CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI BÁCH
3.3. Đánh giá hoạt động quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty
3.3.1. Những kết quả đạt được
Có thể thấy rằng với lịch sử phát triển 17 năm, công ty TNHH Vận tải Bách Việt đã có được những ưu thế so với các công ty trong ngành về kinh nghiệm và thị trường.
Cũng chính vì vậy mà trong giai đoạn 3 năm vừa qua công ty đã đạt được nhiều thành
44
công trên cả thị trường trong nước và quốc tế theo đúng mục tiêu và ngành nghề kinh doanh của mình. Nhờ việc xây dựng và quản trị hiệu quả các quy trình nghiệp vụ nói chung và hoạt động quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển nói riêng, công ty đã đạt được một số thành công sau:
Công ty đã xây dựng được kế hoạch giao hàng xuất khẩu cụ thể, hợp lý với tình hình thực tế tại công ty. Chỉ khi lập kế hoạch tốt mới tạo tiền đề tốt cho các khâu sau được hoàn thiện. Với nhiều năm trong nghề, Giám đốc, trưởng phòng giao nhận đã có kinh nghiệm trong việc lập kế hoạch giao hàng, nắm rõ tình hình thực tế công ty như nhân lực, cơ sở vật chất, …Cùng với đó, cán bộ nhân viên công ty phần lớn là trình độ cao đẳng, đại học trở lên, có chuyên môn trong ngành. Chính vì thế, việc lajao và tiến hành triển khai kế hoạch dễ dàng hơn, hợp lý, đảm bảo đúng tiến độ và phản ứng kịp thời các vấn đề phát sinh.
Đối với việc tổ chức giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty, thì công việc được phân chia một cách hợp lý, phù hợp với thực tế tại công ty khi mà công ty có số lượng nhân viên đông nên mỗi bộ phận sẽ đảm nhận từng công việc đã được phân công giúp cho việc theo dõi hành trình di chuyển hàng hóa được theo dõi sát sao, nhờ việc điều phối tốt giữa các khâu của các bộ phận, nên khi có vấn đề xảy ra các nhân viên phụ trách lô hàng đó đều có thể nhanh chóng nhận diện và xử lý một cách kịp thời
Đối với việc giám sát và điều hành quá trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty, sau khi đã giám sát, chỉ ra được những điều cần lưu ý trong từng khâu, Ngoài ra, khi hàng hóa được đưa lên phương tiện vận tải được các bộ phận kiểm tra rõ ràng, giám sát sát sao, cập nhật liên tục tình hình vận chuyển cho khách hàng để đảm bảo thông tin kịp thời. Điều này, đã giúp cho công ty luôn được sự tin tưởng của khách hàng, giúp khách hàng yên tâm hơn trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
3.3.2. Những hạn chế còn tồn tại
Bên cạnh những thành tựu đã đạt được thì Công ty TNHH Vận tải Bách Việt vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định:
45
Khâu lập kế hoạch:
Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu thay đổi liên tục do nhiều tác động. Tuy nhiên công ty chưa đưa ra các lập kế hoạch để phù hợp với từng thời điểm, từng loại mặt hàng xuất khẩu.
Khâu tổ chức thực hiện:
Khâu tổ chức giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển được đánh giá là còn nhiều vấn đề khó khăn và thường xuyên xảy ra vấn đề phát sinh cần xử lý. Làm sao để hàng hóa lên phương tiện vận tải đúng thời gian mong muốn của khách hàng và các thủ tục chứng từ không gặp trở ngại gì là câu hỏi luôn được đặt ra trong mỗi lần thực hiện nghiệp vụ
Khâu điều hành và giám sát:
Việc giải quyết vấn đề phát sinh trong quá trình giao hàng chưa được tốt, một số khách hàng có phàn nàn về nghiệp vụ xử lý vấn đề phát sinh của công ty. Tình trạng lặp lại lỗi trong khai báo hải quan như áp dụng mã HS sai, kiểm tra bộ chứng từ chưa kỹ, hay nghiệp vụ xử lý với hãng tàu còn kém.
Trong khâu hoàn thiện chứng từ, nguyên nhân có thể bùng phát từ nhiều phía hoặc do chính sách mới chưa được cập nhật, hoặc khi giao hàng khách hàng giao thiếu mà nhân viên công ty chưa kịp phát hiện. Nhân viên phụ trách của lô hàng chưa giám sát chặt chẽ lô hàng, có những vấn đề khách hàng không biết, do không xác nhận lại nên có thể xảy ra sai sót. Chính vì vậy, công ty cần cẩn trọng hơn trong từng khâu, đảm bảo hiệu quả về cả thời gian và chi phí.
Công ty không có phương tiện vận tải, hòan toàn phụ thuộc vào phương tiện thuê ngoài nên khó chủ động về giá cả, thu xếp phương tiện, … nên thường bị động khi thực hiện các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu
Nói tóm lại là tất cả các bước trong quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của công ty đều có những hạn chế, điều đó dẫn đến khả năng kinh doanh chưa đạt được mức tối ưu như tiềm năng của nó.
46
3.3.3. Nguyên nhân
Nguyên nhân chủ quan
Công ty chưa quan tâm và đầu tư đúng mục vào công tác đào tạo kiến thức về quản trị quy trình cho nhân viên, nâng cao kiến thức và kỹ năng trong từng nghiệp vụ.
Thêm vào đó, nhân viên có tâm lý chủ quan, thiếu cẩn thận gây ra những sai sót không đáng có.
Các phương tiện vận tải, thiết bị kỹ thuật hỗ trợ vận chuyển, bốc dỡ, kho bãi container còn lạc hậu, chưa được đầu tư công nghệ mới.
Trong các khâu hoàn thiện bộ chứng từ, nguyên nhân có thể bùng phát từ nhiều phía hoặc do chính sách mới chưa được cập nhật, chưa kịp thời phát hiện sai sót do nhân viên phụ trách của lô hàng chưa giám sát thật chặt chẽ lô hàng, có những vấn đề khách hàng không biết, do không xác nhận lại nên có thể xảy ra sai sót. Chính vì vậy, công ty cần chú trọng hơn trong từng khâu, đảm bảo hiệu quả về cả thời gian và chi phí.
Nguyên nhân khách quan
Chính sách hải quan thường xuyên thay đổi, làm ảnh hưởng đến họat động xuất nhập khẩu. Mặt khác, thiếu đồng bộ trong các chính sách, quy định, luật lệ, thuế, gây khó khăn lớn tới quy trình xấu khẩu hàng hóa ra nước ngoài
Cơ sở hạ tầng, công trình đường xá, bến cảng, bãi chứa hàng vận chuyển phục vụ hoạt động xuất nhập khẩu, logistics còn kém, chưa áp dụng khoa học tiên tiến gây tổn thất và tăn nhiều chi phí khi xuất khẩu hàng hóa
Mức độ cạnh tranh trong lĩnh việc giao hàng hóa xuất khẩu diễn ra gay gắt không chỉ phải cạnh tranh với các công ty logistics trong nước mà còn với các công ty nước ngoài. Đối với những công ty nước ngoài thì họ có nguồn vốn dồi dào, cơ sở vật chất tốt nên rất khó cạnh tranh về giá cả bên cạnh đó thì cạnh tranh trong nước cũng vô cùng khốc liệt với nhiều công ty thâm niên trong ngành và nhiều công ty cùng quy mô và đội ngũ nhân lực nhiệt huyết, sẵn sàng chấp nhận rủi ro, để mức giá thấp nhằm lôi kéo khách hàng
47
Cuối cùng là do ảnh hưởng của đại dịch Covid làm đình trệ tất cả mọi ngành nghề, nhà nước chưa có chính sách hỗ trợ hợp lý đối với các doanh nghiệp vận tải nói chung và hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển nói riêng.
48