Báo Cáo Công Chứng Hợp Đồng Mua Bán Căn Hộ.docx

HỌC VIỆN TƯ PHÁP KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC HỒ SƠ BÁO CÁO THỰC TẬP Lĩnh vực Tên hồ sơ Họ và tên Sinh ngày SBD Lớp đào tạo nghiệp vụ công chứng năm tại , ngày tháng năm 2021 HỌC[.]

HỌC VIỆN TƯ PHÁP KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC HỒ SƠ BÁO CÁO THỰC TẬP Lĩnh vực: Tên hồ sơ: Họ tên: Sinh ngày: SBD: Lớp đào tạo nghiệp vụ công chứng năm , ngày tháng năm 2021 HỌC VIỆN TƯ PHÁP KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP Lĩnh vực: CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG MUA BÁN, TẶNG CHO, CHO THUÊ, TRAO ĐỔI, MƯỢN VAY TÀI SẢN Tên hồ sơ: HỢP ĐỒNG MUA BÁN CĂN HỘ MỤC LỤC MỞ ĐẦU NỘI DUNG BÁO CÁO I Tóm tắt việc cơng chứng II Bản ghi chép kết hoạt động nghiên cứu hồ sơ kết hoạt động khác liên quan đến trình tham gia giải việc công chứng Về chủ thể hợp đồng mua bán hộ Về hộ chung cư đối tượng hợp đồng mua bán tài sản Về nội dung hợp đồng mua bán hộ Về quy trình giải việc công chứng 4.1 Tiếp nhận yêu cầu Công chứng 4.2 Nghiên cứu hồ sơ, xử lý hồ sơ 4.3 Soạn thảo dự thảo văn công chứng 4.4 Ký công chứng 4.5 Trả kết lưu trữ hồ sơ công chứng 7 9 III Nhận xét q trình giải việc cơng chứng công chứng viên, Tổ chức hành nghề công chứng 10 IV Những kinh nghiệm nghề nghiệp rút từ việc tham gia q trình giải việc cơng chứng 11 V Kiến nghị đề xuất việc hoàn thiện pháp luật hệ thống pháp luật liên quan đến việc công chứng hợp đồng mua bán hộ 12 KẾT LUẬN 15 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 16 MỞ ĐẦU Công chứng nghề cao quý, hoạt động cơng chứng bảo đảm tính an tồn pháp lý, giảm thiểu rủi ro cho bên hợp đồng, giao dịch, ngăn ngừa tranh chấp vi phạm pháp luật phát sinh, qua bảo vệ quyền, lợi ích Nhà nước, quyền lợi ích hợp pháp cá nhân, tổ chức Công chứng viên hành nghề với tư cách người nhà nước ủy thác phần quyền lực để chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp hợp đồng, giao dịch Theo đó, văn cơng chứng thực theo trình tự, thủ tục theo quy định pháp luật việc chứa đựng nội dung làm phát sinh quyền nghĩa vụ bên tham gia hợp đồng, giao dịch, cịn sản phẩm chứa đựng kết trình tư gắn theo trách nhiệm công chứng viên trước việc đảm bảo lợi ích hợp pháp bên trước pháp luật Điều địi hỏi cơng chứng viên phải có kiến thức pháp luật chuyên sâu nhiều lĩnh vực, thường xuyên cập nhật thay đổi, bổ sung quy định pháp luật để đáp ứng yêu cầu công việc Quan trọng nhất, công chứng viên phải tinh thông kỹ hành nghề để đảm bảo chất lượng mục tiêu hoạt động công chứng Vì vậy, thời gian thực tập Văn phịng cơng chứng Mai Việt Cường, thành phố Hồ Chí Minh, học viên ln ý thức học “hành nghề” nên việc cọ xát thực tế hồ sơ, học hỏi, rèn luyện, tích lũy kỹ hành nghề cơng chứng cần thiết để hoàn thành tốt trách nhiệm người hành nghề Trong q trình thực tập Văn phịng cơng chứng Mai Việt Cường, thành phố Hồ Chí Minh, học viên có hội quan sát vận dụng kiến thức học, tham gia hỗ trợ quy trình thụ lý hồ sơ cơng chứng hợp đồng, giao dịch mua bán, tặng cho, cho thuê, trao đổi, mượn vay tài sản, sâu vào nghiên cứu quy định pháp luật cần áp dụng để giải việc cơng chứng quy trình thụ lý hồ sơ kỹ nghiệp vụ cần vận dụng để tiếp nhận, kiểm tra, xem xét hồ sơ Sau đợt kiến tập, với nỗ lực học hỏi giúp đỡ, tạo điều kiện công chứng viên, chuyên viên nghiệp vụ Văn phịng cơng chứng Mai Việt Cường, học viên hồn thành tốt cơng việc giao thời gian thực tập, tích lũy nhiều kinh nghiệm, kỹ hành nghề Cùng với đó, thời gian tiếp xúc với thực tiễn hồ sơ, học viên nhận thấy với việc thị trường mua bán hộ chung cư diễn sôi nởi số lượng u cầu cơng chứng hợp đồng mua bán hộ ngày gia tăng Đồng thời công chứng hợp đồng mua bán hộ loại việc cơng chứng phức tạp, cần có vận dụng kỹ nghiệp vụ áp dụng quy định pháp luật cách xác để xem xét xử lý hồ sơ Vì vậy, để thực chuyên đề báo cáo thực tập, học viên lựa chọn hồ sơ công chứng hợp đồng mua bán hộ Trong báo cáo này, học viên tập trung vào ba vấn đề sau: 1) Nghiên cứu hồ sơ, quy trình cơng chứng hợp đồng mua bán hộ nhận xét q trình giải việc cơng chứng công chứng viên chuyên viên nghiệp vụ 2) Rút kinh nghiệm nghề nghiệp tích lũy từ việc tham gia trình giải việc công chứng 3) Đánh giá thực trạng áp dụng pháp luật, tìm hạn chế, khó khăn q trình triển khai thực điểm hạn chế tồn quy định pháp luật liên quan đến việc công chứng hợp đồng mua bán hộ Trên sở kiến nghị giải pháp nhằm hoàn thiện pháp luật, nâng cao hiệu hoạt động công chứng hợp đồng mua bán hộ NỘI DUNG BÁO CÁO I Tóm tắt việc cơng chứng Ngày 01/07/2021, Vợ chồng ông Nguyễn Tiến Dương bà Lê Phượng Khánh (bên bán) bà Nguyễn Thị Minh Huyền (bên mua) tới trụ sở Văn phịng cơng chứng Mai Việt Cường, Thành phố Hồ Chí Minh để tiến hành thủ tục công chứng Hợp đồng mua bán hộ Để thực thủ tục, bên cung cấp giấy tờ sau: - Giấy chứng minh nhân dân ông Nguyễn Tiến Dương bà Lê Phượng Khánh - Căn cước công dân bà Nguyễn Thị Minh Huyền - Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà quyền sử dụng đất ở; mã số 09100582, hồ sơ gốc số: 011/2009/GCN-UB - Thông báo nộp lệ phí trước bạ nhà đất - Giấy chứng nhận kết hôn ông Nguyễn Tiến Dương bà Lê Phượng Khánh - Sổ hộ hộ gia đình ơng Nguyễn Tiến Dương - Sở hộ hộ gia đình ơng Hồng Viết Dũng - Thơng báo nộp lệ phí trước bạ nhà đất Cơng chứng viên thụ lý chứng nhận hợp đồng mua bán hộ theo thủ tục quy định Điều 40 Điều 41 Luật Công chứng 2014 Hồ sơ công chứng hợp đồng mua bán hộ học viên sử dụng báo cáo hồ sơ lưu Văn phịng cơng chứng Mai Việt Cường Trên sở cho phép trưởng văn phòng, học viên photo để sử dụng vào mục đích nghiên cứu Bên cạnh photo giấy tờ mà bên cung cấp, hồ sơ đính kèm phần phụ lục bao gồm photo Văn công chứng hợp đồng mua bán hộ, thông tin tra cứu đương tài sản Đồng thời để đảm bảo tuân thủ quy chế Văn phịng cơng chứng Mai Việt Cường quy định Luật Công chứng 2014 quy tắc hành nghề công chứng trách nhiệm nghĩa vụ bảo mật nội dung công chứng công chứng viên, học viên thay đổi số thông tin người yêu cầu cơng chứng thơng tin tài sản Vì phần nội dung báo cáo sau đây, học viên xin phép trình bày kết phân tích, nghiên cứu hồ sơ sở thông tin thay đổi II Bản ghi chép kết hoạt động nghiên cứu hồ sơ kết hoạt động khác liên quan đến trình tham gia giải việc công chứng Về chủ thể hợp đồng mua bán hộ Theo quy định Điều 119 Luật Nhà năm 2014 Điều 117 Bộ luật dân 2015, giao dịch dân có đối tượng nhà ở, điều kiện bắt buộc cá nhân phải có lực hành vi dân đầy đủ Bên bán ông Nguyễn Tiến Dương bà Lê Phượng Khánh xuất trình chứng minh nhân dân; Bên mua bà Nguyễn Thị Minh Huyền xuất trình cước cơng dân Từ học viên xác định vấn đề sau: (1) Giấy chứng minh nhân dân ông Nguyễn Tiến Dương bà Lê Phượng Khánh cước công dân bà Nguyễn Thị Minh Huyền hiệu lực theo quy định pháp luật (2) Ông Dương, bà Khánh bà Huyền người đủ độ tuổi thành niên, tức từ 18 tuổi trở lên; (3) Bên bán vợ chồng hợp pháp, thông tin chứng minh nhân dân Ông Dương bà Khánh trùng khớp với thông tin giấy chứng nhận kết hôn Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà quyền sử dụng đất Đồng thời qua trình quan sát quy trình cơng chứng văn phịng cơng chứng, kiến thức học học viện, học viên nhận thấy để xác định tính hợp pháp chủ thể không vào giấy tờ mà bên cung cấp mà cần vận dụng kỹ nhận dạng người, nhận dạng giấy tờ giả, kỹ giao tiếp, linh động khéo léo việc đặt câu hỏi để, nắm bắt thái độ, tâm lý, sức khỏe… người yêu cầu công chứng Theo đó, quy trình tiếp nhận xem xét việc công chứng khác, việc công chứng hợp đồng mua bán hộ trên, công chứng viên tiến hành xem xét thông tin giấy tờ, trao đổi với bên, mặt nắm bắt thêm thông tin yêu cầu công chứng, mặt khác đảm bảo vợ chồng ông Dương, bà Khánh bà Huyền hồn tồn có đủ lực hành vi dân để hành vi xác lập, thực quyền, nghĩa vụ dân theo quy định Điều 19 khoản Điều 20 Bộ luật Dân 2015 Đồng thời việc giao kết hợp đồng mua bán hộ hồn tồn tự nguyện, khơng có ép buộc Từ phân tích trên, học viên cho bên mua bên bán đáp ứng điều kiện chủ thể để giao kết hợp đồng chấp Xét khía cạnh chủ thể, việc xem xét chứng nhận công chứng viên phù hợp với quy định pháp luật Ngồi ra, theo Thơng tư 01/2021/TT-BTP hướng dẫn Luật Công chứng 2014, mẫu lời chứng phải xác định địa thường trú cá nhân Tại Khoản Điều 24 Luật cư trú 2006 có quy định: Sở hộ cấp cho hộ gia đình cá nhân đăng ký thường trú có giá trị xác định nơi thường trú cơng dân Do hồ sơ u cầu cơng chứng hợp đồng mua bán hộ, bên bán bên mua xuất trình hộ Về hộ chung cư đối tượng hợp đồng mua bán tài sản Khi yêu cầu công chứng hợp đồng mua bán hộ, bên bán vợ chồng ông Dương, bà Khánh cần cung cấp chứng minh đối tượng hợp đồng mua bán thuộc quyền sở hữu Việc chứng minh thông qua giấy chứng nhận quyền sở hữu, hợp đồng chuyển nhượng, văn thừa kế di chúc, văn phân chia di sản thừa kế, văn khai nhận di sản thừa kế, văn tặng cho tài sản; văn thỏa thuận chia tài sản chung vợ chồng thời kỳ hôn nhân Qua trình quan sát quy trình cơng chứng hợp đồng mua bán hộ hợp đồng, giao dịch mua bán, tặng cho, cho thuê, trao đổi, mượn vay tài sản có đối tượng hộ chung cư Văn phịng cơng chứng Mai Việt Cường, học viên nhận thấy để xem xét tính hợp pháp, xác thực tài sản hộ chung cư, cần phải trọng xem xét thông tin giấy tờ tài sản sở đối chiếu quy định pháp luật điều kiện để hộ chung cư phép tham gia giao dịch Nhà chung cư phải đáp ứng yêu cầu đối tượng hợp đồng mua bán nhà nói chung Cụ thể theo quy định khoản Điều 118 Luật nhà 2014, để đối tượng hợp đồng mua bán, hộ chung cư phải có Giấy chứng nhận theo quy định pháp luật, trừ trường hợp quy định khoản Điều 118 Luật nhà 2014 Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà hộ chung cư văn xác lập đầy đủ quyền sở hữu chủ sở hữu Nhà nước Ở đây, vợ chồng ông Dương, bà Khánh xuất trình Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà quyền sử dụng đất Trong có ghi nhận thông tin người sử dụng đất, chủ sở hữu nhà tài sản gắn liền với đất ông Nguyễn Tiến Dương Thông tin năm sinh, chứng minh nhân dân, địa thường trú hoàn toàn trùng khớp với thông tin giấy tờ tùy thân Nguyễn Tiến Dương Đồng thời ông Dương đứng tên giấy chứng nhận, nhiên vào thông tin giấy chứng nhận kết hôn thông tin trao đởi với ơng Dương, bà Khánh tài sản chung vợ chồng ông Dương, bà Khánh thời kỳ nhân Cùng với đó, hộ chung cư phải khơng thuộc diện có tranh chấp, khiếu nại, khiếu kiện quyền sở hữu; thời hạn sở hữu nhà trường hợp sở hữu nhà có thời hạn; Khơng bị kê biên để thi hành án không bị kê biên để chấp hành định hành có hiệu lực pháp luật quan nhà nước có thẩm quyền; Khơng thuộc diện có định thu hồi đất, có thơng báo giải tỏa, phá dỡ nhà quan có thẩm quyền Đây điều kiện cần thiết để phép giao kết hợp đồng mua bán hộ Do đó, từ bước tiếp nhận yêu cầu công chứng, chuyên viên nghiệp vụ Văn phịng cơng chứng Mai Việt Cường tiến hành tra cứu thông tin ngăn chặn xác định thông tin đương bất động sản khơng có liệu ngăn chặn Đồng thời, vào thông tin ghi nhận Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà quyền sử dụng đất ở; mã số 09100582, hồ sơ gốc số: 011/2009/GCN-UB, thời hạn sở hữu nhà Lâu dài Vì vậy, hộ thời hạn sở hữu nhà theo quy định pháp luật Ngoài ra, Theo quy định Điều nghị định 140/2016/NĐ-CP lệ phí trước bạ (Sửa đởi, bở sung nghị định 20/2019/NĐ-CP), tở chức, cá nhân có tài sản thuộc đối tượng chịu lệ phí trước bạ quy định Nghị định phải nộp lệ phí trước bạ đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng với quan nhà nước có thẩm quyền, trừ trường hợp thuộc diện miễn lệ phí trước bạ Theo thơng báo việc nộp lệ phí trước bạ nhà đất vợ chồng ông Dương, bà Khánh xuất trình có giá trị chứng minh việc bên bán hồn thành nghĩa vụ tài theo quy định Điều 11 Luật nhà 2014 Trong thời gian thực tập, học viên công chứng viên hướng dẫn cách xem xét tính hợp pháp tài sản đối tượng hợp đồng, giao dịch mua bán, tặng cho, cho thuê, trao đổi, mượn vay tài sản Từ đó, học viên lĩnh hội kỹ cần vận dụng để xác định tài sản có đáp ứng điều kiện theo quy định pháp luật để giao dịch hay không Cụ thể cần vào thông tin giấy tờ người yêu cầu công chứng cung cấp quy định pháp luật, đồng thời cần phải vận dụng kỹ nghiệp vụ để tiến hành xem xét cách cẩn trọng, từ đưa nhận định xác Về nội dung hợp đồng mua bán hộ Theo phân công công chứng viên, chuyên viên nghiệp vụ phụ trách hồ sơ tiến hành soạn thảo hợp đồng mua bán hộ ghi nhận cách đầy đủ, xác nội dung thỏa thuận bên Nội dung Hợp đồng mua bán hộ chung cư có nội dung giống hợp đồng mua bán nhà ở, sở quy định Điều 121 Luật nhà năm 2014, Điều 18 Luật kinh doanh bất động sản năm 2016, thấy nội dung hợp đồng mua bán hộ bao gồm nội dung: (1) Thông tin bên hợp đồng chấp: đối chiếu với thông tin giấy tờ tùy thân bên, học viên thấy thông tin họ tên, địa bên mua, bên bán; địa điểm, ngày tháng năm ký hợp đồng thể xác (2) Nội dung mô tả đặc điểm nhà giao dịch đặc điểm đất gắn với nhà ở: Đối chiếu với thông tin giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà quyền sử dụng đất ở; mã số 09100582, hồ sơ gốc số: 011/2009/GCN-UB, nội dung hợp đồng ghi rõ thông tin hộ, đất, ngày tháng cấp giấy chứng nhận, nơi cấp (3) Giá mua bán phương thức toán: Được ghi nhận theo thỏa thuận bên (4) Thời hạn giao, nhận bất động sản giấy tờ có liên quan: Đây điều khoản quan trọng để tránh phát sinh tranh chấp ghi nhận cách cụ thể, rõ ràng thời gian bàn giao nhà hợp đồng Việc phân định thời hạn giao, nhận nhà, hồ sơ kèm theo giúp xác định rõ trách nhiệm pháp lý bên Nội dung thỏa thuận ràng buộc nghĩa vụ giao nhà bên bán đồng thời lại loại bỏ trách nhiệm bên bán trường hợp bên mua chậm thực nghĩa vụ nhận nhà (5) Đăng ký quyền sở hữu hộ việc nộp thuế lệ phí: Được ghi nhận theo thỏa thuận bên theo quy định pháp luật (6) Quyền nghĩa vụ bên: Hợp đồng mua bán hộ chung cư dạng Hợp đồng mua bán nên mang chất Hợp đồng song vụ, vậy, quyền nghĩa vụ bên phải với Quyền bên mua nghĩa vụ bên bán ngược lại Về bản, quyền nghĩa vụ bên bán bên mua hợp đồng mua bán hộ ghi nhận theo quy định Bộ luật Dân quy định pháp luật nhà ở, pháp luật kinh doanh bất động sản (7) Phương thức giải tranh chấp: Đây điều khoản có vai trị quan trọng cho việc giải tranh chấp phát sinh trình thực hợp đồng, hạn chế nhiều xung đột khơng cần thiết có thiệt hại xảy cho bên tham gia quan hệ hợp đồng (8) Cam kết bên: Điều khoản phù hợp với hai nguyên tắc pháp luật hợp đồng nguyên tắc tự thỏa thuận nguyên tắc thiện chí, trung thực quy định Điều Bộ luật Dân 2015 quy định nghĩa vụ cung cấp thông tin số nghĩa vụ khác bên trình giao kết thực hợp đồng, sở để bên giao kết thực hợp đồng xử lý rủi ro cụ thể liên quan đến giao dịch quy định hợp đồng Theo đó, nội dung dự thảo văn cơng chứng đảm bảo xác định rõ trách nhiệm pháp lý bên; thể xác, đầy đủ, trọn vẹn ý chí bên tham gia giao kết phù hợp với quy định pháp luật có liên quan Đồng thời q trình quan sát, học hỏi kỹ soạn thảo, học viên học tính cẩn trọng việc soạn thảo hợp đồng, sai sót nhỏ ảnh hưởng đến tính hợp pháp văn cơng chứng quyền lợi ích hợp pháp bên Về quy trình giải việc cơng chứng Từ phân tích hồ sơ cơng chứng hợp đồng mua bán hộ trên, đồng thời từ việc hướng dẫn nghiệp vụ thời gian thực tập, trực tiếp quan sát tham gia vào quy trình, thủ tục xử lý hồ sơ Văn phịng cơng chứng Mai Việt Cường, học viên nhận thấy việc công chứng hợp đồng mua bán, chuyển nhượng khác, việc công chứng hợp đồng mua bán hộ thực theo quy định Điều 40, Điều 41 Luật Cơng chứng 2014 Theo quy trình giải việc cơng chứng chia làm 05 bước, bước có phối hợp làm việc chuyên viên nghiệp vụ, công chứng viên phận khác nhằm đảm bảo hợp đồng công chứng pháp luật Cụ thể: 4.1 Tiếp nhận yêu cầu Công chứng Việc tiếp nhận yêu cầu công chứng công chứng viên phân công cho phận thư ký nghiệp vụ thực Khi tiếp nhận yêu cầu công chứng hợp đồng chấp, học viên chuyên viên hướng dẫn lưu ý vấn đề đây: - Xác định xác u cầu cơng chứng tính đầy đủ giấy tờ, tài liệu khách hàng cung cấp: Cụ thể hồ sơ công chứng hợp đồng mua bán hộ trên, qua nội dung trình bày khách hàng, cần xác định xác loại hợp đồng, giao dịch mà khách hàng muốn xác lập giao kết hợp đồng mua bán hộ Từ xác định loại giấy tờ, tài liệu mà người yêu cầu công chứng cần cung cấp Đồng thời trình tiếp nhận, người phụ trách xử lý hồ sơ phải hỏi, giải thích tư vấn cho người u cầu cơng chứng để bảo đảm hợp đồng xác lập ký kết yêu cầu bên pháp luật, nội dung hình thức - Xác định tư cách chủ thể hợp đồng: Trong hợp đồng mua bán hộ điều quan trọng chủ thể bên bán phải chủ sở hữu, sử dụng hợp pháp tài sản Đồng thời bên mua phải đối tượng phép sở hữu nhà Việt Nam theo quy định Luật nhà Ở đây, người phụ trách xử lý hồ sơ tiến hành xem xét kỹ giấy tờ tùy thân, đối chiếu với quy định pháp luật có liên quan, tiến hành tra cứu thơng tin ngăn chặn, thơng tin đương - Xác định xác thẩm quyền công chứng: Cần vào Điều 42 điểm c khoản Điều Luật công chứng 2014, việc công chứng hợp đồng mua bán hộ bị giới hạn địa hạt công chứng Việc công chứng hợp đồng mua bán hộ thực thẩm quyền, theo bất động sản thuộc phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi Văn phịng cơng chứng Mai Việt Cường đặt trụ sở, đồng thời việc công chứng viên chứng nhận hợp đồng chấp đảm bảo không vi phạm quy định điểm c khoản Điều Luật công chứng 2014 - Kiểm tra giấy tờ, tài liệu: Trên sở giấy tờ, tài liệu người yêu cầu công chứng cung cấp, cần tiến hành kiểm tra giấy tờ, tài liệu phải bảo đảm giấy tờ, tài liệu đầy đủ, phù hợp theo quy định pháp luật, đặc biệt lưu ý quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản đối tượng hợp đồng Đối với hồ sơ công chứng hợp đồng mua bán hộ số 18074/21MN/HĐBĐ, sau xác định yêu cầu công chứng nhận thấy giấy tờ người yêu cầu công chứng cung cấp đủ sở để tiến hành thủ tục công chứng, việc công chứng thuộc thẩm quyền cơng chứng viên Văn phịng cơng chứng Mai Việt Cường, thư ký nghiệp vụ phát Phiếu yêu cầu công chứng hướng dẫn người yêu cầu công chứng điền đầy đủ thông tin vào phiếu Đối chiếu quy định điểm a khoản Điều 40 Luật công chứng 2014, thấy phiếu u cầu cơng chứng việc công chứng hợp đồng mua bán đầy đủ thông tin theo quy định Sau việc tiếp nhận yêu cầu công chứng, thư ký nghiệp vụ phụ trách xử lý hồ sơ bỏ qua thủ tục vào sổ thụ lý công chứng theo quy định khoản điều 40 Luật Công chứng 2014 Việc vào sổ thụ lý thực sau bên ký vào hợp đồng chấp Mặc dù điều khơng phù hợp với trình tự, thủ tục công chứng theo quy định điều giúp tránh tình trạng sở thụ lý cơng chứng có hồ sơ khơng có văn cơng chứng Vì nhiều trường hợp, bên trình cơng chứng lại đởi ý khơng ký hợp đồng, không tiếp tục thực giao dịch Việc vào sổ thụ lý sau thực quy trình cơng chứng đảm bảo tính thống hoạt động kiểm kê hồ sơ 4.2 Nghiên cứu hồ sơ, xử lý hồ sơ Tại bước này, hồ sơ chuyển cho Công chứng viên để tiến hành nghiên cứu xử lý Công chứng viên tiến hành kiểm tra giấy tờ, kiểm tra “tính hợp pháp, tính xác thực” chủ thể giao kết hợp đồng mua bán hộ, nội dung giao kết bên tài sản đối tượng hợp đồng Công chứng viên tiến hành kiểm tra, đối chiếu đánh giá giấy tờ hồ sơ mà bên cung cấp, đối chiếu tất thông tin, liệu giấy tờ tài liệu bên cung cấp đối chiếu với quy định pháp luật có liên quan Đồng thời qua trao đổi xác định lực hành vi dân sự, ý chí đích thực bên để đánh giá tính phù hợp, xác, xác thực thông tin, tài liệu việc giao kết hợp đồng mua bán hộ, đảm bảo tự nguyện giao kết hợp đồng, khơng có cưỡng ép, đe dọa, lừa dối Đối với hồ sơ trên, bên cung cấp giấy tờ, tài liệu đầy đủ, phù hợp với quy định pháp luật Công chứng viên hướng dẫn bên hiểu rõ tuân thủ quy định pháp luật có liên quan đến việc công chứng hợp đồng mua bán hộ; Giải thích cho bên hiểu rõ quyền, nghĩa vụ lợi ích hợp pháp họ, ý nghĩa hậu pháp lý việc công chứng 4.3 Soạn thảo dự thảo văn công chứng Trong trường hợp này, người yêu cầu công chứng không cung cấp sẵn dự thảo hợp đồng mua bán hộ Do cơng chứng viên cở sở yêu cầu bên, tiến hành phân công chuyên viên nghiệp vụ soạn thảo hợp đồng chuyển nhượng ghi nhận cách xác, rõ ràng nội dung thỏa thuận bên bán bên mua Đồng thời thư ký nghiệp vụ tiến hành soạn thảo lời chứng sở mẫu có sẵn 4.4 Ký cơng chứng Sau hồn thành việc soạn thảo, công chứng viên đưa dự thảo hợp đồng để vợ chồng ông Dương, bà Khánh bà Huyền đọc lại Sau đọc lại, để tránh sai sót xảy ra, công chứng viên hỏi lại lần nội dung, điều khoản để đảm bảo nội dung văn dự thảo phù hợp với ý chí bên 10 Các bên đồng ý tồn nội dung dự thảo, cơng chứng viên hướng dẫn bên ký vào trang hợp đồng, ghi “tôi đọc đồng ý” ký, ghi rõ họ tên Theo quy định Khoản Điều 48 Luật Công chứng năm 2014, trường hợp này, công chứng viên nhận thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu công chứng nên công chứng viên cho thực điểm đồng thời với việc ký văn công chứng Công chứng viên đề nghị bên xuất trình loại giấy tờ cần có hồ sơ cơng chứng để kiểm tra, lần xác nhận tính xác thực, hợp pháp hồ sơ, kiểm tra lực hành vi dân người yêu cầu công chứng Sau hồn tất bước kiểm tra lại, cơng chứng viên ký vào trang hợp đồng, ký vào lời chứng chuyển hồ sơ phận thu phí tở chức hành nghề cơng chứng 4.5 Trả kết lưu trữ hồ sơ công chứng Bộ phận thu phí tở chức hành nghề cơng chứng hồn tất việc thu phí, thù lao cơng chứng chi phí khác theo quy định, đóng dấu hồn trả lại hồ sơ cho người yêu cầu công chứng Thư ký nghiệp vụ phụ trách việc đảm bảo tính đầy đủ hồ sơ lưu Bộ phận văn thư phụ trách lưu trữ, quản lý xếp hồ sơ công chứng; bảo quản chặt chẽ, thực biện pháp an tồn hồ sơ cơng chứng theo quy định Điều 64 Luật công chứng 2014 III Nhận xét q trình giải việc cơng chứng cơng chứng viên, Tổ chức hành nghề công chứng Trong thời gian thực tập văn phịng cơng chứng, quan sát tham gia hỗ trợ quy trình cơng chứng, học viên nhận thấy q trình giải việc cơng chứng tập thể công chứng viên, nhân viên Văn phịng thực theo trình tự thủ tục quy định Luật Công chứng văn quy phạm pháp luật có liên quan Đối với hồ sơ công chứng, công chứng viên tiến hành xem xét cách cẩn trọng tính xác thực giấy tờ lực hành vi dân chủ thể, tích hợp pháp nội dung thỏa thuận sở đối chiếu quy định pháp luật có liên quan trước ký cơng chứng Qua giúp bên tham gia giao kết thể ý chí cách vơ tư, khách quan, pháp luật, loại bỏ nguyên nhân gây tranh chấp, đảm bảo an toàn pháp lý phòng ngừa rủi ro pháp lý cho giao dịch dân sự, kinh tế tổ chức, cá nhân 11 Đối với việc công chứng hợp đồng mua bán hộ trên, vào quy định Luật Cơng chứng quy định pháp luật có liên quan, học viên rút số nhận xét quy trình giải việc cơng chứng sau: Thứ nhất, thành phần hồ sơ đầy đủ theo quy định khoản 1, Điều 40 Luật Công chứng 2014 quy định pháp luật có liên quan đến công chứng hợp đồng mua bán hộ Thứ hai, việc công chứng hợp đồng mua bán hộ công chứng viên thư ký nghiệp vụ thực theo trình tự cơng chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định Điều 40, Điều 41 Luật Công chứng 2014 Mặc dù theo quy định Luật công chứng 2014, Công chứng viên chủ thể thực hoạt động công chứng từ khâu tiếp nhận đến khâu ký công chứng Tuy nhiên thực tế số lượng hồ sơ công chứng mà công chứng viên phải tiếp nhận ngày lớn, Công chứng viên phải trực tiếp thực tất khâu quy trình cơng chứng khơng thể đáp ứng nhu cầu cơng chứng hợp đồng, giao dịch cá nhân, tổ chức Vì vậy, hỗ trợ thư ký nghiệp vụ khâu tiếp nhận yêu cầu công chứng soạn thảo hợp đồng, giao dịch giúp hoạt động công chứng thực có hiệu quả, nhanh chóng, áp ứng nhu cầu khách hàng đảm bảo thời hạn công chứng Việc xem xét chứng nhận hợp đồng Công chứng viên đảm nhận theo quy định pháp luật Đồng thời bước vào sổ thụ lý thực sau hoàn tất thủ tục chứng nhận chưa phù hợp với quy định Luật Cơng chứng 2014 điều hồn tồn hợp lý phù hợp với thực tiễn, tránh tình trạng sở thụ lý cơng chứng có số hồ sơ lại khơng có văn cơng chứng Thứ ba, văn công chứng đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật nội dung hình thức Cụ thể điều khoản hợp đồng mua bán hộ trình bày rõ ràng, quy định pháp luật có liên quan, ý chí bên giao kết Phần lời chứng đầy đủ nội dung theo quy định Khoản Điều 46 Luật Công chứng 2014 mẫu lời chứng hợp đồng giao dịch cụ thể ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT - BTP quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật Công chứng có hiệu lực thi hành kể từ ngày 26 tháng năm 2021 soạn thảo theo mẫu hành Về hình thức, Chữ viết ghi trang, tờ văn công 12 chứng hợp đồng mua bán hộ đảm bảo tuân thủ quy định Điều 45 Điều 49 Luật Công chứng 2014 Chữ viết văn công chứng hợp đồng mua bán hộ rõ ràng, dễ đọc, không viết tắt viết ký hiệu, khơng viết xen dịng, viết đè dịng, khơng tẩy xóa, khơng có khoảng trống Thời điểm công chứng ghi ngày, tháng, năm Các số ghi số chữ Từng trang văn công chứng đánh số thứ tự, có dấu giáp lai tờ Nhìn chung, q trình giải việc cơng chứng văn phịng công chứng Mai Việt Cường Công chứng viên thực quy định pháp luật, sở tuân thủ nguyên tắc hành nghề đạo đức hành nghề, bảo đảm khách quan, trung thực thực trách nhiệm mà pháp luật quy định cơng chứng viên q trình hành nghề cơng chứng Bên cạnh tn thủ quy trình, việc cơng chứng đảm bảo tuân thủ quy định thẩm quyền công chứng, thời hạn công chứng, địa điểm công chứng IV Những kinh nghiệm nghề nghiệp rút từ việc tham gia q trình giải việc cơng chứng Trong thời gian thực tập Văn phịng cơng chứng Mai Việt Cường, việc quan sát trình thụ lý hồ sơ công chứng viên, tham gia q trình giải việc cơng chứng hợp đồng mua bán, tặng cho, cho thuê, trao đổi, mượn vay tài sản việc công chứng khác giúp học viên học hỏi nhiều kinh nghiệm nghề nghiệp quý báu từ công chứng viên đồng nghiệp văn phịng, cụ thể: Để cơng chứng hợp đồng mua bán, tặng cho, cho thuê, trao đổi, mượn vay tài sản việc công chứng khác, việc quan trọng xác định loại việc bao gồm giấy tờ gì, ý nghĩa giấy tờ nào, giấy tờ xuất trình hồ sơ công chứng đầy đủ, hợp pháp chưa Điều địi hỏi người hành nghề phải có tảng pháp luật vững bao gồm quy định pháp luật chung (Bộ luật Dân sự, Luật Công chứng…) quy định pháp luật chuyên ngành điều chỉnh liên quan đến tài sản mua bán, chuyển nhượng chủ thể tham gia giao kết Luật Nhà ở, Luật Đất đai, Luật Doanh nghiệp, Luật Thương mại, Luật Hôn nhân gia đình… văn hướng dẫn thi hành Quan trọng cần phải hiểu chất hợp đồng, giao dịch, sử dụng kỹ nghiệp vụ để xác định rõ yêu cầu công 13 chứng đảm bảo văn công chứng thể ý chí người u cầu cơng chứng Khi tiếp xúc với người yêu cầu công chứng, học viên học hỏi kỹ đặt câu hỏi, giao tiếp để nhận biết tâm lý người u cầu cơng chứng theo giới tính, t̉i tác, trình độ, nghề nghiệp… Đồng thời học hỏi cách linh động gợi ý đặt câu hỏi để người yêu cầu cơng chứng trình bày cụ thể, rõ ràng u cầu công chứng họ, nắm bắt thái độ, tâm lý, sức khỏe… cá nhân họ tham gia hợp đồng, giao dịch Từ đảm bảo việc giải yêu cầu công chứng công chứng với ý chí người u cầu cơng chứng theo quy định pháp luật, đồng thời xác định vấn đề hồ sơ để đưa nhận định xác Để xác định tài sản, đặc biệt bất động sản có đáp ứng điều kiện theo quy định pháp luật hay không, cần vào thông tin giấy tờ người yêu cầu công chứng cung cấp quy định pháp luật, đồng thời cần phải vận dụng kỹ nghiệp vụ để có nhận định xác Đối với loại tài sản mà pháp luật đặt điều kiện để tham gia giao dịch (ví dụ quyền sử dụng đất,…) cần xem xét tài sản có đáp ứng điều kiện theo quy định pháp luật hay không Cụ thể, cần vào loại giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng để xác định tài sản tài sản gì, sau cơng chứng viên cần kiểm tra, đối chiếu với giấy tờ khác có liên quan để xem xét thống thơng tin Nếu thơng tin khơng trùng khớp cần vào quy định pháp luật để hướng dẫn người yêu cầu công chứng làm thủ tục điều chỉnh, đăng ký biến động trạng tài sản Cùng với đó, học viên học hỏi kinh nghiệm ứng xử, giao tiếp với người yêu cầu cơng chứng để có nhận biết vấn đề hồ sơ, kỹ nhận dạng người, nhận dạng chữ viết, chữ ký, dấu tài liệu, giấy tờ, phải vận dụng kiến thức mẫu giấy chứng nhận qua thời kỳ, sử dụng máy soi, kính lúp để xem xét kỹ đường nét, hoa văn, dấu… giấy chứng nhận Từ nhận dạng số giấy tờ phở biến, thường xuyên bị làm giả Với tình trạng giả mạo giấy tờ ngày tinh vi nhiều biến tướng nay, việc trang bị kỹ nhận dạng cần thiết Từ đảm bảo tính xác thực, hợp pháp việc công chứng, đảm bảo quyền lợi ích hợp pháp bên đảm bảo an tồn nghề nghiệp cho người hành nghề công chứng 14 V Kiến nghị đề xuất việc hoàn thiện pháp luật hệ thống pháp luật liên quan đến việc công chứng hợp đồng mua bán hộ Hiện nay, việc công chứng hợp đồng mua bán hộ pháp luật nội dung để công chứng viên tiến hành thủ tục cơng chứng, bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp bên Do đó, khung pháp lý chưa đảm bảo cơng chứng viên gặp nhiều khó q trình áp dụng pháp luật, điều ảnh hưởng tới hiệu hoạt động công chứng hợp đồng mua bán hộ Một thực trạng diễn quy định hệ thống pháp luật Việt Nam điều chỉnh hợp đồng mua bán hộ quy định nhiều văn khác Bộ luật Dân sự, Luật Nhà ở, Luật kinh doanh bất động sản,…và nghị định, văn hướng dẫn Xét tởng thể, cịn nhiều bất cập; mâu thuẫn, chưa đầy đủ thống văn quy phạm pháp luật, gây cản trở định q trình thực cơng chứng hợp đồng mua bán hộ Xuất phát từ yêu cầu pháp lý, việc xây dựng phát triển hệ thống pháp luật chung hệ thống quy định pháp luật riêng hợp đồng, giao dịch có đối tượng hộ chung cư cần đảm bảo đồng để khắc phục chồng chéo quy định pháp luật chấp quyền sử dụng đất nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực thi pháp luật Từ đảm bảo tối đa quyền lợi ích hợp pháp người dân thúc đẩy thị trường nhà phát triển Bên cạnh đó, việc hồn thiện quy định pháp luật cịn phải đảm bảo đồng việc tổ chức thực pháp luật Trên sở đánh giá thực trạng quy định pháp luật liên quan đến công chứng hợp đồng mua bán hộ, học viên xin đưa đề xuất góp phần hồn thiện quy định pháp luật vấn đề sau: Trước tình hình nhà chung cư phát triển mạnh mẽ Các quy định Bộ luật Dân 2015 quy định mua bán tài sản nói chung Luật nhà 2014 quy định hợp đồng mua bán nhà chưa thực phù hợp với việc mua bán hộ chung cư thực tế Các quy định mang tính định hướng chung cho tất giao dịch mua bán nhà Nhưng với tính chất đặc điểm riêng hộ chung cư quy định chung chung tạo kẽ hở lớn việc giao kết 15 thực hợp đồng mua bán hộ chung cư Các văn luật cịn nhiều mâu thuẫn, chồng chéo chức sở, ban, ngành dẫn đến khó áp dụng Căn vào điểm chung có điểm riêng hộ chung cư, thiết nghĩ nên sớm triển khai ban hành Luật chung cư Điều không tạo thuận lợi cho việc giao dịch hộ chung cư tở chức, cá nhân mà cịn tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động công chứng hợp đồng mua bán hộ chung cư, cung đảm bảo chế quản lý nhà nước giao dịch có đối tượng hộ chung cư Theo đó, Luật chung cư phải đảm bảo vấn đề sau: - Phạm vi, đối tượng áp dụng luật chung cư - Các hình thức, nội dung quyền sở hữu nhà chung cư - Các giao dịch(Chủ thể, nội dung, trình tự, hiệu lực…) hợp đồng mua bán, tặng cho…nhà chung cư - Cụ thể hóa nội dung hợp đồng mua bán hộ chung cư - Trách nhiệm cá nhân, tổ chức việc thực theo nội quy nhà chung cư - Trách nhiệm chủ đầu tư nhà chung cư - Thủ tục giải tranh chấp chung cư… Bên cạnh việc hoàn thiện pháp luật nội dung, thời gian thực tập, học viên nhận thấy vấn đề giấy tờ giả hoạt động công chứng vấn đề đáng lo ngại phát triển ngày biến tướng nhiều hình thức độ tinh vi việc giả mạo giấy tờ đối tượng xấu ngày gia tăng Với nhu cầu công chứng ngày gia tăng nay, thực tế, thơng thường cơng chứng viên có vài phút để xem xét xác định nhiều tài liệu thật hay giả Rõ ràng bảo đảm công chứng viên phân biệt tài liệu thật hay giả với độ xác tuyệt đối Việc phát giấy tờ làm giả công chứng viên chủ yếu nhờ vào kinh nghiệm cá nhân, phương tiện hỗ trợ máy soi, kính lúp Tuy nhiên, để hoạt động cơng chứng đạt kết công chứng viên tổ chức hành nghề cần phải có sở liệu đối chiếu để thực thi nhiệm vụ khơng thể dựa vào trình độ 16 chuyên môn kinh nghiệm hành nghề số cơng cụ hỗ trợ để đối phó với tình trạng giả mạo giấy tờ Đặc biệt hoạt động cơng chứng giao dịch có đối tượng bất động sản, tài sản có đăng ký quyền sở hữu có giá trị lớn, để xác định giấy chứng nhận thật hay giả, thơng tin có xác hay khơng ngồi việc xem xét đặc điểm nhận dạng giấy tờ, công chứng viên cần tiếp cận với thông tin từ quan cấp giấy chứng nhận; để xác định nhân thân người, ngồi việc kiểm tra giấy tờ tùy thân, cơng chứng viên cần đối chiếu thơng tin với sở liệu công dân; để xác định hợp đồng mua bán nhà chung cư thật hay giả, công chứng viên cần phải kiểm tra thơng tin từ chủ đầu tư… Tuy nhiên, khơng có quy định pháp luật cho phép công chứng viên tổ chức hành nghề công chứng tiếp cận với liệu nêu để phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ Mặc dù công chứng viên chức danh tư pháp - nhân danh quyền lực nhà nước để chứng nhận tính xác thực, hợp pháp hợp đồng, giao dịch việc tiếp cận thông tin để bảo đảm cho việc thực hoạt động nghiệp vụ công chứng viên, bảo đảm an toàn pháp lý cho cá nhân, tổ chức, đảm bảo nghiêm minh pháp luật Học viên cho vấn đề mà nhà làm luật, quan có thẩm quyền cần quan tâm xem xét đưa quy định tạo điều kiện cho cơng chứng viên tiếp cận với cơng cụ để chống lại vấn nạn giả mạo hoạt động cơng chứng Ngồi ra, quan chức cần có biện pháp ngăn chặn, xử phạt nghiêm khắc hành vi giả mạo giấy tờ để lừa đảo Đồng thời thường xuyên tổ chức lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ công tác công chứng, chứng thực cho công chứng viên, chuyên viên nghiệp vụ Trong trọng bồi dưỡng chuyên đề giải pháp phòng ngừa, xử lý tình trạng giả mạo hoạt động cơng chứng, chứng thực KẾT LUẬN Thị trường mua bán hộ chung cư diễn sôi động Việc mua bán hộ chung cư phần tất yếu khu kinh tế phát triển Cùng với đó, hộ chung cư vốn tài sản có giá trị lớn, có vai trị định phát triển sống cá nhân, tổ chức xã hội Do đó, việc cơng chứng hợp đồng mua bán hộ có ý nghĩa quan trọng việc bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp bên, hạn chế tranh chấp, đảm bảo việc giao kết hợp đồng tiến 17