CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN LIÊN MINH
3.3. Thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh
3.3.2. Thực trạng tổ chức nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Tổ chức thực hiên là khâu gồm nhiều công việc nhất trong quá trình quản trị.
Để đánh giá mức độ quan trọng của từng công việc, tôi đã tiến hành lập bảng câu hỏi trắc nghiệm có kèm đánh giá số điểm. Số lượng bảng câu hỏi phát ra là 20 bản, phát ra cho nhân viên trong công ty. Số phiếu hợp lệ thu về là 20 phiếu và được tổng hợp thành bảng số liệu.
Dưới đây là bảng số liệu sơ cấp thu nhập được về thực trạng quản trị giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh
Bảng 3.4. Thực trạng các bước trong nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh.
(Trong đó, với mức độ gặp nhiều khó khăn tương ứng với 1 điểm, gặp ít khó khăn -2 điểm, bình thường -3 điểm, làm tốt - 4 điểm, rất tốt - 5 điểm)
Các chỉ tiêu
Mức độ đánh giá
5 4 3 2 1 ĐTB
1. Nắm bắt tình hình hoàng hóa và phương tiện vận tải
75% 10% 15% 4,6
2. Chuẩn bị chứng từ nhận hàng nhập khẩu
20% 45% 20% 15% 3,7
3. Nhận hàng hóa tại địa điểm quy định
25% 50% 25% 4
4. Quyết toán chi phí 25% 50% 15% 10% 3,9
(Nguồn: tác giả tổng hợp từ phiếu khảo sát) 3.3.2.1. Nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải
Nhân viên kinh doanh chín là người chịu trách nhiệm trực tiếp về việc nắm bắt tình hình phương tiện vận tải thông qua việc tra cứu lịch trình, vị trí tàu trên do đại
bằng cách liên hệ với đại lý ở đầu nước xuất khẩu. Việc đặt booking nhằm xác nhận một số thông tin: người gửi hàng, người nhận hàng, khối lượng, thể tích hàng, số lượng container, POL, POD, ETD, ETA, closing time,...
Dựa trên nhu cầu của khách hàng, nhân viên kinh doanh gửi Booking request cho nhân viên Pricing để gửi đến hãng tàu xin đặt chỗ, sau khi có booking, tiến hành kiểm tra booking đó, nếu có sai sót thì cần báo hãng tàu sửa lại kịp thời, nếu booking chính xác thì lấy Booking confirmation. Tiếp theo, nhân viên Kinh doanh nắm bắt tình hình để biết được thông tin khi nào hàng hóa được bốc lên tàu và thời gian tàu khởi hành thực tế.
Tiểu kết: Theo kết quả điều tra thì có 15 % ý kiến đánh giá khâu này thực hiện ở mức trung bình, 75% đánh giá rất tốt, còn 10% đánh giá là tương đối tốt. Mức điểm trung bình là 4.6, có thể đánh giá chung là tốt, vì khâu này được các nhân viên của cảng giúp đỡ rất nhiều khi nhận kho bãi và chuẩn bị nhân công để nhận hàng.
3.3.2.2. Chuẩn bị chứng từ để nhận hàng
Ngay sau khi bên xuất khẩu hoàn thành xong việc giao hàng và bộ chứng từ cho hãng tàu, đại lý của công ty ở nước ngoài sẽ gửi bill nháp cho bộ phận chứng từ để xác nhận thông tin. Nhân viên chứng từ nhận bản chụp chứng từ từ đại lý nước ngoài, đồng thời tiến hành kiểm tra, đối chiếu MBL (Master Bill of Lading) và HBL (House Bill of Lading) giữa các chi tiết về POL, POD, Container/Seal, Shipping mark, Description of goods, G.W,... Nếu có sự khác biệt, nhân viên ngay lập tức phải viết mail báo cho đại lý, yêu cầu đại lý kiểm tra chi tiết trên MBL đúng hay trên HBL đúng và chỉnh sửa bill để nộp Manifest. Đồng thời, nhân viên chứng từ chuẩn bị các chứng từ cần thiết để mở tờ khai nhằm đảm bảo đúng tiến độ thông quan hàng hóa. Bao gồm:
• Giấy phép nhập khẩu: 1 bản
• Hợp đồng (Contracts): 1 bản
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 2 bản sao
• Vận đơn (B/L): 1 bản gốc
• Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List): 1 bản gốc và 2 bản sao
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): I ban gốc Giấy chứng nhận kiểm nhận dịch thực vật (Phytosanitary certificate): 1 bản gốc
• Giấy giới thiệu và các chứng tử liên quan khác
Trước ngày tàu đến khoảng 1-2 ngày, hãng tàu sẽ gửi thông báo hàng đến A/N (Arrival notice) qua mail, trên đó có thể hiện số cước và các khoản phí Local charges phải nộp. Nhân viên Kinh doanh kiểm tra và đối chiếu lại tiền cước Collect có khớp với báo giá gửi cho khách hay chưa? Nếu các thông tin đã khớp với nhau, nhân viên gửi A/N cho khách hàng. Tiếp đến, nhân viên giao nhận nắm bắt tình hình và thay mặt chủ hàng mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu đến hãng tàu để lấy lệnh giao hàng (D/O) và đóng lệ phí. Nếu lô hàng thanh toán bằng L/C (Letter of Credit) thì ngoài chứng từ trên, nhân viên giao nhận mang theo vận đơn gốc nhưng là vận đơn ký hậu có đóng dấu ngân hàng ở mặt sau. Khi nhận lệnh, nhân viên giao nhận kiểm tra kỹ các nội dung trên D/O và đối chiếu lệnh với vận đơn ngay tại đại lý hãng tàu. Các nội dung trên D/O được kiểm tra kỹ như số vận đơn, tên và địa chỉ người nhận, người gửi, tên tàu, tên hàng, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, loại container, số container, số kiện,... để phát hiện ngay những sai sót nếu có và thông báo lại với hãng tàu để tránh trường hợp khi mang D/O đến nhận hàng mới phát hiện.
Tiểu kết: Đối với khâu này thưởng mắc nhiều lỗi sai sót, cụ thể được đánh giá như sau: với mức điểm trung bình là 3,7 bao gồm 4 ý kiến đánh giá khâu chuẩn bị chứng từ xét ở mức rất tốt, 9 ý kiển đánh giá ở mức tốt, 4 ý kiến đánh giá ở mức độ trung bình và 3 ý kiến đánh giá ở mức gặp ít khó khăn. Các sai sót thường gặp phải đó là lập thiếu chứng từ, số lượng hợp đồng sai sót,..
3.3.2.3. Nhận hàng tại địa điểm quy định
Nhân viên giao nhận của công ty phối hợp cùng với người nhập khẩu để thực hiện các công việc:
- Nhân viên giao nhận tiến hành kiểm nghiệm, giám định (nếu cần) và lấy giấy chứng nhận hay biên bản thích hợp:
Đối với một số hàng hóa, những yêu cầu bắt buộc có thể bao gồm yêu cầu kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, hun trùng,... Nhân viên kinh doanh cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết từ phía khách hàng cho nhân viên hiện trường để phối hợp cùng với các cơ quan chức năng, đơn vị tiến hành thực hiện, kiểm tra đánh giá và
- Khai báo và thông quan hàng hóa nhập khẩu
Sau khi đã chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa đầy đủ và chính xác, nhân viên công ty sẽ tiến hành việc khai báo hải quan bằng hệ thống khai báo hải quan điện tử ECUS5. Nếu truyền thành công, hệ thống mạng của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa. Kết quả phân luồng có thể được trả về: luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ.
Với kết quả luồng xanh, hàng hóa được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế. Hải quan tiến hành thu lệ phí hải quan, đóng dấu “Đã làm thủ tục hải quan”.
Với kết quả luồng vàng, hàng hóa phải được kiểm tra chi tiết hồ sơ thuế, nhưng miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Trong trường hợp không phát hiện thêm bất kỳ vi phạm nào, Hải quan tiến hành thu lệ phí hải quan, đóng dấu “Đã làm thủ tục hải quan”.
Với kết quả luồng đỏ, cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra chi tiết hồ sơ đồng thời kiểm tra thực tế hàng hóa. Việc kiểm tra có thể được tiến hành bằng cách kiểm tra toàn bộ lô hàng hoặc kiểm tra thực tế theo tỷ lệ lô hàng. Nếu không phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho tới khi kết luận được mức độ vi phạm. Trong trường hợp này, công ty sẽ phối hợp cùng với người nhập khẩu để thực hiện tiến hành kiểm tra theo yêu cầu của hải quan.
=> Cũng như các công đoạn khác, việc làm hải quan cho một lô hàng nhập khẩu bằng đường biển không thể tránh gặp phải các sai sót như: áp sai thuế NK, lập thiếu chứng từ, cụ thể số lượng hợp đồng sai sót khi tiến hành làm thủ tục hải quan được nêu rõ trong bảng 3.5. Nguyên nhân chủ yếu à do khi tiến hành nhận hàng và kiểm hàng do nhân viên giao nhận đôi khi không hiểu biết tưởng tận về hàng hóa nên việc giải thích cho cán bộ hải quan còn gặp nhiều khó khăn. Khi gặp các trường hợp hàng bị hư hỏng, nhân viên cũng khá bở ngở do đội ngũ nhân sự của công ty còn khá trẻ. Vì vậy, đòi hỏi người làm giao nhận phải là người có kinh nghiệm, nắm vững kiến thức về hàng hóa và có khả năng ứng biến nhanh chóng.
Bảng 3.5. Số lượng hợp đồng sai sót trong khâu làm thủ tục hải quan nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty Tiếp vận Liên Minh
Năm Chỉ tiêu
2020 2021 2022
Tổng số hợp đồng sai sót 28 (3.38%)
34 (3.57%)
35 (3.17%)
Do thiếu chứng từ 18 2.17% 24 2.52% 24 2.17%
Do áp sai thuế 9 1.09% 4 0.42% 8 0.7%
Do thông tin trên chứng từ không thống nhất
7 1.08% 6 0.63% 3 0.3%
Tổng số hợp đồng 828 952 1105
(Nguồn: tác giả tổng hợp từ phiếu khảo sát) Nhận xét.
Nhìn vảo bảng ta nhận thấy được rằng: những sai sót phổ biến khiến cho khâu làm thủ tục hải quan gặp nhiều khó khăn là do việc áp thuế sai và thiếu chứng từ.
Bởi vì bộ chứng từ gồm có rất nhiều loại giấy tờ khác nhau như: tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, bảng kê khai hàng hóa nên rất dễ mắc xảy ra sai sót, mất thời gian, công sức và chi phí để điều chỉnh. Nhưng đôi khi việc thiếu chứng từ là do bên khách hàng giao thiếu cho công ty, song do nhân viên công ty đã không kịp thời phát hiện ra để thông báo cho khách hàng bổ sung hoặc báo để khách hàng làm đơn xin hải quan cho nợ chứng từ.
Hay đối với sai sót do áp thuế sai thị từng mặt hàng, nước xuất xứ thị chính sách ưu đãi về thuế là khác nhau, còn các sai sót còn do thông số khai bảo không khớp nhau mặc dù là chỉ là một điều khoản rất nhỏ cũng gây mất rất nhiều thời gian khi làm thủ tục hải quan do bị hải quan trả hồ sơ lại và mất thời gian để sửa chữa và hoàn thiện hồ sơ dẫn đến làm chậm tiến độ công việc, ảnh hưởng tới những bước tiếp theo của quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển.
- Nhận hàng nhập khẩu từ người vận chuyển thực tế:
Sau khi làm xong các thủ tục hải quan, khi tàu đến cảng, nhân viên hiện trường tiến hành nhận hàng.
Người giao nhận mang D/O cùng bộ chứng từ nhận hàng đến văn phòng quản lí tại cảng để xác nhận D/O và đối chiếu với Manifest tại Hải quan giám sát cảng.
Sau khi đối chiếu xong cần đến bãi, tìm vị trí container và đế phòng Điều độ của cảng nộp phí lưu kho, phí xếp dỡ container, nộp biên lai thanh toán để đổi lấy phiếu xuất kho cho phép hàng rời cảng. Trước khi dỡ hàng, nhân viên giao nhận tiến hành kiểm tra sơ bộ tình trạng hàng hóa xếp bên trong. Tại đây, cán bộ nhận hàng cần kiểm tra hàng về số lượng, tên hàng có phù hợp với Invoice, Packing List hay không, xem xét về chủng loại, kích thước, thông số kỹ thuật, chất lượng bao bì, ký mã hiệu hàng hóa xem còn nguyên vẹn hay không. Nếu có hư hỏng đỗ vỡ phải lập biên bản giám định có xác nhận của công ty để khiếu nại sau này, sau đó mới tiến hành dỡ hàng xuống.
Trường hợp mang container về kho riêng cần làm đơn gửi hàng mượn container, sau khi rút hàng thì phải trả container về cảng.
Trường hợp dỡ hàng ngay tại cảng cần có lệnh điều động công nhân dỡ hàng khỏi container và xếp hàng lên phương tiện vận chuyển. Hoàn tất quá trình nhận hàng khi kiểm tra hàng hóa và hồ sơ hải quan đã đầy đủ.
+ Đối với hàng lẻ, nhân viên hiện trường mang vận đơn gốc đến hãng tàu để lấy D/O. Sau khi xác nhận, đối chiếu D/O thì mang đến thủ kho để nhận phiếu xuất kho. Sau đó, nhân viên mang chứng từ đến kho CFS để nhận hàng.
Nếu hợp như đồng thỏa thuận người nhận hàng tự tổ chức vận chuyển hàng từ cảng về kho của mình thì nghĩa vụ của công ty chấm dứt ngay sau khi giao hàng cho người vận chuyển của chủ hàng tại cảng. Lúc này, nhân viên giao nhận của công ty sẽ lập 01 biên bản bản giao hàng hóa với người chuyên chở của chủ hàng và hai bên cùng ký nhận.
Nếu hợp đồng thỏa thuận công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh chịu trách nhiệm vận chuyển hàng từ cảng về kho người nhập hàng thì: Công ty Tiếp Vận Liên Minh sẽ thuê xe tải để trucking nội địa cho khách hàng. Tùy từng lô hàng mà bên vận tải sẽ sắp xếp xe sao cho phù hợp.
=> Tiểu kết: Mức độ thực hiện khâu này được đánh giá điểm trung bình là 4 với 25% nhân viên đánh khâu này diễn ra rất tốt, 50% nhân viên đánh giá tốt và 25% nhân viên đánh giá bình thường. Với mức điểm này, có thể đánh giá chung là
tốt, do công ty đã có hợp tác lâu dài với cảng, được các nhân viên cảng giúp đỡ rất nhiều khí nhận kho bãi vả chuẩn bị nhân công để nhận hàng.
3.3.2.4. Quyết toán chi phí:
Sau khi hoàn tất công việc giao nhận trên, nhân viên giao nhận phải báo cáo kết quả thực hiện thương vụ và quyết toán toàn bộ chi phí tạm ứng với bộ phận kế toán của công ty. Nội dung bảng quyết toán này là cơ sở để công ty thanh toán lại với chủ hàng. Công ty sẽ gửi cho chủ hàng bảng quyết toán (Debit Note) cùng với hóa đơn, biên lai, v.v làm chứng từ thanh toán. Trong vòng 15 ngày kể từ ngày gửi nếu chủ hàng không có khiếu nại gì thì coi như đã chấp thuận bảng quyết toán cho công ty theo thỏa thuận trong hợp đồng. Nếu có tổn thất xảy ra, chỉ nhánh công ty sẽ lập những văn bản ghi nhận tổn thất, biên bản giám định. Thay mặt khách hàng liên hệ với những người chuyên chở cũng như đối với công ty bảo hiểm để giải quyết khiếu nại có liên quan đến hàng hóa.
Khâu này được mọi người đánh giá là ởtrung 3.9 điểm trung bình, thực hiện tương đối tốt, vì việc tính toán các chi phi đề chỉ trả cảng hay nhân viên xếp dỡ cũng như việc lập các hóa đơn giao cho chủ hàng để được thanh toán là tương đối đơn giản, không khó khăn phức tạp.