CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
Khái quát chung về giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển
Theo Luật thương mại 2005 tại Điều 28, khoản 1, khái niệm được nêu cụ thể như sau:
Xuất khẩu hàng hóa là quá trình đưa hàng hóa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc vào khu vực đặc biệt được xác định là khu vực hải quan riêng theo quy định pháp luật.
2.1.2 Khái niệm giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển
Trong thương mại quốc tế, hàng hóa thường được vận chuyển từ nước bán sang nước mua Người giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức di chuyển hàng hóa và thực hiện các thủ tục liên quan đến vận chuyển.
Theo Điều 167 của Luật Thương mại 1997, giao nhận hàng hóa được định nghĩa là hành vi thương mại, trong đó người cung cấp dịch vụ thực hiện việc nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho và thực hiện các thủ tục giấy tờ cần thiết để giao hàng cho người nhận Hành động này được thực hiện theo sự ủy thác của chủ hàng, người vận tải hoặc người giao nhận khác.
Giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển bao gồm các nghiệp vụ và thủ tục liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa từ người gửi hàng ở quốc gia này đến người nhận hàng ở quốc gia khác Phương tiện vận tải chủ yếu được sử dụng trong quá trình này là tàu biển.
Quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp giao nhận
2.2.1 Khái niệm và vai trò của hoạt động quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển
Khái niệm về quy trình giao hàng xuất khẩu
Quy trình giao hàng xuất khẩu bao gồm các hoạt động cần thiết để vận chuyển và giao hàng hóa giữa hai địa điểm khác nhau về mặt địa lý.
Quy trình giao hàng xuất khẩu trong quản trị giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế bao gồm các bước quan trọng như nắm bắt tình hình hàng hóa và phương tiện vận tải, giao hàng tại địa điểm quy định, lập và bàn giao chứng từ vận tải, cũng như quyết toán chi phí.
Khái niệm quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu
Quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế là việc lập kế hoạch, tổ chức và giám sát quá trình giao nhận hàng hóa giữa hai địa điểm tại hai quốc gia khác nhau, bao gồm một địa điểm bốc hàng và một địa điểm dỡ hàng Quy trình này cần được thực hiện với sự chú ý đến an toàn, hiệu quả và chi phí.
Vai trò của hoạt động quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển:
Trong quá trình giao hàng qua đường biển, việc phát sinh rủi ro là điều khó tránh khỏi Do đó, cần thiết phải có hoạt động quản trị hiệu quả để giảm thiểu những rủi ro này Đồng thời, việc chuẩn bị kế hoạch ứng phó cho các tình huống phát sinh là rất quan trọng để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ.
Đối với các chủ hàng, việc quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế hiệu quả là yếu tố then chốt giúp thực hiện kế hoạch kinh doanh thuận lợi Điều này không chỉ đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời hạn mà còn tuân thủ các quy định trong hợp đồng, từ đó tối ưu hóa lợi nhuận.
Việc quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế hiệu quả không chỉ giúp người chuyên chở hoàn thành hợp đồng mà còn nâng cao uy tín doanh nghiệp và tối ưu hóa lợi nhuận.
Quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa hiệu quả giúp người nhận hàng đảm bảo nhận đúng thời hạn, đủ số lượng và chất lượng hàng hóa, từ đó hỗ trợ tốt cho kế hoạch sản xuất kinh doanh.
2.2.2 Nội dung quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển 2.2.2.1 Lập kế hoạch giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển
Lập kế hoạch là quá trình xác định mục tiêu, đề xuất phương pháp tiếp cận và quyết định cách thức tối ưu để đạt được những mục tiêu đó Việc này không chỉ định hướng cho các hoạt động trong quá trình giao hàng mà còn giúp các bên liên quan xác định rõ nội dung công việc và các yêu cầu cụ thể Nhờ vậy, lập kế hoạch góp phần giảm thiểu rủi ro và sai sót trong quá trình giao hàng.
Khi tiến hành lập kế hoạch, doanh nghiệp cần chú ý dựa vào các căn cứ lập kế hoạch sau:
Yêu cầu của khách hàng theo hợp đồng bao gồm địa điểm lấy hàng, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, địa điểm dỡ hàng, thời gian gửi hàng và giao hàng dự kiến, cùng với phương thức giao hàng dự kiến.
Khối lượng và đặc điểm hàng hóa là yếu tố quan trọng trong quản lý logistics Mỗi loại hàng hóa có những đặc điểm riêng, từ giá trị cao hay thấp, đến tính chất kiên cố hay dễ hỏng Doanh nghiệp cần nắm rõ những yếu tố này để xây dựng phương án tổ chức và vận chuyển hàng hóa một cách hiệu quả.
Điều kiện thực tế của doanh nghiệp, bao gồm tình hình nhân sự, ngân sách và cơ sở vật chất, cần được xem xét để đảm bảo đáp ứng yêu cầu của khách hàng Từ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng các phương án và kế hoạch phù hợp, vừa thỏa mãn nhu cầu khách hàng vừa giữ vững uy tín.
Các kế hoạch giao hàng xuất khẩu bằng đường biển mà doanh nghiệp có thể lập:
Kế hoạch tìm kiếm và lựa chọn người vận chuyển bao gồm các bước quan trọng như nhận thông tin từ khách hàng, sắp xếp phương án vận chuyển hợp lý và xây dựng cũng như gửi báo giá chi tiết cho khách hàng.
Kế hoạch tổ chức vận chuyển hàng hóa quốc tế bao gồm việc tiếp nhận thông tin nhu cầu vận chuyển từ khách hàng, lập kế hoạch vận chuyển, báo giá dịch vụ và ký kết hợp đồng vận chuyển.
Kế hoạch tổ chức giao hàng xuất khẩu bằng đường biển bao gồm các bước quan trọng như nhận thông tin nhu cầu vận chuyển từ khách hàng, sắp xếp phương án vận chuyển tối ưu, báo giá chi tiết cho dịch vụ vận chuyển, và ký kết hợp đồng vận chuyển.
2.2.2.2 Tổ chức thực hiện giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển
Tổ chức thực hiện giao hàng hóa là quá trình mà nhà quản trị doanh nghiệp xác định, phân chia công việc và phân bổ nguồn lực cần thiết Điều này bao gồm việc phối hợp các công việc và đưa ra quyết định ở các cấp bậc khác nhau, nhằm đảm bảo các hoạt động quản trị đạt được mục tiêu đã đề ra.
Quá trình người giao nhận theo sự ủy thác của người xuất khẩu lo liệu việc vận chuyển hàng hóa quốc tế được diễn ra theo các bước:
Bước 1: Nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải
Những nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động quản rị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty
2.3.1 Các nhân tố thuộc doanh nghiệp
Nguồn lực tài chính và cơ sở vật chất đóng vai trò quan trọng trong năng lực sản xuất của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động giao hàng xuất khẩu Doanh nghiệp sở hữu máy móc và công nghệ hiện đại cùng khả năng quản trị tốt sẽ tiết kiệm chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ, từ đó tăng cường năng lực cạnh tranh Tuy nhiên, để có cơ sở vật chất đầy đủ, doanh nghiệp cần một nguồn vốn lớn Nguồn vốn không chỉ dùng để nâng cấp cơ sở vật chất mà còn cho các hoạt động khác như chi phí vận tải, thuê phương tiện, làm thủ tục hải quan và nộp thuế Thiếu nguồn lực tài chính sẽ gây khó khăn cho hoạt động giao nhận và không đáp ứng được các yêu cầu của Logistics.
Chất lượng nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng trong quy trình giao nhận hàng hóa, từ việc lấy hàng cho đến khi hàng hóa đến tay người nhận Trình độ và kinh nghiệm của nhân viên tổ chức và tham gia trực tiếp vào quá trình giao nhận ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động Để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ, nhân lực cần có kiến thức chuyên môn vững vàng và kỹ năng ngoại ngữ để xử lý các vấn đề phát sinh Sự chú trọng vào trình độ của người tham gia không chỉ quyết định chất lượng quy trình mà còn góp phần xây dựng uy tín và niềm tin từ phía khách hàng.
Uy tín của doanh nghiệp là yếu tố quan trọng thể hiện niềm tin của khách hàng và ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của doanh nghiệp Doanh nghiệp có chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tốt sẽ thu hút được nhiều khách hàng hơn, từ đó khẳng định vị thế và uy tín trên thị trường.
2.3.2 Các nhân tố ngoài doanh nghiệp
Môi trường kinh tế có ảnh hưởng lớn đến hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt trong ngành dịch vụ vận tải hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển Sự biến động trong nền kinh tế Việt Nam, bao gồm chính sách kinh tế, tăng trưởng GDP, ổn định giá cả, tỷ giá hối đoái và kim ngạch xuất nhập khẩu, tác động đến phương tiện vận chuyển và dịch vụ hải quan Do đó, việc theo dõi và dự đoán biến động thị trường và giá cả là rất quan trọng để doanh nghiệp có thể điều chỉnh chính sách và báo giá hợp lý, từ đó giữ chân khách hàng và đảm bảo lợi nhuận.
Môi trường pháp luật trong hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển liên quan đến nhiều quốc gia, bao gồm không chỉ quốc gia xuất khẩu mà còn các quốc gia trung chuyển và quốc gia nhập khẩu, cùng với luật pháp quốc tế Do đó, bất kỳ sự thay đổi nào trong môi trường pháp luật này, như việc ban hành hoặc phê duyệt nghị định, đều có thể ảnh hưởng đến hoạt động giao hàng xuất khẩu của doanh nghiệp, có thể hạn chế hoặc thúc đẩy quy trình này.
Môi trường tự nhiên đóng vai trò quan trọng trong quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu của doanh nghiệp, bao gồm các yếu tố như thời tiết, khí hậu và dịch bệnh Khi thời tiết thuận lợi, tàu biển có thể đến đúng thời gian dự kiến, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao hàng Tuy nhiên, các yếu tố bất ngờ như bão, băng tuyết hoặc thời tiết xấu có thể làm chậm trễ hoặc thậm chí gây hư hại cho lô hàng, dẫn đến tranh chấp giữa các bên liên quan và ảnh hưởng tiêu cực đến nhà xuất khẩu cũng như các công ty giao nhận.
Dịch bệnh, đặc biệt là Covid-19, đã tác động mạnh mẽ đến sự phát triển của các công ty giao nhận, gây ảnh hưởng nặng nề đến nền kinh tế và kim ngạch xuất nhập khẩu của doanh nghiệp.
Việc thắt chặt kinh tế đối ngoại đã tạo ra nhiều rào cản cho xuất khẩu, ảnh hưởng trực tiếp đến các công ty giao nhận và logistics Ngành logistics đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối và thúc đẩy phát triển kinh tế-xã hội, đồng thời nâng cao năng lực cạnh tranh Tuy nhiên, hầu hết doanh nghiệp Việt Nam hiện đang xuất khẩu theo hình thức FOB, FCA, trong khi các doanh nghiệp nhập khẩu thường chỉ sử dụng dịch vụ của các Forwarder nước ngoài, dẫn đến sức cạnh tranh của doanh nghiệp Việt rất thấp Đối thủ cạnh tranh chủ yếu là các tập đoàn nước ngoài lớn, với cơ sở vật chất hiện đại và kinh nghiệm lâu năm, tạo ra thách thức lớn cho doanh nghiệp nội địa.
THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI BÁCH
Giới thiệu về Công ty TNHH Vận tải Bách Việt
3.1.1 Giới thiệu chung về Công ty TNHH Vận tải Bách Việt
Công ty TNHH vận tải Bách Việt, thành lập năm 2005, khởi đầu với một nhân sự duy nhất, đã nhanh chóng trở thành một trong những công ty logistics hàng đầu tại Việt Nam Trụ sở chính của công ty đặt tại Hà Nội, cùng với các chi nhánh và văn phòng tại Hải Phòng, Đà Nẵng, Thành phố Hồ Chí Minh, Nội Bài và Mỹ.
Sau hơn 17 năm phát triển, công ty Bách Việt đã không ngừng mở rộng mạng lưới hợp tác, hiện có 350 đại lý tại gần 150 quốc gia Công ty cũng tự hào là thành viên chính thức của World Cargo Alliance (WCA) với ID 94971.
Một số thông tin cơ bản về công ty:
Tên đầy đủ CÔNG TY TNHH VẬN TẢI BÁCH VIỆT
Tên giao dịch quốc tế BACH VIET SHIPPING COMPANY LIMITED
Tên viết tắt BACH VIET SHIPPING CO.,LTD
Trụ sở chính P405 tầng 4, số 193-195 Khâm Thiên, Phường Thổ
Quan, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Quản lý bởi Chi cục Thuế Quận Đống Đa
Người đại diện CAO XUÂN TÙNG
Bách Việt cung cấp đa dạng dịch vụ vận chuyển bao gồm vận chuyển đường biển, vận chuyển hàng không, vận chuyển hàng lẻ, thủ tục hải quan, vận tải nội địa, dịch vụ chuyển phát nhanh và bảo hiểm hàng hóa.
Cơ cấu tổ chức của công ty
Sơ đồ 3.1 Bộ máy tổ chức của Công ty TNHH vận tải Bách Việt
(Nguồn: Phòng hành chính - nhân sự Bách Việt Hà Nội)
Nhân lực của công ty
Bảng 3.1 Tổng số lao động của Công ty TNHH vận tải Bách Việt từ năm
(Nguồn: Thống kê từ báo cáo nhân sự qua các năm của công ty)
Tình hình lao động tại công ty đã có sự tăng trưởng ổn định qua các năm Mặc dù số lượng nhân sự giảm mạnh vào đầu năm 2020 do ảnh hưởng của đại dịch Covid-19, nhưng đến cuối năm, công ty đã phục hồi với 232 nhân viên Đến hết năm 2022, tổng số nhân lực của công ty đã đạt 371 người.
3.1.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Vận tải Bách Việt từ năm 2020 - 2022
Trong những năm gần đây, công ty đã không ngừng nỗ lực cải thiện dịch vụ và mở rộng thị trường Mặc dù dịch bệnh Covid-19 đã gây ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh, công ty vẫn đạt được những thành tựu nhất định trong cạnh tranh và mở rộng thị trường Dưới đây là bảng thể hiện kết quả kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2020 – 2022.
Bảng 3.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Vận tải Bách
Việt từ năm 2020 – 2022 Đơn vị: VNĐ
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 19.608.265.055 21.638.837.734 38.232.984.893
Thuế thu nhập doanh nghiệp
Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 15.686.612.044 18.264.673.768 30.586.387.914
(Nguồn: Phòng Kế toán – Công ty TNHH Vận tải Bách Việt)
Trong giai đoạn 2020-2022, mặc dù bị ảnh hưởng bởi COVID-19, lợi nhuận sau thuế của công ty vẫn tăng trưởng tích cực, chứng tỏ nỗ lực không ngừng trong hoạt động kinh doanh Công ty đã thực hiện các chiến lược và kế hoạch phù hợp với tình hình hiện tại.
Bảng 3.3 Doanh thu theo thị trường của công ty TNHH vận tải Bách Việt từ năm 2020-2022
Một vài thị trường khác
(Nguồn: Báo cáo thường niên, báo cáo Quý - Công ty TNHH Vận tải Bách Việt)
Thị trường kinh doanh của công ty Bách Việt rất đa dạng và phân bố rộng rãi cả trong nước và quốc tế Tuy nhiên, thị trường chính của công ty vẫn là Châu Á, với Trung Quốc chiếm tỷ lệ doanh thu cao nhất, khoảng 55 - 60% Trung Quốc được xem là thị trường tiêu thụ chủ yếu của Bách Việt, điều này phản ánh tiềm năng lớn mà thị trường này mang lại.
Bảng 3.4 Doanh thu của Công ty TNHH Vận tải Bách Việt theo phương thức kinh doanh từ năm 2020 – 2022 Đơn vị: VNĐ
Doanh thu 78.389.245.666 81.321.747.735 121.487.453.259 Giao nhận đường biển
Giao nhận đường hàng không 10.097.478.865 10.476.896.734 18.101.630.535
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Vận tải Bách Việt)
Theo Bảng 3.4, hoạt động giao nhận vận tải biển mang lại doanh thu cao nhất cho công ty, tiếp theo là vận tải hàng không, vận tải nội địa và dịch vụ hải quan.
Dịch vụ vận tải đường biển trong giai đoạn 2020 – 2021 đã duy trì doanh thu trên 70%, với năm 2020 đạt 58.285.668.178 đồng (chiếm 74%) Năm 2021, nhờ vào sự điều chỉnh phương án hoạt động và thích ứng với bối cảnh dịch bệnh, doanh thu tăng lên 60.870.755.821 đồng Năm 2022 được xem là năm phục hồi cho hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển, khi doanh thu tăng rõ rệt nhờ vào việc dịch bệnh được kiểm soát.
Dịch vụ vận tải hàng không của Bách Việt đạt doanh số đứng thứ hai, trong khi doanh thu từ dịch vụ vận tải đường bộ duy trì ở mức 10% Đồng thời, doanh thu từ dịch vụ hải quan luôn đạt khoảng 2 tỷ đồng.
3.1.3 Kết quả hoạt động giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của công ty từ năm 2020 - 2022
Bảng 3.5 Thống kê doanh thu giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển từ năm 2020 - 2022 Đơn vị: Triệu VNĐ
Giao hàng xuất khẩu đường biển
Nhận hàng nhập khẩu đường biển
(Nguồn: Phòng Kế Toán công ty TNHH Vận tải Bách Việt)
Theo báo cáo doanh thu các năm qua, giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển không phải là thế mạnh của công ty Bách Việt, với tỷ lệ doanh thu luôn dưới 50% Doanh thu chủ yếu đến từ việc bán cước và dịch vụ nhập khẩu Năm 2022, doanh thu xuất khẩu bằng đường biển đã tăng gấp gần 2 lần so với năm 2020 nhờ vào việc kiểm soát dịch bệnh và áp dụng các biện pháp xử lý hiệu quả.
Năm 2020 và 2021, dịch bệnh Covid-19 bùng phát trên toàn quốc đã khiến nhiều nhà máy và doanh nghiệp phải ngừng sản xuất, dẫn đến việc một số doanh nghiệp phải đóng cửa do thiếu năng lực tài chính Hệ quả là doanh thu từ hoạt động xuất khẩu bằng đường biển tại Bách Việt trong năm 2021 đã giảm mạnh.
2 tỷ đồng so với năm 2020
Biểu đồ 3.1 Khối lượng hàng hóa giao nhận bằng đường biển của Công ty
TNHH vận tải Bách Việt từ năm 2020 – 2022 Đơn vị: Triệu tấn
(Nguồn: Báo cáo thống kê kinh doanh của công ty qua các năm)
Năm 2022, mặc dù gặp nhiều khó khăn do ảnh hưởng của dịch COVID-19 và tình hình bất ổn toàn cầu, công ty vẫn duy trì thành tích xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển Các mặt hàng chủ yếu được vận chuyển đến Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, khu vực Đông Nam Á và một số tuyến Châu Âu Dự báo khi Trung Quốc mở cửa, nhu cầu tiêu thụ hàng hóa sẽ tăng mạnh, trong khi nguồn nguyên liệu nội địa của nước này khó có thể đáp ứng kịp thời do tác động của dịch bệnh Do đó, Trung Quốc được xem là điểm đến tiềm năng nhất cho các doanh nghiệp trong năm tới.
2023 Vì vậy, dự kiến sản lượng xuất khẩu bằng đường biển sẽ tiếp tục tăng trong thời gian tới
Biểu đồ 3.2 Tình hình giao nhận theo cơ cấu mặt hàng xuất khẩu của Công ty TNHH Vận tải Bách Việt từ năm 2020-2022 Đơn vị: Triệu tấn
Hàng xuất khẩu Hàng nhập khẩu
(Nguồn: Báo cáo kế toán của Công ty TNHH Vận tải Bách Việt)
Công ty chuyên giao hàng xuất khẩu các sản phẩm nổi bật của Việt Nam, bao gồm giày dép gia công, linh kiện điện tử và hàng dệt may, thể hiện thế mạnh của ngành công nghiệp trong nước.
Trong ba năm qua, công ty đã tập trung vào việc giao hàng chủ yếu là giày dép, phục vụ cho các đối tác là những công ty điện tử tại các khu công nghiệp ở Bắc Ninh, Vĩnh Phúc, Hà Nam và các tỉnh thành khác.
2022, mặt hàng này đều có số lượng tăng dần, năm 2020 đạt 14,04 triệu tấn, đến năm
Phân tích thực trạng quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công
3.2.1 Thực trạng lập kế hoạch
Kế hoạch vận chuyển được xây dựng dựa trên hợp đồng ký kết giữa công ty Bách Việt và người xuất khẩu, hoặc theo yêu cầu cụ thể của chủ hàng Chủ hàng sẽ xác định những công việc và khâu cần thuê công ty thực hiện trong quy trình giao hàng xuất khẩu dựa trên nhu cầu của mình.
Bảng 3.6 Kế hoạch phân công công việc trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Vận tải Bách Việt
Công việc Các bên thực hiện
Liên hệ hãng tàu để đặt chỗ Phòng kinh doanh, bộ phận chứng từ
Nắm tình hình hàng hóa xuất khẩu và chuẩn bị bộ chứng từ
Bộ phận chứng từ, phòng kinh doanh Đóng hàng vào container và vận chuyển hàng ra cảng
Bộ phận giao nhận hiện trường
Khai báo và thông quan hàng xuất khẩu
Phòng chứng từ, bộ phận giao nhận hiện trường
Phát hành vận đơn Phòng chứng từ
Gửi bộ chứng từ cho đại lý nước ngoài Phòng kinh doanh, phòng chứng từ
Lập chứng từ kế toán và lưu hồ sơ Phòng kế toán, phòng kinh doanh, phòng chứng từ
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Sau khi nhận yêu cầu từ khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ với trưởng các bộ phận để phân chia công việc cho từng nhân viên Việc lập kế hoạch này thường diễn ra trong một ngày, giúp trưởng phòng quản lý nhân viên, phân công nhiệm vụ rõ ràng và giám sát công việc hiệu quả.
Những thông tin mà nhân viên cần lên kế hoạch bao gồm:
Tìm kiếm và lựa chọn người vận chuyển
Tổ chức vận chuyển hàng hóa
Sắp xếp nhân sự thực hiện công việc
Bảng 3.7 Tình hình thực hiện kế hoạch giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Vận tải Bách Việt từ năm 2020 – 2022
Chỉ tiêu ĐVT Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
(Nguồn: Phòng kinh doanh của Công ty TNHH Vận tải Bách Việt)
Dựa trên số liệu phân tích, tình hình giao hàng xuất khẩu thường vượt kế hoạch đề ra, với khối lượng hàng xuất khẩu năm 2020 và 2022 lần lượt vượt 9% và 8% Doanh thu và số lượng Container trong hai năm này cũng vượt ngưỡng 8% so với kế hoạch Tuy nhiên, năm 2021, do ảnh hưởng của dịch bệnh và giá cước biển tăng cao, khối lượng hàng hóa và số Container xuất khẩu đều thấp hơn kế hoạch, dẫn đến doanh thu giảm Sự chênh lệch giữa thực hiện và kế hoạch cho thấy công tác lập kế hoạch giao hàng xuất khẩu chưa phù hợp với thực tế và công tác dự báo biến động cần cải thiện.
Bảng 3.8 trình bày ảnh hưởng của các căn cứ đến việc lập kế hoạch giao hàng xuất khẩu đường biển của Công ty TNHH Vận tải Bách Việt trong giai đoạn 2020 – 2022, với số liệu được thể hiện dưới dạng phần trăm.
Hợp đồng/nhu cầu dịch vụ 52 54 54
Khối lượng và đặc điểm hàng hóa 26 23 23 Điều kiện thực tế doanh nghiệp (Nhân sự, cơ sở vật chất, )
(Nguồn: Bộ phận sau bán hàng Công ty TNHH Vận tải Bách Việt)
Dựa vào bảng số liệu, có ba yếu tố chính ảnh hưởng đến việc xây dựng kế hoạch giao hàng hóa của công ty.
Hợp đồng và nhu cầu dịch vụ của khách hàng là hai yếu tố chiếm hơn 50% ảnh hưởng trong ngành dịch vụ logistics, với tỷ lệ lần lượt là 52%, 54% và 54% trong giai đoạn 2020 – 2022 Khách hàng thường có nhu cầu thuê công ty dịch vụ từ giai đoạn chuẩn bị chứng từ cho đến khi hàng hóa được xếp lên tàu, hoặc chỉ cần thực hiện một công đoạn như khai báo hải quan Theo thông tin thu thập được, công ty dịch vụ cước biển là đơn vị được nhiều công ty xuất khẩu lựa chọn thuê nhất.
Yếu tố khối lượng và đặc điểm hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong quy trình xuất khẩu, vì mỗi loại hàng hóa có những yêu cầu và thủ tục khác nhau Chẳng hạn, hàng gỗ xuất khẩu cần thực hiện quy trình hun trùng, trong khi hàng giấy yêu cầu phải làm công bố.
Điều kiện cơ sở vật chất và nhân lực đóng vai trò quan trọng trong hoạt động lập kế hoạch của công ty Việc không sở hữu xe tải riêng và phải phụ thuộc vào các công ty vận tải bên ngoài khiến công ty gặp khó khăn trong việc giao hàng kịp thời và làm tăng chi phí Hơn nữa, nhân viên thường phải đảm nhận cả công việc xuất khẩu và nhập khẩu, dẫn đến tình trạng quá tải và hạn chế về kinh nghiệm.
3.2.2 Thực trạng tổ chức giao hàng
Tổ chức giao hàng xuất khẩu là một trong những khâu phức tạp nhất trong quản trị, bao gồm nhiều công đoạn liên quan chặt chẽ với nhau Sự phức tạp này khiến cho bất kỳ sai sót nào, dù là nhỏ nhất, cũng có thể dẫn đến những kết quả không như mong đợi.
Để đảm bảo quá trình ký hợp đồng diễn ra suôn sẻ, bộ phận kinh doanh cần nắm rõ tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải Nhân viên công ty phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng và kiểm tra các chứng từ liên quan từ phía chủ hàng.
Các chứng từ cần thiết cần chuẩn bị như:
Tờ khai hải quan: 2 bản chính (1 bản dành cho người xuất khẩu, 1 bản hải quan sẽ lưu) Hợp đồng mua bán hàng hóa: 1 bản chính
Hóa đơn thương mại: 1 bản chính
Phiếu đóng gói: 1 bản chính
Giấy phép đăng kí kinh doanh: bản sao y kèm bản chính đối chiếu (nếu doanh nghiệp mới xuất khẩu lần đầu)
Giấy giới thiệu của công ty xuất khẩu: 1 bản
Các chứng từ cần được hoàn tất ít nhất 2 ngày trước khi tàu khởi hành, và bộ phận chứng từ của công ty sẽ làm việc chặt chẽ với khách hàng để hoàn thành bộ chứng từ này.
Công ty cần theo dõi tình hình phương tiện vận tải, vì Bách Việt không sở hữu xe riêng Do đó, nhân viên giao nhận tại hiện trường sẽ phải sắp xếp trước ít nhất một ngày để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đến cảng hoặc bãi đúng giờ.
Bước 2: Giao hàng hóa tại địa điểm quy định
Vận chuyển hàng hóa đến địa điểm đã được quy định là một phần quan trọng trong thỏa thuận giữa người xuất khẩu và nhân viên phòng kinh doanh, dựa trên các điều khoản giao hàng theo Incoterm đã thống nhất từ ban đầu.
33 Đối với hàng nguyên Container:
Nhân viên Ops mang theo booking hoặc lệnh cấp container rỗng đến phòng điều độ của hãng tàu tại cảng, nơi nhân viên điều độ giao bộ hồ sơ gồm packing list, container, số seal và vị trí cấp container Sau đó, nhân viên Ops chuyển bộ hồ sơ này cho tài xế để kéo container từ bãi về kho người xuất khẩu Đối với hàng lẻ, quy trình vận chuyển đơn giản hơn; nhân viên Ops điều động xe đến kho khách và vận chuyển hàng đến kho CFS do các công ty Coloader chỉ định Tại CFS, Coloader nhận và gom hàng vào container trước khi kéo container ra cảng Đối với hàng rời, hàng được vận chuyển trực tiếp ra cảng, làm thủ tục thông quan và sau đó được xếp lên tàu, với nhân viên giao nhận theo dõi quá trình này.
The shipper's declaration of goods for transportation includes essential details such as the consignee, markings, B/L number, cargo descriptions, package count, gross weight, measurements, and the name of the destination port.
Đánh giá hoạt động quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty
3.3.1 Những kết quả đạt được
Công ty TNHH Vận tải Bách Việt, với 17 năm kinh nghiệm phát triển, đã tạo dựng được những ưu thế nổi bật so với các đối thủ trong ngành Nhờ vào kinh nghiệm và sự hiểu biết sâu sắc về thị trường, trong 3 năm qua, công ty đã gặt hái được nhiều thành công đáng kể.
Công ty đã hoạt động hiệu quả trên cả thị trường trong nước và quốc tế, đạt được các mục tiêu kinh doanh nhờ vào việc xây dựng và quản trị quy trình nghiệp vụ một cách hiệu quả Đặc biệt, hoạt động quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển đã mang lại nhiều thành công đáng kể cho công ty.
Công ty đã xây dựng kế hoạch giao hàng xuất khẩu hợp lý, dựa trên tình hình thực tế, tạo tiền đề cho các bước tiếp theo Với kinh nghiệm nhiều năm, Giám đốc và trưởng phòng giao nhận nắm vững nhân lực và cơ sở vật chất, giúp việc triển khai kế hoạch diễn ra thuận lợi Đội ngũ nhân viên có trình độ cao đẳng, đại học và chuyên môn trong ngành, tạo điều kiện cho việc thực hiện kế hoạch đúng tiến độ và phản ứng kịp thời với các vấn đề phát sinh Việc tổ chức giao hàng bằng đường biển được phân chia hợp lý giữa các bộ phận, giúp theo dõi hành trình hàng hóa sát sao Nhờ vào sự điều phối tốt, nhân viên có thể nhanh chóng nhận diện và xử lý các vấn đề Quá trình giám sát và điều hành được thực hiện chặt chẽ, với việc kiểm tra hàng hóa trước khi vận chuyển và cập nhật thông tin liên tục cho khách hàng, từ đó tạo dựng niềm tin và sự yên tâm cho khách hàng trong quá trình vận chuyển.
3.3.2 Những hạn chế còn tồn tại
Bên cạnh những thành tựu đã đạt được thì Công ty TNHH Vận tải Bách Việt vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định:
Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu đang liên tục thay đổi do nhiều yếu tố tác động Tuy nhiên, công ty vẫn chưa xây dựng các kế hoạch phù hợp với từng thời điểm và loại mặt hàng xuất khẩu cụ thể.
Khâu tổ chức thực hiện:
Khâu tổ chức giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển gặp nhiều khó khăn và thường xuyên phát sinh vấn đề cần xử lý Để đảm bảo hàng hóa lên phương tiện vận tải đúng thời gian mong muốn của khách hàng và các thủ tục chứng từ diễn ra thuận lợi, việc tìm kiếm giải pháp hiệu quả luôn là một thách thức trong mỗi lần thực hiện nghiệp vụ.
Khâu điều hành và giám sát:
Công ty cần cải thiện quy trình giải quyết vấn đề phát sinh trong giao hàng, vì một số khách hàng đã phàn nàn về khả năng xử lý vấn đề của chúng tôi Hiện tượng lặp lại các lỗi trong khai báo hải quan, như việc áp dụng mã HS không chính xác và kiểm tra bộ chứng từ không kỹ lưỡng, cùng với sự thiếu sót trong nghiệp vụ làm việc với hãng tàu, đang gây ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ.
Trong quá trình hoàn thiện chứng từ, nhiều nguyên nhân có thể dẫn đến sai sót, như chính sách mới chưa được cập nhật hoặc việc giao hàng thiếu sót mà nhân viên chưa phát hiện Việc giám sát lô hàng không chặt chẽ có thể khiến khách hàng không nắm rõ tình hình, dẫn đến những sai lệch do thiếu xác nhận Do đó, công ty cần nâng cao sự cẩn trọng trong từng khâu để đảm bảo hiệu quả về thời gian và chi phí.
Công ty thiếu phương tiện vận tải và hoàn toàn phụ thuộc vào dịch vụ thuê ngoài, dẫn đến việc khó khăn trong việc kiểm soát giá cả và sắp xếp phương tiện Điều này khiến công ty thường bị động trong việc đáp ứng các yêu cầu dịch vụ của khách hàng.
Tóm lại, quy trình quản trị giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của công ty gặp phải nhiều hạn chế, điều này ảnh hưởng đến khả năng kinh doanh và chưa phát huy tối đa tiềm năng của nó.
Công ty cần chú trọng đầu tư vào đào tạo quản trị quy trình cho nhân viên, nhằm nâng cao kiến thức và kỹ năng nghiệp vụ Bên cạnh đó, tâm lý chủ quan và thiếu cẩn thận của nhân viên đã dẫn đến những sai sót không đáng có.
Các phương tiện vận tải, thiết bị kỹ thuật hỗ trợ vận chuyển, bốc dỡ, kho bãi container còn lạc hậu, chưa được đầu tư công nghệ mới
Trong quá trình hoàn thiện bộ chứng từ, có nhiều nguyên nhân gây ra sai sót, bao gồm chính sách mới chưa được cập nhật và sự giám sát lỏng lẻo từ nhân viên phụ trách lô hàng Ngoài ra, một số vấn đề có thể phát sinh do khách hàng không được thông báo hoặc không xác nhận lại thông tin Do đó, công ty cần tăng cường chú trọng vào từng khâu để đảm bảo hiệu quả về thời gian và chi phí.
Chính sách hải quan liên tục thay đổi, ảnh hưởng đến hoạt động xuất nhập khẩu Sự thiếu đồng bộ trong các quy định, luật lệ và thuế gây ra nhiều khó khăn cho quy trình xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài.
Cơ sở hạ tầng phục vụ hoạt động xuất nhập khẩu và logistics hiện vẫn còn yếu kém, với các công trình đường xá, bến cảng và bãi chứa hàng chưa được đầu tư đúng mức Việc chưa áp dụng các công nghệ tiên tiến đã dẫn đến tổn thất và gia tăng chi phí trong quá trình xuất khẩu hàng hóa.
Mức độ cạnh tranh trong lĩnh vực giao hàng hóa xuất khẩu đang ngày càng gay gắt, không chỉ giữa các công ty logistics trong nước mà còn với các đối thủ nước ngoài Các công ty nước ngoài thường sở hữu nguồn vốn dồi dào và cơ sở vật chất hiện đại, khiến việc cạnh tranh về giá trở nên khó khăn Bên cạnh đó, sự cạnh tranh nội địa cũng rất quyết liệt, với nhiều công ty có thâm niên và quy mô tương đương, cùng đội ngũ nhân lực nhiệt huyết, sẵn sàng chấp nhận rủi ro để giảm giá nhằm thu hút khách hàng.
Đại dịch Covid-19 đã gây đình trệ nhiều ngành nghề, trong đó có lĩnh vực vận tải Chính phủ chưa triển khai các chính sách hỗ trợ hợp lý cho các doanh nghiệp vận tải, đặc biệt là hoạt động giao hàng xuất khẩu qua đường biển.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN
Định hướng phát triển của Công ty TNHH Vận tải Bách Việt
4.1.1 Triển vọng phát triển của hoạt động giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển
Sự phát triển của ngành giao nhận vận tải, đặc biệt là giao nhận hàng hóa bằng đường biển, đang khẳng định vai trò quan trọng trong sự phát triển kinh tế của các quốc gia và thúc đẩy hội nhập toàn cầu Hoạt động xuất nhập khẩu và giao nhận vận tải quốc tế có mối liên hệ chặt chẽ, với quy mô xuất nhập khẩu tăng nhanh đã thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của dịch vụ giao nhận vận tải tại Việt Nam Đại dịch Covid-19 đã gây ra sự gián đoạn trong hoạt động logistics, nhưng hiện ngành này đang hồi phục và chuẩn bị cho sự tăng trưởng mạnh mẽ vào năm 2023 và các năm tiếp theo Chính phủ Việt Nam đã đặt ra mục tiêu đến năm 2025, ngành dịch vụ logistics sẽ đóng góp 8%-10% vào GDP, với tốc độ tăng trưởng 15%-20%, tỷ lệ thuê ngoài dịch vụ logistics đạt 50%-60%, chi phí logistics giảm xuống 16%-20% GDP, và xếp hạng logistics toàn cầu (LPI) đạt thứ 50 trở lên.
4.1.2 Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới
Những năm tới, Bách Việt dự báo sẽ đối mặt với nhiều khó khăn do tác động của đại dịch Covid-19 Ban lãnh đạo công ty cam kết kiên trì vượt qua thách thức này bằng các chiến lược quản trị vững chắc và định hướng phát triển rõ ràng cho tương lai Để giữ vững và nâng cao vị thế hiện tại, Bách Việt sẽ tiếp tục nỗ lực trong công tác điều hành và phát triển.
Trong thời gian tới, công ty sẽ tập trung nâng cao năng lực hoạt động và khả năng cạnh tranh Chúng tôi cam kết phát huy thế mạnh của mình bằng cách cung cấp giá cả hợp lý đi kèm với chất lượng dịch vụ tốt Đặc biệt, chúng tôi sẽ đa dạng hóa sản phẩm dịch vụ và chuyên nghiệp hóa quy trình làm việc để phục vụ khách hàng tốt nhất.
Bách Việt cam kết duy trì mối quan hệ bền vững với khách hàng bằng cách cung cấp giá thành hợp lý và dịch vụ chất lượng cao Công ty sẽ tập trung vào việc chăm sóc khách hàng cũ và đưa ra nhiều ưu đãi hấp dẫn, đồng thời mở rộng để thu hút thêm khách hàng mới.
Để duy trì và phát triển mối quan hệ với đại lý, hãng tàu và hãng bay, cần đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu nhằm gia tăng sản lượng hàng hóa, từ đó đạt được giá hợp đồng tốt hơn Đồng thời, việc đào tạo và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực là rất quan trọng; áp dụng phương châm vừa học vừa làm, kết hợp đào tạo ngắn hạn và dài hạn cho nhân viên để đáp ứng yêu cầu phát triển kinh doanh Cần ưu tiên đào tạo đội ngũ nhân viên giao nhận có kiến thức sâu rộng về nghiệp vụ kho vận ngoại thương, văn hóa-kinh tế, luật lệ và tập quán quốc tế, cũng như khả năng sử dụng ít nhất một ngoại ngữ, đặc biệt là Tiếng Anh, để thực hiện giao dịch và đàm phán hiệu quả, giảm thiểu sai sót trong quá trình xuất nhập khẩu.
Cơ sở vật chất và kỹ thuật cần được củng cố và tăng cường để phục vụ công tác giao nhận hàng hóa quốc tế, sử dụng nguồn vốn từ ngân sách Nhà nước, vốn tự có, vốn góp liên doanh và vốn vay Để đáp ứng nhu cầu khách hàng, cần đa dạng hóa các loại hình dịch vụ, đặc biệt chú trọng vào phương thức giao nhận hàng hóa bằng đường biển, vì đây là phương thức ít bị ảnh hưởng nhất và phù hợp với nhiều loại mặt hàng Đồng thời, việc cung cấp dịch vụ chất lượng cao với giá cả hợp lý sẽ giúp tăng doanh thu và mở rộng tập khách hàng tiềm năng Cuối cùng, cần gia tăng tốc độ giao nhận và vận chuyển hàng hóa để tránh tình trạng ứ đọng, đảm bảo hàng hóa được đến tay khách hàng nhanh nhất có thể.
Đẩy mạnh công tác truyền thông là nhiệm vụ quan trọng trong chiến lược kinh doanh của Công ty Bách Việt Công ty sẽ nghiên cứu và ứng dụng Marketing vào chiến lược sản phẩm (dịch vụ) mới, đồng thời áp dụng chiến lược giá cả linh hoạt và có khả năng thương lượng với từng đối tượng khách hàng Ngoài ra, chiến lược tiếp thị và xúc tiến kinh doanh cũng sẽ được chú trọng Việc tăng cường thông tin quảng cáo sẽ giúp nâng cao nhận thức của khách hàng trong nước và quốc tế về sản phẩm và dịch vụ của công ty.
4.1.3 Định hướng phát triển dịch vụ giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty Để quá trình quản trị giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Vận tải Bách Việt ngày càng phát triển, đạt hiệu quả cao, một số định hướng mà công ty đã đề ra như sau:
Để nâng cao hiệu quả trong quy trình xuất nhập khẩu, cần cải thiện công tác chuẩn bị các chứng từ và giấy tờ thủ tục hải quan Việc rút ngắn thời gian chuẩn bị sẽ thúc đẩy nhanh chóng các bước tiếp theo, đồng thời giảm thiểu chi phí liên quan đến thủ tục này.
Trong hoạt động giao hàng, nhân viên giao nhận cần kiểm soát chặt chẽ quá trình thực hiện, đảm bảo vừa nhanh chóng vừa cẩn thận Khi phát sinh vấn đề, cần có sự thảo luận kỹ lưỡng giữa các bên liên quan và lập kế hoạch xử lý kịp thời để giải quyết.
Để nâng cao năng lực đội ngũ nhân viên, đặc biệt là nhân viên mới, cần tạo điều kiện thuận lợi cho họ phát triển chuyên môn Việc xây dựng môi trường làm việc hỗ trợ sẽ giúp nhân viên phát huy tối đa khả năng của mình.
Chi phí là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của doanh nghiệp Do đó, cần tìm cách thực hiện giao hàng nhanh chóng với mức giá hợp lý.
Đề xuất giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Vận tải Bách Việt
4.2.1 Giải pháp đề xuất cho công ty
Để hoàn thiện hoạt động lập kế hoạch giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, công ty cần đẩy mạnh công tác nghiên cứu và dự báo Việc đầu tư vào nghiên cứu không chỉ tập trung vào thị trường trong nước mà còn cần mở rộng ra nhu cầu quốc tế về các mặt hàng xuất khẩu Khi tình hình Covid được kiểm soát, các thị trường như Mỹ và Trung Quốc sẽ trở thành cơ hội lớn cho các công ty giao nhận Do đó, công ty cần tăng cường hoạt động xuất khẩu và xác định những mặt hàng có tiềm năng lớn để phục hồi sau thời gian dài bị ảnh hưởng bởi dịch bệnh.
Mỗi lô hàng của công ty cần có nội quy và kế hoạch cụ thể Nhân viên các bộ phận liên quan phải lập kế hoạch chi tiết dựa trên tình hình thực tế của lô hàng và nộp cho trưởng phòng để phê duyệt và chỉnh sửa Cần thường xuyên tổ chức các cuộc họp để hoàn thiện kế hoạch cho lô hàng đó.
Giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động tổ chức giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Nhân viên phụ trách chuẩn bị chứng từ cần đảm bảo hoàn thiện quy trình chuẩn bị và thực hiện thủ tục hải quan một cách chính xác và hiệu quả.
Phân công từ hai đến ba người để thực hiện công việc chuẩn bị, kiểm tra và hoàn thiện bộ chứng từ Việc kiểm tra chéo giữa các thành viên nhằm phát hiện kịp thời những thiếu sót trong quá trình chuẩn bị chứng từ.
Trong quá trình đào tạo nhân viên, việc chú trọng vào nghiệp vụ chuẩn bị chứng từ hàng hóa là rất quan trọng Nhân viên cần nắm rõ các quy định và các loại chứng từ cần thiết cho từng loại hình hàng hóa để đảm bảo quy trình làm việc hiệu quả và tuân thủ pháp luật.
52 xuất khẩu và đối với từng loại hàng hóa để xử lí công việc một cách linh hoạt khi có các vấn đề rủi ro xảy ra
Cập nhật thường xuyên các thông tin mới nhất về nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu từ cơ quan chức năng là rất quan trọng, nhằm đảm bảo nhân viên được thông báo kịp thời và điều chỉnh các loại chứng từ cần thiết một cách hiệu quả.
Giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động điều hành và giám sát giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Xây dựng tiêu chuẩn định lượng để đánh giá hiệu quả quy trình giao hàng xuất khẩu là cần thiết Các tiêu chí này cần được xác định trong một khoảng thời gian cụ thể để đảm bảo tính hiệu quả của đánh giá Công ty có thể thu thập thống kê về số hợp đồng giao hàng thành công so với các trường hợp xảy ra sai sót Từ đó, có thể đánh giá chi tiết hơn về quản trị quy trình, nhận diện các điểm yếu kém, đề xuất biện pháp khắc phục và tiếp tục theo dõi để xác định sự cải thiện trong tình hình hoạt động.
Công ty cần tăng cường giám sát từ khâu chuẩn bị đến thanh toán để giảm thiểu sai sót và phát sinh Nhân viên các bộ phận nên thường xuyên trao đổi thông tin và hỗ trợ lẫn nhau nhằm đảm bảo quy trình thực hiện hiệu quả.
Xây dựng mối quan hệ tốt với cán bộ Hải quan và nhân viên hãng tàu là rất quan trọng, vì họ có thể cung cấp ý kiến và hỗ trợ chuyên môn khi công ty gặp khó khăn trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh Nhờ vào kinh nghiệm của họ, công ty có thể đưa ra các quyết định điều hành chính xác, giúp giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả Bên cạnh đó, việc ứng dụng các phần mềm và hệ thống giám sát trong quản trị quy trình giao hàng sẽ giúp các cá nhân và phòng ban trong công ty nắm bắt thông tin kịp thời, từ đó có kế hoạch điều chỉnh hợp lý.
Một số giải pháp khác:
Công ty cần hoàn thiện và đa dạng hóa các chương trình xúc tiến thương mại bằng cách thành lập bộ phận Marketing để quản lý truyền thông cho hoạt động xuất khẩu đường biển Để thu hút khách hàng, công ty nên tăng cường quảng cáo và giới thiệu các dịch vụ cùng lợi ích mà mình mang lại Việc phát triển trang thông tin trên mạng xã hội Facebook và cập nhật thường xuyên tình hình lô hàng xuất khẩu là rất quan trọng Ngoài ra, do giao hàng xuất khẩu có tính thời vụ, công ty nên áp dụng chính sách giảm giá hoặc ưu đãi cho khách hàng trong những thời điểm ít hàng để hạn chế tác động của đặc điểm này.
Công ty nên chủ động mở rộng giao hàng xuất khẩu sang các thị trường tiềm năng như Châu Âu, Châu Mỹ và Châu Phi, đồng thời đa dạng hóa các loại hình dịch vụ như xuất khẩu DDP và DDU Việc liên doanh, liên kết với các công ty giao nhận uy tín ở nước ngoài thông qua các hiệp hội như Neptune và Jstrans sẽ giúp cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng Sự liên kết này không chỉ cải thiện chi phí đầu vào mà còn đa dạng hóa loại hình dịch vụ Ngoài ra, đầu tư vào cơ sở vật chất sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động giao hàng và điều hành.
Để nâng cao hiệu quả quản trị quy trình giao hàng, việc đầu tư vào phương tiện vận tải và thiết bị xếp dỡ hàng hóa là rất cần thiết Điều này không chỉ đảm bảo giao hàng đúng giờ và đúng địa điểm mà còn giúp mở rộng dịch vụ trucking nội địa, từ đó thu hút thêm khách hàng cho công ty.
Công ty cần đầu tư vào một mạng vi tính hiện đại để nâng cao hiệu quả trao đổi thông tin nội bộ giữa các phòng ban Sự phối hợp tốt hơn sẽ giúp tăng cường cường độ giao tiếp và tạo ra nhịp nhàng trong công việc Bên cạnh đó, việc áp dụng hệ thống quản lý phương tiện cũng là một bước quan trọng để tối ưu hóa quy trình làm việc.
Công ty vận tải và kho hàng sử dụng các hệ thống tiên tiến để quản lý hiệu quả hoạt động vận tải, giảm thiểu rủi ro trong quá trình chuyên chở Điều này thể hiện sự chuyên môn hóa với công nghệ cao, giúp nâng cao vị thế cạnh tranh với các Forwarder trong nước và quốc tế.
Nâng cao kỹ năng giám sát điều hành của nhà quản trị và nhận thức của nhân viên là yếu tố quan trọng để đạt hiệu quả cao trong thực thi kế hoạch và mục tiêu Trong bối cảnh biến động thị trường như đại dịch Covid-19, các ngành đều phải đối mặt với hậu quả nặng nề Để vượt qua thời kỳ khó khăn, nhà quản trị cần sáng suốt và liên tục nâng cao trình độ chuyên môn, từ đó định hướng phát triển và nâng cao hiệu quả quy trình cho đội ngũ nhân viên Bên cạnh đó, công ty cần phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao về kỹ năng, kiến thức chuyên ngành và trình độ ngoại ngữ như Tiếng Anh, Tiếng Trung.