Tính cấp thiết của đề tài
Hoạt động thương mại quốc tế là sự trao đổi hàng hóa và dịch vụ giữa các quốc gia, đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế của nhiều nước, trong đó có Việt Nam Để tham gia vào kinh doanh xuất nhập khẩu, doanh nghiệp cần nắm vững kỹ thuật và quy trình liên quan, đồng thời có khả năng quản lý hiệu quả Việt Nam hiện vẫn phải nhập khẩu nhiều sản phẩm công nghệ cao do chưa đủ khả năng sản xuất trong nước Với lợi thế bờ biển thuận lợi cho vận tải quốc tế, Việt Nam đang chú trọng phát triển hoạt động này Sự gia tăng các hiệp định thương mại, như TPP và các hiệp định với EU, đã mở ra nhiều cơ hội giao thương, khẳng định vai trò của ngành giao nhận đường biển trong phát triển kinh tế toàn cầu.
Công ty TNHH thiết bị công nghiệp GSI Việt Nam chuyên nhập khẩu thiết bị công nghiệp và cần xây dựng chiến lược hành động để đối phó với thị trường đầy thách thức Trong thời gian thực tập tại phòng xuất nhập khẩu, tôi đã áp dụng kiến thức học được vào thực tế và nhận thấy quy trình nhập khẩu còn nhiều thiếu sót Nhận thức được tầm quan trọng của quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu trong kinh doanh, tôi đã chọn đề tài khóa luận tốt nghiệp: “Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH thiết bị công nghiệp GSI Việt Nam.”
Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Mục đích nghiên cứu của đề tài là hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về hợp đồng thương mại quốc tế (TMQT) và quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu (HĐNK) Bài viết phân tích quy trình thực hiện HĐNK của Công ty, từ đó nhận diện những thành công và hạn chế trong hoạt động này Thông qua nền tảng lý luận, nghiên cứu thực trạng hoạt động xuất nhập khẩu (XNK) của Công ty và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện HĐNK Dữ liệu thu thập từ quá trình thực tập sẽ là cơ sở cho các giải pháp này Đề tài cũng đã tham khảo nhiều luận văn tốt nghiệp của sinh viên khóa trước về vấn đề giao nhận vận tải, nhưng những nghiên cứu này chưa làm nổi bật ý nghĩa của việc hoàn thiện quy trình nhận hàng, dẫn đến việc đưa ra giải pháp chưa thực sự hiệu quả.
Bài luận văn này sẽ phân tích sâu về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH thiết bị công nghiệp GSI Việt Nam, nhằm giải quyết những khó khăn hiện tại và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả giao nhận hàng Ngoài ra, bài viết cũng sẽ khám phá định hướng phát triển của công ty trong tương lai và đưa ra kiến nghị cho cả công ty và ngành giao nhận vận tải biển Việt Nam, góp phần phát triển kinh tế xã hội trong bối cảnh hội nhập hiện nay.
Mục tiêu nghiên cứu
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu bằng đường biển
- Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường biển tại công giai đoạn 2015-2017.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty.
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Từ năm 2015 đến 2017, chúng tôi đã thu thập dữ liệu từ các nguồn của Công ty, bao gồm báo cáo tài chính và cơ cấu doanh thu Để có cái nhìn rõ hơn và chính xác hơn về vấn đề, chúng tôi đã đặt câu hỏi cho các anh chị nhân viên trong công ty.
1.6.2 Phương pháp phân tích dữ liệu
Quá trình tư duy logic kết hợp với các biện pháp thống kê và phân tích thực trạng hoạt động của công ty giúp nhận diện các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình giao nhận Từ đó, chúng ta có thể xác định nguyên nhân gây ra vấn đề và đề xuất giải pháp phù hợp nhằm cải thiện tình hình trong tương lai.
Kết cấu của khóa luận
Phần mở đầu: Tổng quan vấn đề nghiên cứu.
Chương 1: Một số lý luận cơ bản về quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của doanh nghiệp
Chương 2: Phân tích thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH thiết bị công nghiệp GSI Việt Nam.
Chương 3: Định hướng phát triển và đề xuất với vấn đề nghiên cứu
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ THUYẾT CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHÂP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA DOANH NGHIỆP
Khái niệm cơ bản
Dịch vụ giao nhận là một phần thiết yếu trong quá trình vận tải, giúp tổ chức vận chuyển hàng hóa từ nơi nhận đến nơi giao Nó đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của thương mại quốc tế, đặc biệt trong bối cảnh hiện nay, khi mà việc mở rộng hợp tác thương mại giữa các quốc gia và thúc đẩy toàn cầu hóa diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Nghiệp vụ giao nhận rất đa dạng, bao gồm các công việc như tư vấn về đóng gói, lựa chọn tuyến đường tối ưu, bảo hiểm hàng hóa, thực hiện thủ tục hải quan và quản lý chứng từ vận chuyển.
Các hoạt động liên quan đến chuyên chở hàng hóa xuất nhập khẩu và quá cảnh bao gồm dịch vụ gom hàng Đối với hàng nhập khẩu, người giao nhận sẽ thực hiện các bước như dỡ hàng khỏi phương tiện vận chuyển, thu gom hàng hóa, khai báo hải quan và vận chuyển hàng đến địa điểm yêu cầu.
Người giao nhận là người đảm nhận trách nhiệm vận chuyển hàng hóa theo hợp đồng ủy thác, hành động vì lợi ích của người ủy thác mà không trực tiếp là người chuyên chở Họ thực hiện các công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan và kiểm hoá Người giao nhận ký hợp đồng vận chuyển với chủ hàng và hợp đồng đối ứng với người vận tải để cung cấp dịch vụ Họ có thể thực hiện các dịch vụ này trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ từ bên thứ ba khác.
2.1.2 Cơ sở pháp lý và nguyên tắc giao nhận hàng hóa quốc tế
Các công ước viên về vận đơn, vận tải, công ước quốc tế về hợp đồng mua bán hàng hóa
Tập quán thương mại quốc tế được áp dụng trong trường hợp hợp đồng quy định, khi các điều ước quốc tế liên quan hoặc luật quốc gia do các bên lựa chọn không tồn tại hoặc không đầy đủ.
Hoạt động giao nhận hàng hóa cần tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến vận tải, bốc dỡ và giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả trong quá trình thực hiện.
+Bộ luật Hàng hải, Luật Hải quan.
+Quyết định số 2073/QĐ-GT ngày 6/10/1991.
+Quyết định số 2106/QĐ-GTVT ngày 23/8/1997 của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải.
2.1.2.2 Các nguyên tắc của việc giao nhận hàng hóa.
Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại các cảng biển được thực hiện dựa trên hợp đồng giữa chủ hàng và người được ủy thác, với sự phối hợp của cảng.
- Nguyên tắc chung là nhận hàng bằng phương pháp nào thì giao hàng theo phương pháp ấy
Việc xếp dỡ hàng hóa tại cảng được tổ chức và thực hiện bởi cảng Nếu chủ hàng muốn sử dụng phương tiện để xếp dỡ, họ cần thỏa thuận với cảng và thanh toán các lệ phí cũng như chi phí liên quan.
- Ga, cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa ở bên trong nếu bao, kiện hoặc dấu niêm phong còn nguyên vẹn.
- Ga, cảng không chịu trách nhiệm đối với những hư hỏng, mất mát mà người giao nhận phát hiện sau khi ký nhận với cảng.
Khi nhận hàng tại cảng, chủ hàng hoặc người được ủy thác cần xuất trình chứng từ hợp lệ để xác định quyền nhận hàng Họ phải đảm bảo nhận hàng hóa ghi trên chứng từ một cách liên tục trong khoảng thời gian nhất định.
Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp
Nhân viên giao nhận của công ty sẽ đến cảng hoặc đại lý hãng tàu để thanh toán các khoản phí liên quan đến chứng từ và hàng lẻ Sau khi hoàn tất, họ sẽ mang hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói đến văn phòng cảng để xác định vị trí hàng hóa.
Nhân viên giao nhận cần đến kho vận để thực hiện việc làm phiếu xuất hàng Tại đây, người giao nhận cũng sẽ chuẩn bị "giấy xuất kho" cho nhân viên giao nhận của công ty, với hai bản được phát hành.
Người giao nhận sẽ mang hai phiếu xuất kho đến kho chứa hàng để thực hiện thủ tục xuất kho, đồng thời tách riêng hàng hóa của mình chờ kiểm hóa từ Hải Quan Khi Hải Quan ký xác nhận và hoàn tất kiểm hóa, hàng hóa sẽ được coi là đã thông quan.
2.2.2 Đối với trường hợp nhận hàng nguyên container
- Sau khi nhận yêu cầu từ phía khách hàng, công ty sẽ liên hệ với hãng tàu để nắm lịch trình tàu cho chính xác
- Nhân viên giao nhận của công ty đến hải quan cảng đăng ký làm thủ tục hải quan, kiểm hóa và nhận chứng từ.
- Người giao nhận đem chứng từ xuống cảng nhận hàng Bộ chứng từ gồm có:
Tờ khai hàng nhập khẩu
Hợp đồng mua bán ngoại thương
Phiếu đóng gói hàng hóa
Tùy thuộc vào loại hình và mặt hàng nhập khẩu, có thể yêu cầu thêm các chứng từ khác như giấy chứng nhận xuất xứ, giấy phép nhập khẩu, và giấy kiểm dịch.
- Nhân viên giao nhận của công ty sẽ làm thủ tục hải quan.
Nhân viên giao nhận của công ty cần nắm vững cách tính thuế nhập khẩu và các trường hợp miễn hoặc giảm thuế để bảo vệ quyền lợi cho khách hàng Việc nộp thuế và lệ phí (nếu có) là một phần quan trọng trong quy trình giao nhận hàng hóa.
Nhân viên hải quan tiến hành tiếp nhận tờ khai Hàng hóa có thể bị phân vào 1 trong 3 luồng:
Luồng xanh: Doanh nghiệp được đóng dấu miễn kiểm tra, nhận lại tờ khai được xác nhận đóng lệ phí hải quan và thông quan ngay tức khắc.
Luồng vàng: Cán bộ hải quan sẽ kiểm tra giá thuế của các mặt hàng nhập khẩu được khai báo, kiểm tra hồ sơ, miễn kiểm tra hàng hóa.
Luồng đỏ: Hàng hóa sẽ bị cán bộ hải quan kiểm tra về hồ sơ chứng từ và kiểm tra thực tế hàng hóa.
Sau khi hải quan xác nhận hoàn tất thủ tục, người giao nhận tiến hành các công việc cần thiết để nhận hàng tại cảng Họ sẽ dỡ hàng khỏi cảng và sau đó vận chuyển về kho của công ty.
- Quyết toán và lưu giữ hồ sơ
Công ty sẽ chịu trách nhiệm thanh toán các chi phí liên quan đến giao nhận, bao gồm chi phí lưu kho, bốc xếp, vận chuyển, tiền thưởng phạt và giải quyết khiếu nại (nếu có) Đồng thời, công ty sẽ lưu giữ các thông tin hồ sơ cần thiết để đảm bảo minh bạch trong quá trình giao nhận.
Chứng từ sử dụng trong hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp
2.3.1 Các chứng từ cơ bản để khai báo hải quan hàng nhập khẩu
Hợp đồng thương mại, hay còn gọi là hợp đồng mua bán, là tài liệu tổng hợp các điều khoản mà các bên tham gia đã thống nhất Những điều khoản này xác định rõ ràng quyền và nghĩa vụ dân sự của các bên trong giao kết hợp đồng.
Vận đơn đường biển (Bill of lading - B/L) là chứng từ quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển Chứng từ này được cấp bởi người chuyên chở hoặc đại diện của họ cho người gửi hàng, sau khi hàng hóa đã được xếp lên tàu hoặc sau khi đã nhận hàng để xếp.
Bản lược khai hàng hóa (Cargo manifest) là tài liệu quan trọng liệt kê các loại hàng hóa được xếp lên tàu để vận chuyển đến các cảng khác nhau Tài liệu này được lập bởi đại lý tại cảng xếp hàng dựa trên thông tin từ vận đơn.
Hóa đơn thương mại (Commercial invoice - CI) là tài liệu quan trọng mà người xuất khẩu cần chuẩn bị Đây là yêu cầu từ người bán, yêu cầu người mua thanh toán số tiền hàng được ghi trên hóa đơn.
Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list - PL) là tài liệu liệt kê toàn bộ hàng hóa có trong một kiện hàng, giúp mô tả chi tiết cách thức đóng gói.
Tờ khai hải quan hàng nhập là văn bản quan trọng mà chủ hàng và chủ phương tiện phải khai báo và trình lên cơ quan hải quan trước khi hàng hóa hoặc phương tiện được nhập khẩu vào lãnh thổ quốc gia.
Giấy thông báo hàng đến (Arrival notice) là tài liệu do chủ tàu phát hành, được gửi đến người nhận hàng trước thời điểm tàu cập cảng Mục đích của giấy thông báo này là để người nhận hàng có thể chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và thủ tục cần thiết cho việc nhận hàng.
2.3.2 Một số chứng từ phát sinh khi nhận hàng hóa nhập khẩu, làm cơ sở để khiếu nại, đòi bồi thường
- Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (Report on receipt of cargo- ROROC)
Biên bản này được lập giữa cảng và tàu sau khi hoàn tất việc dỡ hàng, nhằm xác nhận số lượng hàng thực tế đã giao nhận tại cảng Văn bản này có vai trò quan trọng trong việc chứng minh sự khác biệt giữa số lượng hàng thực nhận và số hàng ghi trên bản lược khai của tàu Do đó, đây là căn cứ cho người nhận hàng tại cảng khiếu nại đối với người chuyên chở hoặc công ty bảo hiểm nếu hàng hóa đã được mua bảo hiểm.
- Biên bản kê khai hàng thừa thiếu (Certificate of shortlanded cargo- CSC)
Khi giao nhận hàng với tàu, nếu số lượng hàng hóa trên ROROC không khớp với lược khai, người nhận hàng cần lập biên bản hàng thừa thiếu Biên bản này được xây dựng dựa trên biên bản kết toán nhận hàng với tàu và lược khai hàng hóa.
- Biên bản hàng hư hỏng đổ vỡ (Cargo outum report- COR)
Trong quá trình dỡ hàng tại cảng đích, nếu phát hiện hàng hóa bị hư hỏng hoặc đổ vỡ, đại diện của cảng, bao gồm công ty giao nhận và kho hàng, cùng với đại diện tàu cần lập biên bản ghi nhận tình trạng hư hỏng của hàng hóa.
- Biên bản giám định phẩm chất (Survey report of quality)
Văn bản này xác nhận chất lượng thực tế của hàng hoá tại cảng đến của nước nhập khẩu, được cấp bởi cơ quan giám định chuyên nghiệp Biên bản được lập theo quy định trong hợp đồng hoặc khi có nghi ngờ về chất lượng hàng hoá.
- Biên bản giám định số lượng/ trọng lượng
Biên bản giám định số lượng và trọng lượng là chứng từ quan trọng xác nhận thực tế lô hàng được dỡ khỏi phương tiện vận tải (tàu) tại nước nhập khẩu Thông thường, tài liệu này được cấp bởi công ty giám định sau khi thực hiện quy trình giám định.
- Biên bản giám định của công ty bảo hiểm.
Biên bản giám định do công ty bảo hiểm cấp là tài liệu xác nhận thiệt hại thực tế của lô hàng đã được bảo hiểm, đóng vai trò quan trọng trong việc làm căn cứ bồi thường tổn thất.
Văn bản này là đơn khiếu nại của người yêu cầu, nhằm yêu cầu người bị khiếu nại thực hiện nghĩa vụ hợp đồng do đã vi phạm hoặc theo quyền khiếu nại được quy định trong hợp đồng.
- Thư dự kháng (Letter of reservation)
Khi nhận hàng tại cảng đích, nếu có nghi ngờ về tình trạng tổn thất của hàng hóa, người nhận cần lập thư dự kháng để bảo lưu quyền khiếu nại bồi thường Thư dự kháng là thông báo về tình trạng tổn thất chưa rõ ràng mà người nhận gửi cho người chuyên chở hoặc đại lý của họ.
Các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp
2.4.1 Các yếu tố bên ngoài
- Môi trường chính trị, pháp luật
Sự ổn định chính trị và xã hội của mỗi quốc gia không chỉ thúc đẩy sự phát triển mà còn thu hút thương nhân và quốc gia khác hợp tác Biến động trong môi trường chính trị và xã hội có thể tác động mạnh mẽ đến quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, đặc biệt là trong trường hợp xung đột vũ trang, khi việc nhận và giao hàng trở nên không khả thi Những thay đổi này sẽ là cơ sở để xác định các trường hợp bất khả kháng và khả năng miễn trách cho người giao nhận cũng như người chuyên chở.
Yếu tố luật pháp đóng vai trò quan trọng trong hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu, vì bất kỳ sự thay đổi nào trong môi trường pháp lý, như ban hành thông tư hay nghị định của Chính phủ, đều có thể ảnh hưởng đến quy trình này Các bộ luật quốc gia và Công ước quốc tế không chỉ định rõ khái niệm và phạm vi hoạt động mà còn quy định nghĩa vụ, trách nhiệm và quyền hạn của các bên liên quan Do đó, việc nắm vững các nguồn luật khác nhau, đặc biệt là từ các quốc gia khác, sẽ giúp người giao nhận thực hiện công việc một cách hiệu quả và tuân thủ đúng quy định.
- Yếu tố văn hóa-xã hội
Mỗi quốc gia đều có nền văn hóa và phong tục tập quán riêng, ảnh hưởng đến hành vi và thái độ của cá nhân Trong kinh doanh và giao thương quốc tế, yếu tố này càng trở nên quan trọng, đặc biệt là trong hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển Các công ty giao nhận cần nghiên cứu kỹ lưỡng cách thức hoạt động của hãng tàu và đối tác để xây dựng kế hoạch phù hợp Sự hiểu lầm giữa các bên có thể dẫn đến thất bại trong hợp đồng.
- Yếu tố về kinh tế
Hoạt động xuất nhập khẩu thường liên quan đến việc làm việc trực tiếp với các đối tác nước ngoài, dẫn đến việc sử dụng ngoại tệ trong thanh toán Chính sách tỷ giá hối đoái có ảnh hưởng lớn đến hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty giao nhận quốc tế Việc nắm bắt chính xác tỷ giá là rất quan trọng; nếu không, công ty có thể gặp thua lỗ và ảnh hưởng tiêu cực đến các hoạt động khác.
- Ngoài ra, sự thành công của các hiệp định thương mại TPP, AEC, Việt Nam-
Liên minh châu Âu (EU) sẽ tạo ra nhiều cơ hội mới cho các công ty giao nhận vận chuyển Sự mở rộng giao thương và việc xóa bỏ rào cản thương mại sẽ dẫn đến gia tăng hàng hóa xuất nhập khẩu, từ đó nâng cao vai trò của các công ty giao nhận trong việc vận chuyển hàng hóa giữa các quốc gia Vì vậy, yếu tố kinh tế sẽ có ảnh hưởng lớn đến hoạt động của các công ty giao nhận vận chuyển.
Việt Nam có vị trí địa lý chiến lược trên con đường giao thông hàng hải quốc tế từ Tây sang Đông, gần điểm giữa giữa Hong Kong và Singapore Với điều kiện tự nhiên thuận lợi để xây dựng các cảng nước sâu tầm cỡ thế giới, Việt Nam có tiềm năng trở thành trung tâm trung chuyển lớn, kết nối kinh tế với các quốc gia trong khu vực và toàn cầu Điều này không chỉ khẳng định vai trò quan trọng của Việt Nam trong lịch sử phát triển mà còn mở ra cơ hội lớn cho các công ty giao nhận vận chuyển quốc tế.
Mặc dù đã có đầu tư vào việc xây dựng và phát triển các cảng, nhưng hiệu quả vẫn chưa cao Số lượng cảng nước sâu còn hạn chế, gây khó khăn cho việc di chuyển của tàu thuyền khi cập cảng.
Thời tiết là yếu tố không thể kiểm soát, đặc biệt ảnh hưởng lớn đến việc vận chuyển hàng hóa bằng đường biển Các điều kiện như mưa gió, bão có thể làm giảm chất lượng hàng hóa, giảm hiệu suất công việc và gây mâu thuẫn giữa chủ tàu và người gửi, nhận hàng Do đó, việc theo dõi sự biến động của thời tiết là cần thiết để hạn chế rủi ro trong quá trình chuyên chở hàng hóa.
- Yếu tố khoa học công nghệ
Việc ứng dụng khoa học kỹ thuật tiên tiến trong hoạt động giao nhận hàng hóa không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn giúp tối ưu hóa quy trình điều hành Sử dụng trang thiết bị hiện đại cho phép nâng cao khả năng đáp ứng dịch vụ, mang lại sự nhanh chóng và chính xác trong từng giao dịch.
Khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc xác định đầu ra của sản phẩm, bao gồm cả khách hàng hiện tại và tiềm năng Họ là yếu tố quyết định thành công của doanh nghiệp Để đạt được thành công ban đầu và phát triển xa hơn, doanh nghiệp cần thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.
Công ty cần theo dõi chặt chẽ giá cả các mặt hàng cung ứng, vì sự tăng giá vật tư có thể dẫn đến việc điều chỉnh giá sản phẩm hoặc dịch vụ Do đó, duy trì mối quan hệ tốt và bền vững với các nhà cung cấp là rất quan trọng, vì bất kỳ sự thay đổi nào cũng có thể ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của công ty.
-2.4.2 Các nhân tố bên trong
Nguồn tài chính là yếu tố quyết định khả năng sản xuất kinh doanh và quy mô của doanh nghiệp Các nguồn tài chính có thể bao gồm vốn tự có, vốn huy động, vốn của chủ sở hữu và vốn đầu tư Trong chiến lược kinh doanh, tài chính được xem như vũ khí sắc bén; thiếu hụt nguồn tài chính có thể dẫn đến nguy cơ phá sản Đặc biệt đối với các công ty xuất nhập khẩu, nguồn vốn đầu tư ban đầu rất lớn là cần thiết cho việc chuẩn bị trang thiết bị, kho bãi và phương tiện vận chuyển.
Vì thế, đây là yếu tố tiên quyết đối với hoạt động giao nhận quốc tế.
- Nhân tố về con người, đội ngũ nhân sự
Con người là trung tâm của mọi hoạt động kinh doanh, đóng vai trò quan trọng trong quản lý và tổ chức Để nâng cao hiệu quả kinh doanh, cần thiết phải có chế độ đãi ngộ và khuyến khích lao động, đồng thời chăm lo đời sống của cán bộ và thiết lập các chính sách khen thưởng hợp lý Nhân tố con người có ảnh hưởng lớn đến thành công của doanh nghiệp, đặc biệt trong ngành giao nhận hàng hóa, nơi yêu cầu đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, có chuyên môn vững vàng và hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ giao nhận, giá cước cũng như các quy định trong ngoại thương Đội ngũ chuyên nghiệp và nhiệt tình chính là tài sản quý giá của doanh nghiệp.
- Nhân tố về cơ sở vật chất kỹ thuật
Cơ sở vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp, bao gồm vốn cố định như máy móc, thiết bị chế biến, hệ thống kho hàng và phương tiện vận tải, là yếu tố quan trọng cho hoạt động kinh doanh Những yếu tố này không chỉ giúp quá trình thực hiện công việc trở nên dễ dàng hơn mà còn nâng cao hiệu quả Đặc biệt, đối với công ty giao nhận, việc sở hữu phương tiện vận tải giúp giảm chi phí thuê, từ đó hạ giá thành vận chuyển và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.
THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHÂP KHẨU CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP GSI VIỆT NAM
Khái quát chung về công ty
- Tên công ty: Công ty TNHH Thiết Bị Công nghiệp GSI Việt Nam
- Giám Đốc : Ông Đỗ Quang Dũng
- Mô tả kinh doanh: Chuyên cung cấp dụng cụ cầm tay cao cấp
Thiết bị chuẩn bị mẫu
Thiết bị chế biến gỗ
Thiết bị sửa chữa ô tô - xe máy
Văn Phòng ( TP.HCM): 382 Đường Nguyễn Công Trứ, Phường Cầu Ông Lãnh, Quận 1, Thành Phố Hồ Chí Minh
Văn Phòng ( HÀ NỘI ) : Tầng 4, Tòa nhà Nam Hải Lakeview, Lô 1-9A, Khu đô thị Vĩnh Hoàng, quận Hoàng Mai, Thành phố Hà Nội
Trang web: http://gsi-tools.com.vn
2.1.1 Sự hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH Thiết Bị Công nghiệp GSI Việt Nam chuyên cung cấp dụng cụ cầm tay cao cấp, cam kết mang đến sản phẩm chất lượng và dịch vụ hoàn hảo Với sự phát triển của đất nước, GSI đã nỗ lực không ngừng để khẳng định tên tuổi, gắn liền với các sản phẩm nhập khẩu từ các nước G7.
Kể từ khi thành lập, GSI Việt Nam đã đặt mục tiêu mở rộng hệ thống phân phối và trung tâm dịch vụ trên toàn quốc để đáp ứng tốt nhất nhu cầu khách hàng Hiện tại, GSI là một tập thể đoàn kết và mạnh mẽ, nơi trí tuệ, sáng tạo, sự năng động và nhiệt huyết của từng cá nhân được khơi dậy và phát huy tối đa.
Sơ đồ : Tổ chức bộ máy của Công ty TNHH thiết bị công nghiệp GSI Việt Nam
Nhiệm vụ và chức năng của từng phòng ban:
Giám đốc là người đứng đầu công ty, có trách nhiệm quản lý vốn góp và đại diện cho công ty trước pháp luật Đồng thời, giám đốc cũng điều hành mọi hoạt động của công ty để đảm bảo sự phát triển và hoạt động hiệu quả.
Phó giám đốc là người được giám đốc đề bạt và đóng vai trò hỗ trợ cho giám đốc trong công việc quản lý Trong một tổ chức, có thể có nhiều phó giám đốc, mỗi người phụ trách một hoặc một số lĩnh vực cụ thể và chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp với giám đốc.
+ Quản lý, kiểm tra, hướng dẫn và thực hiện chế độ kế toán
+ Thống kê; quản lý thu chi tài chính, tài sản Điều lệ quy chế tài chính của Công ty
Đáp ứng nhu cầu tài chính cho tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo kế hoạch, đồng thời bảo toàn và phát triển vốn của công ty.
Vị trí Kế toán trưởng / Phụ trách kế toán:
Tổ chức thực hiện và giám sát chế độ kế toán chung cùng với các nghiệp vụ của nhân viên; đảm bảo tiến độ công việc thông qua kiểm tra và giám sát; lập kế hoạch thu chi tài chính, báo cáo dòng tiền, và chịu trách nhiệm về báo cáo thuế cũng như báo cáo tài chính.
Vị trí Kế toán tổng hợp:
Thu thập và xử lý thông tin tài liệu, chứng từ kế toán; thực hiện thu chi nội bộ, viết hóa đơn; theo dõi và quản lý công nợ; giao dịch với ngân hàng; thực hiện làm lương; lập báo cáo tài chính và báo cáo thuế theo quý, năm.
Chịu trách nhiệm về toàn bộ số vật tư , công cụ dụng cụ, máy móc thiết bị , hàng hóa do mình quản
Theo dõi tình hình nhập, xuất kho vật tư, công cụ dụng cụ, máy móc thiết bị hàng hóa theo hàng tuần, hàng tháng, hàng năm.
Cùng với bộ phận Kế toán kiểm kê kho định kỳ ( theo tháng hoặc theo quý ).
Chịu trách nhiệm toàn bộ quy trình xử lý đơn hàng, mua hàng, bán hàng, và giao hàng.
Phụ trách Kỹ thuật: giám sát điều phối bộ phận giao nhận
Bộ phận mua hàng: Lên kế hoạch mua hàng , hàng cần gom , lên đơn mua
Support kỹ thuật: Tư vấn về kỹ thuật đối vơi đơn hàng
Support Bán hàng: Nhận/tạo đơn hàng , lên báo giá, xác nhận đơn hàng, tư vấn bán hàng và chăm sóc khách hàng.
Giao nhận: Nhận hàng từ Thủ kho, giao hàng / hóa đơn, thu tiền hàng nêu có
Bán hàng và đảm bảo doanh số đề ra , mang doanh thu về cho công ty
Chịu trách nhiệm về tình hình kinh doanh của Công ty, lên kế hoạch phát triển thị trường theo tháng, quý và năm, đồng thời xây dựng mục tiêu bán hàng Xây dựng bảng khoáng cho nhân viên và triển khai các chương trình khuyến mại cùng chính sách bán hàng Kiểm soát nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên kinh doanh dưới quyền.
Tìm kiếm khách hàng và xây dựng, quản lý dữ liệu khách hàng theo địa bàn là nhiệm vụ quan trọng Chăm sóc khách hàng tiềm năng và báo cáo định kỳ hàng ngày, hàng tuần cho cấp trên trực tiếp cũng là những hoạt động cần thiết để đảm bảo hiệu quả trong công việc.
Phòng Hành chính- Nhân sự:
Chịu trách nhiệm quản lý hành chính bao gồm việc quản lý văn bản giấy tờ, xử lý công văn đi đến, soạn thảo các văn bản hành chính, quản lý con dấu và thực hiện các nghiệp vụ hành chính thường xuyên.
Chịu trách nhiệm về mảng nhân sự: Tuyển dụng , làm hợp đồng, Quản lý hồ sơ, làm hồ sơ tiếp nhận , nghỉ việc ; chấm công ; bảo hiểm.
Lập và triển khai các kế hoạch nhận hàng đáp ứng yêu cầu sản xuất và yêu cầu của khách hàng
Thực hiện và giám sát việc mở tờ khai để nhận hàng đúng thời hạn
Lập và triển khai các báo cáo hải quan theo yêu cầu của luật hải quan
Đề xuất với cấp trên trực tiếp về mỗi ý tưởng sáng tạo nhằm cải thiện và nâng cao chất lượng công việc của bộ phận
Nhân viên xuất nhập khẩu:
Thực hiện , đàm phán , ký kết hợp đồng với khách hàng và nhà cung cấp
Hoàn tất các thủ tục, chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa
Quản lỹ , theo dõi đơn hàng
Công ty sẽ đảm nhận việc thay thế chủ hàng để hoàn tất các hồ sơ thông quan và nộp thuế nhập khẩu, đồng thời cung cấp các giải pháp hữu ích cho khách hàng.
Chúng tôi hỗ trợ chủ hàng trong mọi thủ tục liên quan đến chứng từ, bao gồm vận đơn, giấy phép xuất nhập khẩu và giấy chứng nhận xuất xứ, đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Quản lý hàng tồn kho, phân phối trong hoạt động phân phối
Tư vấn cho những khách hàng mới tham gia vào lĩnh vực ngoại thương.
Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH thiết bị công nghiệp GSI Việt Nam
2.2.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2015-2017
Công ty GSI liên tục mở rộng quy mô và lĩnh vực kinh doanh, với việc nhập khẩu là một trong những ưu tiên hàng đầu để phát triển sản phẩm, cung cấp cho thị trường nội địa và tạo ra nguồn doanh thu chính cho doanh nghiệp.
Bảng 2.1: Doanh thu và lợi nhuận ba năm gần đây của công ty TNHH GSI
Tăng so với năm trước (%) Lợi nhuận
Tăng so với năm trước (%)
Công ty không ngừng nỗ lực cung cấp sản phẩm chất lượng tốt nhất cho khách hàng, điều này đã dẫn đến sự tăng trưởng mạnh mẽ về doanh thu và lợi nhuận qua từng năm.
Doanh thu năm 2016 tăng 8,1% Năm 2017 chỉ số này tăng lên một cách vượt bậc 11,7%
Lợi nhuận (%) năm 2016 chỉ tăng 10,4% , tuy nhiên năm 2017 đã tăng lên 46,6% cho thấy có sự kinh doanh có hiệu quả từ công ty
2.2.2 Tình hình hoạt động giao nhận hàng hóa NK bằng đường biển tại công ty
Trong bối cảnh kinh tế toàn cầu và Việt Nam có nhiều biến động phức tạp, giá cả hàng hóa thường xuyên dao động Dù phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt về thị trường, sản phẩm và giá cả, hoạt động nhập khẩu của công ty vẫn duy trì được mức tăng trưởng ổn định trong những năm qua Kim ngạch nhập khẩu và mức độ tăng trưởng hàng năm của công ty được thể hiện rõ qua bảng số liệu.
Bảng 2.2: Kim ngạch nhập khẩu và mức độ tăng trưởng của kim ngạch nhập khẩu qua từng năm của công ty TNHH GSI
Mức độ tăng trưởng so với năm trước (%)
(Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu)
Trong ba năm gần đây, kim ngạch nhập khẩu của công ty đã có xu hướng tăng lên, mặc dù vẫn có sự biến động qua từng năm.
2.2.2.2 Kim ngạch nhập khẩu theo mặt hàng
Bảng 2.3: Kim ngạch nhập khẩu theo mặt hàng 3 năm gần đây của công ty
Thiết bị chế biến gỗ 658 847 963 22,31% 12,05%
Thiết bị chuẩn bị mẫu 457 368 558 -18,1% 51,63%
Thiết bị sửa chữa ô tô
(Nguồn: Phòng Xuất - Nhập khẩu)
Trong những năm gần đây, kim ngạch nhập khẩu của Công ty TNHH GSI Việt Nam có xu hướng tăng, đặc biệt đối với các mặt hàng như thiết bị dạy nghề, thiết bị đo kiểm, thiết bị chế biến gỗ và dụng cụ cầm tay từ năm 2015 đến năm 2017 Tuy nhiên, hai mặt hàng là máy khắc Laser và kìm cao cấp Knipex lại ghi nhận xu hướng giảm Sự suy giảm này có thể do nhiều nguyên nhân, trong đó sự cạnh tranh trong ngành và nhu cầu thị trường đối với các mặt hàng này chưa cao là những lý do đáng chú ý.
2.2.1.3 Kim ngạch nhập khẩu theo thị trường
Lựa chọn thị trường nhập khẩu là bước quan trọng đối với các công ty, yêu cầu nghiên cứu kỹ lưỡng về mặt hàng, văn hóa, giá cả của đối thủ và phong cách làm việc của nhà cung cấp Công ty TNHH thiết bị công nghiệp GSI Việt Nam nhập khẩu hàng hóa từ các quốc gia có công nghệ phát triển như Đức, Anh và CH Séc Hình thức nhập khẩu chủ yếu của công ty là qua đường biển, với thủ tục Hải quan được thực hiện tại cảng Hải Phòng, Việt Nam.
Dưới đây là một số thị trường nhập khẩu chính của công ty trong thời gian gần đây:
Bảng 2.4: Kim ngạch nhập khẩu theo thị trường của công ty TNHH GSI Việt Nam
(Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu)
Theo thống kê năm 2017, Công ty GSI chủ yếu nhập khẩu thiết bị công nghiệp từ thị trường CH Séc (44,1%) và Đức (39%) Điều này cho thấy hầu hết sản phẩm của công ty đều có chất lượng tốt và hiện đại, nhờ vào nguồn gốc từ các thị trường có nền khoa học kỹ thuật phát triển và các công ty hàng đầu trong ngành sản xuất thiết bị công nghiệp.
Phân tích thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH thiết bị công nghiệp GSI Việt Nam
2.3.1 Những nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty
Sự thay đổi từ thế giới bên ngoài tác động mạnh mẽ đến hoạt động kinh doanh của công ty TNHH thiết bị công nghiệp GSI VN Qua nhiều năm phát triển, công ty đã chứng kiến sự chuyển biến tích cực trong tình hình kinh tế toàn cầu, điều này đã góp phần đáng kể vào sự phát triển kinh doanh của GSI VN.
Cơ chế, chính sách của nhà nước bao gồm các chính sách về thuế, hạn ngạch, hải quan,…
Việc áp dụng thuế suất cao đối với hàng nhập khẩu bởi nhà nước có tác động trực tiếp đến khối lượng hàng hóa xuất nhập khẩu, từ đó ảnh hưởng đến quy trình nhận hàng của các công ty.
Hạn ngạch nhập khẩu là quy định của nhà nước về lượng hàng hóa tối đa được phép nhập khẩu cho từng mặt hàng hoặc nhóm hàng, thông qua cấp giấy phép nhập khẩu Việc này có tác động trực tiếp đến sản lượng giao nhận của các công ty.
- Biến động của thời tiết
Trong quá trình giao nhận hàng hóa, công ty phải đối mặt với nhiều tổn thất do tác động của thời tiết như mưa, bão và sóng thần Những yếu tố này không chỉ làm giảm chất lượng hàng hóa mà còn gây ra nhiều thiệt hại khác, buộc công ty phải bồi thường cho khách hàng.
Công ty TNHH thiết bị công nghiệp GSI Việt Nam được thành lập với vốn ban đầu 5 tỷ đồng, nhưng cần đầu tư nhiều vào trang thiết bị hiện đại và kho bãi, dẫn đến nguồn vốn hạn chế Sau 8 năm phát triển, lợi nhuận công ty đã gia tăng đáng kể, giúp cải thiện nguồn tài chính và nâng cao hoạt động trên thị trường.
Công ty sở hữu đội ngũ khoảng 60 nhân viên năng động và giàu kinh nghiệm, với trình độ lao động cao và tinh thần trách nhiệm Chúng tôi cam kết đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng và luôn chú trọng đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên mới.
Bảng 2.5: Cơ cấu nhân sự Công ty TNHH thiết bị công nghiệp GSI Việt Nam
Tiêu chí Số lượng Tỷ lệ phần trăm
Trình độ nhân sự Đại học trở lên 41 68,3%
Phân loại theo giới tính
(Nguồn: Phòng hành chính- nhân sự)
- Cơ sở vật chất kỹ thuật
Sau nhiều năm phát triển, công ty đã thiết lập một hệ thống cơ sở vật chất và hạ tầng đáp ứng nhu cầu kinh doanh Công ty sở hữu các văn phòng đại diện và kho bãi hiện đại, mỗi địa điểm rộng khoảng 250 mét vuông, được trang bị hệ thống máy tính và phần mềm chuyên dụng, cùng với nhiều tài sản hữu hình và vô hình.
2.3.2 Quy trình nhận hàng NK bằng đường biển của công ty
Sau khi quyết định nhập khẩu hàng hóa, công ty cần thiết lập một quy trình thực hiện có kế hoạch và hiệu quả Quy trình này bao gồm 6 bước cụ thể để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và đạt được kết quả tốt nhất.
Bước 1: Chuẩn bị các chứng từ
Công ty sẽ nhận các chứng từ quan trọng như Hợp đồng, Hóa đơn thương mại, Bảng kê chi tiết hàng hóa và Giấy chứng nhận xuất xứ từ ngân hàng của mình, sau khi ngân hàng bên bán gửi chúng trước khi hàng về Sau khi nhận, công ty sẽ tiến hành kiểm tra các chứng từ và thông báo điều chỉnh nếu phát hiện bất kỳ lỗi nào như sự không khớp với hàng hóa hoặc sai ngày.
Bước 2: Thuê phương tiện vận tải
Công ty thường ký hợp đồng với đối tác theo điều kiện CIF (Incoterm 2010), điều này giúp công ty không phải chịu trách nhiệm thuê tàu Thay vào đó, công ty chỉ cần hợp tác với đơn vị Logistics để chuyển hàng từ cảng về kho của mình hoặc giao trực tiếp cho đối tác mua hàng.
Khi hàng hóa gần đến cảng, công ty sẽ ký hợp đồng với doanh nghiệp Logistics và gửi xác nhận đặt chỗ cho hãng vận chuyển đường bộ Họ sẽ điều xe ra cảng và phối hợp với nhân viên công ty để nhận hàng và vận chuyển đến địa điểm đích.
Các hoạt động bốc dỡ, kẹp chì và vận chuyển sẽ được thực hiện bởi đối tác Logistic, trong khi nhân viên công ty sẽ chủ yếu đảm nhận vai trò giám sát, xử lý các vấn đề phát sinh và hỗ trợ khi cần thiết.
Bước 3 : Làm thủ tục Hải quan và nhận hàng
Khi nhận được giấy báo tàu, nhân viên bộ phận xuất nhập khẩu tiến hành làm các thủ tục nhận hàng, quy trình và thủ tục như sau:
Nhân viên bộ phận xuất nhập khẩu thực hiện khai báo hải quan qua phần mềm điện tử Ecus vnaccs, cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng như tên hàng, mã số (HS code), số lượng, đơn giá, mã địa điểm lưu kho và địa điểm dỡ hàng Sau khi hoàn tất khai báo tờ khai hải quan, sẽ có ba trường hợp xảy ra.
- Doanh nghiệp sau khi nộp thuế xong, tờ khai sẽ được thông quan tự động trên hệ thống, in tờ khai đã thông quan và đi nhận hàng
- Doanh nghiệp tiến hành nộp thuế
- Công ty phải xuất trình bộ hồ sơ cho cơ quan hải quan kiểm tra sau đó mới đi nhận hàng
- Doanh nghiệp tiến hành nộp thuế
- Công ty cần xuất trình cả bộ hồ sơ và hàng hóa thực tế để hải quan kiểm tra
Sau khi nhận hàng tại cảng, doanh nghiệp cần nộp biên bản bàn giao hàng hóa cho chi cục hải quan để kiểm tra Sau khi cán bộ hải quan xác nhận hàng hóa phù hợp với tờ khai, hàng hóa sẽ được thông quan.
Bước 4: Nhận và kiểm tra hàng hóa
Nhân viên giao nhận tại cảng Hải Phòng sẽ thực hiện các thủ tục giao nhận hàng hóa, bao gồm việc chuẩn bị bộ chứng từ cần thiết như vận đơn đường biển hoặc bảo lãnh ngân hàng, giấy báo tàu đến, tờ khai hải quan và mã vạch đi kèm Họ cũng cần có giấy giới thiệu của công ty, phiếu đóng gói hàng hóa và danh sách chi tiết để lấy lệnh giao hàng cũng như nộp lệ phí lưu kho.
Đánh giá về hoạt động nhận hàng NK bằng đường biển của công ty TNHH thiết bị công nghiệp GSI VN
Thị trường nhập khẩu của công ty, mặc dù chưa đa dạng, đã xây dựng được nhiều mối quan hệ bền vững với các đối tác uy tín và có năng lực Những mối quan hệ này không chỉ giúp công ty nâng cao vị thế trong ngành mà còn tạo nền tảng cho sự phát triển lâu dài.
Công ty sở hữu đội ngũ nhân sự chủ chốt với chuyên môn cao, kinh nghiệm và kỹ năng làm việc vững vàng, giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình giao nhận hàng hóa Điều này đảm bảo thời gian và độ an toàn của hàng hóa, từ đó nâng cao uy tín của công ty trong mắt khách hàng Nhờ vào sự phục vụ tận tình của nhân viên, công ty cũng thu hút được nhiều khách hàng tiềm năng.
Quá trình giao nhận hàng hóa được tối ưu hóa nhờ vào sự quản lý chặt chẽ của trưởng bộ phận và sự phối hợp hiệu quả giữa các phòng ban, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu vấn đề phát sinh Điều này không chỉ nâng cao khả năng giao hàng cho khách mà còn tạo dựng hình ảnh tích cực trong tâm trí khách hàng.
2.4.2 Những tồn tại và nguyên nhân
Mặc dù công ty đã đạt được nhiều thành công, vẫn còn tồn tại một số khó khăn và vấn đề ảnh hưởng đến hiệu quả công việc Qua quá trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển, tôi nhận thấy một số vấn đề và nguyên nhân cần được giải quyết.
Chậm trễ trong việc tiếp nhận bộ hồ sơ chứng từ Nguyên nhân là:
- Các sai sót về những thông tin giữa các chứng từ.
- Chậm trễ trong việc liên lạc giữa nhân viên Cảng, Hải quan và các cơ quan.
- Nhân viên chứng từ khi nhận bộ chứng từ không xem xét kỹ thông tin.
- Chậm trễ ở ngân hàng do các chứng từ không ăn khớp để thực hiện thanh toán.
Khó khăn trong quá trình khai báo hải quan như:
- Có sự sai lệch thông tin giữa các chứng từ, hóa đơn.
- Hồ sơ chưa hoàn chỉnh
- Nội dung tên hàng không rõ ràng.
- Mã cho hàng hóa không phù hợp.
Đối với việc lưu trữ hang hóa:
Mặc dù công ty đã đầu tư đầy đủ trang thiết bị cho việc bốc xếp hàng hóa, nhưng kỹ năng quản lý vẫn chưa đồng bộ và thống nhất Hoạt động trong kho bãi như bảo quản và đóng gói cần được giám sát chặt chẽ hơn Sự quản lý chưa đủ nghiêm ngặt dẫn đến chất lượng làm việc chưa cao, không đạt hiệu quả như kế hoạch đề ra.
Hạn chế về nhân lực
- Ý thức làm việc của một số nhân viên trong công ty chưa cao, chưa chịu khó học hỏi, tích lũy để đáp ứng nhu cầu hội nhập
Mặc dù GSI chú trọng đến chính sách tiền lương và đãi ngộ cho nhân viên, nhưng trong bối cảnh thị trường cạnh tranh hiện nay, việc giữ chân và thu hút nhân tài trở nên khó khăn do sự cạnh tranh từ các đối thủ có quy mô và tiềm lực tài chính lớn hơn.
Để nâng cao uy tín trong công tác giao nhận, công ty cần khắc phục những vấn đề hiện tại và triển khai các giải pháp hiệu quả, đồng thời giảm thiểu rủi ro một cách tối đa.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT VỚI VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Những định hướng phát triển của công ty TNHH thiết bị công nghiệp GSI VN
Nhận diện các cơ hội và thách thức từ thị trường, Ban giám đốc công ty đã xác định những định hướng phát triển cụ thể cho cả ngắn hạn và dài hạn.
Mục tiêu trước mắt của công ty là duy trì các chiến lược hiện tại, nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng và tạo dựng uy tín với đối tác Về lâu dài, đến năm 2020, công ty sẽ mở rộng hoạt động kinh doanh sang nhiều lĩnh vực mới và tìm kiếm cơ hội hợp tác với các đối tác ngoài những mối quan hệ hiện tại, đặc biệt chú trọng vào các thị trường tiềm năng như Trung Quốc và Nga để nâng cao năng lực cạnh tranh toàn cầu.
Công ty đã đưa ra những nhiệm vụ cần hoàn thành để chuẩn bị cho những mục tiêu đặt ra:
Đầu tư vào nguồn nhân lực là yếu tố then chốt để nâng cao khả năng cạnh tranh và cung cấp dịch vụ chất lượng cao Cần đào tạo và chuyên môn hóa đội ngũ nhân viên trong lĩnh vực thủ tục Hải quan tại các công ty giao nhận quốc tế Việc xây dựng kế hoạch cử người đi tham quan, học hỏi ở nước ngoài và có chính sách đãi ngộ hợp lý cho nhân viên giỏi chuyên môn là rất cần thiết Đồng thời, cần đào tạo và tái đào tạo nguồn lực hiện có, thu hút lao động có trình độ đại học, cao đẳng chuyên ngành, am hiểu ngoại ngữ và kiến thức về địa lý, ngoại thương, cũng như cập nhật thường xuyên các kỹ thuật mới trong nghiệp vụ giao nhận vận tải quốc tế.
Để nâng cao chất lượng và độ an toàn trong công tác giao nhận hàng hóa, công ty cần tăng cường cải tiến cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho hoạt động này Việc này sẽ đảm bảo hiệu quả trong tất cả các loại hình vận tải của công ty.
Để thúc đẩy marketing hiệu quả, chiến lược chính cần tập trung vào chất lượng sản phẩm hàng đầu, thiết lập mức giá hợp lý và cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng tận tình Những yếu tố này sẽ tạo ra sức cạnh tranh mạnh mẽ, thu hút khách hàng và nâng cao trải nghiệm của họ.
Các giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng NK bằng đường biển tại công ty
3.2.1 Kiểm tra, xem xét kỹ lưỡng bộ chứng từ
Phòng kinh doanh dịch vụ xuất nhập khẩu cần có từ 1 đến 2 nhân viên đảm nhiệm từng thương vụ, từ việc chuẩn bị giấy tờ đến vận chuyển hàng hóa Việc nhiều thương vụ diễn ra đồng thời có thể gây ùn tắc nếu vấn đề không được giải quyết kịp thời, ảnh hưởng đến tiến độ giao nhận hàng nhập khẩu Do đó, việc phân chia cán bộ phụ trách từng công đoạn sẽ giúp xử lý vấn đề hiệu quả hơn Để quy trình giao nhận hàng nhập khẩu diễn ra nhanh chóng, công ty nên cải thiện công tác lập, lưu trữ và bảo quản bộ chứng từ, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh.
3.2.2 Hoàn thiện công tác làm thủ tục hải quan
Trong quá trình khai báo và làm thủ tục hải quan, việc xác định thuế chính xác cho hàng hóa là rất quan trọng Nhân viên hải quan cần nắm rõ đặc điểm của hàng hóa và sử dụng biểu thuế do Bộ Tài Chính ban hành để đối chiếu và tính toán mức thuế phù hợp.
Để đảm bảo việc khai báo chính xác, nhân viên cần kiểm tra kỹ lưỡng bộ chứng từ nhằm xác nhận sự khớp nhau của thông tin và số liệu Nếu phát hiện sai lệch, cần nhanh chóng thông báo cho người xuất khẩu để có thể sửa chữa kịp thời trước khi tiến hành khai báo.
3.2.3 Hoàn thiện công tác lưu trữ hàng hóa
Mỗi loại hàng hóa yêu cầu công cụ chuyên chở đặc biệt để đảm bảo chất lượng Việc chọn phương tiện vận chuyển không phù hợp có thể ảnh hưởng đến hàng hóa, và sau khi thông quan, công ty phải chịu trách nhiệm về lưu trữ, bảo quản và vận chuyển để tránh hư hỏng Tranh chấp có thể xảy ra, dẫn đến rắc rối và giảm uy tín công ty, gây thua lỗ trong kinh doanh Do đó, trong quá trình làm thủ tục nhận hàng nhập khẩu, công ty cần chuẩn bị nhân công, kho bãi và phương tiện vận chuyển để thực hiện xếp dỡ và giao hàng đúng thời hạn đã thỏa thuận.
3.2.4 Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Để nâng cao trình độ nghiệp vụ, nhân viên cần chủ động học hỏi và tích lũy kinh nghiệm trong các lĩnh vực như giao nhận, thanh toán, ngoại thương, giao tiếp và hiểu biết về luật pháp quốc gia Công ty cũng cần chú trọng đến việc đào tạo và huấn luyện đội ngũ cán bộ, nhân viên, đặc biệt là tổ chức các khóa đào tạo nội bộ cho những nhân viên mới, giúp họ nhận được sự dìu dắt và hỗ trợ từ các đồng nghiệp có kinh nghiệm.
Chính sách đãi ngộ tại công ty nhằm tạo ra một môi trường làm việc thân thiện, năng động và nhiệt tình, khuyến khích nhân viên phát huy khả năng sáng tạo Công ty quy định nội quy chặt chẽ và có chính sách sử dụng lao động rõ ràng, cùng với hệ thống thưởng phạt minh bạch để khuyến khích tinh thần tự giác Đặc biệt, những nhân viên có sáng kiến hay và đóng góp tích cực cho sự phát triển của công ty sẽ được hưởng chính sách đãi ngộ tốt.
Một số kiến nghị
3.3.1 Kiến nghị về phía cơ quan nhà nước
- Cải cách và đổi mới hoạt động hải quan, tạo tiền đề lưu thông hàng hóa quốc tế ra vào lãnh thổ
Hoàn thiện hệ thống thông tin liên lạc và kho bãi, kết nối các trung tâm kinh tế vào một mạng lưới giao thông hoàn chỉnh là cần thiết để đảm bảo vận chuyển hàng hóa nhanh chóng và hiệu quả Đầu tư phát triển cảng biển và cảng sông, cùng với nạo vét luồng lạch, sẽ giúp tránh ách tắc giao thông và nâng cao hiệu quả trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
Cần xây dựng và hoàn thiện khung khổ pháp lý cho thể chế chính sách, đảm bảo tính nhất quán và thông thoáng Việc tiêu chuẩn hóa quy định về điều kiện kinh doanh và cấp phép là rất quan trọng, đồng thời cần thống nhất và tiêu chuẩn hóa thủ tục hải quan để nâng cao hiệu quả hoạt động.
- Hoàn thiện hệ thống chính sách thuế- tín dụng:
Chính sách thuế cho doanh nghiệp giao nhận vận tải không chỉ là nguồn thu cho ngân sách nhà nước mà còn cần khuyến khích và tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của doanh nghiệp Các chính sách ưu đãi, như giảm thuế giá trị gia tăng (VAT) dựa trên tỷ lệ hàng hóa xuất nhập khẩu được vận chuyển bằng phương tiện trong nước, là cần thiết để hỗ trợ sự phát triển của ngành này.
Việc áp mức thuế suất không rõ ràng dẫn đến tình trạng một mặt hàng có thể có nhiều mã thuế khác nhau, gây khó khăn cho người khai hải quan trong việc xác định mã HS hàng hóa để tính thuế Điều này có thể khiến doanh nghiệp bị yêu cầu làm rõ từ cán bộ hải quan, gây ra sự phức tạp, tốn thời gian và làm chậm tiến độ giao hàng.
Mối liên kết giữa các doanh nghiệp được tạo ra thông qua việc mở rộng thị trường và giảm thiểu rào cản thuế quan, giúp giao thương trở nên thuận tiện hơn Sự gia tăng số lượng doanh nghiệp nước ngoài có chi nhánh tại Việt Nam đã làm tăng mức độ cạnh tranh Để đối phó với tình hình này, cơ quan nhà nước có thể tổ chức các hội thảo và buổi gặp mặt với các lãnh đạo chủ chốt của các công ty, nhằm trao đổi về cơ hội và thách thức, đồng thời nâng cao nhận thức về lĩnh vực và diễn biến thị trường.
3.3.2 Kiến nghị về phía các bên liên quan
Cần cải tiến quy trình thủ tục hải quan để đơn giản hóa nhưng vẫn đảm bảo quản lý hiệu quả, giúp giảm thời gian và chi phí cho các cơ quan Hải quan và hoạt động giao nhận Đồng thời, cần triển khai các biện pháp ngăn chặn kịp thời các tiêu cực trong quá trình doanh nghiệp thực hiện thủ tục hải quan.
Cần nhanh chóng áp dụng các chính sách và quy định của nhà nước trong quá trình làm việc để đạt được hiệu quả tối ưu.
Khi tàu cập cảng, nhân viên cảng cần chuẩn bị trang thiết bị kịp thời để phục vụ việc xếp dỡ và vận chuyển hàng hóa đến kho bãi.
- Trong quá trình bốc xếp, cần hạn chế tối đa tỷ lệ làm hư hỏng hàng hóa, ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa
- Cảng cần tạo mọi điều kiện cho quá trình giao nhận hàng hóa diễn ra nhanh hơn, đảm bảo an toàn cho hàng hóa