CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN
4.2. Đề xuất giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Vận tải Bách Việt
4.2.1. Giải pháp đề xuất cho công ty
Giải pháp hoàn thiện hoạt động lập kế hoạch giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Đẩy mạnh công tác nghiên cứu và dự báo: Kết quả của những nghiên cứu và dự báo là hết sức quan trọng vì thế mà công ty cần phải đầu tư nhiều hơn nữa công tác nghiên cứu và dự báo. Không những chỉ nghiên cứu thị trường trong nước mà công ty phải xem xét tới nhu cầu quốc tế về những mặt hàng sẽ xuất khẩu trong thời gian tới. Khi tình hình Covid được đẩy lùi, những thị trường xuất khẩu như Mỹ, Trung Quốc, … sẽ là thị trường béo bở cho các công ty giao nhận vì vậy công ty cần đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu cho thị trường này và xác định được những mặt hàng có tiềm năng xuất khẩu lớn sau thời gian dài bị trì trệ do dịch Covid.
Mỗi lô hàng công ty cần đưa ra nội quy, một bản kế hoạch cụ thể, các nhân viên của các bộ phận liên quan trực tiếp đến lô hàng phải lập một bản các kế hoạch chi tiết, căn cứ vào tình hình thực tế của lô hàng, rồi nộp cho trưởng phòng bộ phận phê duyệt, chỉnh sửa. Thường xuyên tổ chức các cuộc họp để cùng nhau hoàn thiện bản kế hoạch cho lô hàng đó.
Giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động tổ chức giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Nhân viên phụ trách khâu chuẩn bị chứng từ cần có trách nhiệm chuẩn bị tốt hoạt động hoàn thiện công tác chuẩn bị chứng từ và làm thủ tục hải quan.
Phân công hai đến ba người thực hiện công việc chuẩn bị và kiểm tra, hoàn thiện bộ chứng từ, kiểm tra chéo nhau nhằm hỗ trợ phát hiện kịp thời thiếu sót trong khâu chuẩn bị chứng từ.
Trong quá trình đào tạo nhân viên, cần tập trung đào tạo nghiệp vụ chuẩn bị chứng từ hàng hóa, phải nắm rõ các quy định, các loại chứng từ cần thiết đối với từng loại hình
52
xuất khẩu và đối với từng loại hàng hóa để xử lí công việc một cách linh hoạt khi có các vấn đề rủi ro xảy ra.
Luôn cập nhật các thông tin thay đổi liên quan đến nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu từ phía cơ quan chức năng để tiến hành phổ biến cho nhân viên và điều chỉnh kịp thời các loại chứng từ cần thiết.
Giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động điều hành và giám sát giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Xây dựng những tiêu chuẩn mang tính định lượng khi đánh giá hiệu quả hoạt động của quy trình giao hàng xuất khẩu. Những tiêu chí này nên được xác định trong một khoảng thời gian và có thời hạn để sự đánh giá được hiểu quả. Công ty có thể có được những thống kê đơn giản về số hợp đồng giao hàng được thực hiện trong số trường hợp xuất hiện sai sót, vướng mắc. Từ đó, đánh giá cụ thể hơn về kết quả thực hiện quản trị quy trình, phần nào còn yếu kém, đưa ra cách khắc phục và tiếp tục đo lường để nhận định được tình hình đã được cải thiện hay chưa.
Công ty cần giám sát kĩ càng và nghiêm túc hơn từ toàn bộ khâu chuẩn bị cho tới khâu thanh toán để tránh xảy ra các sai sót, phát sinh. Nhân viên các bộ phận thường xuyên trao đổi thông tin, hỗ trợ nhau để quy trình có thể thực hiện một cách hiệu quả.
Tạo mối quan hệ tốt với Cán bộ Hải quan và nhân viên hãng tàu: Khi gặp khó khăn khi đưa ra các quyết định để giải quyết các vấn đề phát sinh, nếu công ty có mối quan hệ tốt với cán bộ Hải quan và nhân viên hãng tàu thì có thể xin ý kiến, họ là những người có kinh nghiệm và chuyên môn nhất nên có thể góp ý, hỗ trợ cho công ty đưa ra các quyết định điều hành đúng đắn nhất, từ đó giải quyết các vấn đề nhanh chóng, hiệu quả.
Ứng dụng các phần mềm, hệ thống giám sát việc quản trị quy trình giao hàng thông qua máy tính, hệ thống bảng biểu, phiếu giám sát, phần mềm quản lý nội bộ để các các nhân, phòng ban trong công ty đều nắm được thông tin và có kế hoạch điều chính kịp thời.
Một số giải pháp khác:
53
Hoàn thiện và đa dạng các chương trình xúc tiến thương mại: Công ty cần triển khai thành lập bộ phận Marketing để phụ trách truyển thông cho hoạt động kinh doanh dịch vụ xuất khẩu đường biển cũng như cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Theo đó, công ty cần tăng cường quảng cáo, giới thiệu về công ty cũng như các dịch vụ mà công ty cung cấp cho khách hàng cùng với những lợi ích vật chất mà công ty có thể đem lại. Công ty nên tập trung vào việc phát triển trang thông tin trên mạng xã hội Facebook và thường xuyên cập nhật các bài đăng về tình hình các lô hàng xuất khẩu.
Bên cạnh đó, giao hàng xuất khẩu là lĩnh vực hoạt động mang tính thời vị, hai quý cuối năm thường nhiều việc hơn so với hai quý đầu, do đó công ty hạn chế tác động của đặc điểm này bằng cách giảm giá cho khách hàng vào thời điểm ít hàng hoặc có các dịch vụ ưu đãi cho khách hàng.
Mở rộng thị trường và đẩy mạnh quan hệ hợp tác quốc tế: Công ty nên chủ động mở rộng giao hàng xuất khẩu sang các thị trường tiềm năng như Châu Âu, châu Mỹ và Châu Phí, mở rộng phạm vi kinh doanh đồng thời đa dạng hóa các loại hình dịch vụ như xuất khẩu DDP, DDU, … có thể liên doanh, liên kết với các công ty giao nhận có uy tín ở nước ngoài bằng cách tham gia vào những hiệp hội gồm các công ty fowader, đại lý trên khắp thế giới như Neptune, Jstrans, … để cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
Việc liên kết này giúp cải thiện chi phí đầu vào, đa dạng loại hình dịch vụ, …
Đầu tư cơ sở vật chất nhằm phục vụ tốt hoạt động giao hàng, điều hành hoạt động giao hàng:
- Về phương tiện vận tải: Để tạo điều kiện tốt cho hoạt động quản trị quy trình giao hàng thì việc đầu tư vào các phương tiện vận tải, phương tiện xếp dỡ hàng hóa là điều hết sức cần thiết, vừa đảm bảo cho quá trình giao hàng đúng giờ, đúng địa điểm, vừa mở rộng thêm dịch vụ trucking nội địa, mở rộng thêm tập khách hàng cho công ty.
- Về hệ thống công nghệ thông tin: Công ty cần trang bị một mạng vi tính hiện đại trong phạm vi toàn công ty vì khi đó qua mạng thông tin nội bộ, thông tin sẽ được trao đổi với cường độ cao hơn, hiệu quả hơn nhờ, sự phối hợp giữa các phòng ban nhờ đó mà nhịp nhàng hơn. Ngoài ra, công ty cũng nên đầu tư sử dụng một hệ thống quản lý phương tiện
54
vận tải, và kho hàng. Với những hệ thống tiên tiến này công ty có thể an tâm và điều hành được hệ thống vận tải của mình, giảm thiểu được nhiều rủi ro trong việc chuyên chở, thể hiện sự chuyên môn hóa với công nghệ cao, nâng tầm với các Forwarder trong nước và quốc tế.
Nâng cao kỹ năng giám sát điều hành của nhà quản trị, đồng thời nâng cao nhận thức cho nhân viên để đạt được hiệu quả cao trong công tác thực thi kế hoạch, đạt mục tiêu. Có thể nói, trong bất cứ tình hình biến động nào từ phía thị trường, cụ thể là tình hình dịch bệnh Covid-19 như những năm qua, bất cứ ngành nào cũng sẽ phải gánh chịu hậu quả nặng nề. Vì vậy, để có thể đứng vững, gắng gượng vượt qua thời kỳ gian khó này thì đội ngũ các nhà quản trị cần phải thật sáng suốt, luôn trau dồi trình độ chuyên môn để đưa ra các hướng đi đúng đắn nhất trong công tác phát triển, bồi dưỡng, nâng cao hiệu quả quy trình từ đó có thể dẫn dắt đội ngũ nhân viên đi đúng hướng.
Đồng thời, công ty cần phải phát triển nguồn nhân lực có chất lượng cao cả về kĩ năng, kiến thức chuyên ngành và trình độ ngoại ngữ như Tiếng anh, Tiếng Trung, … Công ty có thể thường xuyên tô chức các buổi hội thảo bồi dưỡng, nâng cao đào tạo kiến thức chuyên môn nghiệp vụ hoặc có thể tài trợ cho nhân viên có năng lực tham gia các khóa học ở nước ngoài. Bên cạnh đó, công ty cũng cần tuyến chọn nguồn nhân lực đầu vào chất lượng, gắn bó lâu dài với công ty.