CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI BÁCH
3.2. Phân tích thực trạng quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công
3.2.1. Thực trạng lập kế hoạch
Căn cứ để lập kế hoạch là dựa trên hợp đồng vận chuyển ký giữa công ty Bách Việt với người xuất khẩu hoặc theo yêu cầu của chủ hàng: dựa trên nhu cầu, chủ hàng cần thuê công ty làm những khâu, công việc nào trong quy trình giao hàng xuất khẩu.
Bảng 3.6. Kế hoạch phân công công việc trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Vận tải Bách Việt
Công việc Các bên thực hiện
Liên hệ hãng tàu để đặt chỗ Phòng kinh doanh, bộ phận chứng từ Nắm tình hình hàng hóa xuất khẩu và
chuẩn bị bộ chứng từ
Bộ phận chứng từ, phòng kinh doanh
Đóng hàng vào container và vận chuyển hàng ra cảng
Bộ phận giao nhận hiện trường
Khai báo và thông quan hàng xuất khẩu
Phòng chứng từ, bộ phận giao nhận hiện trường
Phát hành vận đơn Phòng chứng từ
Gửi bộ chứng từ cho đại lý nước ngoài Phòng kinh doanh, phòng chứng từ Lập chứng từ kế toán và lưu hồ sơ Phòng kế toán, phòng kinh doanh, phòng
chứng từ
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp) Sau khi nhận được yêu cầu từ khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ với trưởng các bộ phận để phân chia công việc cho từ nhân viên của bộ phận đó. Việc lên kế hoạch này thông thường diễn ra trong 1 ngày, điều này giúp cho các trưởng phòng quản lý nhân viên, phân công nhiệm vụ rõ ràng và quản lý, giám sát công việc một cách dễ dàng đảm bảo hoạt động diễn ra hiệu quả.
Những thông tin mà nhân viên cần lên kế hoạch bao gồm:
30
Tìm kiếm và lựa chọn người vận chuyển
Tổ chức vận chuyển hàng hóa
Sắp xếp nhân sự thực hiện công việc
Bảng 3.7. Tình hình thực hiện kế hoạch giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Vận tải Bách Việt từ năm 2020 – 2022
Chỉ tiêu ĐVT Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
Kế hoạch
Thực hiện
% Kế
hoạch
Thực hiện
% Kế hoạch
Thực hiện
%
Khối lượng
Triệu tấn
45 49,22 109 55 54,14 98,4 60 64,99 108
Số Cont Triệu TEU
1,8 1,97 109,4 2,2 2,16 98,1 2,4 2,6 108,3
Doanh thu
Triệu đồng
15.000 17.485 116,5 20.000 15.826 79,1 25.000 32.145 128,5
(Nguồn: Phòng kinh doanh của Công ty TNHH Vận tải Bách Việt) Căn cứ vào số liệu phân tích trong bảng, tình hình thực hiện giao hàng xuất khẩu thường vượt kế hoạch đề ra. Cụ thể, năm 2020 khối lượng hàng xuất khẩu vượt 9% và năm 2022 khối lượng hàng xuất khẩu vượt 8%. Tương tự, doanh thu giao hàng xuất khẩu và số lượng Container trong năm 2020 và 2022 đều vượt ngưỡng 8% so với kế hoạch đề ra. Tuy nhiên ở năm 2021, khi đỉnh điểm của tình hình dịch bệnh khiến việc xuất khẩu gặp khó khăn nhất và giá cước biển tăng cao thì cả khối lượng hàng hóa và số Container xuất khẩu đều thấp hơn so với kế hoạch đề ra, doanh thu cũng dưới mức báo động. Mức chênh lệch giữa thực hiện và lập kế hoạch cho thấy việc lập kế hoạch giao hàng xuất khẩu chưa sát với tình hình thực tế, công tác dự báo biến động chưa hiệu quả.
Bảng 3.8. Ảnh hưởng của các căn cứ đến việc lập kế hoạch giao hàng xuất khẩu đường biển của Công ty TNHH Vận tải Bách Việt từ năm 2020 – 2022
Đơn vị: %
31
Năm Căn cứ
2020 2021 2022
Hợp đồng/nhu cầu dịch vụ 52 54 54
Khối lượng và đặc điểm hàng hóa 26 23 23
Điều kiện thực tế doanh nghiệp (Nhân sự, cơ sở vật chất, ..)
14 16 18
Yếu tố khác 10 7 5
Tổng 100 100 100
(Nguồn: Bộ phận sau bán hàng Công ty TNHH Vận tải Bách Việt) Dựa vào bảng số liệu, ta có thể thấy những căn cứ ảnh hưởng đến việc xây dựng kế hoạch giao hàng hóa của công ty chủ yếu từ 3 yếu tố chính. Trong đó:
Yếu tố chiếm hơn 50% ảnh hưởng đó là hợp đồng và nhu cầu dịch vụ của khách hàng, lần lượt chiếm 52%, 54%, 54% qua các năm từ 2020 – 2022. Các khách hàng sẽ có nhu cầu thuê công ty làm dịch vụ từ lúc chuẩn bị chứng từ đến khi hàng lên đến tàu hoặc chỉ làm một công đoạn như khai báo hải quan. Theo như tìm hiểu, tại công ty dịch vụ cước biển được nhiều công ty xuất khẩu thuê nhất.
Thứ hai, yếu tố khối lượng và đặc điểm hàng hóa, với mỗi loại hàng hóa thì mang các đặc điểm khác nhau sẽ có các thủ tục xuất khẩu khác nhau như đối với hàng gỗ xuất khẩu thì cần làm hun trùng, hàng giấy thì cần làm công bố, …
Thứ ba, điều kiện cơ sở vật chật và nhân lực cũng ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động lập kế hoạch. Do công ty chưa sở hữu xe tải riêng mà sử dụng các công ty vận tải đường bộ riêng nên không thể chủ động trong việc giao hàng, giá thành cao bên cạnh đó thì nhân viên ở công ty thường đảm nhận cả nghiệp vụ xuất khẩu và nhập khẩu nên đôi khi công việc bị quá tải, kinh nghiệm còn hạn chế
32