CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI BÁCH
3.2. Phân tích thực trạng quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công
3.2.3. Thực trạng giám sát và điều hành quá trình giao hàng
Điều hành giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Trong quá trình thực hiện giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Vận tải Bách Việt, công ty thường xuất hiện một số các vấn đề phát sinh, đối với
40
những trường hợp ảnh hưởng lớn đến hoạt động giao hàng xuất khẩu thì sẽ báo lên trưởng các bộ phận, có thể cả Ban giám đốc để có phương án xử lí tốt nhất. Thông thường Giám đốc và trưởng các bộ phận là người hoạch ra các phương án điều hành nếu có những vấn đề xảy ra, từ đó hướng dẫn nhân viên phụ trách từng bộ phận làm theo sự điều chính đó, để việc giao hàng diễn ra với
Sơ đồ 3.2. Những vấn đề phát sinh trong quá trình điều hành giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Vận tải Bách Việt từ năm 2020 – 2022
Đơn vị: %
(Nguồn: Phòng kinh doanh của Công ty TNHH Vận tải Bách Việt) Hàng hóa không thuộc danh mục cấm xuất khẩu thì được Nhà nước ta rất khuyến khích xuất khẩu, nên các thủ tục không có nhiều khó khăn như hàng nhập. Tuy nhiên trong quá trình thông quan và giao hàng hóa xuất khẩu không tránh khỏi những phát sinh. Vì vậy, công tác tăng cường hiệu quả của hoạt động điều hành trong vấn đề làm khai báo hải quan cần sát sao và tỉ mỉ hơn. Như có thể thay ở bảng thì những vấn đề phát sinh trong khai báo hải quan vẫn chiếm tỉ lệ khá là cao.
17 15 20
30 18
3 20
27 30 20
15 20
25 25
15
Phát sinh khác Khai báo hải quan Thiếu vỏ Container Tàu bị chậm trễ Xe vận tải bộ
Năm 2020 17 15 20 30 18
Năm 2021 3 20 27 30 20
Năm 2022 15 20 25 25 15
41
Bên cạnh đó, ảnh hưởng của đại dịch ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, xuất khẩu cũng như kinh tế của đất nước khi mà chúng ta liên tục phải đóng cửa để tránh lây lan dịch bệnh. Vì vậy các công ty giao nhận cũng bị ảnh hưởng. Trong năm 2021, chính là năm khó khăn nhất của các công ty giao nhận do tình trạng thiếu Container, quá trình làm hàng bị chậm, tàu thường xuyên delay, … Tình trạng thiếu Container rỗng trong năm 2020 và năm 2021 là vấn đề phát sinh nhiều nhất điều này đã gây khó khăn trong quá trình giao hàng xuất khẩu, làm chậm tiến độ giao hàng và gây mất uy tín cho công ty. Đến năm 2022, tình hình mở cửa và vận chuyển hàng hóa đã chuyển biến tích cực hơn tuy nhiên nó lại xảy ra một số phát sinh khác như tình hình biến động của thị trường Logistics như giá cước tăng cao và một số vấn đề phát sinh trong đặt chỗ hãng tàu
Ngoài ra còn có một số phát sinh khác như ảnh hưởng của thời tiết, bão, sương mù nên việc xuất khẩu hàng qua các nước Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc phải “ngủ lại” dẫn đến tình trạng thiếu hụt cont rỗng diễn ra thường xuyên nhất là vào mùa cao điểm. Phát sinh tiếp có thể kể đến là tình trạng hãng tàu hết chỗ, không đặt được chỗ trên hãng tàu.
Các phương án giải quyết:
Nếu có tổn thất xảy ra, Công ty sẽ lập những văn bản ghi nhận tổn thất, biên bản giám định. Công ty thay mặt chủ hàng liên hệ với những người chuyên chở cũng như với công ty bảo hiểm để giải quyết khiếu nại có liên quan đến hàng hóa.
Nếu khách hàng có khiếu nại về chất lượng dịch vụ của Bách Việt thì công ty sẽ đàm phán, thương lượng với khách hàng để đưa ra cách giải quyết hợp lý.
Công ty tập hợp các văn bản chứng từ về các khoản chi phí (kể cả chi phí phát sinh) liên quan đến lô hàng xuất khẩu. Các chi phí này thường bao gồm: chi phí làm hàng (chi phí giao nhận, xe cộ, …), chi phí vận chuyển, cước hàng (xếp dỡ, lưu kho, đo đếm, lưu bãi,
…)
Về việc thiếu vỏ contaiber: Tình trạng này thường diễn ra vào mùa cao điểm và trong tình hình dịch bệnh Covid. Để giải quyết vấn đề này, ban lãnh đạo đã chỉ định nhân viên
42
kinh doanh tư vấn cho khách hàng đặt lịch tàu sớm hoặc kịp thời chuyển sang hãng tàu khác cho khách hàng.
Thiếu xe vận tải nội địa: Do công ty không có đội ngũ vận tải riêng mà thuê và kí hợp đồng với các công ty vận tải nên khi phát sinh các vấn đề liên quan đến thiếu xe và chậm trễ giao hàng thì bộ phận giao nhận hiện trường sẽ tìm các nhà xe ngoài để đáp ứng tiến độ giao hàng cho khách.
Khai báo hải quan: Về vấn đề khai báo hải quan khi phát hiện sai sót kịp thời thì bộ phận chứng từ sẽ chính sửa, nếu có phát sinh thì sẽ xử lý tùy vào sai sót và phải đóng phạt cho hải quan. Bên cạnh đó bộ phận chứng từ cần lên tờ khai kịp thời và nhanh chóng để không bị trễ thời gian cắt máng nếu có phát sinh.
Đánh giá các phương án giải quyết:
Sau khi đề xuất ra các phương án giải quyết, Công ty sẽ làm việc với các bên liên quan, liên tục cập nhật tình hình, làm rõ trách nhiệm của các bên và đưa ra phương án phù hợp nhất, tiết kiệm chi phí nhất cũng như đáp ứng được yêu cầu của chủ hàng. Nhìn chung hầu như các vấn đề phát sinh luôn được giải quyết rất nhanh chóng và quyết liệt, hạn chế các chi phí phát sinh đến mức tối đa cho công ty và cho các chủ hàng.
Giám sát giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Giám sát chứng từ: Khâu chuẩn bị chứng từ dễ xảy ra sai sót và mất nhiều thời gian, làm tăng thời gian làm thủ tục. Chính vì vậy đây là khâu mà công ty rất quan tâm đến việc giám sát bộ hồ sơ chứng từ: tính chính xác và đồng bộ giữa các chứng từ với nhau đảm bảo quá trình khai báo hải quan diễn ra suôn sẻ, giám sát về việc nhận và trả lại chứng từ cho khách hàng. Các công việc này sẽ được bộ phận Docs và Cus phối hợp giám sát, trong đó nhân viên Docs sẽ phụ trách chứng từ khai báo hải quan, nhân viên Cus sẽ phụ trách làm vận đơn đường biển M/BL, H/BL. Trưởng phòng chứng từ sẽ là người trực tiếp tổng kết các kết quả giám sát, kiểm tra chứng từ, vận đơn và đưa ra các quyết định để giúp xử lí các sai sót trong bộ phận chứng từ
43
Giám sát việc thuê phương tiện vận chuyển: Việc giám sát quá trình thuê tàu, và phương tiện vận chuyển nội địa sẽ do phòng kinh doanh và bộ phận Cus phối hợp thực hiện để đảm bảo việc thuê phương tiện diễn ra đúng thời gian, đúng yêu cầu và lựa chọn hãng tàu đủ khả năng cung cấp dịch vụ
Giám sát việc đưa hàng hóa lên phương tiện vận chuyển: Công việc này được giám sát chủ yếu bởi bộ phận hiện trường, việc giám sát này thực hiện qua việc theo dõi thông tin và cập nhật thông tin trên nhóm chat, qua việc liên lạc với nhân viên hiện trường và liên lạc với bên chủ hàng. Khi hàng đã ở cảng và chuẩn bị đưa lên tàu, nhân viên hiện trường của công ty tại cảng có trách nhiệm cập nhật tình hình công việc và báo cáo các tình huống phát sinh cho trưởng bộ phận hiện trường để có phương án xử lí kịp thời gian đưa hàng lên tàu
Giám sát hành trình vận chuyển hàng hóa: Bộ phận Cus của công ty sẽ là người phụ trách giám sát. Trước khi hàng tới điểm đích, nhân viên chứng từ sẽ có trách nhiệm cập nhật, giám sát tình hình hàng hóa với người xuất khẩu
Giám sát dòng lưu chuyển tiền cước, phí vận chuyển: Bộ phận kinh doanh và kế toán có trách nhiệm giám sát quá trình thanh toán tiền cước cho hãng tàu, bên vận chuyển nội địa và thu cước từ khách hàng, đặc biệt quá trình thu cước từ khách hàng tránh tình trạng chậm trả của khách, gây ra việc thiếu hụt nguồn tiền từ công ty. Đối với những lô hàng được cấp công nợ, khi sắp đến ngày hết hạn, bộ phận kế toán sẽ chịu trách nhiệm báo cho nhân viên sales của lô hàng đó, nhắc nhở và thúc giục khách hàng thanh toán đúng hạn.