhân tố trong doanh nghiệp
Chất lượng nguồn nhân lực
Trình độ của đội ngũ nhân lực là yếu tố then chốt trong quy trình dịch vụ của doanh nghiệp giao nhận, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng nghiệp vụ và xây dựng uy tín, niềm tin từ khách hàng.
Quy trình giao nhận hàng hoá diễn ra nhanh chóng và hiệu quả phụ thuộc vào trình độ và kinh nghiệm của những người tham gia Những người có am hiểu sâu sắc và kinh nghiệm phong phú trong lĩnh vực này có khả năng xử lý thông tin nhanh chóng, từ đó rút ngắn thời gian giao hàng Hơn nữa, kinh nghiệm làm việc với nhiều loại hàng hoá khác nhau cũng giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm trong suốt quá trình giao nhận.
Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị thiếu hoàn chỉnh sẽ gây khó khăn trong quá trình giao nhận hàng hoá Để xây dựng cơ sở hạ tầng hiện đại, người giao nhận cần một nguồn tài chính lớn, nhưng không phải lúc nào cũng có khả năng tài chính dồi dào Do đó, với nguồn tài chính hạn hẹp, họ cần tính toán kỹ lưỡng để xây dựng cơ sở vật chất hiệu quả, bên cạnh việc thuê hoặc liên doanh với các doanh nghiệp khác để sở hữu máy móc và trang thiết bị chuyên dụng.
Doanh nghiệp cần sử dụng nguồn vốn không chỉ để nâng cấp cơ sở vật chất và kỹ thuật trong hoạt động giao nhận, mà còn cho các chi phí khác như vận tải, thuê phương tiện, làm thủ tục hải quan và nộp thuế Thiếu hụt tài chính sẽ gây ra nhiều khó khăn cho hoạt động giao nhận của doanh nghiệp.
Cơ chế quản lý, điều hành
Trình độ của người điều hành và quản trị đóng vai trò quan trọng trong quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển Sự hiệu quả của quy trình này phụ thuộc vào khả năng tổ chức và sắp xếp công việc của người quản lý, nhằm đảm bảo hàng hoá được giao đến tay khách hàng trong thời gian ngắn nhất Người quản trị cần có kiến thức và kinh nghiệm để nhanh chóng xử lý thông tin và tổ chức hoạt động giao nhận một cách thuận lợi và nhanh chóng.
Trình độ của người tham gia quy trình là yếu tố quan trọng hàng đầu, ảnh hưởng quyết định đến chất lượng quy trình nghiệp vụ giao nhận, từ đó tạo dựng uy tín và niềm tin của khách hàng.
Cơ sở vật chất, kỹ thuật
Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị của người giao nhận hàng bao gồm văn phòng, kho hàng, phương tiện bốc dỡ, chuyên chở, bảo quản và lưu kho hàng hóa Để tham gia vào hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu qua đường biển, đặc biệt trong bối cảnh container hóa hiện nay, người giao nhận cần xây dựng một cơ sở hạ tầng vững mạnh và hiện đại.
16 những trang thiết bị và máy móc hiện đại để phục vụ cho việc gom hàng, chuẩn bị và kiểm tra hàng
Với sự phát triển của công nghệ thông tin, người giao nhận có thể quản lý hiệu quả hoạt động và thông tin khách hàng thông qua hệ thống máy tính và EDI Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị hiện đại giúp người giao nhận đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng, từ đó duy trì mối quan hệ lâu dài.
2.3.2 Các nhân tố ngoài doanh nghiệp
Môi trường kinh tế đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy hoạt động giao nhận hàng hóa Dịch vụ giao nhận không chỉ hỗ trợ vận chuyển hàng hóa mà còn đáp ứng nhu cầu sản xuất và kinh doanh Khi nền kinh tế tăng trưởng, quy mô sản xuất mở rộng, dẫn đến khối lượng hàng hóa cần lưu thông và vận chuyển tăng lên, từ đó kích thích sự phát triển của hoạt động giao nhận.
Giá xăng dầu, tỷ giá ngoại tệ và lạm phát là những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến dịch vụ giao nhận hàng hóa Sự tăng giá xăng buộc doanh nghiệp phải chi nhiều hơn cho vận chuyển, từ đó tác động tiêu cực đến lợi nhuận Tỷ giá ngoại tệ cũng có ảnh hưởng lớn khi doanh nghiệp giao dịch với đối tác nước ngoài Hơn nữa, lạm phát cao làm gia tăng giá cả hàng hóa, gây áp lực lên ngành dịch vụ giao nhận.
Môi trường chính tri, xã hội
Sự ổn định chính trị và xã hội là yếu tố quan trọng giúp quốc gia phát triển và thu hút sự hợp tác từ các quốc gia khác cũng như thương nhân nước ngoài.
Biến động trong môi trường chính trị và xã hội của các quốc gia liên quan đến hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu qua đường biển có ảnh hưởng lớn đến quy trình này Chẳng hạn, trong trường hợp xảy ra xung đột vũ trang, việc nhận và giao hàng cho hãng vận tải sẽ gặp khó khăn, cũng như việc giao nhận hàng đến tay người nhận sẽ bị gián đoạn Ngoài ra, tàu có thể phải thay đổi lộ trình nếu đi qua những khu vực không an toàn.
17 động về chính trị sẽ tạo điều kiện cho việc xác định các trường hợp bất khả kháng, đồng thời cung cấp khả năng miễn trách cho cả người giao nhận và người chuyên chở.
Phạm vi hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu qua đường biển liên quan đến nhiều quốc gia, do đó, môi trường pháp lý cần được hiểu không chỉ từ quốc gia xuất khẩu mà còn bao gồm các quốc gia quá cảnh, quốc gia nhập khẩu và các quy định của luật pháp quốc tế.
Sự thay đổi trong môi trường pháp lý, như việc ban hành hoặc phê duyệt thông tư, nghị định của Chính phủ, hay thông qua các Công ước quốc tế, có thể ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu Các bộ luật quốc gia và Công ước quốc tế quy định rõ ràng về nghĩa vụ, trách nhiệm và quyền hạn của các bên liên quan trong lĩnh vực giao nhận Do đó, việc hiểu biết về các nguồn luật khác nhau, đặc biệt là từ các quốc gia khác, là rất quan trọng để người giao nhận thực hiện công việc một cách hiệu quả.
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN VẬN TẢI HẢI BẰNG
Giới thiệu về Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng
3.1.1 Giới thiệu chung về công ty
Giới thiệu chung về công ty:
- Tên công ty: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN VẬN TẢI HẢI BẰNG
- Tên viết tắt: HABA LOGISTICS
- Địa chỉ: Tầng 12A, Tòa nhà Ladeco, số 266 phố Đội Cấn, Phường Liễu Giai, Quận
Ba Đình, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
- Địa chỉ trụ sở chính: 79 Đường Bình Quới, Phường 27, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Người đại diện: Bùi Thị Liên Thủy
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH ngoài Nhà nước
- Website: https://habalog.org.vn/
- Email: jen@habasped.org.vn
Khái quát quá trình hình thành và phát triển:
Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng, thành lập năm 2010 tại Thành Phố Hồ Chí Minh, chuyên hoạt động trong lĩnh vực vận tải quốc tế và gom hàng Năm 2011, HABA LOGISTICS mở thêm chi nhánh tại Hà Nội, Hải Phòng và một văn phòng đại diện tại Đà Nẵng Công ty đã mở rộng sang các dịch vụ khác như logistics nội địa, vận tải đường bộ và phân phối cho các nhà xuất nhập khẩu trong nước và quốc tế Đến năm 2015, HABA LOGISTICS thành lập văn phòng đại diện tại Vũng Tàu, phục vụ cho ngành dầu khí.
Sau 05 năm hoạt động, HABA LOGISTICS đã xây dựng được một đội ngũ chuyên nghiệp và được chọn là nhà cung cấp cho hãng tàu Hanjin về các thủ tục hải quan, sửa đổi manifest và khai thác cảng Các doanh nghiệp Logistics trong nước khác cũng đã chọn HABA LOGISTICS để bốc xếp consol box và làm thủ tục hải quan cho họ tại cảng Bên cạnh đó, công ty đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm làm hàng dự án nhờ công việc thực tế với nhà máy Schaeffler, nhà máy Nafood Group, Dasada Green house, Tân Hoàng Minh Group… cũng như hàng thiết bị nhờ Draeger, Tan Phat Etek, Viettel, FPT, Thành An … đội ngũ của công ty tự tin xử lý các loại hàng hóa khó như: Hàng dự án, Hàng thiết bị, Hàng nguy hiểm, Thực phẩm…
Sau 7 năm hoạt động tại Việt Nam với sự phát triển ổn định, năm 2017, công ty có đội ngũ lớn hơn và được mở rộng giấy phép cho phép chúng tôi cung cấp nhiều dịch vụ hơn, trọn gói hơn như dịch vụ uỷ thác, giấy phép xuất nhập khẩu… trên nhiều mặt hàng hơn Hiện nay, với hệ thống và kinh nghiệm nhiều năm của mình, công ty đã có mối quan hệ tốt đẹp với hơn 600 đại lý trên toàn thế giới, hải quan địa phương và hãng hàng không/hãng tàu địa phương đảm bảo cho công ty đầy đủ khả năng và năng lực kết nối hàng hóa của bạn từ bất kỳ cảng nào đến các cảng khác hơn 1000 điểm đến trên toàn thế giới
Chi nhánh tại HABA LOGISTICS Hà Nội được thành lập vào ngày 08 tháng
Từ năm 2011, chi nhánh HABA LOGISTICS tại Hà Nội đã phát triển mạnh mẽ trong hơn 12 năm, xây dựng đội ngũ chuyên nghiệp cung cấp dịch vụ uy tín và chất lượng Hiện tại, chi nhánh đã có một tập khách hàng ổn định và đang mở rộng Công ty tự hào về mối quan hệ tốt với các hãng tàu, hàng không và đại lý vận tải toàn cầu HABA LOGISTICS không chỉ sở hữu kinh nghiệm đa dạng trong ngành mà còn tạo ra nhiều lợi thế thông qua việc đầu tư vào phần mềm, cơ sở vật chất và đội ngũ nhân lực.
Công ty hoạt động chủ yếu một số ngành nghề kinh doanh sau:
• Dịch vụ vận tải đường biển:
- Vận chuyển hàng xuất khẩu hàng lẻ (LCL), hàng nguyên cont (FCL)
- Vận chuyển hàng nhập khẩu quốc tế FCL, LCL, đây là thế mạnh của Haba Logistics
- Vận chuyển hàng Door to Door quốc tế
• Dịch vụ vận tải đường hàng không
- Lấy hàng từ kho người bán mang ra sân bay/giao hàng từ sân bay về kho khách hàng
- Vận chuyển hàng nhanh chóng, tần suất bay cao, tải trọng lớn
- Đối tác uy tín với các hãng hàng không lớn
Haba Logistics không chỉ cung cấp dịch vụ vận tải quốc tế mà còn hoạt động như một đại lý hải quan chuyên nghiệp Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, công ty luôn cập nhật các thông tư và văn bản hướng dẫn liên quan đến chính sách mặt hàng, thuế, mã HS cho hàng hóa xuất nhập khẩu, cũng như các thủ tục hải quan.
Các dịch vụ của công ty bao gồm:
- Tư vấn, làm thủ tục hải quan cho hàng hóa xuất nhập khẩu
- Xác định trị giá hải quan hàng hóa, kiểm tra mã HS
- Phân loại hàng hóa, xác định các loại thuế và nghĩa vụ
- Giấy phép xuất khẩu / nhập khẩu cho các mặt hàng được kiểm soát
Sơ đồ 3.1: Mô hình tổ chức của công ty TNHH thương mại và Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng chi nhánh Hà Nội
Nguồn: Phòng Hành chính-Kế toán
Ban Giám đốc, bao gồm Giám đốc và Phó Giám đốc, có trách nhiệm lãnh đạo và điều hành các hoạt động kinh doanh của công ty Họ trực tiếp đưa ra quyết định liên quan đến hành chính nhân sự và theo dõi tình hình kinh doanh để xác định phương hướng hoạt động cho công ty.
Phòng Dịch vụ khách hàng
Phòng Chứng từ Phòng Giao nhận
Phòng Hành chính-Kế toán
Phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm tìm kiếm và tư vấn khách hàng, chào giá, thỏa thuận điều khoản, ký kết hợp đồng và chăm sóc khách hàng Đồng thời, phòng cũng chú trọng xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng và lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả.
Phòng Chứng từ: bao gồm bộ phận chứng từ và bộ phận khai hải quan
Bộ phận chứng từ đảm nhận việc chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho lô hàng, bao gồm vận đơn MBL, HBL, AN, DO, CO, giấy ủy quyền và khai manifest Đội ngũ này phải đảm bảo rằng thông tin trên các chứng từ hoàn toàn chính xác và hoàn thành công việc đúng hạn, nhằm đảm bảo tiến trình vận chuyển lô hàng diễn ra suôn sẻ.
Bộ phận khai hải quan tiếp nhận bộ chứng từ lô hàng, kiểm tra tính hợp lệ và khai báo trên hệ thống VNACCS/VCIS Đội ngũ này theo dõi tình hình thông quan lô hàng để thông báo cho khách hàng về việc nộp thuế và hỗ trợ bộ phận giao nhận trong việc lập kế hoạch vận tải Ngoài ra, bộ phận cũng tư vấn các thủ tục hải quan cần thiết cho khách hàng.
Phòng Dịch vụ Khách hàng chịu trách nhiệm kiểm tra giá với các hãng tàu và đại lý quốc tế, hỗ trợ bộ phận sales trong việc báo giá và làm việc với đại lý Ngoài ra, phòng còn thực hiện đặt chỗ với hãng tàu, theo dõi tiến độ lô hàng và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển.
Phòng Hiện trường chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục hải quan và tiếp nhận hàng hóa Đội ngũ sẽ nhận thông tin lô hàng, lên kế hoạch điều vận xe chở hàng cho khách hàng và có mặt tại các cảng hàng không quốc tế Nội Bài và cảng Hải Phòng Họ cũng làm việc chặt chẽ với các đơn vị hải quan để xử lý tờ khai một cách hiệu quả.
Phòng Hành chính-Kế toán: gồm bộ phận hành chính nhân sự, bộ phận kế toán
Bộ phận hành chính nhân sự chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ nhân viên trong công ty, bao gồm các công việc hành chính và các vấn đề liên quan đến nhân sự Họ đảm nhiệm quy trình tuyển dụng, chế độ lương thưởng, bảo hiểm và đảm bảo an toàn lao động cho nhân viên.
Bộ phận kế toán chịu trách nhiệm thực hiện các giao dịch thu chi liên quan đến hợp đồng với khách hàng, bao gồm xuất hóa đơn, tổng kết công nợ, và báo cáo số liệu thu chi định kỳ Ngoài ra, bộ phận này còn lập báo cáo tài chính cho ban giám đốc và cơ quan nhà nước.
Bảng 3.1: Lao động của công ty giai đoạn 2020-T3/2023
Nguồn: Phòng Hành chính-Kế toán
Từ bảng 3.1 ta thấy trong giai đoạn 2020 – T3/2023, số lượng nhân viên đều tăng qua các năm Cụ thể, năm 2021 tăng 5 người (tức 20%) so với năm 2020, năm
Năm 2022, công ty đã tăng cường đội ngũ nhân sự với 2 người, tương đương 6,7% so với năm 2021 Trong ba tháng đầu năm 2023, công ty tiếp tục tuyển dụng thêm 2 nhân viên để đáp ứng khối lượng công việc gia tăng Sự gia tăng này cho thấy công ty đang mở rộng quy mô kinh doanh và cần bổ sung nguồn nhân lực để đạt được các mục tiêu phát triển.
Bảng 3.2: Cơ cấu lao động của công ty năm 2022
Chỉ tiêu Số lượng (người) Tỷ lệ (%)
Phân theo trình độ Đại học và trên Đại học 27 84.38
Phòng Hành chính – Kế toán 3 9.38
Nguồn: Phòng Hành chính-Kế toán
Vào năm 2022, cơ cấu nhân sự theo giới tính cho thấy tỷ lệ lao động nữ chiếm ưu thế với 62.5%, trong khi tỷ lệ lao động nam chỉ đạt 37.5% Sự chênh lệch này phản ánh tình hình lao động hiện tại trong xã hội.
Khái quát về hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng
3.2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh chung
Bảng 3.4: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2020 – T3/2023 Đơn vị: tỷ đồng
Nguồn: Báo cáo tài chính giai đoạn 2020-T3/2023 – Phòng Hành chính Kế toán
Bảng 3.5: Chênh lệch doanh thu và lợi nhuận sau thuế giai đoạn 2020-2022
Giá trị(tỷ VNĐ) Tỷ lệ(%) Giá trị (tỷ VNĐ) Tỷ lệ(%)
Nguồn: Tổng hợp từ bảng 3.4
Qua các bảng số liệu về doanh thu và lợi nhuận ở trên có thể thấy:
Giai đoạn từ 2020 đến tháng 3 năm 2023, doanh thu và lợi nhuận của công ty có sự biến động rõ rệt Năm 2020, sự bùng phát của đại dịch COVID-19 đã ảnh hưởng nặng nề đến kinh tế toàn cầu, khiến hoạt động xuất nhập khẩu và logistics giảm sút nghiêm trọng Đến năm 2021, doanh thu chỉ tăng nhẹ 2.616 tỷ đồng (6.98%), trong khi lợi nhuận tăng 24.18%, từ 5.826 tỷ đồng lên 7.235 tỷ đồng Sang năm 2022, khi dịch bệnh dần ổn định, doanh thu đạt 46.329 tỷ đồng, tăng 15.6% so với năm 2021, và lợi nhuận đạt 10.283 tỷ đồng, tăng 42.12% Trong 3 tháng đầu năm 2023, doanh thu ghi nhận 12.763 tỷ đồng với lợi nhuận trước thuế đạt 3.426 tỷ đồng.
Mặc dù đối mặt với thách thức từ đại dịch và suy giảm kinh tế, hoạt động thương mại quốc tế đã gặp khó khăn trong thời gian dài, nhưng nhờ nỗ lực không ngừng và kinh nghiệm tích lũy, công ty vẫn duy trì được sự phát triển trong kinh doanh.
Bảng 3.6: Doanh thu và tỷ trọng doanh thu từ các dịch vụ của công ty giai đoạn 2020-T3/2023
(Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh giai đoạn 2020-T3/2023, Phòng Hành chính-
Theo bảng doanh thu các ngành nghề kinh doanh, vận tải đường biển chiếm tỷ trọng cao nhất, khoảng 40% tổng doanh thu Năm 2022, doanh thu từ dịch vụ này đạt 18.542 tỷ đồng, gấp gần 2 lần so với vận tải hàng không (9.156 tỷ đồng) và dịch vụ khai hải quan (9.958 tỷ đồng) Trong ba tháng đầu năm, xu hướng này tiếp tục được duy trì.
Trong năm 2023, doanh thu từ dịch vụ giao nhận đường biển và đường hàng không đang có dấu hiệu tăng trưởng khả quan Điều này cho thấy sự phát triển mạnh mẽ của dịch vụ vận tải quốc tế trong công ty.
Tỷ trọng (%) Tổng doanh thu
Dịch vụ vận tải đường biển
Dịch vụ vận tải đường hàng không
Dịch vụ khai hải quan
28 đang tăng lên, dịch vụ này của công ty ngày càng phát triển và càng chứng minh thế mạnh của công ty về dịch vụ giao nhận quốc tế
3.2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Dịch vụ nhận hàng nhập khẩu qua đường biển là một trong những thế mạnh nổi bật của công ty, với sản lượng và giá trị hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển luôn chiếm hơn 80% tổng sản lượng hàng hóa giao nhận của công ty.
Bảng 3.7: Sản lượng giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty giai đoạn 2020-T3/2023 Đơn vị: Tấn
Tỷ trọng nhập khẩu đường biển (%) 82.6 85.7 86.5 86.7 Tốc độ tăng trưởng sản lượng hàng nhập khẩu đường biển (%)
(Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh giai đoạn 2020-2022, Phòng Hành chính-Kế toán)
Theo bảng thống kê, sản lượng giao nhận hàng nhập khẩu qua đường biển của công ty đã tăng trưởng ổn định qua các năm, luôn duy trì trên 82% tổng sản lượng giao nhận hàng hóa bằng đường biển và chiếm hơn 60% tổng sản lượng giao nhận của toàn công ty Cụ thể, trong năm 2020, sản lượng hàng nhập khẩu bằng đường biển đạt mức cao.
Trong năm 2020, sản lượng hàng hóa vận tải biển đạt 17.118 tấn, chiếm 82,6% tổng sản lượng Đến năm 2021, con số này tăng lên 21.067 tấn, chiếm 85,7%, và năm 2022, tỷ trọng tiếp tục tăng lên 86,5% Điều này chứng tỏ thế mạnh của công ty trong lĩnh vực giao nhận hàng nhập khẩu, đặc biệt là hàng nhập khẩu qua đường biển Tốc độ tăng trưởng của năm 2022 cao hơn so với năm 2021, cho thấy sự phát triển mạnh mẽ của công ty trong bối cảnh thị trường.
Mặc dù vẫn chịu ảnh hưởng từ dịch Covid-19 khiến sản lượng hàng nhập khẩu giảm, nhưng mức tăng trưởng 23% là một con số ấn tượng Bước sang năm 2023, tình hình dịch bệnh đã ổn định, hoạt động nhập khẩu hàng hóa trở nên sôi động hơn Trong ba tháng đầu năm nay, Haba Logistics đã tiếp nhận 12.578 tấn hàng nhập khẩu qua đường biển.
Bảng 3.8: Doanh thu từ hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty giai đoạn 2020-T3/2023 Đơn vị: tỷ đồng
Dịch vụ vận tải đường biển
(Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh giai đoạn 2020-T3/2022, Phòng Hành chính-
Trong giai đoạn 2020-2022, sản lượng hàng nhập khẩu chiếm trên 82% tổng sản lượng giao nhận hàng hóa bằng đường biển, dẫn đến doanh thu từ hàng nhập khẩu chiếm tỷ lệ lớn Đặc biệt, năm 2021, mặc dù bị ảnh hưởng bởi đại dịch, tỷ trọng doanh thu hàng nhập khẩu đường biển vẫn tăng cao, đạt 85.5%, tăng 4.3% so với năm trước.
Năm 2022, tỷ trọng doanh thu từ hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty đạt 85.7%, tăng nhẹ 0.2% so với năm 2021 Điều này cho thấy doanh thu từ hoạt động này vẫn tiếp tục tăng trưởng ổn định qua từng năm, phù hợp với định hướng của công ty trong việc tập trung vào thế mạnh giao nhận hàng nhập khẩu.
Trong ba tháng đầu năm 2023, tỷ trọng doanh thu hàng nhập khẩu bằng đường biển có dấu hiệu sụt giảm Tuy nhiên, đây chỉ là số liệu tạm thời và chưa phản ánh đầy đủ xu hướng doanh thu cả năm Thông thường, vào cuối năm, sản lượng hàng nhập khẩu sẽ tăng cao hơn so với đầu năm, dẫn đến khả năng doanh thu từ hàng nhập khẩu đường biển cũng sẽ gia tăng.
3.3 Thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng
3.3.1 Lập kế hoạch giao nhận hàng nhập khẩu
Dịch vụ nhận hàng nhập khẩu qua đường biển là một quy trình phức tạp, bao gồm nhiều bên liên quan và các phòng ban trong công ty Quá trình này dễ gặp sai sót và rủi ro, có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp.
Tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng, việc lập kế hoạch nhận hàng nhập khẩu diễn ra thường xuyên với sự tham gia của Ban Giám đốc và các bộ phận Hàng tháng, các mục tiêu về doanh thu, chi phí và phân bổ nguồn lực được đề ra nhằm đảm bảo thực hiện hiệu quả Các trưởng phòng phối hợp để xây dựng kế hoạch tổ chức nhận hàng, trong đó đối với khách hàng lâu năm, quy trình giao nhận thường diễn ra suôn sẻ mà không cần sự can thiệp nhiều từ trưởng phòng Đối với khách hàng mới, kế hoạch giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển sẽ bao gồm các nội dung chi tiết để đảm bảo quy trình diễn ra thuận lợi.
Khi nhận được lô hàng mới, nhân viên CUS sẽ liên hệ với đại lý nước ngoài để thu thập thông tin về tình hình hàng hóa và phương tiện vận chuyển Họ sẽ kiểm tra tình trạng chuẩn bị hàng hóa từ shipper, thông tin booking, lịch tàu chạy và ngày đến dự kiến Sau đó, nhân viên CUS sẽ thông báo cho các bộ phận liên quan để tiến hành xử lý lô hàng hiệu quả.
Để chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa, nhân viên chứng từ cần kiểm tra thông tin từ pre-alert và các chứng từ nháp do đại lý gửi, đảm bảo tính chính xác Sau khi nhận thông báo hàng đến từ hãng tàu, nhân viên sẽ lập các chứng từ như HBL, khai MNF và AN, đồng thời lấy DO Tiếp theo, nhân viên khai báo hải quan sẽ thực hiện thủ tục thông quan hàng hóa Cuối cùng, nhân viên giao nhận (OPS) sẽ mang theo bộ chứng từ đầy đủ để nhận hàng.
Đánh giá thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công
đường biển của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng
Sau hơn 11 năm hoạt động, Haba Logistics đã khẳng định vị thế vững chắc trên thị trường Logistics Việt Nam với nhiều thành tựu đáng kể Tình hình kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2020-2022 diễn ra khá thuận lợi nhờ sự nỗ lực không ngừng của đội ngũ nhân viên và ban lãnh đạo, cùng với những bài học quý giá từ thời gian dịch bệnh và kinh nghiệm thị trường.
42 nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty đã đạt được những thành tựu như sau:
Công ty đã xây dựng kế hoạch nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển một cách cụ thể và phù hợp với thực tế, bao gồm cả kế hoạch dài hạn và ngắn hạn Ban Giám đốc phối hợp với các trưởng phòng để thực hiện kế hoạch kinh doanh và tổ chức nhận hàng nhập khẩu Với đội ngũ quản lý có kinh nghiệm và chuyên môn cao, việc lập kế hoạch diễn ra dễ dàng và hợp lý, đảm bảo xử lý kịp thời các vấn đề trong quy trình tác nghiệp Kế hoạch tốt giúp tổ chức giao nhận hàng hóa nhập khẩu một cách hiệu quả.
Xây dựng quy trình nhận hàng nhập khẩu chặt chẽ là điều quan trọng đối với công ty Quy trình này được thiết lập với các bước rõ ràng dựa trên quá trình vận chuyển hàng hóa, xác định công việc, thời gian và người thực hiện Sự phân chia nhiệm vụ rõ ràng cùng với phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban giúp quy trình tổ chức nhận hàng đạt hiệu quả cao Nhờ vào sự hợp tác này, nhân viên có thể kịp thời phát hiện và giải quyết các vấn đề phát sinh, đảm bảo tiến độ lô hàng và thể hiện tính chuyên nghiệp cũng như năng lực cao của công ty.
Công ty thực hiện giám sát chặt chẽ quá trình vận chuyển hàng hóa và tiến độ xử lý từng lô hàng để nắm bắt tình hình và ngăn ngừa sai sót Nhờ vào ứng dụng FAST PRO, việc giám sát trở nên dễ dàng, chính xác và hiệu quả hơn Bên cạnh đó, công ty cũng đề ra các biện pháp điều hành cụ thể cho từng tình huống, giúp giải quyết nhanh chóng các vấn đề phát sinh và đảm bảo lô hàng được hoàn thành một cách tốt nhất.
Đội ngũ nhân viên của công ty có chuyên môn vững vàng, nhiệt huyết, sáng tạo và giàu kinh nghiệm, giúp nâng cao hiệu suất công việc Công ty cam kết liên tục nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên, đảm bảo họ luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Trong tiến độ giao nhận hàng, có 43 công đoạn quan trọng giúp giải quyết các vấn đề phát sinh Hàng hóa vận chuyển quốc tế thường gặp rủi ro trong quá trình di chuyển tới điểm đích, do đó việc hiểu rõ các bước này là rất cần thiết.
Công ty không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ và giá trị mang lại cho khách hàng, từ đó cải thiện khả năng cạnh tranh và uy tín trên thị trường Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển hiệu quả đã giúp tối ưu hóa quy trình giao hàng Với đa dạng dịch vụ vận chuyển quốc tế và linh hoạt trong hình thức phục vụ, công ty đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng Chất lượng dịch vụ ổn định và khả năng cung ứng nhanh chóng đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển Công ty cũng đã xây dựng mạng lưới đại lý toàn cầu với hơn 600 đại lý, hợp tác với nhiều hãng tàu, máy bay và xe tải, giúp vận chuyển hàng hóa đến mọi nơi trên thế giới.
Bên cạnh những thành công đã đạt được thì Công ty Haba Logistics vẫn còn tồn tại một số hạn chế:
Trong quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu, nhiều vấn đề phát sinh như sai sót trong chuẩn bị chứng từ và khai báo hải quan, bao gồm thông tin không chính xác, áp sai mã HS, và tính sai thuế, dẫn đến chứng từ không hoàn chỉnh và phải chờ bổ sung Ngoài ra, quá trình nhận hàng tại cảng còn gặp rủi ro về hàng hóa như hỏng hóc và thiếu hàng, làm chậm tiến độ nhận hàng và ảnh hưởng đến uy tín của công ty.
Khó khăn trong việc giám sát và điều hành thường xảy ra khi các bộ phận không thể quyết định phương án giải quyết ngay lập tức Thay vào đó, họ phải báo cáo và chờ sự hỗ trợ từ cấp quản lý cao hơn, dẫn đến việc kéo dài thời gian xử lý các vấn đề phát sinh.
44 vấn đề, ảnh hưởng đến quy trình thực hiện nghiệp vụ, khó đáp ứng được tiến độ lô hàng
Chất lượng nhân viên trong tổ chức hiện vẫn chưa đồng đều, điều này ảnh hưởng đến khả năng phối hợp giữa các nhân viên và phòng ban trong việc giải quyết công việc Hệ quả là tốc độ xử lý công việc chậm, làm giảm hiệu quả của quy trình giao nhận hàng hóa.
Cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty còn hạn chế, gây ra một số vấn đề về đường truyền và mạng internet, ảnh hưởng đến các hoạt động dịch vụ, đặc biệt là quy trình giao nhận cần thực hiện trước thời hạn như khai manifest và khai SI trên hãng tàu Hơn nữa, việc công ty không có phương tiện vận chuyển riêng mà phải thuê ngoài dẫn đến thiếu chủ động trong việc quản lý giá cả và sắp xếp xe, từ đó ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện và chất lượng dịch vụ.
Thứ năm, giá cước dịch vụ của công ty còn cao, trong khi hiện tại dịch covid-
Năm 2019, hoạt động thương mại quốc tế đã trở lại ổn định, dẫn đến sự bùng nổ của nhiều doanh nghiệp logistics mới Cạnh tranh trong ngành ngày càng khốc liệt, với các công ty sẵn sàng hy sinh lợi nhuận để thu hút khách hàng.
Sự hạn chế về trình độ chuyên môn và kỹ năng của nhân viên, đặc biệt là những nhân viên mới, đã ảnh hưởng đến hiệu quả công việc Mặc dù công ty đã chú trọng vào đào tạo để nâng cao chất lượng đội ngũ, nhưng sự thay đổi nhân viên liên tục đã dẫn đến sự không đồng đều trong chất lượng Từ năm 2020 đến tháng 3 năm 2023, số lượng nhân viên công ty tăng đều qua từng năm, với nhân lực ngày càng trẻ hơn Các nhân viên mới mặc dù có kiến thức chuyên môn nền tảng và có thể hoàn thành công việc, nhưng kinh nghiệm còn hạn chế khiến họ phải hỏi ý kiến cấp trên khi gặp vấn đề phát sinh Điều này vô hình chung làm chậm tốc độ xử lý lô hàng và giảm hiệu quả quy trình tác nghiệp.
Nhân viên các bộ phận đôi khi thiếu chủ động trong việc thực hiện quy trình công việc, đặc biệt trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, nơi mà các quy trình rất phức tạp.
Việc thực hiện các quy trình 45 có nguy cơ cao xảy ra sai sót, đòi hỏi nhân viên phải cẩn thận trong từng bước Chỉ một chút thiếu chú ý có thể dẫn đến những lỗi lớn, gây rủi ro cao cho công việc Nếu nhân viên không giám sát kỹ lưỡng từng công đoạn, lỗi sai sẽ khó phát hiện và có thể kéo theo nhiều sai sót khác, làm tăng thời gian và chi phí giải quyết.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN VẬN TẢI HẢI BẰNG
Định hướng phát triển hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng
4.1.1 Triển vọng phát triển ngành giao nhận hàng hóa quốc tế
Theo "Chiến lược phát triển bền vững ngành logistics đến năm 2025" của Chính phủ, Việt Nam đặt mục tiêu đến năm 2025, dịch vụ logistics sẽ đóng góp 5%-6% vào GDP, với tốc độ tăng trưởng đạt 15%-20% Tỷ lệ thuê ngoài dịch vụ logistics dự kiến đạt 50%-60%, chi phí logistics giảm xuống còn 16%-20% GDP, và xếp hạng theo Chỉ số LPI toàn cầu sẽ vào top 50 Ngành logistics hứa hẹn sẽ thúc đẩy hoạt động xuất, nhập khẩu, góp phần vào sự phục hồi kinh tế mạnh mẽ sau đại dịch Covid-19, với dự báo tăng trưởng kép hàng năm đạt 5,5% trong giai đoạn 2022-2027 Việt Nam hiện dẫn đầu ASEAN về số lượng doanh nghiệp logistics được Cơ quan Quản lý hoạt động hàng hải của Mỹ cấp phép.
Việt Nam, với vị trí trung tâm khu vực châu Á-Thái Bình Dương và tuyến hàng hải quốc tế quan trọng, sở hữu bờ biển dài và nhiều địa điểm thích hợp để xây dựng cảng nước sâu Điều này tạo ra cơ hội lớn cho hội nhập kinh tế quốc tế thông qua các hiệp định thương mại tự do (FTA) đã được ký kết Do đó, Việt Nam được xem là một thị trường tiềm năng để phát triển ngành dịch vụ logistics, đặc biệt trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển.
Sau hơn hai năm bị ảnh hưởng nặng nề bởi đại dịch Covid-19, bước sang năm
Năm 2023, hoạt động logistics đã phục hồi và đảm bảo kết nối trong vận tải và lưu thông hàng hóa Để thực hiện Chiến lược phát triển bền vững ngành Logistics đến năm 2025, Nhà nước đang tập trung đổi mới hoạt động logistics, phát triển dịch vụ và hạ tầng, cũng như cải thiện kết nối logistics.
Các tác nhân trong chuỗi cung ứng đóng vai trò quan trọng trong việc phục hồi hoạt động sản xuất và lưu thông hàng hóa Điều này góp phần vào việc duy trì giá trị xuất nhập khẩu của Việt Nam ở mức kỷ lục trong giai đoạn "bình thường mới", đồng thời tận dụng tối đa cơ hội từ các hiệp định thương mại tự do (FTA) đã ký kết.
Theo Cục Hàng hải Việt Nam, năm 2022, sản lượng hàng hóa xuất nhập khẩu qua cảng biển đạt 733.181 triệu tấn, tăng 4% so với năm trước và vượt 1% kế hoạch Mặc dù lượng hàng xuất nhập khẩu có xu hướng giảm nhẹ, sản lượng container tính theo Teus lại tăng 5%, đạt 25.093 triệu Teus, với hàng nhập khẩu tăng mạnh nhất, đạt hơn 8,5 triệu Teus, tăng 8% so với cùng kỳ Điều này cho thấy hoạt động xuất nhập khẩu bằng đường biển của Việt Nam đang phát triển trở lại, dự báo sản lượng hàng hóa sẽ tiếp tục tăng trong những năm tới, tạo cơ hội cho các doanh nghiệp giao nhận hàng hóa quốc tế, đặc biệt là trong lĩnh vực giao nhận hàng bằng đường biển.
4.1.2 Định hướng phát triển của công ty
Hiện nay, sự gia tăng doanh nghiệp trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa và logistics đã tạo ra sự cạnh tranh khốc liệt Đại dịch Covid-19 đã gây ra nhiều biến động bất ngờ, ảnh hưởng sâu sắc đến vận tải hàng hóa quốc tế, đặc biệt là hoạt động nhận hàng nhập khẩu qua đường biển Để duy trì vị thế và phát triển bền vững trên thị trường, các công ty cần có những định hướng chiến lược rõ ràng.
Tiếp tục thực hiện các mục tiêu ngắn hạn và nỗ lực đạt được mục tiêu dài hạn, tập trung vào việc nâng cao chất lượng dịch vụ Chúng tôi không chỉ cam kết cung cấp dịch vụ uy tín mà còn nỗ lực mang lại giá trị gia tăng cho khách hàng, từ đó nâng cao lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
Để nâng cao hiệu quả trong hoạt động xuất nhập khẩu, cần hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa và cải thiện quản trị các hoạt động liên quan Việc thực hiện tốt từng bước trong quy trình nghiệp vụ sẽ giúp đạt được kết quả cao hơn.
Nâng cao chất lượng đội ngũ quản trị và tăng cường đào tạo, phát triển năng lực cho nhân viên là ưu tiên hàng đầu của công ty Chúng tôi sẽ tổ chức các buổi đào tạo thường xuyên nhằm bồi dưỡng kỹ năng và triển khai các đổi mới trong công việc, giúp nhân viên nâng cao hiệu quả làm việc và đáp ứng tốt hơn với yêu cầu thị trường.
Tổ chức đánh giá trình độ và kỹ năng hàng năm giúp xác định điểm mạnh, điểm yếu và sự phát triển của nhân viên Qua đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các phương hướng phù hợp với nguồn nhân lực và kế hoạch kinh doanh trong tương lai.
Chăm sóc khách hàng cũ và tìm kiếm khách hàng mới là những yếu tố quan trọng để mở rộng thị trường Sau 11 năm hoạt động, công ty đã xây dựng được một lượng khách hàng trung thành, nhưng để tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận, việc thu hút khách hàng mới là cần thiết Công ty đang xem xét mở rộng thị trường sang khu vực Trung Đông, nơi mà hiện tại công ty chưa hoạt động Sau khi dịch COVID-19 ổn định, Trung Đông trở thành một thị trường tiềm năng, vì vậy công ty đang tiến hành rà soát để quyết định các bước mở rộng hoạt động kinh doanh trong khu vực này.
Tăng cường số lượng đại lý nước ngoài và củng cố mối quan hệ với các đại lý hiện tại, đối tác và nhà cung cấp là rất quan trọng để đảm bảo quy trình giao nhận của công ty diễn ra một cách suôn sẻ và đạt hiệu quả tối ưu.
4.1.3 Định hướng hoàn thiện quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty
Hiện nay, công ty đang thực hiện quản trị hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển một cách bài bản với các bước lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, giám sát và điều hành Tuy nhiên, vẫn còn xảy ra một số sai sót và lơ là trong quy trình Để nâng cao hiệu quả nhận hàng nhập khẩu và phù hợp với kế hoạch kinh doanh, công ty đang hoàn thiện và hiện đại hóa quy trình này Công ty sẽ tập trung vào việc nâng cao chất lượng kế hoạch tổ chức nhận hàng, cải thiện công tác chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan, và tổ chức nhận hàng hóa Đồng thời, công ty cũng sẽ tăng cường giám sát và điều hành các khâu, tìm kiếm các phương án tối ưu để xử lý vấn đề phát sinh, đảm bảo tiến độ công việc.
50 của lô hàng, đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng cũng là đảm bảo chất lượng dịch vụ, uy tín của doanh nghiệp.
Giải pháp hoàn thiện quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công
4.2.1 Hoàn thiện công tác giám sát và điều hành
Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ, công ty gặp phải nhiều vấn đề như chậm trễ trong giao hàng và sai sót thủ tục Để khắc phục tình trạng này, công ty cần triển khai các biện pháp hiệu quả nhằm cải thiện quy trình và nâng cao hiệu suất làm việc.
Các cấp quản lý cần tăng cường giám sát tình hình thực hiện nghiệp vụ của nhân viên trong phòng ban, thường xuyên nhắc nhở họ tập trung vào công việc và theo dõi tiến độ chứng từ để đảm bảo tính đầy đủ và chính xác Các trưởng phòng có thể sử dụng phần mềm FAST PRO của công ty để giám sát, nhờ vào tính năng bình luận, giúp nhắc nhở nhân viên và theo dõi hoạt động của họ, từ đó phát hiện bất thường và xử lý kịp thời.
Các nhà quản lý cần nâng cao kỹ năng điều hành để giải quyết vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng và hiệu quả, tránh phụ thuộc vào sự hỗ trợ từ cấp trên Việc trau dồi chuyên môn sẽ giúp họ đưa ra quyết định đúng đắn, từ đó nâng cao hiệu quả quy trình và dẫn dắt đội ngũ nhân viên tốt hơn.
4.2.2 Hoàn thiện khâu lập bộ chứng từ
Chuẩn bị chứng từ là bước thiết yếu trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, giúp công ty thực hiện nhanh chóng các bước tiếp theo và đảm bảo tiến độ lô hàng Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác các chứng từ không chỉ tránh được các vấn đề phát sinh mà còn nâng cao hiệu quả công việc Haba Logistics có thể xem xét một số giải pháp để hoàn thiện khâu chuẩn bị chứng từ, từ đó cải thiện quy trình logistics của mình.
Nhân viên chứng từ cần chú trọng vào việc kiểm tra và đối chiếu thông tin một cách cẩn thận Khi phát hiện sai lệch, họ phải liên hệ ngay với đại lý hoặc khách hàng để xác nhận và điều chỉnh thông tin Việc này đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của bộ chứng từ.
51 chứng từ đầy đủ, kiểm tra cả thông tin và số lượng chứng từ, như vậy mới có thể thực hiện các bước tiếp theo của quy trình
Để đảm bảo tính chính xác và nhanh chóng trong việc xử lý chứng từ, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban như CUS, bộ phận chứng từ và hải quan CUS, với vai trò là người liên lạc với đại lý, có trách nhiệm kiểm tra các chứng từ nhận được Bộ phận khai báo hải quan cũng cần thực hiện việc kiểm tra thông tin bộ chứng từ ngay khi nhận được, không nhất thiết phải chờ đủ các chứng từ Nhân viên khai báo hải quan có thể kiểm tra theo tiến độ thực hiện, vì CUS sẽ gửi email thông báo cho họ khi nhận được chứng từ từ đại lý.
Nhân viên chứng từ cần thường xuyên cập nhật thông tin và các chỉnh sửa liên quan lên phần mềm FAST PRO của công ty Điều này giúp các cấp quản lý nắm bắt thông tin kịp thời và cho phép phần mềm thống kê chi tiết về các sai sót và chỉnh sửa nếu có.
Phòng chứng từ cần tổ chức thường xuyên các buổi trao đổi để thống kê và phân tích các sai sót, từ đó chỉ ra nguyên nhân và rút kinh nghiệm trong quá trình làm việc Nhân viên có kinh nghiệm nên đảm nhận vai trò đào tạo và nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên mới, đồng thời lưu ý những vấn đề thường gặp liên quan đến các lô hàng đặc biệt để ghi nhớ và giảm thiểu sai sót.
4.2.3 Hoàn thiện khâu khai báo hải quan
Khai báo hải quan là bước thiết yếu trong quy trình nhận hàng nhập khẩu, yêu cầu độ chính xác và tốc độ cao Kết quả khai báo hải quan ảnh hưởng trực tiếp đến việc lấy hàng, giúp rút ngắn thời gian làm thủ tục và nâng cao hiệu quả trong quá trình nhận hàng Vì vậy, cần khắc phục các sai sót trong khai báo hải quan để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ.
Nhân viên khai báo hải quan cần chuẩn bị đầy đủ chứng từ cần thiết và kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trên bộ chứng từ để đảm bảo tính chính xác Sau khi xác nhận thông tin khớp nhau, họ mới tiến hành khai báo trên phần mềm hải quan điện tử ECUS5 Nếu phát hiện sai lệch, nhân viên cần nhanh chóng thông báo cho bộ phận chứng từ để thực hiện kiểm tra và chỉnh sửa kịp thời.
Nhân viên khai báo hải quan cần nắm vững đặc điểm hàng hóa và quy tắc áp mã HS code, đồng thời sử dụng Biểu thuế xuất nhập khẩu của Bộ Tài chính để đối chiếu và áp mã chính xác Việc cập nhật các thông tư, nghị định và quy định về thuế suất hàng hóa là rất quan trọng Hàng năm, Biểu thuế XNK được thay đổi và bản chính thức là file Excel, do đó, nhân viên cần chú ý để tránh sử dụng sai biểu thuế, dẫn đến việc áp mã HS không chính xác.
Sau khi hoàn tất việc lập tờ khai nháp, nhân viên cần kiểm tra kỹ lưỡng toàn bộ thông tin để đảm bảo sự khớp đúng với các chứng từ liên quan trước khi thực hiện việc truyền chính thức.
Để đảm bảo quy trình kiểm hóa diễn ra nhanh chóng và hiệu quả, công ty cần chủ động phối hợp với nhân viên giao nhận Trong trường hợp cần làm việc với cơ quan hải quan, nên phân công nhân viên có kinh nghiệm, am hiểu đặc tính hàng hóa và các quy định liên quan để tham gia giải trình.
4.2.4 Hoàn thiện công tác nhận hàng
Kiểm tra hàng hóa trước khi nhận là một bước quan trọng, yêu cầu sự nhanh nhạy và linh hoạt từ nhân viên giao nhận Khi nhận hàng tại cảng hoặc kho, cần đối chiếu thông tin trên chứng từ với Packing list để đảm bảo nhận đúng hàng hóa Nhân viên cần kiểm tra đặc tính hàng hóa, chú ý đến tình trạng bên ngoài như móp, vỡ, ẩm ướt hay rò rỉ Đối với hàng nguyên container, sau khi cược container cho hãng tàu, cần kiểm tra kỹ vỏ container để phát hiện dấu hiệu hư hại Nếu có bất kỳ dấu hiệu hư hại nào, nhân viên phải báo ngay cho kho và cảng để xử lý trước khi lấy hàng.
Trong trường hợp kiểm hóa, nhân viên giao nhận cần chủ động đến bãi để thực hiện thủ tục kiểm hóa sớm Họ nên chuẩn bị đầy đủ các dụng cụ cần thiết cho quá trình kiểm hàng và xem xét kỹ hồ sơ để có thể trả lời các câu hỏi từ hải quan, từ đó giúp quá trình diễn ra thuận lợi hơn.
53 lợi kiểm hóa và có thể sớm lấy hàng về, tránh kéo dài thời gian làm ảnh hưởng tiến độ thực hiện lô hàng
4.2.5 Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực
Đề xuất, kiến nghị
Xây dựng một hệ thống pháp luật đồng bộ và nhất quán, phù hợp với tập quán và thông lệ quốc tế là yếu tố then chốt để tạo ra hành lang pháp lý ổn định Điều này sẽ thu hút hàng hóa về Việt Nam, đồng thời tạo tâm lý an toàn cho các doanh nghiệp vận tải, giao nhận và mua bán trong và ngoài nước Do đó, Nhà nước cần chú trọng vào việc hoàn thiện khung pháp lý này.
Cần tiếp tục hoàn thiện hệ thống pháp luật và chính sách về thuế, thủ tục hải quan, cũng như các thủ tục hành chính để thúc đẩy phát triển hệ thống giao nhận Việc cải cách chính sách và đơn giản hóa thủ tục hành chính trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, đặc biệt là hoạt động nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, là rất cần thiết.
Đầu tư vào cơ sở hạ tầng giao thông là rất quan trọng để nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa tại Việt Nam Hiện nay, hệ thống hạ tầng logistics ở nước ta còn thiếu đồng bộ, khiến cho việc vận chuyển gặp nhiều khó khăn Đặc biệt, phần lớn các cảng biển không được thiết kế để phục vụ bốc dỡ hàng hóa từ tàu biển chuyên dụng, và chỉ một số ít cảng có kết nối quốc tế với các cảng biển tại Châu Âu hoặc Mỹ.
Hệ thống kho bãi hiện tại chưa đạt tiêu chuẩn quốc tế, với nhiều kho bãi xuống cấp nghiêm trọng Hạ tầng yếu kém là nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng hàng hóa tồn đọng, khi kết cấu giao thông chưa hợp lý khiến xe container thường xuyên bị ùn tắc nhiều giờ trước khi vào cảng Điều này không chỉ làm tiêu tốn nhiên liệu mà còn kéo dài thời gian vận chuyển hàng hóa Cải thiện cơ sở hạ tầng sẽ giúp giảm chi phí vận tải, nâng cao chất lượng dịch vụ và tăng cường khả năng cạnh tranh cho các doanh nghiệp giao nhận.
Chuyển đổi số và ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành logistics là cần thiết để nâng cao năng suất lao động và chất lượng dịch vụ Nhà nước cần thúc đẩy quá trình này tại các doanh nghiệp giao nhận, đặc biệt trong bối cảnh các hiệp định thương mại tự do Dự án e-DO cho hàng container đường biển sẽ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, ước tính khoảng 500 - 700 tỷ đồng mỗi năm Việc nghiên cứu ứng dụng e-B/L và các chứng từ vận tải điện tử khác sẽ đơn giản hóa quy trình dịch vụ, nâng cao hiệu quả và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp giao nhận.
Ban hành hướng dẫn cụ thể cho nhiều trường hợp trong khai báo hải quan hàng hóa xuất nhập khẩu là cần thiết Điều này giúp quản lý tính đa dạng của hàng hóa và các loại hình xuất nhập khẩu hiệu quả hơn.
Trong lĩnh vực hải quan, việc có nhiều hình thức doanh nghiệp dẫn đến nhiều vấn đề phát sinh cần được giải quyết Do đó, nếu hải quan cung cấp hướng dẫn cho nhiều trường hợp khác nhau, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong quá trình khai báo và cho cơ quan hải quan trong việc xử lý các vấn đề Việc xử lý các vấn đề đã có hướng dẫn sẽ đảm bảo tính nhanh chóng và chính xác cao.
Đơn giản hóa thủ tục hành chính là cần thiết để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc xử lý hồ sơ hàng hóa và kiểm hóa Hiện nay, các quy trình hải quan đang gây tốn thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ giao nhận hàng hóa Chẳng hạn, khi doanh nghiệp nộp hồ sơ sửa đổi bổ sung trên hệ thống dịch vụ công hải quan, thời gian chờ đợi để được xử lý và chấp thuận có thể kéo dài đến vài ngày Sự chậm trễ này không chỉ ảnh hưởng đến việc thông quan mà còn có thể phát sinh chi phí ngoài dự tính cho doanh nghiệp.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong khai báo hải quan điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tăng tốc độ xử lý tờ khai và thông quan hàng hóa mà còn nâng cao hiệu quả công việc cho cơ quan Hải quan Việc triển khai công nghệ hiện đại và đường truyền ổn định sẽ giúp Hải quan phân loại và giám sát dễ dàng hơn, từ đó phát hiện bất thường trong hoạt động xuất nhập khẩu, góp phần đưa ra giải pháp ngăn chặn và xử lý kịp thời.
Để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực tại cơ quan hải quan, việc tổ chức thường xuyên các khóa huấn luyện cho công chức hải quan là rất cần thiết Điều này giúp cán bộ hải quan trang bị chuyên môn nghiệp vụ cao, kỹ năng tốt và khả năng xử lý tình huống linh hoạt Đồng thời, họ cũng cần am hiểu và thành thạo trong việc sử dụng hệ thống thông quan điện tử, đáp ứng hiệu quả nhu cầu của doanh nghiệp xuất nhập khẩu và doanh nghiệp giao nhận.
Sự phát triển của thương mại quốc tế đã thúc đẩy hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, mang lại nhiều cơ hội kinh doanh cho các doanh nghiệp giao nhận vận tải Tuy nhiên, cạnh tranh trên thị trường ngày càng gay gắt, đòi hỏi Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng phải nâng cao chất lượng dịch vụ để đáp ứng nhu cầu khách hàng Việc cải thiện dịch vụ không chỉ giúp công ty tăng cường khả năng cạnh tranh mà còn đảm bảo sự phát triển bền vững trong ngành giao nhận.
Bài khóa luận đã trình bày lý thuyết về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển và thực trạng tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng Tác giả đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu của công ty Mặc dù Haba Logistics đã đạt được một số thành công, nhưng vẫn tồn tại những hạn chế trong quản trị quy trình này Công ty cần đánh giá lại các điểm yếu trong quy trình và áp dụng các giải pháp phù hợp để nâng cao hiệu quả quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 Bộ môn Quản trị tác nghiệp TMQT (2019), Bài giảng Quản trị giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế, Khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế, Đại học Thương Mại
2 Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng, Báo cáo kết quả kinh doanh 2020, 2021, 2022, T3/2023
3 Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng, Báo cáo tài chính 2020, 2021, 2022
4 Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng, Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu
5 Website của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng https://habalog.org.vn/
6 Website https://www.track-trace.com/
7 Cục Hàng hải Việt Nam, Thống kê Khối lượng hàng hóa thông qua cảng biển Tháng 12 năm 2022