CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN LIÊN MINH
3.4. Đánh giá chung về thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh
3.4.1. Thành tựu đạt được
Thành lập vào những năm thời kì kinh tế đang khủng hoảng tuy nhiên sau gần 15 năm hoạt động công ty đã đạt được những thành công nhất định:
Thứ nhất,chất lượng dịch vụ của công ty ngày càng được cải thiện, hoạt động nhận hàng hóa nhập khẩu ngày càng phát triển, doanh thu tăng trưởng qua các năm.
Mặc dù chịu ảnh hưởng không nhỏ của dịch Covid-19 nhưng kết quả kinh doanh của công ty vẫn tương đối khả quan nhờ tận dụng tốt những ưu thế của mình, đặc biệt chú trọng đến công tác quản trị quy trình giao nhận nói chung và quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển nói riêng. Theo đó, doanh thu từ hoạt động nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển năm 2022 tăng mạnh với con số 3,9 tỷ VNĐ ứng với mức tăng 10,52% so với năm 2021.
Thứ hai, xây dựng và triển khai được kế hoạch nhận hàng chi tiết, bám sát tình hình thực tế. Vì vậy công việc diễn ra thuận lợi hơn, phản ứng kịp thời với các vấn đề phát sinh. Các sai sót xảy ra trong quá trình nhận hàng cũng được hạn chế đến mức tối đa. Công tác quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển cũng luôn được linh hoạt sửa đổi để phù hợp với tình hình thực tế của công ty, các phòng ban đều phối hợp nhịp nhàng với nhau để đảm bảo tiến độ hàng về, thể hiện sự chuyên nghiệp trong cách làm việc của công ty.
Thứ ba, công ty không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ, lắng nghe ý kiến của khách hàng nhằm đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của khách. Công ty chủ động giải quyết nhanh chóng và hợp lý những vấn đề phát sinh hay những ý kiến trái chiều của khách từ đó tạo độ tin cậy, hài lòng, tăng cường sự hợp tác giữa hai bên.
Thứ tư, quy trình tổ chức hàng hóa nhập khẩu bằng đường được thực hiện dựa trên kế hoạch đã xây dựng, đảm bảo an toàn cho hàng hóa vận chuyển. Công ty đã trình thành một chuỗi các thao tác nghiệp vụ và có sự phối kết hợp giữa các bộ phận trong công ty từ khâu nắm bắt tình hình hàng hóa, phương tiện vận tải, chuẩn bị chứng từ, nhận hàng hóa tại địa điểm quy định cho đến quyết toán chi phí. Đặc biệt, trong quá trình nhận hàng hóa nhập khẩu, giữa các nhân viên trong công ty, người xuất nhập khẩu, hãng tàu, đại lý tại nước ngoài đã có sự trao đổi liên tục về thông tin để nắm được tình hình của lô hàng.
Thứ sáu, đội ngũ nhân viên cấp cao của công ty có chuyên môn, trình độ xử lý các vấn đề trong quá trình nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển. Đội ngũ nhân sự cấp cao lành nghề, có trình độ chuyên nghiệp kết hợp với đội ngũ nhân viên trẻ năng động, nhiệt huyết là tài sản quý giá để công ty phát triển và gặt hái những thành công như ngày hôm nay.
3.4.2. Hạn chế
Trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty, dù các nhà quản trị, các nhân viên của Opion đã luôn nỗ lực để làm tốt những công việc có liên quan đến nghiệp vụ nhận hàng, song vẫn không thể tránh khỏi những tồn tại, vướng mắc phát sinh khi thực hiện chúng. Bên cạnh những thành công đã đạt được, công ty vẫn còn tồn tại những hạn chế trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển dưới đây:
Thứ nhất, tỷ lệ sai sót khi làm chứng từ tuy không cao nhưng cũng sẽ ảnh hưởng đến thời gian nhận hàng đến doanh thu và uy tín doanh nghiệp. Vì thế công ty Tiếp Vận Liên Minh cần phải hạn chế được sai sót khi làm chứng từ
Thứ hai, công ty không có phương tiện vận tải, hoàn toàn phụ thuộc vào phương tiện thuê ngoài nên vào mùa cao điểm công ty không đặt được tàu hay thuê
phương tiện vận tải để nhận hàng giao cho khách theo đúng phương án hải quan đã lên trước đó
Thứ ba, tuy đội ngũ nhân viên công ty là những người có trình độ, có kinh nghiệm nhưng việc cập nhật những hệ thống hiện đại hay chính sách mới còn chưa nhanh nhạy và trình độ tiếng anh chưa cao cũng gây cản trở trong quá trình làm việc.
Thứ tư, hoạt động tổ chức nhận hàng nhập khẩu vẫn gặp phải một số vướng mắc, nhất là trong thủ tục hải quan. Những sai sót trong công tác chuẩn bị chứng từ và khai báo hải quan dẫn tới phát sinh các chi phí và làm chậm tiến độ thông quan hàng hóa so với kế hoạch đã đề ra. Bên cạnh đó, với một số hàng hóa như hàng máy móc xây dựng, dây chuyền sản xuất, hàng nguy hiểm,... nhân viên chưa thành thạo trong việc xử lý thông quan đối với những mặt hàng này.
3.4.3 Nguyên nhân
3.4.3.1. Nguyên nhân chủ quan
Do sự bất cẩn của nhân viên công ty, đặc biệt là những nhân viên mới chưa có nhiều kinh nghiệm nghiệp vụ dẫn đến sai sót trong khâu nhận chứng từ, kiểm tra, khai bảo hàng hóa. Đồng thời, trong khâu nhận hàng, nhân viên công ty còn thiếu cận thẩn, chưa thực sự chú ý kiểm tra xem số lượng hàng, chất lượng hàng, quy cách bao gói có đúng như trên hợp đồng và phiếu đống gói và phiếu đóng gói hàng hóa
Tiến độ nhãn hàng của Opion bị chậm còn do việc phối hợp giữa các bộ phần tham gia trực tiếp vào quy trình giao nhận còn thiếu nhịp nhàng, chưa có sự phối hợp ăn ý giữa các nhân viên phụ trách các khẩu khác nhau (nhân viên làm chứng tử, nhận viên kiếm hàng, nhận viên vận chuyển hàng, bộ phận thuê tàu...)
Nhân viên giao hàng nhập không chủ động tìm hiểu rõ về mặt hàng nhập khẩu nên khi bị hải quan chất vấn họ thường bị động và lung túng. Nếu nhân viên của Opion không chú ý cẩn thận kiểm tra, giám sát quá trình nhận hàng thì có thể làm phát sinh nhiều sai sót như nhận hàng không đúng, không đủ, thiếu về trọng lượng, số lượng, hàng đóng gói không đúng phẩm chất, quy cách, nhận nhầm hàng... Khi đó bên đối tác của chủ hàng sẽ yêu cầu bổ sung hoặc thay thế hàng hóa nhận sai, từ đó làm chậm thời gian nhận hàng theo hợp đồng ký kết.
Cơ sở vật chất còn hạn chế, cụ thể về phương tiện vận tải của công ty dẫn đến một số bất lợi khi giao, trả hàng. Bên cạnh đó do những yếu kém, hỏng hóc thưởng xuyên trong trang thiết bị, máy móc văn phòng, cơ sở vật chất kỹ thuật dẫn đến việc thực hiện quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu gặp nhiều khó khăn, chưa được hiện đại hóa. Hạn chế này xuất phát từ nguyên nhân là do công ty hạn chế về tài chính để đầu tư cho trang thiết bị kỹ thuật của Công ty.
3.4.3.2. Nguyên nhân khách quan
Thứ nhất, Do tính chất mùa vụ của mua bán quốc tế dẫn đến trường hợp khi thì không có hàng, khi thì hàng về nhiều dẫn đến quá tải, không kịp lấy chứng từ, làm thủ tục hải quan nhận hàng do thiếu nhân viên. Bên cạnh đó áp lực công việc cũng ảnh hưởng hiệu quả làm việc của nhân viên
Thứ hai, Trong quá trình vận chuyển hàng hóa nhiều khi gặp những trở ngại ngoài dự định, chẳng hạn như thời tiết xấu, mưa bão, ngập lụt. ... kích cỡ các con tàu chở hàng từ nước ngoài quá lớn, không đi sâu vào cũng được. Khi đó, hàng tàu kết hợp với cảng để có cách giải quyết hợp lý, thời gian hàng bị tồn đợi này rất hay xảy ra khiến hàng nhập chậm lại
Thứ ba, Nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển cần đến sự phối hợp của rất nhiều khẩu khác nhau trong đó có các khẩu phải tác động trực tiếp lên hàng hóa như khẩu nhận hàng, bao gói, kiểm hàng, bốc dỡ, vận chuyển hàng...Chúng cũng ít nhiều liên quan, anh hương và trong nhiều trường hợp làm hàng hóa bị hưng hóc.
sứt mẻ... làm giảm chất lượng nhận hàng của công ty.
Thứ tư, do ảnh hưởng của dịch bệnh Covid-19 diễn biến phức tạp tác động lên toàn bộ nền kinh tế toàn cầu. Sự suy giảm hiệu suất của ngành sản xuất, tăng chỉ số giá tiêu dùng, lạm phát,... ảnh hưởng xấu đến nhu cầu đối với các sản phẩm và dịch vụ, cũng ảnh hưởng đến nhu cầu vận chuyển hàng hóa. Bên cạnh đó, để ứng phó với đại dịch, nhiều quốc gia đã phải thực hiện các biện pháp phòng chống dịch. Đặc biệt các tuyến nhập chủ yếu của công ty là từ Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản,...
đều thực hiện các biện pháp kiểm soát gắt gao.
CHƯƠNG IV: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG