CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN LIÊN MINH
3.3. Thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh
3.3.3. Thực Trạng Giám sát và điều hành quy trình nhận hàng bằng đường biển
a. Kiểm tra, giám sát
Để đảm bảo tránh những sai sót và chậm trễ trong quá trình giao hàng nhập khẩu bằng đường biển, công ty sẽ trực tiếp cử các cán bộ kiểm tra, giám sát và bảo cáo tình hình công việc cho trưởng phòng giao nhận. Tuy nhiên, với đặc thủ công việc và chuyên môn của từng người thì công tác kiểm tra, giám sát tại Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh không gặp quá nhiều khó khăn.
Nghiệp vụ giảm sát quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại chi nhánh công ty bao gồm như sau:
Giám sát việc đưa hàng lên tàu: Nhân viên Pricing chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc liên hệ với đại lý ở đầu nước ngoài để đảm bảo hàng hóa được đưa lên tàu đúng thời gian, tránh trường hợp hàng bị rớt tại cảng, đồng thời đảm bảo hàng
Giám sát hành trình vận chuyển hàng hóa: Trong suốt quá trình hàng hóa được vận chuyển từ nước xuất khẩu, phòng XNK thường xuyên liên lạc với hãng tàu, tracing trên hệ thống để biết chính xác thời gian tàu tới cảng. Đặc điểm của tàu, thời gian đến cảng, bốc hàng, đặc điểm của tuyến vận chnhận, lịch trình nhận hành, số lần nhận, thời điểm nhận. Nếu có bất kỳ trục trặc gì xảy ra như tàu bị delay hoặc hàng hóa bị mất mặt, v.v để kịp thời đưa ra phương án giải quyết.
Giám sát việc nhận hàng hóa tại cảng: giám sát việc nhận hàng hóa tại cũng theo đảng quy trình, tiến hành khai báo hải quan cho hàng hóa, nhận hàng, v.v
Giám sát quy trinh kiểm tra hàng hóa nhập khẩu: Để đảm bảo chất lượng cũng như số lượng hàng hóa, công tác này được chi nhánh công ty đặc biệt chú trọng kiểm tra về khối lượng hàng hóa (chủng loại, số lượng của từng chung loại, kiểm tra bao bị hànghóa, đối chiếu sự phù hợp giữa thông tin hàng hóa và dự kiến xếp dỡ với hàng hóa thực tế tại cảng về số hiệu container, số niêm phong của hãng vận chuyển.
Giám sát việc thực hiện kế hoạch giao nhận, theo dõi tiến độ và thời gian biểu các công đoạn, bộ phận liên quan để đảm bảo nhận hàng đúng thời gian và địa điểm.
Giám sát chứng từ: Chi nhánh công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh thực hiện giám sát chứng từ thông qua luồng mail có sự tham gia của tất cả các nhân sự trực tiếp thực hiện các hoạt động nhận hàng hóa nhập khẩu và các nhân sự bên phía người nhập khẩu. Luồng mail này đảm bảo làm căn cứ cho trường hợp phát sinh vấn đề cũng như góp phần giúp các thành viên theo dõi tiến độ thực hiện của lô hàng.
Giám sát dòng lưu chuyển tiền cước, phí vận chuyển: Nhân viên kinh doanh và nhân viên Pricing nhập các loại chi phí trên FAST. Trong khi đó, nhân viên bộ phận kế toán của công ty trực tiếp theo dõi tổng chi phí thanh toán và tiến độ thanh toán của khách hàng.
b. Điều hành quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Trong quá trình nhận hàng nhập khẩu tại cảng, không thể tránh khỏi những vấn đề phát sinh đòi hỏi công ty phải có công tác quản lý tốt để đảm bảo quá trình nhận hàng không gặp bất cứ sự cố nào. Khi những vấn đề nảy sinh xuất hiện, công
ty lập tức tiến hành nhận dạng, thu thập dữ liệu, phân tích nguyên nhân để đưa ra các phương án giải quyết hiệu quả. Trong giai đoạn 2020 – 2022, Chi nhánh công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh đã xử lý một số trường hợp phát sinh trong quá trình nhận hàng nhập khẩu.
Bảng 3.6. Số lượng các vấn đề phát sinh trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh tại giai đoạn 2020 –
2022
(Đơn vị: Lần) Vấn đề Năm 2020 2021 2022
Chậm tiến độ giao hàng 20 16 10
Công nợ khó đòi 2 1 0
(Nguồn: Phòng Logistics của công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh) Do ảnh hưởng của đại dịch Covid-19, đặc biệt có thể thấy tại thời điểm cuối năm 2020, các thị trường Hoa Kỳ, Châu Âu và Châu Á, nhiều khu vực cảng quốc tế bị phong tỏa do phải thực hiện các biện pháp an toàn phòng chống dịch, đồng thời tình trạng mất cân bằng cung - cầu vỏ container đã xảy ra khiến cho giá cước và lịch tàu thay đổi liên tục. Thêm vào đó, hiệu suất xử lý hàng tại các cảng bị giảm sút do thiếu hụt lao động gây ra tình trạng tắc nghẽn tại cảng. Điều này gây ra sự chậm trễ trong quá trình nhận hàng nhập khẩu của công ty Tiếp Vận Liên Minh
Logistics tại Hà Nội, nhất là trong năm 2020. Với vấn đề phát sinh trên, công ty nhanh chóng thông tin đến khách hàng về sự thay đổi về thời gian để chủ động sắp xếp phương án. Thậm chí, trong một số trường hợp, công ty đã trực tiếp đề xuất với khách hàng về việc chuyển sang cảng khác để quá trình giao nhận không bị chậm trễ. Dù vậy, số lần phát sinh chậm tiến độ giao nhận hàng hóa vẫn khá cao nên công ty cần phải không ngừng cải thiện thời gian nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển để nâng cao chất lượng dịch vụ.
Mặt khác, trong quá trình thanh toán, công ty cũng đã gặp phải 1 trường hợp để xảy ra công nợ khó đòi vào tháng 4 năm 2021 với Công ty nhập khẩu máy cắt laser. Cho đến tháng10/2022, công ty này mới thanh toán số tiền 90 triệu VNĐ sau nhiều công ty liên hệ. Đối với vấn đề này, Giám Đốc Vũ Văn Linh, trưởng phòng
tránh phát sinh các trường hợp tương tư, công ty yêu cầu nhân viên kinh doanh và bộ phận kế toán phối kết hợp để đốc thúc khách hàng thực hiện thanh toán trong thời hạn công nợ cho phép.
Như vậy, có thể thấy quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế của công ty TNHHM Tiếp Vận Liên Minh về cơ bản có sự ổn định, giữa các bộ phận, phòng ban đã có sự liên hệ với nhau để xử lý tốt các vấn đề và cung cấp cho khách hàng dịch vụ vận chuyển tương đối hiệu quả. Tuy nhiên, với những trường hợp cần xử lý gấp và đòi hỏi sự nhanh chóng, khó khăn trong việc theo dõi, kiểm soát và đẩy nhanh tiến độ là khó tránh khỏi khi có nhiều bộ phận cùng tham gia vào một quá trình và dòng thông tin phải truyền đi theo tuần tự. Dù vậy, chúng ta không thể phủ nhận những thành công ty Tiếp Vận Liên Minh đã đạt được trong những năm qua.