CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI BÁCH
3.2. Phân tích thực trạng quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công
3.2.2. Thực trạng tổ chức giao hàng
Nhận thấy tổ chức giao hàng xuất khẩu là khâu gồm nhiều công đoạn nhất trong quá trình quản trị. Đây là khâu rất phức tạp và nhiều vấn đề liên quan lẫn nhau, do vậy chỉ cần một sai sót nhỏ có thể dẫn đến kết quả không mong muốn.
Bước 1: Nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải
Đối với việc nhận yêu cầu của khách hàng thì nhìn chung được thực hiện tốt, bộ phận kinh doanh tiếp nhận và đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu của khách hàng để đi đến việc kí hợp đồng. Nhân viên công ty cần nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và chứng từ của chủ hàng.
Các chứng từ cần thiết cần chuẩn bị như:
Tờ khai hải quan: 2 bản chính (1 bản dành cho người xuất khẩu, 1 bản hải quan sẽ lưu) Hợp đồng mua bán hàng hóa: 1 bản chính
Hóa đơn thương mại: 1 bản chính Phiếu đóng gói: 1 bản chính
Giấy phép đăng kí kinh doanh: bản sao y kèm bản chính đối chiếu (nếu doanh nghiệp mới xuất khẩu lần đầu)
Giấy giới thiệu của công ty xuất khẩu: 1 bản
Các chứng từ này thông thường phải hoàn tất trước 2 ngày tàu chạy, và bộ phận chứng từ của công ty sẽ phối hợp với khách hàng để hoàn thành bộ chứng từ.
Bên cạnh đó công ty cần nắm rõ tình hình phương tiện vận tải của mình, do Bách Việt không có xe riêng nên việc này sẽ được nhân viên giao nhận hiện trường sắp xếp trước ít nhất một ngày để đảm bảo việc hàng hóa được mang ra cảng/bãi đúng giờ.
Bước 2: Giao hàng hóa tại địa điểm quy định
Vận chuyển hàng hóa đến địa điểm được quy định: Theo như những nội dung mà người xuất khẩu và nhân viên phòng kinh doanh đã thống nhất từ ban đầu về địa điểm giao hàng theo Incoterm.
33
Đối với hàng nguyên Container:
Nhân viên Ops sẽ đem theo booking hoặc lệnh cấp cont rỗng, đến phòng điều độ của hãng tàu (thường ở cảng), ở đây nhân viên điều độ ở cảng sẽ giao cho nhân viên Ops bộ hồ sơ gồm: packing list, container, số seal, vị trí cấp container. Nhân viên Ops sẽ giao bộ hồ sơ này cho tài xế phụ trách kéo container từ bãi được chỉ định, xuất trình lệnh cấp container rỗng đã được duyệt và đóng dấu cho phòng thương vụ bãi và kéo container về kho người xuất khẩu để đóng hàng.
Đối với hàng lẻ: Quá trình điều động xe và vận chuyển đối với hàng lẻ đơn giản hơn nhiều so với hàng đóng nguyên container. Nhân viên Ops sẽ điều động xe đến kho của khách, vận chuyển hàng lẻ đến kho CFS được chỉ định bởi các công ty Coloader.
Khi đến khi CFS, Coloader sẽ phụ trách nhận và gom hàng vào container rồi kéo container ra cảng.
Đối với hàng rời: Hàng sẽ được vận chuyển trực tiếp ra cảng và làm các thủ tục để thông quan hàng hóa sau đó được vận chuyển lên tàu, nhân viên giao nhận của công ty sẽ theo dõi quá trình xếp hàng lên tàu.
Nắm tình hình việc chủ hàng (Shipper) lập bảng kê khai hàng hóa để chuyên chở bao gồm các nội dung chủ yếu như consignee, mark, B/L number, description of cargoes, number of packages, gross weight, measurement, name port of destination....
Trên cơ sở đó, khi lưu cước hãng tàu lập S/O (Shipping Order) và lên sơ đồ xếp hàng trên tàu (Cargo plan/stowage plan), làm căn cứ để cảng xếp thứ tự gửi hàng, để tính các chi phí liên quan. Nhân viên hiện trường sẽ theo dõi quá trình bốc hàng lên tàu. Trong phương thức thuê tàu chuyến, quá trình bốc hàng lên tàu do công nhân của càng thực hiện với chi phí của người xuất khẩu. Sau khi hàng đã lên tàu xong, cảng và tàu sẽ lập biên bản tổng kết giao nhận hàng lập sơ đồ hàng đã xếp lên tàu gửi cho chủ hàng. Đồng thời Thuyền phó cũng cấp cho chủ hàng “biên bản thuyền phó" (Mate's Receipt) xác nhận hàng đã nhận xong với các nội dung như số kiện, ký chữ hiệu, tình trạng hàng đã bốc lên tàu, cảng đến...
34
Khai báo và thông quan hàng xuất khẩu:
Dựa vào những thông tin mà khách hàng cung cấp và công ty thu nhập được nhân viên khai báo hải quan sẽ sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện từ ECU5/VNACCS để truyền số liệu tờ khai qua mạng.
Đầu tiên, nhân viên chứng từ khái báo hải quan sẽ mở phần mềm Hệ thông khai báo Hải quan điện từ (ECUS5/VNACCS) của công ty Thái Sơn lên và nhập các thông tin lên tờ khai xuất khẩu. Nếu tờ khai được truyền thành công, hệ thống của Hải quan sẽ tự động báo mã số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa.
Việc phân luồng hàng hóa có thể được chia thành 3 luồng: luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ
- Luồng xanh: Công ty sẽ được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Cán bộ hải quan chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan “đã làm thủ tục hải quan” vào tờ khai xuất khẩu và hàng hóa được phép thông quan.
- Luồng vàng: Miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, kiểm tra chi tiết hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ được chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan “đã làm thủ tục hải quan” vào tờ khai xuất khẩu.
- Luồng đỏ: Hồ sơ được chuyển qua bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa. Tùy tỷ lệ phân kiểm hóa của lãnh đạo chi cục mà chủ hàng xuất trình 5%, 10% hay 100% hàng để hải quan kiểm tra. Sau khi kiểm tra nếu hàng hóa đúng với khai báo của tờ khai và chứng từ liên quan, cán bộ hải quan sẽ bấm niêm phong hải quan vào container và sẽ ghi chú vào tờ khai xác nhận hàng hóa đúng khai báo và chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan “đã làm thủ tục hải quan” vào tờ khai xuất khẩu.
Nhờ bước cải tiến này mà thời gian làm thủ tục nhanh hơn so với thủ công trước đây vì nhân viên hải quan không phải nhập lại số liệu trên tờ khai vào máy. Phần mềm hải quan trực tuyến giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian và chi phí khai hải quan.
Biểu đồ 3.3 Kết quả phân luồng tờ khai hải quan từ năm 2020 - 2022
35
(Nguồn: Phòng chứng từ Công ty TNHH Vận tải Bách Việt) Qua bảng, có thể thấy được phần lớn hàng hóa xuất khẩu của Công ty TNHH Vận tải Bách Việt được phân vào luồng xanh và luồng vàng, thấp nhất là luồng đỏ trong giai đoạn từ năm 2020 – 2022, tờ khai luồng vàng có xu hướng giảm từ 64% - 53%. Tỷ lệ tờ khai luồng đỏ có sự biến động nhẹ, tuy số lượng tờ khai luồng đỏ không nhiều nhưng lại tốn nhiều chi phí.
Công đoạn làm thủ tục hải quan tuy vẫn còn một số lỗi sai chủ yếu mà nhân viên khai báo hải quan của Công ty TNHH Vận tải Bách Việt mắc phải như chưa chính xác về tên hàng, chủng loại, số lượng, trọng lượng, chất lượng, trí giá, xuất xứ, mã HS, thuế suất theo quy định đối với hàng xuất khâu phần lớn là do quá trình làm thủ tục hải quan. Điều này làm cho quá trình thông quan hàng hóa bị chậm trễ và gây tốn kém chi phí. Dưới đây là bảng thể hiện số hợp đồng sai sót trong khâu làm thủ tục hải quan:
Bảng 3.9. Số lượng hợp đồng sai sót trong khâu làm thủ tục hải quan giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Vận tải Bách Việt
Năm Chỉ tiêu
2020 2021 2022
Tổng số hợp đồng giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
560 588 652
64%
20%
16%
2020
Luồng vàng Luồng xanh Luồng đỏ
22% 58%
20%
2021
Luồng vàng Luồng xanh Luồng đỏ
30% 53%
17%
2022
Luồng vàng Luồng xanh Luồng đỏ
36
Số hợp đồng sai sót 10 12 7
Do sai/thiếu chứng từ 5 4 4
Do áp mã HS, thuế suất sai 3 3 1
Do các nguyên nhân khác 2 5 2
(Nguồn: Phòng chứng từ Công ty TNHH Vận tải Bách Việt) Qua đây có thể thấy được những sai sót phổ biến khiến cho khâu làm thủ tục hải quan gặp nhiều khó khăn là do việc áp thuế sai và sai sót trong bộ chứng từ, … Bộ chứng từ gồm nhiều loại giấy tờ khác nhau như: tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại,
… nên rất dễ xảy ra sai sót, mất thời gian, công sức và chi phí để điều chỉnh. Thông chí làm lô hàng không thông quan được.
Tiến hành kiểm nghiệm, giám định, kiểm dịch nếu cần lấy giấy chứng nhận hay biên bản thích hợp: Đối với các mặt hàng đặc thù như hàng gỗ, nông sản, … để xuất khẩu yêu cầu kiểm nghiệm, kiểm dịch, khử trùng, hun trùng, … Là những yêu cầu bắt buộc cụ thể đối với từng loại mặt hàng. Nhân viên hiện trường phối hợp cùng với cơ quan chức năng, đơn vị cung cấp dịch vụ giám định để tiến hành khử trùng, kiểm định hàng hóa, đáp ứng yêu cầu xuất khẩu, đảm bảo hàng hóa đạt quy định kiểm dịch của nước nhập khẩu, tránh tình trạng hóa hóa bị từ chối khi đến nước nhập khẩu.
Giao hàng xuất khẩu cho người vận chuyển thực tế Bước 3: Lập và giao chứng từ vận tải
Phát hành vận đơn:
- Trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ quốc tế của công ty
Nhân viên giao nhận sẽ chuyển bộ hồ sơ cho bộ phận chứng từ hàng xuất để phát hành vận đơn cho khách hàng
Bộ phận chứng từ có trách nhiệm theo dõi lô hàng để lập chứng từ hàng xuất. Docs sẽ liên lạc với khách hàng để kiểm tra xem lô hàng xuất hoàn tất thủ tục hay chưa. Lấy số
37
Container báo cho hãng tàu để họ cập nhật sắp xếp container lên tàu. Yêu cầu người gửi hàng cung cấp thông tin để phát hành vận đơn.
Sau khi có đầy đủ những thông tin trên, bộ phận chứng từ hàng xuất sẽ phát hành vận đơn (HB/L) cho người gửi hàng và gửi bản vận đơn nháp cho khách hàng kiểm tra lại thông tin nhằm tránh những sai sót về sau. Đồng thời, gửi thông tin cho hãng tàu liên quan phát hành vận đơn (MB/L).
Sau khi có được MB/L từ hãng tàu, nhân viên chứng từ kiểm tra đối chiếu lại HB/L và MB/L xem có gì khác biệt không để chỉnh sửa (nếu có)
- Trường hợp khách hàng không sử dụng dịch vụ quốc tế của công ty
Nhân viên Ops chuyển bộ hồ sơ (bản sao) cho khách hàng để họ gửi thông tin cho hãng tàu liên quan để yêu cầu cấp vận đơn
Sau khi hàng đã xếp lên tàu, lấy được vận đơn có ký tên đóng dấu của người chuyên chở hoặc đại lý của họ thì nhân viên giao nhận sẽ mang tờ khai, invoice và B/L đến hải quan cảng hàng đã xác nhận thực xuất. Để doanh nghiệp lấy đó làm cơ sở hoạch toán với các cơ quan (thuế, ngân hàng).
Thực xuất tờ khai
Sau khi tàu chạy, hãng tàu sẽ gửi vận đơn cho bộ phận chứng từ của công ty. Bộ phận chứng từ sẽ đưa cho nhân viên giao nhận vận đơn để thực xuất
Nhân viên Ops đến chi cục Hải quan nộp tờ khai và vận đơn để Hải quan đóng dấy xác nhận thực xuất.
Gửi bộ chứng từ cho đại lý nước ngoài
Sau khi hoàn tất bộ chứng từ hàng xuất (HB/L, MB/L) nhân viên chứng từ sẽ gửi thông báo mô tả sơ lược về lô hàng vận chuyển: Shipper/Consignee, tên tàu/số chuyến, cảng đi/cảng đến, ETD, ETA, số vận đơn (HB/L, MB/L), loại vận đơn-vận đơn thường được sử dụng là seaway bill, hợp đồng công nợ, invoice, packing list cho đại lý liên quan để đại lý theo dõi tiếp lô hàng tại cảng đến, đính kèm là bản sao HB/L, MB/L.
38
Bước 4: Quyết toán chi phí
Lập chứng từ kế toán và lưu hồ sơ
Dựa vào booking profile, điều khoản về cước phí là trả trước (Freight prepaid) phía hãng tàu sẽ gửi Debit note cho bộ phận chứng từ, nhân viên chứng từ sẽ gửi lại Debit note (giấy báo nợ) cho khách hàng và chuyển cho bộ phận kế toán để theo dõi thu công nợ từ khách hàng. Chỉ khi nào người gửi hàng thanh toán cước phí và các khoản liên quan (THC, LSS, Bill fee, Seal fee, …) thì nhân viên chứng từ mới cấp phát vận đơn cho họ.
Sau khi nhân được đầy đủ cước phí và các khoản phụ phí liên quan do khách hàng thanh toán, nhân viên chứng từ sẽ gửi bộ chứng từ liên quan đến lô hàng gồm: MB/L, C/O, … cho khách hàng và Công ty TNHH Vận tải Bách Việt cũng lưu lại 1 bộ.
Khi lập chứng từ kết toán và lưu hồ sơ, công ty sẽ có nhiều hạn chế trong việc lưu hồ sơ. Việc lưu giữ chứng từ chưa được quản lý khoa học, chưa áp dụng nhiều ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý chứng từ, không phân loại chứng từ hợp lý dẫn đến rất khó khăn trong việc tìm kiếm. Tuy nhiên khâu này việc tính toán các chi phí để chi trả cũng như việc lập các hóa đơn cho chủ hàng để được thanh toán là tương đối đơn giản, không khó khăn phức tạp.
Ví dụ minh họa: Hoạt động tổ chức giao mặt hàng ván ép công nghiệp của Công ty TNHH SX TM Đồng Tâm xuất khẩu bằng đường biển sang thị trường Mỹ của Công ty Bách Việt
Thông tin: Công ty TNHH SX TM Đồng Tâm đóng vai trờ là người thuê dịch vụ giao nhận của Công ty TNHH Bách Việt để làm thông quan và giao mặt hàng ván ép công nghiệp sang thị trường Mỹ. Phương thức vận chuyển là đường biển và điều kiện giao hàng: CIF Los Angeles Incoterms 2020
Phương thức trao đổi và liên lạc: Mail và gọi điện
Sau khi nhận được yêu cầu từ khách hàng, phòng kinh doanh sẽ kết hợp với các bộ phận thực hiện lập kế hoạch về phương tiện, tổ chức giao hàng, chi phí, nhân sự thực hiện.
Trưởng các bộ phận sẽ là người lên kế hoạch sơ bộ và giao việc cho nhân viên
39
Công ty Bách Việt sẽ hỗ trợ công ty Đồng Tâm hoàn thiện bộ chứng từ bao gồm: Hóa đơn thương mại, bản kê khai hàng hóa, giấy kiểm dịch thực vật, giấy hun trùng gỗ xuất khẩu, chứng nhận xuất xứ hàng ván ép công nghiệp. Toàn bộ công việc liên quan đến việc hoàn thiện, điều chính chứng từ sẽ được cả 2 bên thực hiện và xác nhận qua email và bản gốc sẽ được gửi qua chuyển phát nhanh Thành Lôc. Những chứng từ này sẽ được chuyển cho người nhập khẩu sau khi nhận được thanh toán
Khai báo hải quan: Sau khi nhận được booking và Bill nháp từ nhân viên của hãng tàu Cosco, công ty sẽ tiến hành khai báo hải quan qua phần mềm ECUS/VNACCS tại chi cục Hải quan cảng Đình Vũ. Thông thường, Công ty sẽ tiến hành khai báo trước ngày tàu chạy một ngày
Cùng với đó, Công ty sẽ liên hệ với hãng tàu Cosco để tiến hành cược container. Sau khi đã hoàn thành thủ tục với hãng tàu, Công ty sẽ tiến hành thuê xe tải của Công ty đối tác là Công ty TNHH Lê Chân để kéo Container từ cảng về nhà máy của Công ty Đồng Tâm tại Thanh Hóa để đóng hàng. Việc đóng gói hàng hóa theo quy định của bên nhập khẩu do Công ty Đồng Tâm chịu trách nhiệm
Sau khi hàng được chở ra cảng để tiến hành làm hàng lên tàu, tại đây, Công ty sẽ thuê bên thứ ba là Vinacontrol để hun trùng gỗ trước khi lên tàu. Tiếp theo, công ty sẽ liên hệ hãng tàu để làm Hướng dẫn làm hàng, Đưa bản kê khai hàng hóa và nhận về Vận đơn Sau khi hoàn tất, nhân viên kinh doanh và nhân viên hiện trường sẽ theo dõi công việc và tình trạng hàng để xác nhận tình trạng hàng lên tàu.
Về vấn đề thanh toán với bên nhập khẩu, Công ty Đồng Tâm sẽ thực hiện, khi đã nhận được thanh toán các chi phí từ Công ty Đồng Tâm, Bách Việt sẽ chuyển bộ chứng từ cho bên nhập khẩu và release hàng theo lệnh của công ty xuất khẩu.