Báo cáo công chứng văn bản sửa đổi, bổ sung hợp đồng

HỌC VIỆN TƯ PHÁP KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC BÁO CÁO KẾT THÚC HỌC PHẦN Lĩnh vực: CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG VỀ BIỆN PHÁP BẢO ĐẢM THỰC HIỆN NGHĨA VỤ VÀ CÔNG CHỨNG CÁC HỢP ĐỒNG GIAO DỊCH KHÁC Họ tên: Sinh ngày: SBD: Lớp đào tạo nghiệp vụ công chứng MỤC LỤC MỞ ĐẦU NỘI DUNG BÁO CÁO I So sánh phụ lục hợp đồng văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng 1.1 Quy định pháp luật phụ lục hợp đồng 1.2 Quy định pháp luật văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng 1.3 Những điểm tương đồng khác biệt phụ lục hợp đồng văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng II Những vấn đề cần lưu ý công chứng văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng 2.1 Các yêu cầu, điều kiện cần lưu ý thực công chứng văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng 2.2 III Trình tự, thủ tục công chứng văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng, giao dịch 10 Thực tiễn công chứng văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng 13 3.1 Những mặt đạt 13 3.2 Những mặt hạn chế 14 IV Kiến nghị giải pháp hoàn thiện pháp luật công chứng văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng 17 4.1 Giải pháp hoàn thiện quy định pháp luật công chứng văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng 17 4.2 Giải pháp nâng cao hiệu hoạt động cơng chứng hợp đồng, giao dịch nói chung 18 KẾT LUẬN 19 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 20 MỞ ĐẦU Cùng với phát triển kinh tế thị trường hội nhập quốc tế nhiều lĩnh vực khác nước ta, hội nhập kinh tế diễn mạnh mẽ sâu rộng nhất, song hành phát triển hội nhập đất nước gia tăng giao dịch dân Có thể nói giao dịch dân phương tiện pháp lý quan trọng giao lưu dân nhằm đáp ứng nhu cầu quan trọng việc chuyển dịch tài sản cung ứng dịch vụ Xuất phát từ tầm quan trọng giao dịch dân sự, Bộ luật dân 2015 quy định cụ thể, chi tiết tương đối hoàn thiện việc xác lập, thực sửa đổi bổ sung, chấm dứt giao dịch dân nói chung hợp đồng nói riêng Việc tạo sở cho việc thực áp dụng pháp luật cho chủ thể tham gia giao kết hợp đồng, đồng thời pháp lý quan trọng việc áp dụng pháp luật công chứng viên hoạt động hành nghề Bản chất hợp đồng thỏa thuận thống ý chí chủ thể nhằm xác lập, thay đổi hay chấm dứt quyền nghĩa vụ sở tự do, tự nguyện, bình đẳng Tự ý chí xác định nguyên tắc cốt lõi giao kết, thực hiện, thay đổi, chấm dứt hợp đồng Quyền tự thỏa thuận để sửa đổi, bổ sung hợp đồng giao kết trình thực hợp đồng khẳng định quyền trọn vẹn chủ thể trình ký kết thực hợp đồng Quy định có ý nghĩa quan trọng việc tôn trọng định ý chí bên q trình thực hợp đồng, định thay đổi phần hợp đồng, định chấm dứt hợp đồng ý chí hai bên hợp đồng muốn thay đổi, bổ sung hợp đồng ký kết Hợp đồng sửa đổi phải tuân theo hình thức hợp đồng ban đầu Quy định hiểu hợp đồng văn việc sửa đổi phải làm thành văn Đồng thời trường hợp hợp đồng công chứng, chứng thực việc sửa đổi phải cơng chứng, chứng thực Xuất phát từ tầm quan trọng hoạt động công chứng cần thiết việc đảm bảo hoạt động công chứng diễn cách minh bạch, khách quan, bên cạnh việc ban hành văn quy phạm pháp luật công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, việc hành nghề công chứng, quản lý nhà nước cơng chứng , nhà nước cịn trọng xây dựng quy định quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch nói chung quy định quy trình cơng chứng văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng, giao dịch Có thể ví quy trình phần khung cẩm nang hành nghề công chứng viên Công chứng viên thực hoạt động công chứng văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng, giao dịch bắt buộc phải tuân thủ cách nghiêm ngặt, chặt chẽ theo quy định pháp luật quy trình Nếu có sai phạm, công chứng viên bị xử lý vi phạm theo quy định pháp luật, văn cơng chứng bị tun vơ hiệu Vì khơng thể xem nhẹ vai trị việc nghiên cứu quy trình công chứng văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng, giao dịch cơng chứng viên từ góc độ pháp luật thực tiễn Đây động lực thúc tác giả nghiên cứu viết báo cáo đề tài: So sánh phụ lục hợp đồng văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng Hãy nêu vấn đề cần lưu ý công chứng văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng Thực tế văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng giao dịch thường dễ bị nhầm lẫn với phụ lục hợp đồng Do từ việc phân tích điểm tương đồng khác biệt văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng giao dịch phụ lục hợp đồng, quy định quy trình cơng chứng văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng giao dịch, tác giả rút vấn đề cần đặc biệt lưu ý q trình cơng chứng văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng giao dịch Bên cạnh đó, góc nhìn toàn diện ưu điểm hạn chế, bất cập quy định quy trình công chứng chứng văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng giao dịch nói riêng quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch nói chung, báo cáo đưa số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy định pháp luật quy trình cơng chứng, giải vấn đề bất cập việc áp dụng quy định thực tiễn NỘI DUNG BÁO CÁO I So sánh phụ lục hợp đồng văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng I.1 Quy định pháp luật phụ lục hợp đồng Thực tế có nhiều trường hợp để đảm bảo tính chặt chẽ đảm bảo quyền, lợi ích bên tham gia; đơi điều khoản quy định hợp đồng cần chi tiết đồng nghĩa với việc nội dung hợp đồng dài phức tạp Trong đó, điều khoản hình thành nên hợp đồng cần ngắn gọn, dễ hiểu, chứa đựng thông tin cần thiết để đảm bảo việc thực hợp đồng đạt hiệu Do vậy, thay lập hợp đồng chứa đựng nhiều nội dung dài dòng, người lập hợp đồng thường lựa chọn phương pháp làm hợp đồng ngắn gọn, rõ ràng quy định cách đầy đủ ý chí thỏa thuận bên sau Phụ lục hợp đồng đóng vai trị phần hợp đồng để giải thích quy định điều khoản cách chi tiết giải thích rõ từ ngữ khó hiểu nhằm tránh hiểu nhầm ý nghĩa Chẳng hạn kèm theo hợp đồng thuê nhà phụ lục mô tả loại, số lượng, chất lượng tài sản có nhà cho thuê Quy định phụ lục hợp đồng ghi nhận Bộ luật dân 2015 Cụ thể Điều 403 Bộ Luật Dân 2015 quy định Phụ lục hợp đồng: “1 Hợp đồng có phụ lục kèm theo để quy định chi tiết số điều khoản hợp đồng Phụ lục hợp đồng có hiệu lực hợp đồng Nội dung phụ lục hợp đồng không trái với nội dung hợp đồng Trường hợp phụ lục hợp đồng có điều khoản trái với nội dung điều khoản hợp đồng điều khoản khơng có hiệu lực, trừ trường hợp có thỏa thuận khác Trường hợp bên chấp nhận phụ lục hợp đồng có điều khoản trái với điều khoản hợp đồng coi điều khoản hợp đồng sửa đổi.” Đồng thời, Khoản Điều Nghị định 37/2015/NĐ-CP hướng dẫn hợp đồng xây dựng có đưa định nghĩa “Phụ lục hợp đồng xây dựng tài liệu kèm theo hợp đồng xây dựng để quy định chi tiết, làm rõ, sửa đổi, bổ sung số điều khoản hợp đồng xây dựng.” Tuy nhiên chưa có văn quy phạm pháp luật đưa khái niệm chung Phụ lục hợp đồng Rà soát quy định pháp luật phụ lục hợp đồng, thấy hợp đồng “là thỏa thuận bên việc xác lập, thay đổi chấm dứt quyền, nghĩa vụ” phụ lục hợp đồng văn kèm theo hợp đồng quy định chi tiết số điều khoản ghi nhận hợp đồng Bên cạnh đó, nội dung phụ lục hợp đồng ghi nhận việc sửa đổi, bổ sung điều khoản hợp đồng theo quy định pháp luật Cụ thể Trường hợp Phụ lục Hợp đồng có điều khoản trái với nội dung điều khoản hợp đồng mà Bên chấp thuận nội dung coi Hợp đồng sửa đổi Tuy nhiên điều khoản không trái với quy định pháp luật, không trái đạo đức xã hội Đồng thời theo quy định Điều 22 Bộ luật Lao động 2019, phụ lục hợp đồng lao động quy định chi tiết số điều khoản để sửa đổi, bổ sung hợp đồng lao động Trường hợp phụ lục hợp đồng lao động dùng để sửa đổi, bổ sung hợp đồng lao động phải ghi rõ nội dung điều khoản sửa đổi, bổ sung thời điểm có hiệu lực I.2 Quy định pháp luật văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng Tuy hợp đồng thiết lập có giá trị ràng buộc bên, hiệu lực hợp đồng bất biến, mà thay đổi có pháp lý Sự thay đổi sửa đổi bổ sung thêm điều khoản, nội dung vào hợp đồng Ví dụ: Các bên sửa đổi, bổ sung nội dung cụ thể, giá (nâng giá cho thuê nhà), thay đổi đối tượng, chất lượng hàng hóa, u cầu cơng việc, kéo dài thời hạn hợp đồng, thay đổi khác Theo Đại Từ điển tiếng Việt tác giả Nguyễn Như Ý Nhà xuất Văn hố - Thơng tin xuất năm 1998 “Sửa đổi sửa chữa, thêm bớt cho phù hợp với u cầu mới”.Theo đó, việc sửa đổi khơng sửa chữa nội dung quy định thoả thuận mà đồng thời thỏa thuận bổ sung (thêm) bớt nội dung cho phù hợp với yêu cầu Còn bổ sung thêm vào cho đủ Như vậy, sửa đổi hợp đồng thỏa thuận bên để điều chỉnh phần nội dung hợp đồng giao kết, cách đưa số điều khoản phù hợp với lợi ích bên, để thay cho điều khoản cũ bị bãi bỏ Bổ sung hợp đồng thỏa thuận bên nhằm đưa thêm vào hợp đồng giao kết số điều khoản nhằm làm cho hợp đồng trở nên rõ ràng, cụ thể, đầy đủ, trở nên phù hợp với nguyện vọng lợi ích bên Việc sửa đổi, bổ sung hợp đồng phải thẩm quyền phải trình tự, thủ tục định theo quy định pháp luật Bộ luật Dân 2015, Điều 421 quy định: “1 Các bên thỏa thuận sửa đổi hợp đồng Hợp đồng sửa đổi phải tuân theo hình thức hợp đồng ban đầu” Ngồi việc tn thủ trình tự, thủ tục, thẩm quyền sửa đổi hợp đồng, giao dịch bên cịn phải tn thủ mặt hình thức theo quy định pháp luật Hình thức phải văn bản, phải cơng chứng, chứng thực, phải đăng ký bao gồm tất hình thức Mặc dù sửa đổi hợp đồng quyền bên hợp đồng, quyền bị giới hạn quy định pháp luật số trường hợp định Tức là, số’ trường hợp, bên không sửa đổi hợp đồng Cụ thể theo quy định Điều 417 Bộ luật Dân 2015: “Khi người thứ ba đồng ý hưởng lợi ích dù hợp đồng chưa thực hiện,’ bên giao kết hợp đồng không sửa đổi hủy bỏ hợp đồng, trừ trường hợp người thứ ba đồng ý” Trong số trường hợp, việc sửa đổi hợp đồng không dựa thỏa thuận bên mà pháp luật quy định Tuy nhiên, việc sửa đổi hợp đồng trường hợp thực có điều kiện định Cụ thể theo quy định Điều 420 Bộ luật Dân 2015, việc sửa đổi hợp đồng thực có điều kiện sau: (i) Hoàn cảnh thực hợp đồng thay đổi theo quy định khoản Điều 420; (ii) Một bên bị ảnh hưởng đến lợi ích hồn cảnh thay đổi; (iii) Các bên khơng thỏa thuận việc sửa đổi hợp đồng thời hạn hợp lý Trong trường hợp này, việc sửa đổi hợp đồng Tịa án thực mà khơng phụ thuộc vào thỏa thuận bên I.3 Những điểm tương đồng khác biệt phụ lục hợp đồng văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng Về điểm tương đồng, thấy phụ lục hợp đồng văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng lập sau hợp đồng giao kết có hiệu lực hợp đồng, bên tham gia ký kết hợp đồng có nghĩa vụ phải thực nội dung hợp đồng ký kết, mà phải thực nội dung thể phụ lục hợp đồng văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng giao kết Đồng thời, có lúc nội dung phụ lục trùng với nội dung văn sửa đổi Cụ thể văn sửa đổi, bổ sung, bên thỏa thuận khác trái với nội dung hợp đồng, giao dịch nội dung thỏa thuận bổ sung, sửa đổi có hiệu lực Đối với phụ lục hợp đồng, trường hợp nội dung phụ lục trái với nội dung hợp đồng mà bên chấp nhận nội dung trái điều khoản coi điều khoản sửa đổi nội dung hợp đồng Trường hợp hợp đồng lập thành văn bản, có cơng chứng, chứng thực, phải đăng ký,… phụ lục hợp đồng văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng phải công chứng, chứng thực, đăng ký,…giống hợp đồng; Bên cạnh đó, đối tượng tham gia ký kết phụ lục hợp đồng văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng phải tuân thủ quy định pháp luật điều kiện có hiệu lực quy định khác có liên quan: – Các bên tham gia ký kết phải có đầy đủ lực hành vi dân sự, dựa nguyên tắc tự nguyện, thỏa thuận, khơng có hành vi ép buộc, lừa dối; – Người ký phải thẩm quyền, phạm vi Về điểm khác biệt phụ lục hợp đồng văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng, xét khía cạnh sau: Thứ nhất, mặt chất: phụ lục hợp đồng văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng có chất hoàn toàn khác Sửa đổi hợp đồng dân việc bên tham gia giao kết hợp đồng ý chí tự nguyện thỏa thuận với để phủ nhận ( làm thay đổi) số điều khoản nội dung hợp đồng giao kết Sau hợp đồng sửa đổi, bên thực hợp đồng theo phần không bị sửa đổi nội dung hợp đồng trước với nội dung sửa đổi đồng thời, giải hậu khác việc sửa đổi hợp đồng.1 Bản chất Phụ lục Hợp đồng mô tả, diễn giải, liệt kê mang tính làm rõ, chi tiết hóa vài điều khoản Hợp đồng Do đó, phụ lục hợp đồng văn mang hàm ý để thay đổi, bổ sung nội dung Hợp đồng văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng Cho nên, muốn sửa đổi, bổ sung Hợp đồng ký, mà lại soạn Phụ lục Hợp đồng khơng chuẩn xác, sai mặt hình thức pháp lý Luật Lawkey, “Sửa đổi chấm dứt hợp đồng dân theo quy định nay” https://lawkey.vn/sua-doi-vacham-dut-hop-dong/, truy cập ngày 27/11/2021 Khoản Điều 403 Bộ luật Dân 2015 quy định rõ: Nội dung Phụ lục Hợp đồng không trái nội dung Hợp đồng Do đó, Phụ lục Hợp đồng có nội dung trái với Hợp đồng khơng có giá trị pháp lý Mặc dù Khoản Điều 403 Bộ luật Dân 2015 có quy định “Chữa cháy” giúp cho Bên rằng: Trường hợp Bên chấp thuận nội dung Phụ lục Hợp đồng, có nội dung trái với Hợp đồng, coi Hợp đồng sửa đổi Cũng so với việc lập văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng, việc sử dụng phụ lục để sửa đổi nội dung hợp đồng có rủi ro pháp lý vơ lớn, nội dung trái với hợp đồng phụ lục hợp đồng có giá trị điều khoản sửa đổi hợp đồng Bên bày tỏ ý chí chấp thuận nội dung trái với hợp đồng Như có tranh chấp, Bên họ khơng chấp nhận nội dung trái với hợp đồng đó, Chúng ta khơng thể lý giải suy đốn rằng: Vì Họ ký Phụ lục, đương nhiên họ chấp nhận, Họ phản biện rằng: Họ không biết, không nhận trái Hơn theo cách hành văn Điều 403 tinh thần Nhà làm luật phải hiểu: Phụ lục Hợp đồng trái Hợp đồng khơng có hiệu lực Trừ có chấp thuận bên Như gọi chấp thuận phát sinh sau Thứ hai, thời điểm xác lập: Các bên thỏa thuận xác lập phụ lục hợp đồng trình giao kết hợp đồng, sau hợp đồng có hiệu lực mà nhận thấy có điều khoản hợp đồng cần làm rõ, giải thích, quy định chi tiết nhằm đảm bảo việc thực hợp đồng Khác với phụ lục hợp đồng, việc sửa đổi bổ sung hợp đồng tiến hành hợp đồng có hiệu lực Nếu hợp đồng chưa có hiệu lực khơng coi sửa đổi, bổ sung hợp đồng mà trình bên thay đổi nội dung thỏa thuận trình giao kết hợp đồng Thứ ba, hậu pháp lý: Sau bên giao kết văn sửa đổi bổ sung hợp đồng, phần nội dung hợp đồng bị sửa đổi khơng cịn giá trị pháp lý Các điều khoản có hiệu lực thay cho điều khoản bị sửa đổi “Phân biệt: hợp đồng phụ - phụ lục hợp đồng - hợp đồng sửa đổi, bổ sung hợp đồng!” http://congchungduonghieu.com/tin-tuc/phan-biet-hop-dong-phu-phu-luc-hop-dong-hop-dong-sua-doi-bo-sunghop-dong-152.html, Truy cập ngày 27/11/2021 Còn phụ lục hợp đồng văn kèm theo hợp đồng có chức quy định chi tiết số điều khoản ghi nhận hợp đồng có chức quy định việc sửa đổi, bổ sung điều khoản hợp đồng mà bên thống ý chí thỏa thuận khơng trái với quy định pháp luật Chỉ trường hợp Bên chấp thuận nội dung Phụ lục Hợp đồng, có nội dung trái với Hợp đồng, coi Hợp đồng sửa đổi, phần nội dung hợp đồng bị sửa đổi khơng cịn giá trị pháp lý II Những vấn đề cần lưu ý công chứng văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng II.1 Các yêu cầu, điều kiện cần lưu ý thực công chứng văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng Điều 51 Luật Công chứng 2014 quy định trình tự, thủ tục việc cơng chứng văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng, giao dịch sau: “1 Việc công chứng sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch công chứng thực có thỏa thuận, cam kết văn tất người tham gia hợp đồng, giao dịch đó; Việc cơng chứng sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch công chứng thực tổ chức hành nghề công chứng thực việc công chứng cơng chứng viên tiến hành Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng thực việc công chứng chấm dứt hoạt động, chuyển đổi, chuyển nhượng giải thể cơng chứng viên tổ chức hành nghề công chứng lưu trữ hồ sơ công chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch; Thủ tục công chứng việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch công chứng thực thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch quy định Chương này” Theo quy định này, việc công chứng văn sửa đổi, bổ sung phải bảo đảm điều kiện sau: (1) Hợp đồng, giao dịch công chứng hiệu lực: Các chủ thể thực công chứng văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng hợp đồng, giao dịch công chứng Đồng thời hợp đồng, giao dịch phải hiệu lực pháp nhận văn sửa đổi, bổ sung mà khơng cần phải cơng chứng viên chứng nhận hợp đồng, giao dịch Trong trường hợp tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận hợp đồng, giao dịch bị chấm dứt hoạt động, chuyển đổi, chuyển nhượng giải thể cơng chứng viên tổ chức hành nghề công chứng lưu trữ hồ sơ công chứng thực chứng nhận văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng, giao dịch (4) Đối với hợp đồng bảo đảm cho nghĩa vụ người thứ ba, việc sửa đổi, bổ sung hợp đồng bảo đảm, thỏa thuận bên bảo đảm bên nhận bảo đảm phải đồng ý bên bảo đảm (người thứ ba) theo quy định Điều 417 Bộ luật Dân 2015: “Khi người thứ ba đồng ý hưởng lợi dù hợp đồng chưa thực hiện, bên giao kết hợp đồng không sửa đổi hủy bỏ hợp đồng, trừ trường hợp người thứ ba đồng ý” Đúng ra, việc đồng ý người thứ ba cần thiết trường hợp lợi ích người bị giảm sút, cịn hợp đồng bảo đảm, lợi ích người nhận bảo đảm mối định Nhưng xu tuyệt đối hố theo logic hợp đồng chung, nên buộc phải cân nhắc thực quy định không hợp lý, giống việc người tham gia với hai tư cách hợp đồng bảo đảm.3 (5) Việc sửa đổi, bổ sung hợp đồng tuân thủ quy định pháp luật điều kiện có hiệu lực quy định khác có liên quan hợp đồng sửa đổi, bổ sung có giá trị pháp lý ràng buộc bên tham gia Do việc cơng chứng văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng, giao dịch phải đảm bảo tuân thủ điều kiện có hiệu lực giao dịch dân sự: - Mục đích nội dung giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội; - Người yêu cầu công chứng phải xuất trình đủ giấy tờ cần thiết liên quan đến việc cơng chứng chịu trách nhiệm tính xác, tính hợp pháp giấy tờ đó; - Điều kiện bên: + Người tham gia giao dịch hoàn toàn tự nguyện; Lê Thủy Tiên, Quy định Bộ luật Dân phụ lục sửa đổi hợp đồng bảo đảm https://luatminhkhue.vn/ quy-dinh-cua-bo-luat-dan-su-ve-phu-luc-va-sua-doi-hop-dong-bao-dam.aspx, truy cập ngày 28/11/2021 11 + Trường hợp người yêu cầu công chứng không đọc được, không nghe được, không ký, điểm trường hợp khác pháp luật quy định việc cơng chứng phải có người làm chứng + Trường hợp người yêu cầu công chứng khơng thơng thạo tiếng Việt họ phải có người phiên dịch + Trường hợp giao dịch tài sản người chưa thành niên, người lực hành vi dân thực lợi ích người đó; - Trong trường hợp sửa đổi, bổ sung hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản mà pháp luật có quy định điều kiện ràng buộc phải tuân thủ quy định này; II.2 Trình tự, thủ tục công chứng văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng, giao dịch Trình tự, thủ tục cơng chứng văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng, giao dịch thực theo trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch nói chung quy định Điều 40, 41 Luật Công chứng 2014 Cụ thể công chứng văn sửa đổi, bổ sung, công chứng viên phải tiến hành bước sau: Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu Công chứng Đây giai đoạn quy trình công chứng, việc tiếp nhận yêu cầu công chứng phải hướng tới mục tiêu xác định xác yêu cầu công chứng kiểm tra thẩm quyền công chứng, hồ sơ, chủ thể, nội dung thỏa thuận vấn đề khác có liên quan để tiến hành thủ tục công chứng Người yêu cầu công chứng nộp hồ sơ cho công chứng viên bao gồm: Phiếu yêu cầu công chứng; Dự thảo văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng, giao dịch; Bản giấy tờ tùy thân người yêu cầu công chứng; Bản giấy chứng nhận quyền sở hữu, sử dụng; Bản hợp đồng, giao dịch công chứng; Các giấy tờ khác liên quan đến hợp đồng, giao dịch giấy tờ khác liên quan đến văn sửa đổi, bổ sung (khoản Điều 40 Luật Công chứng 2014) Bản chụp, in đánh máy có nội dung đầy đủ, xác khơng phải chứng thực (khoản Điều 40 Luật Công chứng 2014) Tuy nhiên, người u cầu cơng chứng có cần phải nộp đầy đủ giấy tờ công chứng hợp đồng, giao dịch hay khơng cịn có nhiều quan điểm trái chiều Đa số quan điểm cho công chứng văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng, giao dịch người yêu cầu công chứng không 12 thiết phải xuất trình tất giấy tờ nộp Sổ hộ khẩu, giấy chứng nhận kết hôn, giấy khai sinh… Tại bước này, công chứng viên cần lưu ý việc đảm bảo đầy đủ thông tin phiếu yêu cầu công chứng theo quy định pháp luật điều cần thiết, giúp hạn chế việc người yêu cầu công chứng khiếu nại, khiếu kiện giúp cho việc tra (nếu có) thực cách thuận lợi Bước 2: Kiểm tra, nghiên cứu, xử lý hồ sơ Trong thủ tục, trình tự công chứng văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng, giao dịch nói riêng cơng chứng hợp đồng, giao dịch nói chung, việc tiếp nhận hồ sơ, thụ lý hồ sơ, nghiên cứu hồ sơ xử lý hồ sơ quan trọng, bước tác nghiệp cần có nhận định xác Do cơng chứng vận dụng kết hợp kỹ nghề nghiệp kỹ nhận dạng chủ thể, xác minh nhân thân người yêu cầu công chứng, xác định lực hành vi dân người yêu cầu công chứng, xác minh đối tượng hợp đồng có thật, nhận dạng chữ ký, chữ viết, dấu văn bản, kỹ tư vấn, giải hồ sơ …để nhận biết tính đầy đủ vấn đề khác hồ sơ Công chứng viên tiến hành kiểm tra, đánh giá tính đầy đủ, logic, tính thống nhất, tính hợp pháp giấy tờ, tài liệu hồ sơ yêu cầu công chứng văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng, giao dịch Cùng với việc nghiên cứu giấy tờ, tài liệu hồ sơ yêu cầu công chứng, công chứng viên kỹ nghiệp vụ mình, thực biện pháp trao đổi với bên tham gia giao dịch để xác minh ý chí họ tham gia giao dịch, lực hành vi dân bên đối tượng mà hợp đồng giao dịch hướng tới Trong quy trình cơng chứng, việc xác minh hoạt động nghiệp vụ quan trọng Công chứng viên việc chứng nhận hợp đồng, giao dịch quy định pháp luật Trong trường hợp công chứng viên nhận thấy có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có nghi ngờ lực hành vi dân người yêu cầu công chứng đối tượng hợp đồng, giao dịch chưa mô tả cụ thể cơng chứng viên đề nghị người u cầu công chứng làm rõ theo đề nghị người yêu cầu công chứng, Công chứng viên tiến hành xác minh để bảo đảm an toàn pháp lý cao cho văn công chứng Xác minh hoạt động cơng chứng xem xét việc có 13 thật liên quan tới nội dung cần công chứng để làm đánh giá, kết luận cho hành vi công chứng Công chứng viên quy định Việc xác minh để làm rõ tính xác thực nội dung hợp đồng, giao dịch mà cá nhân, tổ chức yêu cầu công chứng nhằm ngăn chặn vi phạm pháp luật, bảo đảm hành lang pháp lý an tồn, ngăn ngừa tranh chấp xảy Cơng chứng viên cần hướng dẫn người yêu cầu công chứng hiểu rõ tuân thủ quy định pháp luật có liên quan đến việc cơng chứng văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng, giao dịch; Giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ lợi ích hợp pháp họ, ý nghĩa hậu pháp lý việc công chứng Bước 3: Soạn thảo văn thỏa thuận theo yêu cầu người yêu cầu công chứng Trường hợp văn sửa đổi, bổ sung người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn: Công chứng viên kiểm tra dự thảo văn bản, dự thảo văn sửa đổi, bổ sung có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, nội dung văn không phù hợp quy định pháp luật, Công chứng viên phải rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa Nếu người yêu cầu công chứng không sửa chữa Cơng chứng viên có quyền từ chối cơng chứng; Trường hợp văn Công chứng viên soạn thảo theo đề nghị người yêu cầu công chứng: nội dung, ý định giao kết văn sửa đổi, bổ sung xác thực, không vi phạm pháp luật, khơng trái đạo đức xã hội Cơng chứng viên soạn thảo văn sửa đổi, bổ sung; Văn sửa đổi, bổ sung phải bảo đảm yêu cầu mặt hình thức, thể thức văn theo quy định pháp luật Khi soạn thảo văn sửa đổi, bổ sung, công chứng viên cần lưu ý việc dẫn chiếu điều khoản hợp đồng, giao dịch ký kết cần phải sửa đổi, bổ sung Trong văn sửa đổi, bổ sung, công chứng viên trích dẫn lại điều khoản quy định hợp đồng, giao dịch khơng trích dẫn phải ghi rõ sửa đổi hay bổ sung điểm, khoản, điều hợp đồng, giao dịch Văn sửa đổi, bổ sung có từ hai trang trở lên trang phải đánh số thứ tự theo quy định Điều 49 Luật Công chứng 2014 Bước 4: Ký cơng chứng 14 Sau hồn thành việc soạn thảo/ kiểm tra dự thảo văn sửa đổi, bổ sung, công chứng viên cung cấp dự thảo cho người yêu cầu công chứng tự đọc lại công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị người yêu cầu công chứng (khoản Điều 40 Luật Công chứng 2014) Trường hợp người yêu cầu công chứng không đọc phải có người làm chứng Người làm chứng phải bảo đảm điều kiện quy định khoản Điều 47 Luật Cơng chứng 2014 Ngồi ra, số trường hợp cụ thể người làm chứng phải tuân thủ điều kiện người làm chứng văn pháp luật khác, chẳng hạn quy định Điều 632 Bộ luật Dân 2015 người làm chứng việc lập di chúc Đối với trường hợp có người làm chứng, cơng chứng viên người đọc người làm chứng đọc cho người yêu cầu công chứng nghe Đối với trường hợp người yêu cầu cơng chứng khơng thơng thạo tiếng Việt phải có người phiên dịch Người phiên dịch phải đáp ứng điều kiện quy định lại khoản Điều 47 Luật Công chứng 2014 Người phiên dịch người dịch toàn nội dung văn sửa đổi, bổ sung cho người yêu cầu công chứng nghe Trường hợp Người u cầu cơng chứng đồng ý tồn nội dung dự thảo văn sửa đổi, bổ sung cơng chứng viên hướng dẫn họ ký vào trang văn sửa đổi, bổ sung (khoản Điều 40 Luật Công chứng 2014), ghi “ đọc đồng ý” ký, ghi rõ họ tên, điểm vào trang cuối văn Nếu người u cầu cơng chứng khơng tự ký điểm việc điểm thực đồng thời việc công chứng sửa đổi, bổ sung di chúc Đồng thời theo quy định Khoản Điều 48 Luật Công chứng năm 2014, trường hợp công chứng viên nhận thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu công chứng cơng chứng viên cho thực điểm đồng thời với việc ký văn công chứng Trường hợp có người làm chứng, người đại diện, người phiên dịch người phải ký vào văn Luật Công chứng 2014 không quy định rõ người phiên dịch, người làm chứng phải ký vào trang văn công chứng Tuy nhiên phân tích địa vị pháp lý, tính chịu trách nhiệm chủ thể rõ ràng người làm chứng, người phiên dịch phải ký vào trang văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng, giao dịch 15 Việc ký trang người đại diện cho doanh nghiệp, tổ chức: Một thực tế nay, văn có doanh nghiệp, tổ chức tham gia thường người đại diện cho doanh nghiệp, tổ chức ký vào trang cuối văn bản, việc ký vào trang người khác ký văn đóng dấu giáp lai (phổ biến bên nhận chấp, cầm cố hợp đồng chấp, cầm cố), điều không phù hợp với quy định Luật Công chứng Cụ thể theo quy định khoản Điều 47 Luật Công chứng 2014 người đại diện cho tổ chức người yêu cầu công chứng Khoản Điều 48 quy định: “…Trong trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng tổ chức tín dụng, doanh nghiệp khác đăng ký chữ ký mẫu tổ chức hành nghề cơng chứng người ký trước vào hợp đồng; công chứng viên phải đối chiếu chữ ký họ hợp đồng với chữ ký mẫu trước thực việc công chứng” Như vậy, việc ký trang văn công chứng bắt buộc phải người có thẩm quyền ký (đại diện theo pháp luật đại diện theo uỷ quyền tổ chức, pháp nhân, doanh nghiệp) khơng đóng dấu giáp lai thay cho việc ký trang người khác người đại diện ký Do đó, cơng chứng viên cần lưu ý vấn đề để đảm bảo mặt hình thức văn công chứng, tránh việc giá trị pháp lý văn cơng chứng khơng đảm bảo Tiếp đó, Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình giấy tờ hồ sơ yêu cầu công chứng để đối chiếu trước ghi lời chứng, ký vào trang hợp đồng, giao dịch chuyển phận thu phí tổ chức hành nghề công chứng III Thực tiễn công chứng văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng III.1 Những mặt đạt Sau năm triển khai thi hành, Luật Công chứng năm 2014 xem hành lang pháp lý quan trọng tạo thuận lợi cho công chứng viên thực tốt trách nhiệm pháp lý văn cơng chứng, hồn thành sứ mệnh “người gác cổng cho hợp đồng, giao dịch”, đảm bảo tính hợp pháp, tính xác thực hợp đồng giao dịch nói chung văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng, giao dịch nói riêng, phịng ngừa nguy tranh chấp, đảm bảo an toàn pháp lý xã hội Từ tạo an tâm cho chủ thể tham gia giao kết, đảm bảo tạo thuận lợi cho chủ thể việc thực quyền tự thỏa thuận thay đổi nội dung hợp đồng trình 16 thực hợp đồng giao dịch, củng cố niềm tin nhân dân vào pháp luật thể chế xã hội chủ nghĩa, góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội nói chung Có thể thấy giai đoạn vừa qua, lĩnh vực pháp luật có liên quan đến hoạt động công chứng, đặc biệt lĩnh vực dân sự, nhân gia đình, đất đai, hộ tịch, nhà khơng ngừng hồn thiện để kịp thời giải vấn đề phát sinh thực tiễn Điều tạo tiền đề pháp lý vững cho việc triển khai hoạt động công chứng hợp đồng giao dịch nói chung văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng, giao dịch nói riêng, từ hạn chế rủi ro pháp lý, bảo vệ tốt quyền lợi ích hợp pháp cho bên giao dịch dân Các vướng mắc thủ tục, trình tự thực việc cơng chứng theo quy định pháp luật bước giải Việc kiểm tra hướng dẫn tập huấn nghiệp vụ cho công chứng viên triển khai bước ổn định Điều tạo nhiều thuận lợi cho hoạt động công chứng hợp đồng, giao dịch hoạt động công chứng hợp đồng văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng, giao dịch III.2 Những mặt hạn chế Bên cạnh mặt đạt được, từ phương diện lý luận thực tiễn cho thấy quy định pháp luật liên quan đến hoạt động công chứng hợp đồng văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng, giao dịch nhiều bất cập, dẫn đến việc áp dụng thực tế gặp nhiều khó khăn, cụ thể: Thứ nhất, tên tiêu đề nội hàm Điều 51 Luật Công chứng quy định “công chứng việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch” chưa tương thích với quy định Điều 422 Bộ luật Dân năm 2015 Bộ luật Dân 2015 quy định sửa đổi, chấm dứt hợp đồng, theo Bộ luật Dân không quy định “bổ sung hợp đồng” xét nội hàm nghĩa từ “sửa đổi” bao gồm việc “bổ sung” Do đó, quy định Điều 51 Luật Công chứng rõ ràng chưa phù hợp với Bộ luật Dân 2015 Thứ hai, Luật Cơng chứng chưa có quy định cụ thể trường hợp ký kết văn sửa đổi, bổ sung có người làm chứng, người đại diện (người đại diện cho chưa thành niên, người giám hộ), người phiên dịch người có phải ký vào trang văn sửa đổi, bổ sung hay không? Luật Công chứng 2014 không quy định rõ vấn đề Tại khoản Điều 48 quy định: “Người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch phải ký vào hợp đồng, giao dịch trước mặt công 17 chứng viên…” Trong khoản Điều 40 quy định: “Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn nội dung dự thảo hợp đồng, giao dịch ký vào trang hợp đồng, giao dịch Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình giấy tờ quy định khoản Điều để đối chiếu trước ghi lời chứng, ký vào trang hợp đồng, giao dịch” Hiện có ba quan điểm vấn đề Quan điểm thứ cho rằng: Nếu luật khơng quy định người khơng cần phải ký vào trang hợp đồng, giao dịch Quan điểm thứ hai cho rằng: Nếu phân tích khía cạnh trách nhiệm người cần người đại diện, người phiên dịch phải ký vào trang văn cịn người làm chứng khơng thiết phải ký vào trang văn người làm chứng khơng chịu trách nhiệm nội dung văn Quan điểm thứ ba cho rằng: Tất người phải ký vào trang văn bản, kể người làm chứng người làm chứng khơng chịu trách nhiệm nội dung lại chịu trách nhiệm việc ký, điểm người yêu cầu công chứng Do vậy, người yêu cầu công chứng ký trang vào văn người làm chứng phải ký vào trang để làm chứng cho việc ký trang người u cầu cơng chứng Đa số ý kiến nghiêng quan điểm thứ ba Thứ ba, trường hợp người yêu cầu công chứng thực việc giao kết văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng, giao dịch thông qua uỷ quyền số vướng mắc tranh cãi chưa có quy định hướng dẫn cụ thể Thực tế nhiều trường hợp hợp đồng uỷ quyền có nội dung người uỷ quyền ký kết hợp đồng, giao dịch mà nội dung ký kết văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng, giao dịch Câu hỏi đặt liệu người uỷ quyền có ký kết văn sửa đổi, bổ sung hay khơng? Việc ký kết có vi phạm phạm vi đại diện hay khơng? Có thể thấy hợp đồng uỷ quyền không ghi nội dung ký văn sửa đổi, bổ sung hợp đồng, giao dịch Vì vậy, tiếp nhận u cầu cơng chứng trường hợp này, đa số công chứng viên không chấp nhận cho người uỷ quyền ký văn sửa đổi, bổ sung Bởi theo quy định Điều 139 Bộ luật Dân 18