6. Kết cấu của luận văn
3.2.1.3. Trang thiết bị
LG là cơng ty đa quốc gia với nền tảng kỹ thuật từ Hàn Quốc, một trong những nƣớc cĩ trình độ khoa học kỹ thuật tiên tiến, nên việc đầu tƣ các trang thiết bị phục vụ cho sửa chữa, bảo hành nhanh chĩng là điều tất yếu mà cơng ty đã làm. Tuy nhiên, tác giả nhận thấy cần phải trang bị một số phƣơng tiện để hỗ trợ hơn nữa cho kỹ thuật viên và lễ tân làm việc một cách hiệu quả hơn. Cĩ thể kể đến một số trang thiết bị sau.
● Hệ thống lấy số thứ tự tự động
Điều này tƣởng chừng nhƣ vơ lý nhƣng thực sự cơng ty chƣa cĩ hệ thống lấy số thứ tự tự động! Mỗi khi khách hàng đến trung tâm, họ phải lấy một phiếu nhỏ ghi đầy đủ thơng tin về cá nhân cũng nhƣ thơng tin sản phẩm. Sau đĩ khách hàng nộp lại cho nhân viên lễ tân và ngồi chờ để đƣợc gọi theo thứ tự. Theo quan sát, tác giả
nhận thấy mỗi khách hàng mất ít nhất phải mất 3 phút để điền các thơng tin này. Nhiều khách hàng khơng hài lịng về thủ tục mất thời gian vơ ích này.
Cơng ty nên đầu tƣ hệ thống lấy số thứ tự tự động để giảm đáng kể thời gian phí phạm cho khách hàng. Bên cạnh đĩ, hệ thống lấy số thứ tự nên tích hợp cả chức năng lƣu trữ. Thơng qua cơ sở dữ liệu cĩ đƣợc cơng ty sẽ thống kê đƣợc lƣợng khách hàng đến trong ngày, năng suất tiếp nhận sản phẩm của nhân viên lễ tân, thời gian khách hàng phải chờ đợi đến lƣợt…Từ những thơng tin thu thập chi tiết nhƣ thế, cơng ty sẽ biết phải đầu tƣ vào những lĩnh vực cịn yếu của mình để đẩy nhanh tốc độ tiếp nhận cũng nhƣ sửa chữa.
● Máy quét mã vạch
Tất cả sản phẩm của cơng ty đều cĩ mã vạch nhƣng nhân viên lễ tân khi tiếp nhận lại nhập số máy và số IMEI của điện thoại vào máy tính một cách thủ cơng. Ngày nay, số máy của sản phẩm bao gồm chữ và số và thƣờng gồm 10 ký tự viết liền nhau. Số IMEI thì cĩ đến 14 chữ số. Do đĩ, việc nhập thủ cơng rất dễ xảy ra sai sĩt. Hậu quả ngồi việc làm chậm quy trình tiếp nhận cịn ảnh hƣởng đến độ chính xác của dữ liệu.
Dùng máy quét mã vạch là một thao tác rất đơn giản và cho chúng ta dữ liệu hồn tồn chính xác. Hiện nay cĩ rất nhiều cơng ty đã sử dụng thiết bị này. Chi phí đầu tƣ khơng cao do cơng nghệ máy quét mã vạch đã phổ biến từ nhiều năm nay.
Tác giả cũng đề xuất cơng ty nên sử dụng máy quét mã vạch khơng dây thay vì dùng loại cĩ dây. Theo quan sát tại trung tâm bảo hành, khi khách hàng mang sản phẩm cồng kềnh đến thì thƣờng đƣợc nhân viên cơng ty tiếp nhận ở một khu vực riêng cách bàn làm việc khoảng vài mét. Nhƣ vậy, nếu dùng máy quét mã vạch khơng dây thì nhân viên cĩ thể tự do di chuyển trong một khoảng cách ngắn.
● Hệ thống in hĩa đơn tự động
Cơng ty vẫn đang áp dụng máy in kim và hĩa đơn theo định dạng cũ đã đƣợc phát hành rất lâu. Để in hĩa đơn, nhân viên kế tốn tạo sẵn một mẫu in tƣơng ứng với hĩa đơn và chừa những thơng tin trống trên tập tin Excel. Nhân viên kế tốn sao
chép dữ liệu trên hệ thống sau đĩ dán vào tập tin Excel rồi in. Quy trình này mất khá nhiều thời gian và chắc chắn sẽ xảy ra sai sĩt trong khi thao tác sao chép.
Cơng ty nên trang bị máy in lazer và thay đổi phần mềm in hĩa đơn phù hợp. Nhân viên kế tốn chỉ cần nhập thêm thơng tin cần xuất hĩa đơn dựa trên thơng tin sản phẩm của khách hàng mà nhân viên lễ tân đã nhập sẵn và in bằng giấy in thơng thƣờng với máy in lazer tốc độ cao. Hình thức in ấn này khá phổ biến tại các cơng ty hiện nay, đặc biệt là sau thời điểm nhà nƣớc cho phép các cơng ty, tổ chức…tự phát hành hĩa đơn riêng và tự quản lý các hĩa đơn này.