Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty tnhh thương mại và dịch vụ giao nhận vận tải hải bằng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN VẬN TẢI HẢI BẰNG Giảng viên hướng dẫn: Sinh viên thực ThS VŨ ANH TUẤN NGUYỄN THỊ BÍCH NGỌC Lớp: K55E3 Mã sinh viên: 19D130169 HÀ NỘI – 2023 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan, đề tài: “Quản trị quy trình nhận hàng nhập đường biển Công ty TNHH Thương mại dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng” cơng trình nghiên cứu độc lập hướng dẫn ThS Vũ Anh Tuấn Đề tài, nội dung khóa luận sản phẩm mà tơi nỗ lực nghiên cứu q trình thực tập Công ty TNHH Thương mại dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng, khơng có chép từ tài liệu Tôi xin hồn tồn chịu trách nhiệm tính trung thực nội dung số liệu đề tài Hà Nội, ngày 28 tháng 04 năm 2023 Sinh viên thực Nguyễn Thị Bích Ngọc i LỜI CẢM ƠN Trong trình học tập trường Đại học Thương mại thời gian thực tập Công ty TNHH Thương mại dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng, nhận quan tâm, giúp đỡ thầy cô khoa Kinh tế kinh doanh quốc tế Ban Giám đốc cung anh chị đồng nghiệp Cơng ty để hồn thành khóa luận Trước hết, tơi xin chân thành cảm ơn thầy cô khoa Kinh tế Kinh doanh quốc tế - Trường Đại học Thương mại tận tình dạy, trang bị cho tơi kiến thức hữu ích, tạo điều kiện cho nghiên cứu thực khóa luận Đặc biệt, tơi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới giảng viên hướng dẫn – ThS Vũ Anh Tuấn nhiệt tình hướng dẫn, giúp đỡ tơi hồn thiện khóa luận Tơi xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo toàn thể anh chị Công ty TNHH Thương mại dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi cho tơi q trình thực tập hỗ trợ tài liệu để hòan thành khóa luận cách tốt Tuy nhiên, với kiến thức thời gian thực tập có hạn nên khóa luận tơi khó tránh khỏi thiếu sót Tơi mong nhận ý kiến địng góp thầy để khóa luận hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực Nguyễn Thị Bích Ngọc ii MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN .i LỜI CẢM ƠN ii MỤC LỤC iii DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ VÀ HÌNH VẼ vi DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vii CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1 Tính cấp thiết vấn đề nghiên cứu 1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu 1.3 Mục đích nghiên cứu 1.4 Đối tượng nghiên cứu 1.5 Phạm vi nghiên cứu 1.6 Phương pháp thu thập xử lý liệu 1.6.1 Phương pháp thu thập liệu 1.6.2 Phương pháp xử lý liệu 1.7 Kết cấu khóa luận CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA DOANH NGHIỆP GIAO NHẬN 2.1 Khái quát dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập đường biển 2.1.1 Khái niệm dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế người giao nhận 2.1.2 Nội dung dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập đường biển 2.2 Quản trị quy trình nhận hàng nhập đường biển doanh nghiệp giao nhận 2.2.1 Khái niệm quản trị quy trình nhận hàng nhập đường biển 2.2.2 Vai trò quản trị quy trình nhận hàng nhập đường biển doanh nghiệp giao nhận 2.2.3 Nội dung quản trị quy trình nhận hàng nhập đường biển doanh nghiệp giao nhận 2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị quy trình nhận hàng nhập đường biển 14 2.3.1 Các nhân tố doanh nghiệp .14 2.3.2 Các nhân tố doanh nghiệp 16 CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN VẬN TẢI HẢI BẰNG 19 3.1 Giới thiệu Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng 19 3.1.1 Giới thiệu chung công ty .19 3.1.2 Lĩnh vực kinh doanh 20 iii 3.1.3 Cơ cấu tổ chức 21 3.1.4 Nhân lực công ty 22 3.1.5 Cơ sở vật chất, kỹ thuật 24 3.1.6 Tình hình tài 25 3.2 Khái quát hoạt động kinh doanh Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng 25 3.2.1 Kết hoạt động kinh doanh chung .25 3.2.2 Kết hoạt động kinh doanh dịch vụ nhận hàng nhập đường biển.28 3.3 Thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập đường biển Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng 30 3.3.1 Lập kế hoạch giao nhận hàng nhập 30 3.3.2 Tổ chức giao nhận hàng nhập .31 3.3.3 Giám sát quy trình giao nhận hàng nhập 37 3.3.4 Điều hành quy trình giao nhận hàng nhập 39 3.4 Đánh giá thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập đường biển Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng 41 3.4.1 Những thành công 41 3.4.2 Những tồn 43 3.4.3 Nguyên nhân tồn .44 CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN VẬN TẢI HẢI BẰNG 47 4.1 Định hướng phát triển hoạt động giao nhận hàng hóa nhập đường biển Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng 47 4.1.1 Triển vọng phát triển ngành giao nhận hàng hóa quốc tế .47 4.1.2 Định hướng phát triển công ty 48 4.1.3 Định hướng hoàn thiện quản trị quy trình nhận hàng nhập đường biển công ty 49 4.2 Giải pháp hồn thiện quản trị quy trình nhận hàng nhập đường biển Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng 50 4.2.1 Hoàn thiện công tác giám sát điều hành 50 4.2.2 Hoàn thiện khâu lập chứng từ 50 4.2.3 Hoàn thiện khâu khai báo hải quan 51 4.2.4 Hồn thiện cơng tác nhận hàng 52 4.2.5 Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực 53 4.2.6 Nâng cao chất lượng dịch vụ 53 4.2.7 Đầu tư sở hạ tầng trang thiết bị .54 4.3 Đề xuất, kiến nghị 54 iv KẾT LUẬN 57 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 58 v DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ VÀ HÌNH VẼ DANH MỤC BẢNG STT Tên Bảng 3.1: Lao động công ty giai đoạn 2020-T3/2023 Trang 22 Bảng 3.2: Cơ cấu lao động công ty năm 2022 23 Bảng 3.3: Tình hình tài công ty giai đoạn 2020-2022 25 Bảng 3.4: Kết hoạt động kinh doanh công ty giai đoạn 25 2020 – T3/2023 Bảng 3.5: Chênh lệch doanh thu lợi nhuận sau thuế giai đoạn 26 2020-2022 Bảng 3.6: Doanh thu tỷ trọng doanh thu từ dịch vụ công 27 ty giai đoạn 2020-T3/2023 Bảng 3.7: Sản lượng giao nhận hàng nhập đường biển 28 công ty giai đoạn 2020-T3/2023 Bảng 3.8: Doanh thu từ hoạt động nhận hàng nhập 29 đường biển công ty giai đoạn 2020-T3/2023 Bảng 3.9: Kế hoạch phân cơng cơng việc thực quy 31 trình nhận hàng nhập công ty 10 Bảng 3.10: Các vấn đề phát sinh nhận hàng hóa nhập 40 đường biển công ty giai đoạn 2020-T3/2023 DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ STT Tên Sơ đồ 3.1: Mơ hình tổ chức cơng ty TNHH thương mại Trang 21 Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng Hình 3.1: Trách nhiệm cơng ty trường hợp kiểm hóa 35 Hình 3.2: Minh họa nội dung email nhân viên CUS gửi cho đại 38 lý Hình3.3: Thơng tin tàu tracking trang web hãng CMA CGM 39 Hình 3.4: Trách nhiệm Haba Logistics trường hợp hàng 41 hóa có hư hỏng vi Chữ viết tắt ASEAN A/N CC CFS C/O CUS CY D/O e-B/L e-DO EIR DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Nghĩa tiếng anh Nghĩa tiếng việt Association of Southeast Asian Nations Arrival noticed Carbon Copy ETA ETD FTA FCL GDP HBL Container freight station Certificate of original Customer service Container yard Delivery order Electronic Bill of Lading Electronic Delivery Order Equipment Interchange Receipt Estimated time of arrival Estimated time of depature Free Trade Agreement Full container load Gross Domestic Product House bill LCL LPI Less container load Logistics Performance Index MBL Master Bill of Lading MNF OPS POD POL SLGN TNHH VND XNK Manifest Operations Port of discharge Port of loading vii Hiệp hội quốc gia Đông Nam Á Giấy báo hàng đến Tạo email để gửi cho nhiều người Trạm giao hàng lẻ Chứng nhận xuất xứ Dịch vụ khách hàng Bãi container Lệnh giao hàng Vận đơn điện tử Lệnh giao hàng điện tử Phiếu ghi tình trạng container Ngày hàng đến dự kiến Ngày hàng dự kiến Tổ chức thương mại giới Hàng nguyên container Tổng sản phẩm quốc nội Vận đơn đường biển (vận đơn nhà) Hàng lẻ Chỉ số lực quốc gia Logistics Vận đơn đường biển (vận đơn chủ) Bản kê khai hàng hóa Nhân viên giao nhận Cảng dỡ hàng Cảng xếp hàng Sản lượng giao nhận Trách nhiệm hữu hạn Việt Nam đồng Xuất nhập CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1 Tính cấp thiết vấn đề nghiên cứu Trong năm gần đây, toàn cầu hóa xu tất yếu kinh tế giới., quốc gia ngày hội nhập sâu rộng nhiều lĩnh vực có hoạt động giao thương quốc tế Trong bối cảnh đó, thị trường tồn cầu phát triển sơi động làm cho giao thương quốc gia, khu vực giới tăng cách mạnh mẽ đương nhiên kéo theo nhu cầu vận tải, kho bãi, dịch vụ phụ trợ… Vai trò Logistics ngày trở nên quan trọng Logistics liên kết khâu hoạt động kinh tế quốc tế, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu cao, góp phần làm giảm chi phí nâng cao khả cạnh tranh Cùng với xu đó, Việt Nam nỗ lực phát triển mặt đặc biệt lĩnh vực thương mại tham gia vào Hiệp định thương mại tự với quốc gia, khu vực giới Việt Nam tham gia Tổ chức thương mại quốc tế (WTO), Hiệp hội quốc gia Đông Nam Á (ASEAN) Diễn đàn Hợp tác Kinh tế châu Á – Thái Bình Dương (APEC) Tính đến năm 2022, Việt Nam ghi dấu ấn với việc tham gia 15 hiệp định thương mại tự (FTAs), có hiệp định thương mại tự hệ như: EVFTA, CPTPP… Việc tham gia tổ chức giới ký kết Hiệp định thương mại mở cho Việt Nam nhiều hội giao thương đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu, kéo theo phát triển hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập Trong hoạt động nhận hàng nhập đường biển giữ vai trò quan trọng chiến tỷ trọng cao Bởi phương thức vận tải đường biển có nhiều ưu lớn chuyên chở khối lượng lớn, mặt hàng vận chuyển đa dạng, mức độ an toàn cao với chi phí rẻ Dịch vụ giao nhận phát triểm mạnh mẽ nước ta, có tới hàng nghìn doanh nghiệp lớn nhỏ hoạt động lĩnh vực logistics Đây số lớn thực tế đa phần lại doanh nghiệp nhỏ nhỏ Do nên mức độ cạnh tranh ngành giao nhận hàng hóa nước ta cao, yêu cầu đặt cho doanh nghiệp phải có cơng tác quản trị hiệu hoạt động tốt cạnh tranh với đối thủ thị trường Trong trình thực tập Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng, nhận thấy hoạt động nhận hàng nhập công ty cịn gặp phải số vướng mắc quy trình cịn xảy sai xót số khâu thực Việc phân tích, đánh giá thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập cơng ty, từ đưa giải pháp hồn thiện cơng tác quản trị vấn đề mang tính cấp thiết Vì vậy, tơi định lựa chọn đề tài: “Quản trị quy trình nhận hàng nhập đường biển Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng” 1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu Trong trình tìm hiểu đề tài, tơi nhận thấy có số nghiên cứu có liên quan đến quản trị quy trình giao nhận hàng nhập đường biển sau: Tác giả Chung Ngọc Khánh (2018) – “ Quản trị hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập Cơng ty Cổ phần đại lý hàng hải Việt Nam – Chi nhánh Hải Phòng” – Luận văn Thạc sĩ – Trường Đại học dân lập Hải Phịng Luận văn trình bày lý luận quản trị hoạt dộng giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, từ phân tích thực trạng đưa số đề xuất giải pháp để hòan thiện quản trị hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập Tuy nhiên luận văn nghiên cứu chung hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, chưa tập trung nghiên cứu cụ thể quản trị quy trình nhận hàng nhập đường biển Tác giả Nguyễn Thị Bích Ngân (2009) - “Quản trị quy trình nhận hàng nhập đường biển Công ty TNHH vận tải hàng đầu Prime Cargo” – Khóa luận tốt nghiệp – Trường Đại học Thương Mại Khóa luận hệ thống sở lý luận liên quan đến nghiên cứu, từ phân tích thực trạng đề giải pháp hồn thiện quản trị quy trình nhận hàng nhập đường biển doanh nghiệp Tác giả Trần Thị Dung (2021) - “Quản trị quy trình nhận hàng nhập đường biển Công ty Cổ phần giao nhận vận tải Kepler” – Khóa luận tốt nghiệp – Trường Đại học Thương Mại Với khóa luận tác giả sử dụng phương pháp thu thập phân tích xử lý liệu sơ cấp thứ cấp thu thập để phân tích đánh giá thực trạng doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ, qua đề xuất giải pháp hồn thiện quản trị quy trình nghiệp vụ dễ xảy sai sót, yêu cầu nhân viên phải cẩn thận khâu, chút thiếu ý nhân viên dẫn đến sai sót, chí lỗi sai lớn, gây rủi ro cao Nhân viên phận không giám sát công việc theo bước nên không phát lỗi sai, phát lỗi sai gây sai nhiều bước, khiến việc giải thời gian, chi phí Chính sách công ty Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng không cạnh tranh cạnh tranh chất lượng dịch vụ, lượng giá trị mang lại cho khách hàng, cộng thêm với việc nhiều đối thủ sẵn sàng hy sinh lợi nhuận mục đích lơi kéo khách hàng, dẫn đến giá cước dịch vụ cơng ty cịn cao, phần bị cạnh tranh giá nhiều đối thủ Hệ thống sở vật chất kỹ thuật công ty cũ, xuống cấp chất lượng máy tính phục vụ nhân viên, hệ thống mạng, hệ thống phần mềm quản lý lâu chưa thay ảnh hưởng tới tốc độ làm việc tiến độ lô hàng Nguyên nhân khách quan Các biến động kinh tế giới Nền kinh tế giới chứng kiến nhiều biến động lớn Đại dịch covid-19 gây đứt chuỗi cung ứng toàn cầu, hoạt động thương mại quốc tế sụt giảm lớn Cuộc chiến Nga-Ukraina khiến giá nhiên liệu tăng mạnh, với việc thiếu vỏ container khiến cước phí vận tải quốc tế tăng kỷ lục Ảnh hưởng yếu tố tự nhiên: thời tiết, thiên tai dễ gây tổn thất cho hàng hóa, đặc biệt hàng hóa vận chuyển đường biển, thời tiết xấu ảnh hưởng đến lịch trình chuyến tàu, tài bị trì hỗn ngày chạy hạoc cập bến ngày dự kiến, hàng hóa bị hư hỏng, mát Cơ sở hạ tầng phục vụ giao nhận vận tải đường biển Việt Nam nhiều hạn chế Hiện tượng tắc nghẽn cảng biển thường xuyên xảy ra, hệ thống sở vật chất kỹ thuật, thết bị xếp dỡ chưa đại hóa Các quy định quan Nhà nước: Các sách, quy định pháp luật Nhà nước Hải quan có thay đổi liên tục gây ảnh hưởng tới hoạt động giao nhận hàng hóa đường biển họat động kinh doanh phải tuân 45 thủ pháp luật Một số thủ tục quan Hải quan rườm rà, gây nhiều thời gian xử lý cho công ty, ảnh hưởng đến tiến độ lấy hàng Sự cạnh tranh gay gắt doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực: nước ta có tới hàng nghìn doanh nghiệp hoat động lĩnh vực giao nhận hàng hóa, logistics Việc cạnh tranh hoạt đọng giao nhận hàng nhập ngày trở nên khốc liệt phức tạp Đặc biệt có nhiều doanh nghiệp sẵn sàng hi sinh mục tiêu doanh thu, đưa mức giá dịch vụ thấp nhằm lôi kéo khách hàng 46 CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN VẬN TẢI HẢI BẰNG 4.1 Định hướng phát triển hoạt động giao nhận hàng hóa nhập đường biển Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng 4.1.1 Triển vọng phát triển ngành giao nhận hàng hóa quốc tế Theo “Chiến lược phát triển bền vững ngành logistics đến năm 2025” Chính phủ, Việt Nam phấn đấu đến năm 2025, tỷ trọng đóng góp dịch vụ logistics vào GDP đạt 5%-6%, tốc độ tăng trưởng dịch vụ logistics đạt 15% - 20%, tỷ lệ thuê dịch vụ logistics đạt 50% - 60%, chi phí logistics giảm xuống tương đương 16% 20% GDP, xếp hạng theo Chỉ số LPI giới đạt thứ 50 trở lên Ngành logistics có đóng góp không nhỏ, đưa hoạt động xuất, nhập trở thành điểm sáng tranh kinh tế Việt Nam Tỷ lệ tăng trưởng kép năm nước ta giai đoạn 2022-2027 dự báo đạt mức 5,5%, song hành với phục hồi mạnh mẽ kinh tế sau đại dịch Covid-19 Việt Nam quốc gia đứng đầu nước ASEAN số lượng doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics Cơ quan Quản lý hoạt động hàng hải Mỹ cấp phép Nước ta có lợi nằm trung tâm khu vực châu Á-Thái Bình Dương, tuyến hàng hải quốc tế; đặc biệt có tuyến bờ biển dài, nhiều địa điểm xây cảng nước sâu, hội hội nhập kinh tế quốc tế ngày sâu rộng với nhiều hiệp định thương mại tự (FTA) ký kết, … Việt Nam đánh giá thị trường đầy tiềm để phát triển ngành dịch vụ logistics, có hoạt động giao nhận hàng hóa nhập đương biển Sau hai năm bị ảnh hưởng nặng nề đại dịch Covid-19, bước sang năm 2023, hoạt động logistics dần trở lại bình thường, bước bảo đảm kết nối hoạt động vận tải, lưu thơng hàng hóa Hiện tại, thực Chiến lược phát triển bền vững ngành Logistics đến năm 2025, Nhà nước trọng tới việc đổi hoạt động logistics, phát triển dịch vụ, hạ tầng kết nối logistics 47 tác nhân chuỗi cung ứng; coi yếu tố quan trọng thúc đẩy phục hồi hoạt động sản xuất, lưu thơng hàng hóa, góp phần giúp giá trị xuất nhập Việt Nam tiếp tục lập kỷ lục nước ta chuyển sang giai đoạn “bình thường mới” tận dụng hội từ việc ký kết FTA mang lại Theo số liệu thống kê từ Cục Hàng hải Việt Nam, sản lượng hàng hóa xuất nhập thơng qua cảng biển năm 2022 đạt 733.181 triệu tấn, tăng 4% so với kỳ năm trước, vượt 1% so với kế hoạch năm (725,3 triệu tấn) Trong số đó, lượng hàng xuất nhập có xu hướng giảm nhẹ so với kỳ Đáng ý, sản lượng container tính theo Teus tăng 5%, đạt 25.093 triệu Teus, vượt 1% kế hoạch năm Trong đó, hàng container nhập có tỷ lệ tăng mạnh với 8,5 triệu Teus, tăng 8% so với kỳ năm trước Điều cho thấy hoạt động xuất nhập đường biển Việt Nam phát triển trở lại, dự báo sản lượng hàng hóa xuất nhập tiếp tục tăng mạnh năm tiếp theo, kéo theo gia tăng nhu cầu vận chuyển giao nhận hàng hóa xuất nhập Đây triển vọng cho doanh nghiệp giao nhận hàng hóa quốc tế nói chung doanh nghiệp hoạt động giao nhận hàng hóa đường biển nói riêng 4.1.2 Định hướng phát triển công ty Hiện doanh nghiệp họat động lĩnh vực giao nhận hàng hóa logistics xuất ngày nhiều, gây cạnh tranh gay gắt doanh nghiệp cùnh hoạt động Thêm vào biến động khó đốn trước, điển đại dịch covid-19 vừa qua gây nhiều tác động với vận tải hàng hóa quốc tế, đặc biệt hoạt động nhận hàng nhập đường biển Để tiếp tục đứng vững thị trường phát triển nữa, cơng ty có định hướng sau: Tiếp tục thực mục tiêu ngắn hạn đề nỗ lực hoàn thành mục tiêu dài hạn, trọng vào nâng cao chất lượng dịch vụ, cung cấp cho khách hàng không dịch vụ uy tín mà cịn phải cố gắng mang lại nhiều giá trị gia tăng, từ nâng cao lợi cạnh tranh Hồn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập nâng cao quản trị hoạt động này, thực tốt bước quy trình nghiệp vụ để đạt hiệu cao 48 Nâng cao chất lượng đội ngũ quản trị đẩy mạnh đào tạo, phát triển trình độ lực cho nhân công ty Tổ chức buổi đào tạo nhân viên thường xuyên để bồi dưỡng huấn luyện kỹ năng, triển khai đổi công việc Tổ chức đánh giá trình độ kỹ thường niên để nắm bắt điểm mạnh, điểm yếu phát triển nhân viên, từ có phương hướng phù hợp với nguồn nhân kế hạoch kinh doanh tới Chăm sóc tốt khách hàng cũ, tìm kiếm khách hàng mở rộng thị trường Sau 11 năm hoạt động, công ty gây dựng cho tập khách hàng quen thuộc với mức độ sử dụng dịch vụ thường xuyên, nhiên để phát triển doanh thu lợi nhuận, công ty cần tìm kiếm khách hàng Mở rộng thị trường nước với tuyến nhắn đến Trung Đông, công ty chưa kinh doanh hàng hóa thuộc tuyến này, dịch covid-19 ổn định thị trường lớn nên công ty xem xét thực bước rà soát để định mở rộng hoạt động tuyến vận chuyển Phát triển số lượng đại lý nước ngoài, củng cố mối quan hệ với đại lý tại, với đối tác nhà cung cấp để giúp quy trình giao nhận công ty diễn suôn sẻ đạt hiệu cao 4.1.3 Định hướng hoàn thiện quản trị quy trình nhận hàng nhập đường biển công ty Hiện công tác quản trị hoạt động giao nhận hàng hóa nhập đường biển công ty thực theo nội dung lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, giám sát điều hành cách Tuy nhiên không tránh khỏi xảy sai sót tượng lơ cơng việc số khâu quy trình Để tổ chức nhận hàng nhập hiệu phù hợp với kế hoạch kinh doanh công ty bước hồn thiện đại hóa cơng tác quản trị quy trình nhận hàng nhập đường biển Công ty trọng nâng cao chất lượng kế hoạch tổ chức nhận hàng, hoàn thiện công tác chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan tổ chức nhận hàng hóa Đi liền với việc đẩy mạnh giám sát điều hành khâu trên, liên tục tìm phương án tối ưu để xử lý vấn đề phát sinh nhằm đảm bảo tiến độ 49 lô hàng, đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng đảm bảo chất lượng dịch vụ, uy tín doanh nghiệp 4.2 Giải pháp hồn thiện quản trị quy trình nhận hàng nhập đường biển Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng 4.2.1 Hồn thiện cơng tác giám sát điều hành Trong q trình thực nghiệp vụ, cơng ty tồn nhiều vấn đề phát sinh, chủ yếu chậm trễ giao hàng sai sót thủ tục Vì vậy, để giảm tình trạng cơng ty cần thực biện pháp: Về giám sát, cấp quản lý phòng ban cần giám sát chặt chẽ tình hình thực nghiệp vụ nhân viên phận mình, cần thường xuyên nhắn nhở nhân viên tập trung làm việc, theo dõi sát tiến độ chứng từ để thực đầy đủ xác chứng từ Ngồi trưởng phịng giám sát phần mềm FAST PRO cơng ty, phần mềm có tính bình luận, giúp nhà quản trị nhắc nhở nhân viên hoạt động, theo dõi hoạt động nhân viên, phát bất thường để xử lý kịp thời Về điều hành, nhà quản lý công ty cần nâng cao kỹ điều hành vấn đề phát sinh để giải tốt nhanh hơn, tránh trường hợp phải chờ hỗ trợ từ cấp khiến kéo dài thời gian xử lý Vì nhà quản lý phải thật sáng suốt, ln trau dồi trình độ chuyên môn để đưa hướng đắn giúp nâng cao hiệu quy trình từ dẫn dắt đội ngũ nhân viên tốt 4.2.2 Hoàn thiện khâu lập chứng từ Chuẩn bị chứng từ bước quan trọng quy trình nhận hàng nhập đường biển Việc chuẩn bị đầy đủ, xác chứng từ giúp công ty thực nhanh chóng bước tiếp theo, đảm bảo tiến độ lơ hàng tránh vấn đề phát sinh trình thực lơ hàng Một số giải pháp giúp hòan thiện khâu chuẩn bị chứng từ mà Haba Logistics xem xét thực sau: - Bản thân nhân viên chứng từ cần tập trung kiểm tra, đối chiếu thông tin chứng từ cách cẩn thận, kỹ lưỡng, phát sai lệch cần liên hệ với đại lý khách hàng để xác nhận lại thông tin chỉnh sửa; phải đảm bảo 50 chứng từ đầy đủ, kiểm tra thông tin số lượng chứng từ, thực bước quy trình - Cần có phối hợp phịng ban để kiểm tra chéo nhau, phát sai sót báo nhân viên chứng từ sửa lại nhanh chóng xác Cụ thể phối hợp phận CUS – chứng từ - hải quan CUS người liên lạc với đại lý nên kiểm tra chứng từ nhận Bộ phận khai báo hải quan cần check thông tin chứng từ trước thực lên tờ khai, nhân viên khai báo hải quan không cần chờ đủ hết chứng từ kiểm tra mà kiểm tra chứng từ nhận theo tiến độ thực CUS CC mail nhân viên khai hải quan nhận mail chứng từ đại lý - Các nhân viên chứng từ phải liên tục cập nhật thông tin chứng từ, đặc biệt chỉnh sửa có lên phần mềm FAST PRO cơng ty để cấp quản lý nắm bắt thơng tin kịp thời, ngồi để phần mềm thống kê lại chi tiết vấn đề sai sót chỉnh sửa có - Phịng chứng từ nên thường xun có buổi trao đổi, thống kê vấn đề sai sót, nguyên nhân rút kinh nghiệm trình tác nghiệp nhân viên phịng Các nhân viên có kinh nghiệm nên đào tại, trau dồi nghiệp vụ cho nhân viên mới, ngồi lưu ý vấn đề dễ gặp phải với tính chất lô hàng đặc biệt, để ghi nhớ tránh sai sót 4.2.3 Hồn thiện khâu khai báo hải quan Khai báo hải quan khâu quan trọng quy trình nhận hàng nhập khẩu, cần độ xác cao tốc độ thực nhanh chóng Kết thực khai báo hải quan định đến việc lấy hàng, giảm bớt thời gian làm thủ tục hải quan tạo thuận lợi cho trình lấy hàng diễn hiệu Do cần khắc phục sai sót khai báo hải quan: - Nhân viên khai báo hải quan phải chuẩn bị đầy đủ chứng tư cần thiết, kiểm tra thật kỹ thơng tin chứng từ xác khớp hay chưa tiến hành khai báo phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5, phát sai lệch cần báo cho phận chứng từ để có kiểm tra chỉnh sửa lại 51 - Nhân viên khai báo hải quan cần tìm hiểu thật kỹ đặc điểm hàng hóa, quy tắc áp mã HS code sử dụng Biểu thuế xuất nhập Bộ Tài ban hành để đối chiếu áp xác mã HS code Ngồi phải ln cập nhật thơng tư, nghị định liên quan đến mặt hàng, văn quy định thuế suất hàng hóa Biểu thuế XNK năm thay đổi mới, thức Excel, nhân viên khai báo hải quan cần ý điều để tránh sử dụng sai biểu thuế, dẫn đến áp sai mã HS - Sau tiến hành lên tờ khai nháp, nhân viên khai báo cần kiểm tra lại thật kỹ tồn thơng tin khớp với chứng từ hay chưa bấm truyền thức - Chủ động phối hợp với nhân viên giao nhận việc kiểm hóa để thủ tục hồn thành nhanh chóng, kịp thời lấy hàng giao cho khách Trường hợp phải chất vấn với quan hải quan, công ty nên phân cơng nhân viên có kinh nghiệm, nắm vững đặc tính hàng hóa, hiểu rõ thơng tư, nghị định, thủ tục tham gia vào giải trình 4.2.4 Hồn thiện cơng tác nhận hàng Kiểm tra hàng hóa trước nhận quan trọng Công việc cần nhanh nhạy linh hoạt nhân viên giao nhận Khi nhận hàng cảng kho, trước hết cần kiểm tra kỹ xem hàng hóa có phù hợp với thông tin chứng từ giao, nên đối chiếu với Packing list để chắn nhận hàng hóa cơng ty Sau nhân viên giao nhận cần kiểm tra đặc tính hàng hóa trước lấy hàng về, phải ý đến phẩm chất bên ngồi kiện xem kiện có bị móp, vỡ, hay có dấu hiệu ẩm hay rị rỉ khơng Đối với hàng nguyên container, mang container kho khách dỡ hàng, nhân viên giao nhận phải thực cược container cho hãng tàu, sau phải kiểm tra kỹ vỏ container xem có dấu hiệu bị móp méo, thủng, hỏng hóc Nếu có dấu hiệu hư hại phẩm chất hàng hóa vỏ container, nhân viên giao nhận cần báo với nhân viên kho, cảng thực xử lý vấn đề dó trước lấy hàng Trường hợp kiểm hóa, nhân viên giao nhận nên chủ động đến bãi làm thủ tục kiểm hóa sớm, chuẩn bị đầy đủ dụng cụ cần thiết phục vụ cho trình kiểm hàng, xem kỹ trước hồ sơ để trả lời câu hỏi hải quan, giúp thuận 52 lợi kiểm hóa sớm lấy hàng về, tránh kéo dài thời gian làm ảnh hưởng tiến độ thực lô hàng 4.2.5 Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực Nguồn nhân lực người trực tiếp thực quy trình nghiệp vụ, định trực tiếp đến hiệu suất cơng việc chất lượng dịch vụ Vì cơng ty cần phát triển nguồn nhân lực có nghiệp vụ, kỹ kiến thức chuyên môn Công ty thường xuyên tổ chức buổi đào tạo để nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ kĩ cho nhân viên, chia sẻ kinh nghiệm tình thực tế cách xử lý Đặc biệt cần ý đến việc đào tạo nhân viên để họ trau dồi thêm kỹ kinh nghiệm làm việc, từ có nhiệp vụ tốt xử lý công việc hiệu Phân công nhân thực công việc hợp lý, phù hợp với khả trình độ nhân viên đó, phân chia lượng cơng việc vừa đủ tránh tình trạng chồng chéo cơng việc, để nhân viên phát huy tối lực hồn thành tốt cơng việc giao Tạo mơi trường làm việc chuyên nghiệp cho nhân viên Công ty nên trọng tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, thân thiện, giao tiếp trao đổi thông tin tốt, tạo thuận lợi cho trình làm việc nhân viên, cải thiện hiệu suất lao động Thường xuyên quan tâm đến tình hình cảu nhân viên để cso giải pháp hỗ trợ kịp thời Cần xây dựng sach lương, thưởng, chế độ đãi ngộ rõ ràng 4.2.6 Nâng cao chất lượng dịch vụ Với tiêu chí công ty mang lại nhiều giá trị cho khách hàng sử dụng dịch vụ, để nâng cao chất lượng dịch vụ đáp ứng nhu cầu khách, đáp ứng mục tiêu cơng ty đề ra, công ty cần: Nâng cao chất lượng dịch vụ thời gian độ an toàn hàng hóa q trình vận chuyển, hạn chế sai sót gây ảnh hưởng đến tiến độ lơ hàng gây phát sinh chi phí khơng mong muốn Bộ phận kinh doanh người làm việc trực tiếp với khách hàng, phải người tận tâm, sẵn sàng giải đáp thắc mắc từ phía khách hàng, hỗ trợ nhiệt tình có thay đổi từ khách hàng Các nhân viên phải theo sát tiến 53 độ lô hàng, thông báo đầy đủ vấn đề phát sinh kèm theo cách giải tới khách để họ nắm thông tin Phát triển hệ thống đại lý nước ngồi để có nhiều lựa chọn tốt giá thời gian vận chuyển, từ nâng cao chất lượng tính cạnh tranh cho dịch vụ cơng ty Mở rộng khai thác nhiều tuyến vận chuyển quốc tế, hợp tác với nhiều nhà cung cấp, đa dạng hóa thị trường để thu hút khách hàng 4.2.7 Đầu tư sở hạ tầng trang thiết bị Các trang thiết bị phục vụ công việc công ty trang bị đầy đủ sử dụng lâu nên nhiều thiết bị xuống cấp hư hỏng Cơng ty nên xem xét thay máy tính, máy in, điện thoại cũ để chúng hoạt động tốt, không làm ảnh hưởng đến hiệu làm việc Công ty nên đầu tư sử dụng kết hợp mạng wifi cap mạng máy tính để tránh tình trạng nhân viên thực cơng việc phải tạm dừng tín hiệu Bên cạnh đại diện cơng ty cần làm việc với ban quản lý tòa nhà cho thuê văn phòng để cải thiện tình trạng điện đơi cịn xảy làm việc Một vấn đề khác việc khơng có phương tiện vận tải khiến cơng ty thiếu chủ động giá thu sếp phương tiện chở hàng cho khách Cơng ty xem xét phương án mua phương tiện vận tải để chủ động thực giao hàng kho cho khách Hiện tại, chưa thể mua phương tiện vận tải, công ty cần tăng cường khả tổ chức việc thuê xe, bốc hàng, chuyên chở kho Bên cạnh cơng ty nên tìm kiếm thêm nhiều đối tác cho thuê xe, công ty mà họ có số lượng xe lớn, có uy tín cung cấp dịch vụ để phục vụ tốt cho q trình tác nghiệp cơng ty 4.3 Đề xuất, kiến nghị Đối với Nhà nước - Xây dựng hệ thống pháp luật đồng quán, phù hợp với tập quán thông lệ quốc tế Đây tiền đề dể tạo hành lang pháp lý ổn định, thu hút hàng hóa Việt Nam, tạo tâm lý an tồn cho doanh nghiệp vận tải giao nhận doanh nghiệp mua bán ngồi nước Vì vậy, Nhà nước 54 cần tiếp tục hoàn thiện hệ thống pháp luật, sách thuế, thủ tục hải quan, thủ tục hành nhằm thúc đẩy phát triển hệ thống giao nhận, đẩy mạnh cải cách sách, đơn giản hóa thủ tục hành lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập nói chung hoạt động nhập hàng hóa đường biển nói riêng - Đầu tư sơ hạ tầng giao thông phục vụ hoạt động giao nhận hàng hóa cách đồng Cơ sở hạ tầng phục vụ cho logistics Việt Nam thiếu đồng Đa phần cảng biển không thiết kế để phục vụ bốc dỡ hàng hóa tàu biển chuyên dụng, số cảng có kết nối quốc tế với cảng biển Châu Âu Mỹ Hệ thống kho bãi chưa đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế, nhiều kho bãi xuống cấp trầm trọng Hạ tầng yếu nguyên nhân khiến hàng hóa bị tồn đọng, kết cấu giao thơng chưa hợp lý, vào cao điểm xe container thường bị ùn tắc vài đồng hồ trước vào cảng, lượng tiêu tốn nhiên liệu nhiều hơn, thời gian vận chuyển hàng hóa bị chậm lại Giảm thiểu yếu sở hạ tầng giúp làm giảm chi phí vận tải, tạo mức giá dịch vụ tốt hơn, gia tăng khả cạnh tranh doanh nghiệp giao nhận - Ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số, đổi sáng tạo phục vụ hoạt động doanh nghiệp giao nhận Nhà nước cần đẩy nhanh chuyển đổi số doanh nghiệp ngành dịch vụ logistics Chuyển đổi số góp phần nâng cao suất lao động, giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ đòi hỏi ngày cao, đáp ứng phục vụ hoạt động logistics thị trường hoạt động logistics tạo hiệp định thương mại tự Việc hoàn thành dự án e-DO cho hàng container đường biển vào áp dụng, dự kiến tiết kiệm thời gian chi phí cho doanh nghiệp dịch vụ logistics, khoảng 500 - 700 tỷ đồng/năm Nghiên cứu ứng dụng e-B/L loại chứng từ vận tải e-document khác Các đổi sáng tạo giúp quy trình thực dịch vụ doanh nghiệp giao nhận đơn giản nhanh chóng, đạt hiệu cao tiết kiệm chi phí Đối với quan Hải quan - Ban hành thêm hướng dẫn cụ thể nhiều trường hợp Trong khai báo hải quan cho hàng hóa xuất nhập khẩu, tính đa dạng hàng hóa đa dạng loại 55 hình doanh nghiệp, nên có nhiều vấn đề phát sinh cần phải xử lý bổ sung Do đó, hải quan có hướng dẫn cho nhiều trường hợp khác nhau, điều tạo thuận lợi cho doanh nghiệp khai báo cho quan hải quan xử lý vấn đề Xử lý vấn đề có hướng dẫn đảm bảo nhanh chóng tính xác cao - Đơn giản hóa thủ tục hành để tạo thuận lợi cho doanh nghiệp việc xử lý hồ sơ hàng hóa, kiểm hóa vấn đề phát sinh liên quan đến tờ khai Các thủ tục khâu xử ký hải quan làm nhiều thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ giao nhận hàng hóa doanh nghiệp Ví dụ doanh nghiệp nộp hồ sơ sửa đổi bổ sung cho tờ khai hệ thống dịch vụ công hải quan, nhiên thời gian chờ hải quan xử lý chấp thuận hồ sơ lâu, có tới vài ngày Sự chậm trễ ảnh hưởng đến việc thơng quan lấy hàng, gây phát sinh chi phí ngồi dự tính cho doanh nghiệp - Ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác khai báo hải quan điện tử Công nghệ đại, đường truyền ổn định giúp đẩy nhanh tốc độ xử ký tờ khai thơng quan hàng hóa cho doanh nghiệp Chính vậy, quan Hải quan cần tiếp tục tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin đại cho hệ thống Hải quan triển khai tới doanh nghiệp để đồng hệ thống khai báo hải quan điện tử ứng dụng công nghệ thông tin không giúp cho doanh nghiệp thực khai báo nhanh mà giúp hải quan xử lý cơng việc hiệu quả, Hải quan phân loại, giám sát dễ hơn, từ đánh giá phát bất thường hoạt động xuất nhập doanh nghiệp, từ sớm có giải pháp ngăn chặn xử lý - Thường xuyên tổ chức khóa huấn luyện cho cơng chức hải quan nhằm nâng cao chất lượng nguồn nhân lực quan hải quan Để đáp ứng tốt nhu cầu doanh nghiệp xuất nhập doanh nghiệp giao nhận, cán cơng chức Hải quan phải có chun môn nghiệp vụ cao, kỹ tốt, khả xử lý tình nhanh nhạy, linh hoạt, am hiểu thạo tác nghiệp hệ thống phục vụ thông quan điện tử cho doanh nghiệp khai báo 56 KẾT LUẬN Cùng với phát triển thương mại quốc tế, hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập ngày mở rộng tăng trưởng nhanh chóng, tạo nhiều hội kinh doanh cho doanh nghiệp giao nhận vận tải, nhiên kèm theo cạnh tranh doanh nghiệp khác thị trường Việc phát triển dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập tình hình cạnh tranh cần thiết Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng Công ty phải nâng cao chất lượng dịch vụ để đáp ứng nhu cầu cảu khách hàng, từ nâng cao chất lượng dịch vụ công ty, nâng cao khả cạnh tranh ngành giao nhận để phát triển bền vững Bài khóa luận bao quát sở lý thuyết quản trị quy trình nhận hàng nhập đường biển, thực trạng thực quy trình nghiệp vụ Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng , sau tác giả đề xuất giải pháp góp phần hồn thiện cơng tác nhận hàng nhập đường biển công ty Bên cạnh thành cơng đạt được, Haba Logistics cịn gặp số hạn chế quản trị quy trình nhận hàng nhập Cơng ty cần phải nhìn nhận lại điểm cịn hạn chế quy trình thân doanh nghiệp, từ áp dụng giải pháp phù hợp để cải thiện, nâng cao hiệu quản trị quy trình nhận hàng nhập đường biển 57 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ môn Quản trị tác nghiệp TMQT (2019), Bài giảng Quản trị giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế, Khoa Kinh tế Kinh doanh quốc tế, Đại học Thương Mại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng, Báo cáo kết kinh doanh 2020, 2021, 2022, T3/2023 Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng, Báo cáo tài 2020, 2021, 2022 Cơng ty TNHH Thương mại Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng, Quy trình giao nhận hàng nhập Website Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng https://habalog.org.vn/ Website https://www.track-trace.com/ Cục Hàng hải Việt Nam, Thống kê Khối lượng hàng hóa thơng qua cảng biển Tháng 12 năm 2022 58 TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc THƯ NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Họ tên giáo viên hướng dẫn: ThS Vũ Anh Tuấn Đơn vị công tác: Khoa Kinh tế Kinh doanh quốc tế Họ tên sinh viên: Nguyễn Thị Bích Ngọc Mã sinh viên: 19D130169 Lớp hành chính: K55E3 Tên đề tài: “Quản trị quy trình nhận hàng nhập Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng” Sau trình hướng dẫn tơi có nhận xét sinh viên Nguyễn Thị Bích Ngọc sau: Tôi để sinh viên Nguyễn Thị Bích Ngọc nộp khóa luận tốt nghiệp đề nghị mơn tiến hành đánh giá khóa luận tốt nghiệp theo quy định Hà Nội ngày 28 tháng năm 2023 Người hướng dẫn