CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN LIÊN MINH
4.2. Giải pháp hoàn thiện quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty
4.2.1. Hoàn thiện công tác lập kế hoạch nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Để hạn chế việc xảy ra các sai sót và rủi ro ảnh hưởng đến hiệu quả cung cấp dịch vụ của công ty, trong công tác lập kế hoạch nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, công ty cần hoàn thiện thêm một số nội dung:
Đối với đội ngũ nhân sự còn hạn chế về kinh nghiệm và năng lực giải quyết vấn đề, công ty cần phải tiến hành phân công các đầu mục công việc cụ thể, xác định rõ thời điểm tiến hành, thời điểm kết thức, cách thức tiến hành của các chủ thể trong nội bộ của công ty để những nhân sự này nắm vững được công việc của mình, chủ động và có khả năng kiểm soát quá trình thực hiện và đưa ra các quyết sáng suốt trong các tình huống phát sinh nếu có.
Đối với việc căn cứ vào điều kiện thực tế khi lập kế hoạch, công ty cần linh hoạt hơn trong việc thực hiện các quy định tài chính cho các đơn hàng của doanh nghiệp như các hoạt động ứng trước tiền để làm hàng hay vấn đề công nợ. Điều này góp phần rút ngắn thời gian của quá trình cung cấp dịch vụ, đảm bảo tiến độ và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
4.2.2. Hoàn thiện công tác tổ chức nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 4.2.2.1. Hoàn thiện công tác nắm bắt tình hình hàng hóa và phương tiện vận tải Để hạn chế việc xảy ra các sai sót và rủi ro ảnh hưởng đến hiệu quả cung cấp dịch vụ của công ty, trong công tác lập kế hoạch nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, công ty cần hoàn thiện thêm một số nội dung:
Công ty cần phối hợp tốt hơn với người nhận hàng, đại lý để nắm bắt tình hình cụ thể của phương tiện vận tải. Theo đó, nhân viên của bộ phận Pricing phải chủ động trong việc liên hệ với đại lý nước ngoài để cập nhật thông tin, đồng thời cung cấp kịp thời những thông tin này cho nhân viên bộ phận kinh doanh. Bên cạnh đó, nhân viên kinh doanh cũng phối kết hợp với nhân viên bộ phận Pricing để thường xuyên theo dõi diễn biến, cập nhật thông tin về lịch tàu để có thông tin sớm nhất, đảm bảo thời gian nhận hàng phù hợp và phản ứng nhanh khi cần thiết.
4.2.2.2. Hoàn thiện công tác chuẩn bị chứng từ nhập khẩu và làm thủ tục hải quan
a. Khâu hoàn thiện chứng từ
Là khâu đầu tiên cần được quan tâm và chú trọng nhất bởi nếu sai sót trong khâu này thì các khâu còn lại sẽ không thể thực hiện được. Chuẩn bị chứng từ cần thiết để làm thủ tục khai báo hải quan, chứng từ giao nhận hàng hóa, kiểm hàng, chứng từ vận tải...nếu chỉ cần thiếu sót bất kì một loại chứng từ cần thiết của hàng hóa thì coi như bộ hồ sơ đỏ không hoàn chỉnh. Do đó để quá trình nhận hàng được diễn ra thông suốt công ty Cổ phần Tiếp Vận Liên Minh cần chú trọng và làm tốt khâu nảy và đưa ra một số giải pháp như:
Thứ nhất, nhân viên bộ phận chứng từ cũng phải thường xuyên cập nhật, theo dõi những văn bản hướng dẫn thực hiện việc áp thuế, danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu,... Đối với khâu tính thuế, nhân viên chứng từ khi áp mã thuế cho hàng hóa cần phải kiểm tra kỹ lưỡng các danh mục hàng hóa để áp dụng đúng với biểu thuế.
Trong trường hợp hàng hóa khó xác định mã thuế hay gặp phải một số vấn đề khác, trưởng phòng chứng từ cần nhanh chóng đưa ra phương hướng xử lý, hỗ trợ nhân viên cấp dưới với các tình huống này.
Thứ hai, ngoài bộ phận chứng từ, thì bộ phận kinh doanh cũng nên chủ động cung cấp thông tin cho người nhập khẩu để chuẩn bị các chứng từ phục vụ cho việc khai báo và thông quan hải quan như hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn, chứng nhận hun trùng, chứng nhận kiểm dịch, chứng nhận xuất xứ,.... Đặc biệt, với những hàng hóa cần phải thực hiện kiểm tra chuyên ngành, nhân viên kinh doanh cần lưu ý với khách hàng để hoàn thiện những chứng từ này để đảm bảo tiến độ làm hàng.
Thứ ba, yêu cầu các bộ phận đều phải kiểm tra kỹ lại bộ chứng tử trước khi thực hiện nghiệp vụ của mình. Làm như vậy sẽ tránh được những sai sót ở các bước tiếp theo.
b. Khâu khai báo hải quan
Với khâu khai báo hải quan, nhân viên khai báo cẩn phải kiểm tra kỹ chứng tử trước khi khai báo, lên tờ khai nháp và kiểm tra thật kỹ một lần nữa các thông tin đã khai báo xem có khớp với chứng từ hay không. Kết hợp gửi tờ khai nháp cho khách
kiểm tra trước khi khai báo, nếu có sai sót thì sửa chữa ngay, cho đến khi chính xác mới tiến hành khai chính thức tờ khai (IDC).
Bên cạnh đó, nhân viên chứng từ cần phải cập nhật thường xuyên những văn bản hướng dẫn thực hiện việc áp dụng biểu thuế, danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu của Nhà nước, danh mục, biểu thuế riêng của Hải quan cho các mặt hàng nhập khẩu để kịp thời nắm bắt những thông tin cần thiết. Công tác làm thủ tục hải quan nên để cho những nhân viên có kinh nghiệm lâu năm làm việc để tránh những sai sót không đáng có.
4.2.2.3. Hoàn thiện công tác nhận hàng tại địa điểm quy định
Khi nhận hàng, nhân viên hiện trưởng nên tiến hành kiểm tra hàng xem có phù hợp với chất lượng và phù hợp với chứng từ được giao, đồng thời có đúng với các điều khoản của hợp đồng hay không. Đồng thời, để thực hiện tốt dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, công ty cũng cần chủ động sắp xếp nhân sự, phương tiện chuyên chở để giao hàng hóa cho doanh nghiệp nhập khẩu. Trong quá trình giao hàng, nhân viên phải thực hiện kiểm đếm, giám sát toàn bộ quy trình, giao hàng theo danh mục hàng hóa để tránh nhầm lẫn.
Công ty nên chủ động mời các cán bộ và cơ quan kiểm nghiệm đến kiểm tra hàng hóa sao cho có sự thuận tiện cả về thời gian và địa điểm nhận hàng. Bên cạnh đỏ cần cử thêm cán bộ chuyên trách có chuyên môn, hiểu biết về mặt hàng đồng thời có chuẩn bị những phương án giải trình tốt nhất khi hải quan chất vấn.
4.2.2.4. Hoàn thiện công tác quyết toán chi phí
Để giảm thiểu tối đa rủi ro về công nợ, Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh nên tiến hành nghiên cứu, tìm hiểu với những khách hàng hợp tác lần đầu. Bên canh đó, thông qua các hiệp hội giao nhận, công ty có thể thu thập thông tin về danh sách các doanh nghiệp rủi ro trong thanh toán và các trường hợp lừa đảo để chủ động phòng tránh.
4.2.3. Đào tạo nguồn nhân lực cho phù hợp với tình hình mới
Con người là nhân tố vô cùng quan trọng là trung tâm của mọi hoạt động, một công ty mốn phát triển mạnh trên thị trưởng cần có đội ngũ nhân viên giỏi về năng lực tốt về phẩm chất. Chính vì lý do đó công ty cần phải không ngừng nâng cao đội
Công ty nên thưởng xuyên tổ chức các khóa học về nghiệp vụ giao nhận ngoại thương, nghiệp vụ thanh toán quốc tế, kỹ năng giao tiếp khách hàng, kiến thức về luật cho nhân viên kinh doanh. Luôn cập nhật và phổ biến nhưng văn bản, quy định mới của nhà nước về Hải quan tới toàn thể nhân viên trong công ty
Khuyến khích nhân viên trao dồi vốn ngoại ngữ để có thể làm việc thuận lợi, nhanh chóng và hiệu quả hơn với đại lý nước ngoài.
Bên cạnh đó để có một đội ngũ nhân viên trẻ, tài năng, nhiệt tinh thi ngay từ khâu tuyển dụng công ty cần phải lập ra những chỉ tiêu tuyển dụng cụ thể, phù hợp với nhu cầu của công ty.
Việc nâng cao ý thức cho các bộ nhân viên cũng rất quan trọng, góp phần giúp công ty nâng cao hiệu quả công việc. Muốn vậy công ty cần đưa ra chính sách thưởng phạt rõ ràng để nâng cao tinh thần tự giác, những sang tạo trong công việc của nhân viên công ty. Công ty cần áp dụng chính sách sử dụng lao động đúng người đúng việc, lãnh đạo phải luôn gương mẫu, ý thức trách nhiệm cao với công việc.
4.2.4. Đầu tư hiện đại hóa trang thiết bị, phương tiện phục vụ công tác giao nhận hàng.
Hiện nay, các phòng ban của công ty đều được trang bị hệ thống máy tính, máy in, … nhưng hầu hết các máy này đều đã được sử dụng trong thời gian dài, do đó thường gặp trục trặc làm ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động liên lạc với nhà cung cấp hay hoạt động kinh doanh của công ty. Chính vì thế công ty cần phải nâng cấp hệ thống máy tính, mạng nội bộ, mua bản quyền các phần mềm cần thiết để có thể làm việc hiệu quả hơn.
Để có nguồn vốn đầu tư cho trang thiết bị, phương tiện, kho bãi, công ty cổ thể áp dụng các biện pháp sau:
Một là, huy động vốn thông qua liên kết: việc liên doanh liên kết không chỉ đáp ứng nhu cầu về vốn cho doanh nghiệp mà còn giúp công ty đúng vững trên thị trưởng.
Hai là, vốn vay từ các ngân hàng, các tổ chức tín dụng khác