TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ CẦN NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của vấn đề cần nghiên cứu
Logistics hiện nay đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế thị trường, đặc biệt trong bối cảnh toàn cầu hóa thương mại và sự phát triển của nhiều hình thức vận tải mới Việc chuyển hàng hóa từ người bán đến người mua thường yêu cầu sử dụng nhiều phương thức vận tải khác nhau, cùng với các thủ tục xuất nhập khẩu và các quy trình liên quan Do đó, nghiệp vụ giao nhận ra đời nhằm thu xếp tất cả các thủ tục và phương thức vận tải, giúp vận chuyển hàng hóa giữa các quốc gia một cách hợp lý và tối ưu hóa chi phí.
Việt Nam sở hữu một bờ biển dài hơn 3260 km, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển vận chuyển hàng hóa bằng đường biển Sự gia nhập Tổ chức thương mại thế giới (WTO) và các hiệp định thương mại như EVFTA đã thúc đẩy lưu lượng hàng hóa tăng trưởng mạnh mẽ, làm gia tăng kim ngạch xuất nhập khẩu Điều này khẳng định vai trò ngày càng quan trọng của ngành vận tải đường biển trong nền kinh tế Việt Nam.
Giao nhận hàng hóa đang phát triển nhanh chóng, giúp tối ưu hóa nguồn lực để cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao với chi phí thấp Phương thức nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển rất phổ biến nhờ vào ưu điểm tiết kiệm chi phí và khả năng vận chuyển hàng hóa lớn, cồng kềnh trên những tuyến đường xa Tuy nhiên, quy trình này khá phức tạp và dễ xảy ra sai sót Để khắc phục, doanh nghiệp cần quản trị hiệu quả hoạt động giao nhận và tối đa hóa các yếu tố như nguồn lực và môi trường.
Trong quá trình thực tập tại công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh, tôi nhận thấy hoạt động nhận hàng hóa nhập khẩu qua đường biển diễn ra hiệu quả, nhưng vẫn tồn tại một số sai sót Vì vậy, tôi đã quyết định chọn đề tài “Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển” để tìm hiểu và cải thiện quy trình này tại công ty.
Tổng quan về vấn đề cần nghiên cứu
Hiện nay, có rất nhiều đề tài đã nghiên cứu liên quan đến quản trị quy trình giao nhận, trong đó có thể kể đến các đề tài sau:
Luận văn của Nguyễn Thị Hoa năm 2021 về "Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển" tại chi nhánh công ty TNHH TSL Networks Việt Nam ở Hà Nội đã phân tích thực trạng, chỉ ra ưu nhược điểm và đề xuất giải pháp cải thiện quy trình quản trị này Nghiên cứu áp dụng các phương pháp như thống kê, mô tả, phân tích, so sánh và đánh giá, góp phần vào thành công của bài nghiên cứu.
Luận văn của Chung Ngọc Khánh tại Đại học Dân Lập Hải Phòng năm 2018 đã hệ thống hoá lý luận cơ bản và phân tích thực trạng quản trị hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại công ty cổ phần đại lý Hằng Hải Việt Nam - chi nhánh Hải Phòng Bài nghiên cứu cũng đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện hoạt động tại chi nhánh Tuy nhiên, đề tài chỉ mới nghiên cứu tổng quát hai quy trình nhập khẩu và xuất khẩu, chưa đi sâu vào các hoạt động cụ thể.
Luận văn “Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển” của Nguyễn Thị Hải (2015) đã hệ thống hóa cơ sở lý luận và phân tích thực trạng quản trị hoạt động nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển, nhưng chưa đi sâu vào từng hoạt động cụ thể Trong khi đó, luận văn của Hoàng Thị Nhiên (2010) về cùng chủ đề đã áp dụng các phương pháp phân tích và thống kê để trình bày lý thuyết và thực trạng quản trị quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu tại công ty TNHH Sao Phương Đông Việt Nam, đồng thời đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình cho doanh nghiệp.
Luận văn của Trương Thị Hương Giang năm 2007 về quản trị giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại công ty VIETRANS đã phân tích quy trình xuất khẩu và nhập khẩu của công ty, đồng thời chỉ ra những khó khăn mà công ty đang đối mặt Từ đó, tác giả đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình này, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty trong lĩnh vực vận tải biển.
Các bài luận hiện tại đã hệ thống hóa các cơ sở lý luận và phân tích thực trạng công tác quản trị quy trình giao nhận, đồng thời đề xuất giải pháp cải thiện Tuy nhiên, phần lớn nghiên cứu chỉ tập trung vào quản trị quy trình giao nhận một cách tổng quát, thiếu phân tích sâu về từng quy trình cụ thể, đặc biệt là trong lĩnh vực nhập khẩu Để có cái nhìn sâu sắc hơn về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu, tôi đã chọn đề tài “Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh” Bài viết sẽ cung cấp các cơ sở lý luận chung về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, đồng thời phân tích thực trạng hiện tại và đề xuất biện pháp cải thiện công tác quản trị quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, phù hợp với định hướng phát triển của công ty trong tương lai.
Mục đích nghiên cứu
Đề tài nhằm mục đích nghiên cứu các vấn đề sau:
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của các công ty logistics
Bài viết phân tích thực trạng quản lý quy trình nhận hàng nhập khẩu qua đường biển tại Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh, nhằm đánh giá những thành công và hạn chế trong công tác quản lý của công ty Qua đó, bài viết sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu quả hoạt động logistics và đề xuất giải pháp cải thiện quy trình nhận hàng.
Để nâng cao chất lượng quản trị trong hoạt động nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh, cần đề xuất một số giải pháp cụ thể Trước tiên, cải thiện quy trình kiểm soát và theo dõi hàng hóa nhập khẩu sẽ giúp tăng cường tính minh bạch và hiệu quả Thứ hai, đào tạo nhân viên về các quy định và quy trình nhập khẩu hiện hành là cần thiết để nâng cao năng lực chuyên môn Cuối cùng, áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý logistics sẽ tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm thiểu rủi ro Những khuyến nghị này sẽ góp phần nâng cao hiệu quả quản trị và cải thiện hoạt động nhập khẩu của công ty.
Đối tượng nghiên cứu
Đề tài khóa luận tập trung nghiên cứu hoạt động quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Tiếp Vận Liên Minh.
Phạm vi nghiên cứu
1.5.1 Phạm vi về thời gian:
Luận văn tập trung nghiên cứu quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu đường biển tại công ty TNHH Tiếp vận Liên Minh từ năm 2020 đến năm 2022
1.5.2 Phạm vi về không gian:
Bài luận văn này tập trung vào việc nghiên cứu quản trị quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu qua đường biển tại Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh, có địa chỉ tại 292 Tây Sơn, Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội.
Phương pháp nghiên cứu
Luận văn áp dụng các phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu, kết hợp với việc sử dụng số liệu thực tế để giải quyết các vấn đề nghiên cứu.
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
• Thu thập dữ liệu sơ cấp:
Dữ liệu sơ cấp có thể được thu thập thông qua quan sát trực tiếp các hoạt động và quy trình tại công ty Tiếp vận liên minh liên quan đến quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu Ngoài ra, việc thực hiện phỏng vấn và sử dụng phiếu điều tra cũng là những phương pháp hiệu quả để thu thập dữ liệu này.
• Thu thập dữ liệu thứ cấp:
Dữ liệu thứ cấp có thể được thu thập từ việc nghiên cứu tài liệu, báo cáo và thông tin liên quan đến quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu Nguồn dữ liệu này bao gồm các báo cáo từ tổ chức quốc tế và tài liệu về quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu từ các cơ quan chức năng và công ty xuất nhập khẩu.
1.6.2 Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu
• Phương pháp tổng hợp, thống kê:
Sử dụng Excel để thống kê kết quả kinh doanh và quản trị trong quy trình nhận hàng nhập khẩu, sau đó tính toán phần trăm và so sánh với tình hình chung để đưa ra nhận xét và đánh giá Phương pháp này cũng áp dụng dữ liệu thu thập từ tài liệu nội bộ của công ty trong giai đoạn 2020-2022.
Phương pháp so sánh cho phép phân tích kết quả kinh doanh trong 3 năm gần đây, từ đó làm nổi bật sự thay đổi về chi phí, doanh thu và hiệu quả kinh doanh thông qua việc quản trị rủi ro.
Nhóm nghiên cứu áp dụng phương pháp phân tích kinh tế để đánh giá kết quả hoạt động quản trị rủi ro trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không Qua việc sử dụng các kết quả thống kê và bảng biểu, nhóm đã xác định được những thành công, hạn chế và nguyên nhân của hoạt động này Từ đó, nhóm đề xuất các giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong thời gian tới.
Kết cấu của khóa luận
Chương I: Tổng quan về vấn đề cần nghiên cứu
Chương II: Cơ sở lý luận về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Chương III: Phân tích thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh
Chương IV: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh.
CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI DOANH NGHIỆP VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA QUỐC TẾ
Khái quát về dịch vụ nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
2.1.1 Khái niệm về dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế
Theo luật thương mại 1997, giao nhận hàng hóa được định nghĩa là hành vi thương mại, trong đó người cung cấp dịch vụ giao nhận có trách nhiệm nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, thực hiện các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ liên quan để chuyển giao hàng hóa cho người nhận theo ủy thác của chủ hàng, người vận tải hoặc dịch vụ giao nhận khác.
Theo quy tắc mẫu của FIATA, dịch vụ giao nhận được định nghĩa là mọi loại dịch vụ liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói và phân phối hàng hóa Ngoài ra, dịch vụ này còn bao gồm các hoạt động tư vấn và các vấn đề liên quan như hải quan, tài chính, bảo hiểm, thanh toán và nhập chứng từ liên quan đến hàng hóa.
Trong bối cảnh toàn cầu hóa thương mại và sự phát triển của các hình thức vận tải mới, dịch vụ giao nhận hàng hóa ngày càng trở nên quan trọng trong lĩnh vực vận tải và buôn bán quốc tế Người làm dịch vụ giao nhận không chỉ thực hiện các công việc truyền thống như đặt chỗ, kiểm tra và giao nhận hàng hóa, mà còn cung cấp những dịch vụ chuyên nghiệp như tư vấn lựa chọn tuyến đường vận chuyển, chọn tàu vận tải và đóng gói hàng hóa.
2.1.2 Khái niệm về dịch vụ nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển
Nhận hàng nhập khẩu qua đường hàng biển là quá trình chuyển giao hàng hóa giữa các quốc gia thông qua vận tải biển Hàng hóa được vận chuyển bằng tàu biển và phải trải qua kiểm tra tại cảng để đảm bảo an toàn và chất lượng sản phẩm.
Quá trình nhận hàng nhập khẩu qua đường hàng biển bao gồm các bước quan trọng như tiếp nhận thông tin hàng hóa, chuẩn bị chứng từ, thực hiện thủ tục hải quan, vận chuyển hàng hóa, xử lý hàng hóa tại cảng biển, thanh toán chi phí và vận chuyển hàng đến địa điểm nhận Đây là một phần thiết yếu trong hoạt động xuất nhập khẩu, đòi hỏi sự chuyên nghiệp, kỹ năng và kinh nghiệm từ các đơn vị và cá nhân liên quan.
Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp doanh nghiệp
2.2.1 Khái niệm quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu qua đường biển là hoạt động quản lý nhằm điều tiết dòng chảy hàng hóa từ nơi giao đến nơi nhận Quy trình này bao gồm các bước lập kế hoạch, tổ chức nhận hàng, giám sát và điều hành để đảm bảo việc nhận hàng hóa quốc tế diễn ra hiệu quả.
Lập kế hoạch là quá trình tính toán và thiết lập các mục tiêu cụ thể, xác định nội dung công việc cần thực hiện, đồng thời phân bổ các nguồn lực hợp lý trong công ty giao nhận vận chuyển để đạt được những mục tiêu đã đề ra.
Tổ chức thực hiện quá trình nhận hàng nhập khẩu bao gồm việc nắm rõ tình hình hàng hóa và phương tiện vận tải, chuẩn bị đầy đủ chứng từ nhận hàng, tổ chức việc nhận hàng và thực hiện quyết toán.
Giám sát quy trình nhận hàng là hoạt động theo dõi và nhận diện tất cả các bước từ khi có nhu cầu vận chuyển đến khi hàng hóa được giao và thanh toán các chi phí liên quan Điều này giúp xác định những hành động cần thiết và thời điểm thực hiện Trong khi đó, điều hành quy trình nhận hàng liên quan đến việc xây dựng và thực hiện các quy định để xử lý những vấn đề phát sinh không lường trước trong quá trình nhận hàng.
2.2.2 Vai trò quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty giao nhận Đối với chủ hàng: Thực hiện tốt việc quản trị nhận hàng, giúp cho việc thực hiện kế hoạch kinh doanh được diễn ra thuận lợi, hàng hóa được giao đi đúng thời hạn, đảm bảo giao hàng theo quy định của hợp đồng, thu về lợi nhuận Đối với người giao nhận: Thực hiện tốt việc quản trị giao nhận hàng hóa quốc tế, nhận hàng hóa đúng thời hạn, đủ số lượng, đảm bảo yêu cầu trong hợp đồng với Đối với người vận chuyển: Thực hiện tốt quản trị giao nhận hàng hóa quốc tế, hoàn thành hợp đồng vận chuyển, nâng cao uy tín của doanh nghiệp và thu được lợi nhuận
2.2.3 Nội dung quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty giao nhận
2.2.3.1 Lập kế hoạch nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Kế hoạch nhận hàng nhập khẩu được xây dựng bởi người giao nhận dựa trên mối quan hệ giữa chủ hàng, người giao nhận và người vận tải Kế hoạch này bao gồm các vấn đề như mục tiêu doanh số, thị trường, công việc cần thực hiện, thời gian thực hiện, phương án nhân sự, chi phí và cơ sở vật chất kỹ thuật.
Kế hoạch tổ chức nhận hàng nhập khẩu bao gồm việc nắm bắt tình hình hàng hóa và phương tiện vận tải, chuẩn bị các chứng từ cần thiết, thực hiện nhận hàng tại địa điểm quy định và quyết toán chi phí liên quan.
Cung cấp dịch vụ giao nhận vận chuyển là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong và ngoài doanh nghiệp Do đó, hoạt động lập kế hoạch trở nên rất quan trọng, giúp đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời gian và hỗ trợ nhà quản trị trong việc đưa ra quyết định hiệu quả.
2.2.3.2 Tổ chức thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Bước 1: Nắm bắt tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải
Trước khi nhận hàng, người nhận cần kiểm tra tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải Cụ thể, cần xác minh thông tin về lô hàng, thời gian xuất bến của phương tiện vận chuyển, hãng vận tải, cùng với các yêu cầu khác từ người xuất hàng.
Khách hàng cần gửi một số giấy tờ quan trọng, bao gồm Hóa đơn thương mại, Hợp đồng thương mại, Bill of lading và Packing list.
Bước 2: Chuẩn bị chứng từ nhận hàng nhập khẩu
Bên giao nhận cần nhận pre-alert và bản chụp chứng từ từ đại lý nước ngoài, sau đó in ra và kiểm tra, đối chiếu các chi tiết trên MBL và HBL như POL, POD, Seal, Shipping mark, Description of goods, G.W, và Measurement Nếu phát hiện sự khác biệt, hãy ngay lập tức gửi email thông báo cho đại lý yêu cầu họ kiểm tra và xác nhận thông tin trên MBL hoặc HBL, đồng thời chỉnh sửa bill để nộp Manifest.
Trước khi tàu đến, hãng tàu hoặc Co-loader sẽ gửi giấy báo hàng (Arrival Notice) cho khách hàng Giấy báo này thường bao gồm thông tin về số cước và các khoản phí địa phương cần thanh toán Cần kiểm tra xem số tiền cước Collect có khớp với thông tin trong Pre-alert của đại lý hay không Dựa trên giấy báo hàng từ hãng vận chuyển, bạn sẽ gửi A/N cho khách hàng để thông báo.
- Nắm tình hình hoặc thay mặt chủ hàng mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu đến hãng vận chuyển để lấy lệnh giao hàng (D/O) và đóng lệ phí
Người nhập khẩu cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ quan trọng để thực hiện khai báo và thông quan hải quan, bao gồm hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn gốc, chứng nhận hun trùng, chứng nhận kiểm dịch và chứng nhận xuất xứ.
Buớc 3: Nhận hàng hóa tại địa điểm quy dịnh Ở bước này, cần có sự phối hợp giữa người giao nhận và người nhập khẩu để thực hiện các công việc:
Khi khai báo và thông quan hàng hóa nhập khẩu, người giao nhận có thể thực hiện dưới tên của chủ hàng hoặc dưới tên mình với tư cách là đại lý khai báo hải quan Trong trường hợp hàng hóa bị phân vào luồng đỏ, cần phối hợp chặt chẽ với cán bộ hải quan để tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa.
- Tiến hành kiểm nghiệm, giám định nếu cần và lấy giấy chứng nhận hay biên bản thích hợp;
- Nhận hàng nhập khẩu từ người vận chuyển thực tế:
+ Đối với vận chuyển đường biển, hàng đóng trong container, gửi hàng nguyên (FCL/FCL)
Những nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
2.3.1 Nhân tố trong doanh nghiệp a Chất lượng nhân sự
Trong bối cảnh hiện nay, sự phát triển của khoa học công nghệ đã làm nổi bật vai trò quan trọng của nguồn nhân lực đối với sự tăng trưởng và phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực là yếu tố then chốt trong việc đáp ứng nhu cầu sử dụng nhân lực chất lượng cao, đặc biệt trong bối cảnh hội nhập quốc tế Điều này không chỉ giúp tạo ra nguồn nhân lực có khả năng làm việc tốt hơn mà còn gia tăng sự tự tin của họ, từ đó góp phần tạo ra của cải vật chất cho cá nhân và tổ chức, đồng thời nâng cao khả năng cạnh tranh bền vững Đối với ngành vận tải biển, việc chuyên chở hàng hóa siêu trường, siêu trọng với mức độ rủi ro cao đòi hỏi chất lượng nhân sự phải được đảm bảo Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu qua đường biển liên quan chặt chẽ đến việc quản lý nhân sự, đặc biệt là trong khâu tổ chức nhận hàng.
Sự am hiểu chuyên môn vững chắc và kinh nghiệm dày dạn của nhân sự là yếu tố quyết định giúp hoạt động giao nhận hàng hóa tại công ty diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và hiệu quả Điều này không chỉ nâng cao chất lượng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu mà còn tạo dựng uy tín và niềm tin với khách hàng.
Các doanh nghiệp logistics tại Việt Nam chủ yếu có quy mô nhỏ, dẫn đến hạn chế trong đầu tư trang thiết bị, kho bãi và phương tiện Theo số liệu từ Tổng cục thống kê, 41% doanh nghiệp có vốn từ 1 tỷ đến dưới 5 tỷ đồng, 25% từ 5 tỷ đến 10 tỷ đồng, và 24% từ 10 tỷ đến 50 tỷ đồng Doanh nghiệp lớn với vốn trên 200 tỷ đồng chỉ chiếm khoảng 1%, trong khi đó, tỷ lệ doanh nghiệp có vốn từ 50 tỷ đến dưới 200 tỷ đồng chỉ là 3% Hiệp hội Doanh nghiệp dịch vụ logistics Việt Nam (VLA) cũng cho biết quy mô vốn điều lệ trung bình của một doanh nghiệp logistics thường dưới 20 tỷ đồng Sự giới hạn này khiến doanh nghiệp không thể đạt được tính kinh tế theo quy mô để tạo ra lợi thế cạnh tranh, và gần 70% doanh nghiệp logistics không có tài sản đáng kể, chủ yếu phải thuê ngoài Chỉ 16% doanh nghiệp đầu tư vào phương tiện vận tải, thiết bị, và 4% đầu tư cho kho bãi và cảng.
Nếu doanh nghiệp thiếu nguồn tài chính, hoạt động giao nhận sẽ gặp nhiều khó khăn Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến cơ sở vật chất và kỹ thuật cần thiết cho quá trình vận chuyển và giao hàng.
Cơ sở vật chất kỹ thuật là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ và năng suất làm việc của doanh nghiệp Doanh nghiệp cần có cơ sở hiện đại để cung cấp dịch vụ chất lượng và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu khách hàng Tuy nhiên, nhiều công ty giao nhận tại Việt Nam gặp khó khăn do nguồn vốn hạn chế, dẫn đến việc phải thuê mướn cơ sở hạ tầng, làm tăng chi phí và giảm lợi nhuận Công nghệ thông tin đóng vai trò thiết yếu trong ngành giao nhận, từ việc tìm kiếm khách hàng đến liên lạc với hãng tàu Việc áp dụng công nghệ thông tin hiện đại sẽ tạo ra lợi thế cạnh tranh cho công ty, do đó, trang bị các phương tiện kỹ thuật cao để tìm kiếm, truyền tải và bảo mật thông tin là rất cần thiết.
Sự hoàn hảo trong cấu trúc tổ chức và hiệu quả của hệ thống quản lý là yếu tố then chốt để đảm bảo sự ổn định giữa các bộ phận, từ đó tối ưu hóa hoạt động nhận hàng hóa nhập khẩu qua đường biển Để đạt được mục tiêu kinh doanh, doanh nghiệp giao nhận cần có trình độ tổ chức và quản lý tương xứng Khả năng tổ chức quản lý của doanh nghiệp phải dựa trên một quan điểm tổng hợp, chú trọng vào mối quan hệ tương tác giữa các bộ phận, tạo nên sức mạnh thực sự cho doanh nghiệp.
Năng lực quản lý hiệu quả cho phép nhà quản trị có cái nhìn tổng quát, từ đó dự đoán và điều chỉnh kịp thời những biến động trong quá trình giao nhận, đảm bảo đạt được các mục tiêu đã đề ra.
2.3.2 Nhân tố ngoài doanh nghiệp
Trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế, khả năng duy trì và phát triển hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bị ảnh hưởng bởi cả các yếu tố bên trong và bên ngoài Các nhân tố này đã được phân tích chi tiết trong tài liệu học thuật về môi trường kinh doanh, bao gồm môi trường nội bộ và môi trường bên ngoài, với sự chú ý đặc biệt đến môi trường vĩ mô và môi trường cạnh tranh ngành Môi trường kinh tế đóng vai trò quan trọng trong việc định hình chiến lược và hoạt động của doanh nghiệp.
Các yếu tố kinh tế như tốc độ tăng trưởng, kim ngạch xuất nhập khẩu, lạm phát, thất nghiệp, tỷ giá và lãi suất ngân hàng có tác động sâu rộng đến quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Sự tăng trưởng kinh tế dẫn đến mở rộng quy mô sản xuất và gia tăng khối lượng hàng hóa lưu chuyển, từ đó thúc đẩy sự phát triển của hoạt động giao nhận.
Sự biến động của nền kinh tế toàn cầu do đại dịch Covid-19 vào cuối năm 2019 và đầu năm 2020 đã ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động xuất nhập khẩu, khiến nhiều quốc gia chuyển sang sử dụng sản phẩm nội địa, đặc biệt là nông sản và thủy sản Sau khi dịch bệnh lắng xuống, xung đột giữa Nga và Ukraine đã gây ra cú sốc toàn cầu, làm giảm nguồn cung năng lượng, đẩy giá xăng dầu tăng cao và tỷ giá đồng USD cũng gia tăng, ảnh hưởng lớn đến hoạt động xuất nhập khẩu của các công ty Logistics tại Việt Nam.
Nửa cuối năm 2022, nền kinh tế thế giới phục hồi mạnh mẽ với tăng trưởng GDP ước đạt 8,02% so với năm trước Hoạt động xuất nhập khẩu ghi nhận tổng kim ngạch đạt kỷ lục trên 700 tỷ USD.
Với mục tiêu phục hồi và phát triển kinh tế, Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ đã chỉ đạo các bộ, ngành và địa phương thực hiện quyết liệt các nhiệm vụ và giải pháp theo Nghị quyết số 01/NQ-CP và Nghị quyết số 02/NQ-CP, nhằm hoàn thành các mục tiêu kinh tế - xã hội năm 2022 và giai đoạn 2021-2025 theo Nghị quyết Đại hội Đảng XIII.
Nghị quyết số 11/NQ-CP về Chương trình phục hồi, phát triển kinh tế – xã hội nhấn mạnh tầm quan trọng của việc duy trì ổn định kinh tế vĩ mô, tạo điều kiện cho hoạt động xuất, nhập khẩu hàng hóa của Việt Nam phát triển bền vững Trong bối cảnh toàn cầu đối mặt với nhiều rủi ro và bất ổn, thương mại toàn cầu giảm sút, Việt Nam vẫn đạt được những kết quả ấn tượng trong xuất, nhập khẩu hàng hóa năm 2022 Môi trường chính trị và pháp luật ổn định cũng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ sự phát triển này.
Hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển không chỉ giới hạn trong một quốc gia mà còn liên quan đến nhiều quốc gia khác Biến động chính trị tại các quốc gia có thể ảnh hưởng lớn đến quy trình này; chẳng hạn, khi có chiến tranh hoặc xung đột, việc nhận hàng và giao hàng sẽ gặp khó khăn, hoặc tàu có thể phải thay đổi lộ trình Ngược lại, một môi trường chính trị ổn định sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển.
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN LIÊN MINH
Tổng quan về công ty
3.1.1 Giới thiệu chung về công ty
Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh là một công ty chuyên nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giao nhận và vận tải hàng hóa quốc tế, nội địa
- Tên giao dịch Tiếng Việt: CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN LIÊN MINH
- Tên giao dịch quốc tế: UNION LOGISTICS COMPANY LIMITED
- Trụ sở chính: Thôn Huỳnh Cung, xã Tam Hiệp, huyện Thanh Trì, thành phố
Văn phòng kinh doanh: Tầng 4, Tòa nhà Kinh Đô, 292 Tây Sơn, Quận Đống Đa, Hà Nội, Việt Nam Điện thoại: +84 46 2964650
Website: http://www.unionlogistics.com.vn
Email: sales@unionlogistics.com.vn
Người đại diện pháp luật: Vũ Văn Linh
- Ngoài trụ sở chính ở Hà Nội thì công ty còn 3 chi nhánh khác tại Hải Phòng và Hồ Chí Minh, Đà Nẵng
+ Chi nhánh tại Hải phòng: Rm203, Tòa nhà Sơn Hải, 452 Lê Thánh Tông, Ngô Quyền, Hải Phòng, Việt Nam
+ Chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh: Tầng 1, Tòa Nhà Nam Phương, 55 Lê Quốc Hùng, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
+ Chi nhánh Đà Nẵng: Tầng 5, tòa nhà Trọng Thức, số 630-632 Ngô Quyền, Phường An Hải Bắc, Quận Sơn Trà, Thành Phố Đà Nẵng, Việt Nam
Công ty Union Logistics đang mở rộng các dịch vụ hỗ trợ, bao gồm phát triển hệ thống đại lý vận tải quốc tế và tìm kiếm đối tác khách hàng Nhiều công ty và hãng tàu lớn đã tin tưởng hợp tác với Union Logistics, chọn công ty làm nhà phân phối và đại lý giao nhận hàng hóa Các dịch vụ logistics chính mà Union Logistics cung cấp bao gồm khai thuê hải quan và các giải pháp vận chuyển đa dạng.
Sơ đồ 3.1 Sơ đồ lĩnh vực kinh doanh của Công ty Tiếp Vận Liên Minh
(Nguồn: Phòng hành chính, nhận sự của công ty TNHH Tiêp Vận Liên Minh)
UNION LOGISTICS sở hữu hệ thống kho bãi rộng gần 1.000 m² tại cảng Hải Phòng, cung cấp giải pháp lưu kho, vận chuyển và phân phối hàng hóa linh hoạt Chúng tôi cam kết đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng thông qua mạng lưới vận tải toàn quốc và quốc tế.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ kho bãi và đóng hàng xuất nhập khẩu theo yêu cầu của khách hàng trong và ngoài nước Dịch vụ bao gồm sắp xếp và đóng gói hàng hóa vào và ra khỏi các loại Container, bao gồm cả Container khung và Container phẳng Chúng tôi cam kết đảm bảo an toàn cho hàng hóa với nhiều chủng loại khác nhau.
- Dịch vụ Hải Quan, Khai thuê hải quan:
Công ty TNHH tiếp vận Liên Minh chuyên cung cấp dịch vụ làm bộ chứng từ và khai báo hải quan cho nhiều loại hàng hóa, bao gồm hàng tàu, hàng nguyên container, hàng lẻ và hàng rời Chúng tôi phục vụ cho tất cả các hình thức như kinh doanh, đầu tư, đầu tư nộp thuế, tạm nhập - tái xuất, gia công, sản xuất xuất khẩu, hàng mẫu, hàng phi mậu dịch và hàng kho ngoại quan.
Công ty chuyên cung cấp dịch vụ hải quan cho hàng gia công, bao gồm việc lập hợp đồng gia công, xây dựng danh mục máy móc thiết bị nhập khẩu và thực hiện các thủ tục liên quan.
Hải quan, khai thuê hải quan
Cho thuê kho bãi: kho lẻ, kho ngoại quan, kho thường
Vận tải nội địa và quốc tế bao gồm các phương thức như đường biển, đường hàng không và đường bộ Để thực hiện xuất khẩu, cần lập hồ sơ tờ khai xuất khẩu, hồ sơ thanh khoản hợp đồng gia công và thực hiện khai báo dữ liệu điện tử đến cơ quan hải quan.
Union Logistics nổi bật với dịch vụ hải quan chuyên nghiệp cho hàng nguyên liệu sản xuất xuất khẩu, cùng với thủ tục xuất nhập khẩu trọn gói, phục vụ hiệu quả cho các doanh nghiệp sản xuất trong khu công nghiệp và khu chế xuất.
- Dịch vụ vận tải nội địa và quốc tế :
Union Logistics là một trong những nhà giao nhận vận tải hàng đầu, chuyên cung cấp dịch vụ vận tải đường biển đa dạng với chất lượng tốt nhất Công ty cam kết không có địa điểm nào là không thể tiếp cận Với hệ thống đại lý mạnh mẽ, dịch vụ giao nhận vận tải đường biển của Union Logistics không ngừng phát triển và cải tiến Các sản phẩm và dịch vụ vận tải đường biển của công ty rất phong phú và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ gửi hàng xuất khẩu và nhập khẩu qua đường biển từ Việt Nam đến mọi nơi trên thế giới và ngược lại, bao gồm cả hàng nguyên container (FCL) và hàng lẻ (LCL).
• Cung cấp dịch vụ hàng nhập từ các nơi trên thế giới về Việt Nam (đặc biệt từ thị trường Trung Quốc)
• Dịch vụ hàng nguyên Container (FCL/FCL) với giá cạnh tranh
• Dịch vụ giao nhận hàng tận nhà (door to door services)
Các dịch vụ hỗ trợ bao gồm giao nhận hàng theo các điều kiện EXW hoặc DDU/DDP, cung cấp dịch vụ giao Door/Door và chuyển nhà/văn phòng Ngoài ra, chúng tôi còn hỗ trợ giao nhanh chứng từ hàng mẫu qua hệ thống DHL.
Dịch vụ vận tải hàng không của UNION LOGISTICS được thiết lập nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng, với một bộ phận chuyên trách cho hàng hóa vận chuyển bằng đường hàng không Khách hàng sẽ nhận được dịch vụ booking tối ưu, đảm bảo thời gian chính xác và theo dõi hành trình hàng hóa một cách chặt chẽ.
• Phân tích giá và báo giá
• Lựa chọn hãng hàng không
• Vận chuyển hàng xuất khẩu sang các nước trên thế giới và hàng nhập khẩu về Việt Nam
Dịch vụ Vận tải đường bộ là một phần thiết yếu trong chuỗi cung ứng dịch vụ giao nhận kho vận Union cung cấp các dịch vụ vận tải đa dạng, bao gồm vận tải theo lịch trình, hàng gom và thuê nguyên chuyến.
• Bốc xếp và sắp đặt hàng
• Giao nhận vận tải hàng trọn gói
• Vận tải hàng siêu trường, siêu trọng, hàng rời và hàng đặc biệt
• Vận chuyển hàng đồ dùng gia đình và tài sản cá nhân
• Vận chuyển hàng quá cảnh
• Vận chuyển hàng tạm nhập-tái xuất và tạm xuất-tái nhập
• Lưu kho và phân phối hàng hoá
3.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty Tiếp Vận Liên Minh
Công ty chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ với cơ cấu tổ chức đơn giản nhưng chặt chẽ, các bộ phận liên quan được phân trách nhiệm rõ ràng cho từng cá nhân Mỗi cá nhân và bộ phận đều dưới sự điều hành của Giám Đốc, tạo ra một cơ cấu gọn nhẹ nhưng mang lại hiệu quả cao cho công ty.
Sơ đồ 3.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công Ty Tiếp Vận Liên Minh chi nhánh Hà
(Nguồn: Phòng kế toán chi nhánh công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh tại Hà Nội)
Hiện tại, Union chi nhánh Hà Nội hoạt động dưới sự chỉ đạo của: Ông Vũ Văn
- Chức năng của các phòng ban:
Giám đốc công ty là người năng động, có chuyên môn cao và chịu trách nhiệm tối cao trước công ty cùng toàn thể cán bộ công nhân viên Họ ban hành quy chế quản lý nội bộ, thực hiện bổ nhiệm, miễn nhiệm và cách chức các chức danh quản lý Đồng thời, giám đốc cũng tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty.
Phó giám đốc chịu trách nhiệm thực hiện các yêu cầu từ giám đốc, quản lý các bộ phận khác nhau trong công ty, và chủ động giải quyết các vấn đề phát sinh cũng như những nhiệm vụ được giao theo thẩm quyền và nghĩa vụ của mình.
Khái quát hoạt động nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại công ty TNHH Tiếp vận Liên Minh
3.2.1 Hoạt động kinh doanh chung
Công ty luôn nỗ lực đạt mục tiêu hàng năm, nâng cao chất lượng nhân sự và dịch vụ, mở rộng quy mô kinh doanh, tối ưu chi phí để tạo ra lợi nhuận và việc làm cho nhân viên Đây là bước tiến quan trọng cần duy trì và phát triển Kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm gần đây sẽ minh chứng cho sự phát triển này.
Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh trong năm 2020-2022
STT Danh Mục Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
(Nguồn: Báo cáo tổng kết năm Phòng kế toán 2020-2021-2022)
Mặc dù dịch bệnh Covid-19 đã gây ra nhiều thách thức cho hoạt động kinh doanh toàn cầu, công ty vẫn đạt được những thành tựu đáng kể trong việc cạnh tranh và mở rộng thị trường.
Doanh thu của công ty đã tăng 5,65% từ 90.252.353.050 VNĐ năm 2020 lên 96.352.456.005 VNĐ năm 2021, nhưng gặp khó khăn do ảnh hưởng của đại dịch COVID-19 Năm 2022, doanh thu tăng trưởng mạnh mẽ với mức tăng 9.659% so với năm trước, nhờ vào việc kiểm soát dịch bệnh và phục hồi hoạt động kinh doanh Trong giai đoạn 2020-2021, nhiều nhà máy tạm ngưng hoạt động, dẫn đến sự sụt giảm trong chuỗi cung ứng và vận chuyển hàng hóa Tuy nhiên, với tình hình dịch bệnh được cải thiện, ngành Logistics đã có nhiều tín hiệu tích cực, giúp giải quyết tình trạng tắc nghẽn vận tải và giá cả tăng cao, đưa các phương thức vận tải trở lại trạng thái bình thường trước dịch.
Doanh thu tăng đồng nghĩa với việc chi phí cũng tăng theo, bao gồm chi phí mua sắm thiết bị, thuê nhân viên, kho bãi và phương tiện vận chuyển Mặc dù chi phí gia tăng, doanh thu tăng lên một cách đáng kể, vì vậy vấn đề chi phí không phải là mối lo ngại lớn đối với doanh nghiệp.
Lợi nhuận của Công ty đã tăng trưởng qua các năm, với con số đạt 12.581.984.455 VNĐ vào năm 2021, tương ứng với mức tăng trưởng 14,33% so với năm trước Đến năm 2022, lợi nhuận tăng lên 16.014.397.943 VNĐ, ghi nhận mức tăng trưởng 27,28%.
Sự tăng trưởng của ngành logistics chủ yếu xuất phát từ nhu cầu ngày càng cao về dịch vụ này, đặc biệt trong bối cảnh phục hồi mạnh mẽ sau đại dịch COVID-19 Nhu cầu giải quyết vấn đề kê khai hải quan ngày càng trở nên quan trọng và yêu cầu tính chuyên nghiệp cao Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh, với kinh nghiệm dày dạn trong lĩnh vực hải quan, cung cấp tư vấn chi tiết về các giấy tờ cần thiết cho từng lô hàng, đảm bảo tiến độ và chi phí hiệu quả Nhờ đó, công ty đang khẳng định vị thế mạnh mẽ trong lĩnh vực logistics và dự báo kết quả kinh doanh sẽ tiếp tục tăng trưởng trong những năm tới.
3.2.2 Hoạt động thương mại quốc tế theo dịch vụ của công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh
Bảng 3.2 Doanh thu theo dịch vụ của tiếp Vận Liên Minh năm 2020-2022
Giá trị Tỷ trọng Giá Trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng
Giao nhận, vận tải Đường biển
DV kho bãi 4.621.167.260 5,11 4.979.888.089 5,13 5.686.869.400 5,5 Tổng cộng 90.252.353.050 100 95.352.456.005 100 104.562.385.500 100
(Nguồn: Báo cáo tổng kết năm Phòng kế toán 2020-2021-2022)
Doanh thu của công ty chủ yếu đến từ hai mảng dịch vụ chính: giao nhận vận tải và dịch vụ hải quan Qua các năm, doanh thu từ từng loại hình giao nhận đã có sự tăng trưởng đáng kể.
Trong giai đoạn 2020-2022, dịch vụ giao nhận vận tải luôn chiếm tỷ trọng lớn nhất trong các loại hình dịch vụ của công ty, với tỷ lệ lần lượt là 85,62% vào năm 2020, 85,39% vào năm 2021 và 85,6% vào năm 2022.
Mặc dù công ty có thế mạnh trong thủ tục hải quan và chuyên ngành, doanh thu chủ yếu đến từ dịch vụ bán cước vận chuyển Phí làm thủ tục hải quan chỉ từ vài triệu đến vài chục triệu, trong khi tiền cước thu về lại cao hơn nhiều Điều này cho thấy công ty đang mở rộng và đẩy mạnh dịch vụ vận chuyển quốc tế Cơ cấu dịch vụ vận tải của công ty bao gồm ba loại hình chính: vận tải đường biển, đường hàng không và đường bộ Theo thống kê, dịch vụ vận tải đường biển chiếm tỷ trọng lớn nhất và đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh, tiếp theo là dịch vụ vận tải đường bộ và đường hàng không.
3.2.3 Hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Dịch vụ giao nhận hàng hóa là hoạt động chủ yếu của Công ty, đóng góp khoảng 80-85% vào tổng doanh thu Trong đó, giao nhận hàng hóa bằng đường biển là phương thức chủ yếu, chiếm khoảng 40% doanh thu từ dịch vụ giao nhận.
Bảng 3.3 Doanh thu từ nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển của công ty
TNHH Tiếp Vận Liên Minh tại Hà Nội giai đoạn 2020 – 2022
Các loại dịch vụ Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
Tổng doanh thu nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển
Nhập khẩu hàng FCL 12.658.230 14.650.865 25.682.950 Nhập khẩu hàng LCL 15.792.095 15.974.785 9.567.700
(Nguồn: Báo cáo tổng kết năm Phòng kế toán 2020-2021-2022)
Hoạt động nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển đã gia tăng qua các năm, đặc biệt là vào năm 2022, với doanh thu tăng từ 28.450.325 nghìn VNĐ năm 2020 lên 35.250.650 nghìn VNĐ năm 2022, tương ứng với mức tăng gần 24% Nguyên nhân chính là sự phục hồi của hoạt động kinh doanh sau dịch COVID-19 vào năm 2021, cùng với nhu cầu xuất nhập khẩu tăng trở lại Bên cạnh đó, giá cước vận tải biển cao và sản lượng hàng hóa tăng mạnh đã giúp doanh thu và lợi nhuận của các công ty không chỉ giữ ổn định mà còn tăng trưởng trong năm 2021 Đến năm 2022, khi tình hình dịch bệnh được kiểm soát, doanh thu nhập khẩu bằng đường biển đã tăng đáng kể.
Công ty tập trung vào việc nhập khẩu hàng LCL qua hình thức tự consol, nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh Do đó, doanh số nhập khẩu bằng đường biển của hàng LCL trong năm vừa qua đã có sự tăng trưởng đáng kể.
2022 cao hơn gấp 3 lần so với hàng FCL
Đại dịch COVID-19 không chỉ không làm giảm doanh thu của công ty mà còn giúp tăng trưởng đáng kể Mặc dù gặp một số khó khăn do đại dịch, công ty đã cải thiện năng lực trong hoạt động nhận hàng nhập khẩu quốc tế qua đường biển.
3.2.3.2 Các đối tác là thị trường chính
Tiếp vận Liên Minh tập trung vào thị trường các nước Châu Á, với các đối tác lớn như Canon, Panasonic, Hanoisimex, Toto, LG, và Vinatex Công ty chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận cho các nhà máy sản xuất hàng xuất khẩu, công ty nhập khẩu máy móc, nguyên liệu và hàng tiêu dùng Khách hàng mục tiêu bao gồm các công ty sản xuất bách hóa, thiết bị điện, viễn thông, công nghệ thông tin và vật liệu xây dựng Với ngành nghề chủ yếu là vận tải, Tiếp vận Liên Minh phục vụ các tổ chức và cá nhân có nhu cầu vận chuyển hàng hóa, chủ yếu tại Hà Nội và các tỉnh lân cận.
Thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh
3.3.1.Thực trang lập kế hoạch
Tại công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh, trưởng phòng giao nhận trực tiếp phụ trách lập kế hoạch nhận hàng nhập khẩu Mỗi nhân viên đảm nhiệm một vị trí cụ thể, do đó công việc của họ liên quan và phối hợp chặt chẽ với nhau để đảm bảo hiệu quả trong quy trình làm việc.
Sau khi ký hợp đồng dịch vụ, trưởng phòng giao nhận sẽ phê duyệt và triển khai công việc cụ thể cho từng bộ phận Kế hoạch nhận hàng nhập khẩu được xây dựng dựa trên khối lượng, đặc điểm hàng hóa và điều kiện thực tế của công ty, bao gồm nguồn nhân lực, cơ sở vật chất và ngân sách Công ty Tiếp vận Liên Minh sẽ dựa vào hợp đồng vận tải để tối ưu hóa chi phí và đảm bảo an toàn cho hàng hóa Việc lập kế hoạch cũng xem xét kinh nghiệm của nhân sự và khả năng phối hợp giữa các bộ phận Hiện nay, mỗi bộ phận đều có trưởng phòng quản lý nhân sự, và với 88,46% nhân viên có trình độ đại học trở lên, việc lập kế hoạch công việc diễn ra thuận lợi.
Về ngân sách, công ty xem xét các chi phí như cước vận chuyển và chi phí phát sinh, bao gồm cả khoản ứng trước từ khách hàng hoặc công ty để sản xuất hàng hóa và thu hồi vốn Dựa trên tổng nguồn vốn hiện tại đạt 20 tỷ VNĐ vào năm 2022 (theo số liệu từ Phòng kế toán công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh), công ty đã quy định các tiêu chí tài chính cho các đơn hàng cụ thể.
Công ty quy định về công nợ cho lô hàng đầu tiên là không cho công nợ, với hạn mức tối đa cho khách hàng hàng tháng không vượt quá 300.000.000 VND Thời hạn công nợ tối đa là 30 ngày, trừ trường hợp hợp đồng công nợ có thời hạn trên 30 ngày cho khách hàng là khu công nghiệp với số lượng lớn, phải được công ty xác nhận và phê duyệt.
Theo quy định về lợi nhuận lô hàng, nếu có công nợ phát sinh, nhân viên kinh doanh phải đảm bảo lợi nhuận tối thiểu 4% giá vốn sau khi tính tất cả chi phí liên quan Ngược lại, nếu không có công nợ, lợi nhuận lô hàng cần được xác định dựa trên giá vốn thực tế, với mức tối thiểu là 3% giá vốn.
Công ty Tiếp Vận Liên Minh thực hiện kế hoạch nhận hàng nhập khẩu qua đường biển một cách hiệu quả, nhờ vào việc đây là dịch vụ mang lại lợi nhuận chính cho doanh nghiệp.
3.3.2.Thực trạng tổ chức nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Tổ chức thực hiện là giai đoạn quan trọng nhất trong quản trị, bao gồm nhiều công việc khác nhau Để đánh giá mức độ quan trọng của từng công việc, tôi đã thiết kế bảng câu hỏi trắc nghiệm kèm theo hệ thống đánh giá điểm Tổng cộng, 20 bảng câu hỏi đã được phát cho nhân viên trong công ty và tất cả 20 phiếu hợp lệ đã được thu về, sau đó được tổng hợp thành bảng số liệu.
Dưới đây là bảng số liệu sơ cấp về thực trạng quản trị giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh, cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu quả và quy trình trong hoạt động logistics của công ty.
Bảng 3.4 Thực trạng các bước trong nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh
(Trong đó, với mức độ gặp nhiều khó khăn tương ứng với 1 điểm, gặp ít khó khăn -2 điểm, bình thường -3 điểm, làm tốt - 4 điểm, rất tốt - 5 điểm)
1 Nắm bắt tình hình hoàng hóa và phương tiện vận tải
2 Chuẩn bị chứng từ nhận hàng nhập khẩu
3 Nhận hàng hóa tại địa điểm quy định
(Nguồn: tác giả tổng hợp từ phiếu khảo sát) 3.3.2.1 Nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải
Nhân viên kinh doanh chín đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi tình hình vận tải bằng cách tra cứu lịch trình và vị trí tàu thông qua liên hệ với đại lý tại nước xuất khẩu Họ thực hiện việc đặt booking để xác nhận các thông tin thiết yếu như người gửi hàng, người nhận hàng, khối lượng, thể tích hàng, số lượng container, POL, POD, ETD, ETA và closing time.
Dựa trên nhu cầu của khách hàng, nhân viên kinh doanh gửi yêu cầu đặt chỗ đến nhân viên Pricing để liên hệ với hãng tàu Sau khi nhận được booking, nhân viên tiến hành kiểm tra và thông báo kịp thời cho hãng tàu nếu có sai sót Nếu booking chính xác, họ sẽ lấy xác nhận đặt chỗ Cuối cùng, nhân viên kinh doanh theo dõi tình hình để nắm bắt thông tin về thời gian bốc hàng lên tàu và thời gian khởi hành thực tế.
Theo kết quả điều tra, 15% ý kiến đánh giá khâu này ở mức trung bình, 75% đánh giá rất tốt và 10% đánh giá tương đối tốt Điểm trung bình đạt 4.6, cho thấy khâu này được đánh giá chung là tốt, nhờ sự hỗ trợ đáng kể từ các nhân viên cảng trong việc nhận kho bãi và chuẩn bị nhân công để nhận hàng.
3.3.2.2 Chuẩn bị chứng từ để nhận hàng
Sau khi hoàn tất giao hàng và gửi bộ chứng từ cho hãng tàu, đại lý nước ngoài sẽ gửi bill nháp cho bộ phận chứng từ để xác nhận thông tin Nhân viên chứng từ nhận bản chụp và kiểm tra, đối chiếu giữa MBL (Master Bill of Lading) và HBL (House Bill of Lading) về các chi tiết như POL, POD, Container/Seal, Shipping mark, Description of goods, G.W Nếu phát hiện sự khác biệt, nhân viên sẽ ngay lập tức thông báo cho đại lý để kiểm tra và chỉnh sửa bill trước khi nộp Manifest Đồng thời, nhân viên cũng chuẩn bị các chứng từ cần thiết để mở tờ khai, đảm bảo tiến độ thông quan hàng hóa.
• Giấy phép nhập khẩu: 1 bản
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 2 bản sao
• Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List): 1 bản gốc và 2 bản sao
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): I ban gốc Giấy chứng nhận kiểm nhận dịch thực vật (Phytosanitary certificate): 1 bản gốc
• Giấy giới thiệu và các chứng tử liên quan khác
Trước ngày tàu đến 1-2 ngày, hãng tàu sẽ gửi thông báo hàng đến A/N (Arrival notice) qua email, bao gồm số cước và các khoản phí Local charges Nhân viên Kinh doanh kiểm tra tính khớp giữa tiền cước Collect và báo giá đã gửi cho khách Nếu thông tin trùng khớp, A/N sẽ được gửi cho khách hàng Nhân viên giao nhận sẽ thay mặt chủ hàng mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu đến hãng tàu để lấy lệnh giao hàng (D/O) và đóng lệ phí Nếu thanh toán bằng L/C, nhân viên cần mang theo vận đơn ký hậu có dấu ngân hàng Khi nhận lệnh, nhân viên giao nhận kiểm tra kỹ các thông tin trên D/O như số vận đơn, tên và địa chỉ người nhận, người gửi, tên tàu, tên hàng, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, loại container và số kiện để phát hiện sai sót và thông báo ngay với hãng tàu.
Tiểu kết: Trong khâu này, việc thưởng gặp nhiều lỗi sai sót Cụ thể, mức điểm trung bình đạt 3,7, với 4 ý kiến đánh giá khâu chuẩn bị chứng từ ở mức rất tốt, 9 ý kiến ở mức tốt, 4 ý kiến ở mức trung bình và 3 ý kiến cho rằng gặp ít khó khăn Các sai sót thường gặp bao gồm việc lập thiếu chứng từ và số lượng hợp đồng sai sót.
3.3.2.3 Nhận hàng tại địa điểm quy định
Nhân viên giao nhận của công ty phối hợp cùng với người nhập khẩu để thực hiện các công việc:
Nhân viên giao nhận thực hiện kiểm nghiệm và giám định hàng hóa khi cần thiết, đồng thời lấy giấy chứng nhận hoặc biên bản phù hợp Đối với một số loại hàng hóa, yêu cầu bắt buộc có thể bao gồm kiểm tra chất lượng, kiểm dịch và hun trùng Nhân viên kinh doanh sẽ cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết từ khách hàng cho nhân viên hiện trường để phối hợp với các cơ quan chức năng và đơn vị thực hiện kiểm tra, đánh giá.
- Khai báo và thông quan hàng hóa nhập khẩu
Đánh giá chung về thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh
Thành lập vào những năm thời kì kinh tế đang khủng hoảng tuy nhiên sau gần
15 năm hoạt động công ty đã đạt được những thành công nhất định:
Chất lượng dịch vụ của công ty ngày càng được cải thiện, với hoạt động nhận hàng hóa nhập khẩu phát triển mạnh mẽ và doanh thu tăng trưởng qua các năm Mặc dù bị ảnh hưởng bởi dịch Covid-19, kết quả kinh doanh vẫn khả quan nhờ vào việc tận dụng tốt những ưu thế và chú trọng quản trị quy trình giao nhận, đặc biệt là quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Doanh thu từ hoạt động nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển năm 2022 đạt 3,9 tỷ VNĐ, tăng 10,52% so với năm 2021.
Xây dựng và triển khai kế hoạch nhận hàng chi tiết, phù hợp với tình hình thực tế giúp công việc diễn ra thuận lợi và phản ứng kịp thời với các vấn đề phát sinh Điều này cũng giúp hạn chế tối đa các sai sót trong quá trình nhận hàng Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển được linh hoạt điều chỉnh để phù hợp với thực tế công ty, với sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban nhằm đảm bảo tiến độ hàng về, thể hiện sự chuyên nghiệp trong công việc của công ty.
Công ty cam kết nâng cao chất lượng dịch vụ bằng cách lắng nghe ý kiến khách hàng để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của họ Chúng tôi chủ động giải quyết nhanh chóng và hợp lý các vấn đề phát sinh cũng như ý kiến trái chiều, từ đó tạo dựng sự tin cậy và hài lòng, đồng thời tăng cường mối quan hệ hợp tác giữa công ty và khách hàng.
Quy trình tổ chức hàng hóa nhập khẩu bằng đường được thực hiện theo kế hoạch đã xây dựng, đảm bảo an toàn cho hàng hóa Công ty đã thiết lập một chuỗi thao tác nghiệp vụ với sự phối hợp giữa các bộ phận, từ việc nắm bắt tình hình hàng hóa, phương tiện vận tải, chuẩn bị chứng từ, đến nhận hàng hóa tại địa điểm quy định và quyết toán chi phí Trong quá trình nhận hàng, các nhân viên, người xuất nhập khẩu, hãng tàu và đại lý nước ngoài liên tục trao đổi thông tin để cập nhật tình hình lô hàng.
Vào thứ sáu, đội ngũ nhân viên cấp cao của công ty, với chuyên môn cao trong xử lý vấn đề nhập khẩu hàng hóa qua đường biển, đã thể hiện khả năng vượt trội Sự kết hợp giữa nhân sự lành nghề và đội ngũ trẻ trung, năng động chính là tài sản quý giá, giúp công ty phát triển và đạt được những thành công ấn tượng như hiện nay.
Trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, mặc dù đội ngũ quản trị và nhân viên của Opion đã nỗ lực hết mình, vẫn không thể tránh khỏi những tồn tại và vướng mắc phát sinh Dù đã đạt được nhiều thành công, công ty vẫn gặp phải một số hạn chế trong quy trình này.
Tỷ lệ sai sót trong quá trình làm chứng từ tuy không cao nhưng có thể ảnh hưởng đến thời gian nhận hàng, doanh thu và uy tín của doanh nghiệp Do đó, công ty Tiếp Vận Liên Minh cần nỗ lực hạn chế sai sót trong việc làm chứng từ để bảo đảm hiệu quả hoạt động và sự tin cậy từ khách hàng.
Công ty phụ thuộc hoàn toàn vào phương tiện thuê ngoài để vận chuyển hàng hóa, dẫn đến việc không thể đặt tàu hay thuê phương tiện vận tải trong mùa cao điểm Điều này ảnh hưởng đến khả năng giao hàng cho khách hàng theo đúng kế hoạch hải quan đã được lập trước đó.
Mặc dù đội ngũ nhân viên công ty có trình độ và kinh nghiệm, nhưng việc cập nhật hệ thống hiện đại và chính sách mới vẫn chưa được thực hiện nhanh chóng Hơn nữa, trình độ tiếng Anh của nhân viên còn hạn chế, điều này gây cản trở trong quá trình làm việc.
Hoạt động tổ chức nhận hàng nhập khẩu vào thứ tư vẫn gặp nhiều khó khăn, đặc biệt là trong thủ tục hải quan Những sai sót trong việc chuẩn bị chứng từ và khai báo hải quan không chỉ phát sinh chi phí mà còn làm chậm tiến độ thông quan hàng hóa Thêm vào đó, nhân viên chưa đủ kinh nghiệm trong việc xử lý thông quan cho các mặt hàng đặc thù như máy móc xây dựng, dây chuyền sản xuất và hàng nguy hiểm.
Sự bất cẩn của nhân viên, đặc biệt là những người mới vào nghề, đã dẫn đến sai sót trong việc nhận chứng từ và kiểm tra hàng hóa Nhân viên công ty còn thiếu cẩn thận trong quá trình nhận hàng, không chú ý đến việc kiểm tra số lượng, chất lượng và quy cách bao gói, gây ra những vấn đề không đáng có trong việc thực hiện hợp đồng và phiếu đóng gói.
Tiến độ nhãn hàng của Opion bị chậm do thiếu sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận tham gia quy trình giao nhận Các nhân viên phụ trách các khâu khác nhau như chứng tử, kiếm hàng, vận chuyển và thuê tàu chưa có sự ăn ý trong công việc.
Nhân viên giao hàng cần chủ động tìm hiểu về mặt hàng nhập khẩu để tránh bị động và lung túng khi bị hải quan chất vấn Việc không kiểm tra cẩn thận trong quá trình nhận hàng có thể dẫn đến nhiều sai sót như nhận hàng không đúng, không đủ về trọng lượng và số lượng, hoặc hàng hóa không đúng quy cách Những sai sót này có thể khiến đối tác yêu cầu bổ sung hoặc thay thế hàng hóa, từ đó làm chậm tiến độ nhận hàng theo hợp đồng.
Công ty đang gặp phải những hạn chế về cơ sở vật chất, đặc biệt là phương tiện vận tải, gây khó khăn trong việc giao và trả hàng Hơn nữa, tình trạng hỏng hóc thường xuyên của trang thiết bị và máy móc văn phòng làm cho quy trình quản trị nhận hàng nhập khẩu trở nên khó khăn và chưa được hiện đại hóa Nguyên nhân chính của những hạn chế này là do công ty thiếu hụt tài chính để đầu tư vào trang thiết bị kỹ thuật cần thiết.
Mùa vụ trong mua bán quốc tế thường gây ra tình trạng thiếu hàng hoặc thừa hàng, dẫn đến quá tải và khó khăn trong việc lấy chứng từ và làm thủ tục hải quan do thiếu nhân viên Áp lực công việc cũng ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của nhân viên, làm giảm năng suất và chất lượng dịch vụ.
Định hướng công ty về quy trình nhận hàng nhập khẩu
4.1.1 Triển vọng phát triển của ngành dịch vụ giao nhận bằng đường biển
Năm 2020, đại dịch COVID-19 đã tác động mạnh mẽ đến nhiều lĩnh vực trong nền kinh tế Việt Nam, trong đó có ngành logistics Mặc dù chịu ảnh hưởng, nhưng so với các ngành như vận tải hành khách, hàng không và du lịch, ngành logistics không bị ảnh hưởng quá tiêu cực.
Theo Bộ Công Thương, năm 2021, kim ngạch xuất nhập khẩu hàng hóa tiếp tục tăng trưởng, tạo ra nhu cầu dịch vụ logistics phục vụ xuất - nhập khẩu với hơn 4.000 doanh nghiệp logistics chuyên nghiệp Chất lượng dịch vụ ngày càng được nâng cao nhờ ứng dụng chuyển đổi số và cải tiến quy trình, đặc biệt là cho thị trường châu Âu, Mỹ và Trung Quốc Báo cáo logistics Việt Nam năm 2021 cho thấy, trong 9 tháng đầu năm, số doanh nghiệp vận tải, kho bãi mới tăng 4,61%, vốn tăng 43% so với cùng kỳ năm 2020 Nhiều doanh nghiệp logistics ghi nhận tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận với mức tăng hai con số Hoạt động vận tải đường biển và thủy nội địa trong 10 tháng năm 2021 đã hồi phục, với khối lượng hàng hóa vận tải đường biển ước đạt 68,1 triệu tấn, tăng 2,9% so với cùng kỳ, trong khi vận tải thủy nội địa đạt 265 triệu tấn, giảm 3,2% Tổng trọng tải tàu biển cũng tăng mạnh 22% so với cùng kỳ năm trước.
Theo khảo sát của Vietnam Report, một công ty hàng đầu trong lĩnh vực báo cáo và đánh giá doanh nghiệp tại Việt Nam, 80% doanh nghiệp logistics đã ghi nhận sự tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận trong năm 2021 so với năm trước.
Năm 2020, 83% doanh nghiệp logistics tại Việt Nam ghi nhận tăng trưởng so với năm 2019, trước đại dịch Tuy nhiên, bức tranh kinh tế ngành logistics cho thấy sự phân hóa rõ rệt, đặc biệt là theo quy mô doanh nghiệp Hiện có khoảng 4.000 - 4.500 doanh nghiệp cung cấp logistics trực tiếp và hơn 30.000 công ty liên quan Các đợt bùng phát dịch đã ảnh hưởng nặng nề đến doanh nghiệp vừa và nhỏ, chiếm hơn 90% tổng số doanh nghiệp trong ngành, trong khi các doanh nghiệp lớn ít bị ảnh hưởng nhờ vào vị thế thị trường và nền tảng vốn vững chắc Sự rút lui của doanh nghiệp vừa và nhỏ tạo cơ hội cho doanh nghiệp lớn mở rộng thị phần, làm gia tăng sự phân cực trong ngành.
Bên cạnh đó, số liệu từ Cục Hàng hải cũng cho thấy, trong 11 tháng đầu năm
Năm 2021, tổng khối lượng hàng hóa qua cảng biển Việt Nam đạt 647 triệu tấn, tăng 2% so với năm 2020, với khối lượng hàng container ước đạt hơn 22 triệu TEU, tăng 8% Mặc dù dịch bệnh ảnh hưởng đến một số cảng lớn ở phía Nam, nhóm hỗ trợ vận tải ghi nhận kết quả tích cực hơn so với nhóm vận tải hàng hóa và khai thác cảng Trong 9 tháng đầu năm, có 2.509 doanh nghiệp vận tải kho bãi tạm ngừng hoạt động, tăng 14,1%, và 571 doanh nghiệp giải thể, tăng 17,7% so với cùng kỳ năm 2020 Doanh nghiệp logistics Việt Nam phải đối mặt với cạnh tranh khốc liệt từ doanh nghiệp nước ngoài, trong khi 95% doanh nghiệp logistics trong nước chủ yếu là nhỏ và siêu nhỏ, dẫn đến doanh thu thấp và thị phần logistics thấp hơn so với doanh nghiệp nước ngoài.
Hoạt động vận chuyển hàng hóa bằng đường biển toàn cầu đã trải qua giai đoạn gián đoạn nghiêm trọng do cuộc khủng hoảng dịch COVID-19 Tuy nhiên, hiện tại, ngành này đang phục hồi với những tín hiệu tích cực Dự báo khả năng vận tải sẽ đạt mức kỷ lục vào năm 2023 nhờ vào đà phục hồi mạnh mẽ sau dịch.
Sự phục hồi mạnh mẽ của nền kinh tế toàn cầu đã tạo ra nhu cầu chưa từng có về dịch vụ vận tải và logistics, mở ra cơ hội phát triển cho nhiều quốc gia, trong đó có Việt Nam.
4.1.2 Phương hướng phát triển dịch vụ nhận hàng nhập khẩu thời gian tới của công ty
Nhận thức rằng quản trị quy trình giao nhận là yếu tố quyết định cho thành công và uy tín của công ty, Tiếp Vận Liên Minh đã kiên định trong việc xây dựng và duy trì quan điểm này.
Đầu tư vào hệ thống kho bãi và phương tiện vận tải hiện đại là cần thiết để phát triển chuỗi dịch vụ logistics toàn diện Các dịch vụ gia tăng như đại lý vận tải, kinh doanh kho bãi, kho ngoại quan và ủy thác xuất nhập khẩu hàng hóa sẽ đáp ứng nhu cầu dịch vụ trọn gói của khách hàng.
Xây dựng và thực hiện cơ chế điều hành kinh doanh hiệu quả, cùng với việc thiết lập cơ chế giá cả và hoa hồng hợp lý, sẽ tạo ra đòn bẩy thúc đẩy hoạt động kinh doanh Đồng thời, tăng cường quản lý chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ là những yếu tố quan trọng giúp tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường Những chiến lược này không chỉ thu hút khách hàng mới mà còn giữ vững mối quan hệ với khách hàng truyền thống.
Nâng cao chất lượng dịch vụ và phát triển đa dạng phương thức giao nhận, trong đó tập trung chủ yếu vào giao nhận bằng đường biển Điều này dựa trên việc khai thác tối đa các thế mạnh hiện có như hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật, kho bãi và đội ngũ cán bộ được đào tạo bài bản, có kinh nghiệm.
Thường xuyên tổ chức hội thảo và các chương trình đào tạo ngắn hạn cho cán bộ nhân viên nhằm truyền đạt kinh nghiệm, nâng cao trình độ nghiệp vụ và ý thức trách nhiệm đối với Công ty.
Giải pháp hoàn thiện quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty
4.2.1 Hoàn thiện công tác lập kế hoạch nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Để hạn chế việc xảy ra các sai sót và rủi ro ảnh hưởng đến hiệu quả cung cấp dịch vụ của công ty, trong công tác lập kế hoạch nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, công ty cần hoàn thiện thêm một số nội dung: Đối với đội ngũ nhân sự còn hạn chế về kinh nghiệm và năng lực giải quyết vấn đề, công ty cần phải tiến hành phân công các đầu mục công việc cụ thể, xác định rõ thời điểm tiến hành, thời điểm kết thức, cách thức tiến hành của các chủ thể trong nội bộ của công ty để những nhân sự này nắm vững được công việc của mình, chủ động và có khả năng kiểm soát quá trình thực hiện và đưa ra các quyết sáng suốt trong các tình huống phát sinh nếu có Đối với việc căn cứ vào điều kiện thực tế khi lập kế hoạch, công ty cần linh hoạt hơn trong việc thực hiện các quy định tài chính cho các đơn hàng của doanh nghiệp như các hoạt động ứng trước tiền để làm hàng hay vấn đề công nợ Điều này góp phần rút ngắn thời gian của quá trình cung cấp dịch vụ, đảm bảo tiến độ và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng
4.2.2 Hoàn thiện công tác tổ chức nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 4.2.2.1 Hoàn thiện công tác nắm bắt tình hình hàng hóa và phương tiện vận tải Để hạn chế việc xảy ra các sai sót và rủi ro ảnh hưởng đến hiệu quả cung cấp dịch vụ của công ty, trong công tác lập kế hoạch nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, công ty cần hoàn thiện thêm một số nội dung:
Công ty cần cải thiện sự phối hợp với người nhận hàng và đại lý để nắm bắt thông tin về phương tiện vận tải Nhân viên bộ phận Pricing nên chủ động liên lạc với đại lý nước ngoài để cập nhật thông tin và kịp thời cung cấp cho bộ phận kinh doanh Đồng thời, nhân viên kinh doanh cũng cần làm việc chặt chẽ với bộ phận Pricing để theo dõi diễn biến và cập nhật lịch tàu, nhằm đảm bảo thời gian nhận hàng phù hợp và phản ứng nhanh khi cần thiết.
4.2.2.2 Hoàn thiện công tác chuẩn bị chứng từ nhập khẩu và làm thủ tục hải quan a Khâu hoàn thiện chứng từ
Khâu chuẩn bị chứng từ là bước quan trọng nhất trong quy trình logistics, vì nếu có sai sót ở đây, các bước tiếp theo sẽ không thể thực hiện Việc chuẩn bị đầy đủ chứng từ như khai báo hải quan, giao nhận hàng hóa, kiểm hàng và vận tải là rất cần thiết Thiếu bất kỳ loại chứng từ nào có thể làm cho hồ sơ không hoàn chỉnh Để đảm bảo quá trình nhận hàng diễn ra suôn sẻ, Công ty Cổ phần Tiếp Vận Liên Minh cần chú trọng cải thiện khâu này và áp dụng các giải pháp hiệu quả.
Nhân viên bộ phận chứng từ cần thường xuyên cập nhật và theo dõi các văn bản hướng dẫn về áp thuế và danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu Trong quá trình tính thuế, việc kiểm tra kỹ lưỡng các danh mục hàng hóa để áp dụng đúng biểu thuế là rất quan trọng Nếu gặp khó khăn trong việc xác định mã thuế hoặc các vấn đề khác, trưởng phòng chứng từ phải nhanh chóng đưa ra phương án xử lý và hỗ trợ nhân viên cấp dưới.
Bộ phận kinh doanh cần chủ động cung cấp thông tin cho người nhập khẩu để chuẩn bị các chứng từ cần thiết cho khai báo và thông quan hải quan, bao gồm hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn, chứng nhận hun trùng, chứng nhận kiểm dịch và chứng nhận xuất xứ Đặc biệt, đối với hàng hóa cần kiểm tra chuyên ngành, nhân viên kinh doanh cần lưu ý khách hàng hoàn thiện các chứng từ này nhằm đảm bảo tiến độ làm hàng.
Vào thứ ba, các bộ phận cần kiểm tra kỹ lưỡng bộ chứng tử trước khi tiến hành nghiệp vụ, nhằm hạn chế sai sót trong các bước tiếp theo Điều này đặc biệt quan trọng trong khâu khai báo hải quan.
Trong quy trình khai báo hải quan, nhân viên cần kiểm tra kỹ lưỡng chứng từ trước khi lập tờ khai nháp Sau khi hoàn thành, họ phải rà soát lại thông tin để đảm bảo tính chính xác và khớp với chứng từ Đặc biệt, việc gửi tờ khai nháp cho khách hàng kiểm tra là rất quan trọng; nếu phát hiện sai sót, cần sửa chữa ngay cho đến khi thông tin hoàn toàn chính xác trước khi tiến hành khai báo chính thức (IDC).
Nhân viên chứng từ cần thường xuyên cập nhật các văn bản hướng dẫn về biểu thuế và danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu của Nhà nước, cũng như biểu thuế riêng của Hải quan để nắm bắt thông tin cần thiết Để đảm bảo quy trình làm thủ tục hải quan chính xác, nên giao nhiệm vụ này cho những nhân viên có kinh nghiệm lâu năm nhằm tránh sai sót không đáng có.
4.2.2.3 Hoàn thiện công tác nhận hàng tại địa điểm quy định
Khi nhận hàng, nhân viên cần kiểm tra chất lượng hàng hóa và chứng từ đi kèm, đảm bảo tuân thủ các điều khoản hợp đồng Để đảm bảo dịch vụ nhận hàng nhập khẩu qua đường biển hiệu quả, công ty cần sắp xếp nhân sự và phương tiện vận chuyển hợp lý Trong quá trình giao hàng, nhân viên phải thực hiện kiểm đếm và giám sát toàn bộ quy trình, giao hàng theo danh mục để tránh nhầm lẫn.
Công ty cần chủ động mời cán bộ và cơ quan kiểm nghiệm đến kiểm tra hàng hóa, đảm bảo thuận tiện về thời gian và địa điểm Đồng thời, cần cử cán bộ chuyên trách có kiến thức chuyên môn về mặt hàng và chuẩn bị các phương án giải trình tốt nhất để đối phó với các câu hỏi từ hải quan.
4.2.2.4 Hoàn thiện công tác quyết toán chi phí Để giảm thiểu tối đa rủi ro về công nợ, Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh nên tiến hành nghiên cứu, tìm hiểu với những khách hàng hợp tác lần đầu Bên canh đó, thông qua các hiệp hội giao nhận, công ty có thể thu thập thông tin về danh sách các doanh nghiệp rủi ro trong thanh toán và các trường hợp lừa đảo để chủ động phòng tránh
4.2.3 Đào tạo nguồn nhân lực cho phù hợp với tình hình mới
Con người là yếu tố then chốt trong mọi hoạt động của một công ty Để phát triển mạnh mẽ trên thị trường, doanh nghiệp cần sở hữu đội ngũ nhân viên có năng lực và phẩm chất tốt Vì vậy, việc không ngừng nâng cao đội ngũ nhân viên là điều cần thiết cho sự thành công của công ty.
Công ty cần thường xuyên tổ chức các khóa học về nghiệp vụ giao nhận ngoại thương, thanh toán quốc tế, kỹ năng giao tiếp với khách hàng và kiến thức pháp luật cho nhân viên kinh doanh Đồng thời, việc cập nhật và phổ biến các văn bản, quy định mới từ nhà nước về Hải quan đến toàn thể nhân viên là rất quan trọng.
Khuyến khích nhân viên trao dồi vốn ngoại ngữ để có thể làm việc thuận lợi, nhanh chóng và hiệu quả hơn với đại lý nước ngoài
Để xây dựng một đội ngũ nhân viên trẻ, tài năng và nhiệt huyết, công ty cần thiết lập các tiêu chí tuyển dụng cụ thể và phù hợp với nhu cầu của mình ngay từ giai đoạn tuyển chọn.
Kiến nghị
4.3.1 Kiến nghị đối với Nhà nước
Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của Việt Nam hiện nay còn thiếu đầy đủ và đồng bộ, gây khó khăn cho doanh nghiệp trong quá trình áp dụng Do đó, nhà nước cần điều chỉnh và bổ sung các quy định pháp lý liên quan đến hoạt động nhập khẩu hàng hóa qua đường biển để đảm bảo tính công khai, minh bạch và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp Đồng thời, cần tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong các hoạt động kiểm tra chuyên ngành, đặc biệt là kiểm tra chất lượng và an toàn thực phẩm Hiện tại, thủ tục đăng ký bản công bố sản phẩm chỉ áp dụng riêng cho từng doanh nghiệp, không xem xét đến hàng hóa cùng loại đã được nhập khẩu trước đó, dẫn đến kéo dài thời gian thông quan hàng hóa.
Nhà nước cần tăng cường kiểm tra việc thực thi các chính sách và luật pháp về thuế, áp dụng chế tài nghiêm khắc đối với hành vi vi phạm và trốn thuế để bảo vệ ngân sách Để phát triển hoạt động nhận hàng nhập khẩu qua đường biển, cần có chính sách và kế hoạch cụ thể cho việc đầu tư và hoàn thiện cơ sở hạ tầng cảng biển Nếu được đầu tư hợp lý và khai thác hiệu quả, các cảng biển của Việt Nam có thể trở thành điểm trung chuyển quan trọng trong khu vực và thế giới nhờ vào vị trí địa lý thuận lợi.
4.3.2 Kiến nghị với cơ quan Hải quan
Cơ quan Hải quan cần cải tiến quy trình để tạo thuận lợi cho doanh nghiệp trong xuất nhập khẩu, đảm bảo tiến độ và quy trình hiệu quả Cần có sự thống nhất giữa Hải quan và các ban ngành liên quan, đồng thời luật Hải quan cần quy định cải cách thủ tục theo hướng đơn giản hóa và minh bạch hóa Việc giải quyết khiếu nại và thắc mắc của người dân cần được thực hiện tích cực Cơ quan Hải quan cũng phải thường xuyên cập nhật chế độ kế toán thuế và nghiêm túc thực hiện quy trình nghiệp vụ, mã số, thuế suất, và xác định trị giá tính thuế để doanh nghiệp nắm bắt thông tin Để quản lý tốt hoạt động nhập khẩu, cần có bộ máy tổ chức chặt chẽ từ Trung ương đến địa phương, với Cục Hải quan tại các tỉnh, thành phố thực hiện quản lý nhất quán theo quy trình của Tổng Cục Hải quan Việc niêm yết công khai chế độ chính sách mới sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi và thực hiện, từ đó nâng cao tính minh bạch trong thủ tục hải quan, phòng ngừa vi phạm pháp luật và các hành vi tiêu cực khác.
Cơ quan Hải quan cần tăng cường triển khai ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) cho các doanh nghiệp trong việc khai báo hải quan điện tử CNTT đóng vai trò quan trọng trong hỗ trợ cán bộ hải quan thực hiện nghiệp vụ, giúp quá trình ra quyết định và thông quan diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.